CƠNG TY TƯ VẤN HIỆU QUẢ TỒN CẦU ECO GLOBAL CONSULTING co , ltd HƯỚNG DẪN CÁC BƯỚC CƠ BẢN TRIỂN KHAI XÂY DỰNG ISO 9001:2008 I Các lợi ích ISO 9000 ISO 9000 giúp cơng ty: Tạo móng cho sản phẩm có chất lượng: "Một hệ thống quản lý tốt tạo sản phẩm có chất lượng tốt" Định hướng hoạt động theo trình Quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh cách có hệ thống có kế hoạch Giảm thiểu loại trừ chi phí phát sinh sau kiểm tra, chi phí bảo hành làm lại Cải tiến liên tục hệ thống chất lượng cải tiến liên tục chất lượng sản phẩm Tăng suất giảm giá thành: Cung cấp phương tiện giúp cho người thực công việc từ đầu để giảm thiểu khối lượng công việc làm lại Kiểm sốt̀ chi phí xử lý sản phẩm sai hỏng, giảm lãng phí thời gian, nguyên vật liệu, nhân lực tiền bạc Giảm chi phí kiểm tra cho cơng ty khách hàng Tăng lực cạnh tranh: Tăng lợi cạnh tranh thông qua việc chứng tỏ với khách hàng rằng:̀ sản phẩm họ sản xuất phù hợp với chất lượng mà họ cam kết Quản lý hiệu nguồn nhân lực, tích luỹ bí làm việc – yếu tố cạnh tranh đặc biệt kinh tế thị trường Tăng uy tín cơng ty chất lượng: Nâng cao hình ảnh hệ thống quản lý đạt tiêu chuẩn mà khách hàng người tiêu dùng mong đợi, tin tưởng Chứng minh chất lượng sản phẩm, dịch vụ công ty đáp ứng vượt mong đợi khách hàng Xác định hiệu trình, phân tích, đánh giá sản phẩm, định quản lý, cải tiến hiệu hoạt động, nâng cao thoả mãn khách hàng thơng qua liệu có ý nghĩa I Ý nghĩa Bộ Tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9000 Bộ Tiêu chuẩn ISO 9000 qui tụ kinh nghiệm Quốc tế lĩnh vực quản lý đảm bảo chất lượng sở phân tích quan hệ người mua người cung cấp (nhà sản xuất) Đây phương tiện hiệu giúp nhà sản xuất tự xây dựng áp dụng hệ thống bảo đảm chất lượng sở mình, đồng thời là phương tiện để bên mua vào tiến hành kiểm tra người sản xuất, kiểm tra ổn định sản xuất chất lượng trước ký hợp đồng ISO 9000 đa chuẩn mực cho hệ thống chất lượng áp dụng rộng rãi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh dịch vụ ISO 9000 Hướng dẫn tổ chức doanh nghiệp xây dựng mơ hình quản lý thích hợp văn hố yếu tố hệ thống chất lượng theo mơ hình chọn II CÁC BƯỚC ÁP DỤNG ISO 9000 Việc áp dụng ISO 9001: 2008 tổ chức tiến hành theo bước: Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn xác định phạm vi áp dụng Bước bắt tay vào việc xây dựng áp dụng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 phải thấy ý nghĩa việc trì phát triển tổ chức Lãnh đạo doanh nghiệp cần định Hướng cho hoạt động hệ thống chất lượng, xác định mục tiêu phạm vi áp dụng để hỗ trợ cho hoạt động quản lý đem lại lợi ích thiết thực cho tổ chức Bước 2: Lập ban đạo thực dự án ISO 9000:2008 Việc áp dụng ISO 9000 xem dự án lớn, Doanh nghiệp cần tổ chức điều hành dự án cho có hiệu Nên có ban đạo ISO 9000 doanh nghiệp, bao gồm đại diện lãnh đạo đại diện phận nằm phạm vi áp dụng ISO 9000 Cần bổ nhiệm đại diện lãnh đạo chất lượng để thay lãnh đạo việc đạo áp dụng hệ thống quản lý ISO 9000 chịu trách nhiệm trước lãnh đạo hoạt động chất lượng Bước 3: Đánh giá thực trạng doanh nghiệp so sánh với tiêu chuẩn Đây bước thực xem xét kỹ lưỡng thực trạng doanh nghiệp để đối chiếu với yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9000, xác định xem yêu cầu không áp dụng, hoạt động tổ chức có, mức độ đáp ứng đến đâu hoạt động chưa có để từ xây dựng nên kế hoạch chi tiết để thực Sau đánh giá thực trạng, cơng ty xác định cần thay đổi bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn Bước 4: Hướng dẫn xây dựng hệ thống văn chất lượng theo yêu cầu ISO 9000 Thực thay đổi bổ sung xác định đánh giá thực trạng để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000 Cần xây dựng hoàn chỉnh tài liệu theo yêu cầu tiêu chuẩn, ví dụ: • Xây dựng sổ tay chất lượng • Lập thành văn tất trình thủ tục liên quan • Xây dựng Hướng dẫn công việc, biểu mẫu, quy chế, quy định cần thiết Bước 5: Áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO 9000 Công ty cần áp dụng hệ thống chất lượng thiết lập để chứng minh hiệu lực hiệu hệ thống Trong bước cần thực hoạt động sau: • Phổ biến cho tất cán công nhân viên công ty nhận thức ISO 9000 • Hướng dẫn nhân viên thực theo quy trình, thủ tục viết • Phân rõ trách nhiệm sử dụng tài liệu thực theo chức nhiệm vụ mà thủ tục mơ tả • Tổ chức đánh giá nội phù hợp hệ thống đề hoạt động khắc phục không phù hợp Bước 6: Đánh giá nội chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận Việc chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm bước sau: • Đánh giá trước chứng nhận: Đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định xem hệ thống chất lượng công ty phù hợp với tiêu chuẩn chưa có thực cách có hiệu khơng, xác định vấn đề tồn để khắc phục Việc đánh giá trước chứng nhận cơng ty thực tổ chức bên thực Bước 7: Lựa chọn tổ chức chứng nhận đăng ký đánh giá chứng nhận ·Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Tổ chức chứng nhận hay đánh giá bên thứ ba tổ chức công nhận cho việc thực đánh giá cấp chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn phù hợp ISO 9000 Việc xem xét lựa chọn Tổ chức Chứng nhận thời gian đầu có lợi cho khách hàng mặt thơng tin kiểm soát độc lập, khách quan đơn vị Tư vấn xây dựng hệ thống Về nguyên tắc khách hàng lựa chọn Tổ chức chứng nhận theo số tiêu chí sau: - Tập đồn có kinh nghiệm lực tốt thể phạm vi cung cấp dịch vụ , phạm vi hoạt động giới, số lượng khách hàng… - Được tổ chức Công nhận tiếng công nhận UKAS ( Anh), ANAB( Mỹ), DAR( Đức), - Có pháp nhân độc lập Việt Nam Có khả cung cấp nhiều dịch vụ khác - Có chuyên gia đào tạo với bề dày kinh nghiệm đánh giá Việt Nam quốc tế - Có hoạt động phụ trợ đào tạo, xem xét tài liệu, đánh giá sơ bộ… giúp khách hàng trì tốt có hiệu hệ thống quản lý chất lượng - Có nhiều kinh nghiệm đánh giá cho khách hàng Việt nam Tổ chức chứng nhận công ty lựa chọn tiến hành đánh giá tài liệu, đánh giá sơ bộ, đánh giá chứng nhận thức hệ thống chất lượng cơng ty Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau chứng nhận giai đoạn cần tiến hành khắc phục vấn đề tồn phát quan đánh giá chứng nhận tiếp tục thực hoạt động theo yêu cầu tiêu chuẩn để trì cải tiến khơng ngừng hệ thống chất lượng công ty III Để áp dụng thành công ISO 9000 cần điều kiện gì? ·Lãnh đạo Cơ quan/doanh nghiệp: cam kết lãnh đạo việc thực sách chất lượng việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng điều kiện tiên thành công việc áp dụng trì hệ thống quản lý ISO 9000 Yếu tố người: tham gia tích cực hiểu biết thành viên công ty ISO 9000 việc áp dụng giữ vai trò định Trình độ cơng nghệ thiết bị: Trình độ cơng nghệ thiết bị khơng đóng vai trị quan trọng việc áp dụng ISO 9000 hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 áp dụng cho doanh nghiệp khơng kể loại hình kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh trình độ thiết bị cơng nghệ Tất nhiên doanh nghiệp mà trình độ cơng nghệ thiết bị đại việc áp dụng ISO 9000 hồn tất cách nhanh chóng đơn giản Quy mô quan/doanh nghiệp: Quy mơ doanh nghiệp lớn khối lượng cơng việc phải thực trình áp dụng nhiều Chuyên gia tư vấn có khả kinh nghiệm: Đây điều kiện bắt buộc lại đóng vai trị quan trọng mức độ thành công việc xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 tổ chức, cơng ty IV Những khó khăn quan/doanh nghiệp tự xây dựng quản lý chất lượng Doanh nghiệp tự thực áp dụng ISO 9000, nhiên điều khiến doanh nghiệp gặp số khó khăn sau đây: Mất nhiều thời gian việc nghiên cứu tìm hiểu yêu cầu tiêu chuẩn Tuy nhiên điều khắc phục cách tham gia lớp tập huấn ISO 9000 tổ chức chuyên môn tiến hành Không khách quan đánh giá thực trạng so sánh với yêu cầu tiêu chuẩn đặt Mất nhiều thời gian việc mày mị tìm Hướng tiến hành bước thực hiện, áp dụng hệ thống quản lý ISO 9000 Việc trì cải tiến hệ thống quản lý chất lượng sau chứng nhận gần không thực có hiệu Chính vậy, tổ chức hỗ trợ có kinh nghiệm chun mơn giúp tổ chức nhiều việc rút ngắn thời gian tiến tới chứng nhận, giúp doanh nghiệp Hướng tránh tác động tiêu cực tiến hành hoạt động hiệu Cung cấp dẫn việc xây dựng triển khai, trì cải tiến chiến lợc hệ thống đào tạo có ảnh hởng đến chất lượng sản phẩm Những điều kiện để áp dụng thành công ISO 9001:2008: • Sự cam kết lãnh đạo: việc thực sách chất lượng việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng điều kiện tiên cho thành cơng! • Sự tham gia nhân viên: nhận thức rõ ràng mục đích áp dụng ISO tham gia tích cực thành viên tổ chức vào trình áp dụng, trì, cải tiến hệ thống chất lượng giữ vai trị định; • Áp dụng cơng nghệ hỗ trợ: ISO 9000 áp dụng cho tổ chức khơng kể loại hình hoạt động, sản phẩm dịch vụ tạo trình độ thiết bị công nghệ, sở hạ tầng Tuy nhiên, tổ chức có điều kiện tốt hơn, thuận lợi để tiếp cận khai thác thiết bị tiên tiến, ứng dụng cơng nghệ thơng tin, việc áp dụng ISO 9000 hoàn tất cách nhanh chóng, hiệu thuận tiện hơn; • Chú trọng Cải tiến liên tục: hành động cải tiến bước hay hoạt động đổi mang lại lợi ích thiết thực thực thường xuyên; • Sử dụng tư vấn chứng nhận chuyên nghiệp: Ðây khơng phải điều kiện bắt buộc lại đóng vai trị quan trọng tiến độ mức độ thành công việc xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 tổ chức • Nguyên tắc độc lập khách quan tư vấn chứng nhận: Tuyệt đối không ký hợp đồng trọn gói nghĩa hợp đồng tư vấn bao gồm giai đoạn đánh giá chứng nhận ngược lại Khách hàng ký hợp đồng độc lập tư vấn chứng nhận nhằm tránh tình trạng “ vừa đá bóng vừa thổi cịi “ điều giúp khách hàng có hệ thống quản lý phù hợp với nhờ đánh giá chéo tư vấn chứng nhận Những trở ngại thường gặp dẫn đến áp dụng hiệu quả: - Mục đích áp dụng khơng xác định từ đầu; - Lãnh đạo chưa cam kết áp dụng khơng theo dõi việc áp dụng tồn hệ thống - Không phá vỡ quan niệm cho ISO 9001 để quản lý vấn đề chất lượng sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp; - Thiếu nguồn lực kịp thời có chất lượng để thực hiện, trì, cải tiến hệ thống; - Hệ thống tài liệu không phù hợp nên hiệu lực hiệu quả; - Tổ chức tư vấn không thích hợp thiếu kinh nghiệm - Thiếu độc lập khách quan bên tư vấn bên chứng nhận - Thiếu tham gia người; Không có hoạt động cải tiến; Những khó khăn thường gặp tổ chức tự thực ISO 9001: Tổ chức tự thực áp dụng ISO 9000, nhiên thường gặp số khó khăn sau đây: - Mất nhiều thời gian việc nghiên cứu tìm hiểu yêu cầu tiêu chuẩn Tuy nhiên điều khắc phục cách tham gia lớp tập huấn, đào tạo ISO 9000 tổ chức chuyên môn tiến hành; - Không khách quan đánh giá thực trạng hệ thống để so sánh với yêu cầu tiêu chuẩn; - Mất nhiều thời gian việc xây dựng văn triển khai áp dụng hệ thống; Chính vậy, tổ chức tư vấn, hỗ trợ chuyên nghiệp với kiến thức, kỹ kinh nghiệm giúp doanh nghiệp nhiều việc rút ngắn thời gian, giúp doanh nghiệp hướng tránh tác động tiêu cực tiến hành hoạt động lãng phí, hiệu Làm để lựa chọn tổ chức tư vấn phù hợp? Trước yêu cầu ngày nhiều vừa nêu sản phẩm, dịch vụ, nhiều tổ chức, doanh nghiệp chủ động việc đào tạo, huấn luyện để nâng cao lực cho đội ngũ nhân viên, nhằm chủ động triển khai chương trình, hệ thống quản lý doanh nghiệp Có nhiều tổ chức thành công với cách tiếp cận Tuy nhiên thực tế, tổ chức có đủ điều kiện tiên nguồn nhân lực, kinh nghiệm, trường hợp tự thực xây dựng hệ thống quản lý theo ISO nhiều thời gian, cơng sức để mày mị, thử nghiệm, chưa kể đến việc phải làm làm lại nhiều lần điểm xuất phát định hướng ban đầu chưa Đó lý hầu hết doanh nghiệp lựa chọn phương án tìm nhà tư vấn để hướng dẫn, hỗ trợ việc xây dựng, đưa vào vận hành hệ thống quản lý cách có hiệu lực hiệu thực Vậy làm tìm nhà tư vấn “ưng ý” để mang lại nhiều giá trị gia tăng cho tổ chức hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 thiết lập, áp dụng? Dưới số lưu ý mà tổ chức nên cân nhắc kỹ lưỡng trước định lựa chọn tổ chức tư vấn thực phù hợp với mục đích đầu tư cho chất lượng cách bền vững: a Xác định mục đích tìm tư vấn: Tổ chức, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng việc xây dựng hệ thống quản lý đầu tư mục đích lợi ích lâu dài doanh nghiệp Đã đầu tư phải mang lại hiệu quả, đó, cần tỉnh táo, khách quan để không bị ảnh hưởng tác động, sức ép từ bên tiến hành chọn nhà tư vấn b Chất lượng Nhà tư vấn thể qua số tiêu chí sau đây: - Tính chuyên nghiệp chuyên gia tư vấn: tư cách phẩm chất, trình độ học vấn, kiến thức chuyên môn tổng hợp, kỹ năng, kinh nghiệm trải qua lĩnh vực tư vấn liên quan, kể khả trình bày, giảng dạy, giao tiếp, ngoại ngữ… - Chất lượng Đề cương dự án mà nhà tư vấn lập: cụ thể, rõ ràng, chặt chẽ giai đoạn triển khai quản lý dự án - Sự hợp tác: nhà tư vấn phải đặt vào vị trí thành viên doanh nghiệp, để tăng cường tối đa hợp tác tư vấn với nhân viên doanh nghiệp mục tiêu chung, tránh việc hình thành khoảng cách “vơ hình” hai bên làm giảm hiệu hợp tác, có để đối phó - Khả đáp ứng nhanh tư vấn: nhiều tổ chức thường gặp khó khăn tiếp cận nhận thức vấn đề q trình triển khai, đó, khả đáp ứng nhanh, hiệu quả, nơi, lúc chuyên gia tư vấn để hướng dẫn, hỗ trợ tổ chức tháo gỡ vướng mắc thực dự án vấn đề nhiều tổ chức quan tâm Đây thực tế nhiều doanh nghiệp hay gặp phải, trở ngại phát sinh việc tư vấn tiến hành từ xa, cho dù ngày nay, phương tiện trao đổi thông tin đại hoá nhiều Điều rõ ràng nhiều nhà tư vấn muốn giảm số lượng ngày cơng làm việc trực tiếp để hạn chế chi phí (đi lại, lưu trú, ) triển khai so với kế hoạch ban đầu Nguy hiểm bị sức ép thời gian, có xảy tình trạng “đốt cháy giai đoạn” triển khai, thân hệ thống quản lý chưa có đủ thời gian cần thiết để điều chỉnh, cải tiến cho phù hợp Một hệ thống “sinh non” chắn hiệu quả, gây lãng phí tiền bạc doanh nghiệp c Uy tín tổ chức tư vấn: - Sự diện tổ chức tư vấn chấp nhận rộng rãi: điều không với tổ chức tư vấn có danh sách khách hàng tư vấn thật dài, mà cịn với hoạt động, thành tích khác mà tổ chức tư vấn đạt lợi ích cho cộng đồng, xã hội - Chủ động lực lượng chuyên gia đủ mạnh lượng chất để sẵn sàng tham gia dự án cần thiết, để đảm bảo chất lượng tiến độ dự án d Chi phí tư vấn: - Tuỳ thuộc vào yêu cầu, phạm vi tổ chức áp dụng ISO 9001 mà giá tư vấn khác Tư vấn thị trường, có cạnh tranh giá, gần hình thành mặt giá nói chung ... chức Bước 2: Lập ban đạo thực dự án ISO 9000:2008 Việc áp dụng ISO 9000 xem dự án lớn, Doanh nghiệp cần tổ chức điều hành dự án cho có hiệu Nên có ban đạo ISO 9000 doanh nghiệp, bao gồm đại diện... lý thích hợp văn hoá yếu tố hệ thống chất lượng theo mơ hình chọn II CÁC BƯỚC ÁP DỤNG ISO 9000 Việc áp dụng ISO 9001: 2008 tổ chức tiến hành theo bước: Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn xác định phạm... ổn định sản xuất chất lượng trước ký hợp đồng ISO 9000 đa chuẩn mực cho hệ thống chất lượng áp dụng rộng rãi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh dịch vụ ISO 9000 Hướng dẫn tổ chức doanh nghiệp xây dựng