Tài liệu Chuẩn bị cuộc họp

LỜI CẢM ƠN Đầu tiên em xin gởi lời cảm ơn chân thành đến thầy Trần Bình Hoàng, người dành nhiều thời gian quý báo để hướng dẫn giảng dạy chúng em suốt thời gian qua Thầy truyền đạt cho chúng em Kỹ hành chánh văn phòng; Kỹ soạn thảo văn phương pháp soạn thảo hợp đồng Đây kỹ cần thiết giúp ích cho chúng em thời gian tới Lời cảm ơn em xin gởi đến Ban Giám Hiệu nhà trường thầy cô tạo điều kiện xếp cho chúng em có tiết học thật bổ ích Qua em xin gởi lời cảm ơn đến bạn lớp bạn lớp Liên Thông Cao Đẳng Dược 9A giúp đỡ em hoàn thành thu hoạch cuối chuyên đề Một lần em xin chân thành cảm ơn! Cần Thơ,Ngày 21 tháng năm 2016 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Duy Linh Đề bài: Bài tập 1: Soạn thảo hợp đồng mua bán nhà hàng Bài tập 2: Soạn thảo công văn chấn chỉnh nề nếp, tác phong thái độ làm việc nhân viên công ty điện tử Tiến Đạt Bài tập 3: Nêu kế hoạch chuẩn bị cho họp việc đầu tư thiết bị cho công ty Tiến Đạt thời gian tới Bài tập 1: Soạn thảo hợp đồng mua bán nhà hàng CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Ninh Kiều, ngày 19 tháng năm 2016 HỢP ĐỒNG MUA BÁN NHÀ HÀNG Căn vào Bộ Luật Dân Sự số 91/2015/QH13 ngày 24 tháng 11 năm 2015; Căn vào Luật Đất đai số 45/2013/QH13 ngày 29 tháng 11 năm 2013; Căn vào nhu cầu khả hai bên Hôm nay, ngày 19 tháng năm 2016, Nhà hàng Sao Mai, số 60 đường Trần Chiên, phường Lê Bình, quận Cái Răng, thành phố Cần Thơ Chúng gồm: Bên bán nhà hàng (sau gọi tắt Bên A): - Ông: Nguyễn Trí Nghĩa Sinh năm: 21/10/1988 - Số CMND: 234512324 Cấp ngày 19/8/2008, Công An tỉnh Hậu Giang - Đại diện cho: Bên bán - Hộ Khẩu thường trú: số 56, khu vực Hậu Thạnh Mỹ, quận Cái Răng, thành phố Cần Thơ - Số tài khoản: 711A74402926 - Điện thoại: 0943141618 ngân hàng: Vietinbank chi nhánh Cái Răng Fax: 0773778779 Và vợ là: - Bà: Trần Bích Dân Sinh năm: 23/11/1988 - Số CMND: 432435785 Cấp ngày 27/6/1997, Công An Tỉnh Sóc Trăng - Hộ thường trú: số 56, khu vực Hậu Thạnh Mỹ, quận Cái Răng, thành phố Cần Thơ - Điện thoại: 0967234896 Fax: 0773778779 Bên mua nhà hàng (sau gọi tắt Bên B): - Ông: Nguyễn Vũ Linh Sinh năm: 18/8/1972 - Số CMND: 167876556 Cấp ngày 21/7/1998, Công An thành phố Cần Thơ - Đại diện cho: Bên mua - Hộ thường trú: số 89, đường 3/2, quận Ninh Kiều, thành phố Cần Thơ - Số tài khoản: 711A74401592 ngân hàng: Vietinbank chi nhánh Ninh Kiều - Điện thoại: 0972457892 Fax: 0773882994 Và vợ là: - Bà: Trần Thị Mỹ Sinh năm: 25/7/1971 - Số CMND: 436577898 Cấp ngày 27/6/1997, Công An Tỉnh Đồng Tháp - Hộ thường trú: số 89, đường 3/2, quận Ninh Kiều, thành phố Cần Thơ - Điện thoại: 0913156768 Fax: 0773882994 Hai bên thống ký kết hợp đồng mua bán nhà hàng với điều khoản sau : Điều Đối tượng mua bán Nhà hàng Sao Mai, số 60, đường Trần Chiên, phường Lê Bình, quận Cái Răng, thành phố Cần Thơ Đặc điểm nhà hàng mua bán : - Cấp nhà hàng: - Tổng diện tích khuôn viên: 1200 m2 - Tổng diện tích xây dựng: 900 m2 - Diện tích phụ: 300 m2 - Tổng diện tích sử dụng: 1200 m2 - Mô tả: Nhà hàng sàn gỗ, toàn bàn ghế gỗ; khu vực bàn ăn có mái che; khu vực nhà bếp đỗ bê tông; có hai khu vệ sinh riêng dành cho nam nữ; có chỗ đậu xe máy ô tô; hệ thống điện, nước sinh hoạt ổn định - Giấy tờ kèm theo gồm: * Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất số 45/2004 UBND quận Cái Răng cấp ngày 17/5/2004 * Giấy phép đăng ký kinh doanh * Giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm kinh doanh dịch vụ ăn uống số 95/2011/ATTP chi cục an toàn vệ sinh thực phẩm TP Cần Thơ cấp ngày 21/5/2011 * Giấy chứng nhận bán lẻ rượu số 78/2014/YTCT-XNCB Sở y tế TP Cần Thơ cấp ngày 14/6/2014 có thời hạn định kỳ năm * Hợp đồng mua bán điện số 4657/HDMBDCT * Hợp đồng mua bán nước sinh hoạt số 4324/HDMBN Điều Giá bán, thời gian thực phương thức toán - Giá bán là: 3.500.000.000 VNĐ - (Bằng chữ: ba tỷ năm trăm triệu đồng) - Phương thức toán: Chuyển khoản - Thời gian toán: Khi hoàn tất thủ tục hợp đồng - Thời gian nhận nhà hàng: ngày 22/8/2016 - Địa điểm giao dịch: nhà hàng Sao Mai, số 60, đường Trần Chiên, phường Lê Bình, quận Cái Răng, thành phố Cần Thơ Điều Nghĩa vụ bên A Cam kết nhà hàng thuộc quyền sở hữu hợp pháp bên A, không bị tranh chấp không bị ràng buộc nghĩa vụ pháp lý với bên thứ ba khác thời điểm mua bán Giữ gìn bảo quản nhà hàng chờ bàn giao cho bên B Giao nhà hàng giấy tờ liên quan cho bên B thời hạn Thực thủ tục mua bán nhà hàng theo quy định pháp luật Bồi thường thiệt hại cho bên B hủy hợp đồng có lỗi bên A gây Điều Quyền bên A Yêu cầu bên B trả đủ tiền mua nhà thời hạn ghi hợp đồng Được sử dụng nhà hàng bàn giao cho bên B Yêu cầu bên B nhận nhà hàng thời hạn ghi hợp đồng Có quyền không giao nhà hàng bên B không thực nghĩa vụ toán thời hạn thỏa thuận Đơn phương chấm dứt hủy bỏ hợp đồng bên B vi phạm điều kiện hai bên thỏa thuận hợp đồng theo quy định pháp luật Điều Nghĩa vụ bên B Hoàn thành đầy đủ trách nhiệm tài cho bên A thời hạn theo phương thức đạt thoả thuận trí hai bên Nhận nhà hàng giấy tờ liên quan thời hạn thỏa thuận Bồi thường thiệt hại cho bên A hủy hợp đồng có lỗi bên B gây Điều Quyền bên B Hiện trạng nhà hàng phải với trạng nêu điều 1, không với trạng điều bên B có quyền không nhận nhà hàng Hưởng thành lao động kết đầu tư vào nhà hàng thời gian sử dụng Yêu cầu bên A giao diện tích, vị trí nhà hàng Yêu cầu bên A hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi việc hoàn tất thủ tục chuyển giao quyền sở hữu nhà hàng theo qui định pháp luật Đơn phương chấm dứt hủy bỏ hợp đồng bên A vi phạm điều kiện hai bên thỏa thuận hợp đồng theo quy định pháp luật Điều Các thỏa thuận khác Bên A xin cam đoan đất nhà hàng có nguồn gốc hợp pháp, tranh chấp, không chấp, không bảo lãnh, không góp vốn Nếu có gian trá việc mua bán nhà hàng bên A xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật Hai bên cam kết : - Đã kê khai thật chịu trách nhiệm tính xác thông tin ghi hợp đồng - Trong trình thực hợp đồng, phát thấy vấn đề cần thỏa thuận hai bên lập thêm phụ lục hợp đồng Nội dung phụ lục hợp đồng lập thêm hai bên ký kết công chứng có giá trị pháp lý hợp đồng - Các chi phí thực thủ tục, thuế, phí trước bạ, bên A chịu 100% Điều Trách nhiệm hai bên vi phạm Hợp đồng Khi bên A vi phạm điều khoản Hợp đồng bên B có quyền yêu cầu hoàn lại tiền toán trước đền bù 10% giá trị hợp đồng Khi bên B vi phạm điều khoản Hợp đồng bên A có quyền yêu cầu chấm dứt hợp đồng không trả lại số tiền toán trước Điều Phương thức giải xảy tranh chấp Hai bên cam kết thực theo hợp đồng, có trường hợp xảy tranh chấp giải theo phương án sau: Hai bên tự hòa giải với Hòa giải chủ trì Hội Luật sư thành phố Cần Thơ có trụ sở số 19 đường 3/2 phường Xuân Khánh quận Ninh Kiều Trong trường hợp không giải thương lượng giao cho Tòa án nhân dân quận Ninh Kiều giải Hai bên chấp hành theo định Tòa BÊN A BÊN B Nguyễn Trí Nghĩa Nguyễn Vũ Linh CHỨNG NHẬN CỦA CÔNG CHỨNG NHÀ NƯỚC Ngày 19 tháng năm 2016 phòng Công chứng số 07 quận Ninh Kiều Tôi Nguyễn Trọng Nhân, công chứng viên phòng Công chứng số 07 quận Ninh Kiều CHỨNG NHẬN - Hợp đồng giao kết bên A ông Nguyễn Trí Nghĩa bên B ông Nguyễn Vũ Linh; Các bên tự nguyện thỏa thuận giao kết hợp đồng cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật nội dung hợp đồng - Nội dung thỏa thuận bên phù hợp với pháp luật, đạo đức xã hội - Các bên đọc đồng ý với toàn nội dung nêu Hợp đồng kí vào Hợp đồng với có mặt Hợp đồng lập thành 03 (mỗi gồm 05 tờ 05 trang), giao cho: + Bên A 01 + Bên B 01 + Lưu phòng công chứng 01 Số công chứng 79, số 35 TP/CC-SCC/HĐGD CÔNG CHỨNG VIÊN Nguyễn Trọng Nhân Bài tập 2: Soạn thảo công văn chấn chỉnh nề nếp, tác phong thái độ làm việc nhân viên công ty điện tử Tiến Đạt CÔNG TY ĐIỆN TỬ TIẾN ĐẠT Số: 287/TĐ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Cần Thơ, ngày 19 tháng năm 2016 V/v Tiếp tục chấn chỉnh nề nếp, tác phong thái độ làm việc nhân viên Kính gửi: - Trưởng phòng, ban - Quản lý phân xưởng Ban Giám Đốc công ty ban hành Công văn số 194/TĐ ngày 16/7/2014 việc chấn chỉnh nếp làm việc công nhân, nhân viên; chấn chỉnh nếp việc giữ vệ sinh môi trường, thực tiết kiệm ý thức bảo vệ tài sản công ty Qua thời gian thực hiện, tượng vi phạm quy định nếp làm việc, khai thác sử dụng sở vật chất, như: muộn sớm; nghỉ làm vô lý do; không đeo bảng tên đến công ty; thiếu ý thức công tác vệ sinh môi trường; giữ gìn tài sản, thiết bị phục vụ công việc; để xe không nơi quy định; lãng phí sử dụng điện, nước Nguyên nhân ý thức chấp hành nội quy, quy định số công nhân, nhân viên chưa tốt; phối hợp phòng ban công ty chưa tốt Bên cạnh trách nhiệm công tác quản lý số trưởng phòng ban lơi lỏng, ỷ lại vào công ty Để khắc phục tình trạng trên, lập lại kỷ cương, nếp làm việc, góp phần xây dựng công ty phát triển, Ban Giám Đốc yêu cầu cá nhân công ty thực nghiêm túc số nội dung sau: Thực làm công nhân, nhân viên phòng, ban Khi vắng phải làm đơn xin phép, không chấp nhận trường hợp gửi đơn sau vắng; trừ trường hợp cá nhân cử công tác Toàn công ty thực nghiêm túc việc đeo bảng tên làm; để phương tiện (ô tô, xe máy, xe đạp) nơi quy định Những trường hợp vi phạm xem xét kỷ luật Sắp xếp phòng làm việc, văn phòng ngăn nắp, gọn gàng, đẹp Thực hành tiết kiệm điện, nước giữ gìn, bảo quản trang thiết bị công ty Thực tốt công tác vệ sinh môi trường, bảo vệ cảnh quan công ty; đơn vị có trách nhiệm tổ chức tổng vệ sinh phòng làm việc, văn phòng đơn vị vào ngày thứ hàng tuần Thực tránh lãng phí sử dụng điện, nước; tắt đèn, quạt trước về; khóa nước sau vệ sinh Ban Giám Đốc yêu cầu đơn vị, cá nhân toàn công ty thực nghiêm túc nội dung từ ngày 22/8/2016 Trưởng phòng ban, Quản lý phân xưởng triển khai đầy đủ, kịp thời nội dung văn đến toàn thể công nhân, nhân viên đơn vị tổ chức để nghiêm túc thực hiện, có vướng mắc báo cáo Ban Giám Đốc qua phòng Hành Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - Trưởng phòng, ban - Quản lý phân xưởng - Lưu: VT Nguyễn Tiến Đạt Bài tập 3: Nêu kế hoạch chuẩn bị cho họp việc đầu tư thiết bị cho công ty Tiến Đạt thời gian tới KẾ HOẠCH CUỘC HỌP VỀ VIỆC ĐẦU TƯ CÁC THIẾT BỊ MỚI CHO CÔNG TY TIẾN ĐẠT TRONG THỜI GIAN TỚI I - TRƯỚC CUỘC HỌP Xác định tính chất họp Đây họp định tiến tới hành động Cuộc họp loại tiến hành qua giai đoạn: - Đưa kiện (giai đoạn cung cấp thông tin) - Thu thập ý kiến dựa vào kiện (giai đoạn bàn bạc) - Đưa số giải pháp (giai đoạn sáng tạo) - Ra định (giai đoạn lựa chọn) Trong định, người phải đồng ý với định theo số đông người chủ trì họp đưa định Chuẩn bị phòng họp Trong công ty, khu vực phòng họp đóng vai trò quan trọng Vì nơi để đưa ý tưởng, định hướng hay kế hoạch cho công việc tuần tới, tháng tới nơi đưa kế hoạch kinh doanh công ty Cũng nơi để nhân viên bày tỏ ý kiến, hay trình bày dự án cho đối tác kinh doanh 10 Vì họp giám đốc với nhân viên ghế giám đốc phải có mẫu mã, màu sắc, chất liệu khác với ghế lại, để thể sức mạnh nhà lãnh đạo Tùy theo số người tham gia họp mà bố trí số lượng ghế cho phù hợp Lắp đặt thiết bị nghe nhìn hỗ trợ cho họp Vì thông tin nhận gồm: thông tin từ thị giác chiếm 83% từ thính giác chiếm 11% Thông tin từ thị giác cảm nhận dễ dàng nhận thông tin phức tạp Lập danh sách người dự họp - Giám đốc: Là người chủ trì họp, có ý kiến cao nhất, có quyền định vấn đề đặt đồng thời người chịu trách nhiệm lắng nghe báo cáo, xác minh tính minh bạch xác thực báo cáo đưa đề xuất để người bàn luận - Thư ký: người ghi chép lại toàn cảnh họp, ghi chép lại ý kiến, bàn luận người định giám đốc kết họp; người ghi biên họp - Trưởng phòng tài chính: báo cáo tình hình lực tài công ty thời gian vừa qua, công ty đà phát triển hay thua lỗ, từ đưa kế hoạch đầu tư - Kế toán trưởng: người chịu trách nhiệm báo cáo khoảng thu chi, tính toán; ước tính chịu trách nhiệm chi khoản chi phí cần thiết - Trưởng phòng kỹ thuật: người tìm hiểu công nghệ, am hiểu thiết bị cần đầu tư, giá dao động thị trường Lập chương trình nghị trình chủ trì thông qua Chương trình nghị đồ dẫn giúp đưa bạn từ A B khoảng thời gian ngắn Tiến hành họp không lập trước kế hoạch khả họp bị thất bại cao Dưới chương trình nghị cho họp, họp bắt đầu lúc 00 phút giấc chương trình nghị thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ CUỘC HỌP VỀ VIỆC ĐẦU TƯ CÁC THIẾT BỊ MỚI CHO CÔNG TY TIẾN ĐẠT TRONG NĂM MỚI 11 Tuyên bố lý họp Điểm danh giới thiệu thành phần tham gia họp Báo cáo khoản chi thu công ty Báo cáo nguồn tài công ty Nhận xét giám đốc Ý kiến Trưởng phòng kỹ thuật Ý kiến Trưởng phòng tài Ý kiến Kế toán trưởng Ý kiến giám đốc 10 Ý kiền phản hồi đề xuất ý kiến hay 11 Giám đốc đưa 12 Tổng kết họp 13 Đánh giá họp 14 Kết thúc họp Ghi chú: - Bắt đầu họp: - Kết thúc họp: 11 Liên hệ cá nhân, đơn vị có liên quan để chuẩn bị tài liệu đưa trình bày Lập kế hoạch thông báo cho cá nhân, đơn vị có liên quan đến họp trước đến ngày để kịp chuẩn bị báo cáo, đề xuất tài liệu có liên quan đến họp Cụ thể liên hệ cho: - Trưởng phòng kỹ thuật - Trưởng phòng tài - Kế toán trưởng Các đơn vị xếp thời gian soạn thảo kế hoạch để trình trước 12 họp Nhằm đưa họp đạt đến mục đích cuối Gửi tài liệu chương trình họp cho thành viên mời dự họp để nghiên cứu trước Các thành phần mời dự họp chuẩn bị trước tài liệu liên quan triển khai trước từ đến ngày Cụ thể gửi cho: - Trưởng phòng kỹ thuật - Trưởng phòng tài - Kế toán trưởng Nhằm đảm bảo nội dụng họp triển khai cách xác, vấn đề họp đưa giải triệt để Chuẩn bị trà nước, tiếp tân phận phục vụ Khâu chuẩn bị trà nước, tiếp tân phải chuẩn bị trước Loại nước uống, loại bánh trái dùng họp , số lượng loại dựa vào số lượng thành viên họp II - TRONG NGÀY HỌP 13 - Kiểm tra địa điểm vào trước khai mạc: Địa điểm họp phòng họp công ty Vì thời gian họp 9h00 đến khoảng 11h, để đảm bảo họp diễn giờ, cần phải kiểm tra lại phòng họp trước tiếng Kiểm tra lại bàn họp, số ghế thành viên, máy móc có liên quan (Máy tính, máy in, máy chiếu, đèn, quạt, máy lạnh v.v…) - Xem xét lại việc trà nước, định nghỉ thích hợp: Có xếp tiếp tân chuẩn bị sẵng nước suối bánh trái bàn họp Giờ nghỉ 11h, họp diễn căng thẳng, tổ chức nghỉ khoảng 15 phút để thành viên lấy lại tập trung có thời gian để chuẩn bị thêm tài liệu liên quan (nếu cần) - Chuẩn bị tờ tường trình, tài liệu khác phòng cần thiết: Các tài liệu liên quan chuẩn bị trước họp, phát sinh thêm tài liệu cần thiết nên cần kiểm tra lại trước họp - Ghi lại lời báo, lời nhắn qua điện thoại việc xin phép không tới dự họp để báo cáo với chủ tọa phiên họp: Các trường hợp vắng mặt kiểm tra báo cáo lại với chủ tọa trước diễn họp 15 phút Nhằm đảm bảo chủ tọa có cách xữ lý có diễn thuyết, báo cáo thay - Điện thoại liên hệ trực tiếp với chủ tọa họp (giám đốc) xem ông chuẩn bị sẵng sàng chưa: Cũng nhầm để nhắc nhở họp quan trọng diễn không nhắc ông quên mất, họp có ý nghĩa quan trọng có ảnh hưởng đến tầm vóc công ty, nên việc sơ suất diễn Nếu ông chưa chuẩn bị sẵng sàng tốt nên hoãn dời họp để đảm bảo việc diễn họp thành công tốt đẹp 14 - Chuẩn bị sẵng sàng giấy viết chọn chỗ ngồi thuận tiện: Vì họp diễn thời gian dài, chi tiết họp quan trọng nên bỏ lỡ tình tiết xảy ra, việc hết giấy ghi thiếu viết không nên có Ngoài ra, chỗ ngồi thuận tiện để đảm bảo vừa theo dõi hết họp vừa xữ lý tình bất ngờ quan trọng Thường nên chọn ngồi gần cửa vào, ngồi sau người để thuận tiện di chuyển, lắng nghe ý kiến, ghi chép - Treo bảng nhỏ trước phòng họp để báo cho khách mời biết địa điểm nơi họp Việc chọn phòng họp có ý nghĩa quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến kết thành công họp, nên chắn người biết địa điểm họp để tránh tình trạng nhầm lẫn Việc chuẩn bị bảng nhỏ để ghi (đánh dấu) phòng họp chi tiết quan trọng thể tỉ mỉ, chỉnh chu công tác chuẩn bị - Chuẩn bị cho chủ tọa tài liệu cần thiết có yêu cầu, tài liệu quan trọng hướng công ty hạng mục cần đề xuất phải chuẩn bị trước cho chủ tọa Để có nhìn tổng quan chiến lược, sản phẩm có định đắn - Ghi biên họp: họp có tính chất quan trọng nên biên họp cần phải ghi chép kỹ lưỡng, đảm bảo chi tiết xác đánh giá chất lượng chuyên môn, đáp ứng mục đính để dẫn đến họp III - KẾT THÚC CUỘC HỌP - Thu thập hồ sơ, tài liệu, văn phòng phẩm: Các tài liệu hồ sơ có liên quan đến họp giữ lại, để đảm bảo chi tiết quan trọng không bị bỏ qua Ngoài ra, văn phòng phẩm để chuẩn bị cho họp 15 cần giữ lại để sử dụng sau, mục đích lưu văn thư - Thảo số công văn, thư từ theo lệnh lãnh đạo gửi cho cá nhân, quan có liên quan: Sau họp, chủ tọa thành viên thống chiến lược phát triển Công ty năm tới, từ cần phải có công văn gửi đến phòng bang để thực Văn đạo Phòng kế toán-tài chuẩn bị vốn để triển khai chiến lược mới, văn đạo Phòng hành báo cáo tình hình triển khai định công ty - Gửi lời cám ơn tới số người tham dự họp: Không quên làm thư cảm ơn giấy cảm ơn gửi đến cá nhân, tổ chức tham gia họp Có lời khen tặng đánh giá cao ý kiến đóng góp họp, từ thúc đẩy tinh thần phấn đấu, cố gắng cống hiến cho công ty - Lập hồ sơ họp: Sau thu thập hồ sơ, tài liệu, dùng hồ sơ, tài liệu để củng cố lại trình họp, từ lập hồ sơ hoàn chỉnh họp 16