Phân tích một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại công ty cổ phần licogi14

Ý nghĩa thực tiễn của đề tài: Đề tài đưa ra tổng quan về công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng, phân tích thực trạng công tác quản lý dự án tại Công ty cổ phần Licogi14 qua đó thấy đượ

Trang 1

Học viên: Vũ Văn Bình – Lớp QTKD4 – Khóa 2011B 3

MỤC LỤC

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về phân tích đánh giá công tác quản lý dự

Trang 2

1.7 Tiêu chí đánh giá và các yếu tố ảnh hưởng công tác quản lý dự án đầu

1.7.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý dự án đầu tư xây

1.8 Phương pháp nghiên cứu và dữ liệu phục vụ phân tích trong luận văn 35

Chương 2: Phân tích thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư xây

dựng và các yếu tố ảnh hưởng tại Công ty Cổ phần LICOGI 14 38

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần LICOGI 14 38 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Cổ phần LICOGI 14 40 2.1.3 Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần LICOGI 14 41

2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần LICOGI 14

2.3 Phân tích thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng và các yếu

2.3.1 Tình hình thực hiện công tác đầu tư xây dựng trong những năm

Trang 3

2.3.2 Phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản lý dự án tại Công ty

2.3.2.1 Phân tích và đánh giá công tác quản lý dự án xây dựng cơ bản

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án

3.1 Đánh giá nhu cầu thị trường của Công ty cổ phần Licogi14 giai đoạn

3.2 Định hướng phát triển của Tổng công ty LICOGI và Công ty cổ phần

3.2.1 Định hướng phát triển của Tổng công ty LICOGI giai đoạn 2010 -

3.3.1 Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tư vấn thiết kế, công tác

3.3.2 Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu, lựa chọn

Trang 4

3.3.3 Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác giám sát thi công, quản lý

tiến độ và chất lượng, công tác nghiệm thu thanh toán và bàn giao công

trình

91

Trang 5

DANH MỤC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Trang 6

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1: Trình độ lao động của Công ty

Bảng 2.2: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Bảng 2.3: Tổng hợp một số chỉ tiêu tài chính

Bảng 2.4: Một số chỉ tiêu tài chính và hiệu quả sử dụng vốn

Bảng 2.5: Tổng hợp các dự án đã và đang đầu tư xây dựng tại Licogi14

Bảng 2.6: Thời gian đã và đang thực hiện các dự án tại Licogi14

Bảng 2.7: Khối lượng thi công đào đắp một số công trình 2005 – 2012

Bảng 2.8: Giá trị huy động vốn và kế hoạch giải ngân 2005-2012 tại dự án Minh Phương

Bảng 2.9: So sánh chi phí lãng phí của một số công việc của DA Minh Phương

Bảng 2.10: Tổng mức đầu tư của một số dự án

Bảng 2.11: Tổng hợp các trạm biến áp tại dự án Minh Phương

Bảng 2.12: Tổng hợp một số gói thầu được đấu thầu rộng rãi

Bảng 2.13: Tổng hợp một số gói thầu chỉ định thầu

Bảng 2.14: Các hạng mục do Công ty tự thi công tại dự án Minh Phương

Bảng 2.15: Tóm tắt các kết quả phân tích

Bảng 3.1: Hiện trạng dân số và dự báo phát triển dân số thành phố Lào Cai đến năm

2020

Bảng 3.2: Một số dự án chuẩn bị đầu tư giai đoạn 2013 -2020

Bảng 3.3: Dự kiến một số chi phí thực hiện giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tư vấn khảo sát, thiết kế, công tác thẩm tra thiết kế và dự toán công trình

Bảng 3.4: Dự kiến một số chi phí thực hiện giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng xây lắp

Bảng 3.5: Dự kiến một số chi phí thực hiện giải pháp nhằm hoàn thiện công tác giám sát thi công, quản lý tiến độ và chất lượng, công tác nghiệm thu thanh toán và bàn giao công trình

Trang 7

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ

Hình 1.1: Vòng đời dự án

Hình 1.2: Chu trình quản lý dự án đầu tư

Hình 1.3: Mô hình tổ chức Chủ đầu tư trực tiếp QLDA

Hình 1.4: Mô hình tổ chức chủ nhiệm điều hành dự án

Hình 1.5: Mô hình tổ chức dạng chìa khóa trao tay

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty cổ phần Licogi14

Hình 2.2: Thực trạng Mô hình quản lý dự án của Licogi14

Biểu đồ 2.1: Trình độ lao động của Công ty Cổ phần LICOGI 14

Biểu đồ 2.2: Biểu đồ tổng sản lượng và Doanh thu từ 2009 - 2012

Biểu đồ 2.3: Biểu đồ thời gian thực hiện các dự án từ 2005 – 2012

Trang 8

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do lựa chọn đề tài:

Đầu tư phát triển được coi là một nhân tố quan trọng để phát triển kinh tế và là chìa khóa của sự tăng trưởng đối với mỗi quốc gia Đồng thời, đầu tư phát triển cũng quyết định sự ra đời và phát triển của mỗi cơ sở sản xuất kinh doanh dịch vụ Mỗi một dự án đầu tư thành công sẽ góp phần tăng thêm sức mạnh cho doanh nghiệp nói riêng cũng như nền kinh tế nói chung

Với chính sách khuyến khích đầu tư của Chính phủ hiện nay, các doanh nghiệp cả trong và ngoài nước đang rất tích cực trong phát triển các dự án đầu tư tại Việt Nam Trong đó Công ty cổ phần Licogi 14 cũng là một trong nhiều doanh nghiệp đã và đang tham gia các dự án đầu tư xây dựng

Công ty cổ phần Licogi14 tiền thân là Công ty xây lắp và cơ giới số 14 trực thuộc Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng (LICOGI) – Bộ xây dựng Công ty được chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần theo quyết định số: 1453/QĐ – BXD của Bộ trưởng Bộ Xây dựng ký ngày 18 tháng 7 năm 2005 Với ngành nghề kinh doanh chính là thi công xây lắp các công trình giao thông, san nền, thủy lợi, xây dựng công nghiệp và dân dụng, khoan nổ mìn, kinh doanh xăng dầu, vật liệu xây dựng , đầu tư các khu đô thị mới và khu công nghiệp tập trung

Là một cán bộ đã và đang làm việc tại Công ty cổ phần Licogi14, được tham gia hoạt động quản lý dự án, tôi đã nghiên cứu hoạt động quản lý dự án tại Công ty Bên cạnh các mặt đã đạt được thì vẫn còn tồn tại nhiều vấn đề, hạn chế trong công tác quản lý dự

án Để tìm ra nguyên nhân và từ đó đề xuất một số giải pháp khắc phục các tồn tại, tôi

chọn đề tài: “Phân tích và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản

lý dự án đầu tư xây dựng tại Công ty cổ phần Licogi 14”

2 Mục đích nghiên cứu:

Trang 9

Mục đích nghiên cứu của luận văn nghiên cứu những cơ sở lý luận, lý thuyết về quản

lý dự án đầu tư xây dựng Phân tích thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Công ty, thông qua đó đề xuất các giải pháp nhằm khắc phục các hạn chế còn tồn tại trong công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Công ty cổ phần Licogi 14

3 Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là hoạt động quản lý dự án tại Công ty cổ phần Licogi 14

Phạm vi nghiên cứu của luận văn là Công ty cổ phần Licogi14 và công tác quản lý

dự án tại Công ty

4 Phương pháp nghiên cứu:

Đề tài được thực hiện trên cơ sở tổng hợp toàn bộ kiến thức Tôi đã được học trong chương trình đào tạo thạc sỹ quản trị kinh doanh trong trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, có tham khảo các tài liệu, chuyên đề liên quan đến lĩnh vực quản lý dự án đầu tư xây dựng Thu thập số liệu sơ cấp về tình hình thực hiện dự án đầu tư tại Công ty cổ phần Licogi 14, tham khảo ý kiến một số Lãnh đạo, chuyên viên trực tiếp tham gia quản

lý dự án đầu tư

Phương pháp nghiên cứu dựa trên cơ sở lý thuyết về quản lý dự án, sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp như: Phương pháp phân tích và quản lý hệ thống, phương pháp phân tích và tổng hợp, phương pháp thống kê, phương pháp so sánh… để tìm ra các nguyên nhân còn tồn tại trong công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản

5 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài:

Đề tài đưa ra tổng quan về công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng, phân tích thực trạng công tác quản lý dự án tại Công ty cổ phần Licogi14 qua đó thấy được mặt tích cực cũng như những hạn chế trong công tác quản lý dự án Từ những phân tích cụ thể, người viết sẽ đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Công ty cổ phần Licogi14

Trang 10

6 Kết cấu của luận văn:

Kết cấu luận văn được chia làm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về phân tích đánh giá công tác quản lý dự án đầu tư áp dựng trong dự án đầu tư xây dựng

Chương 2: Phân tích thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Công ty

Cổ phần LICOGI 14

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Công ty cổ phần LICOGI 14

CHƯƠNG 1

Trang 11

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ

ÁN ĐẦU TƯ ÁP DỤNG TRONG DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG

Cơ sở lý thuyết về công tác quản lý dự án đầu tư trước hết đi từ các khái niệm , hình thức cũng như đặc điểm của từng yếu tố đầu tư, dự án đầu tư và phương pháp quản lý

dự án áp dụng trong dự án đầu tư xây dựng, các mô hình quản lý dự án hiện nay Trên

cơ sở đó để so sánh thực trạng quản lý dự án của doanh nghiệp hiện nay

1.1 ĐẦU TƯ

1.1.1 Khái niệm cơ bản về đầu tư

Đầu tư là hoạt động sử dụng các nguồn lực trong thời gian dài để thu lợi ích kinh tế

và lợi ích xã hội(1)

Theo Luật Đầu tư số 59/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam: “Đầu tư là việc nhà đầu tư bỏ vốn bằng các loại tài sản hữu hình hoặc vô hình để hình thành tài sản tiến hành các hoạt động đầu tư theo quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan”

1.1.2 Đặc điểm hoạt động đầu tư

Từ các định nghĩa trên, hoạt động đầu tư có những đặc điểm chính sau :

- Trước hết phải có vốn, vốn bằng tiền hay bằng các loại tài sản khác hay bằng bí quyết kỹ thuật, quy trình công nghệ, vốn có thể là của nhà nước, tư nhân, cổ phần, vay,

- Thời gian thực hiện tương đối dài, thường là hai năm trở lên Các hoạt động ngắn hạn dưới một năm tài chính thường không gọi là đầu tư Do thời gian dài nên người đầu tư và thẩm định đầu tư cần có tầm nhìn xa

(1)

Bài giảng phân tích và quản lý dự án – TS Phạm Thị Thu Hà

Trang 12

- Lợi ích của đầu tư mang lại biểu hiện trên hai mặt là lợi nhuận (lợi ích tài chính) và lợi ích kinh tế xã hội Nhà đầu tư tư nhân muốn đầu tư sinh lợi nhuận, còn nhà nước đầu tư thì muốn có hoặc lợi nhuận hoặc lợi ích

1.1.3 Các hình thức đầu tư

a Phân loại theo chức năng quản lý vốn đầu tư:

 Đầu tư trực tiếp: Là hình thức đầu tư do nhà đầu tư bỏ vốn đầu tư và tham gia quản lý hoạt động đầu tư

 Đầu tư gián tiếp: Là hình thức đầu tư thông qua việc mua cổ phần, cổ phiếu, trái phiếu, các giấy tờ có giá khác, quỹ đầu tư chứng khoán và các định chế tài chính trung gian khác mà nhà đầu tư không trực tiếp tham gia quản lý hoạt động đầu tư

b Phân loại theo nguồn vốn đầu tư:

Nguồn vốn đầu của một đất nước được hình thành từ hai nguồn cơ bản đó là nguồn vốn đầu tư trong nước và nguồn vốn đầu tư nước ngoài

 Nguồn vốn huy động trong nước: Nguồn vốn trong nước được hiểu theo nghĩa rộng bao gồm toàn bộ các nguồn lực đưa vào vòng chu chuyển của nền kinh tế Nó không chỉ bao gồm tiền vốn biểu hiện bằng tài sản hiện vật như máy móc, vật tư, lao động, đất đai, tài nguyên… mà nó còn bao gồm cả những giá trị tài sản vô hình như vị trí địa lý, thành tựu khoa học công nghệ, bản quyền phát minh sáng chế

Vốn đầu tư trong nước được hình thành từ các nguồn sau đây:

+ Vốn tích luỹ từ ngân sách

+ Vốn tích luỹ của các doanh nghiệp

+ Vốn tiết kiệm của dân cư

 Nguồn vốn huy động nước ngoài: Bao gồm vốn đầu tư gián tiếp và vốn đầu tư trực tiếp

Vốn đầu tư gián tiếp là vốn của chính phủ, các tổ chức quốc tế, các tổ chức phi chính phủ được thực hiện dưới các hình thức khác nhau là viện trợ hoàn lại, viện trợ không hoàn lại, cho vay ưu đãi với thời hạn dài và lãi suất thấp, kể cả vay theo hình

Trang 13

thức thông thường Một hình thức đầu tư gián tiếp tồn tại dưới loại hình ODA - viện trợ phát triển chính thức của các nước công nghiệp phát triển

Vốn đầu tư trực tiếp (FDI) là vốn của các doanh nghiệp và cá nhân nước ngoài đầu

tư sang nước khác và trực tiếp quản lý hoặc tham gia quản lý quá trình sử dụng và thu hồi số vốn bỏ ra

1.2 DỰ ÁN

1.2.1 Khái niệm cơ bản về dự án

Theo nghĩa chung nhất, chúng ta có thể hiểu dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới.(2)

Trên phương diện quản lý có thể định nghĩa như sau: Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất

Định nghĩa nhấn mạnh hai đặc tính: Nỗ lực có thời hạn nghĩa là mọi dự án đều có điểm bắt đầu và có điểm kết thúc xác định; Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất là sản phẩm hay dịch vụ khác biệt so với những sản phẩm tương tự hay dự án khác

Qua định nghĩa cho thấy một số đặc trưng cơ bản như sau:

- Dự án có mục đích kết quả xác định

- Có chu kỳ phát triển và thời gian tồn tại hữu hạn(vòng đời dự án)

- Sản phẩm của dự án có tính chất đơn chiếc, độc đáo(mới lạ)

- Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án

- Môi trường hoạt động, va chạm

Trang 14

Bất kỳ sự trễ hạn nào cũng kéo theo một chuỗi nhiều biến cố bất lợi như bội chi, khó

tổ chức lại nguồn lực, tiến độ cung cấp thiết bị vật tư…không đáp ứng được nhu cầu sản phẩm vào đúng thời điểm mà cơ hội xuất hiện như dự án ban đầu

Dự án thường bị ràng buộc về nguồn lực vì khi nhắc đến dự án, người ta nhìn thấy ngay các khoản chi phí: tiền bạc, phương tiện, dụng cụ, thời gian, trí tuệ… Các nguồn lực này ràng buộc chặt chẽ với nhau và tạo nên khuôn khổ của dự án

Vấn đề ràng buộc cuối cùng của dự án là dự án luôn tồn tại trong một môi trường không chắc chắn Tất cả các loại dự án quy mô nhỏ hay quy mô lớn đều được triển khai trong một môi trường luôn biến đổi Công tác điều hành dự án do vậy phải tính đến hiện tượng này để phân tích và ước lượng các rủi ro, chọn lựa giải pháp cho một tương lai bất định, đảm nhận và dự kiến những bất lợi có thể ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến dự án, theo dõi và có phản ứng kịp thời đảm bảo cho việc hoàn thành dự án đúng yêu cầu

1.2.2 Vòng đời dự án

Mỗi dự án đầu tư xây dựng đều có thời bắt đầu và thời điểm kết thúc rõ rang nên dự

án có một vòng đời Vòng đời của dự án bao gồm nhiều giai đoạn phát triển từ ý tưởng đến việc triển khai nhằm đạt được kết quả và đến khi kết thúc dự án

Thông thường dự án có vòng đời bốn giai đoạn: Hình thành – phát triển – thực hiện

Trang 15

1.3 DỰ ÁN ĐẦU TƯ

1.3.1 Khái niệm về dự án đầu tư

Dự án đầu tư là tập hợp những đề xuất về việc bỏ vốn để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo những đối tượng nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng, cải tiến hoặc nâng cao chất lượng sản phẩm/ dịch vụ nào đó trong một khoảng thời gian xác định Theo nghĩa khác, Ngân hàng thế giới cho rằng “Dự án đầu tư là tổng thể các chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được hoạch định nhằm đạt những mục tiêu nào đó trong một thời gian nhất định”

1.3.2 Phân loại dự án đầu tư

 Phân loại theo thẩm quyền quyết định hoặc cấp giấy phép đầu tư:

- Đối với dự án đầu tư trong nước: Để tiến hành quản lý và phân cấp quản lý, tùy theo tính chất của dự án và quy mô đầu tư, các dự án trong nước được phân theo ba nhóm A, B và C Trong các nhóm trên thì nhóm A là quan trọng nhất, phức tạp nhất, còm nhóm C là ít quan trọng, ít phức tạp hơn

- Đối với các dự án đầu tư nước ngoài: Gồm ba loại dự án đầu tưlà nhóm A, B và loại được phân cấp cho địa phương

 Phân loại theo trình tự lập và trình duyệt dự án: Theo tình tự lập và trình duyệt, các dự án đầu tư được phân ra hai loại:

- Nghiên cứu tiền khả thi: Hồ sơ trình duyệt của bước này gọi là báo cáo nghiên cứu tiền khả thi

- Nghiên cứu khả thi: Hồ sơ tình duyệt của bước này gọi là báo cáo nghiên cứu khả thi

 Phân loại theo nguồn vốn: Dự án đầu tư trong nước (vốn cấp phát, tín dụng và các hình thức huy động khác) và dự án đầu tư bằng nguồn vốn nước ngoài ( nguồn viên trợ nước ngoài ODA và nguồn đầu tư trực tiếp nước ngoài FDI)

Trang 16

1.4 KHÁI NIỆM QUẢN LÝ DỰ ÁN

1.4.1 Khái niệm

Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. (4)Quản lý dự án phải có tính mới, sáng tạo( kỹ thuật, quy mô, vị trí, quá trình thực hiện ); không lặp lại, cơ cấu chuyên biệt, không vĩnh cửu; phải có điểm đầu và điểm kết thúc riêng biệt; thích nghi với những thay đổi thường xuyên; có mục đích xác định; thỏa mãn điều kiện ràng buộc về chi phí, thời hạn và các nguồn lực

Quản lý dự án xác định mục tiêu đích cuối cùng cần đạt được, thời hạn, các kết quả kinh tế kỹ thuật tài chính; các phương tiện cần huy động; động viên những người tham gia và phối kết hợp hoạt động của họ; đánh giá các rủi ro để chủ động đối phó; luôn theo dõi đánh giá dự án về thời gian, chi phí và kết quả

1.4.2 Đặc điểm của quản lý dự án

Hoạt động quản lý dự án có một số đặc điểm chủ yếu sau:

 Tổ chức quản lý dự án là một tổ chức tạm thời Tổ chức quản lý dự án được hình thành để phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn Sau khi kết thúc dự án, cần phải tiến hành phân công lại lao động, bố trí lại máy móc thiết bị

 Quan hệ giữa chuyên viên quản lý dự án với phòng ban chức năng trong tổ chức Công việc của dự án đòi hỏi có sự tham gia của nhiều phòng chức năng Người đứng đầu dự án và những người tham gia quản lý dự án là những người có trách nhiệm phối hợp mọi nguồn lực, mọi người từ các phòng chuyên môn nhằm thực hiện thắng lợi mục tiêu của dự án Tuy nhiện, giữa họ thường nảy sinh mâu thuẫn về vấn đề nhân sự, chi phí, thời gian và mức độ thỏa mãn các yêu cầu kỹ thuật

(4)

TS Từ Quang Phương, Giáo trình Quản lý dự án đầu tư, NXB Lao Động- Xã Hội, Hà Nội- 2005, Tr.9

Trang 17

1.5 CÁC NỘI DUNG QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN

1.5.1 Giai đoạn chuẩn bị đầu tư

Giai đoạn chuẩn bị đầu tư (tiền đầu tư) là giai đoạn quyết định hành động hay

không hành động, triển khai hay không triển khai dự án Giai đoạn này mang tính chất nghiên cứu về mọi vấn đề kinh tế, kỹ thuật liên quan đến hình thành dự án, thực hiện đầu tư xây dựng, vận hành dự án sau khi đưa vào hoạt động Giai đoạn chuẩn bị đầu tư bắt đầu từ khi có ý đồ đầu tư cho đến khi được cấp giấy phép đầu tư Đối với những dự

án đầu tư lớn, giai đoạn này giữ vị trí then chốt Nó đòi hỏi một đội ngũ chuyên gia giỏi, làm việc có trách nhiệm Thành công của dự án phụ thuộc khá lớn vào chất lượng

và sự chuẩn bị kỹ lưỡng của các kế hoạch trong giai đoạn này

Giai đoạn chuẩn bị đầu tư gồm hai giai đoạn:

Thứ nhất: Xây dựng ý tưởng dự án là việc xác định bức tranh toàn cảnh về mục tiêu,

kết quả cuối cùng và phương pháp thực hiện kết quả đó Xây dựng ý tưởng dự án được bắt đầu ngay khi dự án bắt đầu hình thành, trên cơ sở các nguồn lực của nhà đầu tư và mục tiêu đạt được cuối cùng của dự án

Thứ hai: Phát triển dự án là giai đoạn chi tiết xem dự án cần được thực hiện như thế

nào mà nội dung của nó tập trung vào công tác thiết kế và lập kế hoạch Đây là giai đoạn chứa đựng những công việc phức tạp nhất của một dự án Nội dung của giai đoạn này bao gồm những công việc sau:

 Thành lập nhóm dự án, xác định cấu trúc tổ chức dự án

 Lập kế hoạch tổng quan

 Phân tích công việc của dự án

 Lập kế hoạch ngân sách

 Thiết kế sản phẩm và quy trình sản xuất

 Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết

 Lập kế hoạch chi phí và dự báo dòng tiền thu

 Xin phê chuẩn thực hiện

Trang 18

Đối với một dự án lớn, để thực hiện giai đoạn này một cách đầy đủ, đồng thời để tránh những rủi ro thể xảy ra trong quá trình hình thành dự án và tiết kiệm nguồn lực, cần phải thực hiện các bước sau:

- Nghiên cứu và phát hiện cơ hội đầu tư (Lập Báo cáo nghiên cứu cơ hội đầu tư);

- Nghiên cứu tiền khả thi sơ bộ lựa chọn dự án (Lập Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi);

- Nghiên cứu tính khả thi của dự án (Lập Báo cáo nghiên cứu khả thi)

Giai đoạn chuẩn bị đầu tư là giai đoạn có tỉ trọng chi phí không lớn so với tổng mức đầu tư của dự án, là giai đoạn mang lại tính thời cơ của dự án và kết thúc giai đoạn này

là đến giai đoạn thực hiện đầu tư

1.5.2 Giai đoạn thực hiện đầu tư

Quản lý dự án ở giai đoạn thực hiện đầu tư được thực hiện sau khi dự án đã được hình thành và phê duyệt Là giai đoạn có tỉ trọng chi phí lớn nhất, chiếm nhiều thời gian

và nỗ lực nhất của dự án đầu tư Là giai đoạn thực hiện các nội dung, mục đích của dự

án đầu tư Hoạt động quản lý dự án giai đoạn thực hiện đầu tư tốt sẽ quyết định mang lại hiệu quả, thành công của dự án đầu tư xây dựng

Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án bao gồm chín lĩnh vực cần được xem xét, nghiên cứu (theo Viện nghiên cứu Quản trị dự án Quốc tế - PMI) là:

 Lập kế hoạch tổng quan: là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic, là việc chi tiết hóa các mục tiêu của dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình thực hiện những công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ

 Quản lý phạm vi dự án: là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án

Trang 19

 Quản lý thời gian: là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án Nó chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành

 Quản lý chi phí: là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí

 Quản lý chất lượng dự án: là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong muốn của chủ đầu tư dự án

 Quản lý nguồn nhân lực: là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào?

 Quản lý thông tin: là quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt một cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau

 Quản lý rủi ro: là việc nhận diện các nhân tố rủi ro của dự án, lượng hóa mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro

 Quản lý hợp đồng và hợp đồng mua bán của dự án: là quá trình lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ, thương lượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ cần thiết cho dự án

Quản lý dự án gồm ba nội dung chủ yếu (hình 1.2):

Trang 20

Hình 1.2: Chu trình quản lý dự án đầu tư

1.5.2.1 Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động thống nhất, theo trình tự logic, có thể biểu diễn dưới dạng các sơ đồ hệ thống hoặc theo các phương pháp lập kế hoạch truyền thống

Lập kế hoạch dự án là việc lập tiến độ tổ chức dự án theo một trình tự logic, xác định mục tiêu và các phương pháp để đạt mục tiêu dự án, dự tính những công việc cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã xác định của dự án Lập kế hoạch dự án là tiến hành chi tiết hóa những mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch định một chương trình biện pháp để thực hiện các công việc đó. (5)

Điều phối thực hiện

- Bố trí tiến độ thời gian

- Phân phối nguồn lực

- Phối hợp các hoạt động -Khuyến khích động viên

Trang 21

Lập kế hoạch dự án do những người có liên quan trực tiếp đến dự án thực hiện, thường là Giám đốc dự án Giám đốc dự án và những người cùng tham gia có thể đặt

sự quan tâm của họ nhiều vào tiến độ lập kế hoạch hơn là việc đồng nhất dự án đó vào

hệ thống hoạt động và guồng máy tổ chức của chủ đầu tư Lập kế hoạch đòi hỏi phải có tầm nhìn bao quát, sáng tạo và linh hoạt Người phụ trách công tác này phải giỏi, có khả năng khơi dậy những tiềm năng, sáng kiến của các thành viên trong quá trình lập

kế hoạch Một trong những mục tiêu cụ thể là cuốn hút mọi thành viên từ các bên tham gia nghiên cứu nhằm đạt được sự hiểu biết xem dự án đòi hỏi cái gì? Những đóng góp của họ sẽ bao gồm một phương pháp nào đó được chấp nhận, sự phân bổ nguồn lực, các ước tính về thời gian và chi phí Phương pháp này sẽ tạo ra động cơ thực hiện cho tất cả các bên có liên quan (chủ đầu tư, nhà tư vấn, nhà thầu), vì chính họ được tham gia một cách tích cực vào giai đoạn lập kế hoạch hay chương trình dự án

Một số vấn đề nảy sinh trong quá trình lập dự án có thể là:

- Lập kế hoạch cho riêng một cấp có thể sẽ bỏ qua những yêu cầu khác nhau của các cấp quản lý trong phạm vi tổ chức của chủ đầu tư;

- Việc dự tính nguồn lực và thời gian bị hạn chế quá mức mà dự án có thể bị kéo dài kèm theo những khoản chi phí phát sinh;

- Nếu việc lập kế hoạch không được mở rộng phạm vi tham gia tới tất cả các bên hữu quan và các thành viên tham gia có thể sẽ là cơ hội cho nhiều người hoạt động tự

do, không tuân theo các kế hoạch đã đặt ra

Các dự án đã hoàn thành đều bắt đầu từ việc định rõ kết quả cuối cùng, điều đó nghĩa là người quản lý dự án phải xác định đúng được mục đích cũng như cấu trúc của công việc, phải tưởng tượng kết quả mong muốn cuối cùng và mục tiêu đặt ra là như thế nào? Do vậy, trước khi thực hiện dự án, nhà quản lý phải nắm rõ được câu trả lời cho ba vấn đề chính gồm có:

(i) Mục tiêu chính xác cần đạt được là gì?

(ii) Dự án này làm cho ai? Ai là người sử dụng dự án này và nhằm mục đích gì? (iii) Những vấn đề cần giải quyết để đi đến kết quả cuối cùng là gì?

Trang 22

Mục tiêu là đích cuối cùng mà chúng ta phải hướng tới Tuy nhiên trên con đường dẫn tới đích đó còn rất nhiều công việc phải thực hiện, ở mỗi một quá trình thực hiện nhà quản lý cần xác định những yêu cầu phải đạt được để tạo cơ sở cho việc hoàn tất mục đích cuối cùng Nhiệm vụ của mỗi thời kỳ lại khác nhau và do đó sự phân bổ thời gian, nhân lực, ngân sách một cách hợp lý và linh hoạt để tiến tới mục tiêu cuối cùng là rất thiết thực

Khi bắt tay vào việc thực hiện bất kỳ dự án nào, nhà quản lý dự án phải xây dựng kế hoạch của mình, cụ thể bao gồm:

a) Phương pháp lãnh đạo

Nhà quản lý dự án cần bố trí sử dụng nhân sự một cách phù hợp Thông thường một cán bộ lập dự án ngoài những công việc thực hiện theo yêu cầu của dự án còn phải đảm nhận những công việc hàng ngày Do đó không ít trường hợp các cán bộ dự án coi công việc thuộc phạm vi dự án là công việc phụ thêm buộc họ phải làm Đôi khi lịch trình các công việc này lại bị đan xen và gặp trở ngại về mặt thời gian Vì lý do đó nhà quản lý phải biết cách tổ chức tháo gỡ những trở ngại đó để cán bộ dự án có thể yên tâm hoàn thành tốt các công việc hàng ngày mà không ảnh hưởng tới kết quả thực hiện

dự án

Để dự án thực hiện trôi chảy, các nhà quản lý phải thay đổi phương pháp lãnh đạo đối với từng loại dự án và xác định rõ nhiệm vụ của mình cũng như nhiệm vụ của từng cán bộ dự án Nhiệm vụ của nhà quản lý bao gồm:

- Làm rõ vai trò lãnh đạo;

- Theo dõi đến cùng mọi khía cạnh của công việc;

- Nhấn mạnh vào tổ chức và lập lịch trình;

- Ý thức được mức độ ưu tiên và các mâu thuẫn;

- Dành thời gian cho các thành viên;

- Yêu cầu tham gia và hưởng ứng;

- Luôn lưu tâm đến kết quả cuối cùng

b) Tập hợp nguồn lực

Trang 23

Các nhà quản lý dự án tổ chức và lập kế hoạch bằng cách xác định rõ một mạng lưới

nhân lực của bộ phận lập dự án (sau đây tạm gọi là ban dự án) bao gồm chuyên gia từ

nhiều phòng, ban khác nhau có trình độ chuyên môn phù hợp với yêu cầu của dự án Tùy theo mức độ phức tạp của dự án và nguồn nhân lực huy động, nhà quản lý có thể cơ cấu ban dự án theo một trong hai hình thức: Cơ cấu tổ chức trực tiếp hoặc cơ cấu nhiều cấp tổ chức Cơ cấu trực tiếp là cơ cấu trong đó nhà quản lý giữ liên lạc với từng thành viên của ban quản lý Cơ cấu này có ưu điểm là đơn giản, tiếp xúc trực tiếp và không có sự quan liêu - vấn đề nảy sinh khi có lớp quản lý trung gian Cơ cấu nhiều cấp tổ chức là cần thiết khi ban dự án bao gồm nhiều thành viên nội bộ và bên ngoài, khi chức năng theo dõi và giám sát chiếm phần lớn thời gian quản lý Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản lý cần có năng lực trong việc giao nhiệm vụ, giữ liên lạc chặt chẽ với các thành viên của ban và cần tránh nảy sinh một hệ thống quan liêu làm mất hiệu quả quản lý dự án Mục tiêu của cơ cấu nhiều cấp tổ chức là san sẻ trách nhiệm cho các cấp quản lý

c) Thông báo triển khai dự án

Việc đưa dự án vào vạch xuất phát thuận lợi phụ thuộc vào: phong cách lãnh đạo, cách xác định và tổ chức ban đầu của ban dự án cũng như lịch trình và ngân sách Tuy nhiên, việc đưa ra thông báo rõ mục đích, phương pháp ra quyết định và cách giải quyết các vấn đề này trong quá trình thực hiện cho các thành viên ban dự án là rất cần thiết Để thông báo về việc đưa dự án vào vạch xuất phát nên tổ chức một hội nghị triển khai dự án Việc thông báo rộng rãi về dự án sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các thành viên của ban dự án trong quá trình thực hiện công việc vì nhiều khi họ cần sự hỗ trợ của nhiều bộ phận khác nhau trong công ty mà không phải chỉ ở phòng ban họ làm việc

Việc tổ chức thông báo triển khai dự án cũng cần mời thêm các đại diện của chính quyền địa phương tại địa điểm xây dựng dự án, các cơ quan quản lý có liên quan để thực hiện chức năng quản lý của mình cũng như hỗ trợ cho dự án trong trường hợp cần thiết

Trang 24

d) Thiết lập mục tiêu của ban dự án

Mục tiêu dự án là cái đích cần đạt của dự án còn mục tiêu của ban dự án là nhằm để hoàn thành dự án, để làm cho dự án thành hiện thực với sự nỗ lực của tập thể trong một khuôn khổ các nguồn tài nguyên có giới hạn Sau cuộc họp thông báo nhà quản lý cần

bố trí cuộc họp ban dự án Trong phiên họp ban dự án lần đầu người chỉ huy cần thông báo cho các thành viên rõ phần công việc của từng người

e) Lịch trình ban đầu

Ngoài việc phân chia sơ bộ các trách nhiệm, nhà quản lý nên bắt đầu dự án của mình bằng cách tìm ra một lịch trình cho sự kết thúc không chỉ cho toàn bộ dự án mà cho cả

từng giai đoạn của nó Hãy bắt đầu từ hai thời điểm: thời điểm bắt đầu và thời điểm kết

thúc Giữa hai thời điểm này cần phân định ra các pha hợp lý (bao gồm trách nhiệm của các thành viên) và một hạn chót hiện thực cho mỗi giai đoạn

f) Nhận biết những yếu tố then chốt

Các yếu tố then chốt có quan hệ chặc chẽ với các mục tiêu của ban dự án Sứ mệnh

và các mục tiêu nhắm vào các yếu tố nào để nhằm đạt được thành công thì ở đó các yếu tố chủ chốt đóng một vai trò cực kỳ quan trọng nó mang tính chất quyết định và sẽ đạt được cái gì và phải thế nào để đạt được

1.5.2.2 Điều phối thực hiện

Điều phối thực hiện là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian Giai đoạn này chi tiết hóa thời gian, lập lịch trình từng công việc và toàn bộ dự án (khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc), trên cơ sở đó bố trí vốn, nhân lực và thiết bị phù hợp

Một trong những phương tiện cơ bản trong điều phối dự án là sơ đồ ngang được xây dựng trên sơ đồ mạng Giám đốc dự án phải đảm bảo việc tất cả các thành viên ban dự

án hiểu được thời gian đóng góp của họ và mối quan hệ qua lại giữa các công việc trong dự án với công việc ngoài dự án

Mục đích của công tác tổ chức có thể được xác định như sau:

Trang 25

- Tạo lập được quan hệ hợp tác;

- Phân định rõ ràng vai trò và nhiệm vụ cho những người tham gia vào dự án;

- Xác định trách nhiệm của từng cá nhân thực hiện quyết định;

- Truyền đạt thông tin một cách hiệu quả

Các khía cạnh của mục đích tổ chức có thể làm nảy sinh một số vấn đề sau:

- Thiếu sự hợp tác sẽ buộc Giám đốc dự án phải cân nhắc mỗi khi có quyết định đưa ra rằng mọi người liên quan có tuân theo một cách tổ chức hay không?

- Nếu không có sự phân định rõ ràng vai trò và nhiệm vụ sẽ dẫn đến sự chồng chéo hoặc bỏ ngỏ công việc, thiếu các nguồn lực cần thiết khi thực hiện nhiệm vụ;

- Trách nhiệm là ở chỗ người được giao nhiệm vụ phải biết cách hoàn thành công việc một cách tốt nhất trong mối quan hệ đồng bộ với hệ thống kế hoạch dự án Giám đốc dự án và lãnh đạo các cấp trong tổ chức phải lập ra một sơ đồ trách nhiệm tùy theo phạm vi quản lý, trong đó chỉ ra một cách rõ ràng các công việc và giai đoạn của dự án

mà mỗi thành viên phải chịu trách nhiệm;

- Truyền đạt thông tin có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện đúng theo tiến

độ dự án Giám đốc dự án muốn truyền đạt thông tin một cách có hiệu quả phải đảm bảo việc lập thông tin rõ ràng, xác định và xây dựng các kênh truyền tin; cung cấp thông tin đầy đủ tin cậy cho đúng đối tượng và thời điểm, kiểm soát được các luồng thông tin

1.5.2.3 Giám sát

Giám sát là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình thực hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất biện pháp giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện

Công tác báo cáo phải được tiến hành thường xuyên hàng tuần hoặc hàng tháng tùy thuộc vào dự án dài hay ngắn nhằm cung cấp thông tin đầy đủ cho Giám đốc dự án, nâng cao hiệu quả quản lý

Trang 26

Nền tảng của quá trình giám sát là sự so sánh tiến độ thời gian và chi phí, giữa kế hoạch và thực tế để khi cần sẽ tiến hành các hành động điều chỉnh, đảm bảo cho dự án

đi theo đúng quỹ đạo đã vạch sẵn để đạt được mục tiêu

Cùng với hoạt động giám sát, công tác đánh giá dự án giữa kỳ và cuối kỳ cũng được thực hiện nhằm tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị các giai đoạn sau của dự án

1.5.3 Giai đoạn kết thúc đầu tư

Là giai đoạn cuối cùng của quá trình đầu tư và xây dựng, cũng là giai đoạn cuối cùng của công việc quản lý dự án Bất cứ dự án nào cũng đều có điểm kết thúc - đây là thời điểm các mục tiêu đã thực hiện được và kết quả chuyển giao cho các thành phần liên quan Công việc chủ yếu bao gồm:

- Công tác tổ chức nghiệm thu, đưa dự án vào khai thác sử dụng

- Công tác thanh, quyết toán công trình:

Kết thúc giai đoạn này dự án phải giải tán, các thành viên trong ban quản lý và máy móc thiết bị sẽ được bố trí lại công việc Công tác tổng kết dự án được triển khai nhằm đánh giá những điều đã thực hiện tốt, điều gì cần phải khắc phục, kết quả có lẽ đã có thể cải thiện Từ đó rút ra bài học kinh nghiệm tạo nền tảng vững chắc cho sự thành công của những dự án tiếp theo

1.6 CÁC MÔ HÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG

Có nhiều mô hình tổ chức thực hiện dự án đang được sử dụng, tùy thuộc vào điều kiện năng lực của cá nhân, tổ chức và căn cứ vào yêu cầu của dự án đầu tư, có thể chia hình thức tổ chức quản lý dự án đầu tư thành hai nhóm chính là mô hình Chủ đầu tư trực tiếp thực hiện quản lý dự án, và mô hình thuê tư vấn quản lý dự án (gồm mô hình Chủ nhiệm điều hành dự án và mô hình chìa khóa trao tay)

Trang 27

1.6.1 Mô hình Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án là hình thức tổ chức quản lý dự án đầu tư

mà Chủ đầu tư tự thực hiện dự án (tự sản xuất, tự xây dựng, tự tổ chức giám sát và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật) hoặc Chủ đầu tư lập ra Ban Quản lý dự án để quản lý việc thực hiện các công việc của dự án theo sự ủy quyền của Chủ đầu tư Mô hình này được thể hiện trong hình 1.4

Hình thức Chủ đầu tư tự thực hiện dự án thường áp dụng cho dự án quy mô nhỏ, kỹ thuật đơn giản, gần với chuyên môn của Chủ đầu tư, Chủ đầu tư có đủ năng lực chuyên môn và kinh nghiệm để quản lý Trường hợp Chủ đầu tư thành lập Ban quản lý dự án thì Ban quản lý dự án phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và Chủ đầu tư về nhiệm vụ

và quyền hạn được giao Ban quản lý dự án được đồng thời quản lý nhiều dự án khi có

đủ năng lực và được Chủ đầu tư cho phép, nhưng không được thành lập các Ban trực thuộc để quản lý dự án

Hình 1.3: Mô hình tổ chức Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

CHỦ ĐẦU TƯ – CHỦ DỰ ÁN

Tự thực hiện Ban quản lý dự án

Tổ chức thực hiện

dự án 1

dự án 2

dự án 3

Trang 28

1.6.2 Mô hình thuê tư vấn quản lý dự án

1.6.2.1 Mô hình Chủ nhiệm điều hành dự án: là mô hình tổ chức quản lý trong đó

Chủ đầu tư giao cho Ban quản lý dự án chuyên ngành hoặc thuê một tổ chức tư vấn quản lý có đủ điều kiện, năng lực chuyên môn phù hợp với quy mô, tính chất của dự án làm Chủ nhiệm điều hành, quản lý thực hiện dự án Chủ đầu tư phải trình người có thẩm quyền quyết định đầu tư phê duyệt Chủ nhiệm điều hành dự án Chủ nhiệm điều hành dự án là một pháp nhân độc lập, có năng lực, sẽ là người quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ quá trình thực hiện dự án Mọi quyết định chủ đầu tư liên quan đến quá trình thực hiện dự án sẽ được triển khai thông qua tổ chức quản lý dự án Mô hình tổ chức này áp dụng cho những dự án quy mô lớn, kỹ thuật sâu, như hình 1.4

Hình 1.4: Mô hình tổ chức chủ nhiệm điều hành dự án

1

Trang 29

1.6.2.2 Mô hình chìa khóa trao tay: Mô hình tổ chức dự án dạng chìa khóa trao tay

là hình thức tổ chức, trong đó Ban quản lý dự án không chỉ là đại diện toàn quyền của Chủ đầu tư mà còn là “Chủ” của dự án Hình thức tổ chức quản lý dự án dạng chìa khoá trao tay cho phép tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà tổng thầu để thực hiện toàn bộ

dự án Khác với hình thức Chủ nhiệm điều hành dự án, giờ đây mọi trách nhiệm thực hiện dự án được giao cho Ban quản lý dự án và họ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với việc quản lý dự án Ngoài ra, là tổng thầu, Ban quản lý dự án không chỉ được giao toàn quyền thực hiện dự án mà còn được phép thuê thầu phụ để thực hiện từng phần việc trong dự án đã trúng thầu Trường hợp này bên nhận thầu không phải là một cá nhân mà phải là một tổ chức quản lý dự án chuyên nghiệp Mô hình tổ chức dự

án chìa khoá trao tay được thể hiện trên hình 1.5

Hình 1.5: Mô hình tổ chức dạng chìa khóa trao tay

CHỦ ĐẦU TƯ – CHỦ DỰ ÁN

Thuê tư vấn hoặc tự lập dự án

Chọn tổng thầu ( Chủ nhiệm điều hành dự án)

Trang 30

1.6.3 Những căn cứ để lựa chọn mô hình tổ chức quản lý dự án

Để lựa chọn một mô hình tổ chức quản lý dự án phù hợp cần dựa vào những nhân tố

cơ bản như: quy mô dự án, thời gian thực hiện, công nghệ sử dụng, độ bất định và rủi

ro của dự án, địa điểm thực hiện dự án, nguồn lực và chi phí cho dự án, số lượng dự án thực thi trong cùng thời kỳ và tầm quan trọng của nó Ngoài ra, khi xem xét lựa chọn một mô hình tổ chức dự án cũng cần phân tích bốn tham số rất quan trọng khác là phương thức thống nhất các nỗ lực, cơ cấu quyền lực, mức độ ảnh hưởng và hệ thống thông tin Mỗi mô hình tổ chức quản lý dự án có thể áp dụng hiệu quả trong một số trường hợp nhất định

1.7 CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ VÀ CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG

1.7.1 Các tiêu chí đánh giá công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng

Công tác đánh giá dự án là rất phức tạp, do thời gian thực hiện quản lý dự án thường kéo dài Tuy nhiên người ta thường sử dụng ba tiêu chí sau để nghiên cứu đánh giá công tác quản lý dự án là: Tiêu chí về thời gian thực hiện dự án; chi phí thực hiện

dự án và chất lượng công trình

 Tiêu chí về thời gian: Quản lý thời gian bao gồm hoạt động xác định công việc,

dự tính thời gian và quản lý tiến độ, nó chỉ rõ mỗi công việc kéo dài bao lâu khi nào bắt đầu khi nào kết thúc và toàn bộ dự án khi nào kết thúc Thời gian thực hiện dự án nhanh sẽ làm giảm các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện dự án, thời gian càng kéo dài thì chi phí hoạt động càng lớn Thời gian thực hiện dự án được hoàn thành đúng kế hoạch hay về đích sớm hơn so với kế hoạch thể hiện công tác quản lý

dự án có hiệu quả Công tác quản lý thời gian được thực hiện tốt sẽ kiểm soát tốt các chi phí, các nguồn lực thực hiện dự án Thông qua tiêu chí này, công tác quản lý dự án được đánh giá là tốt khi kiểm soát được thời gian thực hiện từng công việc cho đến toàn dự án, đảm bảo được kế hoạch và tiến độ thực hiện trong nguồn lực cho phép

Trang 31

 Tiêu chí về chi phí thực hiện dự án: Bất kỳ một dự án đầu tư nào cũng mong có tổng chi phí thực hiện là thấp nhất Để đạt được điều đó đòi hỏi một trong những yếu

tố quan trọng là công tác quản lý dự án luôn phải nỗ lực, có tính chuyên nghiệp và luôn hiệu quả Tiêu chí về chi phí đánh giá công tác quản lý dự án là tốt được thể hiện chủ yếu nội dung kiểm soát chi phí, đó là phải kiểm soát việc thực hiện chi phí so với

kế hoạch, hạn chế hay ngăn cản các chi phí thay đổi không đúng hoặc không được phép sao cho mức đầu tư thấp nhất và hiệu quả nhất

 Tiêu chí về chất lượng công trình: Song song việc kiểm soát chi phí thực hiện

dự án hợp lý nhất, công tác quản lý dự án được đánh giá hiệu quả tốt khi chất lượng công trình được đảm bảo Chất lượng công trình đảm bảo khi thỏa mãn các tiêu chuẩn

kỹ thuật, mỹ thuật và các yêu cầu của dự án Việc kiểm soát chất lượng công trình trong hoạt động quản lý dự án được thực hiện trong suất quá trình thực hiện dự án từ khâu thiết kế, thẩm định, thẩm tra, đấu thầu lựa chọn nhà thầu thi công, giám sát thi công, các bước nghiệm thu đầu vào, nghiệm thu chuyển bước thi công đến nghiệm thu đưa vào khai thác sử dụng Mỗi một công tác kiểm soát chất lượng sẽ đánh giá được khả năng quản lý của công tác quản lý dự án, từng bước quản lý chất lượng tốt thì sẽ

có được một chất lượng tổng công trình sẽ tốt, từ đó đồng thuận công tác quản lý dự

án tốt và ngược lại chất lượng dự án thấp hoặc kém thì công tác quản lý dự án sẽ không hiệu quả

1.7.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng

 Nguồn nhân lực: Đây là nhân tố tác động trực tiếp đến công tác quản lý dự án đầu tư xâu dựng, hoạt động đầu tư rất phức tạp và đa dạng, liên quan đến nhiều ngành, nhiều cấp, nhiều lĩnh vực Vì vậy lãnh đạo, cán bộ quản lý cũng như công nhân viên cần phải có khả năng trình độ, được đào tạo kỹ chuyên môn, từ đó sẽ hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao Công tác quản lý dự án chủ yếu và quan trọng nhất là phụ thuộc vào nguồn nhân lực Mức độ ảnh hưởng từ nguồn nhân lực này là rất lớn, nếu nguồn nhân lực không có trình độ hoặc trình độ lệch quá nhiều sẽ dẫn đến sự lệch lạc

Trang 32

trong nhận thức, trong triển khai công việc, sử dụng các công nghệ khao học kỹ thuật trong quản lý yếu từ đó sẽ có nhiều sai sót gây ảnh hưởng đến hiệu quả của dự án và chất lượng công trình

 Nguồn lực tài chính của Chủ đầu tư: Ban quản lý dự án là đại diện của Chủ đầu

tư nên nguồn tài chính đều phụ thuộc vào tài chính của Chủ đầu tư Nếu nguồn lực tài chính của Chủ đầu tư không đảm bảo sẽ dẫn đến không đáp ứng được các kế hoạch của công tác quản lý dự án, từ đó sẽ ảnh hưởng làm cho công tác quản lý dự án không chủ động được trong quá trình triển khai công việc đặc biệt các kế hoạch giải ngân để thực hiện dự án, không đảm bảo được thời gian thực hiện dự án theo kế hoạch đề ra

 Công cụ, trang thiết bị phục vụ công tác quản lý dự án: Việc áp dụng các công

cụ, trang thiết bị tiên tiến ( các phần mềm quản lý dự án, hệ thống máy tính, máy toàn đạc ) sẽ giúp nâng cao chất lượng quản lý dự án, giảm chi phí quản lý và đáp ứng được yêu cầu về mặt thời gian Trong hoạt động quản lý dự án nếu không sử dụng đầy

đủ các công cụ, trang thiết bị hỗ trợ sẽ ảnh hưởng làm tốn nhiều thời gian, kết quả một

số công việc sẽ không chính xác ( như việc triển khai tọa độ từ bản vẽ ra hiện trường, nếu không có máy toàn đạc hiện đại quản lý kiểm soát sẽ có thể sai vị trí gây hậu quả rất lớn ), dẫn đến hiệu quả quản lý dự án thấp

 Tính chất phức tạp của dự án: Mỗi dự án đều có tính chất phức tạp riêng, do đó đòi hỏi công tác quản lý dự án phải linh hoạt trong điều hành và quản lý Tính chất phức tạp cũng tác động rất nhiều đến công tác quản lý dự án, nó làm cho công tác quản lý dự án không chủ động được thời gian thực hiện dự án, làm thay đổi chi phí thực hiện dự án đôi khi làm thay đổi cả quy mô dự án Như dự án có công tác GPMB phức tạp sẽ kéo dài thời gian GPMB kéo theo các chi phí quản lý phát sinh, chi phí GPMB phát sinh làm tăng tổng mức đầu tư, đôi khi không giải phóng được phải thu hẹp dự án

 Môi trường chính trị, văn hóa: Là các yếu tố tập quán, quy mô dân số, nền văn hóa của từng vùng, chất lượng dân cư, Việc thực hiện cách chính sách nhà nước trong công tác quản lý dự án đôi khi vẫn gặp rắc rối khi dự án được thực hiện tại khu

Trang 33

vực dân cư có những tập quán đặc biệt hay thói quen riêng, do đó làm ảnh hưởng đến hiệu quả trong hoạt động quản lý dự án và đòi hỏi công tác quản lý dự án phải có những chính sách riêng cho vùng dân cư nhưng đảm bảo phù hợp quy định của nhà nước

1.8 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ DỮ LIỆU PHỤC VỤ PHÂN TÍCH

1.8.1 Phương pháp nghiên cứu

1.8.1.1 Phương pháp so sánh

Phương pháp so sánh là phương pháp xem xét các chỉ tiêu phân tích bằng cách dựa trên việc so sánh số liệu với một chỉ tiêu cơ sở (chỉ tiêu gốc) Tiêu chuẩn để so sánh thường là: Chỉ tiêu kế hoạch của một kỳ kinh doanh, tình hình thực hiện các kỳ kinh doanh đã qua, chỉ tiêu các doanh nghiệp tiêu biểu cùng ngành Điều kiện để so sánh là: Các chỉ tiêu so sánh phải phù hợp về yếu tố không gian, thời gian, cùng nội dung kinh

tế, đơn vị đo lường, phương pháp tính toán Phương pháp so sánh có hai hình thức: So sánh tuyệt đối và so sánh tương đối So sánh tuyệt đối dựa trên hiệu số của hai chỉ tiêu

so sánh là chỉ tiêu kỳ phân tích và chỉ tiêu cơ sở So sánh tương đối là tỷ lệ (%) của chỉ tiêu kỳ phân tích so với chỉ tiêu gốc để thể hiện mức độ hoàn thành hoặc tỷ lệ của số chênh lệch tuyệt đối với chỉ tiêu gốc để nói lên tốc độ tăng trưởng

Nhận xét: Mục đích sử dụng phương pháp so sánh để đánh giá xu hướng, cho phép

so sánh chuẩn để nhận dạng vị trí của Doanh nghiệp

So sánh để định vị vấn đề, mức độ đáp ứng chuẩn

1.8.1.2 Phương pháp phân tích chi tiết (phân tổ)

Là phương pháp chia nhỏ các hiện tượng để phân tích sâu và hiểu được bản chất của hiện tượng, quá trình kinh doanh Phương pháp phân tích chi tiết được phân loại như sau:

- Chi tiết theo các bộ phận cấu thành;

- Chi tiết theo thời gian;

Trang 34

- Chi tiết theo địa điểm

Nhận xét: Phương pháp phân tích chi tiết cho phép đánh giá những tác động riêng biệt của các chỉ tiêu có quan hệ với nhau

Phương pháp này cho phép tìm kiếm nguyên nhân của vấn đề cần xem xét

1.8.1.3 Phương pháp thống kê

Thống kê là khoa học về các phương pháp thu nhập, tổ chức, trình bày, xử lý và phân tích dữ liệu nhằm mục đích nghiên cứu các hiện tượng trong tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật… Mọi sự vật hiện tượng đều có hai mặt lượng và chất Thống kê là thông qua xử lý về số lượng mà biết được toàn bộ bản chất của vấn đề Thống kê được chia thành hai lĩnh vực:

- Thống kê miêu tả: Bao gồm các phương pháp thu thập số liệu, mô tả và trình bày

về số liệu, tính toán các đặc trưng đo lường

- Thống kê suy diễn: Bao gồm các phương pháp phân tích, kiểm định và dự đoán

1.8.2 Dữ liệu phục vụ phân tích

Là toàn bộ dữ liệu tác giả thu thập tại Công ty cổ phần Licogi 14 về công tác quản lý

dự án từ năm 2005 đến năm 2012 và kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty từ năm

2009 đến năm 2012 Các dữ liệu được thu thập dưới dạng:

Dữ liệu theo thời gian: Để đánh giá cho một quá trình thực hiện của Công ty

Dữ liệu thực tế và dữ liệu kế hoạch: Dùng để đánh giá, xem xét mức độ thực hiện kế hoạch so với thực tế của Công ty là như thế nào

Trang 35

TÓM TẮT CHƯƠNG 1

Ở chương 1, tác giả đã trình bày phần lý thuyết cơ bản về dự án, đầu tư, dự án đầu

tư, và quản lý dự án đầu tư Tác giả đã đi từ khái niệm cơ bản đến các đặc điểm của các nhân tố Các mô hình tổ chức quản lý dự án cũng đã được nêu và các căn cứ để lựa chọn mô hình tổ chức quản lý dự án

Để đánh giá công tác quản lý dự án tác giả đã trình bày các tiêu chí để đánh giá và một số nhân tố đã ảnh hưởng trong quá trình quản lý dự án

Thông qua đó sẽ được vận dụng để phân tích, tổng hợp, so sánh và đánh giá thực trạng công tác quản lý dự án tại Công ty cổ phần Licogi14 Trên cơ sở những tồn tại sẽ

đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Licogi14

Trang 36

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LICOGI 14

2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LICOGI14

Tên và địa chỉ giao dịch của Công ty:

Tên tiếng Việt: Công ty cổ phần LICOGI14

Tên tiếng Anh: Licogi14 Joint stock Company

Tên viết tắt tiếng Anh: Licogi14 JSC

Địa chỉ trụ sở chính: Số 2068 Đại lộ Hùng Vương phường Nông Trang thành phố Việt Trì tỉnh Phú Thọ

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Licogi14

Quá trình xây dựng và phát triển của Công ty LICOGI 14 được gắn liền với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc với sự phát triển của ngành xây dựng Việt Nam và của Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng Mỗi một giai đoạn đều đánh dấu sự phấn đấu vươn lên, vượt qua khó khăn về mọi mặt hoàn thành nhiệm vụ được giao

Trang 37

Tháng 2/1982 Xí nghiệp thi công cơ giới số 14 được thành lập với - Trụ sở đóng tại

Tằng Loỏng - Bảo thắng - Lào Cai Với nhiệm vụ chính là thi công san nền đào móng các công trình, làm nền đường bộ, đường sắt và các công trình phụ trợ khác của nhà máy tuyển quặng APatít Lào cai Lực lượng lao động, thiết bị được điều động từ các công trường, xí nghiệp thuộc Liên hiệp các xí nghiệp thi công cơ giới (nay là Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng-LICOGI )

Sau khi hoàn thành nhiệm vụ cơ bản nhà máy tuyển quặng APatít Lào Cai Ngày 20/07/1992 Bộ Xây Dựng có quyết định số 358-BXD-TCLĐ chuyển trụ sở Công ty

từ Bảo Thắng về thành phố Việt Trì , tỉnh Phú Thọ và đổi tên thành Công ty cơ giới và xây lắp số 14 Đây là giai đoạn Công ty phải tiếp tục tìm việc làm, mở rộng thị trường

duy trì ổn định công việc và phát huy các thiết bị truyền thống về thi công cơ giới và trải rộng trên địa bàn cả nước

Thực hiện nghị định số 187/2004/NĐ-CP ngày 16/11/2004 của Chính phủ về việc chuyển Công ty nhà nước thành Công ty cổ phần, ngày 18 tháng 7 năm 2005 Bộ trưởng

Bộ Xây dựng có quyết định số: 1453/QĐ - BXD về việc chuyển đổi doanh nghiệp Nhà

nước thành Công ty Cổ phần mang tên chính thức là: Công ty Cổ phần LICOGI14

Đến nay LICOGI 14 đã chủ động mở rộng ngành nghề: Đầu tư và thi công xây lắp về giao thông, xây dựng, kinh doanh thương mại, xây dựng công trình công nghiệp:

Về đầu tư: Licogi14 đã và đang đầu tư các dự án như sau: Dự án khu đô thị Minh Phương, cửa hàng xăng dầu Licogi14 tại thành phố Việt Trì tỉnh Phú Thọ Dự án khu

đô thị Bình Minh, cửa hàng xăng dầu, Thủy điện Bảo Nhai tại tỉnh Lào Cai

Về ngành nghề truyền thống: Công ty đã thi công một số dự án lớn như: San nền nhà máy xi măng Yên Bình ( Yên Bái), san nền nhà máy gang thép Lào Cai, hạ tầng kỹ thuật khu tái đinh cư Hợp Xuân, đường tỉnh lộ 151 huyện Bảo Thắng tỉnh Lào Cai…

Về thi công xây dựng dân dụng: Công ty đã trúng thầu xây dựng một số công trình

có giá trị cao như: Công trình nhà ký túc xá sinh viên tại tỉnh Phú Thọ, khu nhà ở công nhân nhà máy gang thép Lào Cai, Thủy điện Bắc Hà Lào Cai tại tỉnh Lào Cai

Trang 38

Cho đến nay qua quá trình hoạt động và phát triển, Công ty cổ phần LICOGI 14 đã trụ vững và không ngừng phát triển, trình độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên được nâng cao, đời sống được cải thiện và Công ty đã được tặng huy chương lao động hạng

ba và các năm đều hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Cổ phần LICOGI 14

Qua hơn 30 năm xây dựng và phát triển, đến nay Công ty đã khẳng định được vị trí

và thương hiệu trong ngành xây dựng, được thể hiện thông qua các lĩnh vực sau:

 Chuẩn bị mặt bằng công trình ( san ủi, đào đắp, bốc xúc đất đá );

 Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, đường dây

và lắp đặt trạm biến áp đến 35KV và các công trình hạ tầng kỹ thuật khác; lắp đặt thiết

bị và hoàn thiện các công trình xây dựng (kể cả trang trí nội ngoại thất);

 Đầu tư kinh doanh phát triển nhà, khu đô thị mới, khu cụm công nghiệp, các dự

án thủy điện, nhiệt điện;

 Sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng (Ống cống bê tông cốt thép, gạch blốc và các vật liệu xây dựng khác), sản xuất gạch tuy nen;

 Khai thác, chế biến các loại đá;

 Sản xuất, gia công chế tạo và lắp đặt các sản phẩm cơ khí xây dựng (ván khuôn, giàn giáo, khung nhà công nghiệp và các kết cấu định hình khác);

 Kinh doanh vật tư, máy móc phục vụ sản xuất và tiêu dùng; xăng dầu mỡ các loại;

 Dịch vụ sửa chữa, lắp đặt máy móc thiết bị, cho thuê thiết bị, máy công trình;

 Dịch vụ khảo sát địa chất, địa hình, thí nghiệm vật liệu xây dựng, nền móng công trình;

 Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ;

 Khai thác quặng sắt, quặng kim loại đen khác;

 Khai thác mỏ apatit, khai thác khoáng chất và khoáng phân bón khác;

Trang 39

 Trồng rừng và chăm sóc rừng: Khai thác gỗ và lâm sản khác; hoạt động dịch vụ lâm nghiệp;

 Thi công xây dựng, nâng cấp, cải tạo các công trình môi trường, công trình công cộng ( sân vườn, vườn hoa cây xanh, công viên)

2.1.3 Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần LICOGI 14

Công ty được tổ chức theo các phòng nghiệp vụ, các chi nhánh, các xưởng sản xuất, các đội công trình trực thuộc công ty như sau:

- Các đội công trình thi công

- Các đội phục vụ khác: Xưởng gia công cơ khí, đội sửa chữa máy móc, cửa hàng kinh doanh và cấp phát xăng dầu mỡ các loại, trạm khai thác và chế biến đá, trạm trộn

Bê tông thương phẩm, trạm trộn Bê tông nhựa

Trang 40

- Các đội công trường được thành lập theo yêu cầu nhiệm vụ

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN LICOGI14

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của Licogi14

PHÒNG TỔ

CHỨC LAO

ĐỘNG

PHÒNG KINH TẾ -

KẾ HOẠCH

PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

PHÒNG CƠ GIỚI – VẬT TƯ

PHÒNG HÀNH CHÍNH

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT KINH DOANH

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC

CƠ GIỚI – VẬT TƯ

Cöa hµng KD x¨ng dÇu vµ VLXD

CÁC ĐỘI XÂY DỰNG

VÀ KHAI THÁC VLXD

CÁC XƯỞNG SỬA CHỮA

CÁC CHI NHÁNH

TỔNG GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

BAN KIỂM SOÁT

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

Định dạng
Số trang	98
Dung lượng	1,18 MB