Những quy tắc khi viết thư xin việc

Các điểm cần tránh khi viết thư xin việc bằng tiếng Anh Viết thư xin việc bằng tiếng Anh đang ngày càng trở nên phổ biến ở Việt Nam. Hầu hết các công ty đều yêu cầu người xin việc viết thư hoặc bằng tiếng Anh hoặc bằng cả tiếng Anh lẫn tiếng Việt. Viết thư xin việc bằng tiếng Việt đã khó nhưng viết thư xin việc bằng tiếng Anh lại càng khó hơn . Viết thư xin việc bằng tiếng Anh đang ngày càng trở nên phổ biến ở Việt Nam. Hầu hết các công ty đều yêu cầu người xin việc viết thư hoặc bằng tiếng Anh hoặc bằng cả tiếng Anh lẫn tiếng Việt. Viết thư xin việc bằng tiếng Việt đã khó nhưng viết thư xin việc bằng tiếng Anh lại càng khó hơn, bởi vì đó không phải là ngôn ngữ mẹ đẻ của bạn và đôi khi sự khác biệt về văn hóa khiến cho bạn không biết bắt đầu từ đâu. Sau đây, các hiệu đính viên của Language Bridge sẽ đưa ra những "điểm cần tránh" khi các bạn viết thư xin việc bằng tiếng Anh: 1. Lỗi chính tả: Khó có thể tin được rằng trung bình cứ 10 thư xin việc mà Language Bridge hiệu đính thì chỉ có một thư xin việc là không có lỗi sai chính tả. Hãy tưởng tượng xem bạn chỉ viết khoảng 250 chữ cho một thư xin việc, mà thư đó lại có nhiều lỗi sai chính tả. Chương trình sửa lỗi tự động của word chính là người bạn của bạn. Hãy để cho nhà tuyển dụng chí ít cũng không đánh giá bạn là người cẩu thả. 2. "I feel that I am a good candidate", "I think I am a good candidate " Chúng tôi biết rằng là người Việt Nam chúng ta thường nói rằng " Tôi cảm thấy rằng" hoặc " Tôi nghĩ rằng" để cho câu chữ không có độ tác động mạnh, và người đọc có ấn tượng chúng ta không quá kiêu ngạo khi viết về bản thân mình. Điều này xảy ra là do sự khác biệt về văn hóa: người phương Tây không ngại bộc lộ sự tự hào về bản thân, trong khi người Việt Nam chỉ " tự hào ngầm" :P. Tuy nhiên khi viết thư xin việc tiếng Anh, để tạo ấn tượng mạnh đối với nhà tuyển dụng, đặc biệt là những nhà tuyển dụng nước ngoài, bạn nên dùng "I am convinced that I am the best candidate", hoặc "I am confident that I am an ideal candidate" khi nói về bản thân bạn. 3. "Etc" ( .v.v.): Một điều thú vị mà Language Bridge bắt gặp khi hiệu đính thư xin việc bằng tiếng Anh của Những quy tắc viết thư xin việc Để bắt đầu với công việc đó, bạn phải cần đến thư xin việc Bởi thư xin việc giúp bạn ý "ghi điểm" nhiều với nhà tuyển dụng Nhằm tạo ấn tượng tốt nhất, áp dụng quy tắc sau viết thư xin việc nhé! Luôn gửi kèm thư xin việc Nguyên tắc luôn phải gửi thư xin việc sơ yếu lý lịch, cho dù nhà tuyển dụng không yêu cầu bạn bận rộn thời gian để viết Đây nguyên tắc xin việc giúp bạn có hội thuyết phục nhà tuyển dụng lực Viết ngắn gọn, súc tích Nhà tuyển dụng nhiều thời gian để đọc hết tất hồ sơ ứng viên Nếu viết thư xin việc dông dài tới 2, trang, chắn nhà tuyển dụng không ý tới Vì vậy, viết ngắn gọn súc tích Đi vào điểm chia thành đoạn ngắn khoảng 6-8 dòng VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí Khi gửi thư xin việc qua email, ngắn gọn điều quan trọng chất email giao tiếp ngắn gọn, nhanh chóng theo phần nhỏ Tuy nhiên, mà viết thư xin việc ngắn, cộc lốc "Hãy xem sơ yếu lý lịch đính kèm cám ơn dành thời gian xem xét" Bạn nên viết thư xin việc thuyết phục vài đoạn ngắn gọn "Cá nhân hoá" thư xin việc Trong sơ yếu lý lịch thường viết theo mẫu có sẵn, thư xin việc lại viết cách thoải mái hơn, giúp bạn thể tính cách, người Bạn có hội để chứng tỏ không người phù hợp với vị trí mà chinh phục cảm tình nhà tuyển dụng Do đó, bạn sử dụng hài hước cách thích hợp, kết hợp giọng văn chuyên nghiệp thân thiện thư xin việc Đề tên người nhận cụ thể Nếu tin tuyển việc không ghi rõ người nhận cụ thể, bạn tìm hiểu người cách gọi điện trực tiếp cho nhà tuyển dụng (nhưng nên tránh việc tin tuyển việc nêu rõ "không liên lạc qua điện thoại") hỏi phận thư ký, tiếp tân người phụ trách tuyển dụng Sau đó, mở đầu thư xin việc với lời chào chuyên nghiệp "Kính gửi ông/ bà A" thay chung chung "Kính gửi công ty" VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí Tập trung vào nhu cầu công ty Nếu câu thư xin việc bạn bắt đầu "Tôi", " tôi", thay đổi chúng Hãy tìm hiểu công ty khó khăn họ gặp phải, phẩm chất họ tìm kiếm nhân viên mục tiêu tương lai họ Sau đó, dùng thư xin việc để chứng tỏ bạn giải pháp cho vấn đề Thư xin việc có hiệu nêu lên bạn làm cho công ty, công ty mang lại cho bạn Sáng tạo Thư xin việc bạn bật có sáng tạo Chẳng hạn, bạn khái quát ngắn gọn thương vụ làm ăn khó hay dự án thách thức bạn hoàn thành thành công Bạn trích dẫn đánh giá hiệu công việc trước để nhấn mạnh thành công ghi nhận Hoặc bạn chia cột thư xin việc để chứng tỏ đáp ứng yêu cầu nhà tuyển dụng sao: ● Yêu cầu: năm kinh nghiệm lĩnh vực IT ● Khả năng: năm kinh nghiệm thiết kế đồ hoạ điều hành Đọc kỹ kiểm tra Hãy đọc kỹ kiểm tra để đảm bảo không mắc lỗi trước gửi thư xin việc Nếu không giỏi việc này, bạn nhờ người thành thạo kiểm tra cho Hãy chắn tên công ty, nhà tuyển dụng, địa chỉ, vị trí công việc xác để tránh tình nhầm lẫn, đặc biệt bạn gửi hồ sơ xin việc tới nhiều công ty khác VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí Viết thư xin việc bằng tiếng Anh: Những điểm cần lưu ý Viết thư xin việc bằng tiếng Việt đã khó nhưng viết thư xin việc bằng tiếng Anh lại càng khó hơn, bởi vì đó không phải là ngôn ngữ mẹ đẻ của bạn và đôi khi sự khác biệt về văn hóa khiến cho bạn không biết bắt đầu từ đâu. Sau đây, các hiệu đính viên của Language Bridge sẽ đưa ra những “điểm cần tránh” khi các bạn viết thư xin việc bằng tiếng Anh: 1. Lỗi chính tả: Khó có thể tin được rằng trung bình cứ 10 thư xin việc mà Language Bridge hiệu đính thì chỉ có một thư xin việc là không có lỗi sai chính tả. Hãy tưởng tượng xem bạn chỉ viết khoảng 250 chữ cho một thư xin việc, mà thư đó lại có nhiều lỗi sai chính tả. Chương trình sửa lỗi tự động của word chính là người bạn của bạn. Hãy để cho nhà tuyển dụng chí ít cũng không đánh giá bạn là người cẩu thả. 2. “I feel that I am a good candidate”, “I think I am a good candidate “ Chúng tôi biết rằng là người Việt Nam chúng ta thường nói rằng ” Tôi cảm thấy rằng” hoặc ” Tôi nghĩ rằng” để cho câu chữ không có độ tác động mạnh, và người đọc có ấn tượng chúng ta không quá kiêu ngạo khi viết về bản thân mình. Điều này xảy ra là do sự khác biệt về văn hóa: người phương Tây không ngại bộc lộ sự tự hào về bản thân, trong khi người Việt Nam chỉ ” tự hào ngầm” . Tuy nhiên khi viết thư xin việc tiếng Anh, để tạo ấn tượng mạnh đối với nhà tuyển dụng, đặc biệt là những nhà tuyển dụng nước ngoài, bạn nên dùng “I am convinced that I am the best candidate”, hoặc “I am confident that I am an ideal candidate” khi nói về bản thân bạn. 3. “Etc” (…v.v.): 1 Một điều thú vị mà Language Bridge bắt gặp khi hiệu đính thư xin việc bằng tiếng Anh của các bạn là khoảng 40% các bạn sử dụng etc (có nghĩa là”…v.v” trong tiếng Việt) trong thư xin việc của mình. Đây có thể là một lỗi dễ hiểu, vì trong thư xin việc, bạn thường liệt kê các công việc hoặc các thành tích mà bạn đã đạt được. Tuy nhiên, sử dụng “etc” là một điều tối kỵ khi viết thư xin việc bằng tiếng Anh. Tại sao? Vì nhà tuyển dụng có thể cho rằng bạn lười đến nỗi không cả muốn liệt kê tất cả các chi tiết bạn đang nói trong một thư xin việc thì làm sao họ có thể tin tưởng rằng bạn sẽ làm việc chăm chỉ cho họ được. 4. Một lá thư xin việc 150 chữ, 11 từ “I”. Đây là lỗi phổ biến của các bạn khi viết thư xin việc tiếng Anh: lặp từ. Sử dụng từ “I” quá nhiều khiến cho người đọc thư xin việc của bạn cảm thấy nhàm chán, và đồng thời thể hiện sự yếu kém về mặt ngôn ngữ của bạn. Thay vào việc dùng quá nhiều từ”I” khi nói về bản thân, hãy chọn các mẫu câu thay thế mà bạn không phải cần dùng từ này, để tránh tình trạng lặp từ không cần thiết. 5. “I look forward to hearing from you.” Hầu hết các thư xin việc của các bạn đều kết thúc bằng câu này. Bản thân câu kết thư này không sai, nhưng lại không phải là tối ưu cho một bức thư xin việc thuyết phục. Hãy chủ động hơn trong thư xin việc của bạn. Hãy nói bạn có thể tham gia phỏng vấn bất cứ lúc nào, và hoặc nhà tuyển dụng có thể gọi điện thoại cho bạn theo số của bạn bất cứ lúc nào. Một kết thư như vậy khiến cho nhà tuyển dụng biết được rằng bạn rất mong muốn được làm việc cho họ. 6. Thư xin việc chung chung: Nhiều bạn khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi, nói rằng bạn cần một thư xin việc chung Những điều cần tránh khi viết đơn xin việc Để có thể xin được việc mong muốn trước hết điều bạn cần làm là đơn xin việc phải để lại ấn tượng cho nhà tuyển dụng và cần tránh những gì khi viết đơn xin việc. Nhầm lẫn về giới tính Đừng bao giờ khiến cho nhà tuyển dụng cảm thấy khó chịu ngay từ khi bắt đầu đọc thư xin việc của bạn bằng việc bạn nhầm lẫn về giới tính của họ trong lời chào đầu thư, chẳng hạn như “Thưa ngài”, “quý ông”, “quý bà” Trên thực tế, bạn nên tránh đề cập đến giới tính khi chưa biết chắc người mà mình gửi thư là nam hay nữ. Bởi vì bất kỳ ai cũng cảm thấy khó chịu khi có người gọi sai giới tính của mình. Nhà tuyển dụng sẽ dễ loại hồ sơ của bạn ra một bên nếu thấy bị gọi nhầm. Tốt nhất bạn nên tìm hiểu xem người mà mình gửi thư đến là phụ nữ hay đàn ông để có cách xưng hô phù hợp. Nếu không thực sự chắc chắn, bạn chỉ nên xưng hô một cách chung chung. Viết mục tiêu nghề nghiệp thiếu ấn tượng Mục tiêu nghề nghiệp xuất hiện ở phần đầu của hồ sơ tìm việc, là mục đầu tiên thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng. Mục tiêu nghề nghiệp mang nặng sứ mệnh tiếp thị và giới thiệu bạn thật ấn tượng đến nhà tuyển dụng. Đó không chỉ là mục tiêu nghề nghiệp của bạn mà còn là điều mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm. Vì vậy, bạn nên nghiên cứu thật kỹ bản Mô tả công việc để biết nhà tuyển dụng cần gì và viết mục tiêu nghề nghiệp phù hợp nhất. Ví dụ: Mục tiêu nghề nghiệp: Một vị trí cấp cao trong lĩnh vực quản lý nhân sự mang đến nhiều cơ hội và thách thức, cho phép tôi phát huy tối đa kiến thức và kinh nghiệm của mình trong ngành tư vấn và tuyển dụng nhân sự. Đơn xin việc cần có mục tiêu nghề nghiệp ấn tượng Viết sai chính tả, ngữ pháp Thật không có gì thiếu chuyên nghiệp bằng việc gửi tới nhà tuyển dụng một lá thư xin việc mắc lỗi chính tả, hay ngữ pháp. Nếu chưa chắc chắn bạn có thể sử dụng từ điển hoặc phần mềm để kiểm tra lại các lỗi văn bản để tránh những sơ xuất không đáng có. Không ghi rõ vị trí muốn ứng tuyển Mục đích của nhà tuyển dụng khi đọc thư xin việc của bạn là họ muốn biết bạn đang định tuyển vào vị trí công việc nào. Nhầm lẫn trong khi viết tiêu đề công việc hoặc viết không theo như trong hướng dẫn tuyển dụng có thể mang lại cho bạn những kết quả không như ý muốn. Đơn xin việc quá ngắn Một lá thư xin việc phải được trình bày cho đúng kiểu của một bức thư, chứ không phải chỉ là một đoạn giới thiệu ngắn gửi cho nhà tuyển dụng. Thư xin việc cũng cần trình bày như một bài văn, có mở đoạn, thân đoạn và kết ý, mỗi phần được trình bày mạch lạc, đủ ý để nhìn vào đó, nhà tuyển dụng thấy rõ sự nghiêm túc và tâm huyết của ứng viên. Nhiều ứng viên cho rằng, không cần viết nhiều trong thư xin việc, chỉ phác thảo vài ý chính, nếu cần sẽ trao đổi thêm khi phỏng vấn. Nhưng thực tế, nếu lá thư xin việc quá cẩu thả, sơ sài, bạn sẽ chẳng có cơ hội được đối diện với nhà tuyển dụng mà trình bày nữa. Tuy nhiên, thư xin việc cũng không nên quá dài dòng văn tự. Tốt nhất là nên gói gọn trong một mặt giấy A4 với những thông tin thật súc tích. Địa chỉ email thiếu tính chuyên nghiệp Nếu địa chỉ email cả bạn là nuhongmongmanh@yahoo.com hoặc tương tự như thế, bạn cần cân nhắc và thiết lập một địa chỉ email với một cái tên chuyên nghiệp hơn phù Những quy tắc khi viết thư xin việc Thư xin việc sẽ giúp bạn được chú ý và "ghi điểm" nhiều hơn với nhà tuyển dụng. Để tạo ấn tượng tốt nhất, hãy áp dụng những quy tắc sau với thư xin việc: Luôn gửi kèm thư xin việc Nguyên tắc đầu tiên là luôn luôn phải gửi thư xin việc cùng sơ yếu lý lịch, cho dù nhà tuyển dụng không yêu cầu hoặc bạn quá bận rộn và không có thời gian để viết. Đây là nguyên tắc cơ bản khi xin việc giúp bạn có cơ hội thuyết phục nhà tuyển dụng hơn về năng lực của mình. Viết ngắn gọn, súc tích Nhà tuyển dụng không có nhiều thời gian để đọc hết tất cả hồ sơ của ứng viên. Nếu viết thư xin việc dông dài tới 2, 3 trang, chắc chắn nhà tuyển dụng sẽ không chú ý tới nó. Vì vậy, hãy viết ngắn gọn và súc tích. Đi ngay vào những điểm chính và chia ra thành các đoạn ngắn khoảng 6 - 8 dòng. Khi gửi thư xin việc qua email, ngắn gọn là điều rất quan trọng bởi bản chất của email là sự giao tiếp ngắn gọn, nhanh chóng và theo từng phần nhỏ. Tuy nhiên, cũng không phải vì thế mà viết thư xin việc quá ngắn, cộc lốc như " Hãy xem sơ yếu lý lịch đính kèm và cám ơn vì đã dành thời gian xem xét". Bạn nên viết thư xin việc thuyết phục hơn trong vài đoạn ngắn gọn. "Cá nhân hoá" thư xin việc Trong khi sơ yếu lý lịch thường được viết theo mẫu có sẵn, thư xin việc lại được viết một cách thoải mái hơn, giúp bạn thể hiện tính cách, con người mình. Bạn sẽ có cơ hội để chứng tỏ rằng mình không chỉ là người phù hợp với vị trí mà còn chinh phục cảm tình của nhà tuyển dụng. Do đó, bạn có thể sử dụng sự hài hước một cách thích hợp, kết hợp giọng văn chuyên nghiệp và thân thiện trong thư xin việc. Đề tên người nhận cụ thể Nếu tin tuyển việc không ghi rõ người nhận cụ thể, bạn có thể tìm hiểu người đó là ai bằng cách gọi điện trực tiếp cho nhà tuyển dụng ( nhưng nên tránh việc này nếu tin tuyển việc nêu rõ " không liên lạc qua điện thoại" ) hoặc hỏi bộ phận thư ký, tiếp tân về người phụ trách tuyển dụng. Sau đó, mở đầu thư xin việc với lời chào chuyên nghiệp như " Kính gửi ông/ bà A" thay vì chung chung như " Kính gửi công ty ". Tập trung vào nhu cầu của công ty Nếu mọi câu trong thư xin việc của bạn đều bắt đầu bằng " Tôi", " của tôi", hãy thay đổi chúng. Hãy tìm hiểu về công ty và những khó khăn họ đang gặp phải, những phẩm chất họ tìm kiếm ở nhân viên và mục tiêu tương lai của họ. Sau đó, dùng thư xin việc để chứng tỏ rằng bạn chính là giải pháp cho những vấn đề đó. Thư xin việc sẽ có hiệu quả nếu nêu lên những gì bạn có thể làm cho công ty, chứ NHỮNG LỖI BẠN NÊN TRÁNH KHI VIẾT THƯ XIN VIỆC Bên cạnh hồ sơ xin việc, thư xin việc đóng vai trò quan trọng việc giúp bạn ứng viên tạo ấn tượng riêng nhà tuyền dụng (NTD) Một thư xin việc hấp dẫn thư thu hút NTD xem CV bạn Ngược lại thư xin việc bạn mắc lỗi, hội để bạn nhận lời mời vấn trở nên vô mong manh Dưới lỗi mà bạn nên tránh để viết thư mang lại hiệu cao cho trình tìm việc Gửi CV mà không đính kèm thư xin việc Có thể có NTD không đọc hay không coi trọng thư xin việc Nhưng bạn biết liệu họ có đọc đánh giá bạn thông qua thư xin việc hay không gửi kèm thư xin việc điều bạn nên làm Gửi thư xin việc mà không rõ tên người nhận Gửi thư cho NTD mà bạn đề chung chung “Chào anh/chị, Kính gửi Quý công ty ” hay “Dear Sir or Madam, To whom it may concern…” khiến NTD thấy bạn không quan tâm đến công việc đủ để tìm tên người tiếp nhận bạn vào làm Mặc dù việc tìm tên người tuyển dụng bạn lúc dễ dàng bạn thử hết cách Thông thường cách đơn giản bạn gọi điện đến công ty hỏi tên người tuyển dụng cho vị trí đưa Ngoài bạn tìm mạng, hỏi trang web việc làm đăng thông báo tuyển dụng bạn quen công ty tuyển dụng, hỏi họ Trong tình xấu nhất, bạn mở đầu thư cách viết “Kính gửi ông/ bà (anh/chị) phụ trách tuyển dụng cho vị trí: “ Đây cách giải tốt bạn hoàn toàn tìm tên NTD lời chào cụ thể chút Nói với NTD công ty làm cho bạn thay bạn làm cho công ty Đây lỗi phổ biến mà hấu hết bạn trường người tìm việc kinh nghiệm mắc phải Với hầu hết trường hợp, NTD làm kinh doanh để kiếm lợi nhuận Họ muốn biết bạn làm cho phát triển công ty họ làm để thực giấc mơ nghề nghiệp bạn Bạn cho NTD biết bạn đáp ứng nhu cầu họ bạn đóng góp cho công ty Luôn bị động Có nhiều thư xin việc kết thúc câu “Tôi mong sớm nhận hồi âm ông/bà” Nhưng để hiệu hơn, bạn ứng viên nên đề nghị NTD dành cho buổi vấn hứa việc làm liên lạc với NTD điện thoại Đừng thể mập mờ mong muốn vấn Thay vào bạn đề nghị NTD cách rõ rang, cho NTD biết thời gian cụ thể mà bạn liên lạc Việc làm giúp bạn tìm hiểu tên NTD Tẻ nhạt công thức Đừng lãng phí đoạn thư bạn cách viết đoạn giới thiệu tẻ nhạt Hãy sử dụng đoạn để thu hút NTD cách nói với NTD bạn viết thư xin việc tóm tắt lý chứng minh bạn phù hợp với vị trí tuyển dụng, nói rõ phẩm chất bạn đoạn sau Đừng sử dụng câu nói theo khuôn mẫu “Như ông /bà thấy CV đính kèm” “Hãy xem CV đính kèm” NTD nhìn thấy CV bạn đính kèm họ không cần bạn phải nói cho họ điều Hãy cố gắng viết thư để NTD hiểu bạn rõ Lỗi in ấn, lỗi tả ngữ pháp/dấu câu không chuẩn Thư xin việc phản ánh khả viết giao tiếp bạn Vì đảm bảo thư bạn hoàn hảo trước gửi Hãy đọc sửa lại thư tinh thần bạn thực thoải mái Cuối nhờ người bạn kiểm tra lại lần cho bạn Nhắc lại thông tin CV Bạn sử dụng thư xin việc để nhấn mạnh khía cạnh viết CV để chứng minh bạn phù hợp với vị trí tuyển dụng Nhưng bạn lãng phí hội thời gian NTD bạn đơn giản nhắc lại viết hồ sơ Viết lan man kể câu chuyện dài đời/ nghiệp bạn Hãy cố gắng viết thư xin việc bạn ngắn gọn Không viết trang Bạn nên chia thư thành đoạn với độ dài đoạn khoảng câu Nhiều bạn ứng viên thường có xu hướng sử dụng thư xin việc để thuật lại đời hay nghiệp Đây rõ ràng nhiệm vụ thư xin việc Thư xin việc công cụ để marketing giúp bạn thể phẩm chất, lực phù hợp với công việc Vì thư xin việc bạn nên trả lời câu hỏi mà NTD muốn tìm hiểu “ Tại nên thuê bạn?” Hãy sử dụng ngôn ngữ cấu trúc câu đơn giản, xóa từ ngữ không cần thiết thư Sử dụng ngôn ngữ rụt rè Bạn nên tránh sử dụng cụm từ “Tôi cảm thấy” “Tôi tin rằng” NTD không cảm nhận tự tin tâm bạn Nếu muốn bạn nên sử dụng cụm từ “Tôi tự tin (I am confident)”, “Tôi tin (I am convinced)” “ Tôi khẳng định (I am positive)”