Tài liệu Hướng dẫn thực hành MS-Excel 2003 pptx

Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh Hướng dẫn thực hành MS-Excel 2003 Phần cơ bản - 1 - Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh BÀI 1. GIỚI THIỆU CỬA SỔ CHƯƠNG TRÌNH, QUẢN LÝ TỆP TIN, NHẬP, TÍNH TOÁN VÀ TRÌNH BÀY BẢNG TÍNH 1. Cửa sổ chương trình - Microsoft Excel là một phần mềm được thiết kế để nhập, tính toán các bảng số liệu bằng các công cụ hàm số và công thức. Chính tính linh hoạt trong tính toán của Excel làm nên sự khác biệt cơ bản giữa các bảng tính được thiết kế trên Excel so với các bảng tính được thiết kế trên Word. - Với mục đích tạo các tệp tin có nội dung là các bảng số liệu nên ngay từ đầu màn hình giao diện của Excel đã được thiết kế dưới dạng các bảng bao gồm cột và hàng. - Tên của tệp tin Excel luôn được mặc định là Book 1 (2,3,…) Phần cơ bản - 2 - H1. Một góc màn hình giao diện của chương trình Dữ liệu được nhập vào các ô của bảng Ký hiệu cột Số TT của hàng Thanh công thức Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh - Một Book bao gồm 255 Sheet (bảng tính), các Sheet được đặt tên từ Sheet 1 đến Sheet 255. Thông thường khi cài đặt chương trình hệ thống sẽ để hiển thị mặc định trên màn hình 3 Sheet, để có thêm các Sheet ta chèn từ menu Insert\ Worksheet. - Một Sheet bao gồm:  256 Cột: Các cột được ký hiệu theo bảng chữ cái từ A đến IV  65536 Hàng (dòng): Các hàng được đánh số từ 1 đến 65536 - Giao của Cột và Hàng trong bảng gọi là Ô + Ô được xác định bằng địa chỉ Ô, địa chỉ ô cho biết vị trí của ô trên bảng + Địa chỉ Ô được xác định bằng ký hiệu của cột và số thứ tự của hàng. Vd: Ô A1: Cột A Hàng 1 2. Quản lý tệp tin (Xem chương trình Word cơ bản) Phần cơ bản - 3 - Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh 3. Nhập Dl và Tính toán trong bảng tính a. Nhập Dữ liệu - Dữ liệu trong Excel được nhập vào các ô của Bảng. Để nhập Dl vào ô nào ta kích chuột vào ô đó và nhập từ bàn phím. - Có hai loại DL: + Dl dạng số (Number): Luôn được mặc định căn bên lề phải của ô. Bao gồm các loại DL sau: Số, Ngày tháng, Tiền tệ,…Vd: + Dl dạng chữ (Text): Luôn mặc định căn bên lề trái của ô. Vd: * Cy:  Nếu Dl dạng số (Number) bị nhập sai quy ước của hệ thống thì chương trình sẽ tự chuyển về định dạng chữ (Text), khi đó ta sẽ không thể thực hiện được các phép toán số học.  Để xem hoặc thay đổi các quy ước của hệ thống về nhập số liệu ta vào Start \ Control Panel\ Regional and Language Options\Regional Options\Customize:  Numbers: Xem hoặc thay đổi các quy ước nhập số  Curency: Xem hoặc thay đổi các quy ước nhập tiền tệ  Date: Xem hoặc thay đổi các quy ước nhập ngày tháng  Time: Xem hoặc thay đổi các quy ước nhập giờ  Một số sự khác biệt giữa quy ước mặc định của máy tính trong hộp thoại Regional Options với cách viết thông thường: Loại ký tự Quy ước trên máy Các viết thông thường Dấu thập phân (Decimal Symbol) Dấu chấm (.) Dấu phẩy (,) Dấu phân cách giữa các nhóm số Trăm, Ngàn, Triệu (Digit group Symbol) Dấu phẩy (,) Dấu chấm (.) Dấu phân cách giữa các đối số trong Hàm (List separator) Dấu phẩy (,) Dấu chấm phẩy (;) Ngày tháng Tháng/Ngày/Năm (mm/dd/yy) Ngày/Tháng/Năm (dd/mm/yy) Ta có thể thay đổi các loại ký tự trên bằng cách xoá và nhập lại ký tự vào các vị trí tương ứng. b. Đánh số Thứ tự tự động trong bảng tính Excel * C1: - Nhập hai số đầu của danh sách số TT vào hai ô liền kề - Bôi đen hai ô số đó - Đưa trỏ chuột vào Mốc điền của vùng bôi đen và kéo * C2: - Nhập số bắt đầu của danh sách số TT - Bấm Enter Phần cơ bản - 4 - Mốc điền H2. Đánh số TT tự động Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh - Kích hoạt lại ô số đó - Đưa trỏ chuột vào mốc điền - Bấm giữ Ctrl+ Bấm giữ chuột và kéo đến cuối danh sách * C3: - Nhập số bắt đầu của danh sách số TT - Bấm Enter - Kích hoạt lại ô số đó - Vào Edit\ Fill\ Series: + Tại Series in: Chọn hướng đánh số TT  Rows: Đánh số TT trên Hàng  Columns: Đánh số TT trên cột + Tại Step Value: Nhập giá trị nhẩy (công sai) + Tại Stop Value: Nhập giá trị dừng c. Các tính toán trong bảng tính - Mọi phép tính trong bảng tính Excel luôn bắt đầu bằng dấu bằng (=) hoặc dấu cộng (+) - Khi tính toán Excel thường dùng hai loại công cụ tính toán sau: + Các phép toán số học (+,-, *, /,…) + Các hàm số - Một số toán tử tính toán và toán tử so sánh thường dùng trong Excel: + Các toán tử tính toán: + - * / % ^ Cộng Trừ Nhân Chia Phần trăm Luỹ thừa + Các toán tử so sánh: = <> > >= < <= Bằng Không bằng Lớn hơn Lớn hơn hoặc bằng Nhỏ hơn Nhỏ hơn hoặc bằng 4. Trình bày (định dạng) bảng tính a. Căn lề, đổi Font, đổ Mầu nền trong Ô - Bôi đen các ô cần định dạng - Format\ Cells (Ctrl+1): * Alignment: Căn lề và xoay chữ trong Ô + Horizontal: Chọn căn lề theo chiều ngang của ô + Vertical: Chọn căn lề theo chiều dọc ô Phần cơ bản - 5 - H3. Hộp thoại đánh số TT tự động Chọn hướng đánh số TT tự động Nhập gía trị dừng Nhập bước nhẩy (công sai) H4. Chọn căn lề & xoay Dl trong Ô Chọn căn lề theo chiều ngang Ô Chọn căn lề theo chiều dọc Ô Bấm kéo để xoay chữ Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh *Cy: Để đưa Dl vào giữa Ô: Tại Horizontal và Vertical ta chọn Center + Orientation: Xoay chữ * Font: Thay đổi cỡ, mầu, kiểu dáng của chữ (Tương tự chương trình Word) * Patterns: Chọn mầu nền Tại Color: Chọn mầu OK b. Kẻ bảng - Bôi đen vùng Dl cần kẻ bảng - Format\ Cells (Ctrl+1)\ Border + Tại Style: Chọn kiểu đường viền + Tại Color: Chọn mầu đường viền + Kích chọn Outline: Tạo đường bao ngoài + Sang ô Style chọn lại đường viền + Kích chọn Inside: Tạo đường phân cách ô OK * Cy: - Xoá đường viền bảng: Trong hộp thoại Format\ Cell\ Border\ Chọn None - Thay đổi một trong các đường viền bảng ta kích lên các nút lệnh trên vùng Border 5. Các định dạng khác a. Trộn Ô - Bôi đen các ô cần trộn - Kích lên nút lệnh Merge and Center trên thanh công cụ Formatting * Cy: - Excel chỉ cho phép trộn một ô chứa Dl với các ô trống. Nếu ta trộn hai ô cùng chứa Dl thì Dl trên ô thứ hai sẽ bị xoá. - Nếu phải trộn ô nhiều lần ta chỉ cần trộn lần đầu, những lần tiếp theo ta chỉ bôi đen và bấm phím F4. Phần cơ bản - 6 - H5. Thẻ lệnh Font để định dạng Font chữ Chọn tên Font Chọn kiểu đường gạch chân Chọn kiểu chữ Chọn cỡ chữ Chọn mầu của chữ H6. Thẻ lệnh kẻ đường viền bảng Chọn mầu đường viền Kích xoá đường viền Kích tạo đường bao ngoài Kích tạo đường phân cách ô trong bảng Tạo/ Huỷ các đường viền riêng lẻ trong bảng Chọn kiểu đường viền Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh - Xoá trộn ô: + Bôi đen các ô cần xoá + Format\ Cell (Ctrl+1)\ Alignment: Xoá dấu tích tại ô Merge Cells hoặc kích chọn lệnh Merge and Center trên thanh công cụ Formatting lần nữa. b. Ngắt dòng trong Ô Trong bảng tính Excel nếu ta bấm Enter thì trỏ chuột sẽ nhẩy xuống ô của dòng kế tiếp trong bảng. Muốn ngắt dòng trong cùng một ô, ta làm như sau: + Đặt dấu chèn tại vị trí cần ngắt + Bấm giữ tổ hợp phím: Alt+ Enter c. Chỉnh sửa Dl trong ô Sau khi nhập Dl và ra khỏi ô, để quay lại ô chỉnh sửa ta làm như sau: - C1:  Nháy đúp chuột lên ô chứa Dl - C2:  Kích hoạt ô chứa Dl  Bấm F2 trên bàn phím - C3:  Kích hoạt ô chứa Dl  Đưa trỏ chuột lên thanh công thức và chỉnh sửa d. Xoá định dạng hoặc Dl trong ô - Bôi đen các ô cần xoá định dạng - Edit\ Clear:  All: Xoá cả nội dung và định dạng trong ô  Formats: Xoá định dạng và giữ lại nội dung  Contents: Xoá nội dung và giữ lại định dạng (Tương ứng với bấm phím Delete trên bàn phím)  Comments: Xoá các ghi chú trong ô 6. Khai báo mặc định Font chữ và số Sheet của tệp - Tools\ Options\ General: + Tại Sheets in new workbook: Nhập số Sheet mặc định của tệp tin khi khởi động chương trình. + Tại Standard Font: Chọn Font chữ mặc định của chương trình. + Tại Size: Nhập cỡ chữ. OK - Tắt và khởi động lại chương trình Excel. Phần cơ bản - 7 - Nhập số Sheet Chọn Font chữ Chọn cỡ chữ H7. Hộp thoại khai báo các tuỳ chọn Font chữ và số Sheet Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh BÀI 2. DI CHUYỂN, SAO CHÉP DỮ LIỆU CÁC THAO TÁC VỚI SHEET 1. Di chuyển, sao chép Dl a. Di chuyển (Cut) - Bôi đen vùng bảng chứa Dl cần di chuyển - C1: Đưa trỏ chuột lên đường viền của vùng bôi đen và bầm giữ chuột rồi kéo đến vị trí ô mong muốn (Chú ý: Trỏ chuột phải có hình mũi tên ( ) khi di đến đường viền ô) - C2: + Edit\ Cut (Ctrl+ X hoặc kích lên lệnh Cut ( ) trên thanh lệnh chuẩn Standard) + Kích hoạt ô đầu tiên của vùng bảng cần dán Dl + Edit\ Paste (Ctrl+ V hoặc kích lên lệnh Paste ( ) trên thanh lệnh chuẩn Standard) b. Sao chép Dl (Copy) - Bôi đen vùng bảng chứa Dl cần sao chép - C1: Đưa trỏ chuột lên đường viền vùng bôi đen, bấm giữ phím Ctrl+ bấm giữ chuột và kéo đến vị trí mong muốn. - C2: + Edit\ Copy (Ctrl+ C hoặc kích lên lệnh Copy ( ) trên thanh lệnh chuẩn Standard) + Kích hoạt ô đầu tiên của vùng bảng cần dán Dl + Edit\ Paste (Ctrl+ V hoặc kích lên lệnh Paste ( ) trên thanh lệnh chuẩn Standard) 2. Các thao tác với Bảng tính (Sheet) a. Di chuyển, Sao chép Sheet (Cut và Copy) * C1: Bấm giữ tên Sheet và kéo để di chuyển ( ). Trong quá trình di chuyển ta bấn giữ phím Ctrl để sao chép. * C2: - Kích chọn Sheet cần di chuyể n hoặc sap chép - Edit\ Move or Copy Sheet . (hoặc kích phải chuột lên tên Sheet cần di chuyển hoặc sao chép\ chọn Move or Copy)  Xuất hiện hộp thoại Move or Copy: + Tại To book: Chọn tệp tin đích (tệp sẽ lưu bản copy) + Tại Before sheet: Chọn vị trí đặt bản sao (đặt trước sheet nào?) + Chọn OK: Di chuyển Phần cơ bản - 8 - H8. Hộp thoại di chuyển, sao chép Dl Chọn tệp tin đích Chọn vị trí đặt bản sao Tích chọn để Sao chép Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh + Tích chọn Create a copy\ Chọn OK: Sao chép b. Đổi tên Sheet - Kích chọn Sheet cần đổi tên - Format\ Sheet\ Rename (hoặc kích phải chuột lên tên Sheet\ Chọn Rename hoặc kích đúp chuột lên tên Sheet) - Khi đó tên Sheet sẽ được bôi đen, ta xoá tên cũ và nhập tên mới của Sheet. c. Ẩn/ Hiện Sheet - Chọn Sheet cần ẩn - Format\ Sheet\ Hide * Hiện lại Sheet đã ẩn: - Format\ Sheet\ Unhide  Xuất hiện hộp thoại với danh sách Sheet đã bị ẩn, ta chọn tên Sheet cần hiện lại rồi chọn OK d. Chèn/ Xoá Sheet * Chèn: Insert\ Worksheet * Xoá:- Kích chọn sheet cần xoá - Edit\ Delete Sheet (hoặc kích phải chuột lên tên Sheet cần xoá\ chọn Delete) Phần cơ bản - 9 - H9a. Hộp lệnh ẩn Sheet H9b. Bảng ds các Sheet bị ẩn Kích chọn để ẩn Sheet Chọn để hiện lại Sheet Kích chọn Sheet cần hiện lại Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh BÀI 3. CÁC THAO TÁC VỚI HÀNG, CỘT, Ô CỦA SHEET 1. Chèn Hàng/ Cột/ Ô a. Chèn Hàng - Bôi đen số hàng trên bảng tương ứng với số hàng cần chèn (bôi các hàng phía dưới vị trí cần chèn) - Insert\ Rows b. Chèn Cột - Bôi đen số cột trên bảng tương ứng với số cột cần chèn (bôi các cột bên phải vị trí cần chèn) - Insert\ Columns c. Chèn Ô - Bôi đen số ô trên bảng tương ứng với số ô cần chèn - Insert\ Cells  Xuất hiện hộp lệnh các tuỳ chọn khi chèn: + Shift cells right: Chèn ô và đẩy Dl của các ô trên vùng bôi đen sang phải + Shift cells down: Chèn ô và đẩy Dl của các ô trên vùng bôi đen xuống dưới + Entire row: Chèn các ô như hàng mới của bảng (T.ư với chèn hàng) + Entire column: Chèn các ô như cột mới của bảng (T.ư với chèn cột) 2. Xoá Hàng/ Cột/ Ô a. Xoá Hàng - Bôi đen các hàng cần xoá (bấm giữ chuột và kéo trên cột số TT hàng của Sheet) - Edit\ Delete b. Xoá Cột - Bôi đen các cột cần xoá (bấm giữ chuột và kéo trên dòng ký hiệu cột của Sheet) - Edit\ Delete c. Xoá Ô - Bôi đen các ô cần xoá - Edit\ Delete….  Xuất hiện hộp lệnh các tuỳ chọn khi xoá: + Shift cells left: Xoá ô và đẩy Dl của các ô trên vùng bôi đen sang trái. + Shift cells up: Xoá ô và đẩy Dl của các ô từ phía dưới lên + Entire row: Xoá tất cả các ô trên hàng có ô bôi đen (T.ư với xoá hàng) + Entire column: Xoá tất cả các ô trên cột có ô bôi đen (T.ư với xoá cột) Phần cơ bản - 10 - [...]... - Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh Toán tử so sánh Does not Contain Phần cơ bản Ý nghĩa Không chứa, không gồm - 34 - Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh BÀI 13 THIẾT KẾ TRANG IN VÀ IN BẢNG TÍNH 1 Thiết kế trang in Chọn hướng in - File\ Page Setup  Xuất hiện hộp thoại Page Setup, chọn: * Page: Khai báo khổ giấy và hướng in - Tại Orientation: Chọn hướng. .. nguyên Phần cơ bản - 27 - Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh - Bôi đen vùng số liệu cần xoá định dạng - Format\ Cells\ Number\ General\ OK Hoặc sử dụng chổi quét định dạng: - Đưa trỏ chuột lên một ô trống (hoặc ô chứa số nguyên) - Kích chọn lệnh Format Painter - Bôi đen vùng số liệu cần xoá định dạng tiền tệ,… Phần cơ bản - 28 - Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế... bảng 2 Lọc Dữ liệu * Công dụng: Trích ra các mẫu tin (ô Dl trên các dòng) thoả mãn các điều kiện cho trước * Thực hiện: - Bôi đen bảng - Data\ Filter\ AutoFilter Khi đó trên các tiêu đề cột của bảng xuất hiện các mũi tên Để lọc Dl thoả mãn điều kiện trên cột nào ta kích chuột lên tiêu đề của cột đó và chọn điều kiện tương ứng từ danh sách Phần cơ bản - 32 - Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên:... chọn biểu đồ - Bấm phím Delete trên bàn phím Phần cơ bản - 31 - Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh BÀI 12 CHỨC NĂNG SẮP XẾP DỮ LIỆU VÀ LỌC TỰ ĐỘNG TRONG BẢNG 1 Sắp xếp Dl (Sort) * Công dụng: Thay đổi trật tự của các ô trong cột theo chiều tăng dần hoặc giảm dần để các Dl giống nhau được di chuyển về liền kề nhau thành một nhóm, tạo thuận lợi cho việc Kích chọn cột Dl Kích chọn... Phần cơ bản ): Nhập độ rộng của Cột - 11 - Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh BÀI 4 ĐỊA CHỈ TƯƠNG ĐỐI, TUYỆT ĐỐI KHÁI NIỆM HÀM SỐ & HÀM SUM 1 Địa chỉ tương đối, tuyệt đối a Địa chỉ tương đối - Khái niệm: Là địa chỉ ô nhập vào công thức mà khi sao công thức đến vị trí mới thì địa chỉ đó thay đổi tương ứng - Ứng dụng: Được sử dụng khi thực hiện các phép toán mà Dl tính toán phải... ghi chú + Data Labels: Tuỳ chọn ẩn/ hiện các giá trị H22 Khai báo các tuỳ chọn trên BĐ hoặc tên nhãn của giá trị trên biểu đồ + Data Table: Tuỳ chọn ẩn hiện bảng số liệu kèm theo biểu đồ Phần cơ bản - 29 - Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh Next  Xuất hiện hộp thoại Chart Location (H23): Chọn vị trí đặt biểu đồ trên bảng tính:  As new sheet: Đặt biểu đồ trên bảng tính mới... và hàng)  2 lần để cố định hàng tương đối cột Phần cơ bản - 12 - Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh  3 lần để cố định cột tương đối hàng  4 lần đưa địa chỉ ô về dạng tương đối * Cy: - Địa chỉ tương đối và tuyệt đối chỉ được nhắc đến khi phải sao công thức 2 Hàm số a Khái niệm: Là công thức được dựng sẵn để thực hiện các phép toán chuyên biệt - Sử dụng hàm số để tính toán... học sinh dựa trên điểm trung bình) Phần cơ bản - 16 - Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh  Nhập 1 (Xếp thứ bậc tăng dần): Được sử dụng khi thứ bậc được đánh giá từ giá trị số nhỏ nhất trở lên (Thường sử dụng khi xếp loại cho các vận động viên của các môn thể thao tính giờ) 3 Hàm If * Công dụng: Là loại hàm Logic thường dùng thực hiện các phép thử điều kiện Nếu điều kiện thoả mãn... tính thử, nếu kết quả của hàm không đúng với thời gian thực tại thì phải khai báo lại thời gian của hệ thống Cách khai báo như sau:  Cách 1: Nháy đúp vào biểu tượng đồng hồ hệ thống trên thanh Taskbar ở góc dưới bên phải màn hình  Cách 2: Start\ Setting\ Control Panel\ Date and Time 2 Cách tính tuổi Phần cơ bản - 25 - Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh a Tính tương đối  =Năm... =CountBlank(A1:C5) > =5 (Trong phạm vi ô A1:C5 có năm ô trống) 4 Hàm CountIf * Công dụng: Đếm ra số ô chứa giá trị thoả mãn điều kiện cho trước * Dạng thức: =Countif(Range,Criteria) Phần cơ bản - 19 - Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh Trong đó: Range: Phạm vi ô cần đếm Criteria: Điều kiện là một giá trị bất kỳ Lưu ý: Nếu điều kiện phải sử dụng các toán tử so sánh hoặc điều kiện là một giá . Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh Hướng dẫn thực hành MS-Excel 2003 Phần cơ bản - 1 - Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003. Phần cơ bản - 3 - Hướng dẫn thực hành MS- Excel 2003 Giáo viên: Vũ Thế Khanh 3. Nhập Dl và Tính toán trong bảng tính a. Nhập Dữ liệu - Dữ liệu trong Excel