MỤC LỤC I. MỞ ĐẦU 1 II. NỘI DUNG 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND và Văn phòng UBND Thị xã Sầm Sơn. 3 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Thị xã Sầm Sơn. 3 1.1.1. Chức năng của UBND Thị xã Sầm Sơn. 3 1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Thị xã Sầm Sơn. 3 1.1.3. Cơ cấu tổchức củaUBND Thị xã Sầm Sơn. 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND Thị xã Sầm Sơn. 5 1.2.1. Chức năng của Văn phòng UBND Thị xã Sầm Sơn. 5 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng UBND Thị xã Sầm Sơn. 5 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Thị xã Sầm Sơn. 8 1.2. Nhận xét. 9 2. Soạn thảo và ban hành văn bản của UBND Thị xã Sầm Sơn. 9 2.1. Các loại văn bản của UBND Thị xã Sầm Sơn ban hành. 9 2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản. 10 2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 10 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản. 10 2.5. Nhận xét. 13 3. Quản lý văn bản đi của UBND Thị xã Sầm Sơn. 14 3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản. 14 3.2. Đăng ký văn bản. 15 3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn. 16 3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.. 17 3.5. Lưu văn bản đi. 18 3.6. Nhận xét. 18 4. Quản lý và giải quyết văn bản đến của UBND Thị xã Sầm Sơn. 19 4.1. Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến. 19 4.2. Trình, chuyển giao văn bản đến. 21 4.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến. 22 4.4. Nhận xét. 22 5. Quản lý và sử dụng con dấu của UBND Thị xã Sầm Sơn. 23 5.1. Các loại con dấu của UBND Thị xã Sầm Sơn. 23 5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu. 23 5.3. Bảo quản con dấu. 24 5.4. Nhận xét. 24 6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của UBND Thị xã Sầm Sơn. 25 6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại UBND Thị xã Sầm Sơn. 25 6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ. 25 6.3. Phương pháp lập hồ sơ. 25 6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ. 26 6.5. Nhận xét. 28 7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp ở UBND Thị xã Sầm Sơn. 29 7.1. Các quy định hiện hành của UBND Thị xã Sầm Sơn về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở. 29 8. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác Văn phòng UBND Thị xã Sầm Sơn. 29 8.1. Các thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của UBND Thị xã Sầm Sơn. 29 8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng. 29 8.2.1. Quản lý sử dụng các trang thiết bị văn phòng. 29 8.2.2. Tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng. 30 8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng. 32 8.4. Nhận xét. 32 III. KẾT LUẬN 34
LỜI CẢM ƠN Trên thực tế khơng có thành công mà không gắn liền với nỗ lực, giúp đỡ hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian kiến tập, nhận nhiều quan tâm, giúp dỡ Phòng Nội vụ Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, xin gửi lời cảm ơn tới thầy cô khoa QTVP- Trường đại học Nội vụ Hà Nội với tâm huyết, kiến thức để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho thời gian học tập Và đặc biệt, kỳ này, Khoa tổ chức cho kiến tập cọ sát, áp dụng kiến thức học vào thực tế mà theo hữu ích cho sinh viên ngành QTVP Tôi xin chân thành cảm ơn chị Nguyễn Mai Hiên tận tâm hướng dẫn tơi q trình nghiên cứu để hồn thành báo cáo kiến tập Báo cáo kiến tập thực khoảng thời gian tuần Bước đầu vào thực tế, tìm hiểu lĩnh vực hoạt động Văn phòng UBND thị xã Sầm Sơn, tỉnh Thanh Hóa Do kiến thức tơi cịn hạn chế cịn nhiều bỡ ngỡ Do vậy, khơng tránh khỏi thiếu sót điều chắn, tơi mong nhận ý kiến đóng góp quý thầy cô bạn đọc để kiến thức tơi hồn thiện Một lần nữa, xin cảm ơn quý thầy cô khoa Văn phòng- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thật dồi sức khỏe, niềm tin để tiếp tục sứ mệnh cao đẹp truyền đạt kiến thức cho hệ mai sau Tôi xin cảm ơn Đảng ủy, HĐND, UBND phòng Nội vụ UBND Thị xã Sầm Sơn, tỉnh Thanh Hóa giúp đỡ tơi suốt q trình kiến tập để hồn thành báo cáo Sầm Sơn, ngày 22 tháng năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Khanh MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nghĩa UBND Ủy ban nhân dân HDND Hội đồng nhân dân UBMTTQ Ủy ban mặt trận tổ quốc I MỞ ĐẦU Trong giai đoạn đẩy mạnh cơng nghiệp hóa- đại hóa, kinh tế nước ta tăng trưởng với tốc độ cao Để phát triển mạnh mẽ, vững cần phải có quản lý, điều hành tốt Điều đòi hỏi nỗ lực thành viên tham gia việc phát triển đất nước Như biết, thời đại ngày “Văn phòng” giữ vị trí chức quan trọng, doanh nghiệp, tổ chức nghiệp Nhà nước dù lớn hay nhỏ, hoạt động Văn phịng đóng góp khơng nhỏ vào thành bại Nhà nước Vì vậy, Văn phòng phải tổ chức, quản lý khoa học hiệu Một văn phịng có khoa học hoạt dộng có hiệu giúp cho đơn vị triển khai cách thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế- xã hội chất lượng làm việc ngược lại Văn phòng tham gia tổ chức lưu trữ hồ sơ, công tác soạn thảo văn bản, vào sổ công văn đi, vào sổ công văn đến, duyệt văn bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ hành, trả thủ tục hành in ấn đánh máy vi tính…phịng Văn phịng tạo cho việc soạn thảo văn hành số cơng việc khác Thấy vai trị quan trọng Văn phòng vấn đề cấp thiết người Là sinh viên kiến tập, sau ba năm học tập trường đào tạo lĩnh vực Văn phòng Tuy nhiên cịn nhiều điều tơi chưa biết càn học hỏi thêm nhiều điều ứng dụng vào thực tế Khi trường tạo điều kiện cho tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế, tơi xác định mục đích kiến tập là: - Vận dụng kiến thức học trường vào thực tế, củng cố kiến thức chuyên môn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp, làm quen với quy trình xử lý nghiệp vụ, phong cách làm việc người cán bộ, công chức tương lai - Học hỏi kiến thức lầm việc sở.Và sau tuần kiến tập phòng Nội vụ- UBND Thị xã Sầm Sơn, gặp nhiều khó khăn việc áp dụng kiến thức học vào thực tế, song nhờ giúp đỡ tận tình bác, anh, chị cố gắng thân, tơi hồn thành việc kiến tập có hiệu học hỏi nhiều điều bổ ích giúp cho chuyên ngành II NỘI DUNG Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND Văn phòng UBND Thị xã Sầm Sơn 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND Thị xã Sầm Sơn 1.1.1 Chức UBND Thị xã Sầm Sơn Điều Nghị định số 37/2014/NĐ- CP quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh quy định Cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện; thực chức tham mưu, giúp UBND cấp huyện quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực địa phương thực mổ số nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền UBND cấp huyện theo quy định cua pháp luật; góp phần đảm bảo thống quản lý ngành lĩnh vực công tác địa phương Cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện chịu đạo, quản lý tổ chức, vị trí việc làm, biên chế công chức, cấu ngạch công chức công tác UBND cấp huyện, đồng thời chịu đạo, kiểm tra hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh 1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn UBND Thị xã Sầm Sơn Điều 28 Luật tổ chức Chính quyền địa phương quy định: Xây dựng, trình HĐND huyện định khoản nội dung quy định điểm a, b, c g khoản 1, khoản 2, khoản Điều 26 cua Luật Tổ chức Chính quyền địa phương thực nghị hội đồng nhân dân huyện Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc UBND huyện Tổ chức thực ngân sách huyện; thực nhiệm vụ phát triển kinh tế- xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông thủy lợi, xây dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý sử dụng đất đai, rừng núi, sơng hồ, tài ngun nước, tài ngun khống sản, nguồn lợi vùng biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường địa bàn huyện theo quy định pháp luật Thực nhiệm vụ tổ chức đẩm bảo việc thi hành Hiến pháp pháp luật, xây dựng quyền địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, cơng nghệ, văn hóa, thơng tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, sách xã hội, hành tư pháp, bổ trợ tư pháp nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định pháp luật 4.Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp, ủy quyền Phân cấp, ủy quyền cho UBND cấp xã, quan, tổ chức khác thực nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện 1.1.3 Cơ cấu tổchức củaUBND Thị xã Sầm Sơn - Chủ tịch UBND là người đứng dầu UBND Thị xã, có nhiệm vụ quản lý, lãnh đạo toàn bộ quan - UBND Thị xã Sầm Sơn có Phó Chủ tịch, là người trực tiếp giúp việc cho lãnh đạo Thị xã - UBND Thị xã Sầm Sơn gồm 12 quan chun mơn: +Văn phịng HĐND- UBND Thị xã +Phịng Tài chính- Kế hoạch + Phịng Nội vụ + Phịng Tài ngun Mơi trường + Phịng Văn hóa Thơng tin +Phịng Quản lý thị + Phịng lao động- Thương binh xã hội + Thanh tra Thị xã + Phòng Kinh tế + Phòng Giáo dục Đào tạo + Phòng Tư pháp + Phòng Kinh tế 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng UBND Thị xã Sầm Sơn 1.2.1 Chức Văn phòng UBND Thị xã Sầm Sơn Văn phòng là quan chuyên môn thuộc UBND Thị xã, giúp việc cho thường trực HĐND và UBND Thị xã Sầm Sơn Văn phòng chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, UBND Thị xã về điều hòa, phối hợp các hoạt động chung giữa các phòng ban chuyên môn, UBND các xã, phường; tổng hợp, tham mưu cho UBND Thị xã thực hiện chức quản lý nhà nước ở địa phương; phục vụ hoạt động giám sát của UBND Thị xã; đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của Thường trực HĐND , UBND Thị xã, Chủ tịch UBND Thị xã Văn phòng UBND cấp tỉnh có tư cách pháp nhân, dấu tài khoản riêng; được mở tài khoản tại Kho bạc theo quy định của pháp luật 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng UBND Thị xã Sầm Sơn Xây dựng chương trình làm việc của Thường trực HĐND, UBND Thị xã Tổ chức công tác tư liệu, thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo tổng hợp, báo cáo chuyên đề, đảm bảo kịp thời chính xác tình hình các mặt hoạt động của Thị xã nhằm phục vụ công tác kiểm tra, giám sát, quản lý, chỉ đạo, đìu hành của Thường trực UBND và UBND Thị xã theo quy định của pháp luật Đôn đốc, kiểm tra các phòng ban, UBND các xã, phường việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng, cả năm và các ý kiến chỉ đọa của Thường trực HĐND, UBND Thị xã Chủ trì soạn thảo các đề án, văn bản quy phạm pháp luật tho phân công của Thường ttrwjc HĐND, Chủ tịch UBND Thị xã Theo dõi, đôn đốc tới các phòng ban, UBND các xã, phường soạn thảo đề án, văn bản quy phạm pháp luật, có ý kiến độc lập với các đề án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật trước trình UBND và Chủ tịch UBND Thị xã xem xét và quyết định Trình HĐND, UBND Thị xã ký và tổ chức công bố, ban hành các nghị quyết, quyết định, chỉ thị thuộc phạm vi quản lý của nhà nước được giao Giúp UBND Thị xã, Chủ tịch UBND Thị xã giữ mối quan hệ lãnh đạo của Thường trực Thị ủy, Ban Thường vụ Thị ủy với UBND Thị xã và Chủ tịch UBND Thị xã với UBMTTQ Thị xã, các đoàn thể nhân dân và các quan của Tỉnh, Trung ương đóng địa bàn Tổ chức công bố, truyền đạt nghị quyết, quyết định của UBND Thị xã; các văn bản quy phạm pháp luật của quan nhà nước cấp và theo dõi, đôn đốc các phòng ban, UBND xã, phường thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật đó Phối hợp với Thanh tra Thị xã, giúp Thường trực HĐND, UBND Thị xã, Chủ tịch UBND Thị xã tổ chức tốt việc tiếp công daan và giải quyết các khiếu nại tố cáo của các tổ chức, công dân theo quy định của pháp luật Tổ chức thực hiện các phiên họp, các buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của Thường trực HĐND, UBND Thị xã, Chủ tịch UBND Thị xã; đảm bảo các điều kiện phục vụ có hiệu quả hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch UBND Thị xã Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND Thị xã; công văn, giấy tờ, văn thư hành chính, lưu trữ, tin học hóa hành chính nhà nước của UBND Thị xã 10 Xây dựng và trình UBND, Chủ tịch UBND Thị xã chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi văn phòng HĐND và UBND Thị xã 11 Tổ chức tiếp nhận và trao trả hồ sơ theo quy trình Kiểm tra đôn đốc các phòng ban chuyên môn việc giải quyết các hồ sơ đúng hạn định, đúng quy trình, đúng thẩm quyền 12 Hướng dẫn văn phòng UBND xã, phường về nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hóa quản lý hành chính theo quy định của pháp luật 13 Quản lý cán bộ, công chức và người lao động; quản lý tài chính, tài sản của Văn phòng HĐND và UBND Thị xã theo quy định Quản lý số cán bộ chuyên môn được UBND Thị xã giao trách nhiệm ở các lĩnh vực công tác Thi đua khen thưởng, Tôn giáo, chuyên viên HĐND Thị xã 14 Thực hiện nhiệm vụ khác UBND Thị xã và Chủ tịch UBND Thị xã phân công 15 Được yêu cầu các đơn vị trực thuộc UBND Thị xã, UBND xã, phường cung cấp số liệu, tư liệu có liên quan để phục vụ công tác giám sát, quản lý, chỉ đạo, điều hành của HĐND, UBND Thị xã 16 Được ký các văn bản hành chính thông thường, giấy mời họp, thông báo ý kiến chỉ đạo, quản lý, điều hành của UBND Thị xã, Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND Thị xã Đôn đốc, kiểm tra và tổng hợp kết quả thực hiện các yêu cầu đó 10 5.3 Bảo quản dấu Dấu quan bảo quản cẩn thận két sắt, có mật mã 5.4 Nhận xét * Ưu điểm: - Việc bảo quản, quản lý và sử dụng dấu ở UBND Thị xã đã tuân thủ và thực hiện tốt theo pháp luật quy định - Con dấu được bảo ở nơi an toàn * Nhược điểm: - Vấn đề bảo quản và sử dụng dấu tại UBND Thị xã Sầm Sơn thực hiện tốt theo pháp luật quy định và hầu không có sai sót Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND Thị xã Sầm Sơn 6.1 Các loại hồ sơ hình thành UBND Thị xã Sầm Sơn Lập hồ sơ được hình thành hai loại sau: - Hồ sơ nguyên tắc: bao gồm những văn bản của Đảng, Chính phủ, các bộ, ngành Trung ương, các Sở, ban, ngành cấp tỉnh, Thị ủy, HĐND và UBND Thị xã về đường lối, chủ trương, chính sách…theo từng vấn đề có liên quan đến công việc hằng ngày của mình phụ trách nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo - Hồ sơ công việc: gồm những Công văn, Quyết định Chỉ thị, giấy tờ về cùng một chuyên đề, vụ việc của mình được phân công theo dõi 6.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ - Cơ quan chưa xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 6.3 Phương pháp lập hồ sơ - Phương pháp lập hồ sơ không có danh mục hồ sơ: Lập hồ sơ theo sự hướng dẫn của bản danh mục hồ sơ có nhiều thuận lợi cho cán bộ, quan quan không lập đợc bản danh mục này vì văn bản hình thành 28 hoạt động quan không được chú ý phân loại từ các vấn đề, sự việc giải quyết xong Việc lập hồ sơ sẽ được tiến hành theo trình tự sau: + Phân loại hồ sơ + Sắp xếp văn bản hồ sơ + Viết Mục lục văn bản + Viết chứng từ kết thúc + Viết bìa hồ sơ Ảnh: Các văn bản được thu thập vào hồ sơ công việc và lưu trữ quan tại Phòng Văn thư, lưu trữ UBND Thị xã Sầm Sơn 6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ Để việc nộp hồ sơ và lưu trữ hồ sơ một cách thuận tiện và khoa học thì UBND Thị xã Sầm Sơn đã có phòng Văn thư- Lưu trữ riêng: - Về diện tích: 30m2 * Trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân cơquan tổ chức: 29 -Các quan, đơn vị cá nhân quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có những giá trị lưu trữ hiện hành của quan, tổ chức theo thời hạn quy định sau công việc kết thúc - Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của quan, tổ chức thời hạn lưu giữ lại không quá năm, riêng đối với hồ sơ nguyên tắc không cần nộp lưu vào lưu trữ hiện hành mà cán bộ, cá nhân giữ lại để làm tài liệu phục vụ cho công việc nào có văn bản thay thế thì hết giá trị - Cán bộ, công chức, viên chức trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm * Thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ hiện hành được quy định sau: - Tài liệu chính, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc - Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức - Tài liệu xây dựng bản: sau ba tháng kể từ công trình được quyết toán - Cơ sở dữ liệu, tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-cro-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác; sau ba tháng kể từ công việc kết thúc * Thủ tục giao nộp: - Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản: “Mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu” Các bộ phận hoặc cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của quan giữ mỗi loại một bản * Trách nhiệm nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ UBND Thị xã Sầm Sơn: - Trách nhiệm của lãnh đạo UBND Thị xã Sầm Sơn: Chủ tịch UBND Thị xã chỉ đạo Trưởng Phòng Nội vụ Thị xã chịu trách nhiệm tham mưu lập 30 kế hoạch hằng năm để bảo đảm triển khai thực hiện tốt công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ của UBND Thị xã tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ - Trách nhiệm của Thủ trưởng quan: Thủ trưởng quan có trách nhiệm trực tiếp chỉ đạo, tổ chức công tác chỉ đạo, tổ chức công tác lập hồ sơ hiện hành quan - Trách nhiệm của mỗi cán bộ, công chức quan: Mỗi cán bộ, công chức phải có trách nhiệm lập hồ sơ những việc mà mình được phân công phụ trách, theo dõi, giải quyết - Trách nhiệm của cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ: Văn thư, lưu trữ có trách nhiệm tham mưu cho Thủ trưởng quan về công tác lập hồ sơ hiện hành, hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ hiện hành cho cán bộ, công chức tronng quan 6.5 Nhận xét * Ưu điểm: - Công tác lập hồ sơ của UBND Thị xã Sầm Sơn và các đơn vị trực thuộc được lãnh đạo UBND Thị xã quan tâm nên các đơn vị, phòng ban đã thực hiện tốt chế đọ lập hồ sơ và nộp hồ sơ, lưu trữ vào quan - Cán bộ văn thư, lưu trữ sát xao, cẩn thận công tác lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ; thực hiện đúng Quy chế “ Công tác văn thư và lưu trữ” - UBND Thị xã Sầm Sơn có phòng lưu trữ riêng thuận lợi cho việc lưu trữ hồ sơ của quan * Nhược điểm: - Hằng năm, có rất nhiều rất nhiều văn bản được lập hồ sơ mà diện tích phòng Lưu trữ của quan chưa đủ đáp ứng được nhu cầu lưu trữ tài liệu của UBND Thị xã - Các đơn vị, phòng ban còn chậm trễ việc giao nộp hồ sơ, điều này gây khó khăn cho việc sắp xếp các loại hồ sơ, tài liệu 31 - UBND Thị xã chưa xây dựng được danh mục hờ sơ Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp UBND Thị xã Sầm Sơn 7.1 Các quy định hành UBND Thị xã Sầm Sơn nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở Theo Quyết định ban hành quy chế văn hóa cơng sở quan hành nhà nước số 129/2007/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ ngày 02/08/2007 ; Nghị định 145/2013/NĐ-CP quy định tổ chức ngày kỷ niệm; nghi thức trao tặng, đón nhận khen thưởng, danhy hiệu thi đua;nghi lễ đối ngoại đón, tiếp khách nước ngồi Tìm hiểu thiết bị văn phịng, phần mềm ứng dụng cơng tác Văn phòng UBND Thị xã Sầm Sơn 8.1 Các thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động UBND Thị xã Sầm Sơn - Trang thiết bị văn phòng gồm trang thiết bị giao cho cán bộ, công chức sử dụng ( bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính…) trang thiết bị sử dụng quan, đơn vị ( máy photocopy, máy điện thoại dùng chung, máy chiếu…) Ngoài ra, cịn có đồ vật dùng cơng việc hàng ngày người làm cơng tác văn phịng đa dạng phong phú ngày cải tiến theo hướng bền đẹp, đa năng, thuận tiện cặp, kẹp, ghim, bút… 8.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng 8.2.1 Quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng Trang thiết bị văn phòng quan nhà nước tổ chức quản lý theo khâu: a) Quản lý trình hình thành trang thiết bị 32 - Khi quan, đơn vị thành lập, có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức tổ máy cấp số tài sản ban đầu định, có trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn phịng như: máy tính, máy in, máy photocopy… - Những trang thiết bị quản lý theo quy chế quan xây dựng sở chế dộ Nhà nước đặc thù hoạt động quan Ngồi ra, năm quan cịn mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế thực thông qua kế hoạch năm b) Quản lý trình khai thác, sử dụng, bảo quản trang thiết bị - Giao trang thiết bị cho đơn vị cá nhân chiu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng bảo quản - Xây dựng ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản cơng - Có kiểm kê đột xuất định kỳ trang thiết bị quan, qua đánh giá số lượng, chất lượng trang thiết bị - Thường xuyên kiểm tra trình sử dụng, bảo quản trang thiết bị - Xử lý trường hợp rủi ro xảy có liên quan đến thiết bị văn phịng quan c) Kết thúc q trình sử dụng trang thiết bị Trang thiết bị hết kì sử dụng, khấu hao hết đổi kỹ thuật tiến hành lý Quá trình lý phải tuân thủ quy định pháp luật: - Thành lập ban lý - Căn vào đặc điểm kỹ thuật, giá trị thiết bị văn phòng quan, đơn vị để lựa chọn phương thức lý phù hợp( bán đấu giá, quy định giá) Dù hình thức công bố thực công khai Đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ quản lý tài 8.2.2 Tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng Trang thiết bị kỹ thuật văn phòng thành phần “cách mạng” 33 cơng đại hóa văn phòng, trang thiết bị ngày cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại đa dạng, phong phú Các phương tiện kỹ thuật làm văn máy tính, máy in…tạo khả năng, thuận lợi to lớn khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hóa tra tìm liệu Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn fax cao hơn internet…cùng thiết bị viễn thông sử dụng rộng rãi giúp cho việc nói mạng thơng tin cục bộ, toàn quốc gia toàn cầu dễ dàng, thuận lợi Các vận dụng thơng thường văn phịng từ bút viết, bìa cặp, gim, kẹp đến giá đỡ hồ sơ…ngày thuận tiện với hình thức mẫu đẹp, tiện dụng Tuy nhiên trang thiết bị văn phịng mơi trường văn phịng dược cải thiện phần lớn nhờ người đưa vào ứng dụng rộng rãi hoạt động văn phịng Do khâu tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng cần quan tâm, cụ thể: - Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng đại đạt tới trình độ cao, theo hướng đa năng, tồn diện nghiệp vụ, kỹ thuật Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc thực thành thạo công tác giao - Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm tình hình bảo quản, sử dụng trang thiết bị - Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị đơn vị, cá nhân ggiao quản lý sử dụng - Thực chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo quy định Nhà nước Đề xuất việc lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng khơng dùng đến để đảm bảo có hiệu - Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu quan, đơn vị: + Sử dụng mục đích; + Bảo quản theo yêu cầu; 34 + Bảo dưỡng theo định kỳ; + Thay thế, sữa chữa cần thiết 8.3 Các phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng * Các phần mềm sử dụng cơng tác văn phịng: - Microsoft word: + Chức năng: Microsoft word chương trình soạn thảo văn đa cung cấp cho bạn lượng lớn tính độc đáo đa dạng Các cơng việc bạn làm phạm vi Word bao gồm từ việc tài liệu đơn giàn thư từ đến việc in ấn phẩm chuyên nghiệp sách, báo, tạp chí… Có thể sử dụng word để tạo trang Wed sinh động bật cho Word Wide Wed hay internet cục Vì Word phần Microsoft Office, chia sẻ liệu với Microsoft Execl, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access, Microsoft outlook - Microsoft Excel: + Chức năng: Microsoft Excel chương trình xử lý bảng tính nằm Microsoft Office hãng phần mềm Microsoft thiết kế nhằm ghi lại, trình bày thơng tin xử lý dạng bảng, thực tính tốn nhằm xây dựng số liệu thống kê trực quan có bảng từ Excel Cũng chương trình bảng tính Lotus 1-2-3, Quattro Pro…Bảng tính Excel bao gồm nhiều tạo dịng cột, việc nhập liệu lập cơng thức tính tốn Excel có nhiều tính ưu việt có có giao diện thân thiện với người dùng 8.4 Nhận xét * Ưu điểm: - Các phòng làm việc được bố trí phù hợp tạo điện thuận lợi cho việc lại, tiếp xúc, trao đổi thông tin giữa lãnh đạo với các chuyên viên 35 - Tổ chức máy Văn phòng khoa học, đại, gọn nhẹ đa chức - Từng bước cơng nghệ hóa cơng tác văn phịng, tin học văn phịng, sử dụng mạng internet… - Có trang thiết bị đại máy tính, máy photocopy, máy chiếu… Các máy móc đại giảm thiểu chi phí sức lực đem lại hiệu chuyên môn cao - Cán bộ, cơng chức có kỹ chun mơn cao việc sử dụng máy tính thiết bị văn phịng… * Nhược điểm: - UBND Thị xã Sầm Sơn chưa ban hành quy chế, quy định quản lý sử dụng trang thiết bị - Tuy các thiết bị đã được đầu tư hiện đại phòng làm việc việc bố trí, sắp xếp vẫn chưa khoa học, hợp lý như: bố trí bàn làm việc gần với cửa vào; một số đồ dùng đã cũ cần được mua mới; diện tích phòng làm việc còn hẹp, khoảng trống di động còn ýt, gây khó khăn cho việc đổi mới, tổ chức phòng làm việc - Do điều kiện kinh tế ở UBND Thị xã không cho phép nên việc đầu tư các trang thiết bị văn phòng còn gặp nhiều khó khăn, số máy vi tính còn ýt, một số phòng chưa có điều hòa nhiệt độ, gây ảnh hưởng đến tuổi thọ của máy tính 36 III KẾT LUẬN * Nhận xét về những ưu, nhược điểm công tác Văn phòng tại UBND Thị xã sầm Sơn - Ưu điểm: + Văn phòng UBND Thị xã Sầm Sơn là đơn vị thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao Đội ngũ các cán bộ công chức nhiệt huyết, tư duy, sáng tạo và có trình độ chuyên môn cao, có phẩm chất chính trị và tác phong làm việc nghiêm túc, nhanh nhẹn và có tinh thần trách nhiệm cao + Các trang thiết bị văn phòng ngày càng hiện đại hóa và được trang bị đầy đủ phục vụ cho công việc + Văn phòng UBND Thị xã có sự phối hợp với các phòng ban chuyên môn khác để hàn thành tốt công việc; có sự xem xét, theo dõi và kiểm tra thường xuyên của lãnh đạo Văn phòng giúp cho việc thực hiện kế hoạch được chính xác, đảm bảo đường lối, chủ trương của UBND Thị xã + Công tác tiếp dân tại “Bộ phận tiếp nhận và kiểm tra kết quả” được tổ chức thực hiện hiệu quả, đảm bảo giải quyết nhanh chóng các đơn, thư của nhân dân + Công tác Văn thư, lưu trữ về quản lý các văn bản được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật + Việc thực hiện quy chế, quy định, nề nếp làm việc của cán bộ, công chức thực hiện tốt + Hằng năm, Văn phòng UBND có những đợt tập huấn, bồi dưỡng về công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả làm việc văn phòng của cán bộ, công chức + Các phần mềm được ứng dụng rộng rãi công tác Văn phòng: Phần mềm Microsoft Office, phần mềm Microsoft Word… + Các trang thiết bị văn phòng được bổ sung, mua sắm mới nhằm thay thế những trang thiết bị đã cũ qua sử dụng nhiều năm và hiện đại hóa văn 37 phòng Các máy móc, phương tiện được áp dụng máy Fax, máy photocopy, máy in, máy chiếu… đã góp phần quan trọng việc nâng cao chất lượng làm việc cũng chất lượng công tác Văn phòng tại UBND Thị xã Sầm Sơn - Nhược điểm: + Một số nội quy, quy chế của UBND Thị xã Sầm Sơn chưa được ban hành như: Nội quy về sử dụng và quản lý trang thiết bị; Quy chế về văn hóa công sở… + Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ giữa các phòng ban còn chậm + Việc hút thuốc lá giờ hành chính và phòng làm việc; tình trạng làm muộn và về sớm của một số cán bộ, công chức, viên chức vẫn còn diễn * Đề xuất, kiến nghị giải pháp để pháp huy ưu điểm khác phục nhược điểm cơng tác Văn phịng UBND Thị xã Sầm Sơn: - Đối với lãnh đạo UBND , lãnh đạo Văn phòng Thị xã Sầm Sơn cần đạo quản lí kiểm tra , giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ UBND thị xã , đồng thời tổ chức lớp tập huấn, phải hướng dẫn nghĩ vụ công tác văn thư - Đối với thủ trưởng đơn vị trực thuộc UBND Thị xã cần triển khai thực nghiêm túc quy định UBND Thị xã công tác văn thư, lưu trữ đạo xây dựng tổ chức thực quy định nội đơn vị cơng tác văn thư , lưu trữ - Đối với cán bộ, cơng chức q trình theo dõi phải giải cơng việc có liên quan đến công tác văn thư , lưu trữ ,công chức phải thực nghiêm túc quy định quy chế văn thư - lưu trữ UBND Thị xã quy định pháp luật hành công tác văn thư, lưu trữ 38 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Các loại văn UBND Thị xã Sầm Sơn ban hành Phụ lục 2: Một số hình ảnh dấu UBND Thị xã Sầm Sơn Con dấu Trưởng phòng Nội vụ UBND Thị xã Sầm Sơn: Con dấu Phòng Nội vụ UBND Thị xã Sầm Sơn: