QUẢN LÍ DỰ ÁN

H C VI N CÔNG NGH B U CHÍNH VI N THÔNG QU N LÝ D ÁN (Dùng cho sinh viên h đào t o đ i h c t xa) L u hành n i b HÀ N I - 2007 H C VI N CÔNG NGH B U CHÍNH VI N THÔNG QU N LÝ D Biên so n : ÁN THS NGUY N H U QU C CH NG 1: M T S KI N TH C C S M C ÍCH - Hi u đ c Khái ni m v : D án gì, Qu n lý d án nh th nào? - N mđ c n i dung qu n lý d án - Ki n th c, k n ng c n thi t cho Qu n lý d án GI I THI U CHUNG Qu n lý d án m t nh ng l nh v c ki n th c mang tính kinh nghi m, có ý ngh a quan tr ng nhi m v hàng ngày c a b t k m t nhà qu n lý hay m t cá nhân có tham v ng tr thành nhà qu n lý hi u rõ làm ch đ c nh ng ki n th c, n i dung xung quanh nhi m v , ho t đông qu n lý d án, c th d án công ngh th ng tin - CNTT, tr c tiên, b n c n ph i trang b nh ng ki n th c c b n nh m khai thông khái ni m, thu t ng v qu n lý d án CNTT N I DUNG CÁC KHÁI NI M C B N: D ÁN, D ÁN CNTT, QU N LÝ D ÁN a) D án gì? Theo quan m chung d án m t l nh v c ho t đ ng đ c thù, m t nhi m v c n ph i th c hi n theo m t ph ng pháp riêng, khuôn kh ngu n l c riêng, k ho ch ti n đ c th nh m t o m t s n ph m m i T cho th y, d án có tính c th , m c tiêu rõ ràng xác đ nh đ t o m t s n ph m m i Theo PMBOK® Guide 2000, p 4, d án “m t n l c t m th i đ m t s n ph m ho c d ch v nh t” c cam k t đ t o Theo cách đ nh ngh a này, ho t đ ng d án t p trung vào đ c tính: - N l c t m th i: m i d án đ u có m b t đ u k t thúc c th D án ch k t thúc đ t đ c m c tiêu d án ho c d án th t b i - S n ph m d ch v nh t: u th hi n có s khác bi t so v i nh ng s n ph m, d ch v t ng t có ho c k t qu c a d án khác Tóm l i có th đ nh ngh a b ng m t câu: D án m t chu i công vi c (nhi m v , ho t đ ng), đ c th c hi n nh m đ t đ c m c tiêu đ u ki n ràng bu c v ph m vi, th i gian ngân sách b) Các thu c tính c a d án - D án có m c đích, k t qu rõ ràng: T t c d án thành công đ u ph i có k t qu đ c xác đ nh rõ ràng nh m t nhà chung c , m t h th ng m ng c quan b n, m t h th ng m ng cáp truy n hình, … M i d án bao g m t p h p nhi m v c n th c hi n, m i nhi m v c th th c hi n s thu đ c k t qu đ c l p t p h p k t qu t o thành k t qu chung c a d án Các k t qu có th theo dõi, đánh giá b ng h th ng tiêu chí rõ ràng Nói cách khác, d án bao g m nhi u h p ph n khác đ c qu n lý, th c hi n c s đ m b o th ng nh t ch tiêu v th i gian, ngu n l c (chi phí) ch t l ng - Th i gian t n t i c a d án có tính h u h n: d án m t s sáng t o Gi ng nh th c th s ng, d án c ng tr i qua giai đo n: hình thành, phát tri n k t thúc hoàn thành Nó không kéo dài mãi, d án k t thúc hoàn thành, k t qu d án đ c chuy n giao, đ a vào khai thác s d ng, t ch c d án gi i tán - S n ph m, k t qu c a d án mang tính đ c đáo, m i l : Khác v i trình s n xu t liên t c, có tính dây chuy n, l p l p l i, k t qu c a d án không ph i s n ph m s n xu t hàng lo t, mà có tính m i, th hi n s c sáng t o c a ng i Do đó, s n ph m d ch v thu đ c t d án nh t, h u nh khác bi t so v i s n ph m lo i Tuy nhiên, nhi u d án, tính nh t th ng khó nh n Vì v y, m i d án c n ph i t o nh ng giá tr m i ch ng h n thi t k khác nhau, môi tr ng tri n khai khác nhau, đ i t ng s d ng khác … T cho th y n u d án hoàn toàn gi ng không t o đ c giá tr m i, th hi n có s đ u t trùng l p, gây lãng phí, tình tr ng ph bi n c a d án nói chung, d án Công ngh thông tin (CNTT) nói riêng - D án liên quan đ n nhi u bên: D án c ng có s tham gia c a nhi u bên h u quan nh nhà tài tr (ch đ u t ), khách hàng (đ n v th h ng), nhà t v n, nhà th u (đ n v thi công, xây d ng) nhi u tr ng h p có c c quan qu n lý nhà n c đ i v i d án s d ng ngu n v n có ngu n g c t ngân sách nhà n c Tu theo tính ch t c a d án yêu c u c a nhà tài tr mà s tham gia c a thành ph n có s khác th c hi n thành công m c tiêu c a d án, nhà qu n lý d án c n trì th ng xuyên m i quan h v i b ph n qu n lý khác - D án th ng mang tính không ch c ch n: H u h t d án đòi h i quy mô ti n v n, v t li u lao đ ng r t l n đ th c hi n m t kho ng th i gian gi i h n c bi t đ i v i d án CNTT, n i mà công ngh thay đ i c sau 18 tháng (quy lu t Moore), th i gian đ u t v n hành kéo dài th ng xu t hi n nguy c r i ro r t cao - Môi tr ng t ch c, th c hi n: Quan h gi a d án m t t ch c quan h chia s m t ngu n l c khan hi m nh đ i ng l p yêu c u h th ng, ki n trúc s , l p trình, ki m đ nh ch t l ng, đào t o - chuy n giao … ng th i, d án c nh tranh l n v c ti n v n, thi t b c bi t, m t s tr ng h p thành viên ban qu n lý d án có “2 th tr ng” nên không bi t ph i th c hi n m nh l nh c a c a c p tr c ti p mà hai m nh l nh có tính mâu thu n T đó, có th th y r ng, môi tr ng qu n lý d án có nhi u m i quan h ph c t p nh ng h t s c n ng đ ng c) D án CNTT - CNTT = Ph n c ng + Ph n m m, s tích h p ph n c ng, Ph n m m ng i - D án CNTT = DA liên quan đ n ph n c ng, ph n m m, m ng - Thí d DA CNTT: D án xây d ng h th ng tính c c ch m sóc khách hàng t i B u n T nh/Thành, ph c v ho t đ ng s n xu t kinh doanh d) Qu n lý D án gì? Ph ng pháp qu n lý d án l n đ u đ c áp d ng l nh v c quân s c a M vào nh ng n m 50 c a th k tr c Các l c l ng c b n thúc đ y s phát tri n ph ng pháp qu n lý d án là: - Nhu c u th c t cho th y khách hàng ngày “kh t khe, khó tính” v i hàng hoá, d ch v , d n t i s gia t ng đ ph c t p quy trình t ch c, qu n lý s n xu t ch t l ng s n ph m, d ch v - Ki n th c c a ng i không ng ng phát tri n v t nhiên, xã h i, kinh t , k thu t … Qu n lý d án “ ng d ng ki n th c, k n ng, công c k thu t vào ho t đ ng d án đ th a mãn yêu c u c a d án.” (PMI2, Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 2000, p.6) Xét theo khía c nh khác, qu n lý d án m t trình l p k ho ch, u ph i th i gian, ngu n l c giám sát trình phát tri n c a d án nh m đ m b o cho d án hoàn thành th i h n, ph m vi ngân sách đ c t đ t đ c yêu c u đ nh v k thu t, ch t l ng c a s n ph m, d ch v , b ng ph ng pháp u ki n t t nh t cho phép e) M c tiêu c a qu n lý d án M c tiêu c b n c a qu n lý d án nói chung hoàn thành công vi c d án theo yêu c u k thu t ch t l ng, ph m vi ngân sách đ c t theo ti n đ th i gian cho phép Ba y u t : th i gian, ngu n l c (c th chi phí, ngu n nhân l c …) ch t l ng có quan h ch t ch v i T m quan tr ng c a t ng m c tiêu có th khác gi a d án, gi a th i k đ i v i t ng d án, nh ng t u chung, đ t đ c t t đ i v i m c tiêu th ng ph i “hy sinh”, m t hai m c tiêu C th , trình qu n lý d án th ng di n ho t đ ng đánh đ i m c tiêu ánh đ i m c tiêu d án vi c hy sinh m t m c tiêu đ th c hi n t t h n m c tiêu ràng bu c không gian th i gian N u công vi c d án di n theo k ho ch không ph i đánh đ i m c tiêu Tuy nhiên, nhi u nguyên nhân khách quan, c ng nh ch quan công vi c d án th ng có nhi u thay đ i nên đánh đ i m t k n ng quan tr ng c a nhà qu n lý d án f) Tác d ng c a qu n lý d án Ph ng pháp qu n lý d án s u ph i n l c cá nhân, t p th ; đòi h i s h p tác ch t ch , k t h p hài hoà gi a ngu n l c h n h p nên b n ch t c a là: - Liên k t t t c ho t đ ng, công vi c c a d án - T o u ki n thu n l i cho vi c liên h th ng xuyên, g n bó gi a nhóm qu n lý d án v i khách hàng nhà cung c p đ u vào cho d án - T ng c ng s h p tác gi a thành viên ch rõ trách nhi m c a thành viên tham gia d án - T o u ki n s m phát hi n nh ng khó kh n, v ng m c phát sinh u ch nh k p th i tr c nh ng thay đ i ho c u ki n không d đoán đ c T o u ki n cho vi c đàm phán gi a bên liên quan vi c gi i quy t b t đ ng c c b - T o s n ph m d ch v có ch t l ng cao Tuy nhiên, ph ng pháp qu n lý d án c ng có m t h n ch c a Nh ng mâu thu n chia m t ngu n l c c a đ n v ; quy n l c trách nhi m c a nhà qu n lý d án m t s tr ng h p không đ c th c hi n đ y đ ; v n đ h u d án nh ng m c n đ c kh c ph c v i ph ng pháp qu n lý d án CNTT CAC GIAI DO N C A M T D LÝ TRONG D AN) AN, VONG D I D AN (CAC LINH V C QU N D án m t th c th th ng nh t, th i gian th c hi n xác đ nh có đ b t đ nh nh t đ nh nên t ch c, đ n v th ng chia d án thành m t s giai đo n đ qu n lý th c hi n M i gian đo n đ c đánh d u b ng vi c th c hi n m t hay nhi u công vi c T ng h p giai đo n đ c g i chu k hay vòng đ i c a d án Chu k c a d án xác đ nh th i m b t đ u, th i m k t thúc th i gian th c hi n d án Chu k d án xác đ nh nh ng công vi c s đ c th c hi n t ng giai đo n s tham gia th c hi n Nó c ng ch nh ng công vi c l i giai đo n cu i s thu c v ho c không thu c v ph m vi c a d án Thông qua chu k d án có th nh n th y m t s đ c m: - M c chi phí yêu c u nhân l c th ng th p m i b t đ u d án, t ng cao h n vào th i k phát tri n, nh ng gi m nhanh d án b c vào giai đo n k t thúc - Xác su t hoàn thành d án thành công th p nh t m c đ r i ro cao nh t d án b t đ u th c hi n Xác su t thành công s t ng lên d án b c qua giai đo n sau - Kh n ng nh h ng c a nhà tài tr t i đ c tính cu i c a s n ph m d án t i chi phí cao nh t vào th i k b t đ u gi m m nh d án ti p t c giai đo n sau Vòng đ i d án xác đ nh giai đo n mà m t d án ph i tr i qua tính t lúc b t đ u cho t i k t thúc d án Các giai đo n th ng có c ch t hoàn thi n ki m soát qu n lý thông qua công vi c giám sát, đánh giá i n hình, s chuy n ti p gi a giai đo n th ng có m m c đánh d u m t k t qu chuy n giao c th , kèm theo nh ng phê t, tán thành c a nhà tài tr tr c b c sang giai đo n ti p theo Vòng đ i phát tri n d án (Systems Development Life Cycle - SDLC) khung làm vi c dùng đ mô t giai đo n trình phát tri n trì h th ng SDLC c b n nhóm giai đo n c a d án Các giai đo n c a d án thay đ i tùy theo d án, t ch c ho c lãnh v c kinh doanh, th ng đ c chia thành giai đo n nh sau: Giai đo n xây d ng ý t ng: Xây d ng ý t ng vi c xác đ nh b c tranh toàn c nh v m c tiêu, k t qu cu i c a d án ph ng pháp th c hi n d n t i k t qu Xây d ng ý t ng d án b t đ u hình thành d án Kh o sát-t p h p s li u, xác đ nh yêu c u, đánh giá r i ro, d tính ngu n l c, so sánh l a ch n d án, … nh ng công vi c tri n khai c n đ c qu n lý gian đo n Quy t đ nh l a ch n d án nh ng quy t đ nh chi n l c d a m c đích, nhu c u m c tiêu lâu dài c a t ch c, doanh nghi p Trong giai đo n nh ng n i dung đ c xét đ n m c đích yêu c u c a d án, tính kh thi, l i nhu n ti m n ng, m c đ chi phí, m c đ r i ro c l ng ngu n l c c n thi t ng th i c ng c n làm rõ h n n a ý t ng d án b ng cách phác th o nh ng k t qu ph ng pháp th c hi n u ki n h n ch v ngu n l c Phát tri n ý t ng d án không c n thi t ph i l ng hoá h t b ng ch tiêu nh ng ph i ng n g n, đ c di n đ t c s th c t i v i d án CNTT, tính h th ng kh n ng t ng h p có vai trò quan tr ng, d a n n t ng m t ki n trúc CNTT nhà n c quy đ nh Ki n trúc có vai trò h ng d n vi c xây d ng d án cho chúng có th k t n i, t ng h p v i nhau, t o m t m ng qu c gia liên thông, th ng nh t c ch k t n i, chia s cung c p d ch v K t thúc giai đo n s phê t v ch tr ng th c hi n d án (ý t ng) - - Giai đo n phát tri n: Là giai đo n chi ti t xem d án c n đ c th c hi n nh th nào, n i dung ch y u c a giai đo n t p trung vào công tác thi t k l p k ho ch ây giai đo n ch a đ ng nh ng công vi c ph c t p nh t c a d án N i dung ch y u bao g m: o Thành l p nhóm d án, xác đ nh c u trúc t ch c o L p k ho ch t ng th o Phân tích, l p b ng chi ti t công vi c – WBS o L p k ho ch ti n đ th i gian o L p k ho ch ngân sách o L p k ho ch ngu n l c c n thi t o L p k ho ch chi phí o Xin phê chu n th c hi n ti p K t thúc giai đo n này, ti n trình d án có th b t đ u Thành công c a d án ph thu c r t l n vào ch t l ng s chu n b k l ng c a k ho ch giai đo n - Giai đo n th c hi n: Là giai đo n qu n lý t ch c tri n khai ngu n l c bao g m công vi c c n thi t nh xây d ng phòng c, h th ng, l a ch n công c , mua s m trang thi t b , l p đ t … ây giai đo n chi m nhi u th i gian n l c nh t Nh ng v n đ c n xem xét giai đo n nh ng yêu c u k thu t c th nh m so sánh, đánh giá l a ch n công c thi t b , k thu t l p ráp, mua thi t b chính, phát tri n h th ng K t thúc giai đo n này, h th ng đ c xây d ng ki m đ nh, h th ng có th chuy n sang giai đo n v n hành, đ a vào khai thác th nghi m - Giai đo n k t thúc: Trong giai đo n k t thúc c a chu k d án, c n th c hi n nh ng công vi c l i nh hoàn thành s n ph m, bàn giao h th ng, công trình nh ng tài li u liên quan; đánh giá d án, gi i phóng ngu n l c D i m t s vi c c th : o Hoàn ch nh l p k ho ch l u tr h s liên quan đ n d án o Ki m tra l i s sách k toán, ti n hành bàn giao báo cáo o Thanh quy t toán o i v i phát tri n, xây d ng h th ng c n chu n b bàn giao s tay h l p đ t, qu n tr s d ng ng d n o Bàn giao d án, l y ch ký c a khách hàng v vi c hoàn thành o B trí lao đ ng, gi i quy t công n vi c làm cho nh ng ng i t ng tham gia d án o Gi i phóng b trí l i thi t b Các d án th ng bao g m m t s quy trình liên k t v i Các quy trình l p l p l i di n t ng giai đo n c a vòng đ i d án tác đ ng l n Hình 1-1 mô t m i quan h gi a quy trình C quy trình qu n lý d án đ u ho t đ ng t i t ng giai đo n vòng đ i d án, nh ng m i quy trình ho t đ ng có m c đ khác tu theo m i giai đo n Ch ng h n nh s l p l i c a trình kh i t o ti n hành ph n đ u c a m i gian đo n nh m t p trung vào yêu c u m c tiêu nghi p v giai đo n Các quy trình là: - Kh i t o: S c p phép cho d án hay giai đo n - L p k ho ch: Sàng l c m c tiêu c a d án l a ch n ph đ đ t đ c m c tiêu - Th c thi k ho ch: Qu n lý, phân b ngu n l c đ th c hi n k ho ch ng án hành đ ng t t nh t - Ki m soát: Là giai đo n giám sát xem xét m c đ ti n hành c s nguyên t c nh m xác đ nh nh ng m khác bi t so v i k ho ch đ đ th c hi n ho t đ ng c n thi t nh m hi u ch nh, đ m b o d án h ng, đáp ng m c tiêu c a d án ban đ u - K t thúc: t đ c ký k t hoàn t t t nhà tài tr đ a d án ho c giai đo n đ n m t k t thúc theo th t L pk ho ch Kh i t o Ki m soát Th c hi n K t thúc Hình 1-1 Các quy trình m i giai đo n phát tri n d án M c đích XÁC NH Các ho t đ ng t ng giai đo n Ti n hành Tìm hi u đ M c đích, m c tiêu Qu n có đánh giá Trình bày v n đ DA kh i đ u giá r i ro K ho ch & Tài li u m c m Lý Ý t c tính ng v DA (NDùng Thông qua) Yêu c u Ndùng B ng R i ro K ho ch Kh i đ u (Các Thành viên thông qua) Hi n ch ng DA (NDùng thông qua) PHÂN TÍCH H th ng s làm Giao di n ng i dùng Các u kho n h p đ ng Thi t k ban đ u Xem xét, c t Ch c n ng (Ndùng thông qua) K ho ch cu i xu t th c hi n(Ndùng thông qua) THI T K Các ph n c a Quy t đ nh H th ng, H d ng/Mua th ng s làm vi c nh th Thi t k l ng xây Báo cáo Tình hình Xem xét k K ho ch ki m th nh n Ch p c tính đ c xem xét l i (Thông qua v Ch t l ng) TH C HI N c t Thi t k (Thông qua KT) Thi t k Thành ph n L p ráp L p trình thành ph n Xây d ng/Mua (Thông qua KT) Khách hàng hóa K ho ch Ki m th th ng Ki m th t ng ph n H (Thông qua KT) Các Thành ph n đ c ki m th (Thông qua KT) Tài li u s d ng KI M TH H TH NG Làm vi c, H Tích h p th ng hi u Ki m tra ch t l ch nh nh ng sai sót H th ng làm vi c ng k Ki m th H th ng Báo cáo (Thông qua v Ch t l ng) KI M TH CH P NH N S ch p nh n Qui trình Ch p nh n c a khach hàng Ki m th Ch p (Ndùng thông V N HÀNH Cài đ t r ng Cài đ t r ng rãi rãi hoàn Chuy n đ i thành t o, H tr , Xem xét nh n qua) Báo cáo (NDùng thông qua) H th ng m i có đ dùng?( Ndùng) c Báo cáo t o K ho ch H tr (Ndùng thông qua) Xem xét Báo cáo hoàn thành DA B ng 1-1 Các công vi c t ng giai đo n vòng đ i d án CÁC BÊN THAM GIA TRONG M T D ÁN Các bên tham gia (liên quan) t t c nh ng có liên quan ho c b ho t đ ng c a d án, c th : - Có l i ích nghi p v k t qu d án - Liên quan tr c ti p t i d án - nh h ng b i óng góp ngu n l c cho d án Các bên liên quan d án có nh ng l i ích, nhu c u u tiên khác H có th có nh ng quan m khác v vi c d án c g ng hoàn thành nh ng Do đó, vi c xác đ nh đ c bên liên quan d án s m t t, đ c bi t giai đo n xây d ng ý t ng Xem qua bên liên quan ch a l di n s m t r i ro r t l n đ n vi c t ch c th c hi n d án Thông th ng, m t d án, bên tham gia bao g m: - Nhà tài tr : o Ch u trách nhi m cu i đ i v i s thành công c a d án Nhà tài tr có trách nhi m ký k t hoàn t t tài li u l p k ho ch yêu c u thay đ i o ng th i cho phép nhóm qu n lý d án s d ng ngu n l c, b o v c v n cho nhóm qu n lý d án o Trong trình th c hi n d án, nhà tài tr có thêm trách nhi m xem xét l i ti n trình ch t l ng, c t b ng khai tr ng, khánh thành, ký công b tôn ch d án - Nhà qu n lý d án (giám đ c d án): o Làm vi c v i đ i t ng liên quan đ đ nh ngh a d án o L p k ho ch, s p x p l ch trình d th o ngân sách ho t đ ng c a d án v i đ i ng ban đ u; chi huy nhóm d án th c thi k ho ch o Giám sát hi u qu ho t đ ng th c hi n ho t đ ng hi u ch nh o Th ng xuyên thông báo cho nhà tài tr đ i t yêu c u trình bày nh ng thay đ i v ph m vi o - óng vai trò ng i trung gian gi a nhóm d án đ i t Nhà qu n lý ch c n ng: Các nhà qu n lý ch u nh h qu c a d án o Có th có nh ng yêu c u trái ng - ng liên quan ng b i ho t đ ng hay k t o Ki m soát đóng góp ngu n l c cho d án (con ng o Trong m t s tr ng liên quan d án: đ a i, trang thi t b …) c v i k t qu d án ng h p c p c a nhà qu n lý d án Khách hàng: Trong tr ng h p nhà tài tr không ph i đ n v tri n khai s n ph m c a d án nhà tài tr khách hàng i t ng có nhi m v nh sau: o Nh n đ u c a d án o Thanh toán cho đ u d án o Xác đ nh nhu c u cho đ u d án o Có th nhi u công ty hay cá nhân v i nh ng đ c m yêu c u trái ng - Nhà cung c p: m t d án th h ng m c xem xét yêu t nhi m cung c p thi t b , s án thông qua hình th c h p đ 10 c ng bao g m nhi u h ng m c khác nhau, có nh ng kh thi, nhà tài tr quy t đ nh mua Nhà cung c p có trách n ph m hay d ch v c n thi t ph c v cho ho t đông c a d ng, đ đ m b o d án đ t đ c m c tiêu đ Khách hàng Nhân viên Yêu c u d ch v Nh p yêu c u Lãnh đ o Xác đ nh lo i d ch v Nh n b ch ng t b n D th o t khai L p báo giá, H p đ ng Trình t Ch nh s a Th ng th o h p đ ng Báo giá, H p đ ng đ c t Th t c ký k t h p đ ng Nh n b ch ng t g c (n u có) L p k ho ch ngu n l c: Xác nh n c a hãng v n t i, Forwarder khác, bên mua D ki n danh m c ng ti n làm hàng Duy t t m ng L p b ng chi phí lô hàng Trình t (Debit Note) L p hoá đ n Xin xác nh n th c xu t Thu ti n Nh n ch ng t g c Tr ch ng t g c K t thúc Phân tích yêu c u 209 STT Ch c n ng M c tiêu Qu n lý nguyên ph li u Qu n lý nguyên ph li u theo tr ng thái khai báo Qu n lý mã s n ph m xu t Qu n lý danh sách mã s n ph m xu t kh u theo kh u tr ng thái khai báo Qu n lý đ nh m c Qu n lý đ nh m c s d ng/ tiêu hao, khai báo đ nh m c v i H i quan Qu n lý t khai nh p Qu n lý t khai nh p theo kh u: ng ký, ki m hoá, tính thu , u ch nh thu In t khai n ch Qu n lý t khai xu t Qu n lý t khai xu t theo khâu: t khai n ch Qu n lý l p h p đ ng, báo K t xu t yêu c u c a khách hàng đ d th o h p đ ng, l p giá khách hàng báo giá v i khách hàng Theo dõi t khai In hóa đ n, lý h p L p h s lý h p đ ng đ ng 10 Qu n lý yêu c u khách L p b ng chi phí lô hàng, qu n lý thu h , chi h l p hoá hàng đ n v i khách hàng 11 Qu n lý danh sách khách S d ng cho đ i lý đ qu n lý danh sách khách hàng, đ i hàng, đ i tác tác nh công ty v n t i, cho thuê kho bãi … 12 Qu n lý kho hàng 13 Qu n lý phân quy n Qu n ly danh sách ng ng i s d ng n ng nhiêm v 14 Qu n lý danh m c d li u Qu n lý danh m c chu n đ ng b v i h th ng c a H i chu n quan Thông báo t khai s p t i h n lý, t khai s p ph i n p thu S d ng đ t m th i l u kho tr t c đ ng ký, b o thu hay quan ngo i … 4.1 H th ng Qu n lý ng - Danh m c d li u: i s d ng o Danh m c nguyên ph li u o Danh m c mã s n ph m xu t kh u o Danh m c đ nh m c, tiêu hao o Danh m c danh m c d li u chu n o Danh sách m u bi u báo cáo lý H i quan o Tra c u bi u thu nh p kh u, Qu n lý danh m c chu n - Thi t l p c u hình h th ng: k t n i CSDL, khác 4.2 Qu n lý t khai nh p/xu t/phi m u d ch 210 ng h p ch th i s d ng, phân quy n theo ch c S đ phân rã ch c n ng - ng ký, ki m hoá ,In - C p nh t, qu n lý b ch ng t - Phân lo i hàng hoá - Khai báo thu (XNK,GTGT,TTDB) - Theo dõi c nh báo tr ng thái In T khai 4.3 Qu n lý thu chi - L p b ng DebitNote - C p nh t b ng chi phí th c t - Cân đ i thu chi 4.4 Qu n lý khách hàng - Danh sách khách hàng, nhà cung c p d ch v , đ i tác (v n t i n i đ a, qu c t , chi c c h i quan) - L p h p đ ng, báo giá - In hoá đ n 4.5 Báo cáo & th ng kê - Theo dõi công n - Báo cáo doanh thu - Báo cáo lãi n - Báo cáo t ng h p (theo nhi u tiêu chí) 211 T PD LI U: PHAM VI MAU.DOC Tên d án: Tri n khai d án Project Central Ng i chu n b : Giám đ c d án Ngày tháng công b : 212 N i dung T NG QUAN D M C TIÊU D PH M VI D ÁN ÁN ÁN: TRONG PH M VI: NGOÀI PH M VI: CÁC PH N CÓ TH CHUY N GIAO CÁC T CH C B NH H TH I O N/ CHI PHÍ VÀ N C T O RA: NG L C THEO C TÍNH C A D CHI PHÍ DUY NH T S LÀ GI YÊU C U GI GI N L C THEO C TÍNH: 700 TH I O N THEO C TÍNH: THÁNG NH D ÁN: HOÀN T T D ÁN ÁN KHÔNG CÓ PH N C NG NÀO C N C MUA T T C B N SAO C N THI T C A PROJECT 2000, IIS & SQL TRONG QUÁ TRÌNH S N XU T R I RO D ANG ÁN T CH C D ÁN: S PHÊ CHU N D ÁN: 213 T NG QUAN D ÁN Các d án đòi h i giám đ c d án ph i nh p d li u thu th p đ c t cu c h p, th n t tình hu ng v i đ i ng thành viên thành m t ng d ng qu n lý d án C giám đ c d án đ i ng thành viên đ u c n công c quy trình đ qu n lý th i gian t t h n D án s giúp đ giám đ c d án đ i ng thành viên b ng cách đ t m t công c s d ng công ngh , c t gi m l ng th i gian c n đ c p nh t b ng tay ng d ng qu n lý d án V i Microsoft Project Central, giám đ c d án có m t v trí trung tâm đ i v i đ i ng thành viên qu n lý đ quan sát nhi m v c a d án tr ng thái c a chúng Project Central công c Các công c tách r i không th làm nên m t môi tr ng qu n lý d án t t h n Do m t s sách s ph i đ c đ Lu ng thông tin gi a giám đ c d án đ i ng thành viên s đ c xác đ nh l p tài li u Ph ng pháp t n s cho phép qu n lý truy c p d li u d án cho báo cáo s đ c xác đ nh l p tài li u M C TIÊU D ÁN D án Project Central s đáp ng m c tiêu sau: − a cho giám đ c d án m t ph ng pháp th i m v c ch đ nh c p nh t đ i ng thành viên d án tr ng thái c a d án − Cung c p tính n ng qu n lý h p nh t c a nh ng báo cáo quan ni m m i nh t d án hay nhi m v v i d án cho − Trao cho đ i ng thành viên d án v trí trung tâm đ li t kê nhi m v giao di n nh p d li u liên quan t i nh ng nhi m v − Xác đ nh sách th t c cho d án ti p di n: Khi d án m i đ i ng thành viên m i ti m n ng đ c thêm vào h c n ph i đ c đào t o v Project Central am hi u v sách h mong đ i th c hi n PH M VI D ÁN: Ph m vi d án bao g m m c ph m vi ph m vi TRONG PH M VI: − t o Project Central Project 2000 cho đ i ng thành viên, giám đ c d án qu n lý − t o nhân viên h tr Project Central − t o v ph ng pháp lu n qu n lý d án − Cài đ t Microsoft Project Central − Cài đ t Microsoft Project 2000 cho máy tr m c a giám đ c d án − Xây d ng c s d li u SQL c a Microsoft Project Central − Xây d ng c s d li u SQL c a Microsoft Project 2000 − Xác đ nh sách s d ng Project Central Project 2000 − Tài li u cài đ t Microsoft Project Central h t ng k t h p − Xây d ng ngu n l c dùng chung (Resource Pool) Microsoft Project 2000 NGOÀI PH M VI: − nh ngh a lu ng công vi c hay quy trình QC v n hành 214 − t o v ng d ng k t h p − nh ngh a ho c thi t k m u d án − Tri n khai C quan qu n lý d án (PMO) CÁC PH N CÓ TH CHUY N GIAO C T O RA: − Máy ph c v Project Central: Project Central m t công c cung c p kh n ng l a ch n, trình bày c p nh t qua web, Nó đ c thi t k cho c qu n lý đ i ng d án liên quan m t hay nm t lo t d án i v i giám đ c d án, cung c p m t m ch c ch n đ quan sát d li u đ i v i nhi u d án i v i đ i ng thành viên, cung c p kh n ng c p nh t tr ng thái nhi m v , th i gian làm vi c giá tr th c t cho nhi m v d án t b t k đ a m có truy c p Internet − C s d li u máy ph c v Microsoft SQL Server cho t p Project 2000: V i m quan sát ch c ch n ch c n ng thông báo Project Central, Project 2000 c n l u tr t p vào c s d li u máy d ch v SQL đ làm t ng th i gian yêu c u cho nh ng cách nhìn nh n báo cáo Project Central − Chính sách lu ng d li u d án: Cách th c đ i ng thành viên giám đ c d án truy n đ t c s hàng ngày s đ c xác đ nh c ng nh cách th c qu n lý truy c p d li u d án Project Central CÁC T CH C B NH H NG nh h ng c a d án lên t ch c khác c n đ c xác đ nh đ đ m b o r ng khu v c ch c n ng nh ng ng i thích h p đ c tính đ n truy n thông có h ng thích h p ng nh th hay chúng tham gia T ch c Chúng b nh h nh th nào? H th ng hàng rào Carlisle Giám đ c d án s đ c đào t o đ s d ng c Project 2000 Project Central i ng thành viên s đ c đào t o v Project Central Các giám đ c s đ c đào t o v cách truy c p Project Central đ quan sát báo cáo d án n i ti p Qu n lý tri n khai Project Central, s p x p đào t o, th c thi vi c tri n khai Nhóm Occam TH I O N/ CHI PHÍ VÀ N CÁC GI L C THEO C TÍNH C A D ÁN: NH: KHÔNG CÓ PH N C NG NÀO C N C MUA T T C B N SAO C N THI T C A PROJECT 2000, IIS & SQL TRONG QUÁ TRÌNH S N XU T CHI PHÍ DUY NH T S LÀ GI YÊU C U GI N L C THEO C TÍNH: 700 TH I O N THEO C TÍNH: THÁNG HOÀN T T D ANG ÁN 215 M c quan tr ng L p k ho ch d án Ngày tháng Các ph n có th chuy n giao hoàn t t hoàn t t 07/02/01 • nh ngh a d án • C u trúc chi ti t công vi c c đào 07/10/01 • L p đ t Beta hoàn t t c l u vào 07/20/01 • Các t p Project 2000 đ c l u vào c s d li u SQL (Ngôn ng v n đáp) c c u 07/20/01 • Project Central Nhóm thí m xác đ nh th t c m i đ c tri n khai v n hàng 07/22/01 • Nhóm thí m đ c đào t o v Project Central đ i ng thành viên chu n b s d ng s n ph m Thí m d án hoàn t t 08/01/01 • Nhóm thí m s d ng s n ph m hàng ngày giám đ c d án s n sàng đ a qu n lý vào quy trình l p đ t Tri n khai v n hành cu i 08/17/01 • Qu n lý đ Central K t thúc d án 08/22/01 • ánh giá d án Ngu n l c k thu t đ t o Các t p d án đ c s d li u Project Central đ hình GI NH D c đào t o v cách s d ng Project ÁN xác đ nh c tính nhi m v tính toán th i gian cho d án, gi đ nh gi thuy t c n ph i đ c th c hi n D a vào ki n th c hi n t i ngày nay, gi đ nh d án đ c li t kê bên d i N u gi đ nh b m t hi u l c vào ngày tháng sau ho t đ ng c tính k ho ch d án nên đ c u ch nh phù h p − − Các giám đ c d án ph i hoàn t t vi c mua tr c ng hi n v i nh t m t d án i ng thành viên đ c yêu c u th c hi n ho t đ ng hàng ngày − T t c bên liên quan s hoàn thành khóa đào t o thích h p − Các giám đ c d án liên quan ph i có m t d án thí m v vai trò c a h d án R I RO D ÁN Các r i ro d án nh ng đ c m, tình hu ng hay đ c tính c a môi tr ng d án có th có nh h ng b t l i d án hay ch t l ng c a ph n có th chuy n giao c a Các r i ro đ c bi t xác đ nh d án đ c k đ n d i K ho ch s đ c đ t vào ch đ gi m t i m c t i thi u hay lo i tr nh h ng c a t ng r i ro cho d án 216 Khu v c r i ro Kh n ng x y (H/M/L) M c tr m tr ng T n th t c a vi c mua tr c a nhà tài tr L Th ng xuyên c p nh t nhà tài tr d án c ng nh tìm ki m nhà tài tr tham gia vào Project Central s m t t Ph ng pháp lu n qu n lý d án không đ c hi u hay th c hành đ y đ toàn b nhóm thí m M S p x p đào t o nh ng ng i không theo k p t c đ nhóm Occam Carlisle qu n lý d án nh th Qu n lý đ án mu n L Các d án thí m s đ c hoàn t t tr c chúng có c h i quan sát công c dùng i ng thành viên thí m không đ c đào t o không s d ng ng d ng thích h p H Tìm th i gian chuyên d ng t giám đ c d án đ i ng thành viên hoàn toàn cho vi c đào t o i ng thành viên thí m không s d ng ng d ng vào c s hàng ngày đ n m c d li u có giá tr qu n lý không xác H Yêu c u giám đ c d án c p nh t giai đo n đ b t bu c đ i ng d án vào thói quen s d ng Project Central T c đ a vào d CH C D K ho ch r i ro (1-5) T o k t n i Outlook đ t o u ki n thu n l i cho vi c truy c p vào Project Central ÁN: M t c u trúc d án thích h p u c n thi t đ đ t đ t t ch c đ c đ xu t c thành công L c đ sau mô Nhà tài tr u hành d án: Nhà tài tr d án: Qu n lý d án: Giám đ c d án: C v n d án: i ng thành viên d án: S PHÊ CHU N D ÁN: _ Nhà tài tr u hành– Ngày tháng _ 217 Nhà tài tr d án– Ngày tháng _ Qu n lý d án– Ngày tháng _ Giám đ c d án– Ngày tháng 218 TÀI LI U THAM KH O [1] B tài li u Qu n lý d án c a C c ng d ng CNTT, B B u chính, Vi n thông [2] A Guide to The Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, USA, 1996 219 M CL C CH NG 1: M T S KI N TH C C S M C ÍCH .3 GI I THI U CHUNG N I DUNG CÁC KHÁI NI M C B N: D ÁN, D ÁN CNTT, QU N LÝ D ÁN CAC GIAI DO N C A M T D AN, VONG D I D AN (CAC LINH V C QU N LÝ TRONG D AN) CÁC BÊN THAM GIA TRONG M T D ÁN NH H NG C A MÔI TR NG N CÔNG TÁC T CH C, QU N LÝ D ÁN 11 CÁC KI N TH C, K N NG C N THI T TRONG QU N LÝ D ÁN .12 TÓM T T N I DUNG CH NG .13 BÀI T P K T THÚC CH NG 14 CH NG 2: TÍNH CH NH TH C A D ÁN 16 M C ÍCH 16 GI I THI U CHUNG 16 N I DUNG 18 TRI N KHAI K HO CH D ÁN 18 TH C THI K HO CH 28 KI M SOÁT CÁC THAY I T NG TH .32 TÓM T T N I DUNG CH NG .36 BÀI T P K T THÚC CH NG 37 CH NG PH M VI HO T NG C A D ÁN 41 M C ÍCH 41 GI I THI U CHUNG 41 N I DUNG 41 KH I TH O 41 L P K HO CH 46 QUY NH VÀ KI M SOÁT PH M VI 54 TÓM T T N I DUNG CH NG .57 BÀI T P K T THÚC CH NG 58 CH NG TH I GIAN TH C HI N D ÁN 62 M C ÍCH 62 GI I THI U CHUNG 62 N I DUNG 62 XÁC NH CÁC HÀNH NG .62 CL NG TH I GIAN CHO CÁC HÀNH NG (XÂY D NG C L NG TH I GIAN) 67 TRI N KHAI L CH TRÌNH 73 KI M SOÁT L CH TRÌNH 76 TÓM T T N I DUNG CH NG .77 BÀI T P K T THÚC CH NG 77 CH NG CHI PHÍ C A D ÁN 81 M C ÍCH 81 GI I THI U CHUNG 81 N I DUNG 81 L P K HO CH V NGU N TÀI NGUYÊN 81 C TÍNH CHI PHÍ 83 D TOÁN NGÂN SÁCH CHO CÁC CHI PHÍ (K TOÁN D ÁN) 91 220 KI M SOÁT CHI PHÍ 92 TÓM T T N I DUNG CH NG 95 BÀI T P K T THÚC CH NG 96 CH NG CH T L NG D ÁN 100 M C ÍCH 100 GI I THI U CHUNG 100 N I DUNG 102 XÁC NH CH T L NG C A D ÁN 102 M B O CH T L NG 104 KI M SOÁT CH T L NG D ÁN 110 TÓM T T N I DUNG CH NG 114 BÀI T P K T THÚC CH NG 114 CH NG 7: NGU N NHÂN L C C A D ÁN 119 M C ÍCH 119 GI I THI U CHUNG 119 N I DUNG 119 XÁC NH C C U T CH C 119 T CH C I D ÁN 123 TRI N KHAI I HÌNH 128 TÓM T T N I DUNG CH NG 132 BÀI T P K T THÚC CH NG 133 CH NG PH I H P V M T THÔNG TIN 137 M C ÍCH 137 GI I THI U CHUNG 137 N I DUNG 137 XÁC NH THÔNG TIN – THI T K K HO CH TRAO I THÔNG TIN 137 PHÂN PH I THÔNG TIN - XÁC NH CÁC KÊNH TRAO I THÔNG TIN 141 BÁO CÁO HI U QU D ÁN 145 T NG H P THÔNG TIN QU N LÝ 145 TÓM T T N I DUNG CH NG 148 BÀI T P K T THÚC CH NG 149 CH NG CÁC R I RO C A D ÁN 152 M C ÍCH 152 GI I THI U CHUNG 152 N I DUNG 153 XÁC NH R I RO 153 NH L NG R I RO 158 GI M THI U R I RO (K HO CH I PHÓ R I RO) 164 KI M SOÁT R I RO 166 TÓM T T N I DUNG CH NG 166 BÀI T P K T THÚC CH NG 167 CH NG 10 VI C MUA S M TRONG D ÁN 169 M C ÍCH 169 GI I THI U CHUNG 169 N I DUNG 171 XÁC NH DANH M C MUA S M (L P K HO CH MUA S M) 171 TH T C MUA S M (L P K HO CH U TH U) 172 L A CH N NHÀ CUNG C P 173 QU N LÝ H P NG CUNG C P 178 221 TÓM T T N I DUNG CH NG 180 BÀI T P K T THÚC CH NG .181 BÀI T P TH C HÀNH 183 CÁCH TI N HÀNH BÀI T P NÀY 183 A GI I THI U 183 B TI N NM TH P NG XÂY D NG H TH NG 184 C T RA M C TIÊU CHO D ÁN .184 D B T U TRI N KHAI D ÁN 185 E CÂU H I 185 PH L C M U CÁC T KHAI VÀ TH T C H I QUAN 186 PH L C C C U T CH C C A M T CÔNG TY FORWARDER 205 PH L C 3: PHÂN TÍCH YÊU C U 206 T P D LI U: PHAM VI MAU.DOC .212 TÀI LI U THAM KH O 219 M C L C 220 222 QU N LÝ D ÁN Mã s : 41QLD340 Ch u trách nhi m b n th o TRUNG TÂM ÐÀO T O B U CHÍNH VI N THÔNG