Giáo trình kế toán ngân hàng chương 11 kế toán thanh toán vốn giữa các ngân hàng và báo cáo kế toán tài chính ngân hàng

- Các chủ thể tham gia thanh toán bù trừ điện tử TTBTĐT gồm có: + Ngân hàng chủ trì TTBTĐT, là đơn vị chịu trách nhiệm nhận, kiểm tra các lệnh thanh toán từ các ngân hàng thành viên gửi

Phần bốn

Kế toán thanh toán vốn giữa các ngân hàng

và báo cáo Kế toán – tài chính ngân hàng

1.1.1 Sự cần thiết

Trong ch-ơng IV chúng ta đã đề cập đến các ph-ơng thức và kỹ thuật sử dụng các công cụ thanh toán qua ngân hàng, theo đó khi hai khách hàng đều có tài khoản tại ngân hàng thì việc trả tiền cho nhau chính là việc ngân hàng trích tài khoản của bên trả tiền để chuyển vào tài khoản của bên thụ h-ởng Điều này tiếp tục đặt ra vấn đề rằng, liệu việc thanh toán của khách hàng có ảnh h-ởng gì đến vốn của ngân hàng và ngân hàng làm thế nào để kiểm soát chặt chẽ các khoản thanh toán để đảm bảo an toàn tài sản? Trong tr-ờng hợp bên trả tiền và bên thụ h-ởng đều mở tài khoản tại một đơn vị ngân hàng (chi nhánh,

sở giao dịch) thì đ-ơng nhiên là không có tác động gì và việc kiểm soát không gặp phải khó khăn lớn, nh-ng nếu bên trả tiền và bên thụ h-ởng mở tài khoản ở hai đơn vị ngân hàng khác nhau cùng hệ thống hoặc khác hệ thống ngân hàng thì không những ngân hàng phục vụ bên trả tiền và ngân hàng phục vụ bên thụ h-ởng không chỉ phải thực hiện việc thanh toán tiền theo yêu cầu của khách hàng mà còn phải thanh toán về vốn với nhau đầy đủ, chính xác và kịp thời,

đồng thời phải có biện pháp thích hợp để kiểm soát tính xác thực của các khoản thanh toán nhằm đảm bảo an toàn tài sản Chính vì vậy, việc nghiên cứu

và xác lập ph-ơng thức, quan hệ thanh toán giữa các ngân hàng là hết sức cần thiết trong hoạt động ngân hàng

Thanh toán giữa các ngân hàng là nghiệp vụ thanh toán qua lại giữa các ngân hàng nhằm tiếp tục hoàn thành quá trình thanh toán giữa các xí nghiệp, tổ

chức kinh tế, cá nhân với nhau mà họ không cùng mở tài khoản tại một ngân hàng hoặc thanh toán vốn trong nội bộ các hệ thống ngân hàng

Khi thực hiện nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng, các ngân hàng liên quan không những phải tiếp tục hoàn thành quá trình việc thanh toán tiền cho các khách hàng mà còn phải tiến hành thanh toán vốn với nhau một cách

đầy đủ và kịp thời

1.1.2 ý nghĩa:

Thanh toán giữa các ngân hàng có ý nghĩa rất to lớn:

- Thể hiện chức năng tập trung thanh toán của ngân hàng đối với nền kinh tế quốc dân và điều hòa vốn trong nội bộ ngân hàng

- Thực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng chính là thực hiện đ-ợc yêu cầu của công tác thanh toán không dùng tiền mặt: Nhanh chóng, chính xác, an toàn tài sản, tăng nhanh vòng quay của vốn

- Giảm chi phí l-u thông do không phải vận chuyển tiền mặt từ nơi này

đến nơi khác; Giảm chi phí kiểm đếm, giao nhận tiền; Tạo điều kiện để các ngân hàng sử dụng vốn tiết kiệm, có hiệu quả

- Tạo điều kiện cho Ngân hàng Nhà n-ớc thực thi có hiệu quả chính sách tiền tệ thông qua việc tăng c-ờng quản lý vốn khả dụng và làm cho các giao dịch trên thị tr-ờng liên ngân hàng diễn ra mạnh mẽ, sôi động hơn Điều này chỉ có thể có đ-ợc do hiện đại hoá các hệ thống thanh toán sẽ dẫn đến việc quản lý tập trung các tài khoản thanh, quyết toán của các Tổ chức tín dụng mở tại Trung -ơng và đẩy nhanh tốc độ xử lý thanh quyết toán

Để làm tốt nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng đòi hỏi ngân hàng phải cải tiến thể lệ, chế độ thanh toán không dùng tiền mặt cho phù hợp với yêu cầu của việc trao đổi thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ của toàn xã hội Tăng c-ờng trang thiết bị, kỹ thuật phục vụ thanh toán nhanh chóng, chính xác, cải tiến việc điều hành và quản lý vốn trong ngân hàng Chính vì vậy mà làm cho hoạt động ngân hàng phát triển phong phú về trình độ và cơ sở vật chất kỹ thuật

1.2 Điều kiện để tổ chức thanh toán giữa các ngân hàng

Do tính chất phức tạp của nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng nên khi tổ chức thực hiện mặt nghiệp vụ này cần phải có các điều kiện sau đây:

1.2.1 Điều kiện về pháp chế

Thanh toán giữa các ngân hàng có liên quan đến việc chuyển giao quyền

sở hữu vốn giữa các ngân hàng nên nghiệp vụ này phải đ-ợc điều chỉnh bởi các văn bản pháp quy của Nhà n-ớc và của NHNN Theo đó, phải xây dựng một hệ thống các văn bản pháp quy đầy đủ về chuyển tiền điện tử, thanh toán bù trừ

điện tử, về chữ ký điện tử, về sử dụng dữ liệu trên các vật mang tin hoặc truyền qua mạng máy tính trong hạch toán kế toán v.v để các ngân hàng vận dụng trong việc tổ chức hệ thống thanh toán của mình cũng nh- là tham gia vào hệ thống thanh toán Liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà n-ớc tổ chức

1.2.2 Điều kiện về mô hình tổ chức và hoạt động

Tr-ớc hết phải xây dựng đ-ợc các hệ thống thanh toán phù hợp với mô hình tổ chức và hoạt động của các ngân hàng Các hệ thống thanh toán phải

đáp ứng yêu cầu thanh toán vốn trong điều kiện từng b-ớc hiện đại hoá công nghệ NH, tiến tới hội nhập với khu vực và quốc tế

Phải có đội ngũ cán bộ có tinh thần trách nhiệm cao, có chuyên môn nghiệp vụ tốt, hiểu biết và sử dụng thành thạo các máy móc, trang thiết bị tin học

1.2.3 Điều kiện về kỹ thuật

Phải có đầy đủ ph-ơng tiện, trang thiết bị kỹ thuật nh- hệ thống máy vi tính cùng các thiết bị ngoại vi, ch-ơng trình phần mềm tin học, đ-ờng truyền, trụ sở - để đảm bảo thanh toán nhanh, chính xác, an toàn tài sản, tiết kiệm chi phí

1.2.4 Điều kiện về vốn trong thanh toán

Các đơn vị tham gia thanh toán phải có đầy đủ vốn để đảm bảo thanh toán kịp thời, sòng phẳng các khoản thanh toán qua lại với nhau Vốn để đảm bảo thanh toán gồm:

- Dự trữ thanh khoản bằng tiền mặt

- Tiền gửi thanh toán tại NHNN và các TCTD khác

- Vay NHNN hoặc các TCTD khác

1.3 Các hệ thống thanh toán giữa các ngân hàng ở Việt Nam

Tổ chức hệ thống thanh toán giữa các ngân hàng ở Việt Nam gắn liền với việc hoàn thiện mô hình tổ chức của các hệ thống ngân hàng Việt Nam qua các thời kỳ:

- Thời kỳ tr-ớc năm 1989: Thời kỳ này hệ thống ngân hàng Việt Nam tổ chức thành ngân hàng 1 cấp (không tách biệt giữa NHNN và các TCTD), nên

hệ thông thanh toán vốn giữa các chi nhánh ngân hàng cũng chỉ có một hệ thống Ph-ơng thức thanh toán vốn giữa các NH đ-ợc sử dụng là ph-ơng thức thanh toán liên chi nhánh ngân hàng, trong đó các chi nhánh trong hệ thống trực tiếp chuyển tiền thanh toán vốn với nhau, ngân hàng trung -ơng làm nhiệm vụ kiểm soát, đối chiếu liên hàng cho toàn hệ thống

- Thời kỳ từ 1989 đến nay: Thời kỳ này nền kinh tế n-ớc ta đã chuyển từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị tr-ờng, theo đó hệ thống NH 1 cấp cũng đ-ợc chuyển thành NH 2 cấp với nhiều hệ thống khách nhau nh- hệ thống NH Nhà n-ớc, các hệ thống Ngân hàng th-ơng mại Việc cân đối vốn,

điều hoà vốn đ-ợc tổ chức theo từng hệ thống, do vậy mỗi hệ thống NH đã tổ chức 1 hệ thống thanh toán để giải quyết quan hệ thanh toán trong nội bộ hệ thống

Ngoài thanh toán nội bộ của từng hệ thống NH, có hệ thống thanh toán liên ngân hàng để giải quyết quan hệ thanh toán vốn giữa các đơn vị ngân hàng khác hệ thống

Trong thời kỳ kinh tế mở, mối quan hệ kinh tế giữa các vùng, miền, khu vực không ngừng tăng lên Khoa học tính toán, kỹ thuật điện tử không ngừng phát triển nên xu h-ớng chung là phải mở rộng hệ thống thanh toán liên ngân hàng với các trung tâm thanh toán hiện đại để đảm bảo thanh toán liên ngân hàng trong phạm vi khu vực và toàn quốc đạt hiệu quả cao

Các ph-ơng thức thanh toán vốn giữa các ngân hàng ở Việt Nam hiện nay t-ơng đối phong phú, gồm:

+ Thanh toán liên chi nhánh ngân hàng trong cùng hệ thống (bằng giấy

và điện tử)

+ Thanh toán bù trừ khác hệ thống (bằng giấy và điện tử)

+ Thanh toán điện tử liên ngân hàng

+ Uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ

+ Mở tài khoản lẫn nhau để thanh toán

Sau đây trình bày khái quát nội dung các ph-ơng thức thanh toán:

1.3.1 Thanh toán liên chi nhánh ngân hàng (TTLCNNH)

Thanh toán liên chi nhánh ngân hàng là ph-ơng thức thanh toán vốn giữa các chi nhánh ngân hàng trong cùng một hệ thống ngân hàng

Thực chất của thanh toán liên chi nhánh ngân hàng là việc chuyển tiền từ chi nhánh ngân hàng này đến chi nhánh ngân hàng khác để phục vụ thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ của hai khách hàng (mua và bán) khi cả hai khách hàng không cùng mở tài khoản ở một chi nhánh ngân hàng: hoặc là chuyển cấp vốn,

điều hoà vốn trong nội bộ một hệ thống ngân hàng

Tuỳ theo đặc điểm của từng hệ thống ngân hàng để tổ chức hệ thống thanh toán liên chi nhánh ngân hàng một cách thích hợp Chẳng hạn có những

hệ thống ngân hàng tổ chức hệ thống thanh toán liên chi nhánh ngân hàng toàn

hệ thống, nh-ng có một số hệ thống ngân hàng bên cạnh hệ thống TTLCNNH toàn hệ thống, có thời gian, các ngân hàng còn thiết lập thêm hệ thống TTLCNNH nội tỉnh để phục vụ cho việc thanh toán giữa các chi nhánh ngân hàng trong cùng một tỉnh, một thành phố và thực hiện kiểm soát, đối chiếu liên chi nhánh ngân hàng nội tỉnh theo sự uỷ quyền của cấp TW (Hội sở chính)

Hiện nay ở Việt Nam có các hệ thống TTLCNNH sau:

1- Hệ thống TTLCNNH (chuyển tiền điện tử) của NHNN

2- Các hệ thống TTLCNNH của 4 ngân hàng th-ơng mại nhà n-ớc

3- Các hệ thống TTLCNNH của các ngân hàng th-ơng mại cổ phần 4- Các hệ thống TTLCNNH của các chi nhánh ngân hàng n-ớc ngoài 5- Hệ thống thanh toán của Kho bạc Nhà n-ớc

Vấn đề mấu chốt của TTLCNNH là phải xác định ph-ơng thức kiểm soát và đối chiếu trong thanh toán, bởi lẽ kiểm soát và đối chiếu trong TTLCNNH chẳng những đảm bảo cho số liệu trong TTLCNNH đ-ợc hoàn toàn chính xác, an toàn tài sản mà còn kiểm soát nguồn vốn của các đơn vị ngân hàng tham gia thanh toán (các chi nhánh ngân hàng tuy là những đơn vị trực thuộc những là đơn vị hạch toán nội bộ nên khi tham gia thanh TTLCNNH phải có nguồn vốn để đảm bảo cho các khoản thanh toán của đơn vị mình) Xuất phát từ điều kiện cụ thể của Việt Nam và để từng b-ớc hội nhập với các

ngân hàng khu vực và quốc tế, ngân hàng Việt Nam đã áp dụng 3 ph-ơng thức kiểm soát, đối chiếu:

- Từ năm 1951 (khi thành lập NHQG Việt Nam) đến năm 1962 áp dụng ph-ơng thức "Đại lý liên hàng" Nội dung chủ yếu của ph-ơng thức này là các chi nhánh ngân hàng trực tiếp gửi chuyển tiền cho nhau, ngân hàng TW làm nhiệm vụ kiểm soát và đối chiếu thông qua các tài khoản liên hàng phản ánh trên bảng cân đối tài khoản hàng tháng của các chi nhánh gửi về NHTW

- Từ năm 1963 đến nay áp dụng 2 ph-ơng thức là "Kiểm soát tập trung, đối chiếu phân tán" và "Kiểm soát tập trung, đối chiếu tập trung" Cả 2 ph-ơng thức đều áp dụng mô hình chữ "V" ng-ợc Theo mô hình này thì ngoài 2 chi nhánh tham gia thanh toán còn có trung tâm thanh toán làm nhiệm vụ kiểm soát, đối chiếu tất cả các khoản chuyển tiền thanh toán trong hệ thống và theo dõi nguồn vốn của các chi nhánh

để thực hiện thanh toán vốn giữa các chi nhánh khi có một khoản chuyển tiền thanh toán xảy ra

+ Ph-ơng thức "Kiểm soát tập trung, đối chiếu phân tán": Theo ph-ơng thức này, các chi nhánh trực tiếp gửi chuyển tiền cho nhau, trung tâm thanh toán làm nhiệm vụ kiểm soát tất cả các chuyển tiền sau đó lập sổ đối chiếu gửi các chi nhánh nhận chuyển tiền để ngân hàng này đối chiếu (đối chiếu phân tán ở các ngân hàng nhận chuyển tiền)

Sơ đồ ph-ơng thức "Kiểm soát tập trung, đối chiếu phân tán"

1- NH chuyển tiền gửi chuyển tiền cho NH nhận tiền qua b-u điện

2- NH chuyển tiền gửi giấy báo chuyển tiền cho TTTT để kiểm soát

3- TTTT sau khi kiểm soát lập sổ đối chiếu gửi NH nhận

Trung tâm thanh toán

Ngân hàng

chuyển tiền

Ngân hàng nhận tiền

(1)

Ph-ơng thức này áp dụng trong TTLCNNH truyền thống

+ Ph-ơng thức "Kiểm soát tập trung, đối chiếu tập trung": Theo ph-ơng thức này, ngân hàng chuyển tiền gửi chuyển tiền cho ngân hàng nhận chuyển tiền thông qua Trung tâm thanh toán (truyền qua mạng), Trung tâm thanh toán làm nhiệm vụ kiểm soát và đối chiếu tất cả các chuyển tiền trong toàn hệ thống

Sơ đồ ph-ơng thức "Kiểm soát tập trung, đối chiếu tập trung"

Ph-ơng thức kiểm soát tập trung, đối chiếu tập trung đ-ợc áp dụng trong thanh toán liên hàng điện tử

Sự phát triển của công nghệ thông tin và những ứng dụng rộng rãi của nó trong lĩnh vực ngân hàng đã tạo điều kiện cho các ngân hàng Việt Nam chuyển

từ thanh toán liên hàng truyền thống sang thanh toán liên hàng điện tử nhằm xử

lý các khoản thanh toán chuyển tiền một cách nhanh chóng, chính xác, an toàn

và quản lý chặt chẽ vốn trong thanh toán

1.3.2 Thanh toán bù trừ giữa các ngân hàng

Thanh toán bù trừ giữa các ngân hàng (TTBT) là ph-ơng thức thanh toán vốn giữa các ngân hàng đ-ợc thực hiện bằng cách bù trừ tổng số phải thu, phải trả và trên cơ sở đó chỉ thanh toán với nhau số chênh lệch (kết quả bù trừ)

1- NH chuyển tiền gửi chuyển tiền qua mạng về TTTT để TTTT chuyển tiếp về

NH nhận

2- TTTT truyền chuyển tiền về NH nhận

3- Cuối ngày TTTT đối chiếu cho tất cả các NH

4- Các NH xác nhận đối chiếu gửi TTTT

Trung tâm thanh toán

Ngân hàng

chuyển tiền

Ngân hàng nhận chuyển tiền

(3) (4)

(4) (3)

TTBT phát sinh trên cơ sở các khoản tiền hàng hoá, dịch vụ của hách hàng mở

TK ở các NH khác nhau hoặc thanh toán vốn của bản thân ngân hàng TTBT

đ-ợc áp dụng giữa các ngân hàng khác hệ thống với nhau (TTBT khác hệ thống) hoặc có thể áp dụng giữa các đơn vị ngân hàng thuộc cùng một hệ thống ngân hàng (TTBT cùng hệ thống) Tùy thuộc vào ph-ơng pháp trao đổi chứng từ, chuyển số liệu mà có cơ chế TTBT trên cơ sở chứng từ giấy (TTBT giấy) và TTBT điện tử

TTBT giấy có một số đặc tr-ng về tổ chức và kỹ thuật nghiệp vụ nh- sau:

- Các ngân hàng, tổ chức tín dụng và Kho bạc Nhà n-ớc, kể cả các chi nhánh và đơn vị trực thuộc đ-ợc phép làm dịch vụ thanh toán (sau đây gọi chung là ngân hàng) tham gia TTBT đ-ợc gọi là ngân hàng thành viên Các ngân hàng thành viên phải mở tài khoản tại ngân hàng chủ trì Đối với TTBT khác hệ thống thì các ngân hàng thành viên phải mở tài khoản tiền gửi tại ngân hàng chủ trì là NHNN trên địa bàn

- Ngân hàng chủ trì chịu trách nhiệm tổng hợp kết quả thanh toán của các ngân hàng thành viên và thanh toán số chênh lệch trong TTBT cho từng ngân hàng thành viên Ngân hàng chủ trì đ-ợc quyền chủ động tính TK tiền gửi của các NH thành viên để thanh toán

- TTTB có thể tổ chức trong phạm vi địa bàn (nội thành, nội thị và các

đơn vị NH lân cận có cự li gần để đảm bảo giao nhận chứng từ TTBT theo phiên giao dịch trong ngày) Hoặc có thể tổ chức TTBT theo khu vực hay toàn quốc (khi đã thực hiện TTBT điện tử, nối mạng trực tiếp giữa các NH thành viên và trung tâm TTBT)

- Về luân chuyển chứng từ:

+ Thanh toán bù trừ truyền thống (luân chuyển chứng từ giấy) Tuỳ theo hình thức hoạt động của các ngân hàng thành viên trong địa bàn để quy định phiên giao nhận chứng từ trong ngày Đến giờ giao nhận chứng từ, các NH thành viên phải mang các chứng từ TTBT đến địa điểm giao dịch (tại NH chủ trì) để giao, nhận chứng từ giữa các ngân hàng thành viên và giữa NH thành viên với NH chủ trì

+ Thanh toán bù trừ điện tử: Qua mạng máy tính, các NH thành viên truyền chứng từ điện tử đến Trung tâm TTBT để thực hiện TTBT theo ch-ơng trình phần mềm TTBT điện tử

1.3.3 Thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà n-ớc:

Thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại NHNN đ-ợc áp dụng trong thanh toán qua lại giữa hai ngân hàng hoặc đơn vị ngân hàng khác hệ thống đều có tài khoản tiền gửi tại NHNN (cùng hoặc khác chi nhánh, Sở giao dịch NHNN) Các khoản thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại NHNN của các ngân hàng cũng đều phát sinh trên cơ sở các khoản thanh toán của khách hàng và của nội

bộ các ngân hàng nh- các khoản điều chuyển vốn, các khoản vay trả giữa các ngân hàng với nhau

Để các ngân hàng thực hiện thanh toán qua TK tiền gửi tại NHNN, trên cơ sở chứng từ giấy, cần có các điều kiện sau:

- Các ngân hàng phải mở tài khoản tiền gửi tại Sở giao dịch hoặc chi nhánh NHNN và phải đăng ký mẫu dấu, chữ ký trong giao dịch thanh toán với NHNN nơi mở tài khoản

- Dấu và chữ ký trên chứng từ thanh toán và bảng kê chứng từ thanh toán qua NHNN phải đúng với mẫu đã đăng ký với NHNN nơi mở tài khoản

- Tài khoản tiền gửi tại NHNN của ngân hàng trả tiền (ngân hàng phát sinh nghiệp vụ thanh toán) phải có đủ số d- để bảo đảm thanh toán kịp thời

1.3.4 Thanh toán theo ph-ơng thức uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ

Uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ là một ph-ơng thức thanh toán giữa hai ngân hàng theo sự thoả thuận và cam kết với nhau, ngân hàng này sẽ thực hiện thu

hộ hoặc chi hộ cho ngân hàng kia trên cơ sở các chứng từ thanh toán của các khách hàng có mở tài khoản tại ngân hàng kia

Phạm vi áp dụng: Ph-ơng thức này đ-ợc áp dụng trong thanh toán:

- Giữa 2 đơn vị ngân hàng trong cùng hệ thống; và

- Giữa 2 ngân hàng hoặc đơn vị ngân hàng khác hệ thống

Để tiến hành thanh toán theo ph-ơng thức uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ, hai ngân hàng phải ký hợp đồng để thống nhất với nhau về nguyên tắc, thủ tục và nội dung thanh toán Các nghiệp vụ thanh toán thu hộ, chi hộ phát sinh đ-ợc hạch toán vào tài khoản thu hộ, chi hộ giữa các ngân hàng Theo định kỳ thoả

thuận, hai ngân hàng đối chiếu doanh số phát sinh và số d- tài khoản thu, chi

hộ để thanh toán cho nhau và tất toán số d- của tài khoản này

1.3.5 Mở tài khoản tiền gửi lẫn nhau để thanh toán

Phạm vi áp dụng: Ph-ơng thức này đ-ợc áp dụng trong thanh toán:

- Giữa 2 đơn vị ngân hàng trong cùng hệ thống; và

- Giữa 2 ngân hàng hoặc đơn vị ngân hàng khác hệ thống

Điều kiện để thực hiện thanh toán: Để thanh toán theo ph-ơng thức này

đòi hỏi ngân hàng hoặc đơn vị ngân hàng này (sau đây gọi chung là ngân hàng) phải mở tài khoản tiền gửi tại ngân hàng kia hoặc ng-ợc lại, thanh toán theo ph-ơng thức này đòi hỏi phải đăng ký mẫu dấu, chữ ký của ng-ời có thẩm

quyền ra lệnh thanh toán qua tài khoản tiền gửi

1.3.6 Thanh toán điện tử liên ngân hàng: Cho đến nay, thanh toán điện

tử liên ngân hàng đã và đang đ-ợc Ngân hàng Nhà n-ớc triển khai trên phạm vi toàn quốc theo hai phân hệ là Hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng và Thanh toán bù trừ điện tử liên ngân hàng

a/ Hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng (hệ thống TTĐTLNH): là

hệ thống thanh toán tổng thể, bao gồm hệ thống bù trừ liên ngân hàng, hệ thống xử lý tài khoản tiền gửi thanh toán và cổng giao diện với hệ thống chuyển tiền điện tử của Ngân hàng Nhà n-ớc Hệ thống TTĐTLNH hiện đã

đ-ợc triển khai tại Trung -ơng (Sở Giao dịch NHNN) và 05 tỉnh, thành phố là

Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ và Tp Hồ Chí Minh Hệ thống TTĐTLNH có các đặc tr-ng sau đây:

- Về mô hình tổ chức:

Hệ thống TTĐTLNH có Trung tâm thanh toán quốc gia đặt tại Hà Nội, Trung tâm này thực hiện các chức năng tiểu hệ thống giá trị cao, chuyển mạch tiểu hệ thống giá trị thấp, xử lý tài khoản tiền gửi thanh toán; giao diện với hệ thống chuyển tiền điện tử của Ngân hàng Nhà n-ớc và các chức năng kiểm tra

hệ thống bao gồm phần cứng, phần mềm và truyền thông Kết nối với Trung tâm thanh toán quốc gia có các Trung tâm xử lý tỉnh - đặt tại một số chi nhánh Ngân hàng Nhà n-ớc tỉnh, thành phố và Sở giao dịch Ngân hàng Nhà n-ớc, thực hiện chức năng xử lý các lệnh thanh toán của tiểu hệ thống giá trị thấp và chuyển mạch tiểu hệ thống giá trị cao trong phạm vi hệ thống TTLNH

Các thành viên trực tiếp của hệ thống TTĐTLNH là các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán có đủ điều kiện và đ-ợc chấp nhận tham gia hệ thống TTLNH Các thành viên trực tiếp phải có tài khoản tài khoản tiền gửi thanh toán tại Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà n-ớc và phải đăng ký danh sách các chi nhánh trực thuộc của mình (gọi là đơn vị thành viên) tham gia TTĐTLNH để

đ-ợc kết nối trực tiếp vào hệ thống Ngoài ra, hệ thống còn có các thành viên gián tiếp Thành viên gián tiếp là các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán đ-ợc tham gia hệ thống TTLNH thông qua thành viên trực tiếp

- Về kỹ thuật nghiệp vụ xử lý thanh, quyết toán: Hệ thống TTLNH xử

lý các lệnh thanh toán giá trị cao hoặc khẩn thông qua tài khoản tiền gửi thanh toán của ngân hàng thành viên mở tại Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà n-ớc theo ph-ơng thức quyết toán tổng tức thời Đối với các lệnh thanh toán giá trị thấp

sẽ đ-ợc xử lý thông qua thanh toán bù trừ trên địa bàn tỉnh, thành phố Kết quả thanh toán bù trừ trên các địa bàn (tỉnh, thành phố, khu vực) đ-ợc chuyển về Trung tâm thanh toán quốc gia, cùng với kết quả bù trừ tại Trung -ơng (bù trừ giữa các Hội sở chính ngân hàng), sẽ đ-ợc tiếp tục xử lý bù trừ một lần nữa -

bù trừ “kép” để x²c định kết qu° cuối cùng v¯ quyết to²n Về cơ b°n, c²c lệnh thanh toán giá trị thấp đ-ợc xử lý theo ph-ơng thức ròng (DNS) nh- đã đ-ợc giới thiệu ở phần đầu

- áp dụng chữ ký điện tử (mã khoá bảo mật) trong việc chuyển, nhận

các lệnh thanh toán và các giao dịch có liên quan trong hệ thống

- Phòng ngừa và xử lý rủi ro trong hệ thống TTĐTLNH: Giống nh- hệ

thống thanh toán điện tử ở các n-ớc, hệ thống TTĐTLNH cũng phải đối mặt

với các rủi ro tiềm tàng nh- rủi ro vận hành và rủi ro có tính hệ thống do vậy

cần phải có các biện pháp hữu hiệu và phù hợp để giảm thiểu tới mức thấp nhất rủi ro có thể xảy ra Các biện pháp phòng ngừa và xử lý rủi ro trong TTĐTLNH bao gồm:

+ Thiết lập và duy trì hoạt động của hệ thống dự phòng: hệ thống

TTĐTLNH có hệ thống dự phòng cho hoạt động của Trung tâm thanh toán quốc gia và các Trung tâm xử lý tỉnh Hệ thống dự phòng có đầy đủ các máy móc, trang thiết bị nh- hệ thống đang vận hành chính thức và đ-ợc đặt tại địa

điểm riêng biệt, cách xa hệ thống đang vận hành chính thức nhằm đảm bảo cho

các sự cố bất khả kháng nh- thiên tai, địch họa không thể cùng lúc ảnh h-ởng đến cả 2 hệ thống Trong trạng thái bình th-ờng, hệ thống dự phòng hoạt động song hành với hệ thống chính thức và luôn sẵn sàng thay thế cho hệ thống chính thức, nếu hệ thống chính thức gặp phải sự cố bất khả kháng

+ Xử lý và quyết toán các khoản thanh toán chuyển tiền giá trị cao và khẩn theo ph-ơng thức tổng tức thời Trong tr-ờng hợp tài khoản tiền gửi thanh

toán của thành viên không có đủ số d- thì lệnh thanh toán sẽ đ-ợc chuyển vào hàng đợi, khi đủ tiền mới đ-ợc xử lý

+ áp dụng hạn mức nợ ròng: Hạn mức nợ ròng là mức giá trị tối đa quy

định cho các giao dịch thanh toán giá trị thấp đ-ợc tham gia quyết toán bù trừ,

đ-ợc tính toán dựa trên chênh lệch giữa tổng số các lệnh thanh toán giá trị thấp

Đến và tổng số các lệnh thanh toán giá trị thấp Đi trong một khoảng thời gian

xác định Các thành viên tham gia quyết toán bù trừ phải tự thiết lập hạn mức

nợ ròng của mình (6 tháng một lần) theo đó, phải ký quỹ giấy tờ có giá tại SGD-NHNN theo một tỷ lệ quy định tính trên hạn mức nợ ròng Cơ chế hạn mức nợ ròng đ-ợc vận hành nh- sau: Đầu ngày làm việc, Trung tâm thanh toán Quốc gia cập nhật cho các Trung tâm xử lý tỉnh hạn mức nợ ròng đúng bằng giá trị các ngân hàng thành viên đã thiết lập Tại mỗi thời điểm của ngày làm việc, hạn mức này thay đổi tăng, giảm tuỳ thuộc vào hoạt động giao dịch thanh toán trên thực tế Định kỳ (10 giây), Trung tâm thanh toán quốc gia tính toán

và cập nhật lại hạn mức này cho các Trung tâm xử lý tỉnh Trong phạm vi hạn mức nợ ròng, các thành viên thực hiện việc chuyển, nhận các lệnh thanh toán với nhau và quyết toán bù trừ theo quy định và có trách nhiệm th-ờng xuyên theo dõi hạn mức nợ ròng của mình để đảm bảo cho hoạt động thanh toán không bị ách tắc do thiếu hạn mức nợ ròng

+ Chuyển nh-ợng cho nhau giấy tờ có giá ký quỹ: Là một biện pháp

đ-ợc áp dụng trong tr-ờng hợp một thành viên bất kỳ thiếu vốn thanh toán Trong tr-ờng hợp này, SGD-NHNN sẽ thực hiện chuyển nh-ợng các giấy tờ có giá ký quỹ của thành viên này tại phiên giao dịch gần nhất của thị tr-ờng tiền

tệ hoặc thị tr-ờng chứng khoán

+ Chia sẻ khoản thiếu hụt trong quyết toán bù trừ: Chia sẻ khoản thiếu

hụt trong quyết toán bù trừ có thể đ-ợc áp dụng khi một thành viên thiếu vốn

thanh toán (sau khi đã áp dụng các giải pháp theo quy định), NHNN có thể xem xét phân bổ khoản tiền thiếu này cho các thành viên đối tác tham gia quyết toán cùng gánh chịu nh- là một khoản cho vay tạm thời Cách xử lý chia

sẻ khoản thiếu hụt trong quyết toán bù trừ: Khi nhận đ-ợc thông báo khoản tiền đ-ợc phân bổ để chia sẻ khoản thiếu hụt, thành viên bị phân bổ phải có hoặc bổ sung đủ số tiền vào tài khoản tiền gửi tại SGD-NHNN trong phạm vi thời gian quy định Theo đó, thành viên này sẽ tính toán lại số d- quyết toán bù trừ bao gồm cả số tiền đóng góp cho khoản thiếu hụt đ-ợc phân bổ Thành viên thiếu vốn thanh toán có trách nhiệm phải hoàn trả đúng thời hạn số tiền cả gốc

và lãi đ-ợc các thành viên khác cho vay tạm thời kể trên Trong tr-ờng hợp việc chuyển nh-ợng giấy tờ có giá ký quỹ và chia sẻ thiếu hụt trong quyết toán

bù trừ vẫn không đáp ứng đủ vốn thanh toán thì các khoản thanh toán của thành viên thiếu vốn sẽ bị loại bỏ để thực hiện lại việc quyết toán bù trừ

b/ Thanh toán bù trừ điện tử liên ngân hàng: là hệ thống thanh toán ròng, xử lý các khoản thanh toán chuyển tiền liên ngân hàng giá trị thấp (d-ới

500 triệu đồng) Hệ thống thanh toán này có đặc điểm sau:

- Đ-ợc thiết kế theo mô hình kết hợp thanh toán tổng tức thời và ròng (Hybrid System) Theo đó, thanh toán bù trừ điện tử liên ngân hàng thực hiện theo quy trình: Lệnh thanh toán từ ngân hàng thành viên gửi lệnh sẽ phải qua ngân hàng chủ trì thanh toán bù trừ điện tử để kiểm soát, xử lý bù trừ, hạch toán kết quả tr-ớc khi lệnh thanh toán đ-ợc chuyển tiếp đi ngân hàng thành viên nhận lệnh

- Các chủ thể tham gia thanh toán bù trừ điện tử (TTBTĐT) gồm có: + Ngân hàng chủ trì TTBTĐT, là đơn vị chịu trách nhiệm nhận, kiểm tra các lệnh thanh toán từ các ngân hàng thành viên gửi lệnh; xử lý bù trừ, và gửi bảng kết quả bù trừ cùng các lệnh thanh toán cho các ngân hàng thành viên liên quan; xử lý việc đối chiếu doanh số TTBTĐT với các ngân hàng thành viên; quyết toán và hạch toán kết quả TTBTĐT;

+ Các ngân hàng thành viên trực tiếp của hệ thống là các ngân hàng và

tổ chức đ-ợc làm dịch vụ thanh toán, có mở tài khoản tại ngân hàng chủ trì TTBTĐT Ngân hàng thành viên có trách nhiệm lập và gửi lệnh thanh toán,

Bảng kê lệnh thanh toán; nhận lệnh thanh toán và kết quả TTBTĐT; thực hiện

đúng quy trình đối chiếu, quyết toán TTBTĐT

- áp dụng chữ ký điện tử trong việc chuyển, nhận các lệnh thanh toán và các giao dịch có liên quan giữa ngân hàng chủ trì TTBTĐT với ngân hàng thành viên trực tiếp của hệ thống

- Để phòng ngừa rủi ro hệ thống, việc xử lý thanh toán và quyết toán TTBTĐT phải thực hiện theo nguyên tắc: Ngân hàng chủ trì TTBTĐT xử lý bù trừ các lệnh thanh toán và thanh toán ngay số chênh lệch phải trả theo kết quả TTBTĐT của từng ngân hàng thành viên trong phạm vi khả năng chi trả thực tế của họ tại ngân hàng chủ trì TTBTĐT Thực hiện vấn đề này, về ph-ơng diện

kỹ thuật, thông th-ờng ngân hàng chủ trì TTBTĐT sẽ khoá số d- tài khoản tiền gửi thanh toán của các ngân hàng thành viên trong thời gian xử lý bù trừ theo phiên và khi quyết toán TTBTĐT trong ngày

Trong tr-ờng hợp tài khoản tiền gửi thanh toán của một ngân hàng thành viên bất kỳ không có đủ số d- để thanh toán kết quả phải trả của mình thì Ngân hàng chủ trì TTBTĐT sẽ phải chuyển bớt một số lệnh thanh toán của ngân hàng này để xử lý vào phiên thanh toán bù trừ kế tiếp (nếu là xử lý tại phiên TTBTĐT) hoặc phải huỷ bỏ các lệnh thanh toán này nếu là tại thời điểm quyết toán bù trừ điện tử trong ngày

2 Quy trình kế toán nghiệp vụ thanh toán vốn giữa các ngân hàng

2.1 Kế toán thanh toán liên chi nhánh ngân hàng điện tử (Hoặc chuyển tiền điện tử - CTĐT)

2.1.1 Một số vấn đề chung về TTLCNNH điện tử

Thanh toán liên chi nhánh ngân hàng điện tử là ph-ơng thức thanh toán vốn giữa các đơn vị liên hàng trong cùng một hệ thống bằng ch-ơng trình phần mềm chuyển tiền với sự trợ giúp của hệ thống máy tính và hệ thống mạng truyền tin nội bộ

Do áp dụng kỹ thuật điện tử trong chuyển tiền nên đã giúp cho việc chuyển tiền đ-ợc nhanh chóng, chính xác, an toàn tài sản, tiết kiệm vốn và

giúp cho các hệ thống ngân hàng điều hoà vốn trong toàn hệ thống đạt hiệu quả cao

Chuyển tiền điện tử áp dụng ph-ơng thức "kiểm soát tập trung, đối chiếu tập trung" Do việc kiểm soát và đối chiếu đ-ợc tập trung tại TTTT và kết thúc ngay trong ngày nên đã đảm bảo tất cả các chuyển tiền đ-ợc kiểm soát tr-ớc khi trả tiền cho khách hàng, từ đó đảm bảo an toàn tài sản

Tham gia vào quy trình chuyển tiền điện tử gồm:

+ Ng-ời khởi tạo: Là ng-ời phát lệnh thanh toán đầu tiên của 1 tài khoản thanh toán liên hàng điện tử (ng-ời xin chuyển tiền bằng hình thức chuyển tiền

+ Ch-ơng trình phần mềm chuyển tiền điện tử, máy vi tính, modem truyền tin, đ-ờng truyền nội bộ (thuê bao kênh thoại của b-u điện)

2.1.2 Tài khoản và chứng từ sử dụng

- TK chuyển tiền của đơn vị chuyển tiền:

+ TK 5111-Chuyển tiền đi năm nay + TK 5121-Chuyển tiền đi năm tr-ớc

+ TK 5112-Chuyển tiền đến năm nay +TK 5122-Chuyển tiền đến năm tr-ớc + TK 5113-Chuyển tiền đến năm nay

chờ xử lý

+TK 5123-Chuyển tiền đến năm tr-ớc chờ xử lý

- TK thanh toán chuyển tiền tại TTTT:

+ TK 5131-TT chuyển tiền đi năm nay +TK 5141-TT chuyển tiền đi năm

tr-ớc +TK 5132-TT chuyển tiền đến năm

nay

+TK 5142-TT chuyển tiền đến năm tr-ớc

+TK 5133-TT chuyển tiền đến năm

nay chờ xử lý

+TK 5143-TT chuyển tiền đến năm tr-ớc chờ xử lý

Cách 2: Sử dụng TK "Thanh toán khác giữa các đơn vị trong từng hệ

thống NH" Theo cách này có thể sử dụng 1 tài khoản duy nhất là TK 5191-

+ Kiểm soát, xử lý đ-ợc nguồn vốn trong thanh toán của các đơn vị CTĐT

Nội dung, kết cấu của các tài khoản:

- TK chuyển tiền đi năm nay (SH 5111):

Tài khoản này mở tại các đơn vị chuyển tiền trong hệ thống để hạch toán các lệnh chuyển tiền đi năm nay chuyển tới TTTT để TTTT chuyển tiếp

đến các đơn vị nhận chuyển tiền

Kết cấu của TK 5111:

Bên Nợ ghi: - Số tiền chuyển đi theo lệnh chuyển Nợ

Bên Có ghi: - Số tiền chuyển đi theo lệnh chuyển Có

-Số tiền chuyển đi theo lệnh huỷ lệnh chuyển

Nợ đã chuyển

Số d- Nợ: - Phản ánh số chênh lệch số tiền chuyển đi theo

các lệnh chuyển Nợ lớn hơn số tiền chuyển đi

theo các lệnh chuyển Có và huỷ lệnh chuyển

Nợ

Số d- Có: - Phản ánh số chênh lệch số tiền chuyển đi theo

các lệnh chuyển Có và huỷ lệnh chuyển Nợ lớn hơn số tiền chuyển đi theo các lệnh chuyển Nợ Hạch toán chi tiết: Mở một tiểu khoản

- TK chuyển tiền đến năm nay (SH 5112):

Tài khoản này mở tại các chi nhánh trong hệ thống để hạch toán các lệnh chuyển tiền đến năm nay do TTTT chuyển

Kết cấu của TK 5112:

Bên Nợ ghi: - Số tiền chuyển đến theo lệnh chuyển Có

- Số tiền chuyển đến theo lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ Bên Có ghi: - Số tiền chuyển đến theo lệnh chuyển Nợ

Số d- Nợ: - Phản ánh số chênh lệch số tiền chuyển đến theo

các lệnh chuyển Có và huỷ lệnh chuyển Nợ lớn hơn

số tiền chuyển đến theo các lệnh chuyển Nợ

Số d- Có: - Phản ánh số chênh lệch số tiền chuyển đến theo

các lênh chuyển Nợ lớn hơn số tiền chuyển đến theo các lệnh chuyển Có và huỷ lệnh chuyển Nợ

Hạch toán chi tiết: Mở một tiểu khoản

- Tài khoản chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý (SH 5113):

Tài khoản này mở tại các chi nhánh trong hệ thống để hạch toán các lệnh chuyển tiền đến năm nay có sai sót ch-a đ-ợc xử lý

- Số tiền lệnh chuyển Nợ đến có sai sót đã đ-ợc xử

lý

- Lênh huỷ lệnh chuyển Nợ đến năm nay có sai sót ch-a đ-ợc xử lý

Số d- Nợ: - Phản ánh số tiền của các lệnh chuyển Nợ đến

năm nay có sai sót ch-a đ-ợc xử lý

Số d- Có: - Phản ánh số tiền của các lệnh chuyển Có đến

năm nay và lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ đến năm nay

có sai sót ch-a đ-ợc xử lý

Hạch toán chi tiết: Mở hai tiểu khoản

+ 5113.1 - Lênh huỷ lệnh chuyển Nợ đến năm nay chờ xử lý (D- Nợ) + 5113.2 - Lệnh huỷ lệnh chuyển Có đến năm nay và lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ đến năm nay có sai sót ch-a đ-ợc xử lý (D- Có)

Để theo dõi xử lý các sai sót, tài khoản này trên bảng cân đối TK để cả hai số D- Nợ và d- Có, không đ-ợc bù trừ cho nhau

- TK thanh toán chuyển tiền đi năm nay (SH 5131):

TK này mở tại TTTT để hạch toán các lệnh chuyển tiền đi năm nay chuyển cho các chi nhánh trong hệ thống

Kết cấu của TK 5131 giống kết cấu của TK 5111

Hạch toán chi tiết: Mở TK chi tiết theo từng chi nhánh nhận chuyển tiền

- TK thanh toán chuyển tiền đến năm nay (SH 5132):

TK này mở tại TTTT để hạch toán các khoản chuyển tiền đến năm nay nhận của các chi nhánh trong hệ thống

Kết cấu TK 5132 giống kết cấu TK 5112

Hạch toán chi tiết: Mở một TK chi tiết theo từng chi nhánh chuyển tiền

- TK thanh toán chuyển tiền đến năm nay chở xử lý (SH 5133)

TK này mở tại TTTT để hạch toán các lệnh chuyển tiền đến năm nay

đang có sai sót cần đ-ợc xử lý

Kết cấu tài khoản 5133 giống kết cấu TK 5113

Hạch toán chi tiết: Mở 2 tài khoản chi tiết giống TK 5113

- Các TK chuyển tiền và thanh toán chuyển tiền năm tr-ớc dùng để tiếp nhận số d- của các TK chuyển tiền và thanh toán chuyển tiền năm nay chuyển sang vào cuối ngày 31/12 (giống các TK thanh toán liên hàng truyền thống)

- Tài khoản điều chuyển vốn (SH 5191):

Tài khoản này mở tại các đơn vị liên hàng (chi nhánh) và trung tâm thanh để hạch toán số vốn điều chuyển đi, điều chuyển đến; số tiền chi hộ, thu

hộ trong chuyển tiền điện tử giữa các chi nhánh và giữa chi nhánh với Hội sở chính trong cùng hệ thống

Tài khoản điều chuyển vốn có nhiều tài khoản chi tiết nh-ng trong nghiệp vụ CTĐT th-ờng sử dụng 3 loại TK:

5191.1 - Điều chuyển vốn trong kế hoạch

5191.2 - Điều chuyển vốn ngoài kế hoạch

5191.8 - Điều chuyển vốn chờ thanh toán

+ TK điều chuyển vốn trong kế hoạch và điều chuyển vốn ngoài kế hoạch: Hai tài khoản này dùng để hạch toán việc nhận vốn và gửi vốn trong và ngoài kế hoạch giữa Hội sở chính và các chi nhánh thông qua các lệnh chuyển

Nợ và lệnh chuyển Có chuyển tiền điện tử

Kết cấu TK 5191:

Tại các chi nhánh: TK 5191 có kết cấu:

Bên Nợ ghi: - Số vốn gửi đi theo lệnh chuyển Nợ gửi đi và lệnh

Hạch toán chi tiết: Mở hai tiểu khoản:

5191.1 - Điều chuyển vốn trong kế hoạch 5191.2 - Điều chuyển vốn ngoài kế hoạch

Tại Hội sở chính (TTTT): TK 5191 có kết cấu:

Bên Nợ ghi: - Số vốn điều chuyển cho chi nhánh theo lệnh

chuyển Nợ gửi chi nhánh và lệnh chuyển Có nhận của chi nhánh

Bên Có ghi: - Số vốn nhận đ-ợc của chi nhánh theo lệnh

chuyển Có gửi chi nhánh và lệnh chuyển Nợ nhận của chi nhánh

Số d- Nợ: - Phản ánh số vốn điều chuyển đi lớn hơn số vốn

nhận gửi cua chi nhánh

Số d- Có: - Phản ánh số vốn nhận gửi của chi nhánh lớn

hơn số vốn điều chuyển đi

Hạch toán chi tiết: Mở tiểu khoản theo từng chi nhánh

Yêu cầu của TK 5191 là:

D- Nợ tại chi nhánh = D- Có tại Hội sở chính

D- Có tại chi nhánh = D- Nợ tại Hội sở chính

+ Tài khoản điều chuyển vốn chở thanh toán (SH 5191.8)

Tài khoản này mở tại các chi nhánh và TTTT để hạch toán, xử lý các khoản sai sót trong chuyển tiền điện tử

b Chứng từ

Ngoài các loại chứng từ giấy trong CTĐT phải sử dụng chứng từ điện tử Chứng từ điện tử đ-ợc "tạo" trên hệ thống máy vi tính thống qua việc chuyển hoà chứng từ giấy thành chứng từ điện tử và ng-ợc lại

Khi chuyển hoá chứng từ phải đảm bảo đúng định dạng, mẫu mực, các yếu tố của chứng từ điện tử Một số mẫu chứng từ nh- UNC, UNT điện tử lệnh chuyển Nợ, lệnh chuyển Có đã trình bày ở ch-ơng I

2.1.3 Quy trình kế toán

a Kế toán tại ngân hàng khởi tạo (NHA)

a1 Xử lý chuyển tiền đi

- Xử lý của Kế toán viên giữ tài khoản của khách hàng hoặc tài khoản

nội bộ (sau đây gọi tắt là kế toán viên giao dịch):

+ Đối với chứng từ giấy:

 Phải kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ;

 Đối chiếu, kiểm soát số d- tài khoản của đơn vị để đảm bảo đủ vốn thanh toán chuyển tiền;

 Hạch toán vào tài khoản thích hợp (nếu chứng từ hợp lệ, hợp pháp và tài khoản có đủ số d-);

 Nhập vào máy vi tính (tạo) các yếu tố sau đây theo chứng từ gốc

chuyển tiền:

* Tài khoản chuyển tiền điện tử;

* Ng-ời phát lệnh và ng-ời nhận lệnh;

* Địa chỉ/số CMND của ng-ời phát lệnh và ng-ời nhận lệnh;

* Tài khoản của ng-ời phát lệnh và ng-ời nhận lệnh;

* Ngân hàng phục vụ ng-ời phát lệnh, ng-ời nhận lệnh;

* Tên và Mã Ngân hàng của Ngân hàng gửi lệnh và Ngân hàng nhận lệnh;

* Nội dung chuyển tiền;

+ Đối với chứng từ điện tử:

Khi tiếp nhận chứng từ kế toán viên giao dịch phải kiểm soát chặt chẽ bảo đảm tính hợp pháp của nghiệp vụ và tính hợp lệ của chứng từ theo quy định

đối với chứng từ điện tử, cụ thể phải kiểm soát về kỹ thuật thông tin và nội dung nghiệp vụ Nếu chứng từ không có sai sót thì kế toán viên giao dịch in

(chuyển hoá) chứng từ điện tử ra giấy (1 liên) để phục vụ cho các khâu kiểm soát sau đó sử dụng để báo Nợ hoặc báo Có cho khách hàng Trình tự xử lý:

 Hạch toán và nhập (tạo) dữ liệu gốc chuyển tiền nh- đối với chứng từ

tiền cho kế toán viên chuyển tiền xử lý tiếp, tr-ớc khi ng-ời kiểm soát xử lý

- Xử lý của kế toán viên chuyển tiền:

+ Kiểm soát: Khi tiếp nhận chứng từ (chứng từ gốc bằng giấy hoặc chứng từ in ra) và dữ liệu, kế toán viên chuyển tiền sử dụng ch-ơng trình kết

hợp với kiểm tra bằng mắt để kiểm soát tính hợp pháp của nghiệp vụ, tính hợp

lệ của chứng từ và chữ ký của kế toán viên giao dịch Nếu phát hiện bất kỳ sai sót gì trên chứng từ hoặc dữ liệu phải chuyển chứng từ lại cho kế toán viên giao dịch để xử lý lại Kế toán viên chuyển tiền không đ-ợc tự ý sửa chữa bất kỳ yếu tố nào trên chứng từ giấy cũng nh- dữ liệu đã nhập của kế toán viên giao dịch

+ Lập Lệnh chuyển tiền: Lệnh chuyển tiền lập riêng cho từng chứng từ thanh toán Ngoài các dữ liệu đã đ-ợc kế toán viên giao dịch nhập vào (tạo), kế

toán viên chuyển tiền bổ sung thêm các dữ liệu quy định còn lại để hoàn chỉnh Lệnh chuyển tiền theo đúng mẫu quy định Các dữ liệu này bao gồm:

* Số lệnh;

* Ngày lập lệnh;

* Mã chứng từ và loại nghiệp vụ;

* Ngày giá trị;

* Tên và mã ngân hàng của các ngân hàng có liên quan; và

* Số tiền (nhập lại để kiểm soát)

- Sau khi đã vào đầy đủ và kiểm soát lại các dữ liệu, kế toán viên chuyển

tiền phải ký theo quy định và chuyển chứng từ giấy và file (tệp) dữ liệu chuyển

tiền cho ng-ời kiểm soát để kiểm soát và ký duyệt cho chuyển đi

- Xử lý của ng-ời kiểm soát:

Ng-ời kiểm soát phải sử dụng ch-ơng trình kết hợp với kiểm tra bằng mắt để đối chiếu và kiểm soát các dữ liệu (yếu tố) của lệnh chuyển tiền vừa lập, đảm bảo dữ liệu đã đ-ợc nhập đầy đủ, chính xác, theo đúng mẫu biểu,

khớp đúng với chứng từ chuyển tiền khách hàng nộp vào (chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử) và chữ ký của kế toán viên giao dịch, kế toán viên chuyển

tiền theo quy định Nếu có sai lệch thì phải chuyển lại cho kế toán viên giao dịch hoặc kế toán viên chuyển tiền để xử lý lại Ng-ời kiểm soát không đ-ợc tự

ý sửa chữa bất kỳ yếu tố nào trên chứng từ gốc chuyển tiền cũng nh- dữ liệu

của Lệnh chuyển tiền (ch-ơng trình không cho phép) Nếu đúng, ng-ời kiểm soát duyệt (ghi chữ ký điện tử vào lệnh chuyển tiền) để chuyển đi

a2 Hạch toán các khoản chuyển tiền đi:

- Đối với Lệnh chuyển Có, ghi:

- Đối với Lệnh chuyển Nợ, ghi:

Nợ: TK Chuyển tiền đi năm nay, hoặc TK điều chuyển vốn trong KH

Có: TK trung gian thích hợp (ch-a trả ngay cho khách hàng)

Khi nhận đ-ợc thông báo chấp nhận chuyển Nợ của NHB, NHA sẽ trả tiền cho khách hàng

- Trong tr-ờng hợp nhận đ-ợc thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển

tiền (có ghi rõ lý do từ chối) và Lệnh chuyển tiền (Nợ hoặc Có) của NHB,

NHA phải kiểm soát lại chặt chẽ, nếu hợp lệ thì hạch toán:

+ Đối với từ chối Lệnh chuyển Nợ: Căn cứ Lệnh chuyển Nợ (hoàn

chuyển) của NHB, ghi:

Nợ: TK thích hợp (tài khoản tr-ớc đây đã ghi Có)

Có: TK Chuyển tiền đến năm nay, hoặc TK điều chuyển vốn trong KH

+ Đối với từ chối Lệnh chuyển Có: Căn cứ Lệnh chuyển Có hoàn trả của

NHB, ghi:

Nợ: TK Chuyển tiền đến năm nay, hoặc TK điều chuyển vốn trong KH

Có: TK Thích hợp (tài khoản tr-ớc đây đã trích chuyển)

Sau đó, NHA phải gửi lại cho khách hàng thông báo từ chối chấp nhận lệnh chuyển tiền

- Cách xử lý tr-ờng hợp không gửi đ-ợc lệnh chuyển tiền đi do sự cố kỹ thuật, truyền tin hoặc lý do khách quan khác: Sau thời điểm ngừng chuyển lệnh chuyển tiền đi trong ngày, NHA phải thông báo ngay cho khách hàng biết (nếu

có điều kiện thông tin liên lạc) về lệnh chuyển tiền ch-a chuyển đi đ-ợc và

nguyên nhân Nếu nguyên nhân là sự cố kỹ thuật, truyền tin thì NHA còn phải

lập biên bản sự cố kỹ thuật theo quy định Việc xử lý các lệnh chuyển tiền ch-a

chuyển đi đ-ợc thực hiện nh- sau:

+ Trả lại chứng từ chuyển tiền cho khách hàng (nếu khách hàng yêu cầu);

+ Hoặc ghi nhập Sổ theo dõi chứng từ chuyển tiền ch-a chuyển đi (nếu khách hàng không yêu cầu trả lại chứng từ hoặc không trả lại đ-ợc);

+ Tr-ờng hợp đã tiếp nhận chứng từ qua thanh toán bù trừ và hạch toán (bắt buộc) thì NHA đ-ợc hạch toán chứng từ chuyển Có của khách hàng vào tài khoản trung gian thích hợp (tạm ghi)

Sang ngày làm việc hôm sau, khi đã khắc phục xong sự cố phải thực hiện chuyển tiền ngay và ghi xuất Sổ theo dõi chứng từ chuyển tiền ch-a chuyển đi; tất toán khoản tạm ghi nêu trên (nếu có)

b Kế toán tại ngân hàng nhận chuyển tiền đến (NHB)

b1 Quy trình xử lý chuyển tiền đến

- Kiểm soát lệnh chuyển tiền đến:

+ Ng-ời kiểm soát: Khi nhận đ-ợc lệnh chuyển tiền của NHA (qua Trung tâm thanh toán), phải sử dụng mật mã và ch-ơng trình tính, kiểm soát

chữ ký điện tử của Trung tâm thanh toán để xác định tính đúng đắn, chính xác của lệnh chuyển tiền đến, sau đó chuyển qua mạng vi tính cho kế toán viên chuyển tiền để xử lý tiếp;

+ Kế toán viên chuyển tiền phải in lệnh chuyển tiền đến - d-ới dạng chứng từ điện tử, ra giấy đủ số liên để sử dụng theo quy định, sau đó kiểm soát

kỹ các yếu tố của lệnh chuyển tiền đến để xác định:

 Có đúng lệnh chuyển tiền gửi cho ngân hàng mình không?

 Các yếu tố trên lệnh chuyển tiền có hợp lệ, hợp pháp và chính xác không?

 Nội dung có gì nghi vấn không?

Sau khi kiểm soát xong, kế toán viên chuyển tiền ký vào lệnh chuyển tiền

do máy in ra và chuyển cho kế toán viên giao dịch để xử lý và hạch toán

+ Kế toán viên giao dịch: Phải đối chiếu kiểm tra lại tr-ớc khi thực hiện

hạch toán cho khách hàng

b2 Hạch toán các khoản chuyển tiền đến:

Đối với Lệnh chuyển Có đến, ghi:

Nợ: TK Chuyển tiền đến năm nay, hoặc TK điều chuyển vốn trong KH

Có: TK Thích hợp

Đối với lệnh chuyển Có giá trị cao tr-ớc khi trả tiền cho khách hàng còn phải làm thủ tục yêu cầu NHA xác nhận lại và khi nhận đ-ợc điện xác nhận lệnh chuyển có giá trị cao của NH A mới trả tiền cho khách hàng

Đối với Lệnh chuyển Nợ đến: Chỉ lệnh chuyển Nợ đến có uỷ quyền hợp

lệ và trên tài khoản của khách hàng nhận lệnh có đủ tiền để trả thì NHB mới hạch toán:

Nợ: TK nội bộ hoặc tài khoản thích hợp của khách hàng

Có: TK Chuyển tiền đến năm nay, hoặc TK điều chuyển vốn trong KH Sau đó phải gửi ngay thông báo chấp nhận lệnh chuyển Nợ cho NH A và báo Nợ cho khách hàng

c Kiểm soát và đối chiếu trong chuyển tiền điện tử

c1 Tại các đơn vị chuyển tiền điện tử:

- Lập và gửi báo cáo chuyển tiền trong ngày:

Về nguyên tắc, các đơn vị chuyển tiền điện tử có phát sinh chuyển tiền

đi và nhận chuyển tiền đến phải hoàn thành việc lập báo cáo chuyển tiền trong

ngày và gửi (truyền) Trung tâm thanh toán ngay trong ngày phát sinh chuyển

tiền, trừ tr-ờng hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật truyền tin (lập và gửi ngay sau thời điểm Trung tâm thanh toán ngừng chuyển lệnh chuyển tiền đi trong ngày cho các đơn vị) Báo cáo chuyển tiền trong ngày của các đơn vị chuyển tiền điện tử đ-ợc lập theo mẫu quy định và phải đ-ợc mã hoá, có chữ ký điện

tử của ng-ời lập, ng-ời kiểm soát

- Đối chiếu chuyển tiền cuối ngày:

Khi nhận đ-ợc bảng đối chiếu chuyển tiền đơn vị đã chuyển đi (đã nhận

đ-ợc trong ngày) từ Trung tâm thanh toán, các đơn vị chuyển tiền điện tử phải

đối chiếu với các lệnh chuyển tiền đã hạch toán vào tài khoản chuyển tiền đi năm nay và tài khoản chuyển tiền đến năm nay và với báo cáo chuyển tiền trong ngày của mình, nếu số liệu khớp đúng hoàn toàn thì mới đ-ợc l-u trữ dữ

liệu của ngày phát sinh chuyển tiền

- Xử lý các sai sót và sự cố kỹ thuật khi đối chiếu chuyển tiền:

+ Các sai sót và sự cố kỹ thuật có thể phát sinh khi đối chiếu chuyển tiền bao gồm:

* Ch-a gửi báo cáo chuyển tiền trong ngày;

* Chênh lệch doanh số chuyển tiền phát sinh (do thừa, thiếu lệnh

chuyển tiền) hoặc các yếu tố của lệnh chuyển tiền không khớp đúng;

* Sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin

+ Khi phát hiện sai sót, đơn vị chuyển tiền điện tử phải chủ động điện

tra soát ngay Trung tâm thanh toán (nếu sai sót do đơn vị phát hiện), hoặc trả lời tra soát (nếu sai sót do Trung tâm thanh toán phát hiện) để xác định nguyên

nhân và có biện pháp xử lý thích hợp

c2 Tại Trung tâm thanh toán:

- Kiểm soát và hạch toán các lệnh chuyển tiền: Trung tâm thanh toán có trách nhiệm tiếp nhận lệnh chuyển tiền của các NHA, thực hiện việc kiểm soát, hạch toán và truyền tiếp đi các NHB có liên quan Toàn bộ các khâu tiếp nhận, kiểm soát, hạch toán, truyền dẫn lệnh chuyển tiền và l-u trữ dữ liệu của Trung tâm thanh toán đ-ợc xử lý tự động trên hệ thống máy tính Quy trình xử lý cụ thể nh- sau:

+ Khi nhận đ-ợc lệnh chuyển tiền do NHA chuyển đến, ng-ời kiểm soát chuyển tiền của Trung tâm thanh toán sử dụng mật mã và ch-ơng trình để kiểm soát tính hợp pháp và đúng đắn của lệnh chuyển tiền Lệnh chuyển tiền đến phải đ-ợc kiểm soát theo các quy định chung đối với chứng từ điện tử và các quy định cụ thể sau:

 Chữ ký điện tử và ký hiệu mật ghi trên lệnh chuyển tiền có đúng không?;

 Địa chỉ gửi và nhận lệnh chuyển tiền: Mã NHA, NHB;

 Các yếu tố khác của lệnh chuyển tiền nh-: Số lệnh, ngày lập, loại

lệnh chuyển tiền (ký hiệu của lệnh)

Các lệnh chuyển tiền đến sau khi đ-ợc Trung tâm thanh toán kiểm soát, nếu không có sai sót sẽ đ-ợc tự động tính và ghi chữ ký điện tử để truyền đi các NHB có liên quan

+ Hạch toán tại Trung tâm thanh toán:

Đối với các lệnh chuyển Có đến, lệnh hủy lệnh chuyển Nợ đến:

Nợ: TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay, hoặc TK điều chuyển vốn

trong KH (tiểu khoản đơn vị gửi lệnh chuyển tiền - NHA)

Có: TK Thanh toán chuyển tiền đi năm nay hoặc TK điều chuyển vốn

trong KH (tiểu khoản đơn vị nhận lệnh chuyển tiền - NHB)

Đối với lệnh chuyển Nợ đến:

Nợ: TK Thanh toán chuyển tiền đi năm nay hoặc TK điều chuyển vốn trong KH (tiểu khoản đơn vị nhận Lệnh chuyển tiền - NHB)

Có: TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay hoặc TK điều chuyển vốn

trong KH (tiểu khoản đơn vị gửi lệnh chuyển tiền - NHA)

Đối với các lệnh chuyển tiền Trung tâm thanh toán đã tiếp nhận đ-ợc từ các NH A nh-ng không thể truyền tiếp đi ngay trong ngày cho các NH B liên quan do sự cố kỹ thuật, truyền tin thì Trung tâm lập bảng kê chi tiết chuyển tiền đến chờ xử lý để lập phiếu chuyển khoản để hạch toán các lệnh chuyển tiền đến chờ xử lý v¯o t¯i kho°n “Thanh to²n chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay” theo tiểu kho°n thích hợp, cụ thể như sau:

Đối với các lệnh chuyển Có, lệnh hủy lệnh chuyển Nợ đến:

Nợ: TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay hoặc TK điều chuyển vốn

trong KH (tiểu khoản đơn vị gửi lệnh chuyển tiền - NHA)

Có: TK Thanh toán chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay hoặc TK điều

chuyển vốn trong KH (tiểu khoản lệnh chuyển Có, lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ

đến chờ xử lý)

Đối với lệnh chuyển Nợ đến:

Nợ: TK Thanh toán chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay hoặc TK điều

chuyển vốn trong KH (tiểu khoản lệnh chuyển Nợ đến chờ xử lý)

Có: TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay hoặc TK điều chuyển vốn

trong KH (tiểu khoản đơn vị gửi lệnh chuyển tiền - NHA)

Sang ngày làm việc tiếp theo, khi đã khắc phục xong sự cố kỹ thuật, truyền tin, Trung tâm thanh toán sẽ truyền tiếp lệnh chuyển tiền cho NHB liên quan và tất toán tài khoản thanh toán chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay hoặc

TK điều chuyển vốn chờ thanh toán

- Đối chiếu số liệu chuyển tiền điện tử trong ngày:

Toàn bộ doanh số chuyển tiền phát sinh hàng ngày giữa các đơn vị chuyển tiền điện tử phải đ-ợc Trung tâm thanh toán đối chiếu và phải đảm bảo khớp đúng (cả về tổng số và chi tiết) ngay trong ngày phát sinh, trừ tr-ờng hợp bất khả kháng nh- có sự cố kỹ thuật, truyền tin Việc đối chiếu chuyển tiền trong hệ thống được thực hiện cho từng ng¯y riêng biệt (“Ng¯y ph²t sinh chuyển tiền” được quy định trong đối chiếu: đối với NHA, là ngày lập lệnh chuyển tiền và cũng chính là ngày gửi (truyền) lệnh chuyển tiền đi; đối với NHB, là ngày nhận đ-ợc lệnh chuyển tiền) Trong tr-ờng hợp có sự cố kỹ thuật, truyền tin dẫn đến không thể đối chiếu xong trong ngày theo quy định thì đ-ợc phép thực hiện đối chiếu ở ngày kế tiếp cho đến khi sự cố đ-ợc khắc phục Tuy nhiên, việc đối chiếu dù thực hiện vào ngày kế tiếp nh-ng vẫn phải phản ảnh theo ngày phát sinh các chuyển tiền đó

Về quy trình đối chiếu chuyển tiền:

+ Khi nhận đ-ợc báo cáo chuyển tiền trong ngày của các đơn vị chuyển tiền điện tử, Trung tâm thanh toán thực hiện đối chiếu dữ liệu chuyển tiền của các đơn vị với dữ liệu chuyển tiền của hệ thống Việc đối chiếu này đ-ợc xử lý

tự động trên hệ thống máy tính Sau thời điểm hoàn thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày, các lệnh chuyển tiền đã đối chiếu khớp đúng và ch-a đối chiếu

đ-ợc (do sự cố kỹ thuật, truyền tin) sẽ đ-ợc máy tính của Trung tâm thanh toán phân loại và phản ảnh trên bảng đối chiếu các chuyển tiền theo từng đơn vị chuyển tiền điện tử Theo đó, khi đã đối chiếu xong và khớp đúng doanh số chuyển tiền phát sinh trong ngày của đơn vị chuyển tiền điện tử nào thì Trung tâm thanh toán truyền lại ngay cho đơn vị đó bảng đối chiếu các chuyển tiền để

xác nhận lại cho đơn vị chuyển tiền điện tử Riêng dối với (các) đơn vị chuyển

tiền điện tử ch-a đối chiếu xong trong ngày vì lý do bất khả kháng thì Trung

tâm thanh toán tiếp tục theo dõi riêng (theo dõi theo ngày) và tiếp tục đôn đốc

đối chiếu trong (những) ngày kế tiếp cho đến khi đối chiếu xong và khớp đúng

Số liệu chuyển tiền và đối chiếu chuyển tiền trong ngày của toàn hệ thống đ-ợc coi là chính xác và khớp đúng khi trên bảng tổng hợp và đối chiếu chuyển tiền đi và chuyển tiền đến của các đơn vị chuyển tiền điện tử trong ngày thể hiện các cân đối sau:

Cân đối 1:

Tổng số chuyển tiền đi của các đơn vị

CTĐT trong ngày (số món và số tiền) =

Tổng số chuyển tiền đến Trung tâm thanh

toán trong ngày (số món và số tiền)

Cân đối 2:

Tổng số chuyển tiền do Trung tâm thanh

toán đã chuyển đi cho các đơn vị CTĐT

trong ngày (số món và số tiền)

đi của Trung tâm thanh toán trong

ngày (số món

và số tiền)

=

Tổng số chuyển tiền

đến Trung tâm thanh toán

trong ngày (số

món và số tiền)

+

Tổng số chuyển tiền

đến chờ xử lý của (những) ngày hôm tr-ớc đã đ-ợc xử lý trong ngày tại Trung

tâm thanh toán (số

món và số tiền)

-

Tổng số chuyển tiền đến chờ xử lý phát sinh (mới) trong ngày tại Trung tâm thanh

toán (số món và

số tiền)

Cân đối 4:

Tổng số chuyển tiền

đến của các

đơn vị CTĐT trong ngày

(số món và

số tiền)

+

Tổng số chuyển tiền đến chờ xử

lý phát sinh (mới) trong ngày tại Trung tâm

thanh toán (số món và số tiền)

-

Tổng số chuyển tiền

đến chờ xử lý của (những) ngày hôm tr-ớc đã đ-ợc xử lý trong ngày tại Trung

tâm thanh toán (số món và số tiền)

+ Mọi sai sót phát hiện qua đối chiếu chuyển tiền, Trung tâm thanh toán phải phối hợp và h-ớng dẫn đơn vị chuyển tiền điện tử xử lý xong trong ngày phát sinh, trừ tr-ờng hợp bất khả kháng nh- sự cố kỹ thuật, truyền tin

d Điều chỉnh sai sót trong chuyển tiền điện tử

Trong chuyển tiền điện tử việc điều chỉnh các sai sót (nếu có) phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

Thứ nhất: Đảm bảo sự nhất trí số liệu giữa NHA, NHB với Trung tâm

thanh toán Sai sót phát sinh ở đâu phải đ-ợc sửa chữa, điều chỉnh ở đó Nghiêm cấm việc tự ý sửa chữa số liệu, điều chỉnh sai sót trong chuyển tiền

điện tử

Thứ hai: Khi phát hiện sai sót phải có biện pháp điều chỉnh ngay, không

gây chậm trễ tới công tác thanh toán Việc điều chỉnh sai sót phải theo đúng các nguyên tắc, ph-ơng pháp điều chỉnh sai lầm của kế toán nói chung và chuyển tiền điện tử nói riêng đã đ-ợc quy định để đảm bảo an toàn tài sản của

Thứ ba: Đơn vị, cá nhân nào gây ra sai sót hoặc vi phạm các nguyên tắc,

ph-ơng pháp điều chỉnh sai sót, tùy theo mức độ lỗi sẽ bị xử phạt theo quy định

và phải chịu trách nhiệm bồi th-ờng vật chất về những thiệt hại do mình gây ra cho các bên liên quan

d1 Điều chỉnh sai sót tại NHA:

- Điều chỉnh sai sót ở thời điểm tr-ớc khi truyền lệnh chuyển tiền đi:

+ Nếu sai sót của lệnh chuyển tiền đ-ợc phát hiện ngay trong quá trình

lập và ng-ời kiểm soát ch-a ghi chữ ký điện tử để chuyển đi thì kế toán đ-ợc sửa lại cho đúng

+ Nếu sai sót trên lệnh chuyển tiền đ-ợc phát hiện sau khi ng-ời kiểm soát đã ghi chữ ký điện tử thì phải lập biên bản hủy bỏ lệnh chuyển tiền sai trong đó ghi rõ ký hiệu lệnh, giờ, ngày, hủy lệnh chuyển tiền và phải có đầy đủ chữ ký của những ng-ời có liên quan, sau đó lập lệnh chuyển tiền đúng chuyển

đi

+ Tr-ờng hợp Trung tâm thanh toán phát hiện lệnh chuyển tiền có sai sót

(do lỗi kỹ thuật) và yêu cầu gửi lại thì NHA cũng xử lý nh- đối với lệnh

chuyển tiền bị sai sót phát hiện sau khi ng-ời kiểm soát đã ghi chữ ký điện tử

đã nêu trên

- Điều chỉnh sai sót phát hiện sau khi đã chuyển tiền đi:

Khi phát hiện các sai sót nh- sai số tiền (thừa hoặc thiếu), sai ng-ợc vế, NHA phải điện tra soát (hoặc trả lời tra soát) ngay cho NHB để có biện pháp

xử lý kịp thời NHA phải lập biên bản xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm cá nhân rõ ràng và xử lý:

+ Tr-ờng hợp sai thiếu:

Căn cứ biên bản để lập lệnh chuyển tiền bổ sung số tiền chuyển thiếu gửi tiếp đi NHB Trong nội dung chuyển tiền ph°i ghi rõ “chuyển bổ sung theo lệnh chuyển Nợ (hoặc Có) số ng¯y th²ng năm Số tiền đ± chuyển ” v¯ phải gửi kèm theo biên bản đã lập trên, sau đó hạch toán:

 Đối với lệnh chuyển Có bị sai thiếu:

Nợ: TK Thích hợp

Có: TK Chuyển tiền đi năm nay; hoặc

TK điều chuyển vốn trong KH

Số tiền chuyển Có còn thiếu

 Đối với lệnh chuyển Nợ bị sai thiếu:

Nợ: TK Chuyển tiền đi năm nay; hoặc

TK điều chuyển vốn trong KH

Có: TK Thích hợp

Số tiền chuyển Nợ còn thiếu

+ Tr-ờng hợp sai thừa:

 Đối với lệnh chuyển Có bị sai thừa:

Căn cứ biên bản lập yêu cầu hủy lệnh chuyển Có (yêu cầu hủy số tiền

đã chuyển thừa) gửi ngay cho NHB đồng thời lập phiếu chuyển khoản ghi:

Nợ: TK Các khoản phải thu

(tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót)

Ghi xuất Sổ theo dõi yêu cầu hðy lệnh chuyển Có gửi đi v¯”

Nợ: TK Chuyển tiền đến năm nay; hoặc

TK điều chuyển vốn trong KH

Có: TK Các khoản phải thu

(tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót)

Số tiền NHB đã

thu hồi và chuyển trả

Tr-ờng hợp NHB từ chối yêu cầu hủy lệnh chuyển Có đối với số tiền bị sai thừa trên, do không thu hồi đ-ợc tiền từ khách hàng thì NHA phải lập Hội

đồng xử lý theo quy định hiện hành để xác định trách nhiệm và mức bồi hoàn của cá nhân gây ra sai sót

 Đối với lệnh chuyển Nợ bị sai thừa:

Căn cứ biên bản, lập lệnh hủy lệnh chuyển Nợ để huỷ số tiền đã chuyển thừa, hạch toán:

Nợ: TK thích hợp: (một trong các tài khoản sau đây)

* Các khoản chờ thanh toán khác (nếu ch-a trả cho

khách hàng)

* Tiền gửi của khách hàng (nếu đã trả cho khách hàng)

* Các khoản phải thu (nếu đã trả tiền và tài khoản

Số tiền

đã chuyển thừa trên lệnh

tiền gửi của khách hàng không còn đủ số d- để thu hồi)

* TK nội bộ (nếu là chuyển Nợ trong nội bộ NH)

Có: TK Chuyển tiền đi năm nay; hoặc

TK điều chuyển vốn trong KH

vế sau đó lập lệnh chuyển tiền đúng gửi NHB

 Điều chỉnh lệnh chuyển Có bị sai ng-ợc vế nh- sau:

Đáng lẽ chuyển: Nợ: TK thích hợp

Có: TK chuyển tiền đi năm nay

Nh-ng đã chuyển: Nợ: TK chuyển tiền đi năm nay

Có: TK thích hợp

Nay phải điều chỉnh bằng cách: lập lệnh hủy lệnh chuyển Nợ gửi NHB

và hạch toán:

Nợ: TK thích hợp

Có: TK chuyển tiền đi năm nay; hoặc

TK điều chuyển vốn trong KH

Toàn bộ số tiền đã

chuyển sai

Sau đó lập lệnh chuyển Có đúng gửi đi

 Điều chỉnh lệnh chuyển Nợ bị sai ng-ợc vế:

Đáng lẽ chuyển: Nợ: TK chuyển tiền đi năm nay

Có: TK thích hợp

Nh-ng đã chuyển: Nợ: TK thích hợp

Có: TK chuyển tiền đi năm nay

Nay phải sửa lại là: lập yêu cầu hủy lệnh chuyển Có gửi NHB và lập phiếu chuyển khoản, hạch toán:

Nợ: TK Các khoản phải thu

(tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót)

Có: TK thích hợp

Toàn bộ số tiền đã

chuyển sai

Sau đó lập lệnh chuyển Nợ đúng gửi đi

Khi nhận đ-ợc lệnh chuyển Có của NHB chuyển trả lại số tiền chuyển sai, NHA hạch toán vào tài khoản các khoản phải thu để tất toán số tiền chuyển sai

+ Đối với một số sai sót khác nh- sai tên, số hiệu tài khoản của ng-ời

nhận lệnh chuyển tiền, sai ký hiệu chứng từ, ký hiệu nội dung nghiệp vụ v.v (sai sót không thuộc các yếu tố kiểm soát, đối chiếu): Khi nhận đ-ợc tra soát

của NHB, NHA phải trả lời tra soát ngay

d2 Điều chỉnh sai sót tại NHB:

- Khi tiếp nhận lệnh chuyển tiền từ Trung tâm thanh toán, phát hiện các sai sót nh-:

+ Sai chữ ký điện tử, ký hiệu mật (nếu có);

+ Sai các yếu tố đối chiếu của lệnh chuyển tiền nh- số lệnh, tên và mã NHA;

+ Lệnh chuyển tiền ghi không đúng tên và mã của ngân hàng mình (sai

 Nếu phát hiện lệnh chuyển tiền bị giả mạo, nghi giả mạo hoặc có thông tin lạ xâm nhập trái phép thì phải thông báo kịp thời cho Trung tâm thanh toán và phối hợp áp dụng ngay các biện pháp phòng ngừa cần thiết bảo đảm an toàn tài sản và an toàn hệ thống

- Đối với lệnh chuyển tiền bị sai thiếu:

Khi nhận đ-ợc lệnh chuyển tiền bổ sung chuyển tiền thiếu của NHA, NHB phải đối chiếu, kiểm soát lại chặt chẽ lệnh chuyển tiền bị sai thiếu và

lệnh chuyển tiền bổ sung, Nếu hợp lệ thì hạch toán lệnh chuyển tiền bổ sung nh- lệnh chuyển tiền đúng bình th-ờng khác

- Đối với lệnh chuyển tiền bị sai thừa:

+ Phát hiện tr-ớc khi hạch toán vào tài khoản khách hàng:

Nếu NHB nhận đ-ợc thông báo hoặc tra soát của NHA về chuyển tiền thừa tr-ớc khi nhận đ-ợc lệnh chuyển tiền thì NHB phải ghi sổ theo dõi lệnh chuyển tiền bị sai sót để có biện pháp xử lý kịp thời

Khi nhận đ-ợc lệnh chuyển tiền đến, NHB kiểm soát, đối chiếu với nội dung thông báo nhận đ-ợc, nếu xác định sai sót nh- đã đ-ợc thông báo thì sẽ

xử lý nh- sau:

 Nếu là lệnh chuyển Có, ghi:

Nợ: TK chuyển tiền đến năm nay : Toàn bộ số tiền chuyển đến hoặc TK điều chuyển vốn trong KH

Có: TK chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý : Số tiền chuyển thừa

hoặc TK điều chuyển vốn chờ thanh toán

Có: TK khách hàng : Số tiền đúng

 Nếu là lệnh chuyển Nợ, ghi:

Nợ: TK khách hàng : Số tiền đúng

Nợ: TK chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý : Số tiền thừa

hoặc TK điều chuyển vốn chờ thanh toán

Có: TK chuyển tiền đến năm nay :Toàn bộ số tiền chuyển đến hoặc TK điều chuyển vốn trong KH

Khi nhận đ-ợc yêu cầu hủy lệnh chuyển Có đối với số tiền thừa (tr-ờng hợp lệnh chuyển Có bị sai thừa) hoặc lệnh hủy lệnh chuyển Nợ đối với số tiền thừa (tr-ờng hợp lệnh chuyển Nợ bị sai thừa) của NHA thì xử lý:

 Đối với lệnh chuyển Có bị sai thừa: Căn cứ yêu cầu hủy lệnh

chuyển Có để lập lệnh chuyển Có đi hoàn trả NHA số tiền thừa ghi: Nợ: TK Chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý;

hoặc:

TK điều chuyển vốn chờ thanh toán

Có: TK Chuyển tiền đi năm nay; hoặc

TK điều chuyển vốn trong KH

Số tiền chuyển thừa trên lệnh chuyển Có bị sai thừa

 Đối với lệnh chuyển Nợ bị sai thừa: Căn cứ lệnh hủy lệnh chuyển Nợ

ghi:

Nợ: TK Chuyển tiền đến năm nay; hoặc

TK điều chuyển vốn trong KH

Có: TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay; hoặc

TK điều chuyển vốn chở thanh toán

Số tiền chuyển thừa trên lệnh chuyển Nợ

bị sai thừa

+ Tr-ờng hợp nhận đ-ợc thông báo của NHA sau khi đã trả tiền cho khách hàng thì NHB xử lý:

Đối với lệnh chuyển Có bị sai thừa: Khi nhận đ-ợc yêu cầu hủy lệnh

chuyển Có đối với số tiền chuyển thừa của NHA, nếu kiểm soát đúng NHB xử lý:

 Tr-ờng hợp tài khoản của khách hàng có đủ số d-: Căn cứ vào yêu cầu hủy lệnh chuyển Có để lập lệnh chuyển Có đi, chuyển trả NHA

số tiền chuyển thừa:

Nợ: TK tiền gửi của khách hàng

Có: TK chuyển tiền đi năm nay; hoặc

TK điều chuyển vốn trong KH

Số tiền chuyển thừa phải trả lại NH A

 Tr-ờng hợp tài khoản tiền gửi của khách hàng không đủ số d- để thu hồi thì NHB ghi nhập Sổ theo dõi yêu cầu hủy lệnh chuyển Có ch-a thực hiện đ-ợc và yêu cầu khách hàng nộp tiền vào tài khoản để thực hiện yêu cầu hủy này Khi khách hàng nộp đủ tiền, kế toán ghi xuất

Sổ theo dõi yêu cầu hủy lệnh chuyển Có ch-a thực hiện đ-ợc, lập lệnh chuyển Có gửi NHA và hạch toán nh- bút toán trên

 Tr-ờng hợp khách hàng không còn khả năng thanh toán hoặc khách hàng vãng lai không xác định đ-ợc tung tích, thì NHB phải phối hợp với chính quyền địa ph-ơng và các cơ quan bảo vệ pháp luật nh- công an, toà án, v.v để tìm mọi biện pháp thu hồi lại tiền Sau khi

đã áp dụng mọi biện pháp thu hồi mà không thu hồi đ-ợc hoặc không thu hồi đủ thì NHB đ-ợc từ chối yêu cầu hủy lệnh chuyển Có: Lập thông báo từ chối yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có, ghi rõ lý do từ

chối kèm theo số tiền thu hồi đ-ợc (nếu có), gửi trả lại NHA đồng

thời ghi xuất sổ theo dõi yêu cầu hủy lệnh chuyển Có ch-a thực hiện

đ-ợc

- Điều chỉnh các sai sót khác:

+ Đối với lệnh chuyển tiền sai địa chỉ khách hàng (lệnh chuyển tiền

chuyển đúng NHB, nh-ng không có ng-ời nhận lệnh hoặc ng-ời nhận lệnh mở tài khoản ở ngân hàng khác): NHB hạch toán vào tài khoản chuyển tiền đến

chờ xử lý sau đó lập lệnh chuyển tiền chuyển trả lại NHA kèm với thông báo từ chối chấp nhận lệnh chuyển tiền (có ghi rõ lý do từ chối) NHB không đ-ợc chuyển tiền tiếp

+ Khi kiểm soát các lệnh chuyển tiền đến, nếu phát hiện các sai sót nh-

sai tên, số hiệu tài khoản của ng-ời nhận lệnh chuyển tiền (đúng tên nh-ng sai

số hiệu tài khoản hoặc ng-ợc lại), ký hiệu chứng từ, ký hiệu loại nghiệp vụ:

NHB ch-a thực hiện hạch toán lệnh chuyển tiền mà phải tra soát ngay NHA, chỉ khi nhận đ-ợc điện trả lời tra soát của NHA và sau khi kiểm soát lại đúng mới đ-ợc xử lý tiếp

e Đối với hủy lệnh chuyển tiền theo yêu cầu của khách hàng

e1 Xử lý tại NHA:

Khi tiếp nhận yêu cầu hủy lệnh chuyển Có - gọi tắt là yêu cầu hủy (đối với hủy lệnh chuyển Có) hoặc lệnh hủy lệnh chuyển Nợ - gọi tắt là lệnh lủy (đối với hủy lệnh chuyển Nợ) của khách hàng, NHA phải kiểm tra tính hợp lệ

của yêu cầu hủy hoặc lệnh hủy, đối chiếu yêu cầu hủy hoặc lệnh hủy với lệnh chuyển tiền sẽ bị hủy Nếu không hợp lệ thì trả lại cho khách hàng, nếu yêu cầu hủy hoặc lệnh hủy hợp lệ thì xử lý nh- sau:

- Nếu hủy một lệnh chuyển tiền ch-a đ-ợc thực hiện hoặc ch-a gửi đi: NHA sẽ không thực hiện lệnh chuyển tiền bị huỷ; l-u yêu cầu hủy hoặc lệnh hủy cùng với 1 liên lệnh chuyển tiền bị huỷ của khách hàng Tr-ờng hợp này NHA không đ-ợc hạch toán (kể cả đối với lệnh huỷ)

- Nếu hủy một lệnh chuyển tiền đã đ-ợc thực hiện và gửi đi:

+ Đối với yêu cầu hủy lệnh chuyển Có:

 Căn cứ vào yêu cầu hủy hợp lệ của khách hàng, NHA làm thủ tục để

gửi đi NHB (không hạch toán nội bảng);