MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 3 PHẦN MỘT. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN 4 I. chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 4 1. Vị trí, chức năng: 4 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 4 3. Cơ cấu tổ chức, bộ máy của sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn. 12 II. khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn. 13 2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn. 13 2.1.1 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn. 13 2.1.1.1. Vị trí chức năng 13 2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 13 2.1.2 Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 15 3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 18 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 18 3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 19 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn. 19 3.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 19 3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn. 19 3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn. 20 3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 21 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến 21 3.4.2 TÌm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 24 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 24 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 26 4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 26 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. 27 4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 28 PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 30 I. Nhận xét, đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan. 30 I.1 Ưu điểm 30 I.2 Nhược điểm 31 II. Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 31 PHẦN PHỤ LỤC 34
LỜI NÓI ĐẦU Việt Nam bước vào thời kỳ đổi mới; công nghiệp hóa đại hóa đất nước phát triển theo định hướng xã hội chủ nghĩa, song kéo theo phát triển tồn nhiều thách thức đòi hỏi Việt Nam phải bước đại hóa góp phần làm cho đất nước ngày phát triển phồn thịnh, đáp ứng nhu cầu thực tế phát triển Xuất phát từ nhu cầu xã hội, ngành quản trị văn phòng ngày phát triển góp phần nâng cao hiệu lực quản lý Nhà nước Chính vậy, quan, tổ chức thiếu máy văn phòng ngành xã hội biết tới quan tâm Trong năm gần ngành văn phòng coi vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành cấp, phận tổ chức Cho nên có nhiều quan niệm khác văn phòng Theo PGS.TS.Nguyễn Hữu Tri “ Văn phòng phận cấu thành giúp việc quan thực chức nhiệm vụ theo yêu cầu nhà quản trị” Còn theo tác giả trường Đại học kiến trúc văn phòng nơi thực công tác công văn giấy tờ Cho dù có nhiều quan niệm khác văn phòng không phủ nhận công tác văn phòng góp phần quan trọng, thiếu quan Đồng thời góp phần vào công xây dựng bảo vệ Tổ quốc Vì năm qua Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhận thức tầm quan trọng ngành văn phòng công xây dựng Đất nước nói chung quan, tổ chức nói riêng Nhà trường đào tạo chuyên ngành Quản trị văn phòng với hiệu mà nhà trường đề ra: “Học thật, thi thật, đời làm thật” với kiến thức chuyên môn thầy cô truyền đạt học vô quý giá, thầy cô đổi phuơng pháp giảng dạy, tự trau dồi nâng cao trình độ chuyên môn để đào tạo trò nhiệt huyết, tận tâm với ngành nghề mà thân lựa chọn Với phương châm “Học phải đôi với hành” Nhà trường tổ chức cho sinh viên năm ba kiến tập quan, giúp sinh viên củng cố, bổ sung kiến thức học lớp, vận dụng kiến thức lý thuyết vào thực tế quan Bồi dưỡng cho sinh viên tôn trọng kỷ luật chủ động công việc, thích ứng, lực độc lập, ước mơ thăng tiến nghề nghiệp để nhanh chóng trở thành chủ nhân tương lai đất nước, phục vụ đắc lực cho công xây dựng đất nước phồn thịnh, văn minh, sánh tầm với năm châu Được tiếp nhận Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn, thân em trực tiếp tiếp xúc với công việc thực tế để áp dụng kiến thức lý thuyết mà thầy cô truyền thụ ghế nhà trường để thân có nhiều hội để trau dồi kinh nghiệm phục vụ cho nghề nghiệp sau Do thời gian kiến tập ngắn thân sinh viên lần tiếp xúc với công việc thực tế nên tránh khỏi sai sót trình kiến tập Em mong nhận nhiều ý kiến đóng góp từ thầy cô anh chị Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn để báo cáo em hoàn thiện LỜI CẢM ƠN Sau gian kiến tập Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn, thân em học hỏi trau dồi học thực tế vô quý baú để thân tự hoàn thiện mình, tự tin hòa nhập với môi trường Lời cảm ơn em gửi tới Ban giám hiệu tổ chức cho chúng em kiến tập quan, tổ chức để chúng em tiếp xúc với công việc thực tế để vận dụng kiến thức lý thuyết học lớp với phương châm “Học đôi với hành” Lời cảm ơn em xin gửi tới quý thầy cô khoa Quản trị văn phòng nhiệt tình giảng dạy học, kiến thức trình học tập Đặc biệt thầy trưởng khoa Nguyễn Mạnh Cường cô Lâm Thu Hằng giảng viên hướng dẫn với bỡ ngỡ sinh viên thầy, cô truyền cảm hứng, chia sẻ kinh nghiệm thực tế, tình quan kiến tập sát chuyên ngành mà học để thân em thêm tinh thần, nghị lực tự tin Tiếp em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn, anh chị cán bộ, công chức, nhân viên văn phòng đặc biệt anh Chánh văn phòng-Vũ Đức Thiện, anh Lành Việt Trình chị Lưu Thị Minh Huế thời gian kiến tập với lòng nhiệt huyết với nghề thái độ thân thiện tận tình bảo, hết lòng truyền đạt kinh nghiệm quý báu người trước để thân em vững bước đường nghiệp sau em hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Lời cuối em xin kính chúc thầy cô khoa Quản trị văn phòng anh, chị văn phòng thuộc Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn lời chúc sức khỏe lời cảm ơn chân thành Một lần em xin chân thành cảm ơn! Lạng Sơn, ngày 15 tháng năm 2015 Sinh viên Hoàng Thị Bích An PHẦN MỘT KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN I chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn Vị trí, chức năng: 1.1 Sở Nội vụ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh có chức tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực chức quản lý nhà nước nội vụ, gồm: tổ chức máy; biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng; công tác niên và trực tiếp thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật 1.2 Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Uỷ ban nhân dân tỉnh, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Bộ Nội vụ 1.3 Trụ sở làm việc Sở Nội vụ số 04 đường Quang Trung, phường Chi Lăng, thành phố Lạng Sơn, tỉnh Lạng Sơn 1.4 Tên giao dịch quốc tế: Home Affairs Department of Lang Son province Nhiệm vụ và quyền hạn 2.1 Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh dự thảo định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm đề án, dự án; chương trình thuộc phạm vi quản lý nhà nước Sở địa bàn tỉnh 2.2 Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án, chương trình phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước giao 2.3 Về tổ chức máy: a) Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh định việc phân cấp quản lý tổ chức máy quan chuyên môn, đơn vị nghiệp nhà nước thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện; b) Thẩm định văn quan trình Ủy ban nhân dân tỉnh quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan chuyên môn, Chi cục và tương đương thuộc quan chuyên môn đơn vị nghiệp nhà nước thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh; đề án thành lập, sáp nhập, giải thể đơn vị nghiệp nhà nước thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh để quan trình Uỷ ban nhân dân tỉnh định theo quy định; c) Thẩm định, trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh định việc thành lập, giải thể, sáp nhập tổ chức phối hợp liên ngành cấp tỉnh theo quy định pháp luật; d) Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện theo quy định để Uỷ ban nhân dân tỉnh trình Hội đồng nhân dân tỉnh định theo thẩm quyền; đ) Phối hợp với quan chuyên môn cấp hướng dẫn Uỷ ban nhân dân cấp huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức phòng chuyên môn, đơn vị nghiệp thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện; e) Chủ trì, phối hợp với quan chức liên quan tỉnh hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực phân loại, xếp hạng quan hành chính, đơn vị nghiệp tỉnh theo quy định pháp luật 2.4 Về quản lý, sử dụng biên chế hành chính, nghiệp: a) Xây dựng báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh kế hoạch biên chế địa phương để trình Hội đồng nhân dân tỉnh định tổng biên chế nghiệp địa phương thông qua tổng biên chế hành địa phương trước trình cấp có thẩm quyền định; b) Trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh định giao tiêu biên chế hành chính, nghiệp nhà nước; c) Hướng dẫn quản lý, sử dụng biên chế quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện đơn vị nghiệp nhà nước theo quy định pháp luật 2.5 Về tổ chức quyền: a) Hướng dẫn tổ chức hoạt động máy quyền địa phương cấp địa bàn; b) Tổ chức hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp; phối hợp với quan hữu quan tổ chức hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc hội theo quy định pháp luật; tổng hợp kết bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp; c) Thẩm định, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê chuẩn kết bầu cử Chủ tịch, Phó Chủ tịch thành viên khác Uỷ ban nhân dân cấp huyện Giúp Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh trình Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ phê chuẩn chức danh bầu cử theo quy định pháp luật; d) Tham mưu giúp Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh công tác đào tạo, bồi dưỡng đại biểu Hội đồng nhân dân cấp; thống kê số lượng, chất lượng đại biểu Hội đồng nhân dân thành viên Uỷ ban nhân dân cấp để tổng hợp, báo cáo theo quy định 2.6 Về công tác địa giới hành phân loại đơn vị hành chính: a) Theo dõi, quản lý công tác địa giới hành tỉnh theo quy định pháp luật hướng dẫn Bộ Nội vụ; chuẩn bị đề án, thủ tục liên quan tới việc thành lập, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới, đổi tên đơn vị hành chính, nâng cấp đô thị địa bàn tỉnh để trình cấp có thẩm quyền xem xét, định; hướng dẫn tổ chức thực sau có định phê chuẩn quan có thẩm quyền Giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện, hướng dẫn quản lý việc phân loại đơn vị hành cấp theo quy định pháp luật; b) Tổng hợp quản lý hồ sơ, đồ địa giới, mốc, địa giới hành tỉnh theo hướng dẫn quy định Bộ Nội vụ; c) Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động thôn, khối phố theo quy định pháp luật Bộ Nội vụ 2.7 Hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo thực Quy chế dân chủ xã, phường, thị trấn quan hành chính, đơn vị nghiệp nhà nước địa bàn tỉnh theo quy định pháp luật 2.8 Về Cán bộ, công chức, viên chức: a) Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức cấp xã; b) Tham mưu trình Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành văn tuyển dụng, quản lý, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng thực chế độ, sách cán bộ, công chức, viên chức nhà nước cán bộ, công chức cấp xã theo quy định pháp luật; c) Thống quản lý thực kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức nước sau Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt Hướng dẫn, kiểm tra việc tuyển dụng, quản lý, sử dụng việc thực sách, chế độ cán bộ, công chức, viên chức tỉnh; d) Trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh định định theo thẩm quyền việc tuyển dụng, đánh giá, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật chế độ, sách khác cán bộ, công chức, viên chức theo quy định pháp luật; đ) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định tiêu chuẩn chức danh cấu cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; tuyển dụng, quản lý sử dụng công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức cấp xã thuộc tỉnh theo quy định pháp luật Bộ Nội vụ; việc phân cấp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức theo quy định pháp luật 2.9 Về Cải cách hành chính: a) Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh định phân công quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh phụ trách nội dung, công việc cải cách hành chính, bao gồm: cải cách thể chế, cải cách tổ chức máy hành chính, xây dựng phát triển đội ngũ cán bộ, công chức, cải cách tài công, đại hoá hành chính; theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc triển khai thực theo định Uỷ ban nhân dân tỉnh; b) Trình Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh định chủ chương, biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý quan hành nhà nước tỉnh; chủ trì, phối hợp quan ngành dọc Trung ương đóng địa bàn tỉnh triển khai cải cách hành chính; c) Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã triển khai công tác cải cách hành theo chương trình, kế hoạch cải cách hành tỉnh phê duyệt; việc thực chế cửa, cửa liên thông quan cấp tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện Uỷ ban nhân dân cấp xã theo quy định pháp luật đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh; d) Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh tổng hợp chung việc thực quy định chế độ tự chủ tự chịu trách nhiệm sử dụng biên chế quan nhà nước quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ, tổ chức máy, biên chế đơn vị nghiệp công lập theo quy định pháp luật; đ) Xây dựng báo cáo công tác cải cách hành trình phiên họp hàng tháng Uỷ ban nhân dân tỉnh; giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh xây dựng báo cáo với Thủ tướng Chính phủ, Bộ Nội vụ công tác cải cách hành theo quy định 2.10 Về công tác tổ chức hội tổ chức phi Chính phủ: a) Thẩm định trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh định cho phép thành lập, giải thể, phê duyệt điều lệ hội, tổ chức phi Chính phủ địa bàn theo quy định pháp luật; b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực Điều lệ hội, tổ chức phi Chính phủ tỉnh Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh xử lý theo thẩm quyền hội, tổ chức phi Chính phủ vi phạm quy định pháp luật, Điều lệ hội; c) Chủ trì, phối hợp với quan chuyên môn cấp trình Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh định hỗ trợ định xuất chế độ, sách khác tổ chức hội theo quy định pháp luật 2.11 Về công tác niên: a) Trình Ủy ban nhân dân tỉnh quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án liên quan đến niên công tác niên; dự thảo định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm thuộc phạm vi quản lý nhà nước công tác niên địa bàn tỉnh; b) Tổ chức triển khai thực văn quy phạm pháp luật niên công tác niên sau phê duyệt; c) Phối hợp với sở, ban, ngành quan, tổ chức có liên quan tỉnh việc tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật cho niên; giải vấn đề quan trọng, liên ngành niên công tác niên; d) Phối hợp với Ban Tổ chức tỉnh ủy, quan liên quan, tỉnh Đoàn tổ chức khác niên việc thực chế, sách niên công tác niên; đ) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định pháp luật niên công tác niên; việc thực sách, chế độ tổ chức quản lý niên, công tác niên tỉnh; e) Thực hoạt động hợp tác quốc tế niên Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao theo quy định pháp luật; g) Thực công tác kiểm tra, tra giải khiếu nại, tố cáo liên quan đến niên công tác niên theo quy định pháp luật; h) Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ công tác niên sở, quan ngang sở, đơn vị nghiệp thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã; i) Hàng năm báo cáo tình hình hoạt động công tác niên Ủy ban nhân dân cấp tỉnh Bộ Nội vụ; k) Thực nhiệm vụ khác liên quan đến công tác niên 2.12 Về công tác tôn giáo: a) Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực chủ trương Đảng, sách, pháp luật Nhà nước về tôn giáo và công tác tôn giáo thuộc phạm vi quản lý của tỉnh; b) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến chủ trương, sách, pháp luật tôn giáo cán bộ, công chức, viên chức tín đồ, chức sắc, chức việc, nhà tu hành, nhân sỹ tôn giáo phạm vi quản lý tỉnh; c) Báo cáo, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh hoặc giải theo thẩm quyền vấn đề cụ thể tôn giáo theo quy định pháp luật; Chủ trì, phối hợp với sở, ngành liên quan giải quyết theo thẩm quyền hoặc tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh giải vấn đề phát sinh tôn giáo; đầu mối liên hệ quyền địa phương với tổ chức tôn giáo; d) Thực việc áp dụng sách đãi ngộ tổ chức, cá nhân tôn giáo; Nghiên cứu khoa học lĩnh vực tôn giáo, tổng kết thực tiễn, cung cấp luận khoa học cho việc xây dựng thực chủ trương sách tôn giáo; đ) Tham gia quản lý khu di tích, danh lam, thắng cảnh có liên quan đến tôn giáo; e) Hướng dẫn tổ chức làm công tác quản lý nhà nước tôn giáo thuộc Phòng Nội vụ cấp huyện giải vấn đề cụ thể tôn giáo theo quy định pháp luật 2.13 Về công tác văn thư, lưu trữ: Nhiệm vụ, quyền hạn về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 3, Quyết định số 102/QĐ-UBND ngày 24/01/2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ 2.14 Về công tác thi đua, khen thưởng: 10 24 3.4.2 TÌm hiểu lập hồ sơ hành Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn Lập hồ sơ tập hợp văn có liên quan đồng thời xếp biên mục theo trình tự khoa học Về nguyên tắc: tất công chức làm việc có liên quan đến công văn giấy tờ phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc làm, đến thời hạn quy định nộp vào lưu trữ hành Lập hồ sơ hành Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn sau: • Mở hồ sơ: hàng năm danh mục hồ sơ phòng thực tế công việc giao, công chức chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa để quản lý văn liên quan đến công việc giải quyết, bìa ghi rõ tiêu đề hồ sơ Trong trình giải công việc, đưa văn hình thành có liên quan vào bìa hồ sơ • Thu thập văn đưa vào hồ sơ: + Công chức có trách nhiệm lập hồ sơ càn thu thập đầy đủ văn giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc ghi sẵn tên vào bìa hồ sơ; + Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo dặc điểm khác văn để chọn cách xếp cho thích hợp; • Kết thúc biên mục hồ sơ: công việc giải xong hồ sơ kết thúc, công chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung văn giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ Với việc lập hồ sơ giúp Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn quản lý chặt chẽ văn tài liệu, không làm văn tài liệu quan, đồng thời giúp cho việc tra tìm văn bản, tài liệu nhanh chóng thuận tiện, nâng cao hiệu cán công chức góp phần bảo mật thông tin tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ 3.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn • Tổ chức lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn với văn quản lý công tác lưu trữ nằm quy chế công tác văn thư lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh 25 Lạng Sơn (ban hành kèm theo Quyết định số: 229/QĐ-SNV ngày 28 tháng năm 2009 Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn), (phụ lục 3) • Số lượng nhân làm công tác lưu trữ gồm 01 người: chị Lưu Thị Minh Huế có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ • Diện tích kho: 40 mét vuông • Tình trạng kho: kho lưu trữ có nhiều tài liệu chỉnh lý xong có tài liệu chỉnh lý xong chưa xếp vào giá, bó gói không xếp vào nơi quy định Tuy nhiên với diện tích rộng thuận tiện cho việc bảo quản khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ nhu cầu cán bộ, công chức quan cá nhân, độc giả có nhu cầu phải đồng ý ban lãnh đạo Sở Nôi vụ tỉnh Lạng Sơn 26 • Phương tiện bảo quản: trang thiết bị dùng cho lưu trữ + Giá để tài liệu : + Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động : + Bình chữa cháy khí, bọt… : + Hệ thống điều hòa trung tâm : + Máy điều hòa nhiệt độ : + Máy hút ẩm : + Quạt thông gió… : Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 4.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng Nhằm thực chức năng, nhiệm vụ công tác cải cách hành phòng tiếp nhận trả kết qủa - phận thuộc quản lý văn phòng trang bị đầy đủ thiết bị văn phòng nhằm phục vụ cho trình thực chức năng, nhiệm vụ giải công việc như: máy phô tô, máy scan, máy in máy vi tính, giá tủ đựng tài liệu,… Cơ sở vật chất quạt, điều hòa, không gian phòng, bàn, ghế… trang bị đầy đủ tạo tâm thoải mái giúp cho công chức phát huy hết khả để phục vụ cho công việc khả tương trợ giúp đỡ nhau, đoàn kết nội công việc giao 27 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng Giá đựng tài liệu Giá đựng tài liệu Lối vào công chức Ghế Ghế Máy tính Máy scan Bàn làm việc Cửa vào Máy phôtô Đề xuất văn phòng tối ưu: 28 Điện thoại tính Giá đựng tài liệu Giá đựng tài liệu Máy phô tô Lối lại nhân viên Ghế Ghế Điện Máy scan thoạ tính Máy tính i Bàn làm việc Cửa vào 4.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn Việc ứng dụng công nghệ thông tin quan hành nhà nước góp phần đại hóa cải cách hành giúp nâng cao hiệu công việc, tiết kiệm thời gian, nhân lực vật lực trình giải cải cách thủ tục hành Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn vận dụng ứng dụng phần mềm trình giải công việc bước đầu đạt hiệu định từ việc ứng dụng tin học hóa như: 29 - Phần mềm kế toán (Misa mimoza): phần mềm giúp kế toán Sở quản lý thu chi cách hợp lý khoa học, bám sát chế độ kế toán, mấu biếu chứng từ, sổ sách +Đặc biệt phần mềm Misa mimoza có tính bảo mật cao Đáp ứng nhu cầu quản lý kế toán - Phần mềm “Văn phòng điện tử eoffice” : + Phần mềm giúp điều hành hoạt động thực cách khoa học + Các văn đến cập nhật, xử lý kịp thời ngày + Tiết kiệm khối lượng lớn văn phòng phẩm + Tạo phương pháp làm việc khoa học + Cá nhân, cán chủ động công việc + Giúp lãnh đạo Sở kiểm soát kiểm soát hồ sơ công việc quan + Kiểm soát thời gian, hạn xử ký hồ sơ, đôn đốc nhắc nhở + Tìm kiếm hồ sơ công việc thuận tiện, hiệu Thúc đẩy trình cải cách hành Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn - Phần mềm dịch vụ công trực tuyến: + Phần mềm giúp Sở tránh tệ nạn tham nhũng, quan liêu, phiền hà + Giúp tiết kiệm chi phí + Tiết kiệm thời gian đăng ký làm thủ tục hành - Phần mềm dịch vụ công điện tử theo chế cửa: + Thủ tục hành công khai rộng rãi + Thay thao tác thủ công, thay hồ sơ giấy tiếp nhận giải hồ sơ, lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ, công tác kiểm tra, giám sát chặt chẽ 30 PHẦN II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng quan I.1 Ưu điểm Sau thời gian kiến tập ngành nghề văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn địa số 04 – đường Quang Trung – phường Chi Lăng –tỉnh Lạng Sơn thân nhận thấy ưu điểm sau: - Lãnh đạo Sở bám sát chương trình công tác văn phòng toàn quan nhằm đảm bảo hiệu quả, tiến độ chất lượng giải công việc - Văn phòng có ý thức trước bước so với đơn vị khác đại hóa công tác văn phòng, đầu công cải cách hành - Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn làm tốt chức năng, nhiệm vụ công tác tham mưu, tổng hợp hậu cần việc cụ thể như: kiểm tra chịu trách nhiệm thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính… - Đội ngũ cán làm công tác văn phòng đào tạo theo chuyên môn mà lĩnh vực công chức phụ trách như: + Về lưu trữ đào tạo với chuyên ngành lưu trữ + Quản trị mạng công nghệ thông tin… - Văn thư lưu trữ Sở ban hành quy chế văn thư lưu trữ nhằm nâng cao hiệu giải công việc theo quy định nhà nước - Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn đưa công nghệ thông tin vào trình thực giải công việc phầm mềm góp phần đại hóa công tác văn phòng - Trong công việc cán công chức có tinh thần trách nhiệm cao công việc đặc biệt tinh thần tự học hỏi, trau dồi, nâng cao kiến thức, chủ động công việc giao nhằm nâng cao hiệu công việc 31 - Với trang thiết bị, sở vật chất kho lưu trữ trang bị đầy đủ trang thiết bị vật chất tạo thuận lợi cho trình bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu Hoạt động văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn góp phần tạo nên phong cách làm việc khoa học, đáp ứng nhu cầu hành quan nói riêng tỉnh nói chung I.2 Nhược điểm Ngoài ưu điểm nói Sở tránh khỏi mặt hạn chế cần khắc phục: - Có lúc khối lượng công việc lớn với số lượng công chức hạn chế làm hết nên công việc tồn đọng khoảng thời gian định - Văn phòng chưa xây dựng mô tả công việc nên thực công việc bị chồng chéo Hoặc không chủ động nguồn nhân lực cần thiết - Có thông baó dồn dập, gấp công chức chủ động thời gian thông báo cho toàn thể phòng ban kịp thời - Các trang thiết bị máy in, máy fax… chưa đổi thường xuyên hư hỏng ảnh hưởng đến tiến độ giải công việc Kho lưu trữ chỉnh lý sau chỉnh lý xong tài liệu ko đưa lên để ngổn ngang không ngăn nắp, gọn gàng giá II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Trên cương vị sinh viên kiến tập Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn, trước đưa giải pháp em xin đưa số ng hỏi để nhằm khảo sát nâng cao hiệu công tác văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn • Anh (chị) có muốn thay trang thiết bị văn phòng không? + Có + Không • Anh (chị) có nắm vững chuyên môn nghiệp vụ làm không? 32 + Có + Không • Anh ( chị) có thấy khối lượng công việc nhiều so với lực thân không? + Có + Không • Theo anh (chị) có nên thêm số lượng biên chế không? + Có + Không • Anh (chị) có cảm thấy thoải mái với môi trường điều kiện làm việc không? + Có + Không Dựa bảng hỏi thân em xin đưa số giải pháp để khắc phục nhược điểm phát huy ưu điểm: Trong xu toàn cầu hóa tạo cho đất nước ta nhiều thuận lợi, phát triển đòi hỏi người đặc biệt hệ trẻ phải tiếp thu tiến khoa học kỹ thuật cách nhanh chóng để phục vụ hành nói riêng phát triển đất nước nói chung Dựa thực tế để đáp ứng với nhu cầu xã hội hệ trẻ không học sách vở, lý thuyết mà phải kết hợp với trình thực hành, tiếp xúc với thực tế có kinh nghiệm, tự hoàn thiện thân Qua thời gian kiến tập với bỡ ngỡ thân giúp em vận dụng kiến thức học nhận diện bước đầu tìm hiểu phần thực tiễn công tác văn phòng Nó giúp cho thân nhận thấy tầm quan trọng thực tế đời sống, giúp thân trải nghiệm tạo nếp sống mới, phong cách độc lập, nhanh nhẹn, thích nghi với hoàn 33 cảnh, tạo hội hòa nhập với môi trường mới, tự tin giao tiếp học hỏi, trau dồi kinh nghiệm phục vụ cho công tác chuyên môn sau Trong báo cáo không tránh khỏi sai xót nhiều mặt câu từ… để báo cáo hoàn thiện hơn, em mong nhận ý kiến đóng góp từ quý thầy cô khoa Quản trị văn phòng anh, chị Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn./ 34 PHẦN PHỤ LỤC 35 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU .1 LỜI CẢM ƠN PHẦN MỘT KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN I chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn Vị trí, chức năng: Nhiệm vụ và quyền hạn Cơ cấu tổ chức, máy sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 12 II khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn .13 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn .13 2.1.1 Chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn .13 2.1.1.1 Vị trí chức 13 2.1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 14 2.1.2 Mô tả phân công nhiệm vụ vị trí công việc văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn .15 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 18 3.1 Hệ thống hóa văn quản lý Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn công tác văn thư, lưu trữ quan 18 3.2 Mô hình tổ chức văn thư Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 19 36 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 19 3.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 19 3.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 19 3.3.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 20 3.4 Nhận xét quy trình quản lý giải văn Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 21 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn – đến 21 3.4.2 TÌm hiểu lập hồ sơ hành Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 25 3.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn .25 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 27 4.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 27 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng 28 4.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn .29 PHẦN II 31 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 31 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng quan 31 I.1 Ưu điểm 31 37 I.2 Nhược điểm 32 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm .32 PHẦN PHỤ LỤC 35 38