CHUYÊN ĐỀ: PHƯƠNG PHÁP TRIỂN KHAI ÁP DỤNG ISO 9001:2015 TẠI DOANH NGHIỆP

BỘ CÔNG THƯƠNG CHUYÊN ĐỀ PHƯƠNG PHÁP TRIỂN KHAI ÁP DỤNG ISO 9001:2015 TẠI DOANH NGHIỆP Tên nhiệm vụ: “Hỗ trợ chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang phiên ISO 9001:2015 cho doanh nghiệp ngành công nghiệp” Cơ quan chủ trì: Viện Năng suất Việt Nam Chủ nhiệm đề tài: Nguyễn Thị Phương Nhung Thời gian thực hiện: 1/2017 - 12/2018 HÀ NỘI - 2017 MỤC LỤC DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT CHƯƠNG I CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ ĐỂ ÁP DỤNG ISO 9001:2015 TẠI DOANH NGHIỆP Giai đoạn 1: Chuẩn bị tiến hành I 1.1 Thành lập ban đạo ISO 1.2 Thống phạm vi triển khai 1.3 Đào tạo nhận thức chung ISO 9001:2015 1.4 Đánh giá thực trạng xác định bối cảnh doanh nghiệp 1.5 Lập kế hoạch chi tiết II 2.1 Giai đoạn 2: Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng 16 Đào tạo xây dựng hệ thống văn 16 2.2 Xem xét phù hợp q trình cơng việc tại; điều chỉnh, cải tiến cần thiết 16 2.3 Thiết lập bổ sung trình theo yêu cầu ISO 9001:2015 16 2.4 Xây dựng hệ thống văn 16 CHƯƠNG II GIAI ĐOẠN TRIỂN KHAI ÁP DỤNG VÀ NHỮNG LƯU Ý ĐỂ TRIỂN KHAI THÀNH CÔNG ISO 9001:2015 18 I Giai đoạn 3: Triển khai áp dụng 18 1.1 Ban hành phổ biến tài liệu 18 1.2 Triển khai áp dụng 19 1.3 Xem xét cải tiến hệ thống chất lượng 19 II Giai đoạn 4: Theo dõi, đánh giá vận hành hệ thống 20 2.1 Đào tạo chuyên gia đánh giá chất lượng nội 20 2.2 Đánh giá chất lượng nội 21 2.3 Khắc phục, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng 22 III Giai đoạn 5: Đánh giá chứng nhận hệ thống 22 3.1 Đăng ký chứng nhận 22 3.2 Đánh giá chứng nhận 23 3.3 Khắc phục sau đánh giá chứng nhận 23 IV Những lưu ý để triển khai thành công ISO 9001:2015 24 DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng CSCL: Chính sách chất lượng MTCL: Mục tiêu chất lượng CHƯƠNG I GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ ĐỂ ÁP DỤNG ISO 9001:2015 TẠI DOANH NGHIỆP Để chuẩn bị tốt cho việc triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, trước tiên, doanh nghiệp cần tiến hành bước để chuẩn bị bao gồm: đào tạo nhận thức cho toàn cán người lao động, xem xét phù hợp trình cải tiến cần thiết, thiết lập bổ sung trình theo yêu cầu HTQLCL xây dựng hệ thống văn I Giai đoạn 1: Chuẩn bị tiến hành 1.1 Thành lập ban đạo ISO Hướng dẫn Công ty thành lập Ban đạo dự án thực ISO 9000 Công ty – người chịu trách nhiệm giám sát đốc thúc việc thực dự án Ban đạo dự án ISO bao gồm trưởng ban, thư kí thành viên  Chức nhiệm vụ Ban điều hành hệ thống quản lý chất lượng:  Chức Ban điều hành hệ thống quản lý chất lượng (sau gọi tắt Ban ISO) thành lập theo định Giám đốc Cơng ty có chức phận tham mưu cho Giám đốc vấn đề liên quan đến việc thiết lập, thực hiện, trì cải tiến hệ thống quản lý chất lượng cho hoạt động sản xuất cung cấp dịch vụ Công ty  Nhiệm vụ - Cùng với chuyên gia tổ chức tư vấn thiết lập, triển khai áp dụng, đánh giá giám sát việc áp dụng, hoàn thiện Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 cho phạm vi hoạt động Công ty - Xây dựng kế hoạch thực xâu dựng, áp dụng, trì cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng - Phân công trách nhiệm việc chuẩn bị thảo, xem xét phê duyệt tài liệu cho Hệ thống quản lý chất lượng - Xác định đề xuất với Giám đốc Công ty yêu cầu nguồn lực, bao gồm nhân lực, đào tạo, trang thiết bị cần thiết để thiết lập, thực hiện, trì cải tiến hệ thống quản lý chất lượng - Là đầu mối thực quan hệ công việc với đơn vị tư vấn thiết lập hệ thống quản lý chất lượng suốt trình xây dựng, áp dụng, trì cải tiến hệ thống quản lý chất lượng - Là đầu mối thực quan hệ công việc với tổ chức chứng nhận việc chuẩn bị, xếp lịch, hỗ trợ việc đánh giá chứng nhận, khắc phục phát (nếu có) đánh giá chứng nhận theo yêu cầu tổ chức chứng nhận - Đào tạo kiểm tra nhận thức nhân viên tồn Cơng ty Hệ thống quản lý chất lượng nhằm đảm bảo nhân viên Công ty hiểu tầm quan trọng việc đáp ứng yêu cầu chất lượng sản phẩm, dịch vụ nâng cao thỏa mãn khách hàng - Báo cáo đến Ban giám đốc cách thường xuyên kết thực dự án thiết lập áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đề xuất hướng giải vấn đề phát sinh 1.2 Thống phạm vi triển khai Việc xác định phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Lãnh đạo, Ban đạo dự án định sở ý kiến tư vấn bên tư vấn 1.3 Đào tạo nhận thức chung ISO 9001:2015 - Thời gian đào tạo: Từ 0,5 – ngày, trước sau đánh giá thực trạng - Mục đích khoá đào tạo: giúp cho học viên hiểu khái niệm chất lượng, quản lý chất lượng, nắm thông tin ISO, ISO 9000, yêu cầu nguyên tắc quản lý, chứng ISO 9001 quan chứng nhận, bước triển khai thực hiện, yêu cầu ISO 9001: 2015 Học viên nắm khái niệm bản, thông tin truyền đạt, hiểu ISO 9000, ISO 9001, biết công việc cần làm để thực tiêu chuẩn Nội dung đào tạo: Phần 1: Tổng quan quản lý chất lượng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 - Lịch sử phát triển quản lý chất lượng ISO 9000; Các lợi ích áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Các thuật ngữ định nghĩa Nội dung ứng dụng nguyên tắc quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Phần 2: Các yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 - Phân tích yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015; - Xác định văn cần thiết hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015; - Cách thức quản lý thông tin dạng văn Phần 3: Các công cụ hỗ trợ việc thực số yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015 - Hướng dẫn cách thức xác định bối cảnh tổ chức: SWOT, PEST ; - Giới thiệu rủi ro chất lượng: Khái niệm, phương pháp quản lý rủi ro, ví dụ liên quan…; - Hướng dẫn cách thức đánh giá kết thực công việc: Hệ thống đánh giá hiệu công việc KPIs; - Quản lý tri thức tổ chức Phần 4: Quá trình xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 - Xác định bối cảnh tổ chức Xác định phạm vi hệ thống quản lý chất lượng Xây dựng kế hoạch triển khai Đào tạo huấn luyện Văn hóa q trình Thiết lập mục tiêu trình Đo lường kết thực Cải tiến liên tục Phần 5: Các bước chứng nhận HTQLCL theo ISO 9001:2015 - Lựa chọn vấn đề cần lưu ý tổ chức chứng nhận - Công việc cần chuẩn chị cho đánh giá 1.4 Đánh giá thực trạng xác định bối cảnh doanh nghiệp Mục đích đánh giá thực trạng: Tìm hiểu kỹ hoạt động tổ chức cơng ty, xác định q trình, xem xét mức độ đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015 nhằm thiết kế hệ thống văn phù hợp đưa khuyến nghị cần thiết công ty a) Thông tin đầu vào dự án:  Đề cương thực dự án  Báo cáo sơ công ty  Quy mô, tiến độ, nội dung dự án  Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ b) Bên tư vấn chuẩn bị trước đánh giá thực trạng:  Nghiên cứu, trao đổi thông tin chưa rõ, chưa đầy đủ cần thống phương án triển khai cụ thể công ty  Trao đổi thống lịch làm việc với trưởng phòng trường hợp cần có tham gia họp khai mạc trưởng phịng Đại diện lãnh đạo tham dự  Lập chương trình đánh giá thực trạng  Dự thảo kế hoạch triển khai chung dự án c) Tiến hành đánh giá thực trạng  Họp khai mạc (khoảng thời gian 30 phút) - Thành phần tham gia họp khai mạc:  Phía tư vấn: Chuyên gia tư vấn  Phía công ty: Ban đạo ISO 9000 (nếu công ty thành lập ban đạo), chưa lập Ban đạo thành phần thơng thường bao gồm: đại diện lãnh đạo, phụ trách phònng/bộ phận, cán đầu mối ISO - Bên tư vấn giới thiệu thành phần đồn đề nghị phía cơng ty giới thiệu thành phần tham dự - Bên tư vấn giới thiệu bước triển khai dự án ISO 9000 theo dự thảo kế hoạch chung, lý do, mục đích buổi làm việc, phương pháp, chương trình cụ thể đề nghị việc bố trí nhân cho dự án - Đề nghị phía cơng ty giới thiệu sơ thông tin thiết yếu như: lĩnh vực hoạt động chính, tóm tắt sơ lược lịch sử hình thành, thị trường/cơng ty chính, mong muốn công ty thực hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 (phần sử dụng doanh nghiệp), khẳng định lại tiến độ, nội dung dự án mong muốn phía cơng ty kết dự án (Lưu ý: thông tin đầy đủ báo cáo đánh giá sơ khơng cần hỏi nhiều thơng tin mà thẳng vào dự án)  Tiến hành đánh giá phịng/bộ phận : - Dựa theo chương trình đánh giá thống nhất, chuyên gia tư vấn tiến hành đánh giá phòng Khi xem xét chức nhiệm vụ, cần định hướng điều khoản ISO 9001 :2015 tương ứng với hoạt động phòng ban - Khi đánh giá phòng, chuyên gia tư vấn giới thiệu, trao đổi làm quen với đại diện phòng, nêu mục đích đánh giá đặt câu hỏi liên quan tới hoạt động phịng Đối với hoạt động có liên quan tới tiêu chuẩn ISO 9001 chuyên gia tư vấn cần tìm hiểu kỹ bước triển khai cơng việc, liên hệ với điều khoản ISO 9001, xem xét đối chiếu hoạt động thực tế với điều khoản tiêu chuẩn, xem xét mức độ đáp ứng, điều chưa đáp ứng, nhìn nhận mặt cịn tồn Cần ghi chép đầy đủ thơng tin ghi nhận  Họp kết thúc Tùy tình hình cần thiết có họp kết thúc, khơng kết thúc công việc việc gặp gỡ ban lãnh đạo đại diện lãnh đạo chất lượng để báo cáo lại sơ kết đánh giá thực trạng Nội dung gồm : - Nhận xét tình hình quản lý chất lượng tại, nêu mặt tích cực trước, sau mặt cịn tồn Thông thường nhận xét nội dung :  Việc định hướng lãnh đạo, việc trọng đến công tác chất lượng  Hệ thống tài liệu có  Hệ thống hồ sơ việc lưu trữ  Hệ thống sở hạ tầng, vệ sinh công nghiệp, mặt bằng, kho bãi  Công tác ghi chép số liệu, thống kê, phân tích liệu, đánh giá thoả mãn công ty  Những điều khoản ISO 9001:2015 chưa đáp ứng được, vấn đề tồn cần tập trung giải  Những điều khoản hỗ trợ theo ISO 9001 cần bổ sung thêm  Nhấn mạnh vào vấn đề nghiêm trọng (nếu có) cần có kế hoạch khắc phục - Đưa khuyến nghị, yêu cầu công tác chuẩn bị - Kế hoạch dự kiến cho đợt làm việc  Lập báo cáo 1.5 Lập kế hoạch chi tiết Căn thơng tin thu thập q trình đánh giá thực trạng, quy định chức năng, nhiệm vụ, phạm vi áp dụng HTQLCL, hệ thống văn đơn vị yêu cầu tiêu chuẩn, công ty xây dựng kế hoạch văn nhằm đảm bảo phù hợp với yêu cầu quản lý tổ chức đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn a) Lập kế hoạch triển khai Đây kế hoạch tiến độ thực công việc, kế hoạch lập sơ sau tiếp nhận dự án Sau đánh giá thực trạng thiết kế hệ thống, điều chỉnh cho phù hợp Kế hoạch cần đại diện doanh nghiệp phê duyệt với kế hoạch văn Kế hoạch lập dựa thơng tin doanh nghiệp có từ kết đánh giá thực trạng phân tích hệ thống như: - Phạm vi áp dụng - Thời gian thực - Mức độ phức tạp trình sản xuất kinh doanh - Mức độ tài liệu hướng dẫn công việc, Quy định có - Số lượng văn cần xây dựng Gồm giai đoạn thực sau: - Giai đoạn chuẩn bị (thành lập ban đạo, đánh giá thực trạng, đào tạo nhận thức chung viết văn bản, lập kế hoạch viết văn bản) nên bắt đầu hợp đồng ký kết, thời gian thực khoảng tháng - Giai đoạn viết văn bản: khoảng 1/3 thời gian dự án (Phụ thuộc lượng văn cần xây dựng) - Giai đoạn triển khai áp dụng bắt đầu ban hành Quy trình - Giai đoạn đánh giá hệ thống chất lượng bắt đầu khoảng tuần sau Quy trình ban hành áp dụng - Giai đoạn chứng nhận triển khai sau đánh giá chất lượng nội xem xét lãnh đạo hệ thống chất lượng Giai đoạn nên bắt đầu triển khai tháng trước đánh giá chứng nhận Trong buổi làm việc kế hoạch thực hiện, cần giải thích rõ bước cơng việc cho đại diện lãnh đạo công ty thống thời gian phân bố trách nhiệm cho giai đoạn Trong trình triển khai thực hiện, đại diện cơng ty chỉnh sửa lại kế hoạch chưa phù hợp thực tế b) Kế hoạch văn thông thường lập sau:  Hệ thống chất lượng phải bao gồm văn sau : - Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng - Sổ tay chất lượng - Các Quy trình viết thành văn theo yêu cầu tiêu chuẩn - Các văn cần thiết viết thành văn để đảm bảo cho doanh nghiệp tiến hành kiểm sốt cách có hiệu q trình hoạt động, thường gồm: quy chế, quy trình tác nghiệp, quy định, nội quy, hướng dẫn, biểu mẫu, …  Ngoài văn bắt buộc phải có theo yêu cầu tiêu chuẩn, văn khác cần phải có phụ thuộc vào: - Phạm vi tính chất hoạt động doanh nghiệp - Tính phức tạp trình hoạt động - Khả mức độ thành thạo của người thực công việc Hệ thống văn phải bao quát tất hoạt động doanh nghiệp, nên chia thành phần: - Phần tài liệu chung quản lý hệ thống: Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, Quy định chức nhiệm vụ, mô tả công việc, sổ tay chất lượng, Quy trình kiểm sốt tài liệu, kiểm soát hồ sơ, xem xét lãnh đạo, đánh giá chất lượng nội bộ, cải tiến… - Các Quy trình nhân – hành chính, thiết bị, mơi trường - Các Quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh - Các Quy trình liên quan đến xử lý khiếu nại, đánh giá thoả mãn công ty, sản phẩm không phù hợp, giám sát, kiểm tra, phân tích liệu, cải tiến Khi lập kế hoạch văn bản, linh hoạt thiết kế thích ứng cho cơng ty, gộp chung, tách nhỏ Quy trình, phần phức tạp, quan trọng cần thiết kế thêm hướng dẫn Thảo luận với doanh nghiệp, giải thích rõ nội dung yêu cầu Quy trình, điều chỉnh cho thật phù hợp, kể tên gọi cho Quy trình (có thể tổ chức họp thảo luận kết hợp đào tạo xây dựng hệ thống văn bản) d) Bảng quan hệ trách nhiệm Công ty cần xác định bảng quan hệ trách nhiệm phòng ban Quy trình liên quan, tiêu chuẩn liên quan Bảng giúp cho việc xác định trách nhiệm phòng ban xây dựng văn kiểm sốt q trình hệ thống chất lượng 10 Dưới mẫu kế hoạch 11 triển khai dự án : KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN ISO 9001:2015 TẠI … Lĩnh vực áp dụng: Địa điểm áp dụng: Hôm nay, ngày … ………., bên thống nội dung tiến độ thực cho công tác triển khai dự án ISO 9001:2015 cụ thể sau: Cơng việc cần thực TT Trách nhiệm, thực Chuẩn bị: 1.1 QĐ thành lập Ban đạo ISO 9000 QĐ thành lập tổ giúp việc Ban đạo ISO 9000 (có bổ nhiệm chức danh) Cơng ty 1.2 Khảo sát tồn phịng ban, tiến hành xem xét thực tế quy trình, quy định, văn hoạt động quản lý Ban đối chiếu với yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015 nhằm đánh giá mức độ đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn phòng ban Ban đạo ISO 9000, tổ giúp việc 1.3 1.4 Thống phê duyệt kế hoạch triển khai chung dự án Đào tạo nhận thức chung ISO 9000 Cơng ty Tồn cán cơng nhân viên Tổng công ty Xây dựng văn HTCL: 2.1 Thống phê duyệt kế hoạch văn hệ thống QLCL Công ty 2.2 Đào tạo phương pháp xây dựng hệ thống tài liệu theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Nhóm phân cơng viết văn Phân tích bối cảnh tổ chức áp dụng ISO 9001:2015 Lãnh đạo Ban, Lãnh đạo phịng, Ban đạo ISO, cán phân cơng 2.3 12 Thời gian dự kiến T1 T2 T3 T4 T5 T6 Lãnh đạo Ban/ văn phòng, Ban đạo ISO, cán phân công 2.4 Nhận diện, đánh giá kiểm soát rủi ro tổ chức 2.5 Dự thảo văn HTCL 2.6 Xem xét điều chỉnh HTVB Các cán phân công Ban đạo ISO 2.7 Xem xét phê duyệt HTVB Công ty Triển khai áp dụng HTVB: 3.1 Phân phối hệ thống văn đến Văn phòng phòng chức Tổ giúp việc ISO 3.2 Hướng dẫn áp dụng văn hệ thống Ban đạo ISO, Tổ giúp việc BCĐ 3.3 Hướng dẫn áp dụng quy trình tác nghiệp riêng phịng 3.4 Áp dụng đơn vị Đánh giá chất lượng nội bộ: Trưởng văn phòng/ Ban Các phòng, ban 4.1 Đào tạo lập kế hoạch đánh giá nội HTCL Ban đạo ISO 9000, tổ giúp việc cán phân công 4.2 Đánh giá nội Đánh giá viên nội 4.3 Báo cáo đánh giá nội Đánh giá viên nội 4.3 Hướng dẫn khắc phục sau đánh giá Đánh giá viên nội 4.4 Xem xét lãnh đạo HTQLCL Ban đạo ISO 9000 5.1 Đánh giá chứng nhận: Chuẩn bị hồ sơ trước đánh giá chứng nhận Ban đạo, Tỏ giúp việc, Các phòng/ Ban, 13 5.2 Nộp hồ sơ ĐGCN Tổng công ty 5.3 Đánh giá chứng nhận ISO 9001:2015 Tổ chức chứng nhận 5.4 Hướng dẫn khắc phục sau đánh giá (nếu có) Văn phịng/các Ban áp dụng, tổ chức chứng nhận 5.5 Nhận chứng Công ty 14 15 II Giai đoạn 2: Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng 2.1 Đào tạo xây dựng hệ thống văn Thời gian đào tạo: 0,5-1 ngày, sau đào tạo nhận thức chung đánh giá thực trạng, có kết thiết kế hệ thống Mục đích khố đào tạo: Hướng dẫn cho đối tượng viết tài liệu nắm ý nghĩa, nội dung tài liệu cần viết để đáp ứng tiêu chuẩn, cách thức xây dựng, thủ tục xây dựng tài liệu Công ty cần thống chương trình đào tạo, gửi thơng báo làm việc ghi chi tiết thông tin: thời gian đào tạo, nội dung đào tạo, công việc công ty cần chuẩn bị, gửi tài liệu phát cho học viên (slides dạng handout) 2.2 Xem xét phù hợp trình công việc tại; điều chỉnh, cải tiến cần thiết Ban ISO phận rà soát tất công việc (trong phạm vi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng), tiến hành điều chỉnh, cải tiến (nếu cần thiết) nhằm đảm bảo trình phù hợp quy định pháp luật, yêu cầu ISO 9001:2015, mong đợi công ty yêu cầu lãnh đạo 2.3 Thiết lập bổ sung trình theo yêu cầu ISO 9001:2015 Ban ISO hướng dẫn cách thức, trách nhiệm thực trình quản lý mà tiêu chuẩn ISO 9001:2015 yêu cầu phải có đánh giá nội bộ, 2.4 Xây dựng hệ thống văn  Xác định phạm vi quy trình Cần làm rõ điểm bắt đầu điểm kết thúc quy trình để tránh liệt kê lan man cơng việc  Liệt kê công việc cần thực xếp theo trình tự Lưu ý tránh bỏ sót bước công việc cách kiểm tra thực tế vài hồ sơ vụ việc trao đổi, vấn thêm cán liên quan khác  Xác định trách nhiệm thực bước công việc biểu mẫu, quy định áp dụng Thực lưu ý để tránh sót biểu mẫu, quy định thơng tin khơng xác trách nhiệm thực  Đánh giá mức độ phù hợp trình; thay đổi, bổ sung bước kiểm sốt cơng việc, biểu mẫu, hướng dẫn … (nếu yêu cầu) Cần rà sốt để đảm bảo bước cơng việc phù hợp với yêu cầu liên quan (ISO 9001:2015, quy định Nhà nước, quy định nội bộ, yêu cầu bên liên quan: công ty, cổ đông…) Nên sử dụng cách tiếp cận chu trình PDCA xem xét đề xuất cải tiến quy trình  Đánh ký mã hiệu cho tài liệu, biểu mẫu hướng dẫn công việc kèm theo Thực theo quy định kiểm soát tài liệu  Xác định nội dung cần trình bày phần nội dung quy trình; Mơ tả chi tiết cho mục xác định phần nội dung - Trình bày nội dung quy trình cần tuân thủ nguyên tắc 5W 1H - Có thể kết hợp mơ tả sơ đồ trình, nhiên nên cho sơ đồ vào phụ lục (nếu áp dụng)  Hoàn thiện mục cịn lại quy trình: Mục đích, Phạm vi, Thuật ngữ, Tài liệu viện dẫn, Hồ sơ, Phụ lục Chỉ nên viết ngắn gọn, xác  Trình bày theo hình thức thống Tham khảo quy định hình thức trình bày quy trình kiểm sốt tài liệu  Lấy ý kiến đóng góp cho quy trình Có thể tổ chức hội thảo lấy ý kiến hay thơng qua gửi tài liệu v.v…  Trình duyệt ban hành Tuân thủ quy định quy trình kiểm sốt tài liệu 17 CHƯƠNG II GIAI ĐOẠN TRIỂN KHAI ÁP DỤNG VÀ NHỮNG LƯU Ý ĐỂ TRIỂN KHAI THÀNH CƠNG ISO 9001:2015 Sau hồn thành bước giai đoạn chuẩn bị, doanh nghiệp tiến hành triển khai áp dụng HTQLCL cho tồn cơng ty I Giai đoạn 3: Triển khai áp dụng 1.1 Ban hành phổ biến tài liệu a) Phê duyệt, ban hành hệ thống tài liệu Giai đoạn áp dụng hệ thống văn bắt đầu từ ban hành qui trình/ thủ tục Nên thực hệ thống văn biên soạn xong lãnh đạo phê duyệt Khuyến nghị công ty lập định ban hành áp dụng, kèm theo bảng phân công trách nhiệm thực tài liệu hệ thống chất lượng Thư ký ISO công ty cần nắm cách thức ban hành tài liệu như: phê duyệt, đóng dấu tài liệu kiểm sốt, đánh ký/mã hiệu tài liệu, cập nhật danh mục tài liệu, phân phối lập sổ phân phối tài liệu (theo quy trình kiểm sốt tài liệu cơng ty biên soạn) b) Phổ biến cách triển khai áp dụng hệ thống tài liệu i) Phổ biến chung: tổ chức họp giới thiệu hệ thống hướng dẫn áp dụng, nội dung họp: - Giới thiệu hệ thống quản lý chất lượng - Giới thiệu CSCL, MTCL - Giới thiệu quy trình, trách nhiệm thực - Cách thức áp dụng hệ thống - Kế hoạch cho thời gian ii) Phổ biến cụ thể loại tài liệu:  Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng: - Treo trang trọng CSCL, MTCL địa điểm dễ thấy - Đưa vào sổ tay nhân viên (nếu có cần thiết)  Quy trình hướng dẫn cơng việc: tuỳ theo quy mơ trình độ cán quản lý cơng ty, cơng ty phổ biến áp dụng theo cách sau: 18 - Cách 1: Lập kế hoạch phổ biến văn bản, lựa chọn văn trọng yếu để trình bày cho đối tượng liên quan (nên để người chịu trách nhiệm cơng ty trình bày) Cách thích hợp với cơng ty có quy mơ lớn, cán quản lý có trình độ, nhiệt tình, QMR có lực Ưu điểm: Tiết kiệm ngày công, tăng khả cán bộ, đào tạo QMR, tạo mang lưới chuyên gia nội bộ, huy động đóng góp người - Cách 02: QMR cơng ty đến hướng dẫn chi tiết phận cần hướng dẫn giải thích rõ cho cán bộ, nhân viên có liên quan nội dung, mục đích, ý nghĩa tài liệu, trách nhiệm cá nhân liên quan Nói rõ cần phải lập biểu mẫu nào, sổ sách cách thức ghi chép Nói rõ cách thức lưu giữ, xếp tài liệu, hồ sơ cho ngăn nắp, dễ sử dụng, tránh nhầm lẫn Cách làm thường áp dụng cơng ty người, quy mơ nhỏ trình độ cán quản lý thấp Hướng dẫn cơng việc khác (nếu có):  Kiểm định, hiệu chuẩn thiết bị đo  Làm vệ sinh, tạo cảnh quan xung quanh nhà máy  Chuẩn bị loại sổ sách ghi chép, cách phân phối, lưu trữ biểu mẫu  Sắp xếp tài liệu, hồ sơ vệ sinh phòng làm việc (5S)  Vệ sinh máy móc, thiết bị nhà xưởng  Sắp xếp kho tàng  Lập hiệu (nếu cần thiết) Đối với doanh nghiệp có đầu tư lớn cải tạo thiết bị, nhà xưởng, công ty phải theo dõi sát đôn đốc doanh nghiệp thực để đảm bảo tiến độ Tuỳ theo tình hình cơng ty, cơng việc kết hợp đánh giá chất lượng nội 1.2 Triển khai áp dụng Triển khai áp dụng theo qui định Hệ thống tài liệu, tương ứng với hoạt động có liên quan hệ thống quản lý chất lượng 1.3 Xem xét cải tiến hệ thống chất lượng 19 Trong trình áp dụng có xuất bất cập cần bổ sung, sửa đổi, tìm cách thức khác tốt để tiến hành công việc cách hiệu Những yêu cầu sửa đổi cải tiến ghi nhận lại xử lý làm cho hệ thống chất lượng sát với thực tế II Giai đoạn 4: Theo dõi, đánh giá vận hành hệ thống 2.1 Đào tạo chuyên gia đánh giá chất lượng nội Thời gian đào tạo: 1-2 ngày, sau hoàn thành giai đoạn xây dựng văn bắt đầu đưa hệ thống văn vào áp dụng Mục đích khố đào tạo: Chuẩn bị kiến thức kỹ cho đội ngũ cán đánh giá chất lượng nội công ty Nội dung đào tạo: Phần 1: Quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9000  Các nguyên tắc quản lý chất lượng cách vận dụng nguyên tắc q trình đánh giá  Phân tích yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015  Yêu cầu văn cần thiết hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cách thức quản lý Phần 2: Tổng quan hoạt động đánh giá theo tiêu chuẩn ISO 19011:2011  Các khái niệm nguyên tắc đánh giá  Các loại đánh giá  Quản lý chương trình bước tiến hành đánh giá Phần 3: Phương pháp đánh giá điều khoản tiêu chuẩn ISO 9001:2015  Lập kế hoạch đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015;  Đánh giá hệ thống tài liệu theo yêu cầu ISO 9001:2015;  Phương pháp đánh giá xác định phù hợp hệ thống quản lý chất lượng yêu cầu ISO 9001:2015  Kỹ thuật đặt câu hỏi, quan sát xem xét hồ sơ, tài liệu trình đánh giá chỗ  Viết báo cáo đánh giá Phần 4: Yêu cầu lực trách nhiệm chuyên gia đánh giá  Yêu cầu trình độ học vấn, kinh nghiệm đào tạo  Yêu cầu phẩm chất 20  Vai trò nghiệp vụ đánh giá viên, nguyên tắc làm việc tiến hành đánh giá; 2.2 Đánh giá chất lượng nội a) Công ty ĐGCLNB HTCL đưa vào áp dụng từ 02 tuần đến 01 tháng phải thực 02 đợt ĐGCLNB trước đăng ký đánh giá chứng nhận b) Đợt đánh giá đầu tiên, QMR doanh nghiệp lập chương trình, chuẩn bị đánh giá (theo quy định qui trình ĐGCLNB doanh nghiệp) Đại diện công ty làm trưởng nhóm đánh giá, chuyên gia ĐGCLNB doanh nghiệp thành viên c) Việc đánh giá đánh giá tiến hành với đủ nội dung sau: Họp khai mạc: Người đại diện công ty giới thiệu thành phần đồn đánh giá, nêu rõ mục đích, phạm vi, tác dụng phương pháp đánh lỗi việc đánh giá Thống chương trình đánh giá yêu cầu cần đáp ứng trình đánh giá Tiến hành đánh giá:  Trong trình đánh giá phải xem xét tình hình thực HTCL doanh nghiệp phải hướng dẫn chuyên gia ĐGCLNB Công ty thực tập cách đánh giá  Khi phát lỗi, Đại diện công ty ghi chép vào phiếu đánh giá báo cáo không phù hợp theo mẫu cơng ty Đồng thời giải thích, hướng dẫn áp dụng tiếp nhận góp ý sửa đổi tài liệu đơn vị đánh giá  Kết thúc đánh giá, Đại diện công ty hướng dẫn chun gia ĐGCLNB cơng ty hồn thiện hồ sơ đánh giá: phiếu đánh giá, báo cáo không phù hợp, báo cáo đánh giá theo biểu mẫu quy định Họp kết thúc: Đại diện công ty kết luận phát hiện, nhận xét tình hình áp dụng HTCL đơn vị,các kiến nghị, hướng dẫn doanh nghiệp khắc phục không phù hợp 21 d) Trong lần đánh giá tiếp theo, Trưởng nhóm đánh giá phải người phía cơng ty, Đại diện công ty làm thành viên, theo đánh giá hướng dẫn e) Sau đợt ĐGCLNB, Đại diện công ty viết báo cáo ĐGCLNB 2.3 Khắc phục, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng Từ kết đánh giá nội theo dõi thông tin sai lỗi trình hệ thống, phận liên quan có trách nhiệm khắc phục, cải tiến vấn đề tồn Thông qua việc thường xuyên khắc phục, cải tiến này, hệ thống quản lý chất lượng dần hoàn thiện III Giai đoạn 5: Đánh giá chứng nhận hệ thống 3.1 Đăng ký chứng nhận Công ty đăng ký với quan chứng nhận, chuẩn bị cho quan chứng nhận đánh giá Hệ thống quản lý chất lượng Đại diện công ty cần xem xét: - Tính đầy đủ tính hiệu hệ thống chất lượng (xem xét hệ thống văn hồ sơ) Kiểm tra lại việc khắc phục điểm không phù hợp phát đánh giá trước - Việc tiến hành họp xem xét lãnh đạo toàn hệ thống chất lượng kiểm tra hồ sơ họp - Yêu cầu công ty làm công tác tổng vệ sinh, tạo cảnh quan môi trường làm việc cần thiết - Nếu cần dịch Sổ tay chất lượng tiếng Anh phải thực trước đánh giá thức tháng - Chuẩn bị tâm lý cho cán công ty, đặc biệt người đối tượng đánh giá Ví dụ, xác định xem:  Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng thông hiểu chưa?  Cách thức trả lời câu hỏi q trình đánh giá Ví dụ: Chú ý lắng nghe trả lời trọng tâm câu hỏi, khơng vịng vo, câu trả lời không mâu thuẫn, không dùng thủ thuật câu giờ, thái độ phải tôn trọng, lịch  Công ty phải khẳng định hệ thống chất lượng đầy đủ, thấu hiểu áp dụng nhuần nhuyễn  Có thể lập checklist vấn đề chuyên gia đánh giá hỏi xem xét để công ty chuẩn bị 22 3.2 Đánh giá chứng nhận Cơ quan chứng nhận tiến hành đánh giá chứng nhận theo thủ tục điều khoản ký kết với Công ty - Hướng dẫn lên kế hoạch cho đánh giá: Đại diện công ty cần hướng dẫn lập kế hoạch chi tiết cho đánh giá chứng nhận dựa chương trình đánh giá đồn đánh giá gửi đến - Chuẩn bị đón đồn đánh giá: Phịng họp, xếp chỗ ngồi, nước uống - Họp khai mạc - lưu ý:  Thành phần tham gia họp khai mạc nên có ban lãnh đạo, trưởng đơn vị  Đề nghị chuẩn bị trước tập giới thiệu tổ chức: Sơ đồ tổ chức, sơ đồ sản xuất kinh doanh, sách, mục tiêu chất lượng  Chuẩn bị sẵn tài liệu hệ thống chất lượng nơi thuận tiện để vào mạng Hệ thống trực tuyến (Sổ tay chất lượng, Qui trình, Hướng dẫn)  Tạo bầu khơng khí tơn trọng nghiêm túc - Những lưu ý cần hướng dẫn cho doanh nghiệp trình đánh giá:  Trả lời trọng tâm câu hỏi, khơng giải thích vịng vo trả lời sang công việc, trách nhiệm thuộc phạm vi người khác  Ghi chép cẩn thận ý kiến chuyên gia  Thái độ lịch  Khi chuyên gia đánh giá đưa lưu ý, nhận xét khơng xác chưa hiểu kỹ hệ thống chất lượng doanh nghiệp cần phải giải thích rõ ràng chi tiết bảo vệ hệ thống  Giữ thời gian biểu, khơng nên kéo dài ăn trưa (nên tổ chức ăn nhẹ, đơn giản) - Sau buổi làm việc Lãnh đạo QMR nên gặp gỡ trưởng đoàn để hỏi thăm tình hình - Sau họp kết thúc đánh giá, đề nghị đồn đánh giá đưa đề xuất hành động khắc phục khắc phục 3.3 Khắc phục sau đánh giá chứng nhận Công ty thực kịp thời biện pháp khắc phục cần thiết để giải điểm không phù hợp phát trình đánh giá hỗ trợ Công ty mặt kỹ thuật Công ty nhận 23 - Hướng dẫn thực biện pháp khắc phục - Ghi hồ sơ (nếu cơng ty khắc phục sau buổi đánh giá kết thúc, ghi biện pháp khắc phục (đặc biệt tiếng Anh) báo cáo không phù hợp hướng dẫn cách kèm chứng khắc phục tương ứng) - Theo dõi để đảm bảo doanh nghiệp gửi hồ sơ chứng minh thực biện pháp khắc phục cho tổ chức/cơ quan chứng nhận IV Những lưu ý để triển khai thành công ISO 9001:2015  Lãnh đạo doanh nghiệp: cam kết lãnh đạo việc thực sách chất lượng việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng điều kiện tiên thành công việc áp dụng trì hệ thống quản lý ISO 9000  Yếu tố người: tham gia tích cực hiểu biết thành viên công ty ISO 9000 việc áp dụng giữ vai trị định  Trình độ cơng nghệ thiết bị: Trình độ cơng nghệ thiết bị khơng đóng vai trị quan trọng việc áp dụng ISO 9000 hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 áp dụng cho doanh nghiệp khơng kể loại hình kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh trình độ thiết bị cơng nghệ Tất nhiên doanh nghiệp mà trình độ cơng nghệ thiết bị đại việc áp dụng ISO 9000 hồn tất cách nhanh chóng đơn giản  Quy mô doanh nghiệp: Quy mô doanh nghiệp lớn khối lượng cơng việc phải thực trình áp dụng nhiều  Chuyên gia tư vấn có khả kinh nghiệm: Ðây khơng phải điều kiện bắt buộc lại đóng vai trị quan trọng mức độ thành công việc xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 tổ chức, công ty 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO Các nguyên tắc quản lý chất lương, ISO 9001:2015, TCVN ISO 9001:2015 Hệ thống quản lý chất lượng – yêu cầu (ISO 9001:2008) Hệ thống quản lý chất lượng - sở từ vựng (TCVN ISO 9000:2015) Quality management systems – Fundamentals and vocabulary (ISO 9000:2015) 25 ... liệu  Xác định nội dung cần trình bày phần nội dung quy trình; Mơ tả chi tiết cho mục xác định phần nội dung - Trình bày nội dung quy trình cần tuân thủ nguyên tắc 5W 1H - Có thể kết hợp mơ... như: - Phạm vi áp dụng - Thời gian thực - Mức độ phức tạp trình sản xuất kinh doanh - Mức độ tài liệu hướng dẫn công việc, Quy định có - Số lượng văn cần xây dựng Gồm giai đoạn thực sau: - Giai... 9001:20 15; - Cách thức quản lý thông tin dạng văn Phần 3: Các công cụ hỗ trợ việc thực số yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:20 15 - Hướng dẫn cách thức xác định bối cảnh tổ chức: SWOT, PEST ; - Giới