MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 3 PHẦN MỘT. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN 4 I. chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 4 1. Vị trí, chức năng: 4 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 4 3. Cơ cấu tổ chức, bộ máy của sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn. 12 II. khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn. 13 2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn. 13 2.1.1 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn. 13 2.1.1.1. Vị trí chức năng 13 2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 13 2.1.2 Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 15 3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 18 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 18 3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 19 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn. 19 3.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 19 3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn. 19 3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn. 20 3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 21 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến 21 3.4.2 TÌm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 24 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 24 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 26 4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 26 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. 27 4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 28 PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 30 I. Nhận xét, đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan. 30 I.1 Ưu điểm 30 I.2 Nhược điểm 31 II. Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 31 PHẦN PHỤ LỤC 34
Trang 1LỜI NÓI ĐẦU
Việt Nam bước vào thời kỳ đổi mới; công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nướcphát triển theo định hướng xã hội chủ nghĩa, song kéo theo sự phát triển đó cũngcòn tồn tại nhiều thách thức đòi hỏi Việt Nam phải từng bước hiện đại hóa gópphần làm cho đất nước ngày càng phát triển phồn thịnh, đáp ứng được nhu cầuthực tế phát triển hiện nay
Xuất phát từ nhu cầu của xã hội, ngành quản trị văn phòng ngày càng phát triểngóp phần nâng cao hiệu lực quản lý Nhà nước Chính vì vậy, bất kỳ một cơ quan,
tổ chức nào đều không thể thiếu bộ máy văn phòng và là một trong những ngànhđược xã hội biết tới và quan tâm
Trong những năm gần đây ngành văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nốihoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức Cho nêncũng có nhiều quan niệm khác nhau về văn phòng Theo PGS.TS.Nguyễn Hữu Tri
“ Văn phòng là một bộ phận cấu thành giúp việc của một cơ quan và thực hiệnchức năng nhiệm vụ theo yêu cầu của nhà quản trị” Còn theo một tác giả củatrường Đại học kiến trúc thì văn phòng là nơi thực hiện về công tác công văn giấytờ
Cho dù có nhiều quan niệm khác nhau về văn phòng nhưng không ai có thểphủ nhận công tác văn phòng góp phần quan trọng, không thể thiếu trong bất kỳmột cơ quan nào Đồng thời nó còn góp phần vào công cuộc xây dựng và bảo vệ
Tổ quốc
Vì vậy trong những năm qua Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã nhận thứcđược tầm quan trọng của ngành văn phòng trong công cuộc xây dựng Đất nước nóichung và các cơ quan, tổ chức nói riêng Nhà trường đã đào tạo chuyên ngành Quản
trị văn phòng với khẩu hiệu mà nhà trường đã đề ra: “Học thật, thi thật, ra đời làm thật” cùng với những kiến thức chuyên môn thầy cô đã truyền đạt những bài
học vô cùng quý giá, các thầy cô luôn đổi mới phuơng pháp giảng dạy, tự trau dồinâng cao trình độ chuyên môn để đào tạo ra những trò luôn nhiệt huyết, tận tâmvới ngành nghề mà bản thân đã lựa chọn
Trang 2Với phương châm “Học phải đi đôi với hành” Nhà trường đã tổ chức cho
sinh viên năm ba đi kiến tập tại các cơ quan, giúp sinh viên củng cố, bổ sungnhững kiến thức đã học trên lớp, vận dụng những kiến thức lý thuyết vào thực tếtại cơ quan Bồi dưỡng cho sinh viên tôn trọng kỷ luật chủ động trong công việc,
sự thích ứng, năng lực độc lập, ước mơ thăng tiến trong nghề nghiệp để có thểnhanh chóng trở thành những chủ nhân tương lai của đất nước, phục vụ đắc lựccho công cuộc xây dựng đất nước phồn thịnh, văn minh, sánh tầm với năm châu.Được sự tiếp nhận của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn, bản thân em đã được trực tiếptiếp xúc với những công việc thực tế để áp dụng những kiến thức lý thuyết mà thầy
cô đã truyền thụ trên ghế nhà trường để bản thân có thể có nhiều cơ hội để trau dồikinh nghiệm phục vụ cho nghề nghiệp sau này
Do thời gian kiến tập hơi ngắn cũng như bản thân đang là sinh viên lần đầu tiêntiếp xúc với những công việc thực tế nên không thể tránh khỏi những sai sót trongquá trình kiến tập Em rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp từ các thầy cô
và các anh chị trong Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn để bài báo cáo của em được hoànthiện hơn
Trang 3LỜI CẢM ƠN
Sau một gian kiến tập tại Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn, bản thân em đã học hỏi vàtrau dồi được những bài học thực tế vô cùng quý baú để bản thân có thể tự hoànthiện mình, tự tin khi hòa nhập với môi trường mới
Lời cảm ơn đầu tiên em gửi tới Ban giám hiệu đã tổ chức cho chúng em đi kiếntập tại các cơ quan, tổ chức để chúng em được tiếp xúc với những công việc thực
tế để vận dụng những kiến thức lý thuyết đã học trên lớp với đúng phương châm
“Học đi đôi với hành” Lời cảm ơn tiếp theo em xin được gửi tới quý các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng đã nhiệt tình giảng dạy những bài học, những kiến thức trong quá trình học tập Đặc biệt là thầy trưởng khoa Nguyễn Mạnh Cường
và cô Lâm Thu Hằng là giảng viên đã hướng dẫn với những bỡ ngỡ của sinh viên
thầy, cô đã truyền cảm hứng, chia sẻ những kinh nghiệm thực tế, những tình huốngtrong cơ quan kiến tập sát chuyên ngành mà mình đang học để bản thân em có thểthêm tinh thần, nghị lực và tự tin hơn
Tiếp đó em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban lãnh đạo Sở Nội vụtỉnh Lạng Sơn, các anh chị cán bộ, công chức, nhân viên trong văn phòng đặc biệt
là anh Chánh văn phòng-Vũ Đức Thiện, anh Lành Việt Trình và chị Lưu Thị Minh Huế trong thời gian kiến tập với lòng nhiệt huyết với nghề và thái độ thân
thiện đã tận tình chỉ bảo, hết lòng truyền đạt những kinh nghiệm quý báu củangười đi trước để bản thân em có thể vững bước trên con đường sự nghiệp và saunày em có thể hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao
Lời cuối cùng em xin kính chúc các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng vàcác anh, chị trong văn phòng thuộc Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn lời chúc sức khỏe vàlời cảm ơn chân thành nhất
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!
Lạng Sơn, ngày 15 tháng 5 năm 2015
Sinh viên
Trang 4Hoàng Thị Bích An PHẦN MỘT
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA SỞ NỘI VỤ
1.2 Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉđạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân tỉnh, đồng thờichịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Nội vụ.1.3 Trụ sở làm việc của Sở Nội vụ tại số 04 đường Quang Trung, phường ChiLăng, thành phố Lạng Sơn, tỉnh Lạng Sơn
1.4 Tên giao dịch quốc tế: Home Affairs Department of Lang Son province
2 Nhiệm vụ và quyền hạn
2.1 Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh dự thảo các quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kếhoạch dài hạn, năm năm, hàng năm và các đề án, dự án; chương trình thuộc phạm
vi quản lý nhà nước của Sở trên địa bàn tỉnh
2.2 Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch,
đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn,
Trang 5kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhànước được giao.
2.3 Về tổ chức bộ máy:
a) Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định việc phân cấp quản lý tổ chức bộmáy đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc Uỷ bannhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện;
b) Thẩm định văn bản của các cơ quan trình Ủy ban nhân dân tỉnh quy địnhchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức cơ quan chuyên môn, các Chi cục
và tương đương thuộc cơ quan chuyên môn và đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc
Uỷ ban nhân dân tỉnh; đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các đơn vị sự nghiệp nhànước thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh để các cơ quan trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quyếtđịnh theo quy định;
c) Thẩm định, trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định việc thành lập,giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp tỉnh theo quy định của phápluật;
d) Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh xây dựng đề án thành lập, sáp nhập,giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dâncấp huyện theo quy định để Uỷ ban nhân dân tỉnh trình Hội đồng nhân dân tỉnhquyết định theo thẩm quyền;
đ) Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp hướng dẫn Uỷ ban nhân dâncấp huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức các phòng chuyênmôn, đơn vị sự nghiệp thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện;
e) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chức năng liên quan của tỉnh hướng dẫn,theo dõi, kiểm tra việc thực hiện phân loại, xếp hạng cơ quan hành chính, đơn vị sựnghiệp của tỉnh theo quy định của pháp luật
2.4 Về quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
a) Xây dựng và báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh kế hoạch biên chế của địaphương để trình Hội đồng nhân dân tỉnh quyết định tổng biên chế sự nghiệp ở địa
Trang 6phương và thông qua tổng biên chế hành chính của địa phương trước khi trình cấp
có thẩm quyền quyết định;
b) Trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định giao chỉ tiêu biên chế hànhchính, sự nghiệp nhà nước;
c) Hướng dẫn quản lý, sử dụng biên chế đối với các cơ quan chuyên môn thuộc
Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện và các đơn vị sự nghiệp của nhànước theo quy định của pháp luật
c) Thẩm định, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê chuẩn kết quả bầu cử Chủ tịch,Phó Chủ tịch và thành viên khác của Uỷ ban nhân dân cấp huyện Giúp Hội đồngnhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh trình Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Thủ tướngChính phủ phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật;
d) Tham mưu giúp Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh trong công tácđào tạo, bồi dưỡng đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; thống kê số lượng, chấtlượng đại biểu Hội đồng nhân dân và thành viên Uỷ ban nhân dân các cấp để tổnghợp, báo cáo theo quy định
2.6 Về công tác địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính:
a) Theo dõi, quản lý công tác địa giới hành chính trong tỉnh theo quy định củapháp luật và hướng dẫn của Bộ Nội vụ; chuẩn bị các đề án, thủ tục liên quan tớiviệc thành lập, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới, đổi tên đơn vị hành chính,nâng cấp đô thị trong địa bàn tỉnh để trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định;hướng dẫn và tổ chức thực hiện sau khi có quyết định phê chuẩn của cơ quan có
Trang 7thẩm quyền Giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện, hướng dẫn và quản lýviệc phân loại đơn vị hành chính các cấp theo quy định của pháp luật;
b) Tổng hợp và quản lý hồ sơ, bản đồ địa giới, mốc, địa giới hành chính củatỉnh theo hướng dẫn và quy định của Bộ Nội vụ;
c) Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của thôn, khối phố theo quy định của phápluật và của Bộ Nội vụ
2.7 Hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo thực hiện Quy chế dân chủ tại xã,phường, thị trấn và các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp nhà nước trên địabàn tỉnh theo quy định của pháp luật
d) Trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định hoặc quyết định theo thẩmquyền việc tuyển dụng, đánh giá, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển,khen thưởng, kỷ luật và các chế độ, chính sách khác đối với cán bộ, công chức,viên chức theo quy định của pháp luật;
đ) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định về tiêu chuẩn chức danh và
cơ cấu cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; tuyển dụng, quản lý và sử dụngcông chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức cấp xã thuộc tỉnh theo quy địnhcủa pháp luật và Bộ Nội vụ; việc phân cấp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viênchức theo quy định của pháp luật
Trang 82.9 Về Cải cách hành chính:
a) Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định phân công các cơ quan chuyên mônthuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh phụ trách các nội dung, công việc của cải cách hànhchính, bao gồm: cải cách thể chế, cải cách tổ chức bộ máy hành chính, xây dựng vàphát triển đội ngũ cán bộ, công chức, cải cách tài chính công, hiện đại hoá nềnhành chính; theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc triển khai thực hiện theo quyết địnhcủa Uỷ ban nhân dân tỉnh;
b) Trình Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định các chủchương, biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quảquản lý của các cơ quan hành chính nhà nước trong tỉnh; chủ trì, phối hợp các cơquan ngành dọc của Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh triển khai cải cách hànhchính;
c) Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhândân tỉnh và Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã triển khai công tác cải cách hànhchính theo chương trình, kế hoạch cải cách hành chính của tỉnh đã được phê duyệt;việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại các cơ quan cấp tỉnh, Uỷ bannhân dân cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã theo quy định của pháp luật và chỉđạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh;
d) Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh tổng hợp chung việc thực hiện các quy định vềchế độ tự chủ và tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế đối với cơ quan nhà nước
và quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biênchế đối với các đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật;
đ) Xây dựng báo cáo công tác cải cách hành chính trình phiên họp hàng thángcủa Uỷ ban nhân dân tỉnh; giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh xây dựng báo cáo với Thủtướng Chính phủ, Bộ Nội vụ về công tác cải cách hành chính theo quy định
2.10 Về công tác tổ chức hội và tổ chức phi Chính phủ:
a) Thẩm định và trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định cho phépthành lập, giải thể, phê duyệt điều lệ hội, tổ chức phi Chính phủ trên địa bàn theoquy định của pháp luật;
Trang 9b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Điều lệ đối với hội, tổ chức phi Chínhphủ trong tỉnh Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh xử lý theo thẩm quyền đối với các hội,
tổ chức phi Chính phủ vi phạm các quy định của pháp luật, Điều lệ hội;
c) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp trình Uỷ ban nhândân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định hỗ trợ định xuất và các chế độ,chính sách khác đối với tổ chức hội theo quy định của pháp luật
2.11 Về công tác thanh niên:
a) Trình Ủy ban nhân dân tỉnh quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự ánliên quan đến thanh niên và công tác thanh niên; dự thảo các quyết định, chỉ thị;quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm thuộc phạm vi quản lý nhà nước
về công tác thanh niên trên địa bàn tỉnh;
b) Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về thanh niên
và công tác thanh niên sau khi được phê duyệt;
c) Phối hợp với các sở, ban, ngành và các cơ quan, tổ chức có liên quan củatỉnh trong việc tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật cho thanh niên; giảiquyết những vấn đề quan trọng, liên ngành về thanh niên và công tác thanh niên;d) Phối hợp với Ban Tổ chức tỉnh ủy, các cơ quan liên quan, tỉnh Đoàn và các
tổ chức khác của thanh niên trong việc thực hiện cơ chế, chính sách đối với thanhniên và công tác thanh niên;
đ) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về thanh niên
và công tác thanh niên; việc thực hiện chính sách, chế độ trong tổ chức và quản lýthanh niên, công tác thanh niên của tỉnh;
e) Thực hiện các hoạt động hợp tác quốc tế về thanh niên do Ủy ban nhân dâncấp tỉnh giao theo quy định của pháp luật;
g) Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo liênquan đến thanh niên và công tác thanh niên theo quy định của pháp luật;
h) Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác thanh niên đối với các sở, cơquan ngang sở, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã;
Trang 10i) Hàng năm báo cáo tình hình hoạt động công tác thanh niên về Ủy ban nhândân cấp tỉnh và Bộ Nội vụ;
k) Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến công tác thanh niên
2.12 Về công tác tôn giáo:
a) Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thựchiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo vàcông tác tôn giáo thuộc phạm vi quản lý của tỉnh;
b) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến chủ trương, chính sách, pháp luật về tôn giáođối với cán bộ, công chức, viên chức và tín đồ, chức sắc, chức việc, nhà tu hành,nhân sỹ các tôn giáo trong phạm vi quản lý của tỉnh;
c) Báo cáo, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh hoặc giải quyết theo thẩm quyền nhữngvấn đề cụ thể về tôn giáo theo quy định của pháp luật; Chủ trì, phối hợp với các sở,ngành liên quan giải quyết theo thẩm quyền hoặc tham mưu cho Ủy ban nhân dântỉnh giải quyết những vấn đề phát sinh trong tôn giáo; là đầu mối liên hệ giữa chínhquyền địa phương với các tổ chức tôn giáo;
d) Thực hiện việc áp dụng chính sách đãi ngộ đối với những tổ chức, cá nhântôn giáo; Nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực tôn giáo, tổng kết thực tiễn, cung cấpluận cứ khoa học cho việc xây dựng và thực hiện các chủ trương chính sách đốivới tôn giáo;
đ) Tham gia quản lý các khu di tích, danh lam, thắng cảnh có liên quan đến tôngiáo;
e) Hướng dẫn tổ chức làm công tác quản lý nhà nước về tôn giáo thuộc PhòngNội vụ cấp huyện giải quyết những vấn đề cụ thể về tôn giáo theo quy định củapháp luật
2.13 Về công tác văn thư, lưu trữ:
Nhiệm vụ, quyền hạn về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 3,Quyết định số 102/QĐ-UBND ngày 24/01/2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việcthành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ
2.14 Về công tác thi đua, khen thưởng:
Trang 11Nhiệm vụ, quyền hạn về công tác thi đua, khen thưởng theo quy định tại Điều
2, Quyết định số 101/QĐ-UBND ngày 24/01/2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh vềviệc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban Thi đua -Khen thưởng trực thuộc Sở Nội vụ
2.15 Thực hiện công tác hợp tác quốc tế về nội vụ và các lĩnh vực được giaotheo quy định của pháp luật và theo phân công của Uỷ ban nhân dân tỉnh
2.16 Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra về công tác nội vụ; giải quyết khiếunại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng, tiêu cực, tiết kiệm, chống lãng phí và xử lýcác vi phạm pháp luật trên các lĩnh vực công tác được Uỷ ban nhân dân tỉnh giaotheo quy định của pháp luật
2.17 Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ và các lĩnh vựckhác được giao đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, Uỷban nhân dân cấp huyện, cấp xã Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năngquản lý nhà nước theo các lĩnh vực công tác được giao đối với các tổ chức của các
Bộ, ngành Trung ương và địa phương khác đặt trụ sở trên địa bàn tỉnh
2.18 Tổng hợp, thống kê theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về tổ chức cơ quanhành chính, đơn vị sự nghiệp; số lượng các đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã,thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố; số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức,viên chức nhà nước, cán bộ, công chức cấp xã; công tác văn thư, lưu trữ nhà nước;công tác tôn giáo; công tác thi đua, khen thưởng và các lĩnh vực khác được giao.2.19 Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học; công tác pháp chếcủa Sở; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ, số liệu phục vụ công tác quản lý
và chuyên môn, nghiệp vụ được giao
2.20 Chỉ đạo và hướng dẫn tổ chức các hoạt động dịch vụ công trong các lĩnhvực công tác thuộc phạm vi quản lý của Sở
2.21 Thực hiện công tác thông tin, báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh và Bộ Nội vụ
về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định
Trang 122.22 Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và cácchính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng về chuyênmôn nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc Sở theo quy định.
2.23 Quản lý tài chính, tài sản của Sở theo quy định của pháp luật và phân cấpcủa Uỷ ban nhân dân tỉnh
2.24 Xây dựng quyết định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy,mối quan hệ công tác và trách nhiệm của người đứng đầu của các tổ chức thuộc Sởtheo quy định của pháp luật để trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định hoặc quyếtđịnh theo thẩm quyền
2.25 Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủtịch Uỷ ban nhân dân tỉnh giao và theo quy định của pháp luật
3 Cơ cấu tổ chức, bộ máy của sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn.
.Lãnh đạo Sở Nội vụ bao gồm:
- 01 Giám đốc
- 03 Phó Giám đốc sở
Giám đốc sở là người đứng đầu sở, chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Sở về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao
Phó Giám đốc Sở là người giúp Giám đốc sở chỉ đạo một số mặt công tác
và chịu trách nhiệm trước Giám đốc sở và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công Khi Giám đốc vắng mặt, một Phó Giám đốc Sở được Giám đốc Sở ủy nhiệmđiều hành các hoạt động của Sở
Việc bổ nhiệm, điều động, miễn nhiệm, luân chuyển, từ chức đối với Giám đốc, Phó Giám đốc Sở do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định và theo quy định của pháp luật; việc khen thưởng, kỷ luật và thực hiện các chế độ chính sách đối với Giám đốc, Phó Giám đốc Sở theo quy định của pháp luật
1 Phòng và tương đương thuộc sở:
a) Văn phòng;
Trang 132 Chi cục và tương đương trực thuộc sở:
a) Chi cục Văn thư – Lưu trữ;
b) Ban Thi đua- Khen thưởng;
c) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các Phòng, tổ chức trực thuộc Chi cụcVăn thư – Lưu trữ và Ban Thi đua- Khen thưởng do Giám đốc Sở Nội vụ quy định;d) Căn cứ tình hình thực tiễn, Giám đốc Sở Nội vụ xây dựng Đề án trình Ủyban nhân dân tỉnh quyết định thành lập các Chi cục và tương đương trực thuộc sởkhi đáp ứng các điều kiện, tiêu chí
3 Tổ chức sự nghiệp trực thuộc sở:
Căn cứ tình hình của tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dântỉnh quyết định thành lập các tổ chức sự nghiệp khác trực thuộc Sở theo quy địnhcủa pháp luật
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn (phụ lục 1)
II khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn.
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn.
2.1.1 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Sở Nội
vụ tỉnh Lạng Sơn.
2.1.1.1 Vị trí chức năng
Văn phòng sở có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc sở chỉ đạo, điều hànhtrong công tác: Tài chính, kế toán; kế hoạch, tổng hợp; hành chính quản trị; tổchức cán bộ; thi đua khen thưởng; quân sự, dân quân, tự vệ; phòng cháy, chữa
Trang 14cháy; an ninh, trật tự nội bộ; cải cách hành chính, tiếp nhận và trả kết quả theo cơchế "một cửa"; ứng dụng công nghệ thông tin, quản trị mạng, quản trị Websiteđối với cơ quan Sở Nội vụ và các tổ chức trực thuộc sở.
2.1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
Tham mưu giúp Giám đốc sở:
a Tổng hợp, xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm vàcác đề án, dự án, chương trình về công tác nội vụ trên địa bàn tỉnh, chương trìnhcông tác của sở;
b Theo dõi và đôn đốc các phòng thuộc sở các tổ chức trực thuộc sở trongviệc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn theo kế hoạch, tiến độ; tổng hợp, báo cáotình hình thực hiện nhiệm vụ của các phòng chuyên môn và các tổ chức trựcthuộc theo định kỳ;
c Công tác tổ chức, quy hoạch, nhân sự, tuyển dụng, sử dụng và quản lý côngchức, viên chức, người lao động trong cơ quan theo quy định hiện hành; công tácthi đua, khen thưởng đối với công chức, viên chức trong cơ quan và ngành nộivụ;
d Xây dựng hệ thống quy chế và các quy định nội bộ; đôn đốc, kiểm tra cácphòng, tổ chức trực thuộc và các cá nhân liên quan trong thực hiện các quy chếlàm việc, quy trình xử lý công việc, chương trình, kế hoạch hoạt động của sở đãđược ban hành;
e Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quy định của pháp luật về lưu trữ vàbảo mật; thực hiện công tác pháp chế; kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc banhành các văn bản của sở;
f Tham mưu, xây dựng dự toán ngân sách, tổ chức kiểm tra, giám sát việc sửdụng các nguồn ngân sách nhà nước; thực hiện công tác quản lý tài vụ, kiểm tratình hình tài chính của các tổ chức trực thuộc sở theo thẩm quyền được phân cấp;
g Thực hiện công tác quản lý tài chính, tài sản được giao; lập dự toán và báocáo thu, chi, quyết toán tài chính hàng năm, hàng quý phục vụ cho hoạt động của
cơ quan, hướng dẫn, thẩm định, quyết toán tài chính của các chương trình, đề án,
Trang 15đề tài nghiên cứu, nghiệp vụ chi thuộc sở quản lý theo đúng quy định của Nhànước;
h Chủ trì hoặc phối hợp cùng các phòng, các tổ chức thuộc sở tổ chức các hộinghị, hội thảo, tập huấn phổ biến, triển khai các văn bản quy phạm pháp luật vàcác nhiệm vụ chuyên môn, tiếp khách (trong và ngoài tỉnh), khánh tiết, nghi lễtrong cơ quan khi được Lãnh đạo sở giao;
i Chủ trì thực hiện công tác bảo vệ an ninh nội bộ; cơ quan an toàn, cơ quanvăn hóa; công tác quân sự, lực lượng tự vệ; phối hợp với chính quyền địaphương, các cơ quan liên quan thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy, phòngchống bão lụt, bảo vệ an ninh trật tự, vệ sinh môi trường của sở;
k Tham mưu cho Giám đốc về kế hoạch và triển khai công tác an ninh mạngnội bộ, kiểm soát và công tác bảo mật;
l Xây dựng chương trình, kế hoạch thực hiện công tác cải cách hành chínhchung của Sở; chủ trì tổ chức thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo
cơ chế "một cửa" tại sở; thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến việc áp dụng hệthống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO tại sở;
m Thực hiện việc niêm yết, công khai tại cơ quan và trên phương tiện thôngtin và website của sở về các thủ tục hành chính theo quy định;
n Chủ trì phối hợp với các phòng chuyên môn, các tổ chức trực thuộc quản
lý, cung cấp thông tin cho website của sở và ứng dụng công nghệ thông tin vàocông tác của Văn phòng;
e Chủ trì tham mưu trong công tác tang lễ đối với các đối tượng do Ủy bannhân dân tỉnh quy định;
ê Thừa lệnh hoặc thừa uỷ quyền của Giám đốc ký ban hành một số văn bảnnội bộ và của Sở gửi các cơ quan khác
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của văn phòng (phụ lục 2)
2.1.2 Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
Trang 16Bảng phân công nhiệm vụ cho ta biết từng vị trí công việc, trách nhiệmcủa mỗi cá nhân trong văn phòng Khi thực hiện công việc bảng phân côngnhiệm vụ sẽ giúp cho mỗi cá nhân giải quyết một cách linh hoạt, không chồngchéo đạt hiệu quả cao nhất trong công việc.
Xây dựng báo cáo công tác
về hoạt động cơ quan tháng, quý,năm
Tổ chức bộ máy, quy hoạch,nhân sự
Thực hiện công tác đối ngoạicủa sở
Thừa lệnh Giám đốc ký, banhành một số văn bản nội bộ
Điều hành hoạt động của vănphòng sở
2 Phó chánh văn
phòng
Chỉ đạo thực hiện một sốnhiệm vụ công tác thuộc chức năngnhiệm vụ của văn phòng đượcChánh văn phòng ủy nhiệm
Giúp Chánh văn phòng triểnkhai nội dung một số công việc củavăn phòng
Trang 17 Điều hành hoạt động của vănphòng khi Chánh văn phòng đi vắnghoặc được phân công.
Tham mưu về công tác quản
lí tài chính, tài sản được giao, lập dựtoán báo cáo thu, chi, quyết toán tàichính hàng năm, hàng quý
Chuẩn bị các điều kiện thuậnlợi phục vụ các cuộc họp khi đượcphân công
Đảm baỏ các hệ thống thiết bịcông nghệ thông tin của Sở
Tham mưu triển khai thựchiện công tác văn thư – lưu trữ, quyđịnh của pháp luật về lưu trữ và bảomật, thực hiện công tác pháp chế,kiếm tra thể thức và thủ tục trongviệc ban hành các văn bản thuộc Sở
4 Nhân viên thừa
hành(lái xe, nhân
Thực hiện công tác phục vụ,quét dọn, chuẩn bị hội trường, dọn
Trang 18viên phô tô, bảo
vệ, tạp vụ)
dẹp phòng lãnh đạo Sở
o Lái xe cơ quan: phục
vụ lãnh đạo Sở và cơ quan
o Bảo vệ: bảo vệ cơquan, bảo vệ an toàn, an ninhnội bộ cơ quan, theo dõi khắcphục điện nước cơ quan
o Nhân viên phô tô: thựchiện đánh máy, phô tô vănbản của Sở
o Tạp vụ: thực hiện vệsinh môi trường của Sở cácphòng ban của Sở
3 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn ban hành quyết định Số 229/QĐ-SNV ngày 28 tháng
8 năm 2009 của Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn quy chế về công tác văn thưlưu trữ
Quy chế bao gồm có 03 chương:
Chương I Những quy định chung: gồm 5 điều
+ Điều 1 Phạm vi đối tượng điều chỉnh
+Điều 2 Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ
+Điều 3 Nhiệm vụ của văn thư lưu trữ cơ quan
+ Điều 4 Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư lưu trữ
Chương II – Công tác văn thư gồm 4 mục
+Mục 1 Soạn thảo, ban hành văn bản
+Mục 2 Quản lý văn bản