Đang tải... (xem toàn văn)
Học phần 7 Lý thuyết và thực hành về quản lý dự án Công nghệ thông tin và Truyền thông. Phần này giới thiệu về những khái niệm quản lý dự án cơ bản liên quan đến dự án CNTTTT phục vụ phát triển bao gồm phương pháp, quy trình và thực hiện quản lý dự án thường được sử dụng cho những học viên phát triển và quản lý dịch vụ CNTTTT. Một số ví dụ thực tiễn, công cụ thực hành và các mẫu biểu được cung cấp, và những thách thức điển hình trong việc lập kế hoạch và quản lý các dự án CNTTTT sẽ được nhấn mạnh.
B giáo trình Nh ng ki n th c c b n v Công ngh thông tin Truy n thông cho Lãnh đ o c quan Nhà n c H c ph n Lý thuy t th c hành v qu n lý d án Công ngh thông tin Truy n thông Maria Juanita R Macapagal and John J Macasio ICS TRUNG TÂM ÀO T O PHÁT TRI N CÔNG NGH THÔNG TIN VÀ TRUY N THƠNG CHÂU Á – THÁI BÌNH D NG TR NG ÀO T O, B I D NG CÁN B QU N LÝ THÔNG TIN VÀ TRUY N THÔNG L I GI I THI U Th k 21 đánh d u s tác đ ng l n c a ng i toàn c u Th gi i m c h i cho hàng tri u ng i nh công ngh m i, nh ng thông tin ki n th c thi t y u đ c m r ng c i thi n m t cách đáng k cu c s ng c a ng i giúp gi m c nh nghèo nàn i u ch tr thành hi n th c có s liên k t v i vi c chia s giá tr , cam k t th ng nh t s phát tri n t ng th phù h p Trong nh ng n m g n đây, Châu Á Thái Bình D ng đ c bi t đ n nh khu v c n ng đ ng nh t l nh v c công ngh thông tin truy n thông (ICT) Theo báo cáo c a Liên minh Vi n thông Th gi i, khu v c có t thuê bao n tho i, có 1,4 t thuê bao di đ ng Tinh đ n n m 2008, ch riêng n Trung Qu c chi m ¼ s l ng thuê bao di đ ng toàn th gi i Khu v c Châu Á Thái Bình D ng đ c cho chi m 40% s l ng ng i s d ng internet th gi i đ ng th i th tr ng b ng r ng l n nh t, chi m 39% th tr ng toàn c u Cùng v i t c đ phát tri n nhanh c a công ngh , nhi u v n đ đ c nh c đ n kho ng cách s bi n m t Nh ng u đáng ti c, kho ng cách s v n hi n h u Th m chí n m, sau H i ngh Th gi i v Xã h i thông tin (WSIS) di n Geneva vào n m 2003, b t ch p s phát tri n n t ng c a công ngh nh ng cam k t c a n c l n khu v c K t qu truy nh p truy n thông c b n v n xa l v i nhi u ng i, đ c bi t nh ng ng i nghèo H n 25 qu c gia khu v c g m nh ng n c phát tri n, có g n 10 ng i s d ng internet 100 dân, ph n l n t p trung thành ph l n Trong m t vài n c phát tri n khu v c t l r t cao v i h n 80 ng i s d ng internet 100 dân S chênh l ch v m c đ ph c p b ng r ng gi a n c phát tri n phát tri n v n gi m t kho ng cách l n gi m d n kho ng cách s nh n di n ti m n ng c a ICT cho phát tri n kinh t xã h i khu v c, nh ng nhà l p pháp n c phát tri n c n xây d ng sách u tiên khung u ch nh, ch đ nh ngu n qu , t o u ki n cho xúc ti n đ u t vào l nh v c công nghi p ICT nâng cao k n ng ICT cho công dân n c h H c ph n Lý thuy t th c hành v qu n lý d án Công ngh thông tin Truy n thông Trong K ho ch Hành đ ng c a WSIS có ch rõ, "… m i ng i s có c h i ti p c n nh ng k n ng ki n th c c n thi t đ hi u, th c hành đ t đ c nh ng l i ích t Xã h i Thơng tin Kinh t Tri th c" Trong ph n cu i c a k ho ch kêu g i s h p tác qu c t khu v c nh ng l nh v c có ti m n ng, đ c bi t nh n m nh vào vi c t o t p m t s l ng l n chuyên gia ICT h tr t t cho l i kêu g i t K ho ch hành đ ng c a WSIS, APCICT xây d ng ch ng trình gi ng d y đ y đ v ICT – B giáo trình Nh ng ki n th c c b n v Công ngh thông tin Truy n thông cho lãnh đ o c quan nhà n c Ch ng trình bao g m ph n có liên k t ch t ch v i nhau, v i m c tiêu truy n đ t nh ng ki n th c kinh nghi m c n thi t giúp nhà l p pháp xây d ng thi hành sáng ki n ICT hi u qu h n APCICT m t h c vi n c a y ban Kinh t Xã h i Liên h p qu c Châu Á Thái Bình D ng APCICT xúc ti n ch ng trình phát tri n kinh t xã h i phù h p tồn di n Châu Á Thái Bình D ng thơng qua vi c phân tích, chu n hóa, khai thác ti m n ng, h p tác khu v c chia s ki n th c Trong trình h p tác v i c quan Liên h p qu c khác, t ch c qu c t , qu c gia nh ng t ch c liên quan, ESCAP, đ i di n APCICT, đ c giao nhi m v h tr vi c s d ng, c i ti n d ch thu t gi ng cho qu c gia khác nhau, phù h p v i trình đ trung cao c p c a nhân viên c quan nhà n c, v i m c đích đ a k n ng ki n th c thu th p đ c làm gia t ng nh ng l i ích t ICT thi t l p nh ng hành đ ng c th đ đ t đ c m c tiêu phát tri n Noeleen Heyzer TL T ng Th ký Liên h p qu c Giám đ c u hành c a ESCAP Nh ng ki n th c c b n v Công ngh thông tin Truy n thông cho Lãnh đ o c quan Nhà n c L IT A Ch ng đ ng phát tri n c a B giáo trình Nh ng ki n th c c b n v Công ngh thông tin Truy n thông (CNTT&TT) cho lãnh đ o c quan nhà n c th c s m t kinh nghi m mang tính trí tu cao B giáo trình khơng ch ph c v cho vi c xây d ng k n ng CNTT&TT, mà m đ ng cho m t ph ng th c m i v xây d ng ch ng trình gi ng d y - thơng qua s h p tác c a thành viên t ch v quy trình B giáo trình m t ch ng trình mang tính chi n l c c a APCICT, phát tri n c s k t qu kh o sát đánh giá nhu c u m t cách toàn di n đ c ti n hành 20 n c khu v c s tham kh o ý ki n c a nhân viên thu c c quan nhà n c, thành viên c quan phát tri n qu c t , vi n hàn lâm c s giáo d c; nh ng nghiên c u phân tích k l ng v m m nh m y u c a giáo trình đào t o; thông tin ph n h i t nh ng ng i tham gia xây d ng chu i gi ng c a APCICT – t ch c bu i h i th o khu v c qu c gia liên quan đ n n i dung gi ng ph ng pháp đào t o khoa h c; s trao đ i góp ý th ng th n c a chuyên gia hàng đ u l nh v c ICT ph c v phát tri n Các h i th o v giáo trình di n khu v c thu đ c nh ng l i ích vơ giá t ho t đ ng trao đ i kinh nghi m ki n th c gi a nh ng ng i tham d đ n t qu c gia khác ó m t quy trình đ tác gi xây d ng n i dung Vi c xây d ng h c ph n b giáo trình đánh d u m t s kh i đ u quan tr ng vi c nâng cao s h p tác hi n t i xây d ng m i liên h m i nh m phát tri n k n ng thi t l p sách phát tri n CNTT&TT kh p khu v c APCICT cam k t cung c p s h tr k thu t vi c gi i thi u b giáo trình qu c gia nh m t m c tiêu h ng t i vi c đ m b o r ng b giáo trình s đ c ph bi n t i t t c nh ng nhà l p pháp APCICT c ng xúc ti n m t cách ch t ch v i m t s vi n đào t o khu v c qu c t , nh ng t ch c có m i quan h m t thi t v i c quan nhà n c c p trung ng đ a ph ng đ c i ti n, d ch thu t truy n đ t n i dung c a Giáo trình t i nh ng qu c gia có nhu c u APCICT ti p t c m r ng h n n a v đ i t ng tham gia nghiên c u giáo trình hi n t i k ho ch phát tri n m t giáo trình m i H c ph n Lý thuy t th c hành v qu n lý d án Công ngh thông tin Truy n thông H n n a, APCICT xúc ti n nhi u kênh đ đ m b o r ng n i dung B giáo trình đ n đ c nhi u ng i h c nh t khu v c Ngoài ph ng th c h c tr c ti p thông qua t ch c l p h c khu v c qu c gia, APCICT c ng t ch c l p h c o (AVA), phòng h c tr c n cho phép nh ng h c viên tham gia gi ng t i ch làm vi c c a h AVA đ m b o r ng t t c ph n gi ng tài li u kèm c ng nh b n trình chi u t p tình hu ng d dàng đ c truy nh p tr c n t i xu ng, s d ng l i, c i ti n b n đ a hóa, bao g m nhi u tính n ng khác nh gi ng o, công c qu n lý h c t p, công c phát tri n n i dung ch ng ch Vi c xu t b n gi i thi u h c ph n c a b giáo trình thơng qua bu i h i th o khu v c, ti u khu v c, qu c gia có s t n tâm c ng hi n, tham gia tích c c c a nhi u cá nhân t ch c Tôi mu n nhân c h i đ bày t lòng c m n nh ng n l c k t qu đ t đ c c a nhóm c ng tác đ i tác t B , ngành, h c vi n, t ch c khu v c qu c gia tham gia h i th o v b giáo trình H không ch c ng cung c p nh ng thơng tin đ u vào có giá tr , ph c v n i dung c a gi ng, mà quan tr ng h n, h tr thành nh ng ng i ng h vi c truy n đ t b giáo trình đ t n c mình, t o k t qu nh ng th a thu n th c gi a APCICT m t s vi n đ i tác c a qu c gia khu v c đ c i ti n phát hành gi ng giáo trình th c cho đ t n c h Tôi c ng mu n g i l i c m n đ c bi t cho nh ng n l c c ng hi n c a nhi u cá nhân n i b t, nh ng ng i t o nên thành qu cho gi ng H Shahid Akhtar C V n D án Giáo trình; Patricia Arinto, Biên t p; Christine, Qu n lý xu t b n; toàn b tác gi b giáo trình; nh ng nhóm APCICT Chúng tơi hy v ng r ng b giáo trình s giúp qu c gia thu h p đ c nh ng h n ch c a ngu n nhân l c CNTT&TT, xóa b nh ng rào c n nh n th c v CNTT&TT, xúc ti n ng d ng CNTT&TT vi c thúc đ y phát tri n kinh t xã h i đ t đ c m c tiêu phát tri n thiên nhiên k Hyeun-Suk Rhee Giám đ c UN-APCICT Nh ng ki n th c c b n v Công ngh thông tin Truy n thông cho Lãnh đ o c quan Nhà n c V CHU I H C PH N Trong k nguyên thông tin ngày nay, vi c truy c p thông tin m t cách d dàng làm thay đ i cách s ng, làm vi c gi i trí N n kinh t s cịn đ c g i kinh t tri th c, kinh t m ng hay kinh t m i, đ c mô t nh m t s chuy n ti p t s n xu t hàng hóa sang t o l p ý t ng Công ngh thông tin truy n thơng đóng m t vai trị quan tr ng toàn di n m i m t c a kinh t xã h i Nh m t k t qu , ph kh p th gi i quan tâm nhi u h n t i CNTT&TT s phát tri n qu c gia i v i n c, phát tri n CNTT&TT không ch phát tri n v công nghi p CNTT&TT m t l nh v c c a n n kinh t mà bao g m c vi c ng d ng CNTT&TT ho t đ ng kinh t , xã h i tr Tuy nhiên, gi a nh ng khó kh n mà ph n c ph i đ i m t vi c thi hành sách CNTT&TT, nh ng nhà l p pháp th ng không n m rõ v m t công ngh s d ng cho s phát tri n qu c gia Cho đ n không th u ch nh đ c nh ng u h không hi u, nhi u nhà l p pháp né tránh t o l p sách v CNTT&TT Nh ng ch quan tâm t i công ngh mà không t o l p sách c ng m t sai l m nh ng nhà cơng ngh th ng có ki n th c v thi hành nh ng công ngh h phát tri n ho c s d ng B giáo trình Nh ng ki n th c c b n v Công ngh thông tin Truy n thông cho lãnh đ o c quan nhà n c Trung tâm t o Phát tri n Công ngh thông tin Truy n thông Liên h p qu c Châu Á Thái Bình D ng (UN-APCICT) xây d ng nh m ph c v cho: Các nhà ho ch đ nh sách v CNTT&TT c ph ng; m c đ qu c gia đ a Quan ch c ph ch u trách nhi m v phát tri n thi hành ng d ng c a CNTT&TT; Nh ng nhà qu n lý l nh v c cơng tìm ki m ch c danh qu n lý d án v CNTT&TT H c ph n Lý thuy t th c hành v qu n lý d án Công ngh thông tin Truy n thơng B giáo trình h ng đ n nh ng v n đ liên quan t i CNTT&TT ph c v phát tri n c khía c nh sách cơng ngh M c đích c t y u c a giáo trình CNTT&TT khơng t p trung vào k thu t mà truy n đ t s hi u bi t v nh ng u cơng ngh s có kh n ng ho c h ng t i, tác đ ng t i nh th vi c ho ch đ nh sách Các ch đ gi ng đ c thi t k d a phân tích nhu c u kh o sát nh ng ch ng trình đào t o kh p th gi i H c ph n đ c c u t o theo cách mà ng i h c có th t h c m t cách đ c l p ho c gi ng cho m t khóa h c H c ph n v a mang tính ch t riêng l nh ng c ng liên k t v i nh ng ch đ tình hu ng th o lu n ph n khác c a chu i M c tiêu t o đ c s th ng nh t t t c ph n M i ph n b t đ u v i vi c trình bày m t ch đ k t qu mà ng i đ c s thu đ c N i dung ph n đ c chia thành m c bao g m t p tình hu ng đ giúp hi u sâu h n nh ng n i dung Bài t p có th đ c th c hi n b i t ng cá nhân ho c m t nhóm h c viên Bi u đ b ng bi u đ c cung c p đ minh h a nh ng n i dung c a bu i th o lu n Tài li u tham kh o đ c li t kê đ cho ng i đ c có th t tìm hi u sâu h n v gi ng Vi c s d ng CNTT&TT ph c v phát tri n r t đa d ng, m t vài tình hu ng ho c thí d gi ng có th xu t hi n nh ng mâu thu n ây u đáng ti c ó c ng s kích thích thách th c c a q trình rèn luy n m i c ng tri n v ng t t c n c b t đ u khai thác ti m n ng c a CNTT&TT nh công c phát tri n H tr chu i h c ph n cịn có m t ph ng th c h c tr c n – H c vi n o APCICT (AVA – http://www.unapcict.org/academy) – v i phòng h c o s chi u b n trình bày c a ng i d y d i d ng video Power Point c a h c ph n Ngoài ra, APCICT phát tri n m t kênh cho phát tri n CNTT&TT (e-Co Hub – http://www.unapcict.org/ecohub), m t đ a ch tr c n dành cho nh ng h c viên phát tri n CNTT&TT nh ng nhà l p pháp nâng cao kinh nghi m h c t p E-Co Hub cho phép truy c p nh ng ki n th c v ch đ khác c a phát tri n CNTT&TT cung c p m t giao di n chia s ki n th c kinh nghi m, h p tác vi c nâng cao CNTT&TT ph c v phát tri n Nh ng ki n th c c b n v Công ngh thông tin Truy n thông cho Lãnh đ o c quan Nhà n c H C PH N Ph n gi i thi u v nh ng khái ni m qu n lý d án c b n liên quan đ n d án CNTT&TT ph c v phát tri n bao g m ph ng pháp, quy trình th c hi n qu n lý d án th ng đ c s d ng cho nh ng h c viên phát tri n qu n lý d ch v CNTT&TT M t s ví d th c ti n, cơng c th c hành m u bi u đ c cung c p, nh ng thách th c n hình vi c l p k ho ch qu n lý d án CNTT&TT s đ c nh n m nh M c tiêu c a h c ph n H c ph n nh m m c tiêu: Cung c p nh ng nét t ng quan v khái ni m, nguyên t c quy trình c a k ho ch qu n lý d án CNTT&TT; Th o lu n nh ng v n đ thách th c k ho ch qu n lý d án CNTT&TT vi c phát tri n đ t n c; Miêu t ph K t qu thu đ ng pháp công c cho qu n lý d án CNTT&TT c Sau hoàn thành h c ph n này, h c gi có th : Th o lu n khái ni m, nguyên lý quy trình qu n lý d án ICT; Th o lu n v n đ thách th c vi c l p k ho ch qu n lý d án CNTT&TT phát tri n đ t n c, đ xu t nh ng gi i pháp ph ng pháp liên quan; T n d ng nh ng công c khác cho ph n c a qu n lý d án; ánh giá s qu n lý d án CNTT&TT hi n t i d án đ xu t H c ph n Lý thuy t th c hành v qu n lý d án Công ngh thông tin Truy n thông cđ M CL C L i gi i thi u ……………………………………………………………… L i t a ……………………………………………………………………… V chu i h c ph n ……………………………………………………… H c ph n ……………………………………………………………… M c tiêu c a h c ph n K t qu thu đ c Danh m c h p …………………………………………………………… 11 Danh m c hình 12 Danh m c b ng ……………………………………………………… 12 Danh m c t vi t t t……………………………………………………… 13 Nh ng khái ni m c b n v qu n lý d án CNTT&TT …………… 15 1.1 Qu n lý d án ICT ph c v phát tri n 16 1.2 Qu n lý d án gì? ……….…………………………………………… 23 1.3 Các giai đo n qu n lý d án ICTD ……………………………………… 26 1.4 Các nhân t d án : ng i, quy trình cơng ngh …………… 35 1.5 Bài h c t th c ti n …………………………………………………… 36 Qu n lý d án ICT, ngu n nhân l c s tham gia c a bên …… 43 2.1 Qu n lý ngu n nhân l c s thay đ i t ch c 43 2.2 S phân tích tham gia c a bên liên quan …………………….…… 44 2.3 Ch đ u t d án ……………………………………………………… 48 2.4 D án tài tr nhà tài tr …………………………………………… 49 2.5 Nh ng ng i có nh h ng …………………………………………… 49 2.6 Nh ng ng i đem đ n thành công ……………………………………… 50 2.7 Ng i qu n lý d án…………………………………………………… 50 2.8 Nhóm d án …………………………………………………………… 54 Kh i t o d án, l p k ho ch xác đ nh ph m vi: Nguyên t c, v n đ 10 th c ti n tri n khai ………………………………………………… 59 3.1 Kh i t o d án: Xây d ng tình hu ng kinh doanh c a d án 3.2 Nghiên c u kh thi ………………… 3.3 Ph ng pháp mô th c lu n (Logical Framework Approach – LFA) …… 3.4 Ph m vi c a k ho ch d án …………………………………………… 3.5 M c th c hi n s n ph m bàn giao c a d án ………………………… 3.6 L p k ho ch ho t đ ng c a d án …………………………… 3.7 V n phòng qu n lý d án ………………………………………………… 59 65 73 89 90 92 94 Nh ng ki n th c c b n v Công ngh thông tin Truy n thông cho Lãnh đ o c quan Nhà n c Trong vi c chu n b báo cáo, nh ng yêu c u sau c n đ c quan tâm: • Tr ng tâm ti n trình đ t đ c nh ng k t qu m c tiêu nh ng k t qu đ c n i v i k ho ch d án Báo cáo không nên ch ki t kê nh ng ho t đ ng đ c th c hi n nh ng đ u vào đ c cung c p • C n có s so sánh đ i chi u gi a ti n trình k ho ch d án đ đánh giá trình th c hi n • C n ph i có s gi i thích v n t t v lý c a vi c tr ch kh i k ho ch C n ph i nh n m nh nh ng hành đ ng đ gi i quy t đ c th c hi n ho c nh ng khuy n cáo • B n báo cáo c n ph i rõ ràng, súc tích đ nh ng thơng tin đ a d đ c d hi u T ki m tra s khác gi a quy trình: ánh giá, giám sát ki m toán? Khi b n s d ng nh ng quy trình đó? T i ph i giám sát d án? T i ph i đánh giá d án? Nh ng báo cáo tài li u đ d án? H c ph n Lý thuy c làm k giám sát đánh giá t th c hành v qu n lý d án Công ngh thông tin Truy n thông 119 120 Nh ng ki n th c c b n v Công ngh thông tin Truy n thông cho Lãnh đ o c quan Nhà n c K T THÚC D ÁN: NGUYÊN T C, CÁC V N VÀ TH C TI N Trong ph n nh m miêu t bàn v khái ni m, ti n trình quy trình đóng d án óng d án bao hàm vi c k t thúc t t c ho t đ ng đ c hồn thành c a d án Nó c ng bao g m vi c làm th t c đ ph i h p xác nh n ch ng th c s n ph m bàn giao c a d án; vi c th c nghi m thu s n ph m bàn giao c a d án tài li u gi i thích chi ti t nh ng vi c th c hi n n u m t ho t đ ng c a d án k t thúc tr c hoàn thành 6.1 Nghi m thu k t qu c a d án Ho t đ ng đóng d án chia làm hai lo i: óng hành bao g m vi c chi ti t t t c ho t đ ng, tác đ ng, vai trò trách nhi m c a đ i d án nh ng ng i liên quan di n th c hi n d án Nó c ng bao g m vi c thu th p h s s sách c a d án, phân tích nh ng thành công th t b i, t p h p h c l u tr thông tin cho t ch c ho c đ i d án s d ng t ng lai óng h p đ ng bao g m t t c ho t đ ng đ toán k t thúc b t k th a thu n c a h p đ ng Th t c bao g m c xác nh n s n ph m (ví d nh ki m tra xem t t c cơng vi c có đ c hồn thành xác thích h p khơng) vi c đóng hành (ví d nh vi c c p nh t h s s sách c a d án đ ph n ánh k t qu cu i c a d án l u tr thông tin đ s d ng t ng lai) Các u ki n u kho n c a h p đ ng c ng có th thi hành quy n th i hi u c a u kho n k thu t chi ti t đ đóng h p đ ng Vi c h p đ ng k t thúc s m h n th i h n m t tr ng h p đ c bi t c a vi c đóng h p đ ng, có th n y sinh, ví d nh t s khơng có kh n ng bàn giao s n ph m, k ho ch tài b v t quá, thi u ngu n l c c n thi t Th t c m t b c c a quy trình đóng h p đ ng H c ph n Lý thuy t th c hành v qu n lý d án Công ngh thông tin Truy n thông 121 Khi nh ng h p đ ng hồn thành – ví d giao theo u kho n k thu t chi ti t đ ph i nghi m thu s n ph m Thơng th th c b ng m t v n b n th hi n s c bên liên quan s n ph m cu i đ c bàn c ghi h p đ ng – đ i d án s ng b n nghi m thu đ c th hi n ch p nh n rõ ràng có ch ký c a t t Nh đ c p ph n tr c, n u ng i s d ng không th ch p nh n s n ph m bàn giao, m t cu c u tra s đ c th c hi n nh ng b n báo cáo gi i thích lý cho vi c khơng th ch p nh n đ c l p i d án c n ph i tìm ki m s t v n v pháp lý tr ng h p 6.2 ánh giá d án Khi k t thúc d án (ho c th m chí tr c đóng d án), cơng tác đánh giá đ c th c hi n đ cung c p vi c đánh giá có h th ng khách quan c a vi c thi t k , th c hi n nh ng k t qu c a d án đ xác đ nh s thích h p th a mãn v i m c tiêu, hi u l c phát tri n, hi u qu phát tri n, nh h ng s trì phát tri n s khác gi a vi c đánh giá, giám sát ki m toán? Trong t t c nh ng công vi c đ u có ý ngh a đ đánh giá d án, nhiên m c tiêu c a m i công vi c l i khác C th nh sau: ánh giá t p trung vào hi u l c, hi u qu , s nh h ng, thích h p kh n ng trì c a sách hành đ ng c a t ch c ng i góp v n Giám sát nh ng s phân tích liên t c su t q trình d án nh m m c đích đ t đ c nh ng k t qu đ cho m c tiêu c i thi n vi c quy t đ nh qu n lý Ki m tốn th c hi n ki m tra: • Tính h p pháp h p lý vi c thu – chi c a d án (ví d : vi c d lu t h p lý, theo u kho n, u lu t h p l đ c k t); • V n c a d án li u có đ c s d ng h p lý ti t ki m hay khơng (ví phù h p v i yêu c u qu n lý tài h p lý) • V n c a d án có đ c s d ng hi u qu hay không (cho m c tiêu đ xác đ nh) Vi c ki m toán t p trung vào vi c qu n lý tài 122 Nh ng ki n th c c b n v Công ngh thông tin Truy n thông cho Lãnh đ o c quan Nhà n án ký d c c Vi c đánh giá c n có nh ng m sau: • Khách quan đ c l p v i vi c l p trình th c hi n d án • tin c y (vi c đánh giá đ c th c hi n b i nh ng chuyên gia đ c l p có kinh nghi m thích h p) tính minh b ch đ c tơn tr ng, ví d thơng qua vi c ph bi n r ng rãi k t qu • Khuy n khích s tham gia c a bên liên quan trình đánh giá đ đ m b o r ng nh ng quan m s ti p c n khác đ c tính đ n • m b o nh ng k t qu ki m tra khuy n cáo t công tác ki m tra h u ích nh vi c k p th i mang đ n nh ng thông tin xác đáng, rõ ràng, ng n g n xúc tích cho ng i quy t đ nh K t qu c a ho t đ ng đánh giá m t báo cáo đánh giá, báo cáo nên ph n ánh trung th c c u trúc c a tiêu chí đánh giá chính: Kh n ng áp d ng, hi u l c, hi u qu , nh h ng kh n ng trì Báo cáo c n ph i đ c tính đ n đ c tr ng c a d án, giai đo n báo cáo đ c th c hi n báo cáo đ c chu n b cho B ng 18 có th đ c s d ng đ xác đ nh l i ích đ c mang l i t d án Nó qui l i ích giá tr nh giá tr ti n m t, ph n tr m s gi B ng 18 Xác đ nh l i ích Danh m c l i nhu n Tài Ho t đ ng L i nhu n mong đ i Giá tr d báo Giá tr th c t Chênh l c • Doanh thu m i phát sinh $x $x $x $x $x $x • Gi m chi phí $x $x $x • T ng l i nhu n biên Miêu t Miêu t Miêu t • Hi u qu ho t đ ng đ c c i thi n x% x gi x% x gi x% x gi • Gi m th i gian s n xu t t i th tr ng x% x% x% Miêu t Miêu t Miêu t x% x% x% x% x% x% Miêu t Miêu t Miêu t • T ng ch t l ng s n ph m d ch v Th tr ng • S nh n bi t th ng hi u t ng lên • Th ph n l n h n • L i th c nh tranh t ng thêm H c ph n Lý thuy t th c hành v qu n lý d án Công ngh thông tin Truy n thông 123 Câu h i suy ngh B n ngh nên ng i th c hi n đánh giá d án – nh ng ng hay nh ng ng i bên ngoài? T i sao? nh ng l i ích b t l i ng i đánh giá ng i bên i bên ngoài? 6.3 Rút h c kinh nghi m Trong su t vòng đ i c a d án, đ i d án nh ng ng i liên quan nh n đ c nh ng h c kinh nghi m t m t k thu t, qu n lý quy trình c a d án T t c nh ng ki n th c đ c đút rút su t trình d án c n đ c l p thành tài li u đ tr thành m t ph n c a d li u l ch s c a t ch c Nh ng h c c n đ c biên so n, th c hóa l u tr su t q trình c a d án Ví d , h c kinh nghi m l nh v c ngu n nhân l c bao g m: • Bi u đ t ch c d án, bi u đ miêu t v trí, k ho ch qu n lý nhân s chúng có th đ c gi nh tài li u m u; • Nh ng nguyên lý c b n, k thu t qu n lý xung đ t nh ng s ki n đ c cơng nh n có hi u qu đ c bi t; • Nh ng k n ng đ c bi t hay nh ng s c nh tranh đ c bi t c a thành viên đ i đ c khám phá trình th c hi n d án; • Nh ng v n đ nh ng gi i pháp đ c ghi tài li u d án Nh ng phiên h p h c t p kinh nghi m đ c t ch c có th nh m m c tiêu xác đ nh nh ng thành công th t b i c a d án, đ đ a nh ng khuy n ngh đ c i thi n d án ti n hành t ng lai Tr ng tâm c a bu i h p h c t p kinh nghi m c ng r t đa d ng Trong m t s tr ng h p tr ng tâm quy trình phát tri n s n ph m công ngh , m t s tr ng h p khác tr ng tâm quy trình mà thúc đ y ho c kìm hãm th c hi n công vi c Các đ i c n t p h p thông tin th ng xuyên h n n u h c m th y r ng s l ng c a d li u t ng lên đáng đ đ u t thêm th i gian ti n c a Nh ng phiên h p cung c p cho đ i d án t ng lai thơng tin mà có th làm t ng hi u l c hi u qu c a vi c qu n lý d án Thêm vào đó, nh ng bu i h p giai đo n cu i có th coi nh vi c áp d ng k n ng t o l p nhóm hi u qu 124 Nh ng ki n th c c b n v Công ngh thông tin Truy n thông cho Lãnh đ o c quan Nhà n c Ng i qu n lý d án có b n ph n chuyên t ch c bu i h p đ h c t p kinh nghi m v i nh ng ng i liên quan n i b bên ngoài, đ c bi t n u d án không đ t đ c k t qu nh mong đ i Nh ng bu i h p nh v y có th thu đ c: • M t s c p nh t v c s ki n th c đ c trau d i • Các k t qu c a h th ng qu n lý tri th c • Các sách, quy trình, th t c c a t ch c ho c c a d án đ nh t • Các k n ng đ c c i thi n • C i thi n d ch v s n ph m tồn di n • C p nh t k ho ch qu n lý r i ro • K ho ch ngân sách đ c thay đ i cc p M t vài u c n làm Các d án ng d ng h th ng (s n ph m) thông th ng c n ph i đ c đ a th c hi n th nghi m ch p nh n c a ng i s d ng (User Acceptance Tests) Nh ng công ty đ c thuê c n ph i th c hi n th nghi m thuy t minh v i ng i s d ng cho đ n t t c ch c n ng chi ti t k thu t c a h th ng đ c ng i s d ng ch p nh n Có nh ng tr ng h p cu c th nghi m s n ph m không đ c ng i s d ng ch p nh n Trong tr ng h p này, vi c đóng d án b hoãn l i N u b n nhà qu n lý d án, b n đ i qu n lý c a b n s làm đ gi i quy t tình hu ng? Bài h c có th đ c rút t tình hu ng này? T ki m tra T i d án c n ph i có ti n trình đóng? Nh ng “bài h c kinh nghi m” gì? Ch c n ng c a chúng gì? H c ph n Lý thuy t th c hành v qu n lý d án Công ngh thông tin Truy n thông 125 126 Nh ng ki n th c c b n v Công ngh thông tin Truy n thông cho Lãnh đ o c quan Nhà n c NH NG HO T D ÁN: AD VÀ CÁC V N D ÁN NG SAU KHI K T THÚC ÁN ICT VÀO HO T NG V TÍNH B N V NG C A Ph n bàn v yêu c u đ m b o cho s n ph m k t qu c a d án đ c tích h p vào ho t đ ng th ng xuyên đ c trì V m t k thu t, m t d án k t thúc vi c k t thúc d án vi c bàn giao s n ph m đ c th c hi n Tuy nhiên, k t qu c a d án, đ c bi t s n ph m mà d án t o ra, s có m t cu c s ng m i môi tr ng c a ng i s d ng (khách hàng) Quá trình th c hi n đ đ m b o kh n ng s d ng hi u qu c a s n ph m b i c nh s xác đ nh cu c s ng t ng lai c a s n ph m V i nh ng d án thúc đ y h th ng ph n t , kh n ng trì v n đ mà ng i s d ng s ph i v t l n v i sau vịng đ i c a d án Gi ng nh m t đ a tr s sinh, s n ph m m i ho c h th ng m i s c n ph i đ c nuôi d ng Nh ng k ho ch đ trì c i thi n c n ph i đ c th c hi n đ y đ dù b i nhà tài tr d án, nhà cung c p d án hay ng i s d ng Sau m t vài v n đ c n đ c đ c p k ho ch trì s n ph m ho c h th ng m i: • Có hay khơng nh ng sách h tr cho vi c ti p t c, trì hay c i ti n s n ph m? • Có hay khơng h t ng s n sàng đ h tr s n ph m? • Có hay khơng nh ng đ n v ho c nhóm t ch c s trì s n ph m? • Có hay khơng nh ng ngu n v n đ c c p đ u đ n đ trì c i thi n s n ph m? • N ng l c c a t ch c có đ đ trì c i ti n s n ph m hay khơng? • Có c n ph i k t n i s n ph m v i m t h th ng khác không? Nh ng câu h i ng ý r ng nh ng ng i đ c nh n ho c k th a s n ph m h th ng m i s ph i l p k ho ch đ tích h p v i mơi tr ng c a t ch c H c ph n Lý thuy t th c hành v qu n lý d án Công ngh thông tin Truy n thơng 127 7.1 Mơi tr ng sách Nh ng qu c gia b t tay vào th c hi n ph n t d án phát tri n công ngh thông tin truy n thông c n ph i quan tâm đ n yêu c u nhu c u sách ICT c a qu c gia Thi u s h tr v sách, nh ng sáng ki n m i có th s k t thúc v a m i b t đ u tr thành vơ ích, khơng th mang l i k t qu nh mong đ i C ng r t quan tr ng tính đ n sách vi n thơng, sách s h tr ho c ki m ch s phát tri n công ngh thông tin qu c gia Các sách t ch c c ng v y, chúng c ng s tác đ ng t ng t đ n b t k s ch đ ng vi c phát tri n thông tin truy n thơng ph n t c p đ đ a ph ng ho c t ch c 7.2 Kh n ng b o trì nâng c p Bên c nh sách, có r t nhi u ngu n l c c n đ b o đ m cho vi c ti p t c, trì c i thi n s n ph m ho c h th ng C n ph i xác đ nh rõ nhà tài tr c a s n ph m (ví d nh m t B m c đ c n c, m t quy n đ a ph ng đ a ph ng hay m t đ n v qu n lý h th ng thông tin t ch c) s ti p t c h tr phát tri n trì s n ph m hay h th ng C th , nhà tài tr d án có th : • Ch đ nh đ n v hay nhóm s trì c i thi n ti p s n ph m h th ng; • m b o có v n c p cho phát tri n, trì c i thi n s n ph m h th ng; • Xây d ng n ng l c c a t ch c c quan khác đ đánh giá đ y đ nh ng l i ích c a vi c s d ng trì s n ph m h th ng m i Khi t ch c ho c quy n đ a ph ng hi u đ c nh ng l i ích mang l i t nh ng sáng ki n, c quan ch qu n có th có s h tr l n h n 7.3 S ng h liên t c c bi t d án phát tri n công ngh thông tin truy n thông, ch y u đ đ m b o r ng s n ph m hay h th ng đ c phát tri n ph c v cho nh ng ng i s d ng xác đ nh Chính ph nên đ u t vào vi c t o s n ph m h th ng m i sâu r ng h t m c có th S h tr v m t kinh doanh, vi c t o kh n ng đ u t phát tri n sáng ki n v ph n t phát tri n công ngh thông tin truy n thông, c n đ c theo đu i 128 Nh ng ki n th c c b n v Công ngh thông tin Truy n thông cho Lãnh đ o c quan Nhà n c Mơ hình qu n lý chín mu i T ch c c n c g ng c i thi n liên t c h th ng c a đ đ m b o th c hi n u ki n thu n l i nh t M t cách đ làm u tiêu chu n hóa h th ng quy trình mà s bao ph t t c m c đ c a t ch c – khơng ch d án c a t ch c mà cịn ch ng trình danh m c v n c a C n m t s liên k t c a h th ng bên t ch c Theo V n phòng th ng m i (OGC), “m t t ch c chín mu i có n ng l c t ch c sâu r ng đ qu n lý nh ng sáng ki n d a quy trình qu n lý đ c tiêu chu n hóa xác đ nh rõ.” Nh ng quy trình ti p theo có th đ c tùy bi n đ thêm vào nh ng nhu c u riêng bi t c a t ch c c ng đ m b o k t n i v i thành viên đ i nh ng ng i liên quan, đ c th c hi n d a nh ng k ho ch quy trình xác đ nh OCG c ng đ a đ ngh “mô hình qu n lý chín mu i danh m c v n đ u t , ch ng trình d án”(P3M3), khái ni m c b n c a xây d ng nên m i liên k t gi a nhóm qu n lý (d án, ch ng trình danh m c v n đ u t ), thành n m m c đ chín mu i sau: M c đ 1: Quy trình kh i đ u – d án, ch ng trình danh m c v n đ u t khơng có tiêu chu n quy trình t hi u ch nh M c đ 2: Quy trình l p l i – d án, ch ng trình danh m c v n đ u t thi u thông su t gi i h n quy trình ph i k t h p M c đ 3: Quy trình xác đ nh – d án, ch t t p trung l p trình quy trình ng trình danh m c v n đ u M c đ 4: Quy trình qu n lý – d án, ch ng trình danh m c v n đ u t đ t đ c nh ng c l ng c th trình ho t đ ng qu n lý v ch t l ng đ d báo t t h n vi c th c hi n t ng lai M c đ 5: Quy trình t i u – d án, ch ng trình danh m c v n đ u t ti p t c c i thi n quy trình c a v i vi c qu n lý công ngh v n đ đ c i thi n kh n ng miêu t ho t đ ng t ng lai đ đánh giá l c quan v quy trình Mơ hình đ t m t khó kh n v i t ch c nh m m c tiêu cho m c đ cao nh t c a hi u qu hi u l c vi c đ a ch t l ng ph c v t i ng i dân H c ph n Lý thuy t th c hành v qu n lý d án Công ngh thông tin Truy n thông 129 M t vài u c n làm c tình hu ng sau tr l i câu h i đ t cu i tình hu ng Ba n m tr c, m t d án đ c phát tri n đ c th c hi n đ c i thi n d ch v thông tin biên gi i c a c quan thu nhà n c u c a d án trung tâm thí m d ch v c a ng i dân, trung tâm cung c p m t s n tho i d g i m t đ a ch email cho nh ng ng i dân đ liên h Trong su t trình th c hi n k t thúc c a d án, d án đ c xem thành cơng b i làm t ng ngân kh c ng nh t ng ch t l ng n ng su t d ch v c a công ch c nhà n c vi c cung c p thông tin vi c góp ph n đào t o ng i dân thông qua trung tâm d ch v c a ng i dân Trong su t trình th c hiên d án, m t đ n v đ c thành l p - c quan Trung tâm c ng đ ng – v i nh ng công ch c đ c b nhi m t m th i Sau hai n m, d án đ c bàn giao cho c quan đ n v ti p t c th c hi n d án Nhân viên c a đ n v Trung tâm c ng đ ng quy t đ nh làm thêm m t th i gian n a Tuy nhiên, đ n v v i nh ng nhân viên c a c n đ c th a nh n th c a v c a nhân viên c n ph i đ c b o đ m, u yêu c u sách h tr t c quan khác nh C quan qu n lý d ch v công - Civil service authority, c quan ch u trách nhi m u ch nh t t c nhân viên nhà n c B qu c kh đ c p v n nh l ng c a nhân viên, đ trì trang thi t b c i thi n công ngh Hai n m trôi qua đ n v v n khơng đ c cơng nh n th c v trí c a nhân viên v n không đ c đ m b o, d u r ng nh ng ho t đ ng c a ch ng trình v n ti p t c mang l i s h tr v ngu n tài đ đ m b o trì ho t đ ng c a đ n v S n n lòng c a nhân viên đ n v t ng d n, u làm gi m hi u qu c a d ch v Câu h i: n v Trung tâm c ng đ ng c n s h tr đ trì ho t đ ng? Vi c có th th c hi n s m đ đ m b o s b n v ng c a Trung tâm c ng đ ng? 130 nv Nh ng ki n th c c b n v Công ngh thông tin Truy n thông cho Lãnh đ o c quan Nhà n c T ki m tra T i D án ICT c n ph i mang l i nh ng sáng ki n đ có th trì? Có nh ng u c u vi c trì s n ph m h u d án? H c ph n Lý thuy t th c hành v qu n lý d án Công ngh thông tin Truy n thông 131 T NG K T Nh ng n i dung sau đ c đ c p cu n sách này: Qu n lý d án ICTD c ng t ng t nh qu n lý lo i d án phát tri n khác v i quy trình chu trình qu n lý d án t ng đ ng Nh ng y u t quan tr ng d án ICTD, c ng nh lo i d án khác bao g m: ng i, quy trình công ngh Tuy nhiên, đ i v i d án ICTD, c n ph i ý h n đ n vi c qu n lý thay đ i c bi t, c n quan tâm đ n quan m c a nh ng bên liên quan ph i khuy n khích s tham gia đ y đ c a h vào trình phát tri n th c hi n d án Ng i s d ng s n ph m bàn giao c a d án c n đ c tham gia d án t ngày đ u tiên B t k d án ICTD mà ph i cung c p m t cách hi u qu d ch v cho ng i dân đ u ph i xem xét vi c tái c u trúc quy trình nghi p v C n ti n hành rà soát, xem xét l i m t cách th n tr ng h th ng c a đ n v ho c t , tr ng h p c n thi t ph i s a đ i h th ng đ đáp ng m c tiêu c a d án ICTs không ph i m t gi i pháp t c th i đ phát tri n Nhu c u c a ng i dân, ch không ph i công ngh , s quy t đ nh thi t k d án C n nh n m nh vai trò c a đ i t ng th h ng d án, vi c đánh giá cu i v d án, ng i th h ng d án s ch u trách nhi m v vi c tích h p h u ích tính b n v ng c a s n ph m ho c h th ng d án t o đ d án ICTD đ c thành công, c n tuân th nh ng nguyên t c c đúc k t t d án nhi u qu c gia nh sau: • S tham gia c a t t c thành viên, nh ng bên liên quan c a d án t t c giai đo n • Phát tri n quy n làm ch đ a ph ng n ng l c • Pha tr n nhi u cơng ngh • S tham gia c a nhi u bên • Liên k t v i nh ng n l c phát tri n theo nhu c u r ng h n c a đ i tác, đ c bi t liên quan đ n vi c xóa đói gi m nghèo • Quy n s h u lãnh đ o c quan • Môi tr ng t o c nh tranh • S b n v ng c a xã h i tài • Cân nh c t i r i ro 132 Nh ng ki n th c c b n v Công ngh thông tin Truy n thông cho Lãnh đ o c quan Nhà n c k t qu c a d án ICTD đ c b n v ng: • Chúng c n đ c ràng bu c, liên k t v i m c tiêu phát tri n qu c gia c n đ c k t n i v i mơi tr ng bên ngồi c a d án • C n ph i có s cam k t h tr t phía c quan nhà n c có s g n k t (và t o ra) sách đ h tr s phát tri n c a ICT • C n ph i quan tâm t i l i ích c a c ng đ ng, đ c bi t quy n ti p c n thông tin c a ng i dân H c ph n Lý thuy t th c hành v qu n lý d án Công ngh thông tin Truy n thông 133