Trong bài báo cáo của mình, nội dung báo báo là một dạng báo cáo mở, câu hỏi xoay quanh giới thiệu công ty, các hoạt động chính của công ty và có một bảng danh sách thuốc tham gia đấu thầu cung ứng thuốc do mình tự biên soạn ra. Nếu có sai sót mong các bạn đóng góp ý kiến nha.
Trang 1MỤC LỤC
Trang
LỜI MỞ ĐẦU 5
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC – VẬT TƯ Y TẾ GIA LAI 7
I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC – VẬT TƯ Y TẾ GIA LAI 7
1 Giới thiệu chung 7
2 Quá trình hình thành của doanh nghiệp 8
II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUY MÔ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC – VẬT TƯ Y TẾ GIA LAI 8
1 Chức năng 8
2 Nhiệm vụ 9
3 Quy mô hoạt động 9
III HỆ THỐNG TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY 10
1 Hệ thống tổ chức bộ máy quản lý 10
2 Nhiệm vụ, chức năng và mối quan hệ trong công tác của các phòng, ban trong công ty 12
3 Trình độ chuyên môn của nhân viên công ty 22
CHƯƠNG 2: CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ DOANH NGHIỆP 23
I QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG DOANH NGHIỆP ĐẠT CHUẨN GDP 23
1 Khái niệm về GDP 23
2 Các tiêu chí đánh giá doanh nghiệp đạt chuẩn GDP 23
II QÚA TRÌNH XÂY DỰNG NHÀ KHO ĐẠT TIÊU CHUẨN GSP 24
1 Khái niệm về GSP 24
2 Các tiêu chí đánh giá kho đạt tiêu chuẩn GSP 25
3 Cách xây dựng nhà kho đạt tiêu chuẩn GSP 25
Trang 24 Cách sắp xếp hàng hóa trong kho 28
CHƯƠNG 3: HOẠT ĐỘNG CHÍNH CỦA DOANH NGHIỆP 29
I CÁC PHƯƠNG ÁN CUNG ỨNG THUỐC CỦA DOANH NGHIỆP 29
II MỘT SỐ LOẠI BIỂU MẪU DÙNG TRONG DOANH NGHIỆP DƯỢC 31
III CHIẾN LƯỢC MARKETING – XÂY DỰNG KẾ HOẠCH GIỚI THIỆU VÀ QUẢNG CÁO THUỐC 35
1 Xây dựng hệ thống kênh phân phối và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của công ty 35
2 Chiến lược Marketing 37
3 Các chính sách chủ yếu 38
CHƯƠNG 4: KẾ HOẠCH ĐẤU THẤU CUNG ỨNG THUỐC 39
I.CÁCH LÀM DANH MỤC THUỐC, VẬT TƯ Y TẾ THAM GIA ĐẤU THẦU CUNG ỨNG THUỐC 39
1 Các hình thức tổ chức đảm bảo cung ứng thuốc 39
2 Hướng dẫn đấu thầu cung ứng thuốc 39
II XÂY DỰNG DANH MỤC THUỐC THAM GIA ĐẤU THẦU CUNG ỨNG THUỐC THEO TINH THẦN THÔNG TƯ 01/2012/TTLT-BYT 45
1 Các tiêu chí đánh giá hồ sơ dự thầu 45
2 Quy trình đấu thầu thông thường 46
3 Xét duyệt trúng thầu 47
4 Mẫu báo cáo kết quả lựa chọn nhà thầu cung ứng thuốc 47
5 Xây dựng một bản báo cáo tham gia dự thầu năm 2016 của Công ty Cổ phần Dược – Vật tư y tế Gia Lai 49
KẾT LUẬN 54
LỜI CÁM ƠN 55
Trang 3Hội đồng quản trịHội đồng cổ đôngDược sĩ trung họcGây nghiện – hướng tâm thần – tiền chấtNhập trước – xuất trước
Hết hạn dùng trước – xuất trước
MỘT SỐ GIẤY TỜ ĐÍNH KÈM
+ 1 bản Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp công ty cổ phần
+ 1 bản Quyết định của Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh Gia Lai “Về việc chuyểnCông ty Dược phẩm tỉnh Gia Lai thành Công ty Cổ phần”
+ Sơ đồ thiết kế nhà kho
+ 1 bản Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh thuốc
+ 1 bản Giấy chứng nhận đạt “Thực hành tốt phân phối thuốc” (GDP)
+ 1 bản Đơn đăng ký kiểm tra “Thực hành tốt phân phối thuốc”
+1 bản Báo cáo tóm tắt đào tạo “Thực hành tốt phân phối thuốc” (GDP)
LỜI MỞ ĐẦU
Trang 4Trong những năm trở lại đây, Việt Nam đã và đang không ngừng phát triển,
mở rộng quan hệ song phương và đa phương, tiến hành mở cửa giao thương với cácnước trên thế giới, tạo điều kiện cho nền kinh tế trong nước ngày càng phát triển,trong đó có Ngành Dược
Đối với Ngành Dược mà nói, bên cạnh sự phát triển mạnh mẽ của thị trường,kéo theo đó là sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp Dược Khi nền kinh tếngày càng đi lên, nhu cầu của con người ngày càng cao đòi hỏi các doanh nghiệpDược phải không ngừng củng cố, đổi mới và phát triển Trên thực tế, không phảidoanh nghiệp nào cũng có thể đứng vững, nhất là những doanh nghiệp vừa và nhỏ.Thế nhưng, với sự linh hoạt, tự biết điều chỉnh theo xu thế thị trường, nhiều doanhnghiệp Dược đã nhanh chóng thích ứng , tồn tại và phát triển
Ra đời từ sớm, Công ty Cổ phần Dược – Vật tư y tế Gia Lai đã không ngừngphát triển, vận động đổi mới về tư duy, công nghệ và ngay cả phương pháp quản lý
để có thể phù hợp hơn với một thị trường lớn như ở nước ta và với các nước trênthế giới
Được sự đồng ý của Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Dược – Vật tư y tế GiaLai, em đã có cơ hội được thực tập và có thời gian tìm hiểu khái quát các hoạtđộng của công ty Bài báo cáo dưới đây là tổng hợp các nội dung mà em đã tìmhiểu được Gồm có những nội dung chính như sau:
- Chương I: Giới thiệu về Công ty Cổ phần Dược – Vật tư y tế Gia Lai
- Chương II: Các tiêu chí đánh giá doanh nghiệp
- Chương III: Hoạt động chính của Công ty
- Chương IV: Xây dựng kế hoạch đấu thầu cung ứng thuốc
Do vốn kiến thức của bản thân còn hạn hẹp, chưa có kinh nghiệm làm việcthực tiễn nên bài báo cáo của em còn nhiều thiếu sót trong quá trình nhận định vấn
đề, tìm hiểu và khai thác thông tin chưa được hoàn chỉnh Em mong nhận được ýkiến đóng góp của Ban lãnh đạo Công ty và của thầy cô để bài báo cáo của em cóthể hoàn thiện hơn
Trang 5Pleiku, tháng 05 năm 2016
Người viết Phạm Thị Thu Hiền
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC – VẬT TƯ Y TẾ GIA LAI
Trang 6I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC – VẬT
TƯ Y TẾ GIA LAI
1 Giới thiệu chung
- Tên Công ty viết bằng tiếng Việt:
CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC- VẬT TƯ Y TẾ GIA LAI
- Tên Công ty viết bằng tiếng Anh:
GIA LAI PHARMACEUTICAL JOINT STOCK COMPANY
- Tên giao dịch: GIAPHARCO
- Năm thành lập: 2003
- Hình thức sở hữu: Cổ phần
- Giám đốc hiện tại của doanh nghiệp:
Họ và tên: Võ Đình Hiệp Giới tính: Nam Ngày sinh: 23/12/1976Chức danh: Giám đốc Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam
Địa chỉ trụ sở chính: Số 04 Quang Trung Phương Tây Sơn Thành phố Pleiku Tỉnh Gia Lai
Thực hiện một số nhiệm vụ công ích theo đơn đặt hàng của Nhà nước
Mua, bán các mặt hàng vật tư, thiết bị y tế
- Lãnh vực hoạt động: Phân phối
- Quy mô hoạt động:
Số nhà xưởng (nhà kho): 01 nhà kho chính + 02 dãy nhà kho phụ
Các chi nhánh: 04 chi nhánh tại Thành phố Pleiku
- Đối tượng phân phối:
+ Hiệu thuốc
Trang 7+ Nhà thuốc
+ Đại lý
+ Bệnh viện
+ Trung tâm y tế
(Đính kèm 1 bản Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp công ty cổ phần).
2 Quá trình hình thành của doanh nghiệp
Tiền thân của Công ty Cổ phần Dược – Vật tư y tế Gia Lai là Công ty Dượcphẩm Gia Lai, được thành lập theo quyết định số 18/QĐ-UB-TLL ngày20/10/1992
- Tên giao dịch: PLEIPHARCO trực thuộc UBND tỉnh Gia Lai
- Trụ sở đặt tại: 1A Phan Đình Phùng – Thị xã Pleiku – Tỉnh Gia Lai
- Ngành nghề kinh doanh: Kinh doanh Dược phẩm, Dược liệu
- Tổ chức Doanh nghiệp theo hình thức: Công ty Quốc doanh
Sau những năm hoạt động, Công ty Dược phẩm Gia Lai có đủ điều kiện đểtiến hành cổ phần hóa theo quy định của Chính phủ về việc chuyển một số công tyNhà nước thành công ty Cổ phần Căn cứ quyết định số 1392/QĐ-CT ngày11/10/2002 của Chủ tịch UBND tỉnh Gia Lai về việc chuyển CÔNG TY DƯỢCPHẨM thành CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC – VẬT TƯ Y TẾ GIA LAI
(Đính kèm 1 bản Quyết định của Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh Gia Lai “Về việc chuyển Công ty Dược phẩm tỉnh Gia Lai thành Công ty Cổ phần”)
II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUY MÔ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
1 Chức năng
Kinh doanh thuốc chữa bệnh để đáp ứng nhu cầu về thuốc chữa bệnh thiếtyếu của các địa phương trong địa bàn tỉnh và khu vực xung quanh Mở rộng hoạtđộng phân phối để kịp thời đáp ứng những loại thuốc thông thường tại thành phốPleiku và các huyện, thị xã trong tỉnh phục vụ người bệnh
2 Nhiệm vụ
Trang 8- Kinh doanh dược phẩm, dược liệu.
- Mua bán các loại mặt hàng mỹ phẩm
- Thực hiện một số nhiệm vụ công ích theo đơn hàng của Nhà nước
- Mua, bán các mặt hàng vật tư, thiết bị y tế,…
3 Quy mô hoạt động
Toàn bộ hoạt động cuả công ty đều tuân theo quy định của Bộ y tế và tuânthủ nghiêm ngặt theo các quy định của Pháp luật Với nỗ lực không ngừng, công ty
đã và đang phát triển mạnh mẽ Công ty có hệ thống quầy thuốc trực thuộc công ty
và hệ thống đại lý rộng khắp trong tỉnh - thành phố đến các huyện vùng sâu, vùng
xa Chính hệ thống quầy thuốc và đại lý rộng khắp như vậy công ty đã đáp ứng kịpthời nhu cầu về thuốc chữa bệnh cho nhân dân trong tỉnh Đối với thị trường trongtỉnh thì công ty phân bổ chủ yếu cho các đối tượng:
- Các bệnh viện huyện, tỉnh và các trung tâm y tế
- Các đại lý
- Các hiệu thuốc ở huyện của công ty
Đây là thị trường truyền thống của công ty Công ty không dừng lại ở việcphát triển kinh doanh trong tỉnh mà còn xây dựng kế hoạch mở rộng phạm vi kinhdoanh ra các tỉnh, thành phố trong cả nước và ra ngoài nước
Công ty cũng đang cố gắng mở rộng, xây dựng mối quan hệ bạn hàng cáccông ty, xí nghiệp dược trong và ngoài nước nhằm khai thác được nguồn hàngphong phú và đa dạng để đáp ứng nhu cầu phòng bệnh và chữa bệnh ngày càng caocủa nhân dân Bên cạnh đó công ty cũng rất chú trọng đến công tác công ích nhưcấp thuốc chữa bệnh cho nhân dân nghèo, cấp thuốc cho đồng bào vùng sâu vùng
xa Nhìn chung, lĩnh vực và quy mô hoạt động của công ty chưa phải là rộng lớnnhưng công ty vẫn và đang cố gắng hết sức mình để phát triển ổn định và bềnvững
III HỆ THỐNG TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY
Trang 9Công ty Cổ phần Dược – Vật tư y tế Gia Lai tuy có lịch sử hình thành vàphát triển lâu đời nhưng lại có cơ cấu tổ chức khá đơn giản Việc phân chia các bộphận chức năng có ưu điểm là chuyên môn hóa được công việc, sử dụng con ngườimột cách có hiệu quả, phù hợp với năng lực và trình độ của mỗi cán bộ công nhânviên, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra.
Giám đốc: Ông Võ Đình Hiệp
Phó Giám đốc kiêm Trưởng phòng tổ chức: Ông Huỳnh Như Quang
Phó Giám đốc kiêm Kế toán trưởng: Ông Nguyễn Xuân Cường
Ban kiểm soát: 03 người
Kiểm soát trưởng: Bà Phạm Thị Thúy Hà
Nhân viên các bộ phận khác: 79 người
Sơ đồ III.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý CT CP Dược – Vật tư y tế Gia Lai
Hội đồng quản trị
GIÁM ĐỐC
Ban kiểm soát
Trang 10Ghi chú: : Quan hệ cùng cấp
: Quan hệ cùng cấp
Nguồn: Phòng tổ chức hành chính
2 Nhiệm vụ, chức năng và mối quan hệ trong công tác của các phòng, ban
- Hội đồng quản trị: Ở công ty Cổ phần Dược – Vật tư y tế Gia Lai thì Chủ
tịch HĐQT là người đứng đầu HĐQT, do Đại HĐCĐ của công ty đã tín nhiệm và
bỏ phiếu bầu ra, có quyền hạn cao nhất và điều hành mọi hoạt động của công ty,
Kế toánkho
Kế toánnghiệp vụMarketing– Vật tư y
Tổ giaonhậnkiểmnhập và
vệ sinh
KhomỹphẩmTPCN
Khovật tư
lẻ số195
Đạilýbán
lẻ số
…
Đạilýbán
lẻ số1
Quầythuốcdoanhnghiệp
số 64
Quầythuốcdoanhnghiệp
số …
Quầythuốcdoanhnghiệp
số 1
Chinhánh4
Chinhánh
…
Chi
nhánh
1
Trang 11theo chế độ Thủ trưởng và chịu trách nhiệm toàn diện trước toàn thể cán bộ CNVcủa công ty.
TT Phòng/
Ban
Trình độ, năng lực,kinh nghiệm Trách nhiệm Quan hệ công tác
BAN GIÁM ĐỐC
1 Giám
đốc
- Trình độ chuyênmôn: DSĐH;
- Có ít nhất 10 nămkinh nghiệm tronglĩnh vực kinhdoanh Dược phẩm;
- Phải có kiến thức,năng lực, kinhnghiệm trong việc
tổ chức, quản lý vàđiều hành mọi hoạtđộng của công ty;
- Nắm vững vàđiều hành tốt việcthực hiện các yêucầu tiêu chuẩnGDP
- Chịu trách nhiệmtrước HĐQT và ĐạiHĐCĐ về mọi nhiệm
vụ và quyền hạn đượcgiao;
- Tổ chức thực hiện kếhoạch kinh doanh vàphương án đầu tư củacông ty;
- Ban hành quy chếquản lý nội bộ công ty;
- Phê duyệt báo cáo tàichính, báo cáo tổng kếthoạt động kinh doanhcủa công ty;
- Phê duyệt phương ánphân phối thu nhập và
sử dụng các quỹ củacông ty;
- Tổ chức việc thựchiện phân phối thuốctheo đúng yêu cầu vềtiêu chuẩn GDP
- Là đại diện theoPháp luật của công tytrong các quan hệ vàgiao dịch với các cơquan chức năng vàđối tác bên ngoài;
- Báo cáo trướcHĐQT và ĐạiHĐCĐ;
- Chỉ đạo, giám sát,đánh giá hiệu quảthực hiện công việccủa các phòng/ ban,
bộ phận trong côngty
2 Phụ - Trình độ chuyên - Phụ trách các vấn đề - Chỉ đạo các phòng,
Trang 12- Phải được đào tạo
về GDP và GSP;
- Có ít nhất 5 nămkinh nghiệm tronghoạt động kinhdoanh Dược phẩm
về chuyên môn củacông ty;
- Tổ chức thực hiệncác công việc liênquan đến lĩnh vựcchuyên môn dược củacông ty;
- Xây dựng kế hoạchđào tạo nâng cao trình
độ chuyên môn chonhân viên công ty;
- Chấp hành tốt nhữngquy định của cơ quanquản lý cấp trên (Cụcquản lý dược, Sở y tế,
…)
bộ phận trong công
ty giải quyết các vấn
đề về chất lượngthuốc và chuyên môncủa công ty;
- Giám sát, đánh giáhiệu quả thực hiệncủa các phòng, bộphận trong công ty
về các vấn đề chuyênmôn dược;
- Thay mặt công tyquan hệ với cơ quanquản lý Dược trungương và địa phương(Cục quản lý dược,
Sở y tế) hay banngành liên quantrong các vấn đềchuyên môn củacông ty
- Có năng lực tổchức, quản lý kinhdoanh và khả nănglãnh đạo;
- Chịu trách nhiệmtrước Giám đốc về lĩnhvực linh doanh đượcphân công;
- Tham mưu cho Giámđốc kế hoạch kinh
- Đối với cấp trên(Báo cáo): Ban giámđốc;
- Đối với đồngnghiệp (Phối hợp):Các Trưởng bộ phận
Trang 13- Được đào tạo vềGDP và GSP.
- Chuyên mônkhác: Vi tính vănphòng
doanh hằng năm củacông ty;
- Xây dựng kế hoạchđào tạo kiến thức, kỹnăng cho nhân viênPhòng kinh doanh;
- Tham mưu cho Giámđốc xây dựng chi phíbán hàng và các chínhsách bán hàng, tổ chứcmạng lưới bán hàng(Trình dược viên, đại
lý, khách hàng);
- Xây dựng tổ chứcnhân sự các bộ phậnthuộc Phòng kinhdoanh
của công ty;
- Đối với cấp dưới(Chỉ đạo): Nhân viênPhòng kinh doanh
- Có năng lực tổchức, quản lý kinhdoanh và khả nănglãnh đạo;
- Được đào tạo vềGDP và GSP;
- Chuyên mônkhác: Vi tính vănphòng
- Chịu trách nhiệmtrước Giám đốc vàTrưởng Phòng kinhdoanh về lĩnh vựcđược phân công;
- Hoàn thành cácnhiệm vụ do TrưởngPhòng kinh doanhphân công
- Nhận kế hoạch và ýkiến chỉ đạo từTrưởng phòng kinhdoanh; báo cáo tìnhhình thực hiện choTrưởng phòng kinhdoanh;
- Phối hợp với cácphòng ban kháctrong công ty đểhoàn thành tốt nhiệm
Trang 14vụ được giao;
- Phối hợp chỉ đạo vàquản lý nhân viênPhòng kinh doanh.PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH
- Có năng lực quảnlý;
- Có kinh nghiệmtrong hoạt độngquản lý hành chínhtại doanh nghiệp
- Chịu trách nhiệmtrước Hội đồng quảntrị, Giám đốc công ty
về mọi hoạt động củaPhòng tổ chức – hànhchính;
- Tham mưu cho Giámđốc về công tác tổchức hệ thống củacông ty, tổ chức cácphòng, các đơn vị trựcthuộc và mạng lướibán lẻ
- Báo cáo công việccho Ban giám đốc;-Phối hợp với các bộphận khác (Kinhdoanh, Marketing –Vật tư y tế, Kho, Kếtoán – Tài chính, cácchi nhánh, hệ thốngquầy thuốc) để hoànthành nhiệm vụ
- Chỉ đạo và quản lýnhân viên Phòng tổchức – Hành chính
- Có năng lực quản
lý, có thâm niêntrong hoạt độngquản lý kế toándoanh nghiệp
- Chịu trách nhiệmtrước HĐQT, Giámđốc công ty về mọihoạt động của Phòng
kế toán – tài chính;
- Quản lý điều hànhhoạt động kế toán củacông ty, lưu giữ chứng
từ, hóa đơn;
- Cung cấp thông tin
- Báo cáo với Giámđốc về tình hình hoạtđộng của Phòng kếtoán – tài chính;
- Phối hợp với Phòngkinh doanh, Phòngmarketing – vật tư y
tế quản lý tình hìnhcông nợ của kháchhàng;
Trang 15về các khoản nợ phảithu, phải trả cho bangiám đốc;
- Thực hiện các báocáo kế toán theo quyđịnh của công ty
- Phối hợp với các bộphận kho để kiểm kê,đối chiếu theo quyếtđịnh của Giám đốc
- Có năng lực quản
lý, có thâm niêntrong hoạt độngquản lý kế toándoanh nghiệp
- Giúp Trưởng phòng
kế toán – tài chính khi
đi vắng và báo cáo lạikhi công việc hoànthành;
- Thực hiện, quản lý vàchịu trách nhiệm phầncông việc được phâncông
- Xin ý kiến và báocáo với Trưởngphòng kế toán – tàichính;
- Phối hợp và chỉ đạocác nhân viên Phòng
kế toán – tài chính;
- Phối hợp với nhânviên các bộ phậnkhác trong công việcthực thi nhiệm vụ
BỘ PHẬN KHO
8 Trưởng
kho
- Trình độ: DSTHtrở lên, được đàotạo GSP và GDPcăn bản;
- Có kiến thức vànăng lực trong lãnhvực quản lý kho;
- Đặc biệt cần cóphẩm chất đạo đứctốt và trung thực
- Chịu trách nhiệmtrước Ban Giám đốc
về mọi hoạt động củakho
- Báo cáo với BanGiám đốc về tìnhhình hàng hóa, điềukiện kho,…;
- Phối hợp với cácTrưởng và Phó cácphòng, bộ phận trongcông ty đối với cácvấn đề liên quan đếnkho;
Trang 16- Chỉ đạo và quản lýtất cả nhân viênthuộc kho;
- Quan hệ với kháchhàng về các vấn đềliên quan trực tiếpđến hàng hóa trongkho
9 Phó
trưởng
kho
- Trình độ: DSTHtrở lên, được đàotạo GSP và GDPcăn bản;
- Có kiến thức vànăng lực trong lãnhvực quản lý kho;
- Đặc biệt cần cóphẩm chất đạo đứctốt và trung thực
- Chịu trách nhiệmtrước Trưởng kho vàBan giám đốc vềnhiệm vụ được giao;
- Phối hợp với bộ phậnKiểm tra chất lượng,với nhân viên nhập vàxuất hàng để bảo quản
và phân phối hàng theođúng nguyên tắc GSP
và GDP
- Báo cáo với Trưởngkho và Ban giám đốc
về tình hình hànghóa, điều kiện kho,
…;
- Phối hợp với cácTrưởng và Phó cácphòng, bộ phận trongcông ty đối với cácvấn đề liên quan đếnkho;
- Phối hợp vớiTrưởng kho chỉ đạo
và quản lý tất cảnhân viên thuộc kho.10
- Có kinh nghiệmxuất nhập hàng hóa
- Chịu trách nhiệmtrước Trưởng kho vềnhiệm vụ được giao;
- Kiểm tra lại hàng doThủ kho xuất trước khi
ra khỏi khu vực giao
- Nhận kế hoạch và ýkiến chỉ đạo từTrưởng kho;
- Phối hợp và chỉ đạocác Thủ kho trongviệc xuất thành
Trang 17trong kho;
- Có phẩm chấtđạo đức tốt, trungthực
nhận;
- Chịu trách nhiệm về
số lượng hàng hóatrước khi giao chokhách hàng;
- Duy trì và phát triểntốt đẹp các mối quan
vụ kế toán và vitính văn phòng;
- Có kinh nghiệmtrong công tác kếtoán kho, được đàotạo về GSP vàGDP căn bản;
- Có phẩm chấtđạo đức tốt, trungthực
- Hiểu rõ trách nhiệmcủa mình theo bản mô
tả công việc;
- Chịu trách nhiệmtrước Trưởng kho vàlãnh đạo công ty vềnhiệm vụ được giao
- Nhận kế hoạch và ýkiến chỉ đạo từTrưởng bộ phận kho;
- Phối hợp với cácthủ kho khác;
- Phân công nhiệm
Marketing, trangthiết bị và vật tư y
- Chịu trách trướcGiám đốc về lĩnh vựcphụ trách;
- Xây dựng kế hoạchmarketing – vật tư ytế;
- Đối với cấp trên(Báo cáo): Giámđốc;
- Đối với đồngnghiệp (Phối hợp):Các Trưởng bộ phận
Trang 18- Có khả năng tổchức quản lý côngviệc
- Xây dựng kế hoạchđào tạo cho nhân viêntrong lĩnh vực phụtrách;
- Tham mưu cho Giámđốc xây dựng chi phíbán hàng và các chínhsách bán hàng;
- Xây dựng tổ chứcnhân sự cho mạng lướiMarketing – Vật tư ytế;
- Xây dựng kế hoạchchăm sóc khách hàng
của công ty;
- Đối với Cấp dưới(Chỉ đạo): Nhân viênPhòng arketing – Vật
- Hiểu biết sảnphẩm của công ty,
có kinh nghiệmtrong lĩnh vựcMarketing và kinhdoanh vật tư, trang
- Chịu trách nhiệmtrước Trưởng phòngMarketing – Vật tư y
tế về công việc đượcgiao;
- Triển khai giới thiệusản phẩm đến tất cảkhách hàng trên địabàn;
- Cải thiện và duy trìcác mối quan hệ tốtvới khách hàng;
- Thực hiện giám sát,theo dõi các chương
- Nhận kế hoạch, ýkiến chỉ đạo và báocáo Trưởng phòngMarketing – Vật tư ytế;
- Phối hợp với nhânviên các phòng, bộphận khác trong công
ty để hoàn thành tốtnhiệm vụ
Trang 19thiết bị y tế;
- Có khả năng giaotiếp tốt;
- Có sức khỏe, cóphương tiện dichuyển (mô tô, ôtô) cho việc tiếp thịsản phẩm trongtỉnh Gia Lai và cáctỉnh khác khi cóchủ trương củacông ty và chỉ đạocủa Trưởng phòngMarketing – Vật tư
y tế
trình bán hàng, chươngtrình khuyến mãi đã vàđang thực hiện;
- Thực hiện việc giaoban, họp triển khaicông tác Marketingtheo kế hoạch phâncông của Trưởngphòng Marketing –Vật tư y tế theo ngày,tuần, tháng,…
TỔ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM14
- Được đào tạo vềGSP và GDP cănbản
- Chịu trách nhiệmtrước lãnh đạo công ty
về nhiệm vụ đượcgiao;
- Phối hợp chặt chẽ vớiPhụ trách chuyên môncông ty trong việc đốivới hàng hóa trongkho;
- Chịu trách nhiệmkiểm tra chất lượngtoàn bộ thuốc trước
- Nhận kế hoạch và ýkiến chỉ đạo từ Giámđốc công ty, Phụtrách chuyên môncông ty;
- Phối hợp cùngphòng kinh doanhtrong việc thu hồisản phẩm không đạtchất lượng, xử lýhàng trả về, xử lýkhiếu nại chất lượng
Trang 20khi nhập kho, trongquá trình lưu kho (định
kỳ và đột xuất), hàng
bị trả về (khi có khiếunại, tranh chấp), hàngxuất kho, đảm bảo mọihàng hóa trong khođều được bản quảnđúng điều kiện quyđịnh
sản phẩm, xử lýthuốc hư hao, biệttrữ;
- Phối hợp và chỉ đạoTrưởng kho và cácThủ kho trong hoạtđộng đảm bảo chấtlượng thành phẩmbảo quản trong kho
- Chi nhánh bán sỉ: Do các trưởng trung tâm điều hành nhân viên của mình,
có trách nhiệm quản lý, bảo quản hàng hóa; phân phối, cung cấp hàng hóa cho cácđại lý bán lẻ Trong đó trưởng trung tâm là DSĐH, được đào tạo GSP và GDP cănbản, có kiến thức và năng lực trong lãnh vực quản lý kho
- Hệ thống các quầy thuốc và đại lý bán lẻ: Do các dược sĩ có chuyên môn
phụ trách, chịu trách nhiệm về quầy thuốc, đại lý của mình, có nhiệm vụ cung cấp
sỉ và lẻ các mặt hàng thiết yếu cho người tiêu dùng
3 Trình độ chuyên môn của nhân viên Công ty
510510
Trang 21- Lao động phổ thông: 05
Đại học; 15.12%
Cao đẳng; 2.32%
THPT & THCS; 82.56%
Biểu đồ 3.1 Cơ cấu trình độ chuyên môn của công ty
Cổ phần Dược – Vật tư y tế Gia lai
GDP bao gồm các nguyên tắc cơ bản, các hướng dẫn chung về “Thực hànhtốt phân phối thuốc”, nêu lên các yêu cầu cần thiết cho việc vận chuyển, bảo quản,phân phối thuốc để bảo đảm việc cung cấp thuốc đến tay người tiêu dùng một cáchkịp thời, đầy đủ và có chất lượng như dự kiến
2 Các tiêu chí đánh giá doanh nghiệp đạt GDP
Trang 22“Thực hành tốt phân phối thuốc” (GDP) là một trong những điều kiện để cấpgiấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh thuốc cho các cơ sở bán buôn thuốc Do
đó doanh nghiệp muốn đạt tiêu chuẩn GDP cần phải thực hiện đúng theo Nguyêntắc “Thực hành tốt phân phối thuốc” do Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành ngày 24 tháng
01 năm 2007
Thứ nhất, để đạt tiêu chuẩn GDP, Công ty đã nỗ lực nhằm đảm bảo nhiềuđiều kiện, như: Tổ chức và quản lý; nhân sự; quản lý chất lượng; cơ sở, kho tàng vàbảo quản; phương tiện vận chuyển và trang thiết bị; giao hàng, chuyển hàng, v.v…
Thứ hai, trong các nguyên tắc GDP, các điều kiện về cơ sở, kho tàng, bảoquản và phương tiện, công tác vận chuyển rất quan trọng Do đó, Công ty đã đầu tưrất nhiều về cơ sở hạ tầng, trang thiết bị cho các khâu này Các kho thuốc của Công
ty đều rộng rãi, có điều hoà không khí hoạt động liên tục để đảm bảo nhiệt độ, độ
ẩm thích hợp; hệ thống giá để thuốc chắc chắn, cao ráo v.v…
Thứ ba, Công ty luôn duy trì các chỉ số trong bảo quản, lưu trữ thuốc; thườngxuyên kiểm tra, kiểm soát quay vòng thuốc trong kho, kiểm kê đối chiếu thuốc tồnkho so với hồ sơ sổ sách,… nhằm không để xảy ra sự cố không đáng có
Thứ tư, hàng năm, Công ty đều tổ chức tập huấn, tăng cường kiến thứcchuyên môn, nghiệp vụ cho chủ các quầy thuốc, nhà thuốc trực thuộc công ty vàngay cả nhân viên Công ty
Thứ năm, Công ty cũng tổ chức các đoàn kiểm tra, vừa đôn đốc các nhàthuốc vừa tháo gỡ khó khăn, giải đáp thắc mắc cho chủ các nhà thuốc trong kinhdoanh sản phẩm thuốc
“Thực hiện tốt các nguyên tắc GDP nhằm bảo đảm chất lượng thuốc đượcduy trì qua việc kiểm soát đầy đủ tất cả các hoạt động liên quan đến quá trình phânphối thuốc Không những thế, nó còn khẳng định uy tín, chất lượng hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp Do đó, Công ty luôn chú trọng đầu tư và kiểm soát tốt tất
cả các khâu nhằm giữ uy tín Công ty, đồng thời mang đến các cơ sở y tế, người dânsản phẩm thuốc đảm bảo chất lượng, yêu cầu”
Trang 23(Đính kèm:
+ 1 bản Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh thuốc;
+ 1 bản Giấy chứng nhận đạt “Thực hành tốt phân phối thuốc” (GDP); + 1 bản Đơn đăng ký kiểm tra “Thực hành tốt phân phối thuốc”;
+1 bản Báo cáo tóm tắt đào tạo “Thực hành tốt phân phối thuốc” (GDP)).
II QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG NHÀ KHO ĐẠT TIÊU CHUẨN GSP
Theo quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT vào ngày 29/01/2001 ban hànhnguyên tắc Thực hành tốt bảo quản thuốc, GSP áp dụng cho các nhà sản xuất, xuấtkhẩu, nhập khẩu, buôn bán, tồn trữ thuốc Bảo quản thuốc là việc cất giữ an toàncác thuốc, bao bì đóng gói, bao gồm cả việc đưa vào sử dụng và duy trì đầy đủ các
hệ thống hồ sơ tài liệu phù hợp, kể cả các giấy biên nhận và phiếu xuất
2 Các tiêu chuẩn đánh giá kho đạt tiêu chuẩn GSP
- Kho phải khô ráo, thoáng mát, thuận tiện cho công tác xuất nhập, vận chuyển vàbảo vệ
- Phải có các trang thiết bị, dụng cụ phù hợp:
o Trang bị các phương tiện, thiết bị phù hợp để đảm bảo các điều kiện bảoquản như: quạt thông gió, hệ thống điều hòa không khí, xe chở hàng, xenâng, nhiệt kế, ẩm kế,…
o Kho phải được chiếu sáng đủ, cho phép tiến hành một cách chính xác và antoàn tất cả các hoạt động trong khu vực kho
Trang 24o Có đủ các trang thiết bị, giá, kệ để xếp hàng Không được để thuốc trực tiếptrên nền kho Khoảng cách giữa các giá kệ, giá kệ với nền kho phải đủ rộngđảm bảo cho việc vệ sinh kho, kiểm tra đối chiếu và xếp, dỡ hàng hóa.
o Có đủ các trang thiết bị, các bản hướng dẫn cần thiết cho công tác phòngchống cháy nổ, như: hệ thống phòng cháy chữa cháy tự động, các bình khíchữa cháy, thùng cát, hệ thống nước và vòi nước chữa cháy,…
o Có nội quy qui định việc ra vào khu vực kho, và phải có các biện pháp phòngngừa, ngăn chặn việc ra vào của người không được phép
o Có các biện pháp, có chương trình bằng văn bản để ngăn chặn, kiểm soát sựxâm nhập, phát triển của côn trùng, sâu bọ, loài gặm nhấm,…
3 Cách xây dựng nhà kho đạt tiêu chuẩn GSP
(Đính kèm 1 bản “Sơ đồ thiết kế nhà kho đạt tiêu chuẩn GSP”)
- Địa điểm: Kho được xây dựng ở khu đất cao hơn so với mặt đường chính, vị tríthuận lợi cho việc vận chuyển hàng hóa
- Hướng kho: Xây theo hướng Đông Nam để đón gió vào buổi sáng và tránh ánhsáng gay gắt vào buổi chiều
- Diện tích nhà kho phải đủ rộng:
o Tường kho phải xây dựng bằng vật liệu chắc chắn
o Mái kho: Chắc chắn, chống giột, tránh ánh sáng trực tiếp,…
Trang 25o Cửa kho: Phải là loại cửa sắt kéo trên đường ray, cửa cánh thì phải được thiết
kế mở ra ngoài
o Có các phòng chức năng (như văn phòng, phòng vi tính, khu biêt trữ)
o Có phòng thay đồ và phòng vệ sinh riêng, đảm bảo vệ sinh, sạch sẽ
o Có khu chờ nhập và khu chờ xuất được bố trí theo 2 lối đi riêng biệt, tránh sựnhầm lẫn hàng hóa ở khu chờ nhập và khu chờ xuất
o Có bàn tiếp nhận các đơn hàng
o Khu bào quản thuốc có bố trí rèm nhựa chống bụi ngay lối ra vào kho
o Hệ thống cửa kính thông gió 2 bên tường được xây cao và bố trí một cáchhợp lý, tránh làm ảnh hưởng đến công tác bảo quản thuốc, hàng hóa
o Trần nhà cao và thoáng, đảm bảo thông thoáng, luân chuyển không khí trongkho
o Khoảng cách giữa các kệ thuốc cũng như lối đi lại giữa các kệ thuốc được bốtrí hợp lý, rộng rãi đủ để xe đẩy hàng có thể dễ dàng đi qua
o Giữa các Palette cũng được bố trí hợp lý để có thể dễ dàng đi lại
o Thường xuyên kiểm tra hàng hóa, xếp gọn gàng, cao ráo dễ quan sát, vệ sinhkho sạch sẽ, chống ẩm mốc ảnh hưởng đến chất lượng thuốc
o Đối với các dạng thuốc là thuốc nước, thuốc tiêm, dịch truyền được bố tríriêng để tránh bị va đập, đổ vỡ
o Các thuốc, hoá chất có mùi như tinh dầu các loại, amoniac, cồn thuốc,… cầnđược bảo quản trong bao bì kín, tại khu vực riêng kín, tránh để mùi hấp thụvào các thuốc khác
o Đối với các thuốc là thực phẩm chức năng, bông, băng, gạc,… được sắp xếp
ở một khu riêng, tách biệt với kho chính nhưng cũng được xây dựng và đảmbảo tiêu chuẩn như kho chính
- Trang bị các thiết bị bảo quản trong kho:
+ Nhiệt - ẩm kế (đã kiểm định) được đặt tại 4 vị trí của kho: