QUY TRÌNH TUYỂN SINH TRỰC TUYẾN VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM HỖ TRỢ TUYỂN SINH TRỰC TUYẾN (ESAMS)

SỞ GD&ĐT HÀ NỘI PHÒNG QUẢN LÝ THI VÀ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG GD CÔNG TY TNHH NHẬT CƯỜNG HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH TUYỂN SINH TRỰC TUYẾN VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM HỖ TRỢ TUYỂN SINH TRỰC TUYẾN (ESAMS) Hà Nội, tháng năm 2016 MỤC LỤC Nội dung PHẦN QUY TRÌNH TUYỂN SINH TRỰC TUYẾN VÀO CÁC TRƯỜNG MẦM NON, LỚP 1, LỚP PHẦN LỊCH CÔNG TÁC TUYỂN SINH TRỰC TUYẾN VÀO CÁC TRƯỜNG MẦM NON, LỚP 1, LỚP NĂM HỌC 2016-2017 PHẦN HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM ESAMS I Cài đặt phần mềm eSams Bước 1: Cài đặt Sams Bước 2: Cài đặt DotNetFx40 Bước 3: Cài đặt Crystal Reports for NET Framework 4.0 Bước 4: Cấu hình VPN Bước 5: Chạy phần mềm Sams II Làm quen với hệ thống III Các thao tác sử dụng Đăng nhập Các lựa chọn hệ thống Đổi mật Thanh Menu IV Giới thiệu & hướng dẫn sử dụng Module Tuyển sinh đầu cấp Phòng Giáo dục & đào tạo a Thống kê số liệu theo địa bàn chuẩn bị công tác phân tuyến b Phân tuyến tuyển sinh c Tra cứu thống kê địa bàn chưa trường chọn phân tuyến, trường chưa chọn phân tuyến Nhà trường a Bàn giao tài khoản mật cho học sinh b Cập nhật tài khoản học sinh c Nhận đơn trực tiếp trường Phụ huynh & học sinh d Quản lý hồ sơ tuyển sinh e Quản lý xét tuyển tuyển sinh f Quản lý bảng kết tuyển sinh Phụ huynh & học sinh a Quy định tuyển sinh b Thông tin tuyển sinh c Đăng ký tuyển sinh trực tuyến Trang 8 11 11 13 20 23 23 23 24 25 26 28 28 28 31 38 40 41 41 44 52 53 63 64 65 65 67 / 84 c.1 Đối với tuyển sinh vào trường mầm non c.2 Đối với tuyển sinh lớp c.3 Đối với tuyển sinh lớp d Hướng dẫn đăng ký trực tiếp e Tra cứu kết tuyển sinh V Báo cáo & thống kê Báo cáo “Danh sách trúng tuyển tuyển sinh theo trường” Báo cáo “Phân tuyến giao tiêu tuyển sinh” Báo cáo “ Thống kê kết tuyển sinh theo trường” Báo cáo “Thống kê kết tuyển sinh theo quận huyện” Báo cáo “ Thống kê kết tuyển sinh theo tỉnh thành” Báo cáo “ Thống kê số liệu độ tuổi” 68 74 78 78 79 81 81 82 82 83 83 84 _ / 84 PHẦN QUY TRÌNH TUYỂN SINH TRỰC TUYẾN VÀO CÁC TRƯỜNG MẦM NON, LỚP 1, LỚP (Kèm theo Công văn số 2197/SGD&ĐT-QLT ngày 23/5/2016 Sở GD&ĐT) Giai đoạn chuẩn bị a Đối với trường (1) Tổ chức điều tra học sinh độ tuổi; (2) Lập danh sách cán bộ, giáo viên quản trị hệ thống sử dụng hệ thống; (3) Lập danh sách học sinh lớp trường tiểu học học sinh tuổi trường mầm non năm học 2015-2016; (4) Đăng ký tiêu tuyển sinh với phòng GD&ĐT; (5) Chuẩn bị thông tin trường công tác tuyển sinh để công khai với nhân dân; (6) Tham gia chạy thử nghiệm phần mềm hướng dẫn CMHS quy trình tuyển sinh trực tuyến; (7) Cấp mã đăng nhập mật đăng ký tuyển sinh trực tuyến cho học sinh CMHS b Đối với phòng GD&ĐT (1) Chỉ đạo trường thực nhiệm vụ trường; (2) Lập danh mục phường/xã; tổ/thôn; danh mục trường địa bàn; (3) Lập danh sách cán bộ, chuyên viên quản trị hệ thống sử dụng hệ thống; (4) Báo cáo Sở kết điều tra học sinh độ tuổi; danh sách học sinh lớp trường tiểu học học sinh tuổi trường mầm non năm học 2015-2016; (5) Phân tuyến giao tiêu tuyển sinh cho trường; (6) Xây dựng kế hoạch tuyển sinh trình UBND quận/huyện/thị xã phê duyệt; (7) Chuẩn bị thông tin phòng, trường công tác tuyển sinh; (8) Tham gia chạy thử nghiệm góp ý hệ thống; (9) Cấp mã đăng nhập mật đăng ký trực tuyến học sinh cho trường; Giai đoạn đăng ký tuyển sinh a Đối với CMHS * Tuyển sinh vào mầm non: (1) Nếu CMHS có đủ điều kiện CNTT (năng lực hiểu biết; có trang bị máy tính, iPAD ): Đăng ký tuyển sinh trực tuyến nhà (CMHS khai báo đầy đủ thông tin học sinh; sở phân tuyến tuyển sinh, CMHS lựa chọn trường phân tuyến để đăng ký xét tuyển); (2) Nếu CMHS đủ điều kiện CNTT: Đến địa điểm có máy tính kết nối internet (thư viện, trường học, ) để đăng ký trực tuyến; mang hồ sơ tới CSGD cập nhật đăng ký tuyển sinh trực tuyến vào hệ thống; * Tuyển sinh vào lớp 1, lớp 6: (1) Trường hợp cấp mã số học sinh: + Nếu CMHS có đủ điều kiện CNTT (năng lực hiểu biết; có trang bị máy tính, iPAD ): Đăng ký tuyển sinh trực tuyến nhà; / 84 + Nếu CMHS đủ điều kiện CNTT: Đến địa điểm có máy tính kết nối internet (thư viện, trường học, ) để đăng ký trực tuyến; (2) Trường hợp chưa cấp mã số: Gia đình mang hồ sơ tới CSGD (nơi học sinh học năm học 2015-2016 Hà Nội) để CSGD cập nhật liệu vào hệ thống cấp mã đăng nhập mật đăng ký trực tuyến Đối với trường hợp ngoại tỉnh, CMHS mang hồ sơ trực tiếp tới nhà trường để đăng ký tuyển sinh thời gian tuyển sinh bổ sung b Đối với trường (1) Quản trị hệ thống cấp trường; (2) Hướng dẫn CMHS học sinh lớp trường tiểu học học sinh tuổi trường mầm non năm học 2015-2016 công tác tuyển sinh năm học 2016-2017; (3) Tiếp nhận ĐKTS hệ thống trực tuyến; (4) Cập nhật hồ sơ cho học sinh đăng ký dự thi trường hợp gia đình học sinh đủ điều kiện CNTT; (5) Tổng hợp danh sách ĐKTS theo đối tượng: ĐT1, ĐT2, ĐT3 (6) Báo cáo phòng GD&ĐT số liệu danh sách đăng ký tuyển sinh trực tuyến c Đối với phòng GD&ĐT (1) Quản trị hệ thống cấp phòng; Hỗ trợ đơn vị công tác tuyển sinh; (2) Tổng hợp số liệu ĐKTS đơn vị; (3) Điều chỉnh phân tuyến tiêu tuyển sinh cần thiết; (4) Phê duyệt phương án điều chỉnh tuyển sinh trường cần thiết; (5) Báo cáo UBND quận, huyện, thị xã Sở GD&ĐT công tác đăng ký tuyển sinh trực tuyến; Giai đoạn xét duyệt kết tuyển sinh a Đối với trường (1) Quản trị hệ thống cấp trường; (2) Tiếp nhận kiểm tra hồ sơ đăng ký tuyển sinh học sinh; duyệt kết tuyển sinh cập nhật lên hệ thống; (3) Lập danh sách trúng tuyển, thống kê số lượng tuyển sinh theo đối tượng; (4) Đề xuất phương án tuyển sinh bổ sung với phòng GD&ĐT; tiếp nhận phương án tuyển sinh bổ sung phòng GD&ĐT; (5) Tổ chức tuyển sinh bổ sung theo phương án phòng GD&ĐT phê duyệt; (6) Báo cáo kết tuyển sinh; kết thúc tuyển sinh; b Đối với phòng GD&ĐT (1) Quản trị hệ thống cấp phòng; (2) Phê duyệt phương án tuyển sinh bổ sung trường; (3) Báo cáo kết tuyển sinh với UBND quận, huyện, thị xã Sở GD&ĐT; kết thúc tuyển sinh c Đối với Sở GD&ĐT (1) Quản trị hệ thống cấp Sở; (2) Tổng hợp kết tuyển sinh; kết thúc tuyển sinh / 84 PHẦN LỊCH CÔNG TÁC TUYỂN SINH TRỰC TUYẾN VÀO CÁC TRƯỜNG MẦM NON, LỚP 1, LỚP NĂM HỌC 2016-2017 (Kèm theo Công văn số 2197/SGD&ĐT-QLT ngày 23/5/2016 Sở GD&ĐT) Thời gian Đơn vị Nội dung Trước 30/3/2016 - Tổng hợp, rà soát danh mục phường/xã, tổ/thôn, quận/huyện; danh mục trường MN, TH, THCS địa bàn; danh sách cán bộ, chuyên viên, giáo viên chuẩn bị liệu tham gia quản trị hệ thống (qua hệ thống email website ngành) Trường MN, - Hướng dẫn trường địa bàn triển khai tới cha mẹ học sinh TH (CMHS) hoàn thành phiếu kê khai thông tin học sinh Trước 15/4/2016 Sở GD&ĐT Tập huấn phòng GD&ĐT công tác thống kê số liệu tuyển sinh đầu cấp Phòng GD&ĐT Tổng hợp, rà soát danh mục phường/xã, tổ/thôn, quận/huyện; danh mục trường MN, TH, THCS địa bàn; danh sách cán bộ, chuyên viên, giáo viên chuẩn bị liệu tham gia quản trị hệ thống, danh sách học sinh mầm non tuổi, danh sách học sinh tiểu học lớp 5, báo cáo Sở GD&ĐT Sở GD&ĐT Hướng dẫn công tác tuyển sinh vào trường mầm non, lớp lớp năm học 2016-2017 Phòng GD&ĐT Trình kế hoạch tuyển sinh cho UBND quận, huyện, thị xã phê duyệt; Báo cáo kế hoạch tuyển sinh với Sở GD&ĐT Sở GD&ĐT Tập huấn cho cán phòng GD&ĐT công tác tuyển sinh trực tuyến Trước 20/4/2016 Trước 30/4/2016 Từ 13/5/2016 đến 24/5/2016 Trước 28/5/2016 Trước 30/5/2016 Trước 08/6/2016 Từ 10/6/2016 đến 14/6/2016 Phòng GD&ĐT Trường MN, TH Phòng GD&ĐT, Sở GD&ĐT Công ty Nhật Cường, Sở GD&ĐT, Phòng GD&ĐT, nhà trường Sở GD&ĐT, phòng GD&ĐT, nhà trường Cung cấp mã số học sinh cho CMHS phục vụ công tác tuyển sinh trực tuyến Công khai hoạch tuyển sinh phòng GD&ĐT quận, huyện, thị xã cổng thông tin điện tử - Chạy thử nghiệm hệ thống đăng ký trực tuyến phạm vi đủ lớn để thử tải hệ thống - Cài đặt hệ thống cho Sở GD&ĐT, phòng GD&ĐT, trường tham gia tuyển sinh trực tuyến - Tập huấn công tác tuyển sinh trực tuyến cho cán trường MN, TH, THCS Hướng dẫn CMHS đăng ký tuyển sinh thông qua đài truyền hình Hà Nội; cổng thông tin điện tử Sở, Phòng nhà trường / 84 Thời gian Từ 15/6/2016 đến 27/6/2016 Từ 01/7/2016 đến 15/7/2016 Đơn vị Nội dung CMHS, nhà trường - CMHS đăng ký tuyển sinh trực tuyến - Nhà trường tiếp nhận đăng ký tuyển sinh trực tuyến Nhà trường Tiếp nhận duyệt hồ sơ đăng ký tuyển sinh 16/7/2016 Nhà trường Báo cáo phòng GD&ĐT kết tuyển sinh; trình phương án tuyển sinh bổ sung thiếu so với tiêu Từ 18/7/2016 đến 20/7/2016 Nhà trường, - Phòng GD&ĐT phê duyệt phương án tuyển sinh bổ sung nhà Phòng trường GD&ĐT - Nhà trường tiếp nhận duyệt hồ sơ đăng ký tuyển sinh bổ sung 22/7/2016 Phòng GD&ĐT Nộp báo cáo nhanh công tác tuyển sinh cho Sở GD&ĐT 29/7/2016 Phòng GD&ĐT Nộp báo cáo thức công tác tuyển sinh cho Sở GD&ĐT / 84 PHẦN HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM ESAMS I Hướng dẫn cài đặt phần mềm SAMS Truy cập đường dẫn: https://onedrive.live.com/redir?resid=479355F5F1AEA6F4!8073&authkey=!AItjqC8YRvtlwc 4&ithint=file%2crar Sau tải giải nén thư mục cài đạt gồm thư mục Bước 1: Cài đặt Sams Bấm chọn “Setup” để cài đặt phần mềm Chọn “Next” / 84 Chọn “ Everyone” sau bấm “next” Tiếp tục chọn “next” / 84 Đợi phần mềm cài đặt… Sau cài đặt xong bấm nút “close” để đóng lại Lúc mà hình Destop có biểu tượng phần mềm 10 / 84 Phụ huynh & học sinh tiến hành đăng ký: Các trường hợp Phụ huynh & học sinh đăng ký online cần phải ý: o Các trường đánh dấu * bắt buộc phải có 70 / 84 o Khi Phụ huynh & học sinh chọn xong “Hộ thường trú” “Nơi tại” hệ thống liệt kê danh sách trường để phụ huynh lựa chọn Ghi chú: trường đăng ký tuyển sinh hiển thị trường trường phân tuyển tuyển sinh chọn địa bàn nằm HKTT nơi học sinh đăng ký Như ví dụ trường mầm non Dịch vọng phân tuyến có chọn địa bàn Phường dịch vọng- cầu giấy phép tuyển sinh vào trường  cần học sinh có HKTT nơi thuộc vào địa phân tuyến trường đăng ký tuyển sinh vào trường o Điền đầy đủ thông tin vào mục thông tin cha, mẹ, người giám hộ - o Tải hồ sơ đính kèm (bản scan ), điền thông tin liên lạc 71 / 84 Sau đăng ký đầy đủ thông tin xong, phụ huynh bấm vào nút “tiếp tục” Hệ thống hiển thị lại nội dung mà phụ huynh đăng ký Phụ huynh nhập mã xác nhận bấm vào nút “Gửi thông tin” Hệ thống báo thành công gửi vào email cá nhân nội dung hồ sơ đăng ký 72 / 84 Phụ huynh ghi lại mã hồ sơ, mã hồ sơ dùng để tra cứu kết sau Trong email phụ huynh nhận thông tin tương tự 73 / 84 c.2 Đối với tuyển sinh lớp Với tuyển sinh vào lớp yêu cầu bắt buộc học sinh phải có user mật Cách đăng ký: Phụ huynh học sinh chọn “tuyển sinh vào lớp 1” Giao diện đăng ký hiển thị: 74 / 84 Dựa theo địa bàn trường phân tuyến mà học sinh chọn trường học cho Nhập thông tin cha, mẹ, người giám hộ 75 / 84 Phụ huynh học sinh đính kèm giấy tờ giấy khai sinh, giấy xác nhận cư chú… đính kèm vào hồ sơ (việc đính kèm không bắt buộc) Phụ huynh học sinh nhập thông tin để nhà trường liên lạc tiếp nhận hồ sơ 76 / 84 Kết thúc việc đăng ký tuyển sinh phụ huynh học sính 77 / 84 c.3 Đối với tuyển sinh lớp Tương tự tuyển sinh lớp 1, tuyển sinh lớp yêu cầu phải chọn trường năm trước học Các thao tác đăng ký tương tự d Hướng dẫn đăng ký trực tiếp Nếu gia đình không đủ điều kiện để đăng ký trực tuyến nhà, Cha mẹ học sinh đăng ký tuyển sinh cho học sinh sau: - Trong thời gian quy định đăng ký trực tuyến: Đến nơi có đủ điều kiện đăng ký trực tuyến (thư viện, trường học, ) để đăng ký trực tuyến; - Trong thời gian quy định nộp hồ sơ tuyển sinh: Đến trường dự kiến đăng ký tuyển sinh để nộp hồ sơ trực tiếp cho ban tuyển sinh nhà trường * Những học sinh chưa có mã số đăng ký tuyển sinh cần phải quy trường học năm học 2015-2016 địa bàn Hà Nội để xin cấp mã số đăng ký tuyển sinh 78 / 84 e Tra cứu kết tuyển sinh Trên giao diện trang chủ, bấm chọn vào biểu tượng “Tra cứu kết tuyển sinh” để tra cứu thông tin, trạng thái hồ sơ đăng ký Giao diện tra cứu hiển thị Nhập mã hồ sơ cần tra cứu Nhập mã xác nhận  bấm “tra cứu” 79 / 84 80 / 84 V Báo cáo & thống kê Cán tuyển sinh xem báo cáo theo đường dẫn sau (theo phân quyền, cán cấp trường xem trường mình, cấp phòng, sở xem nhiều trường ) Báo cáo “Danh sách trúng tuyển tuyển sinh theo trường” 81 / 84 Báo cáo “Phân tuyến giao tiêu tuyển sinh” Báo cáo “ Thống kê kết tuyển sinh theo trường” 82 / 84 Báo cáo “Thống kê kết tuyển sinh theo quận huyện” Báo cáo “ Thống kê kết tuyển sinh theo tỉnh thành” 83 / 84 Báo cáo “ Thống kê số liệu độ tuổi” Phòng QLT&KĐCLGD, Sở GD&ĐT Hà Nội Tel: (04)39.387.312; (04)38.253.743; (04)39.363.240 Email: tuyensinh-daucap@hanoiedu.vn 84 / 84