QUẢN LÝ HỒ SƠ

Chuyên đề 12 QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1 Tài liệu Tài liệu (trong tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga ,…) bắt nguồn từ tiếng Latinh DOCUMENTUM có nghĩa chứng Tài liệu dạng vật chất nhìn thấy được, hữu cụ thể Thực tế công tác lưu trữ dùng nhiều khái niệm tài liệu, thu thập tài liệu, tiêu hủy tài liệu, giá trị tài liệu Ngay nhiều giáo trình công tác lưu trữ đề cập nhiều khái niệm tài liệu loại hình tài liệu Qua tài liệu hiểu dạng vật chất ghi nhận thông tin Như vậy, thông tin tài liệu đa dạng Mỗi dạng thông tin tương ứng với loại tài liệu Có thể có loại tài liệu sau: - Thông tin văn ta có tài liệu chữ viết; - Thông tin hình ảnh ta có tài liệu ảnh; - Thông tin âm ta có tài liệu ghi âm; - Thông tin dạng điện tử (đĩa mềm, USB, đĩa cứng, ) ta có tài liệu điện tử; - Thông tin đồ - tài liệu đồ Cùng với quan điểm khái niệm “tài liệu”, khoản Luật Lưu trữ năm 2011, tài liệu định nghĩa: “Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân” Ngoài có nhiều trường hợp gọi theo vật chất mang tin: tài liệu giấy, mộc bản, … 1.2 Hồ sơ 1.2.1 Khái niệm Tại Khoản 10 Điều Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ định nghĩa sau: Hồ sơ tập gồm toàn (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung thể loại tác giả hình thành tài liệu trình giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị cá nhân Ví dụ: - Tập biên giao nhận xăng dầu đường thủy Công ty Xăng dầu khu vực III quý IV năm 1086 - Tập lưu định UBND Thị xã Cử Lò nâng lương cho giáo viên tiểu học năm 1999 - Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm 2000 Văn phòng Bộ Nội vụ - Tập văn Chính phủ Bộ Nội vụ chế độ tuyển dụng công chức, viên chức từ 1998 đến 2004 1.2.2 Phân loại hồ sơ Thực tiễn hoạt động quan, tổ chức có nhiều hồ sơ hình thành với nhiều nội dung, nhiều hình thức khác Phổ biến quan, tổ chức, hồ sơ hành chia thành có ba loại bản, hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc hồ sơ nhân a Hồ sơ công việc Hồ sơ công việc tập tài liệu theo dõi, xử lý việc Trong hồ sơ công việc thường có tài liệu khởi đầu công việc, tài liệu (văn ) kết thúc công việc Ví dụ: - Hồ sơ hội nghị (Hội nghị khoa học, hội nghị tổng kết,…); - Hồ sơ giải công việc (giải tranh chấp, bình xét thi đua khen thưởng, xét nâng lương cho cán công chức,…) b Hồ sơ nguyên tắc Hồ sơ nguyên tắc tập văn quy phạm pháp luật vấn đề, lĩnh vực Mỗi cán bộ, công chức dựa vào chức năng, nhiệm vụ giao, tuỳ theo mặt nghiệp vụ công tác phụ trách mà thu thập văn quy phạm pháp luật để lập thành hồ sơ nguyên tắc để phục vụ tra cứu, nghiên cứu giải công việc hành ngày Tài liệu hồ sơ nguyên tắc không thiết chính, sao, chính, hiệu lực pháp lý Ví dụ : - Tập tài liệu văn quy phạm pháp luật quy định chế độ công tác phí cho cán công chức - Tập tài liệu văn chế độ nâng lương cho cán bộ, công chức nhà nước c Hồ sơ nhân Hồ sơ nhân tập tài liệu có liên quan cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ sinh viên, hồ sơ học sinh, ) Ví dụ: * Hồ sơ cán Công ty Xăng dầu khu vực III hưu: Hồ sơ ông Nguyễn Văn Bình, sinh ngày 05/10/32 Hồ sơ bà Dương Thị Chế, sinh ngày 01/01/1949 * Hồ sơ đảng viên: Hồ sơ Hoàng Minh Tuân, sinh ngày 20/9/1948, vảo Đảng CSVN ngày 10/5/1974 1.3 Lập hồ sơ Theo khoản 11 Điều Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định” Như vậy, lập hồ sơ trình, bao gồm công việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp nhát định Mỗi hồ sơ nhiều tập, tập đơn vị bảo quản Lập hồ sơ có tác dụng : - Tra tìm tài liệu nhanh chóng cần thiết; - Làm xác để giải công việc kịp thời hiệu quả; - Bảo đảm thuận lợi cho việc quản lý tài liệu chặt chẽ giữ gìn bí mật; - Tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ 1.4 Hồ sơ hành Hồ sơ hành hồ sơ hình thành trình giải công việc, từ hoạt động quan, tổ chức Ví dụ: Hồ sơ hội nghị, hồ sơ xét khen thưởng, 1.5 Phông lưu trữ quan, phông lưu trữ nhà nước Trong trình giải công việc, theo dõi công việc, hồ sơ bảo quản theo công việc Tức hồ sơ quản lý đơn vị, cá nhân giải việc Công việc giải xong, sau thời gian phải nộp vào lưu trữ quan để sử dụng chung cho quan Tài liệu, hồ sơ quản lý theo phông lưu trữ quan Sau 10 năm, hồ sơ có giá trị lịch sử phông lưu trữ quan nguồn nộp vào lưu trữ lịch sử hồ sơ giao nộp vào lưu trữ lịch sử, quản lý lưu trữ lịch sử 1.5.1 Phông lưu trữ quan Phông lưu trữ khối tài liệu lưu trữ có mối quan hệ lôgích quan hệ lịch sử hình thành hoạt động quốc gia, quan, cá nhân, bảo quản kho lưu trữ Ở nước ta, có loại phông lưu trữ sau đây: - Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam toàn tài liệu nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản kỹ thuật làm tài liệu Thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam - Phông lưu trữ quan Phông lưu trữ quan toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức lựa chọn bảo quản kho lưu trữ Những điều kiện cần thiết để quan tổ chức lập phông lưu trữ quan là: + Có văn Nhà nước quy định việc thành lập, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy + Có tài khoản riêng; + Có dấu văn thư độc lập Tài liệu kết thúc giai đoạn văn thư, kết thúc công việc, lập hồ sơ hoàn chỉnh nộp vào lưu trữ quan Tài liệu nộp vào lưu trữ quan phục vụ cho nhu cầu quan người quan tiếp cận, sử dụng Lưu trữ quan định nghĩa Khoản Điều Luật Lưu trữ năm 2011 sau: “Lưu trữ quan” tổ chức thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ quan, tổ chức Mỗi lưu trữ quan quản lý toàn tài liệu thuộc phông lưu trữ quan Lưu trữ quan tổ chức lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ quan Tài liệu kết thúc giai đoạn văn thư phải nộp vào lưu trữ quan Tại Điều 11 Luật Lưu trữ hành quy định thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ quan Cụ thể sau: 1) Trong thời hạn 01 năm kể từ năm công việc kết thúc 2) Tài liệu xây dựng bản: thời hạn tháng kể từ ngày công trình xây dựng toán Thủ tục nộp vào lưu trữ quan quy định Điều 12 Luật Lưu trữ năm 2011 1.5.2 Lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử định nghĩa khoản Điều Luật Lưu trữ năm 2011 sau: “Lưu trữ lịch sử quan thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tiếp nhận từ lưu trữ quan từ nguồn khác” Tại Việt Nam Lưu trữ lịch sử tổ chức hai bậc quy định khoản Điều 19 Luật Lưu trữ năm 2011 bao gồm: - Lưu trữ lịch sử trung ương: Có 04 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; - Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh Mỗi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có Lưu trữ lịch sử Thẩm quyền thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử quy định Điều 20 Luật Lưu trữ Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thu thập tài liệu hình thành trình hoạt động của: - Cơ quan, tổ chức cấp tỉnh; - Cơ quan, tổ chức cấp huyện; - Đơn vị hành - kinh tế đặc biệt Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm: - Tổ chức tiếp nhận tài liệu; - Lập biên bàn giao tài liệu; - Hồ sơ bàn giao tài liệu gồm: Mục lục hồ sơ, tài liệu; Biên bàn giao Hồ sơ bàn giao làm thành Tại Điều 21 Luật Lưu trữ quy định thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Cụ thể: 1) Trong thời hạn 10 năm kể từ năm công việc kết thúc 2) Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử ngành công an, ngoại giao, quốc phòng ngành khác thực theo quy định Chính phủ Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử quy định Điều 19 Luật Lưu trữ: Trách nhiệm quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu: - Chỉnh lý tài liệu trước giao nộp; - Thực giải mật tài liệu nộp lưu đóng dấu mật; - Giao nộp tài liệu công cụ thống kê, tra cứu kèm theo vào Lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy định TẦM QUAN TRỌNG CỦA HỒ SƠ ĐỐI VỚI ĐỜI SỐNG XÃ HỘI VÀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 2.1 Trong đời sống xã hội - Hồ sơ tài liệu chứng thực diễn Hồ sơ phản ánh trung thực nguồn quan trọng xác cho nhà nghiên cứu lịch sử; - Hồ sơ xác để pháp lý giải yêu cầu công dân tổ chức xã hội 2.2 Đối với hoạt động quản lý nhà nước - Hồ sơ phản ánh kết hoạt động quản lý quan nhà nước; - Hồ sơ giúp nhà quản lý theo dõi công việc; - Hồ sơ giúp nhà quản lý theo dõi quản lý công việc cán công chức; - Hồ sơ giúp nhà quản lý điều hành công việc có hiệu ban hành định hành xác YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỒ SƠ TRONG CƠ QUAN 3.1 Thuận lợi việc tra cứu hồ sơ Hồ sơ lập phải đủ yếu tố bên bên Bên hồ sơ phải đầy đủ yếu tố: tác giả, tiêu đề, số hồ sơ, thời gian, thời hạn bảo quản Qua tạo thuận lợi tra tìm tài liệu, trích dẫn viện dẫn cần thiết 3.2 Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị gồm nhiều loại khác Có tài liệu quan, đơn vị làm ra, có tài liệu nhận từ bên gửi đến Mỗi loại tài liệu có chức khác công việc, có loại để đạo, có loại để biết, có loại trực tiếp liên quan đến công việc, có loại tài liệu tham khảo Vì vậy, lựa chọn tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị để lập hồ sơ 3.3 Đảm bảo giá trị tính toàn vẹn tài liệu Tài liệu hồ sơ phải có giá trị Tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, đơn vị có nhiều loại Trong đó, có nhiều tài liệu có giá trị, có đầy đủ tính pháp lý văn bản, liên quan trực tiếp công việc, có nhiều tài liệu mang tinh chất tham khảo (báo chí, sách, ), có tài liệu giá trị pháp lý (bản nháp, chụp photocopy, văn không đầy đủ thể thức, ) Như vậy, lập hồ sơ phải lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào hồ sơ 3.4 Phù hợp với quy định hành pháp luật Chất lượng hồ sơ theo quy định pháp luật hành Yêu cầu hồ sơ theo quy định Điều 21 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Tài liệu hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với phải phản ánh trình tự diễn biến việc Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ tài liệu vấn đề, việc, người cụ thể Tài liệu hồ sơ phải xếp theo trình tự định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ văn bản, tài liệu với nhau, phản ánh đầy đủ trình phát sinh, phát triển kết thúc vấn đề, việc Ví dụ: Hồ sơ hội nghị bao gồm: Kế hoạch tổ chức hội nghị, văn phê duyệt cho phép tổ chức hội nghị, công văn triệu tập, danh sách đại biểu tham dự, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo chính, tham luật, diễn văn bế mạc, biên hội nghị, tài liệu ảnh, băng ghi âm, ghi hình 4 CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ 4.1 Lập danh mục hồ sơ 4.1.1 Khái niệm danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ kê hồ sơ mà quan, đơn vị cần phải lập thời gian định (thường năm) a Tác dụng danh mục hồ sơ - Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, xếp tài liệu lập hồ sơ quan, đơn vị chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện; - Giúp cho cán quan lập hồ sơ đầy đủ, xác; - Giúp cho cán lưu trữ làm kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ công việc cán chuyên môn; - Giúp lãnh đạo quan, đơn vị nắm toàn công việc quan, đơn vị công việc cán thừa hành quan; - Là sở để thực tốt công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ quan sở để cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ b Các bước lập danh mục hồ sơ - Từng cán công chức vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác năm tới nhiệm vụ cụ thể để dự kiến hồ sơ cần lập; - Cán phụ trách đơn vị tập hợp dự kiến cá nhân đơn vị, bỏ hồ sơ trùng lặp, bổ sung hồ sơ thiếu thành danh mục hồ sơ đơn vị - Văn phòng (hoặc phòng hành chính) tổng hợp danh mục hồ sơ đơn vị, xây dựng danh mục hồ sơ quan + Bản danh mục hồ sơ phải thủ trưởng quan duyệt ban hành cho toàn quan thực Danh mục hồ sơ năm làm lần vào tháng cuối năm để sử dụng cho năm sau Đối với quan, tổ chức có cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ ổn định cần lập danh mục hồ sơ lần, năm sau bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với chương trình kế hoạch tiếp tục sử dụng Mẫu danh mục hồ sơ Tên quan CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Tên quan ( đơn vị ) Số Số ký hiệu hồ sơ TT Độc lập – Tự – Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ năm Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Người lập Ghi Bản danh mục hồ sơ có hồ sơ, bao gồm : Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn Hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài Hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời Địa danh, ngày tháng năm (Thủ trưởng quan ký duyệt) - Mỗi đơn vị, tổ chúc quan giữ danh mục hồ sơ đơn vị để làm lạp hồ sơ; - Cán bộ, công chức, nhân viên danh mục hồ sơ để xác định hồ sơ phải lập chuẩn bị bìa hồ sơ Trong trình giải quyết, theo dõi công việc thu thập tài liệu vào hồ sơ; - Văn thư quan vào danh mục hồ sơ để ghi số, ký hiệu hồ sơ vào cột “Lưu hồ sơ “trong sổ đăng ký văn đi, đến dấu đến” Ngoài lập hồ sơ thuộc trách nhiệm văn thư quan; - Cuối năm, cá nhân, đơn vị vào danh mục hồ sơ mà tổng hợp hồ sơ lập, xếp lại hoàn chỉnh, đến hạn nộp lưu nộp vào lưu trữ quan Những hồ sơ mà cần sử dụng lâu dài, chưa nộp vào lưu trữ ghi vào danh mục hồ sơ; - Danh mục hồ sơ dự kiến trước chưa hoàn toàn với thực tế Vì vậy, trình giải cần theo dõi, điều chỉnh cho phù hợp với thực tế tình hình công việc giải công việc quan Nếu có việc phát sinh cần bổ sung vào danh mục hồ sơ Ngược lại, công việc dự kiến thực hiện, không hình thành hồ sơ ghi rõ vào cột ghi “Không thành hồ sơ “ + Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, microfim, tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau tháng kể từ công việc kết thúc 4.2 Quy trình lập hồ sơ - Bước 1: Mở hồ sơ Căn vào danh mục hồ sơ, cán công chức ghi tên hồ sơ vào bìa hồ sơ Nếu quaqn chư có danh mục hồ sơ , cán công chức vào kinh nghiệm thực tế công việc năm qua mà viết sẵn số bìa hồ sơ thường lệ Mỗi hồ sơ dùng tờ bìa Bên bìa ghi rõ số, ký hiệu tiêu đề hồ sơ Tiêu đề hồ sơ ghi ngắn gọn, rõ rang, xác, phản ánh khái quát nội dung việc hồ sơ - Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ Khi hồ sơ mở, văn nguồn, có tài liệu giấy tờ giải hay giải xong công việc cho vào bìa hồ sơ Cán có trách nhiệm lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu, không để lẫn lộn tư liệu giấy tờ khác không lien quan Tùy theo đặc điểm hồ sơ mà chọn cách xếp cho thích hợp Trong thực tế xếp tài liệu hồ sơ theo trình tự mà tài liệu xuất hiện, theo trình diễn biến công việc - Bước 3: Kết thúc biên mục hồ sơ Khi công việc kết thúc, công việc giải xong hồ sơ kết thúc, cán có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra Lưu ý: + Nếu thiếu tài liệu phải bổ sung; + Loại tài tư liệu, giấy tờ, tài liệu trùng thừa; + Sắp xếp lại tài liệu, văn kiện hồ sơ; + Đánh số tờ cố định thứ tự tài liệu hồ sơ; + Ghi mục mục văn kiện hồ sơ tờ kết thúc hồ sơ; + Viết bìa hồ sơ GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 5.1 Trách nhiệm đơn vị cá nhân công tác lập hồ sơ 5.1.1 Trách nhiệm thủ trưởng quan a Trách nhiệm chung Thủ trưởng quan (người đứng đầu quan, tổ chức ) chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư phạm vi quan đạo nghiệp vụ quan cấp đơn vị trực thuộc thực lập hồ sơ công việc Để thực nhiệm vụ này, thủ trưởng quan giao cho chánh văn phòng trưởng phòng hành (ở nơi không lập văn phòng) tổ chức công tác lập hồ sơ phạm vi b Những nhiệm vụ cụ thể - Ký ban hành danh mục hồ sơ hàng năm; - Tùy điều kiện cụ thể, thủ trưởng quan trực tiếp làm số việc: giải văn đến quan; soạn thảo văn đi; tham gia hội nghị,… Kết thúc công việc phải lập hồ sơ 5.1.2 Trách nhiệm chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) - Xây dựng danh mục hồ sơ, tham gia soạn thảo danh mục hồ sơ theo yêu cầu thủ trưởng quan; - Trực tiếp quản lý theo dõi công tác lập hồ sơ quan; - Lập hồ sơ công việc 5.1.3 Trách nhiệm thủ trưởng đơn vị quan - Hàng năm lập danh mục hồ sơ đơn vị mình; - Trực tiếp đạo, đôn đốc kiểm tra đơn vị thực tốt nhiệm vụ lập hồ sơ công việc quản lý hồ sơ lập; - Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng quan công tác lập hồ sơ đơn vị 5.1.4 Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức quan Tất cán bộ, công chức, viên chức quan nói chung phải thực công tác lập hồ sơ công việc Các công việc cụ thể : - Lập hồ sơ công việc giải quyết; - Lập hồ sơ theo dõi công việc 5.1.5 Trách nhiệm cán văn thư chuyên trách - Sắp xếp quản lý văn lưu; - Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) làm danh mục hồ sơ hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ quan; - Giúp lãnh đạo văn phòng (phòng hành chính) kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ; - Lập hồ sơ văn lưu 5.2 Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành Lưu trữ hành lưu trữ quan Tại Khoản Điều Luật Lưu trữ ghi rõ “Lưu trữ quan” tổ chức thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ quan , tổ chức Lưu trữ quan tổ chức lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ quan, tổ chức Tại Điều 11 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ quan sau: - Trong thời hạn 01 năm kể từ năm công việc kết thúc; - Tài liệu xây dựng bản: thời hạn tháng kể từ ngày công trình xây dựng toán 5.3 Thủ tục giao nộp Quy định Điều 12 Luật Lưu trữ 2011 quy định thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan 5.3.1 Trách nhiệm đơn vị, cá nhân Mỗi cán bộ, công chức có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ đến thời hạn làm thủ tục giao nộp cho cán lưu trữ quan Khi giao nộp tài liệu kèm theo mục lục hồ sơ cần nộp vào lưu trữ 5.3.2 Trách nhiệm lưu trữ quan - Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức việc lập hồ sơ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu; - Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu; - Chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu; - Bảo quản hồ sơ, tài liệu; - Phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu; - Lựa chọn hồ sơ nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định; - Làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị 5.3.2 Hồ sơ bàn giao Hồ sơ bàn giao tài liệu vào lưu trữ quan gồm có: - Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu - Biên bàn giao Hồ sơ bàn giao làm thành Mỗi bên giữ TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình: Hành văn phòng, Học viện Hành Luật lưu trữ (Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011) Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28 tháng 12 năm 2000 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư 6 Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Công văn số 425/VTLTNN- NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Những văn kiện chủ yếu Đảng Nhà nước công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ, Cục Lưu trữ ấn hành, Hà Nội, 1982 Thông tư 09/2011/TT-BNV Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Bộ Nội vụ ban hành ngày 03 tháng 06 năm 2011 10 Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng ngày 26 tháng 11 năm 2007 CÂU HỎI THẢO LUẬN Lý thuyết - Trình bày phân tích khái niệm hồ sơ - Phân tích vị trí, tác dụng, yêu cầu việc lập hồ sơ - Trình bày khái niệm cách lập hồ sơ nguyên tắc - Trình bày phương pháp làm danh mục hồ sơ - Tổ chức lập hồ sơ quan thực nào? Thực hành - Lập quy trình giải văn văn đến quan - Lập danh mục hồ sơ quan - Xây dựng phương án phân loại bảo quản tài liệu lưu trữ quan - Lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành quan