MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN Ý YÊN 2 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN Ý YÊN 2 1. Vài nét về UBND huyện Ý Yên. 2 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 3 2.1 Chức năng 3 2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 3 3. Cơ cấu tổ chức 9 II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN Ý YÊN 10 1. Tổ chức và hoạt động của phòng Nội vụ huyện Ý Yên 10 1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức 10 1.2 Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc 14 2. Công tác Văn thư lưu trữ của UBND huyện Ý Yên 16 2.1 Hệ thống hóa các Văn bản quản lý nhà nước về công tác Văn thư lưu trữ của UBND huyện Ý Yên 16 2.2 Mô hình tổ chức Văn thư của UBND huyện Ý Yên 16 2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Ý Yên 16 2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý 16 2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 17 2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý 17 2.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến. 18 2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến 18 2.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Ý Yên 19 2.5. Tìm hiểu vể tổ chức lưu trữ của UBND huyện Ý Yên 20 III. CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG UBND HUYỆN Ý YÊN 20 1.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của Phòng Nội vụ Huyện Ý Yên 20 1.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị văn phòng trong một phòng làm việc của Phòng Nội vụ huyện Ý Yên 21 1.3 Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan 21 PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 22 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan 22 PHẦN III. KẾT LUẬN 24 PHỤ LỤC 25
Sinh viên: Trần Thị Hiền Quản trị văn phòng K1D MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT .3 LỜI NÓI ĐẦU .1 PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN Ý YÊN .1 I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN Ý YÊN 1.Vài nét UBND huyện Ý Yên 2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức .3 2.1 Chức 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 3 Cơ cấu tổ chức .9 II.KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN Ý YÊN 10 1.Tổ chức hoạt động phòng Nội vụ huyện Ý Yên 10 1.1Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức .10 1.2Mô tả phân công nhiệm vụ vị trí công việc .14 Công tác Văn thư lưu trữ UBND huyện Ý Yên 15 2.1 Hệ thống hóa Văn quản lý nhà nước công tác Văn thư lưu trữ UBND huyện Ý Yên 15 2.2 Mô hình tổ chức Văn thư UBND huyện Ý Yên 15 2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Ý Yên 15 2.3.1 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý 15 2.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn 16 2.3.3Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý 16 2.4 Nhận xét quy trình quản lý giải văn – đến 16 2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn – đến 17 2.4.2Tìm hiểu lập hồ sơ hành UBND huyện Ý Yên 18 2.5 Tìm hiểu vể tổ chức lưu trữ UBND huyện Ý Yên 19 III.CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG UBND HUYỆN Ý YÊN .19 1.1Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất Phòng Nội vụ Huyện Ý Yên 19 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sinh viên: Trần Thị Hiền Quản trị văn phòng K1D 1.2Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị văn phòng phòng làm việc Phòng Nội vụ huyện Ý Yên 20 1.3Các phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan .20 PHẦN II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 21 I.Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng quan 21 PHẦN III KẾT LUẬN .23 PHỤ LỤC .24 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sinh viên: Trần Thị Hiền Quản trị văn phòng K1D DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT UBND: Ủy ban nhân dân Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sinh viên: Trần Thị Hiền Quản trị văn phòng K1D LỜI NÓI ĐẦU Hiện nay, máy văn phòng có vai trò quan trọng quan, tổ chức ảnh hưởng lớn đến toàn hoạt động, công tác văn phòng thực tốt định tới nhiều mặt quan ngược lại nêu thực không tốt tác động tiêu cực trở lại Nhận thức tầm quan trọng công tác văn phòng thời kỳ nay, kết hợp hài hòa lý luận thực tế, trường Đại học Nội vụ Hà Nội với phương châm học đôi với hành tổ chức cho chúng em sinh viên năm lớp Đại học Quản trị văn phòng K1 kiến tập thực tế với thời gian từ ngày 20/4 đến ngày 25/5/2015 Được quan tâm giới thiệu nhà trường tiếp nhận Phòng Nội vụ huyện Ý Yên, thời gian em không quan sát mà tiếp cận trực tiếp với công việc.Trên sở vận dụng học thực tế làm, em học hỏi nhiều kinh nghiệm nhận nhiệt tình cán chuyên viên quan, khóa kiến tập thực ý nghĩa với sinh viên chúng em Qua cho em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thạc sỹ Lâm Thu Hằng Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng hướng dẫn em thời gian kiến tập vừa qua, đồng thời em xin cảm ơn cán Phòng Nội vụ huyện Ý Yên đặc biệt bác Phạm Hưng giúp đỡ em hoàn thành thời gian kiến tập Thời gian kiến tập không nhiều cộng với hiểu biết vận dụng chuyên môn công việc nhiều hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót hạn chế em mong nhận góp ý, nhận xét thày, cô Khoa Quản trị văn phòng để báo cáo thêm hoàn chỉnh, giúp em trau dồi chuyên môn, kinh nghiệm quý báu tương lai Em xin chân thành cảm ơn./ Ý Yên, ngày 02 tháng 06 năm 2015 Sinh viên Trần Thị Hiền PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN Ý YÊN I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sinh viên: Trần Thị Hiền Quản trị văn phòng K1D CỦA UBND HUYỆN Ý YÊN Vài nét UBND huyện Ý Yên Ý Yên huyện giáp thành phố Ninh Bình, diện tích khoảng 240km2 với ba mặt Bắc, Tây Nam giáp sông Đáy, phía Đông giáp huyện Vụ Bản, huyện có tuyến quốc lộ 10, quốc lộ 38B, tuyến đường sắt Bắc – Nam qua tuyến đường cao tốc Cao Bồ qua xã phía Tây huyện Đây quê hương làng nghề tiếng như: đúc đồng, khí đúc, làm trống, điêu khắc, đồ gỗ mỹ nghệ truyền thống Huyện gồm 31 xã thị trấn Đây quê hương nhân vật tiếng như: Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải Đinh La Thăng, Bộ trưởng đương nhiệm Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Cao Đức Phát, thày giáo Phạm Văn Nghị, thày giáo Tống Văn Trân…Trên địa bàn huyện có di tích lịch sử văn hóa như: quần thể di tích thờ vua Đinh xã Yên Thắng, phủ Quảng Cung thờ thánh Mẫu Liễu Hạnh giáng sinh lần thứ xã Yên Đồng, đặc biệt xã Yên Nhân có Dã Hương 500 năm tuổi nằm dự án cấp quốc gia bảo vệ quý Trong trình hội nhập, huyện bước chuyển để phát triển với lên tỉnh nói riêng nước nói chung UBND huyện Ý Yên thành lập vào năm 1945, quan quản trị cấp trung gian, chịu đạo, giám sát trực tiếp UBND tỉnh, thực chức quản lý tất lĩnh vực: kinh tế, văn hóa, xã hội, trị, an ninh, quốc phòng…trên địa bàn huyện.Trải qua 70 năm thành lập phát triển, với đạt ,lãnh đạo, Đảng nhân dân huyện Ý Yên tâm giữ vững danh hiệu mô hình nhà nước kiểu mẫu tỉnh nhà Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sinh viên: Trần Thị Hiền Quản trị văn phòng K1D Trụ sở UBND huyện Ý Yên chụp từ cao Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức 2.1 Chức Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan Nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật văn quan Nhà nước cấp Nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý Nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành Nhà nước từ Trung ương tới sở 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Ý Yên tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ UBND huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn theo Hiến pháp, luật văn quan nhà nước cấp trên; phát huy quyền làm chủ nhân Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sinh viên: Trần Thị Hiền Quản trị văn phòng K1D dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa chống biểu quan liêu, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm biểu tiêu cực khác cán bộ, công chức máy quyền địa phương UBND huyện Ý Yên thực chức năng, nhiệm vụ lĩnh vực sau: a.Trong lĩnh vực kinh tế: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; - Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn b.Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai: - Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; -Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; -Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; -Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sinh viên: Trần Thị Hiền Quản trị văn phòng K1D trấn; -Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật c.Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp: - Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; -Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; -Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh d Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; - Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; - Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh e Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch: - Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; - Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sinh viên: Trần Thị Hiền Quản trị văn phòng K1D thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; - Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn f.Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao: - Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; - Quản lý công trình công cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; - Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực sách dân số kế hoạch hoá gia đình; - Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm; - Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo g Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường: - Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sinh viên: Trần Thị Hiền Quản trị văn phòng K1D sản xuất đời sống nhân dân địa phương; - Tổ chức thực bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; - Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương h Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội: - Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân; thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ; - Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; - Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; - Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương; - Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội i Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo: - Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo; - Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt; Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sinh viên: Trần Thị Hiền Quản trị văn phòng K1D huyện tổ chức phong trào thi đua triển khai thực sách khen thưởng Đảng Nhà nước địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng huyện; b/ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực kế hoạch, nội dung thi đua, khen thưởng địa bàn huyện; xây dựng, quản lý sử dụng quỹ thi đua, khen thưởng theo quy định pháp luật + Quản lý nhà nước công tác niên a/ Triển khai, thực nhiệm vụ quản lý nhà nước công tác niên b/ Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật niên công tác niên giao + Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm công tác nội vụ theo thẩm quyền + Thực công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện Giám đốc Sở Nội Vụ tình hình, kết triển khai công tác nội vụ địa + Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước công tác nội vụ địa bàn + Giúp Uỷ ban nhân dân huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân xã công tác nội vụ lĩnh vực công tác khác giao sở quy định pháp luật theo hướng dẫn Sở Nội vụ + Quản lý tổ chức, biên chế, thực chế độ, sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý phòng theo quy định pháp luật theo phân cấp Uỷ ban nhân dân huyện + Quản lý tài chính, tài sản phòng theo quy định pháp luật phân cấp Uỷ ban nhân dân huyện + Thực số nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật Uỷ ban nhân dân huyện giao Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ huyện Ý Yên Cơ cấu tổ chức bao gồm : 07 người + 01 Trưởng phòng + 02 Phó Trưởng phòng Báo cáo kiến tập 13 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sinh viên: Trần Thị Hiền Quản trị văn phòng K1D + 04 Chuyên viên 1.2 Mô tả phân công nhiệm vụ vị trí công việc + Ngô Quốc Thế - Trưởng phòng: Chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷban nhân dân huyện trước pháp luật thực chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn giao toàn hoạt động phòng + Trần Văn Nam – Phó Trưởng phòng: Giúp Trưởng phòng giải công việc Trưởng phòng vắng uỷ quyền - Trực dõi triển khai thực công tác cải cách hành thực công tác QLNN tổ chức hoạt động hội tổ chức phi phủ địa bàn - Thay mặt Trưởng phòng điều hành công việc phòng Trưởng phòng vắng kí thay Trưởng phòng văn thuộc thẩm quyền Trưởng phòng uỷ quyền - Giúp Trưởng phòng thực nhiệm vụ theo chức năng, nhiệm vụ giao, Trưởng phòng phân công phụ trách, đạo công việc thuộc lĩnh vực: xây dựng quyền sở, công tác cải cách hành Nhà nước; quy chế dân chủ + Vũ Hoàng Hiệp – Phó Trưởng phòng: - Thực chức QLNN tôn giáo - Ký thay trưởng phòng văn thuộc thẩm quyền Trưởng phòng uỷ quyền - Tham dự kỳ họp Trưởng phòng phân công + Phạm Hưng – Chuyên viên: - Thực nhiệm vụ chuyên môn, chế độ sách cán bộcông chức, viên chức thuộc biên chế hành nghiệp UBND huyện đạo - Quản lý theo dõi biên chế, quỹ tiền lương cán công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý UBND huyện - Quản lý hồ sơ, sổ bảo hiểm, bổ sung kịp thời thay đổi trình độ, khen thưởng, kỷ luật định liên quan đến chế độ sách cán bộ, công chức, viên chức thuộc UBND huyện + Nguyễn Đình Trọng – Chuyên viên: - Theo dõi quản lý địa giới hành Phối hợp tổ chức thực việc điều Báo cáo kiến tập 14 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sinh viên: Trần Thị Hiền Quản trị văn phòng K1D chỉnh địa giới hành sau có định cấp có thẩm quyền - Quản lý lưu trữ tốt văn lĩnh vực phụ trách - Thực công tác xây dựng quyền sở Công tác cải cách hành Nhà nước Theo dõi việc thực quy chế dân chủ - Giúp Trưởng phòng quản lý sử dụng giữ dấu phòng Nội vụ + Nguyễn Thị Hà – Chuyên viên: - Thực công tác văn thư - lưu trữ Nhà nước, quản lý kho lưu trữ Phối hợp với tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng thông tin lưu trữ Đảm bảo an toàn thông tin công tác văn thư - lưu trữ - Tiếp nhận theo dõi đầy đủ văn đi, đến phòng + Lê Thị Thủy – Chuyên viên: - Thực quản lý Nhà nước công tác Thanh niên - Làm kế toán phòng Nội vụ - Làm thủ quỹ phòng Công tác Văn thư lưu trữ UBND huyện Ý Yên 2.1 Hệ thống hóa Văn quản lý nhà nước công tác Văn thư lưu trữ UBND huyện Ý Yên Quyết định Số: 8793/2011/QĐ - UBND ngày 21/09/2011 UBND huyện Ý Yên quy chế Văn thư lưu trữ 2.2 Mô hình tổ chức Văn thư UBND huyện Ý Yên Các tài liệu văn thư UBND huyện Ý Yên tổ chức lưu trữ Văn thư quan, có cán chuyên trách tổ chức sử dụng vàbảo quản, đơn vị thuộc quan tài liệu văn thư lưu trữ văn thư đơn vị tợp hợp số liệu vào phần mền lưu trữ Văn thư UBND huyện tổ chức theo mô hình tập trung 2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Ý Yên 2.3.1 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý Căn theo QĐ Số: 8793/2011/QĐ – UBND ngày 21/09/20011 UBND huyện Ý Yên công tác Văn thư lưu trữ quy định UBND có thẩm quyền ban hành văn sau: a.Văn quy phạm pháp luật: Quyết định, Chỉ thị b.Văn hành chính: Quyết định ( cá biệt), Chỉ thị ( cá biệt), quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tở trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, Báo cáo kiến tập 15 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sinh viên: Trần Thị Hiền Quản trị văn phòng K1D giấy mời, thư công… văn chuyên ngành có 2.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn Nhìn chung văn UBND Huyện Ý Yên ban hành tuân thủ so với quy định hành Điều mặt tuân thủ quy định pháp luật, mặt khácgiúp công tác văn phòng thêm hiệu Các quy định sửa đổi quan triển khai, phổ biến đưa vào áp dụng Kiểu trình bày văn văn phong cán quan ý, nên sảy sai sót, nhiên qua quan sát em nhận thấy số văn quan ban hành cần lưu ý cỡ chữ phần nơi nhận trước trình ký ban hành 2.3.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý So sánh với quy định hành nhận xét đánh giá * Các văn Phòng Nội vụ huyện Ý Yên ban hành chủ yếu văn hành thông thường quy trình soạn thảo ban hành văn phải đảm bảo trình tự, tính hợp pháp hợp lý, mặt khác điều kiện quan trọng định đến chất lượng văn Quy trình soạn thảo văn quản lý bao gồm bước sau: Bước 1:Xác định mục đích, nội dung, hình thức đối tượng văn Các câu hỏi đặt là: Soạn thảo ban hành văn với mục đích gì? Văn mang hình thức nào? Nội dung bao trùm văn gì? Đối tượng giải hay thực ai? Bước 2: Thu thập xử lý thông tin Thu thập thông tin từ nguồn khác nhau, phương tiện hay cách thức khác Lấy thông tin trực tiếp từ: báo cáo, xin ý kiến lãnh đạo Bước 3: Xây dựng thảo Trên sở đầy đủ tài liệu cán chuyên môn xây dựng đề cương viết thảo chi tiết Bước 4: Trình ký xin ý kiến đạo lãnh đạo Xin ý kiến thủ trưởng quan Sau cán chuyên môn nhân bản, đóng dấu, ghi số văn Bước 5: Hoàn thiện để ban hành văn 2.4 Nhận xét quy trình quản lý giải văn – đến Báo cáo kiến tập 16 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sinh viên: Trần Thị Hiền Quản trị văn phòng K1D 2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn – đến Các văn hình thành trình hoạt động quan cụ thể hóa qua sơ đồ trình quản lý gỉai văn sau: + Sơ đồ quản lý giải văn đến: Tiếp nhận, đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Gỉai theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Báo cáo kiến tập 17 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sinh viên: Trần Thị Hiền Quản trị văn phòng K1D Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn đi: Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật ( có) Đăng ký văn Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi chuyển phát văn Lưu văn 2.4.2 Tìm hiểu lập hồ sơ hành UBND huyện Ý Yên Hồ sơ tập tài liệu, văn có liên quan tới vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có ( số) đặc điểm chung tên loại văn bản; quan tổ chức ban hành, thời gian đặc điểm khác, hình thành trình theo dõi, giải văn phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức cá nhân Lập hồ sơ việc tợp hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi giải công việc, thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Nội dung bao gồm công việc sau: + Mở hồ sơ: đầu năm, đơn vị cá nhân dựa vào danh mục hồ sơ công việc đơn vị mở hồ sơ Đồng thời với mở hồ sơ thực tế chuyên viên mở hồ sơ công việc máy tính Trong trình thực nhiệm vụ có công việc phát sinh, chuyên viên tiếp tục mở hồ sơ để quản lý theo dõi việc giải Báo cáo kiến tập 18 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sinh viên: Trần Thị Hiền Quản trị văn phòng K1D công việc + Thu thập, cập nhật văn tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ thực tế hồ sơ máy tính + Kết thúc biến mục hồ sơ: Sau công việc kết thúc, người lập hồ sơ kiểm tra, xếp lại văn theo trình tự giải công việc, đánh số thứ tự tờ giấy có hồ sơ bút chì vào góc bên phải phía trên, viết tờ mục lục văn bản, chứng từ kết thúc hồ sơ hoàn thiện tờ bìa hồ sơ Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị, văn bản, tài liệu thu thập vao lập hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều, phải phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tựu giải công việc 2.5 Tìm hiểu vể tổ chức lưu trữ UBND huyện Ý Yên Các tài liệu hình thành giải công việc quan lưu trữ văn thư, phần mềm quản lý văn bản, quản lý công việc Làm tốt công tác lưu trữ chỉnh chu dây chuyền làm việc cơ, quan tổ chức ,tránh gây thời gian công việc cần lật lại III CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG UBND HUYỆN Ý YÊN 1.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất Phòng Nội vụ Huyện Ý Yên Trụ sở làm việc UBND huyện Ý Yên bao gồm khu nhà, gồm khối UBND khối Đảng ủy Văn phòng làm việc Phòng Nội vụ nằm tầng khu nhà khối UBND, với phòng Trưởng phòng, phòng cán chuyện viên Rõ ràng nguồn nhân lực có vai trò lớn đến công tác văn phòng, coi nhân tố quan trọng làm nên nghiệp vụ văn phòng đại song bên cạnh không kể đến hỗ trợ giúp đỡ trang thiết bị văn phòng, sở vật chất Chúng giúp cho công việc diễn cách nhịp nhàng hiệu Báo cáo kiến tập 19 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sinh viên: Trần Thị Hiền Quản trị văn phòng K1D Qua thời gian kiến tập trực tiếp quan sát, Phòng Nội vụ huyện Ý Yên có trang thiết bi sau: + Máy tính + Máy in + Máy fax + Điện thoại + Máy photo + Tủ đựng tài liệu + Bàn tiếp khách + Bàn làm việc + Ghế ngồi + Điều hòa Trang thiết bị sở vật chất Phòng nhìn chung đáp ứng hỗ trợ nhiều cho công tác quan như: Máy tính giúp soạn thảo văn bản, lưu hồ sơ – đến , làm giảm công tác lao động thủ công, máy in để in tài liệu giảm khâu lại, 1.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị văn phòng phòng làm việc Phòng Nội vụ huyện Ý Yên Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu( Phụ lục 02) 1.3 Các phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan Công tác ứng dụng phần mềm công tác văn phòng UBND huyện Ý Yên hạn chế, ngày với phát triển công nghệ tin học việc ứng dụng sử dụng phần mềm vào công tác quan vô hữu ích Các phần mềm Microsoft Word để áp dụng soạn thảo văn bản, phần mềm Microsoft Excel, hay phần mềm quản lý lương quan khai thác sử dụng Báo cáo kiến tập 20 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sinh viên: Trần Thị Hiền Quản trị văn phòng K1D PHẦN II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng quan Qua trình quan sát chuyên môn nghiệp vụ Phòng em xin đưa vài nhân xét cá nhân sau: + Ưu điểm: Con người yếu tố định phần lớn tới công việc, cán Phòng Nội vụ huyện Ý Yên làm việc với trách nhiệm cao cộng với chuyên môn nghề nghiệp vững vàng từ công việc đạt hiệu qua cao: đặc biệt công tác soạn thảo văn quản lý Các đợt tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, trị quan ý, nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm công việc Phòng làm tốt công việc tham mưu cho lãnh đạo vấn đề quan, giúp Chủ tịch UBND huyện giải công việc kịp thời, hiệu Phòng không quên đầu tư, mua sắm trang thiết bị đại, tạo điều kiện cho cán chuyên viên làm việc tốt Công tác văn thư tổ chức giải cẩn thận, chu đáo, kịp thời đảm bảo thông tin bảo mật quy định nhà nước hành nhờ công việc giải triệt để nhanh chóng Công tác lưu trữ trọng, tranh thấp cố xảy cho tài liệu, văn bản, nhờ vào chuyên môn cán hỗ trợ trang thiết bị + Nhược điểm: Các phần mềm chưa xây dựng nên công việc nhiều bị ảnh hưởng Công việc văn phòng nhiều phức tạp số lý chủ quan, rườm rà nên bị gián đọa hay thời gian giải Ở công tác văn thư lưu trữ số văn chưa đưa vào sổ sách, nên có khả nắng dễ xảy thất lạc; số trang thiết bị lạc hậu không đáp ứng yêu cầu bảo quản hồ sơ, tài liệu II.Đề xuất giải pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Báo cáo kiến tập 21 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sinh viên: Trần Thị Hiền Quản trị văn phòng K1D Công tác văn phòng quan trọng thế, nên biết phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm mang lại hiệu chất lượng công việc cao.Vì em xin phép đưa góp ý đề xuất cá nhân sau: + Cơ quan nên xây dựng thêm phần mềm quản lý nhằm đại hóa công tác văn phòng + Phòng nên cử cán chuyên viên tập huấn, học thêm lớp tin học tiếng anh, mặt khác bồi dưỡng trị để phát huy toàn diện nghiệp vụ văn phòng tương lai + Trang bị thêm trang thiết bị đại phục vụ cho yêu cầu đòi hỏi công việc Báo cáo kiến tập 22 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sinh viên: Trần Thị Hiền Quản trị văn phòng K1D PHẦN III KẾT LUẬN Rõ ràng, công tác văn phòng ngày có vai trò quan trọng trình hoạt động phát triển quan nay, thực tế chứng minh hiệu tác dụng mà mang lại Trong suốt trình học tập trường Đại học Nội vụ Hà Nội đợt kiến tập vừa qua em lĩnh hội nhiều tri thức bổ ích, trau dồi thêm cho thân kỹ chuyên môn ngành nghề, phong cách làm việc khoa học, học hỏi thêm kỹ ứng xử, kỹ mềm dần làm quen với môi trường công sở kiến thức xã hội khác, thêm yêu công việc mà theo học Do thời gian kiến tập không nhiều với kinh nghiệm sinh viên năm em nhiều hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót, vâỵ nên em mong nhận góp ý, nhận xét, đánh giá từ thày, cô Khoa để báo cáo hoàn thiện Sau cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cán chuyên viên Phòng Nội vụ huyện Ý Yên nhiệt tình giúp đỡ, dạy em suốt trình kiến tập quan, đồng thời em xin bày tỏ biết ơn tới Thạc sỹ Lâm Thu Hằng – Khoa Quản trị văn phòng hướng dẫn em hoàn thành báo cáo Em xin chân thành cảm ơn./ Ý Yên, ngày 02 tháng 06 năm 2015 Sinh viên Trần Thị Hiền Báo cáo kiến tập 23 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sinh viên: Trần Thị Hiền Quản trị văn phòng K1D PHỤ LỤC Phụ lục 01 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND HUYỆN Ý YÊN CHỦ TỊCH Báo cáo kiến tập 24 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sinh viên: Trần Thị Hiền Quản trị văn phòng K1D Phó Chủ tịch UBND phụ trách NN – PTNT, Khoa học – Công nghệ, Công nghiệp, Thương mại Văn phòng UBND huyện Phòng Nội vụ Phòng Tư pháp Phòng Văn hóa – Thông tin Báo cáo kiến tập Phó Chủ tịch phụ trách Văn hóa, GD – ĐT, Y tế, Dân số, Tôn giáo vầ đề khác Phòng Thanh tra Phòng NN PTNT 25 Phòng Thanh tra Phòng GD ĐT Phòng Y tế Phòng LĐ TBXH Phòng Tài – Kế hoạch Phòng Tài nguyên – Môi trường Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sinh viên: Trần Thị Hiền Quản trị văn phòng K1D Phụ lục 02 SƠ ĐỒ HÓA CÁCH BỐ TRÍ, SẮP XẾP CÁC TRANG THIẾT BỊ TRONG MỘT PHÒNG LÀM VIỆC CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN Ý YÊN 10b 6a 4a 5a 3k e 10a 3a d 3b 3c 4c 4b 6c 3g 3f 5b 3i 5c 6b 3h Chú thích: Cửa vào6.a.b.c Máy tính Bàn tiếp khách7 Máy photo a.b.c: Bàn làm việc8 Máy fax d.e.f.g.h.i.k Ghế ngồi Tủ đựng tài liệu, hồ sơ9 Điện thoại Máy in10 a.b Chậu cây/hoa Báo cáo kiến tập 26 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sinh viên: Trần Thị Hiền Quản trị văn phòng K1D ĐỀ XUẤT VĂN PHÒNG MỚI TỐI ƯU 10b 4a 5a 6a 3k 3i 3a d 3g 3c 10c 10a 3b 4c 3e 6c 6a 5c 6b 3f 4b 3h Chú thích: Cửa vào6 a.b.c Máy tính Bàn tiếp khách Máy photo a.b.c Bàn làm việc8 Máy fax d.e.f.g.h.i.k Ghế ngồi Tủ đựng tài liệu9 Điện thoại a.b.c Máy in10 a.b.c Châu cây/hoa Nhìn chung, cách bố trí trang thiết bị văn phòng hợp lý, em đề xuất thay đổi số vị trí thêm chậu cây, hoa để văn phòng nhìn thoáng mát, có hiệu ứng văn phòng xanh, giúp tinh thần cán quan thư giãn với công việc phức tạp quan trọng Báo cáo kiến tập 27 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội