chuong 2(3)

CHƯƠNG : KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN 2.1 KHÁI NIỆM CHUNG 2.1.1 Mục đích cơng tác khảo sát trạng Qua q trình khảo sát từ sơ đến chi tiết hệ thống ta phải có thơng tin hệ thống, qua đề xuất phương án tối ưu để dự án mang tính khả thi cao 2.1.2 Các bước thực trình khảo sát Khảo sát thường tiến hành qua bốn bước sau: a Bước 1: Khảo sát đánh giá trạng hoạt động hệ thống cũ Bước nhằm tìm hiểu hoạt động hệ thống để xác định mạnh yếu b Bước 2: Đề xuất mục tiêu cho hệ thống Bước nhằm xác định phạm vi ứng dụng ưu nhược điểm hệ thống dự kiến Khi thực hiên cần xác định rõ lĩnh vực mà hệ thống làm, thuận lợi khó khăn cải tiến hệ thống c Bước 3: Đề xuất ý tưởng cho giải pháp Bước phải cân nhắc đến tính khả thi giải pháp mới, phải phác họa giải pháp để thoả mãn yêu cầu hệ thống đồng thời đưa đánh giá mặt kinh tế, xã hội, thuận tiện để đưa định lựa chọn cuối d Bước 4: Vạch kế hoạch cho dự án với dự trù tổng quát Bước nhằm xây dựng kế hoạch triển khai cho giai đoạn tiếp theo, đồng thời dự trù nguồn tài chính, nhân sự, trang thiết bị để triển khai dự án 2.2 TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 2.2.1 Tìm hiểu hệ thống a Khái niệm Việc quan sát, tìm hiểu đánh giá hệ thống theo cách nhìn nhà tin học Điều có nghĩa xác định lĩnh vực nào, cơng việc nên tin học hố, lĩnh vực tin học hố khơng có tác dụng khơng có tính khả thi b Các mức việc quan sát Việc quan sát chia thành mức khác nhau: *Mức thao tác thừa hành: Tìm hiểu công việc cụ thể mà người nhân viên thừa hành hệ tin học có *Mức điều phối quản lý: Tìm hiểu nhu cầu thơng tin cho mức Tham khảo ý kiến người thực khả cải tiến hệ thống có *Mức định lãnh đạo: Tìm hiểu nhu cầu thông tin ban lãnh đạo, sách lược phát triển doanh nghiệp nhằm tìm hướng cho hệ thống dự kiến *Mức chuyên gia cố vấn: Tham khảo chiến lược phát triển nhằm củng cố thêm phương hướng phát triển hệ thống dự kiến c Các phương pháp tiến hành tìm hiểu hệ thống Có ba phương pháp để tiến hành quan sát, vấn điều tra thăm dò *Phương pháp quan sát Quan sát trực tiếp: hình thức quan sát mắt, quan sát chỗ, quan sát tỉ mỉ chi tiết công việc hệ thống cũ, nhân viên thừa hành Quan sát gián tiếp: hình thức quan sát từ xa qua phương tiện tổng thể hệ thống để có tranh khái quát tổ chức cách thức hoạt động tổ chức Tác dụng phương pháp quan sát: Giúp cho người quan sát thấy cách quản lý hoạt động tổ chức cần tìm hiểu Ưu, nhược điểm phương pháp quan sát: Ưu điểm: - Dễ thực người quan sát - Theo dõi trực tiếp hoạt động hệ thống thực tế Nhược điểm: - Kết mang tính chủ quan - Người bị quan sát có phản ứng định ảnh hưởng tâm lý - Người quan sát bị động - Tốn thời gian - Thông tin mang tính bề ngồi, hạn chế, khơng thể đầy đủ *Phương pháp vấn: Khái niệm: Là hình thức đối thoại trực tiếp gián tiếp người vấn người vấn để thu thập thông tin lĩnh vực Những lưu ý tiến hành vấn: - Chuẩn bị rõ nội dung chủ đề vấn, câu hỏi, tài liệu liên quan, mục đích cần thu thơng tin sau vấn - Chọn số người vấn, thống trước nội dung, chủ đề vấn để bên có thời gian chuẩn bị - Lựa chọn câu hỏi hợp lý: Xác định rõ loại câu hỏi đưa ra, câu hỏi mở hay câu hỏi đóng tuỳ theo yêu cầu nội dung vấn (Câu hỏi mở có nhiều cách trả lời, câu hỏi đóng câu trả lời xác định trước) - Luôn giữ tinh thần thoải mái, thái độ mực vấn Tác dụng phương pháp vấn: Cho phép nắm nguồn thông tin yếu hệ thống cần phát triển tương lai hệ thống Ưu, nhược điểm phương pháp vấn Ưu điểm: - Thông tin thu thập trực tiếp nên có độ xác cao - Biết đầy đủ yêu cầu người sử dụng hệ thống - Nếu có nhiều dự án xây dựng hệ thống thông tin khác tổ chức qua việc vấn lãnh đạo xác định quan hệ dự án để tận dụng thành có hay đảm bảo quán tạo giao tiếp với hệ Nhược điểm: - Kết thu phụ thuộc nhiều vào yếu tố khách quan thân thiện người vấn người vấn, yếu tố ngoại cảnh, yếu tố tình cảm - Nếu cơng tác vấn khơng chuẩn bị tốt dễ dẫn đến thất bại - Có thể gặp bất đồng ngơn ngữ khái niệm đề cập - Cần phải hỏi trực tiếp người có thơng tin họ *Phương pháp điều tra thăm dò Khái niệm: Là phương pháp thông dụng thống kê học nhằm mục đích thu thập thơng tin cho mục đích nghiên cứu theo chủ đề Có hình thức điều tra: điều tra tồn điều tra chọn mẫu Tác dụng phương pháp điều tra thăm dò: Phương pháp điều tra thăm dò dùng để nắm thơng tin có tính vĩ mơ Phương pháp thích hợp với việc điều tra tần suất nghiên cứu khả thi Trong phương pháp điều tra thăm dị, việc thiết kế phiếu điều tra có vai trị định Một phiếu điều tra tốt phải đảm bảo yêu cầu sau : - Thu thập đầy đủ thông tin cần thiết - Dễ dàng cho người điều tra - Câu hỏi phải rõ ràng, không đa nghĩa, không gây hiểu lầm cho người hỏi - Câu hỏi phải xác định không mập mờ - Các câu hỏi phải tạo điều kiện tốt cho việc xử lý Ưu, nhược điểm phương pháp điều tra thăm dò Ưu điểm: + Bổ sung cho phương pháp để khẳng định kết khảo sát + Là phương pháp hiệu điều tra tần suất nghiên cứu khả thi Nhược điểm: Việc xây dựng bảng hỏi để đáp ứng nhu cầu thể thông tin cần biết khó khăn *Phương pháp nghiên cứu tài liệu Ngồi phương pháp cịn có phương pháp sử dụng việc nghiên cứu trạng tổ chức Phương pháp nghiên cứu tài liệu Nghiên cứu tài liệu hệ thống thông tin bước q trình phân tích hệ thống phương pháp thu thập thông tin thường áp dụng Mục đích nghiên cứu tài liệu hệ thống thu nhận thông tin tổng quát cấu trúc tổ chức, chế hoạt động, qui trình vận hành thông tin hệ thống Kết nghiên cứu hệ thống cho ta nhìn tổng thể ban đầu đối tượng nghiên cứu Nghiên cứu hệ thống nghiên cứu môi trường của hệ thống thông tin Môi trường của hệ thống thông tin bao gồm: Mơi trường bên ngồi: - Điều kiện cạnh tranh thị trường - Xu hướng phát triển công nghệ lĩnh vực Môi trường kỹ thuật - Phần cứng phần mềm có để xử lý thơng tin - Các sở liệu sử dụng - Đội ngũ phát triển hệ thống có Mơi trường vật lý - Qui trình tổ chức xử lý số liệu quản lý - Độ tin cậy hoạt động hệ thống Môi trường tổ chức - Chức hệ thống - Qui mô hệ thống - Chính sách dài hạn ngắn hạn sở - Đặc trưng nhân hệ thống quản lý - Tình trạng tài sở - Các dự án đầu tư tương lai 2.2.2 Phân loại, tập hợp thông tin Sau áp dụng phương pháp để tiến hành tìm hiểu hệ thống tại, ta cần phân loại tập hợp thông tin a Phân loại thông tin: Việc phân loại thông tin thường tiến hành theo tiêu chuẩn sau: *Phân loại thông tin tương lai Phân loại thông tin cho hệ thống thông tin cho hệ thống tương lai *Phân loại thơng tin theo tính chất tĩnh -động - biến đổi Thơng tin tĩnh: Là thơng tin có tính thay đổi, biểu diễn mặt ổn định, bền vững hệ thống cấu, tổ chức, khuôn dạng Thông tin động: Là thông tin thay đổi theo thời gian hay không gian (theo không gian: Các dịng thơng tin di chuyển tiến trình hay hệ thống với nhau) Thông tin biến đổi: Là quy tắc nghiệp vụ thực việc biến đổi thông tin b Tập hợp thông tin Tập hợp thông tin để phân định rõ thông tin chung cho tại, thông tin cho tương lai, đồng thời xem xét thông tin thu thập mức chi tiết khía cạnh: tần suất xuất hiện, độ xác, số lượng, thời gian sống thơng tin Tóm tắt thơng tin thu thập c nh sau: Thông tin đà thu thập Thông tin hệ thống Thông tin hệ thống tơng lai Thông tin môi trờng Thông tin đợc ph¸t biĨu Hình 2.1 Sơ đồ tổng hợp thơng tin thu thập 2.2.3 Phát yếu trạng đề phương hướng phát triển hệ thống cho tương lai a Phát yếu trạng Sự yếu trạng thể mặt: - Hiệu thấp: Hiệu cơng việc số phận hay tồn hệ thống không đáp ứng yêu cầu phát triển doanh nghiệp (phương pháp xử lý không chặt chẽ, giấy tờ, tài liệu trình bày kém, ùn tắc, tải ) - Sự thiếu vắng: Chức xử lý, cấu tổ chức hợp lý, phương pháp làm việc hiệu - Tổn phí cao: Do hiệu làm việc thấp, cấu tổ chức bất hợp lý, tốc độ cạnh tranh lớn dẫn đến chi phí cao khơng thể bù đắp b Đề phương hướng phát triển hệ thống cho tương lai: Trên sở xác định rõ nguyên nhân yếu cần đề biện pháp để khắc phục yếu Nói chung khơng thể khắc phục yếu hệ thống lần, cần xác định chiến lược phát triển lâu dài gồm nhiều bước dựa hai nguyên tắc: Nguyên tắc 1: Thay đổi hệ thống cách Vừa thay đổi hệ thống cũ không gây thay đổi đột ngột hoạt động doanh nghiệp Nguyên tắc 2: Các bước phải tảng vững cho bước sau Các bước sau phải thể cải tiến, nâng cao so với bước trước, đồng thời kế thừa thành bước trước 2.3 XÁC ĐỊNH PHẠM VI KHẢ NĂNG MỤC TIÊU DỰ ÁN 2.3.1 Thống mục tiêu trước mắt lâu dài việc phát triển hệ thống Căn vào kết khảo sát, đánh giá hệ thống cũ phương hướng phát triển đề ra, nhà phân tích nhà quản lý cần xác định rõ mục tiêu chung cần đạt được, từ đến thống phạm vi hệ thống tương lai 2.3.2 Xác định phạm vi khả mục tiêu dự án a Khoanh vùng dự án: Việc khoanh vùng dự án cụ thể thực theo phương pháp sau: - Khoanh vùng hẹp sâu giải vấn đề theo chiều sâu - Giải tổng thể toàn vấn đề theo chiều rộng b Các yếu tố liên quan đến phạm vi dự án Phạm vi dự án liên quan đến mặt sau: - Xác định lĩnh vực dự án: Mỗi lĩnh vực phận tương đối độc lập hệ thống Ví dụ: Bán hàng, mua hàng - Xác định chức năng: Xác định rõ nhiệm vụ cho lĩnh vực dự án Ví dụ: Trong bán hàng: tăng cường tiếp thị, cải tiến cấu bán hàng 2.4 PHÁC HOẠ CÁC GIẢI PHÁP, LỰA CHỌN, CÂN NHẮC TÍNH KHẢ THI 2.4.1 Phác họa giải pháp Để đạt mục tiêu đề ra, thường có nhiều giải pháp Thơng thường người ta phải tìm nhiều giải pháp, sau so sánh, đánh giá, kiểm tra tính khả thi để chọn giải pháp tối ưu a Các tiêu chuẩn để so sánh, đánh giá Khi so sánh, đánh giá ta nên dựa vào số tiêu chuẩn sau: *Mức tự động hố Tự động hố có nhiều mức khác như: Mức thấp (tổ chức lại hoạt động thủ công): Khơng tự động hố cần tổ chức lại hệ thống Mức trung bình (tự động hố phần): có máy tính trợ giúp khơng đảo lộn cấu tổ chức; tự động hoá phận, chức hay số lĩnh vực hệ thống Mức cao (tự động hố tồn hệ thống): thay đổi toàn diện cấu tổ chức phương thức làm việc *Hình thức xử lý Các hình thức xử lý bao gồm: - Xử lý theo lô: Thông tin tích luỹ lại xử lý cách định kỳ Mỗi lần xử lý toàn hay phần liệu tích luỹ - Xử lý trực tuyến (online): Dữ liệu xử lý liên tục, Khối lượng liệu để xử lý không lớn yêu cầu có xử lý liên tục b Phân tích tính hiệu đánh giá tính khả thi Khi phân tích tính hiệu đánh giá tính khả thi giải pháp, ta phải phân tích kỹ mặt sau: - Chi phí bỏ lợi ích thu - Tính khả thi kỹ thuật - Tính khả thi kinh tế - Tính khả thi nghiệp vụ 2.4.2 Lựa chọn, cân nhắc tính khả thi Trên phân tích tính hiệu đánh giá tính khả thi cân nhắc để lựa chọn giải pháp tối ưu 2.4.3 VÍ DỤ VỀ NỘI DUNG VIỆC KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN Việc tìm hiểu, đánh giá trạng xác lập dự án hệ cung ứng vật tư thực theo số nội dung sau: a Tìm hiểu hệ thống để tìm yếu Khi tìm hiểu hệ thống tìm yếu sau: Sự thiếu vắng: - Khơng có sẵn kho chứa loại hàng thường sử dụng nhà máy nên phân xưởng có yêu cầu sử dụng lại đáp ứng kịp thời - Bộ phận nhận, phát hàng, quản lý kho cịn thiếu gây khó khăn cho việc nhận phát hàng Sự hiệu quả: - Quy trình xử lý chậm (do cách viết đơn hàng phải tập hợp, phân loại nhiều vật tư) - Việc phân loại kho liệu chưa tập trung thống nhất, phân tán nên việc lưu trữ phục vụ cho công tác khai thác chưa hiệu - Tập tin đơn hàng chưa chuyển giao đến hệ thống phát hàng nên phải sử dụng giấy tờ để đối chiếu hoá đơn hàng nhận - Quản lý nhà máy phân tán gây nhiều sai sót, khâu đối chiếu thủ cơng, phí tổn cao b Xác định mục tiêu hệ thống Dựa việc phân tích yếu nêu hệ cung ứng vật tư, xác định mục tiêu cho hệ thống sau: - Thêm cho nhà máy kho hàng thông dụng - Thêm chức quản lý kho hàng, nâng cao việc quản lý hàng hoá, tăng tốc độ giao hàng nhận hàng - Chuyển khâu đối chiếu từ thủ công sang tự động hoá để tăng tốc độ, giảm sai sót - Tổ chức lại khâu quản lý để rút ngắn quy trình giải dự trù hàng hố để theo dõi việc thực đơn hàng chặt chẽ c Phác họa cách giải Trên sở xác định mục tiêu hệ thống mới, đề giải pháp sau để giải quyết: Giải pháp 1: Bỏ hai hệ thống máy tính, đưa nhiệm vụ trung tâm máy tính giải toàn Giải pháp 2: Tạo kênh liên lạc máy tính (khơng khả thi kỹ thuật máy tính khơng tương thích) Giải pháp 3: Viết thêm hệ thống đối chiếu, hệ thống nhận thông tin từ hệ đặt hàng phát hàng đưa bán, danh sách phát hàng thơng tin khơng trùng khớp hố đơn hàng Giải pháp 4: Gộp hệ đặt hàng vào phát hàng ngược lại (không khả thi kỹ thuật nghiệp vụ) Giải pháp 5: Bổ sung việc quản lý kho vào hệ nhận phát hàng thay đối chiếu thủ công hệ thống tự động d Lựa chọn giải pháp Trong giải pháp, lựa chọn giải pháp sau *Giải pháp 1: Bỏ hai hệ thống máy tính, đưa nhiệm vụ trung tâm máy tính giải tồn Ưu điểm: - Mức độ tự động hoá cao - Hệ thống cho phép cải thiện rõ rệt hiệu cung cấp hàng cho phân xưởng Nhược điểm: - Độ rủi ro cao phải bỏ tồn hệ thống cũ thay hệ thống - Không tận dụng kết hệ thống cũ ( hệ thống cũ có hai phận tự động hố chưa hồn chỉnh) - Chi phí lớn nên khơng có tính khả thi mặt nghiệp vụ kinh tế *Giải pháp 5: Bổ sung việc quản lý kho vào hệ nhận phát hàng thay đối chiếu thủ công hệ thống tự động Ưu điểm: - Mức độ tự động hoá vừa phải có tác dụng nâng cao đáng kể hiệu cung cấp hàng - Tận dụng kết hệ thống cũ - Độ rủi ro khơng lớn chấp nhận - Chi phí mức cho phép Nhược điểm: - Xây dựng hệ thống dựa hệ thống cũ gặp nhiều khó khăn 2.5 LẬP DỰ TRÙ VÀ KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN 2.5.1 Lập hồ sơ điều tra xác lập giải pháp a Tập hợp kết điều tra Tập hợp kết điều tra bao gồm: *Kết đầu hệ thống: Kết đầu hệ thống mô tả chức năng, trả lời cho câu hỏi: hệ thống làm gì, dùng cho mục đích gì, việc gì, thơng tin biểu diễn đưa nào, người sử dụng, tần suất sử dụng, quản lý nào, quản lý *Kết đầu vào hệ thống: Kết đầu vào hệ thống mô tả chức năng, mơ tả trường liệu, quan hệ với đầu Đồng thời thể nguồn tài nguyên cần thiết như: phần cứng, chuyên viên kỹ thuật, đội ngũ cán sử dụng, nhu cầu huấn luyện b Tổng hợp ý kiến phê phán, đánh giá Các ý kiến phê phán, đánh giá phải tập trung vào yếu tố sau: - Thời gian xử lý, thời gian cho phép, trả lời , bảo trì - Chi phí thu nhập - Chất lượng cơng việc - Độ tin cậy, tính mềm dẻo - Khả bình quân tối đa hệ thống c Đề xuất giải pháp định lựa chọn Dựa kết tổng hợp ý kiến phê phán, đánh giá tiến hành phân tích đề giải pháp khắc phục yếu chọn phương án tối ưu 2.5.2 Dự trù thiết bị a Dự trù sơ Những dự trù sơ bao gồm: - Số lượng liệu cần lưu trữ lâu dài - Các dạng làm việc - Số lượng người dùng - Khối lượng thông tin cần thu thập - Khối lượng thông tin cần kết xuất b Dự trù thiết bị cần có Dự trù thiết bị cần có bao gồm: - Cấu hình thiết bị: tổ chức, hoạt động đơn lẻ mạng, - Phần cứng - Phần mềm c Dự trù điều kiện mua lắp đặt Dự trù điều kiện mua lắp đặt bao gồm: - Nguồn tài - Cách thức giao hàng lắp đặt - Kế hoạch huấn luyện người dùng - Phương pháp bảo trì hệ thống 2.5.3 Lập kế hoạch triển khai dự án a Lập lịch Vì dự án bị giới hạn yếu tố thời gian (một số nhân tố định thành công dự án) nên phải có kế hoạch phân bổ cơng việc cách chi tiết hợp lý Việc xác định mốc thờì gian dự án cách rõ ràng, khoa học giúp cho công tác kiểm tra, giám sát tiến độ thực thuận lợi b Lập tiến độ triển khai dự án Lập tiến độ triển khai dự án bao gồm - Các giai đoạn triển khai dự án - Các kế hoạch lắp đặt - Các kế hoạch huấn luyện người dùng - Các mối liên quan đến dự án khác tương lai hỗ trợ quan c Phân công người phụ trách Người phụ trách thường chuyên gia tin học, quản lý d Lập danh sách nhân viên làm việc: Danh sách nhân viên làm việc gồm phân tích viên, lập trình viên, người khai thác CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG Mục đích cơng tác khảo sát trạng Các bước tiến hành khảo sát trạng Các phương pháp đánh giá trạng Các giải pháp lựa chọn cân nhắc tính khả thi dự án xây dựng hệ thống thông tin Nội dung việc lập kế hoạch triển khai dự án xây dựng hệ thông thông tin