MỤC LỤC 1. Cấu hình outlook 2. Tạo một email và gửi thư theo mailing list 3. Tạo chữ ký trong nội dung email, đính kèm file vào email 4. Các công cụ tiện ích trên outlook 5. Đề nghị cuộc họp 6. Tạo lời nhắc cho cuộc họp 7. Hủy cuộc họp 8. Thêm danh sách liên hệ 9. Tổ chức lưu trữ thư
Mục lục 1.1.1 Cấu hình Outlook 1.1.2 Tạo Email gửi thư theo mailing list 1.1.3 Tạo chữ ký nội dung email, đính kèm file vào email 1.1.4 Các công cụ tiện ích Outlook 1.1.5 Đề nghị họp 11 1.1.6 Tạo lời nhắc cho họp 14 1.1.7 Hủy họp 15 1.1.8 Thêm danh sách liên hệ 16 1.1.9 Tổ chức lưu trữ thư 19 TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC 1.1 Microsoft Office Outlook 1.1.1 Cấu hình Outlook Click Start > Program > Microsoft Office > Mirosoft Office Outlook 2007, xuất hình cấu hình Outlook, nhấn Next Xuất hộp thoại, chọn Yes nhấn Next Bạn điền đầy đủ thông tin, sau nhấn Next Page TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Check chọn “Don’t ask me about this website again”, sau nhấn Allow Điền đầy đủ thông tin theo hướng dẫn, chọn OK Nhấn Finish để hoàn tất trình cấu hình Page TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC 1.1.2 Tạo Email gửi thư theo mailing list Tạo email để gửi có nhiều cách Bạn làm cách sau: o Cách 1: Nhấp vào biểu tượng New Mail Message phía góc bên trái hình o Cách 2: Nhấp vào File chọn New chọn tiếp Mail Message o Cách 3: Bạn dụng phím tắt bàn phím: Ctrl + N Sau mở form (biểu mẩu) email mới, bạn gõ địa Email người bạn muốn gửi vào hộp To chủ đề vào hộp Subject Sau bạn nhập nội dung chủ đề form bên Bước cuối bạn nhấp vào nút Send, email gửi Nếu bạn muốn gửi thư cho nhiều người mail list bạn, click nút “To ”, xuất hộp thoại: Page TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Nếu bạn muốn gửi thư cho tất sinh viên lớp K12M01 Khoa CNMT, bạn chọn Group “Khoa Công Nghệ Môi Trường – K12M01”, nhấn nút “To ->”, sau nhấn “OK”, bạn nhấn nút “Send”, giáo vụ/công tác sinh viên Khoa nhận thư, kiểm tra nội dung thư chuyển thư đến tất sinh viên khoa theo bước sau (bạn làm thao tác tương tự tất Khoa khác trường): Page TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC o Giáo vụ/công tác sinh viên nhận thư (thư gửi cho tất sinh viên Khoa) hiển thị hình, bạn mở thư, kiểm tra: Page TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC o Sau kiểm tra, bạn gửi cho tất sinh viên khoa, bạn chọn mũi tên bên Vote -> Approve, thư chuyển đến tất sinh viên khoa bạn 1.1.3 Tạo chữ ký nội dung email, đính kèm file vào email Với Microsoft Outlook 2007 bạn tạo chữ ký để đính kèm email gửi Bạn thay đổi chữ ký tạo mới, thiết lập chữ ký mặc định, cách nhấp vào Signature hình (có phần chính) Page TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC o Nếu bạn tạo chữ ký trước đó, bạn thấy chữ ký liệt kê phía o Để tạo chữ ký mới, thiết lập chữ ký mặc định, sửa đổi có chữ ký, bấm vào Signature Bạn muốn đính kèm file vào thông báo bạn gửi (VD: file Word, Exel) bạn làm bước sau: o Nhập địa người nhận Email hộp TO o Nhập tiêu đề Email hộp Subject o Nhấp vào biểu tượng Attach file, chọn đường dẫn đến nơi lưu trữ file đó, chọn file bạn muốn gửi Nhấn Insert phím Enter o Bạn nhập không nhập nội dung email muốn gửi, sau nhấn vào nút Send, Email gửi file đính kèm Page TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC 1.1.4 Các công cụ tiện ích Outlook 1.1.4.1 Đánh dấu cờ cho Email Có tác dụng phân biệt Email, làm dấu cho Email quan trọng Để đánh dấu cờ, làm bước sau: o Nhấp chuột phải vào tiêu đề Email chọn Follow Up o Sau chọn màu cờ (Cách đơn giản hơn, phía bên phải tiêu đề Email có hình cờ mờ, cần nhấp chuột phải để chọn màu cờ để đánh dấu) 1.1.4.2 Tô màu cho email quan trọng: Bạn muốn Email quan trọng gởi cho bạn có màu bật (VD: màu đỏ) làm theo bước sau đây: o Từ MS Outlook, chọn Tool Organize, bạn thấy Outlook xuất hộp thoại Ways to Organize Outlook Page TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC o Trong hộp thoại này, bạn chọn Using Colors Trong mục Color message, chọn From Nhập địa email sếp hộp thoại kế bên, sau chọn màu mà bạn muốn hộp thoại o Nhấp vào Apply Color, thư quan trọng có màu theo ý bạn 1.1.4.3 Di chuyển thư đến thư mục khác Bạn di chuyển thư đến thư mục khác cách Click chuột phải vào thư bạn muốn di chuyển, chọn Move to Folder Page TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Di chuyển thư đến thư mục có sẵn: Để chuyển email tới thư mục có, nhấp chuột vào tên thư mục sau nhấp OK Để chuyển email tới thư mục mới: Để tạo thư mục mới, nhấp vào New, Xuất hộp thoại Nhập tên thư mục vào dòng trống nhấn OK nhấp Enter Page 10 TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC 1.1.5 Đề nghị họp ◊ Bước Nhấp vào Calendar phía bên tay trái hình Trên lịch tháng, chọn ngày tháng phù hợp với yêu cầu bạn (nhấp vào tháng lịch góc phía bên trái hình) ◊ Bước Nhấp vào mũi tên bên cạnh nút New nhấp Meeting Request Page 11 TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC ◊ Bước Trong hình Meeting Request, nhập vào thông tin sau: • Tên họp hộp Subject • Địa điểm họp hộp Location • Thời gian họp Start Time End Time Page 12 TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC • Địa email người nhận: click chọn “To…” , xuất hộp thoại Bạn tìm kiếm nhanh theo Group, Users, Contacts với tùy chọn Tùy chọn giống “Required ->” thành viên không bắt buộc tham gia họp Bạn chọn Group muốn gửi nhấn “Required ->”, hệ thống thêm địa email tất thành viên Group vào, địa email thành viên bạn buộc họ phải tham gia họp Khi bạn gởi lời mời họp, thành viên tham gia nhận mail, người tham gia phải trả lời lại có tham gia họp hay không, mail người nhận hiển thị sau: Những thành viên buộc phải tham gia họp Những thành viên không buộc phải tham gia họp Page 13 TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC 1.1.6 Tạo lời nhắc cho họp ◊ Bước Để tạo lời nhắc cho họp, vào Calendar nhấp đôi chuột vào họp mà bạn muốn đặt lời nhắc ◊ Bước Kiểm tra hộp thoại bên cạnh (Reminder) Thực đơn thả xuống để chọn thời gian nhắc (trước họp phút…) Giờ nhắc họp ◊ Bước Hộp thoại nhắc nhở xuất Office Outlook vào thời gian chọn Để xem nội dung, nhấp vào Open Item Nếu bạn không muốn nhận lời nhắc thêm lần nữa, nhấp chuột vào Dismiss Nếu muốn nhắc nhở sau đó, nhấp vào Snooze to be reminded again in: thực đơn thả xuống để chọn thời gian, sau nhấp vào Snooze Page 14 TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Xem nội dung Không muốn nhận lời nhắc thêm lần Sau khoảng thời gian hệ thống tiếp tục hiển thị hộp thoại nhắc nhở 1.1.7 Hủy họp ◊ Bước Để hủy họp, vào Calendar, nhấp chuột vào họp bạn muốn hủy Page 15 TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC ◊ Bước thoại Chọn họp bạn muốn hủy nhấn biểu tượng , xuất hộp ◊ Bước Bạn nhấn “Send Cancellation”, hệ thống gửi lại email hủy họp cho thành viên tham gia họp mà bạn gửi mail mời họp trước 1.1.8 Thêm danh sách liên hệ ◊ Bước Nhấp vào tùy chọn Contacts góc bên trái phía hình Page 16 TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC ◊ Bước Nhấn vào mũi tên bên cạnh nút new, nhấn Contact (hoặc nhấn Ctrl + N) ◊ Bước Nhập thông tin liên hệ Bạn muốn nhập thông tin “Fullname” chi tiết, bạn nhấn nút Fullname xuất hộp thoại, bạn nhập thông tin chi tiết Bạn chọn email có sẵn hệ thống cách nhanh chóng, bạn chọp nút “Email”, tất email hệ thống xuất hộp thoại bạn chọn nhanh Page 17 TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Sau nhấp chuột vào Save and Close góc bên trái hình Liên hệ bạn hiển thị Contact List Chú ý: Để thêm liên hệ mới, bạn cần nhập FullName E-mail Address Các thông tin lại bạn bổ sung sau muốn Page 18 TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC 1.1.9 Tổ chức lưu trữ thư Bạn muốn thư gửi đến thư mục inbox bạn tự động phân chia theo lớp hay khóa, bạn làm theo bước sau: ◊ Bước Bạn chọn Tool -> Rules and Alerts ◊ Bước Xuất hộp thoại, bạn chọn “New Rule ” Page 19 TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC ◊ Bước Xuất hộp thoại, bên có nhiều chức bạn chọn di chuyển thư gửi từ người (bạn add địa mail người bạn muốn để thư họ gửi đến chuyển đến thư mục riêng) đến thư mục Page 20 TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC ◊ Bước Chọn chức “Move message from someone to a folder”, xuất hộp thoại: Có nhiều chức cho bạn lựa chọn: chọn chức “from people or distribution list”, chức tự động chuyển thư từ địa mail bạn chọn (bạn chọn địa mail cách chọn “people or distribution list”, sau bạn chọn địa mail khoa/lớp), xuất hộp thoại hình dưới, “Address Book” bạn lựa chọn nhanh Group, Contact hay User có hệ thống, bạn dùng chức “Search” để tìm kiếm nhanh địa hay khoa: Page 21 TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Sau chọn “specified” (để chọn thư mục riêng bạn muốn lưu trữ) xuất hộp thoại: Bạn chọn thư mục có sẵn tạo thư mục cách nhấn chọn “New ” sau đặt tên cho thư mục mới, chọn “OK” Khi bạn chọn Khoa Công Nghệ Môi Trường – K12M01 chọn thư mục lưu K12M01 tất thư gửi từ Khoa Công Nghệ Môi Trường lớp K12M01 tự động chuyển đến thư mục K12M01 (trong thư mục Inbox) Page 22 [...]... liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Di chuyển thư đến một thư mục có sẵn: Để chuyển email tới thư mục đã có, nhấp chuột vào tên thư mục sau đó nhấp OK Để chuyển email tới thư mục mới: Để tạo thư mục mới, nhấp vào New, Xuất hiện hộp thoại Nhập tên thư mục vào dòng trống và nhấn OK hoặc nhấp Enter Page 10 TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM... 11 TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC ◊ Bước 3 Trong màn hình Meeting Request, nhập vào thông tin sau: • Tên cuộc họp trong hộp Subject • Địa điểm họp trong hộp Location • Thời gian cuộc họp trong Start Time và End Time Page 12 TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC • Địa chỉ email người... DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Xem nội dung Không muốn nhận lời nhắc thêm lần nữa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tiếp tục hiển thị hộp thoại nhắc nhở 1.1.7 Hủy cuộc họp ◊ Bước 1 Để hủy cuộc họp, vào Calendar, nhấp chuột vào cuộc họp bạn muốn hủy Page 15 TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC ◊... LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Sau đó nhấp chuột vào Save and Close ở góc trên bên trái màn hình Liên hệ mới của bạn đã được hiển thị trong Contact List Chú ý: Để thêm liên hệ mới, bạn chỉ cần nhập FullName và E-mail Address Các thông tin còn lại bạn có thể bổ sung sau nếu muốn Page 18 TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT... VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC ◊ Bước 3 Xuất hiện hộp thoại, bên dưới có rất nhiều chức năng bạn có thể chọn di chuyển thư được gửi từ một người (bạn có thể add địa chỉ mail của người bạn muốn để thư của họ gửi đến sẽ được chuyển đến 1 thư mục riêng) đến một thư mục Page 20 TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN... liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC 1.1.6 Tạo lời nhắc cho cuộc họp ◊ Bước 1 Để tạo lời nhắc cho cuộc họp, vào Calendar và nhấp đôi chuột vào cuộc họp mà bạn muốn đặt lời nhắc ◊ Bước 2 Kiểm tra hộp thoại bên cạnh (Reminder) Thực đơn thả xuống để chọn thời gian nhắc (trước cuộc họp bao nhiêu phút…) Giờ nhắc cuộc họp ◊ Bước 3 Hộp thoại nhắc nhở sẽ xuất hiện trong Office Outlook đúng... thống sẽ gửi lại email hủy cuộc họp cho những thành viên tham gia cuộc họp mà bạn đã gửi mail mời họp trước đó 1.1.8 Thêm danh sách liên hệ ◊ Bước 1 Nhấp vào tùy chọn Contacts ở góc bên trái phía dưới màn hình Page 16 TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC ◊ Bước 2 Nhấn vào mũi tên bên cạnh nút new, nhấn Contact (hoặc nhấn Ctrl + N) ◊ Bước 3 Nhập... các Group, Contact hay User có trong hệ thống, hoặc bạn cũng có thể dùng chức năng “Search” để tìm kiếm nhanh một địa chỉ hay một khoa: Page 21 TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC Sau đó chọn “specified” (để chọn thư mục riêng bạn muốn lưu trữ) xuất hiện hộp thoại: Bạn có thể chọn thư mục đã có sẵn hoặc tạo một thư mục mới bằng cách nhấn chọn