Quan điểm của HENRY FAYOL

Quá trình công nghiệp hóa ảnh hưởng lớn tới đời sống của con người, tới công việc quản lý, đặt ra yêu cầu về cách tiếp cận mới về quản lý và các phương pháp quản lý mới. Và chính sự ra đời của thuyết quản lý hành chính của Henry Fayol đã khắc phục được những hạn chế của thuyết quản lý theo khoa học của Taylor trước đó.

QUAN ĐIỂM CỦA HENRY FAYOL VỀ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH

Nhóm 2

1. Tiểu sử của Henry Fayol (1841-1925):

- Henry Fayol sinh năm 1841 trong một gia đình tư sản Pháp Ông tốt nghiệp kỹ sư

mỏ năm 1860 và gần như cả đời ông làm việc cho tập đoàn Xanhdica

- Năm 77 tuổi ông ngừng làm cho Xanhdica và những năm còn lại ông dành cho nghiên cứu về quản lý hành chính

- Năm 1900 ông có bài luận văn gửi tới Hội nghị khai thác mỏ và luyện kim Tiếp đó ông hoàn thành cuốn sách “Quản lý hành chính chung và trong công nghiệp”, xuất bản năm 1915

- Tác phẩm “Quản lý công nghiệp và tổng quát” xuất bản năm 1949 là tác phẩm chủ yếu của ông Và với Thuyết quản lý theo hành chính Fayol đã được coi là người đặt nền móng cho lý luận quản lý cổ điển, là “một Taylor của Châu Âu và là “ người cha thực sự của lý thuyết quản lý hiện đại” (trong xã hội công nghiệp)

2. Hoàn cảnh ra đời:

- Trong bối cảnh xã hội Châu Âu mà tiêu biểu là Pháp đang trong giai đoạn công nghiệp phát triển mạnh mẽ, số lượng công xưởng, máy móc và công nhân tăng nhanh chóng nhưng cũng chứng kiến những cuộc nổi dậy của công nhân mà tiêu biểu là công nhân Lyon (Pháp), phong trào hiến chương (Anh),

- Nền kinh tế tư bản hình thành và phát triển nhanh ở Châu Âu với nền tảng cơ khí và

cơ giới hóa

- Trong lĩnh vực khoa học quản lý “Thuyết quản lý theo khoa học” của Frederick Winslow Taylor được truyền bá rộng rãi từ Mỹ sang các nước Châu Âu với ảnh hưởng lớn trong suốt nửa đầu thế kỷ XX

- Quá trình công nghiệp hóa ảnh hưởng lớn tới đời sống của con người, tới công việc quản lý, đặt ra yêu cầu về cách tiếp cận mới về quản lý và các phương pháp quản lý mới Và chính sự ra đời của thuyết quản lý hành chính của Henry Fayol đã khắc phục được những hạn chế của thuyết quản lý theo khoa học của Taylor trước đó

3. Nội dung quan điểm:

- Henry Fayol đã tiếp cận và xem xét vấn đề quản lý dưới góc độ tổ chức – hành chính Ông nhìn vấn đề quản lý ở cả tổng thể tổ chức quản lý xí nghiệp, xem xét hoạt động quản lý từ trên xuống tập trung vào bộ máy lãnh đạo cấp cao với các chức năng cơ bản của quản lý Ông cho rằng thành công của quản lý không chỉ nhờ những phẩm chất của các nhà quản lý, mà chủ yếu nhờ các nguyên tắc chỉ đạo hành động và những phương thức mà họ sử dụng Với các nhà quản lý cấp cao phải có khả năng bao quát, còn đối với các cấp dưới thì khả năng chuyên môn là quan trọng nhất Tư tưởng đó phù hợp với hệ thống kinh doanh hiện đại, và từ những nguyên lý

đó có thể vận dụng cho việc quản lý các loại tổ chức thuộc lĩnh vực khác

- Trước hết, Fayol phân hoạt động của bất kỳ tổ chức kinh doanh nào thành 6 công việc chính:

+ Một là: Kỹ thuật (Khai thác, chế tạo, chế biến)

+ Hai là: Thương mại (Mua bán, trao đổi)

+ Ba là: Tài chính (Huy động vốn, sử dụng vốn)

+ Bốn là: An ninh (Bảo vệ tài sản)

+ Năm là: Kế toán (Kiểm kê tài sản, theo dõi công việc, hạch toán giá thành,

thống kê)

+ Sáu là: Quản lý điều hành (Hoạch định, tổ chức, điều khiển, phối hợp, kiểm

tra)

Ví dụ: Hoạt động của ngân hàng

 Kỹ thuật: Khai thác các hình thức cho vay vốn, gửi tiết kiệm (có thời hạn, không thời hạn),…

 Thương mại: Cho vay và thu lợi bằng lãi suất

 Tài chính: Huy động vốn nhàn rỗi của người dân gửi tiết kiệm ở ngân hàng, và ngân hàng dung tiền đó để cho doanh nghiệp, người dân vay để sinh lời,…

 An ninh: thuê nhân viên bảo vệ

 Kế toán: do phòng kế toán đảm nhiệm

 Quản lý điều hành: ban giám đốc ngân hàng phụ trách

- Qua đó ông xác định: Quản lý hành chính là dự đoán và lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra Ông là người đầu tiên nêu một cách rõ ràng các yếu tổ của quá trình quản lý, cách thức phân tích một quá trình quản lý phức tạp thành các chức năng tương đối độc lập và mang tính phổ biến đổi với các tổ chức, bảo đảm cho hoạt động tiến hành thuận lợi và có hiệu quả, gồm 5 chức năng cơ bản:

+ Chức năng lập kế hoạch (Planning): Dự đoán – lập kế hoạch là tìm

kiếm tương lai, xây dựng kế hoạch hành động bao gồm xác định mục tiêu, thời gian thực hiện, biện pháp và cách thức thực hiện mục tiêu Đây là nội dung quan trọng hàng đầu của quản lý hành chính và là chức năng cơ bản của nhà quản lý Công tác kế hoạch luôn được coi là cần thiết vì nó tránh được sự biến động, lường trước được những thay đổi, những khó khăn trong tương lai

“Kế hoạch tốt nhất không thể đoán trước được tất cả những sự việc bất ngờ

có thể xảy ra nhưng nhất định có dành một phần cho những sự việc này và chuẩn bị vũ khí có thể cần đến đang bị ngạc nhiên sửng sốt”

Tuy nhiên ông cũng chỉ ra tính tương đổi của công tác kế hoạch, chính

là không thể dự đoán được đầy đủ và chính xác những sự việc bất ngờ có thể xảy ra, do đó kế hoạch cần phải có tính linh hoạt để ứng phó Và nhà quản lý cần phải có phẩm chất và năng lực đặc biệt, đủ tài đủ tâm và có tầm nhìn, nhạy bén với thời cuộc, dám hành động và phải biết dùng người

+ Chức năng tổ chức (Organization): Cung cấp những thứ cần thiết để

thực hiện kế hoạch bao gồm các nguồn lực như nhân lực, vật lực, tài lực,…

có thể chia thành hai bộ phận chính: tổ chức vật chất và tổ chức con người Henry Fayol đưa ra 16 nguyên tắc hướng dẫn hay còn gọi là “Những chức trách của nhà quản lý trong tổ chức”:

1. Đảm bảo kế hoạch được chuẩn bị đúng đắn và thực hiện nghiêm chỉnh

2. Các nguồn lực phải phù hợp với mục tiêu, lợi ích và yêu cầu của tổ chức

3. Đảm bảo trong tổ chức chỉ có một cơ quan quản lý duy nhất có năng lực hoạt động mạnh

4. Phối hợp nhịp nhàng, hài hòa trong quá trình thực hiện kế hoạch giữa

5. Đưa ra quyết định chính xác, kịp thời, dứt khoát.

6. Tổ chức tuyển chọn các nguồn lực có hiệu quả

7. Xác định rõ ràng các nhiệm vụ cho từng cá nhân đảm nhiệm

8. Khuyến khích tính sáng tạo, tinh thần và trách nhiệm

9. Có chế tài khen thưởng cho những thành viên làm việc có trách nhiệm

10. Đồng thời đưa ra những biện pháp kỉ luật thích hợp với những lỗi lầm, khuyết điểm

11. Duy trì kỉ luật trong tổ chức

12. Đặt lợi ích chung của tổ chức lên trên lợi ích riêng của mỗi cá nhân

13. Chú ý tới tính thống nhất của mệnh lệnh

14. Giám sát cả về vật chất lẫn con người

15. Kiểm tra tất cả mọi việc

16. Đấu tranh chống các hiện tượng vượt quá giới hạn quy định

Đóng góp nổi bật của ông là đưa ra trật tự thứ bậc trong bộ máy quản lý với

sơ đồ tổ chức quản lý gồm 3 cấp cơ bản:

• Cấp cao nhất là Ban giám đốc chỉ đạo mọi hoạt động trong tổ chức

• Cấp giữa là các nhà quản lý bậc trung – những người lập kế hoạch, tuyển chọn nhân viên, chỉ đạo các bộ phận, tổ chức thực hiện mục tiêu đề ra

• Cấp thấp nhất là các nhà quản lý cơ sở, mang tính tác nghiệp

 Trật tự đó thể hiện sự phân phối quyền hạn và trách nhiệm với ranh giới rõ ràng

+ Chức năng chỉ huy (Direction): Chỉ đạo, lãnh đạo và hướng dẫn nhân

viên thực thi công việc

Là khởi động tổ chức và đưa vào thực hiện các mục tiêu đã đặt ra Tác động lên động cơ và hành vi của cấp dưới để họ phục tùng và thực hiện các quyết định của quản lý, vừa có tính kỉ luật cao vừa phát huy được tính chủ động sáng tạo

Muốn làm được nhiệm vụ này, Henry Fayol cho rằng người quản lý trước tiên phải là người gương mẫu, có trách nhiệm với công việc; đồng thời phải động viên và thúc đẩy hành động của con người, đề cao tính tích cực, sáng tạo, tính kỉ luật và sự trung thành của cấp dưới

+ Chức năng phối hợp (Co – ordination): Kết nối, liên kết, điều hòa tất

cả các hoạt động và lực lượng, đảm bảo cho các hoạt động diễn ra hài hòa, gắn bó trong một thể thống nhất, tạo ra tổng hợp lực và sự cân đối

Nhà quản lý phải thực hiện cuộc họp hàng tuần giữa các phòng, ban; kết hợp hài hòa các lợi ích; cân bằng hợp lý các khía cạnh vật chất, xã hội và các chức năng; Duy trì cán cân tài chính; Áp dụng mọi biện pháp thích đáng

để mọi hoạt động đều hướng vào mục đích chung

+ Chức năng kiểm soát (Control): Giám sát việc thực hiện kế hoạch và

cung cấp thông tin cho các cấp quản lý cao nhất Đó là xem xét diễn biến tình hình hoạt động, từ đó so sánh, đối chiếu tình hình thực tiễn với kế hoạch đề ra

để kịp thời phát hiện vấn đề cần điều chỉnh, khắc phục những sai sót, đảm bảo thực hiện tốt những mục tiêu đã đề ra, đồng thời quy rõ trách nhiệm

Theo H Fayol, để thực hiện các chức năng quản lý cấp cao trong tổ chức, cần quan tâm đến 14 nguyên tắc quản lý – những nguyên tắc quản lý

hành chính sau: Gồm 4 nguyên tắc thống nhất chỉ huy và 9 nguyên tắc hệ thống cấp bậc

1. Phân công lao động rành mạch: Chuyên môn hóa làm gia tăng sản lượng đầu ra thông qua việc nâng cao hiệu suất của người lao động

2. Quyền uy của người chỉ huy

3. Kỉ luật: Nhân viên phải tuân thủ và tôn trọng những nguyên tắc do tổ chức đề ra

4. Quyền hạn đi đôi với trách nhiệm: có quan hệ mật thiết với nhau Giao trách nhiêm mà không giao quyền thì công việc không hoàn thành được

Có quyền quyết định mà không chịu trách nhiệm về quyết định đã đưa ra thì sẽ dẫn đến tình trạng đùn đẩy trách nhiệm, hậu quả xấu

5. Thống nhất lãnh đạo: Người lãnh đạo và hoạt động phải có cùng mục đích Thống nhất trong sự chỉ đạo điều khiển

6. Chỉ huy thống nhất và liên tục: Nhân viên chỉ nhận mệnh lệnh từ một trung tâm duy nhất

7. Lợi ích cá nhân phụ thuộc vào lợi ích chung

8. Hệ thống thứ bậc rõ ràng: Đảm bảo trật tự của tổ chức theo một hệ thống cấp bậc với chức trách rõ ràng

9. Tập trung kết quả và kiểm tra

10. Công bằng: Xử lí hài hòa lợi ích, đảm bảo công bằng giữa các nhiệm vụ, hợp tình hợp lý

11. Nhân sự ổn định: Ổn định đội ngũ nhân sự và được bổ sung, thay thế kịp thời

12. Thù lao thích đáng: Làm sao cho thỏa đáng với sức lao động của từng cá nhân

13. Sáng tạo: Fayol khuyên các nhà quản trị nên hy sinh lòng tự kiêu cá nhân để cho phép thực hiện sáng kiến của họ Bởi sáng tạo là sự bổ sung quý báu cho kế hoạch Điều này rất có lợi cho công việc

14. Có tinh thần đồng đội: Đoàn kết luôn tạo ra sức mạnh, mang lại những hiệu quả cao, thuận lợi đạt được mục đích của công việc

Fayol cho rằng người quản lý phải có đức, có tài quản lý không do bẩm sinh mà là do quá trình rèn luyện để đáp ứng trong công việc thì quản lý phải được đào tạo và rèn luyện trong quá trình thực tiễn Có thể đào tạo qua trường hoặc từ thế hệ đi trước

Ông cho rằng, năng suất lao động của con người làm việc chung trong một tập thể tùy thuộc vào sự sắp xếp và tổ chức của nhà quản trị Do đó, nguyên tắc số 5 và số 8 được xem là quan trọng hàng đầu

4. Ý nghĩa quan điểm:

Công trình nghiên cứu của H Fayol có ý nghĩa quan trọng trên nhiều mặt quản lý:

- Ông xác định nội hàm quản lý bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra Đó chính là sự khái quát các chức năng quản lý được ông vạch ra một cách rõ ràng và cụ thể Nhờ đó các hoạt động được đảm bảo tiến hành thuận lợi và

có hiệu quả

- Thực chất quan niệm của H Fayol không chỉ mang lý thuyết của quản lý hành chính mà còn vận dụng thích hợp trong tổ chức xã hội

- H Fayol phân biêt rõ ràng giữa lãnh đạo và quản lý Trong đó quản lý chỉ là công

cụ đảm bảo sự lãnh đạo nhằm đạt được mục đích của cả tổ chức Hoạt động chủ yếu của người lãnh đạo là phát huy tuyệt đối khả năng quản lý, thông qua hoạt động quản lý để thúc đẩy các hoạt động của tổ chức

- Người lãnh đạo có thể mở rộng phạm vi kiểm soát nhân viên hay các đơn vị đến mức độ nào thì vẫn đảm bảo được tính hiệu quả Phạm vi kiểm soát có tính hiệu quả phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: loại hình công việc gì, tính cách cá nhân của lãnh đạo và những nhân viên bị kiểm soát như thế nào, khoảng cách vật chất giữa lãnh đạo và nhân viên ra sao, mức độ đáp ứng của các trợ lý và điều kiện hỗ trợ quản lý thế nào

- Nguyên tắc nhất quán mệnh lệnh chỉ rõ mối quan hệ giữa người ra lệnh và những người là chủ thể của việc chấp hành lệnh, được áp dụng nhiều trong quản trị nhân sự

5. Đánh giá quan điểm:

5.1. Ưu điểm:

- Ông đã biến quản lý từ chỗ phụ thuộc ngẫu hứng và cá tính của nhà quản lý trở thành một khoa học độc lập Và khoa học quản lý hành chính không chỉ cần áp dụng việc điều hành các doanh nghiêp mà cần mở rộng đến các dạng tổ chức khác, bao gồm cả các cơ quan chính quyền

- Ông đã tạo được kỷ cương trong một tổ chức, thiết lập thành một hệ thống hoàn chỉnh

- Đánh giá cao vai trò của mỗi con người, mỗi người nhân viên trong nhà máy, khuyến khích họ, tôn trọng họ và không coi họ như những cỗ máy biết đi, biết nói

- Những vấn đề mà thuyết Fayol đã giải đáp khá rõ ràng là nội hàm của khái niệm quản lý, các chức năng cơ bản của quản lý, cơ cấu tổ chức quản lý và nguyên tắc vận hành của guồng máy tổ chức

5.2. Hạn chế:

- Hạn chế chủ yếu của H.Fayol là ông chưa chú trọng đầy đủ các mặt tâm lý và môi trường xã hội của người lao động, hệ thống của ông vẫn bị đóng kín, chưa chỉ ra được mối quan hệ giữa xí nghiệp với khách hàng, thị trường, các đối thủ cạnh tranh

và các ràng buộc của nhà nước

ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN NHÓM 2 – 1405QTVD

STT Họ và tên Nhiệm vụ được giao Mức độ hoàn thành nhiệm

vụ (%)

1 Nguyễn Thị Thu Hằng Phân tích các chức năng quản lý 100

2 Lê Thị Duyên Hảo Phân tích nội dung quan điểm 100

3 Nguyễn Thị Kim Hoa Đánh giá quan điểm 100

4 Phan Thị Thanh Thủy Ý nghĩa quan điểm 100

5 Nguyễn Thị Kiều Trinh Tiểu sử Henry Fayol; Hoàn cảnhra đời quan điểm 100

6 Lê Bảo Trân Tổng hợp nội dung, lên bảnword, thiết kế slide 100

PHỤ LỤC

Đánh giá thuyết quản lý theo khoa học của Taylor:

Ưu điểm:

– Thuyết quản lý theo khoa học của Taylor là một luồng ánh sáng mới, một cuộc cách mạng tinh thần vĩ đại trong bối cảnh lịch sử cuộc cách mạng công nghiệp người công nhân lệ thuộc trở thành nô lệ của máy móc và cách thức quản lý coi công nhân như những “con cừu” và ông chủ chỉ cần người công nhân có “sức khỏe

và sự ngu dốt của một con bò mộng”

– Tư tưởng cải tạo các quan hệ quản lý ông đưa ra xuất phát từ mục đích cải tạo quan hệ quản lý, quan hệ giữa chủ và thợ, giải quyết mâu thuẫn này nhằm đạt đến hiệu quả tăng năng suất lao động

– Tư tưởng quản lý “chuyên môn hóa” và “tiêu chuẩn hóa” Taylor đưa ra nhằm mục đích tăng năng suất lao động

– Với thuyết quản lý theo khoa học của Taylor thì lần đầu tiên quản lý được trình bày một cách khoa học và có hệ thống

Hạn chế:

– Thiếu dân chủ

– Việc sản xuất theo dây chuyền với công việc lặp đi lặp lại trong thời gian dài gây tâm lý nhàm chán cho người công nhân cùng các vấn đề về tâm lý cho họ

– Quan điểm quản lý của Taylor cho thấy sự hiểu biết phiến diện về bản chất của con người nói chung và người công nhân nói riêng

– Việc quá đề cao và áp dụng quy chế thưởng phạt theo kiểu “cây gậy và củ cà rốt” trong nhiều trường hợp không phát huy được hiệu quả và có thể gây ra phản ứng tiêu cực từ phía người công nhân.Tuy nhiên, đây là hạn chế mang tính lịch sử do yếu tố về thời gian và trình độ phát triển của xã hội đem lại và nếu xét trong hoàn cảnh lịch sử thời đại ông sống thì thuyết quản lý theo khoa học của Taylor như một luồng ánh sáng mới rọi vào sự bế tắc, mâu thuẫn và bất cập trong cách thức quản lý thời kỳ đó