Tài liệu Hưỡng dẫn MS Project pptx

Bước 1 : Thiết lập những mặc định 1 Mục đích : thiết lập những sự chọn lựa, những tham số mặc định và những định dạng, giúp bạn tránh được những bất trắc trong khi nhập dữ liệu, tính toán lịch trình và nguồn lực hoặc đưa ra những báo cáo.  Cảnh báo : Nếu bạn không thiết lập những sự chọn lựa như trên một cách chính xác, phần mềm sẽ dùng những giả định không chính xác để tính toán lịch trình và nguồn lực một cách tự động. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN CÁCH THỰC HIỆN Mở MS Project Bắt đầu MS Project • Bấm vào nút Start (ở góc dưới bên trái) để trình ra trình đơn. • Bấm vào Programs để hiện ra những chương trình hiện có. • Bấm vào biểu tượng Microsoft Project Đặt tên cho tập tin và lưu nó • Chuyển đến trình đơn File, chọn Save As. • Đánh tên vào trong vùng File Name • Thư mục mặc định là “My documents”, nếu bạn muốn lưu tập tin vào trong thư mục khác, chọn thư mục bạn muốn lưu. • Bấm Save • Nếu Planning Wizard xuất hiện, nó sẽ hỏi bạn có muốn lưu một baseline hay không. Chọn lưu without a baseline. • Bấm OK. Lưu ý : chắc chắn rằng bạn lưu tập tin theo nguyên tắc cơ bản và luôn luôn lưu với without a baseline. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN CÁCH THỰC HIỆN Điều chỉnh thang đo thời gian cho sơ đồ Gantt để xem một phần chia lớn hơn của dự án trên màn hình. Tạo màn hình làm việc Thiết lập thang đo thời gian • Chọn Format từ trình đơn ở phía trên • Chọn Timescale • Bấm mũi tên hướng xuống trong vùng “Major Scale” và chọn months. • Bấm mũi tên hướng xuống trong vùng “Minor Scale” và chọn weeks. • Bấm OK. Lưu y : Thỉnh thoảng bạn cần lập lại tiến trình này khi thay đổi “views” Điều chỉnh cột để xem những thông tin cần thiết. Sắp xếp và tạo cột • Chuyển con trỏ đến đường kẻ đôi phân chia cột nhiệm vụ và cột thời gian từ sơ đồ Gantt (bạn sẽ thấy con trỏ trở thành màu đen và thành mũi tên 2 đầu) • Bấm và giữ chuột, kéo đường kẻ phân đôi về phía phải của màn hình cho đến khi tất cả các cột hiện ra. • Chuyển con trỏ đến Start trong vùng có màu xám ở phía trên của cột. • Bấm nút phải của chuột • Bấm Hide Column (cột Start sẽ biến mất) Lập lại những bước trên cho cột Finish cho tới khi nó biến mất. Bước 1 : Thiết lập những mặc định 2 Điều chỉnh cột để xem những thông tin cần thiết. (tiếp theo) • Chuyển con trỏ đến Resources names trong vùng có màu xám ở phía trên của cột. • Bấm nút phải của chuột • Bấm vào Insert Column • Bấm vào mũi tên hướng xuống trong vùng Field name. • Cuộn xuống và chọn Text 1. • Chọn vào vùng Title và đánh Responsible • Bấm Best Fit • Bấm OK • Bấm vào dòng bên phải của cột Resource names trong vùng màu xám và kéo để tạo ra một cột rộng hơn. Màn hình của bạn trong giống như bên dưới. Lưu ý : Nếu bạn muốn xem sơ đồ Gantt, bạn bấm vào đường kẻ đôi phân chia sơ đồ Gantt và các cột và kéo về phía trái. Các mũi tên ở phía bên dưới màn hình cho phép bạn cuộn màn hình đến phiá trái hoặc phải trong phạm vi sơ đồ Gantt. Bước 1 : Thiết lập những mặc định 3 Thiết lập những tham số cho dự án để giảm thiểu những bất trắc được tạo bởi những mặc định tự động. Thiết lập những mặc định của lịch trình • Chọn Tools từ trình đơn. • Chọn Options • Chọn Schedule tab (bên trái, phía trên) và kiểm tra những thiết lập sau: • Show assignment units as percentage • New tasks start on project start date Xác định bạn có muốn đánh giá duration theo tuần, ngày hoặc giờ. EJA giới thiệu là weeks. • Chuyển con trỏ và trong vùng Duration is entered in : field • Bấm vào mũi tên hướng xuống và chọn tuần, ngày hoặc giờ. Xác định bạn có muốn đánh giá work theo tuần, ngày hoặc giờ. EJA giới thiệu là days • Lập lại những bước trên trong vùng Work is entered in.  Cảnh báo : Những mặc định phải được xác định và thiết lập trước khi nhập dữ liệu. Những thay đổi sau khi vào dữ liệu có thể gây tổn hại đến sự chính xác của tính toán. • Chuyển con trỏ đến Default task type • Bấm vào mũi tên hướng xuống và chọn fixed duration • Loại bỏ  từ New tasks are effort driven (Loại bỏ  bởi bấm trên ) • Loại bỏ  từ Autolink inserted or moved tasks. • Giữ  trên Split in-progress tasks • Loại bỏ  từ Tasks will always honour their constraint dates • Bấm nút Set as Default (phía dưới, bên phải) Màn hình của bạn trông giống như bên dưới  Cảnh báo : nếu New tasks are effort driven được chọn, MS Project sẽ gạt bỏ quãng thời gian cố định được cần để đánh giá thời gian một cách chính xác.  Cảnh báo : nếu Autolink inserted or moved tasks được chọn, MS Project sẽ thừa nhận sự phụ thuộc cái có lẽ đúng hoặc không.  Cảnh báo : nếu Tasks will always honour their constraint dates được chọn, MS Project sẽ không điều chỉnh những nhiệm vụ để trình ra thực tế về tiến trình hoặc thời gian. Bước 1 : Thiết lập những mặc định 4 BƯỚC THỰC HIỆN CÁCH THỰC HIỆN Thiết lập những tham số cho dự án để giảm thiểu những bất trắc được tạo bởi những mặc định tự động. Thiết lập những mặc định tổng quát • Chọn the General tab • Loại bỏ  từ Shoow tips at startup • Loại bỏ  từ Show welcome dialog on startup • Loại bỏ  từ Open last file on startup • Loại bỏ  từ Set autofilter for new projects • Loại bỏ  từ Automatically add new resources and tasks • Đánh tên vào trong vùng tên người dùng • Bấm nút Set as Default Màn hình của bạn trông giống như bên dưới  Cảnh báo : Nếu bạn chuyển đến tab kế tiếp mà không bấm Set as Default, mặc định sẽ không được chỉnh. Điều này có thể yêu cầu bạn tiêu tốn thời gian khi lỗi xảy ra.  Cảnh báo : Nếu Set autofilter for new projects được chọn, MS Project có thể hạn chế dữ liệu bạn nhìn thấy và loại bỏ những nhiệm vụ mà không cho bạn biết.  Cảnh báo : Nếu Automatically add new resources and tasks được chọn, MS Project sẽ giả định bạn đang thêm một thành viên mới nếu bạn vô ý đánh vần tên từ tên nguồn được liệt kê. Bước 1 : Thiết lập những mặc định 5 CÁC BƯỚC THỰC HIỆN CÁCH THỰC HIỆN Thiết lập những tham số để giảm thiểu những bất trắc và tính nhầm khi theo dõi thời gian thực sự làm so với baseline của dự án. Thiết lập những mặc định tính toán • Chọn Calculation tab • Loại bỏ  từ Updating task status updates resource status • Bấm nút Set as Default Màn hình của bạn trông giống như bên dưới • Bấm OK để thoát khỏi trình đơn Options và quay trở lại Gantt Chart View  Cảnh báo : Nếu bạn chuyển đổi đến tab kế tiếp không bấm nút OK, những mặc định sẽ không được thiết lập. Điều này có thể yêu cầu tiêu tốn thời gian khi lỗi xảy ra. Bước 2 : Thiết lập lịch cho dự án 6 Mục đích : thiết lập lịch làm việc thích hợp với công việc (tuần làm việc, giờ làm việc mỗi ngày, ngày nghỉ, v.v…) cho dự án để tránh những bất trắc với việc thay đổi quãng thời gian cố định nếu lịch thay đổi.  Cảnh báo : Nếu bạn không thiết lập lịch của dự án và chọn nó cho dự án và nguồn lực của bạn trước khi nhập dữ liệu, phần mềm có lẽ sẽ tính toán quãng thời gian, lịch trình và nguồn lực không chính xác. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN CÁCH THỰC HIỆN Tạo lịch cho dự án • Chọn Tools từ trình đơn • Chọn Change Working Time • Bấm nút New (phía phải) • Chuyển con trở đến vùng Name và đánh Project Team như là tên lịch của bạn • Bấm nút create a new base calendar • Bấm OK Thay đổi ngày làm việc để phản ánh ngày làm việc và ngày nghỉ trong tổ chức của bạn. • Xác định ngày nghỉ của ngân hàng hoặc công ty trong suốt thời gian hoạt động của dự án • Bấm trên ngày nghỉ kế tiếp/ngày không làm việc, dùng thanh cuộn để chuyển đến tháng khác. • Bấm nút Nonworking time • Lập lại hai bước trên cho mỗi ngày nghỉ/ngày không làm việc • Để chuyển những ngày cuối tuần thành những ngày làm việc, chọn trên những ngày đó và bấm nút Working time • Nếu tất cả những ngày thứ Bảy là những ngày làm việc, bấm "S" cho ngày thứ Bảy ở phía trên của lịch. Nên làm nổi bật toàn bộ cột. Bấm nút Working time. Lập lại cho tất cả các ngày thứ Bảy nếu cần thiết. Thay đổi giờ làm việc để phản ánh những giờ được làm việc trong tổ chức của bạn • Bấm M (ngày thứ Hai) ở phía trên của lịch. Nên làm đen cột này. • Ấn phím <Ctrl > và bấm T, W, Th, F. Nên làm đen 5 cột này. Thả phím Ctrl • Bấm nút Working time • Nhập vào thời gian làm việc thích hợp trong ô From và To • Bấm nút Working time. Xem hình bên dưới • Bấm nút OK để thoát. Bước 2 : Thiết lập lịch cho dự án 7 CÁC BƯỚC THỰC HIỆN CÁCH THỰC HIỆN Copy lịch mới vào trong global file cho MS Project, làm nó hiện có cho tất cả các phần dự án của bạn • Chọn Tools từ trình đơn • Chọn Organizer • Bấm Calendars tab • Bấm mũi tên hướng xuống trong Calendars available in : vùng cửa sổ bên trái, phía dưới. • Chọn tên dự án của bạn • Bấm mũi tên hướng xuống trong Calendars available in : vùng cửa sổ bên phải, phía dưới. • Chọn GLOBAL.MPT • Chọn tên của lịch mới từ danh sách trong cửa sổ bên trái phía dưới. • Bấm nút Copy để nó có hiệu lực Xem tranh bên dưới • Bấm nút Close CÁC BƯỚC THỰC HIỆN CÁCH THỰC HIỆN Thiết lập lịch nền tảng cho dự án • Chọn Project từ trình đơn • Chọn Project Information • Bấm mũi tên hướng xuống của vùng Calendar ở phía dưới • Chọn tên của lịch. Xem hình ở phía dưới • Bấm OK Bước 3 : Nhập dữ liệu dự án 8 Mục đích : Nhập vào tất cả thông của dự án như : nhiệm vụ, việc làm trước đó, khoảng thời gian hoàn thành nhiệm vụ, những thành viên và những ước tính công việc cốt để xác định đường găng của dự án và thời gian thực sự để hoàn thành dự án.  Cảnh báo : nếu bạn không nhập dữ liệu một cách chính xác theo thứ tự được trình bày, phần mềm có lẽ sẽ dùng những giả thiết không chính xác để tự động tính toán lịch trình hoặc nguồn lực, đưa ra kết quả quá mức hoặc quá kém cho lịch trình hoặc nguồn lực. Tóm tắt các bước : 1. Nhập thông tin của dự án 6. Xây dựng danh sách nguồn 2. Nhập tên nhiệm vụ và Gantt Chart view 7. Thiết lập màn hình để nhập trách nhiệm & thời gian 3. Thêm Summary Tasks 8. Nhập quãng thời gian 4. Lưu hồ sơ 9. Phân công nguồn lực và công việc trong Task Form 5. Nhập những công việc trước đó 10. Nhận dạng lịch trình và đường găng Bước 1 Cách thực hiện Nhập thông tin dự án Nhập ngày bắt đầu dự án : • Chọn Project trên trình đơn, bấm Project Information • Trong vùng Start Date, đánh ngày thích hợp hoặc bấm mũi tên hướng xuống và chọn ngày bắt đầu dự án trên lịch được trình ra. Xem hình bên dưới. • Bấm OK Bước 1 Cách thực hiện Nhập thông tin dự án (tiếp theo) Nhập những thông tin thuộc tính • Bấm File từ trình đơn, chọn Properties. Hộp thoại Project Properties xuất hiện • Bấm Summary tab và nhập thông tin thích hợp, như tên dự án, tác giả (tên của người chỉ đạo dự án) • Cân nhắc tên dự án và phiên bản, ví dụ "dự án khả thi" • Bấm OK Bước 3 : Nhập dữ liệu dự án 9 Bước 2 Cách thực hiện Nhập tên công việc theo kiểu văn bản trên Gantt Chart view • Chuyển đến cột Task Name trong Gantt Chart view • Chuyển con trỏ đến ô đầu tiên trong cột, và đánh tên công việc và bấm <Enter>. Lưu ý rằng con trỏ chuyển đến ô kế tiếp và một số ID được chỉ định. • Nhập vào tên công việc của những ô còn lại cho đến khi hoàn thành. Chắc chắn rằng số ID được phân bổ phù hợp với Logic Network # trên tường Lưu ý : nếu bạn cần sửa tên của một công việc, đừng bấm trên ô task name, bạn sẽ xóa toàn bộ những đoạn text và vì thế phải nhập lại toàn bộ. Thay thế bấm vào ô task name, bạn đặt con trỏ và hộp text dài màu trắng phía trên Gantt Chart, đoạn text sẽ hiện ra. Lúc này bạn có thể điều chỉnh. Bước 3 Cách thực hiện Bước 3 : Nhập dữ liệu dự án 10 Thêm vào công việc tóm tắt Để phân loại và chia nhỏ công việc : • Chuyển con trỏ đến công việc đầu tiên trong sơ đồ Gantt • Bấm INSERT • Bấm NEW TASK. Việc này sẽ thêm một hàng trống trong sơ đồ Gantt • Chọn tên đại diện cho sub-project, phân loại hoặc kiểu công việc, đánh tên công việc mới • Không có nhập bất cứ dữ liệu nào khác, chấp nhận công việc này bởi bấm phím ENTER Để trình những công việc như những subtasks dưới công việc tóm lược • Chọn tất cả subtasks bởi bấm chuột trên ô đầu tiên và kéo đến ô cuối cùng. • Bấm nút INDENT BUTTON  Quãng thời gian của những công việc tóm lược xuất phát từ quãng thời gian và vùng phụ thuộc cho tất cả sub-tasks. Quãng thời gian này được trình bày bởi thanh màu đen kéo dài qua tất cả sub-tasks trên sơ đồ Gantt. Bước 4 Cách thực hiện Lưu hồ sơ Nếu bạn lưu hồ sơ cho lần đầu tiên : • Chọn File từ trình đơn, chọn Save As. Đánh tên dự án vào trong vùng File name. • Thư mục mặc định là "My Documents"; nếu bạn muốn lưu đến thư mục khác, chọn thư mục đó. • Bấm Save • Planning Wizard sẽ hỏi bạn có muốn lưu một baseline view hay không. Chọn Save without a baseline • Bấm OK Lưu ý : Bạn phải thường xuyên lưu hồ sơ của bạn và lưu without a baseline cho tới khi tất cả thông tin của dự án được nhập vào. Bước 5 Cách thực hiện Nhập việc làm trước (predecessors) Cài logic hệ thống và thứ tự công việc : • Chuyển đến cột Predecessor trong Gantt Chart view • Nếu cột Predecessor không được nhìn thấy, chuyển con trỏ vào đầu đề có vùng xám tối cho đến khi nó biến thành dấu thập màu trắng. • Điều khiển chữ thập đến đường thẳng đứng chia những cột text từ những thanh Gantt cho tới khi nó đổi thành mũi tên hai đầu đen. • Ấn phím trái của chuột và đường kẻ sẽ là những dấu chấm. Giữ chuột và kéo đường kẻ đó về bên phải. Kéo cho tới khi bạn thấy được cột Predecessor. Lưu ý : bạn có thể dùng cùng kỹ thuật này để thay đổi độ rộng của cột. Nếu, ví dụ, bạn muốn mở rộng cột Task name để có thể đọc tất cả đoạn text, làm giống như trên. Bước 5 Cách thực hiện [...]... Bạn phải nhập ngày bắt đầu thích hợp cho dự án Lưu ý : MS Project giả sử rằng dự án bắt đầu trên ngày mà bạn bắt đầu nhập dữ liệu • Chọn Project trên trình đơn và chọn Project Information • Nhập vào ngày bắt đầu trong vùng Start Date • Bấm OK • Chọn Tools từ trình đơn và chọn Tracking • Hộp thoại Save Baseline xuất hiện Bấm Save Baseline và Entire Project • Bấm OK Khi một ngày của sự tiến triển công... định của MS Project cho Max Units là "1" tương đương là 100%! Mặc định này là lựa chọn tốt nhất cho nhiều dự án • Cuộn màn hình sang phía phải để xem cột Base Calendar Bấm mũi tên hướng xuống để xem những lịch trình hiện có • Chọn lịch "Project Team" cho nguồn lực đầu tiên trên danh sách Lưu ý : Chúng tôi giới thiệu suốt EJA, mỗi nguồn lực trong danh sách của bạn có cùng một lịch Bạn chọn lịch Project. .. Task name bạn muốn chọn • Bấm vào ô tương ứng với Task name trong cột Duration • Đánh vào quãng thời gian mới, rồi thay đổi Task Type đến Fixed Duration • Bấm OK Kiểm tra MS Project tính toán đơn vị tính có chính xác Bước 3 : Nhập dữ liệu dự án 15 không!!!  Cảnh báo : nếu bạn muốn thay đổi quãng thời gian của một công việc sau khi bạn nhập công việc, bạn phải theo thủ tục trên, hoặc công việc hoặc đơn... thiết lập mặc định trước đó, MS Project có quãng thời gian mặc định là 1 ngày Bạn có thể kiểm tra bằng cách đánh giá trị số và đơn vị thời gian Bước 9 Cách thực hiện Phân bổ nguồn • Trong phần Task Form, bấm ô đầu tiên của cột Resource name Bạn lực và công sẽ thấy mũi tên hướng xuống việc • Bấm mũi tên hướng xuống để trình bày danh sách nguồn lực mà bạn Bước 3 : Nhập dữ liệu dự án • • 14 đã xây dựng... theo) Lưu ý : định lượng công việc của bạn, bất chấp bạn nhập như thế nào, sẽ trở lại default unit of time bạn chọn Thí dụ, nếu mặc định công việc được thiết lập theo "days" và bạn nhập "1w(1 week)", MS Project chuyển dịch nó vào trong "7d (7 days)" Kiểm tra sự chuyển dịch này có đúng hay không!!! • Nếu cần thêm những nguồn lực khác đến nhiệm vụ này, lập lại thủ tục trên cho đến khi bạn nhập tất cả... Kiểm tra những đơn vị tính và định lượng công việc trước chuyển đến công việc kế tiếp Nếu bạn cần thay đổi một định lượng công việc, nó là tốt nhất để xóa toàn bộ việc phân bổ nguồn lực và bắt đầu lại, MS Project đôi khi làm những giả thiết không đúng • Chuyển đến công việc kế tiếp trong danh sách dự án, và nhập vào quãng thời gian trong Gantt view, rồi phân bổ nguồn lực và công việc trong Task Form •... bấm phím phải của chuột và chọn Fill Down Lịch Project Team sẽ được liệt kê cho mỗi nguồn lực Sự lựa chọn này cho phép bạn thiết lập những lịch khác nhau • Chọn lựa : bạn có lẽ cũng phân bổ một chi phí hoặc tỷ lệ đến mỗi thành viên bây giờ hoặc trong tương lai • Save without a baseline Màn hình của bạn trong giống như hình bên dưới : Bước 3 : Nhập dữ liệu dự án 12 Bước 7 Cách thực hiện Thiết lập màn... nguồn lực trong kế hoạch dự án Người phụ tá công việc sẽ cho phép bạn xem xét, phân bố và sang bằng sự phân bổ nguồn lực Bước thực hiện Lưu ý ngày kết thúc dự án Cách thực hiện • • • • Chọn Project từ trình đơn Bấm Project information Ghi nhận Finish date trên giấy để có thể nhận ra dễ dàng sự thay đổi đến quãng thời gian của dự án Bấm OK Bước thực hiện Thay đổi thanh trình đơn để bao gồm cả Resource... bộ dự án sau khi san bằng : 29 Bước 6 : Xem xét, san bằng và làm phẳng nguồn lực 30 Bước 7 : Sửa và điều chỉnh dữ liệu 31 Mục đích : điều chỉnh, thêm hoặc xóa những thông tin hiện có của dự án; học những phương pháp để thay đổi những nhân tố của dự án  Cảnh báo : nếu bạn không sửa dữ liệu một cách chính xác như được trình bày, phần mềm có lẽ dùng những giả thiết không chính xác để tính toán lịch trình... Layout • Chọn nút ở phía dưới hình không có những mũi tên nối với nhau Bấm OK Một sự trình bày đơn giản như bên dưới :  Cảnh báo : không như những chương trình Microsoft , Project chỉ có duy nhất một Bước 7 : Sửa và điều chỉnh dữ liệu 32 mức undo Chỉ hành động cuối cùng được phục hồi Bước thực hiện Điều chỉnh những công việc trong Gantt Chart view Cách thực hiện Để chèn những công việc mới và trong . HIỆN CÁCH THỰC HIỆN Mở MS Project Bắt đầu MS Project • Bấm vào nút Start (ở góc dưới bên trái) để trình ra trình đơn. • Bấm vào Programs để hiện ra những. chọn, MS Project sẽ thừa nhận sự phụ thuộc cái có lẽ đúng hoặc không.  Cảnh báo : nếu Tasks will always honour their constraint dates được chọn, MS Project