MỤC LỤC BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU 1 A. TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HÒA AN 3 1. Điều kiện tự nhiên 3 2. Tình hình Kinh tế Xã hội. 3 Phần I .KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 6 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan kiến tập. 6 1.1. Chức năng. 6 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 6 1.3. Cơ cấu tổ chức 7 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập. 8 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 8 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ. 8 2.1.2. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng. 13 3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 15 3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. 15 3.2. Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Hòa An. 16 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 16 3.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 17 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 18 3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan 19 3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 21 3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến 21 3.4.2. Lập hồ sơ hiện hành của cơ quan 21 3.5. Công tác lưu trữ của cơ quan 22 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 23 4.1. Trang thiết bị, cơ sở vật chất của văn phòng 23 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 24 4.2.1. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng 24 4.2.2. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 24 4.3. Các phần mềm đang được sử dụng trog công tác văn phòng của cơ quan. 26 PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 27 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan 27 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục những nhược đểm 29 KẾT LUẬN 31 PHẦN III. PHỤ LỤC
Báo cáo kiến tập Đại học Nội vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG PHAN THỊ HỒNG HẠNH BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG K1A KHĨA HỌC (2012 - 2016) Tên quan: Phòng Nội Vụ, huyện Hịa An, tỉnh Cao Bằng Địa chỉ: Hoằng Bó 1, thị trấn Nước Hai, huyện Hòa An, tỉnh Cao Bằng Cán hướng dẫn nghiệp vụ: Đàm Nhật Hiên HÀ NỘI – 2015 SV: Phan Thị Hồng Hạnh Lớp: Quản trị văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Đại học Nội vụ Hà Nội BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT - UBND : Ủy ban nhân dân - HÐND : Hội đồng nhân dân - TB - XH : Thương binh – xã hội - TN - MT : Tài nguyên – Môi trường - GD - ÐT : Giáo dục – Đào tạo - NN&PTNN : Nông nghiệp phát triển nơng thơn - VH - TT : Văn hóa – Thơng tin - TC - KT : Tài – Kế toán SV: Phan Thị Hồng Hạnh Lớp: Quản trị văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành báo cáo kiến tập này, nỗ lực thân Em xin trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc đến: Ban giám hiệu, giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình giảng dạy năm qua, khơng truyền đạt kiến thức kỹ mà trang bị cho em đạo đức văn phòng tinh thần cán bộ, công chức tương lai Xin cảm ơn cô ThS Lâm Thu Hằng tận tình hướng dẫn cho trình kiến tập để em xây dựng hồn thiện báo cáo Xin chân thành cảm ơn đến Ủy ban nhân dân huyện Hịa An, cán cơng chức cơng tác phịng Nội vụ tạo điều kiện, giúp đỡ, tin tưởng em xuốt trình kiến tập quan em hồn thành cơng việc cụ thể trao dồi nhiều kiến thức thực tiễn, nâng cao kĩ thân./ Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 25 tháng năm 2015 Học viên Phan Thị Hồng Hạnh SV: Phan Thị Hồng Hạnh Lớp: Quản trị văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT .2 LỜI CẢM ƠN .3 MỤC LỤC PHẦN III PHỤ LỤC LỜI NÓI ĐẦU A.TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HÒA AN Điều kiện tự nhiên Tình hình Kinh tế - Xã hội Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP .6 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan kiến tập 1.1 Chức 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.3 Cơ cấu tổ chức .7 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng quan kiến tập .8 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng .8 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phịng Nội vụ 2.1.2 Mơ tả việc phân cơng nhiệm vụ vị trí cơng việc văn phòng 13 Tìm hiểu cơng tác văn thư, lưu trữ quan .15 3.1 Hệ thống hóa văn quản lý quan công tác văn thư, lưu trữ quan 15 3.2 Mơ hình tổ chức văn thư UBND huyện Hịa An 16 3.3 Cơng tác soạn thảo ban hành văn 16 3.3.1 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý quan .17 3.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn 18 3.3.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý quan 19 3.4 Nhận xét quy trình quản lý giải văn 21 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn - đến .21 3.4.2 Lập hồ sơ hành quan 21 3.5 Công tác lưu trữ quan 22 22 SV: Phan Thị Hồng Hạnh Lớp: Quản trị văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Đại học Nội vụ Hà Nội Tìm hiểu cơng tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 23 4.1 Trang thiết bị, sở vật chất văn phòng 23 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phịng làm việc văn phịng Đề xuất mơ hình văn phòng tối ưu .24 4.2.1.Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng 24 4.2.2.Đề xuất mơ hình văn phịng tối ưu 24 4.3 Các phần mềm sử dụng trog cơng tác văn phịng quan 26 PHẦN II 27 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ .27 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác văn phịng quan 27 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục nhược đểm .29 KẾT LUẬN .31 PHẦN III PHỤ LỤC PHẦN III PHỤ LỤC SV: Phan Thị Hồng Hạnh Lớp: Quản trị văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NĨI ĐẦU Ngày nay, máy văn phịng phận thiếu quan hay tổ chức Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, máy giúp nhà nước quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung toàn quan, tổ chức Xuất phát từ nhu cầu xã hội lực đáp ứng nhà trường, năm 1971 trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành lập theo Quyết định 109/QĐ-BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán làm công tác văn phịng, cơng tác văn thư, cơng tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chun mơn đáp ứng nguồn cán bộ, nhân lực mà xã hội cần có ngành Quản trị văn phịng Quản trị văn phịng ngành quan trọng, đáp ứng nhu cầu thực tiễn quan, đơn vị Để quan muốn hoạt động đạt hiệu phát triển lâu dài, thiết quan cần phải quan tâm tới cơng tác Quản trị văn phịng Bởi đảm nhận nhiều chức quan trọng hoạt động tổ chức công tác tham mưu giúp thủ trưởng quan đơn vị hoạch định kiện toàn tổ chức máy đảm bảo hoạt động hiểu quan Trong quãng thời gian kiến tập trang bị cho sinh viên thêm nhiều kiến thức quản lý Quản trị văn phịng Từ sinh viên hiểu vai trò việc quản lý điều hành có hiệu hoạt động văn phịng ảnh hưởng tới phát triển quan, tổ chức Kiến tập ngành nghề có vị trí quan trọng chương trình đào tạo trình độ Đại học quản trị Văn phịng Nó góp phần củng cố kiến thức học bổ sung thêm kinh nghiệm thực tế mà ghế nhà trường sinh viên thiếu Để gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn, thông qua nghiên cứu khảo sát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức; công tác văn thư lưu trữ; công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan kiến tập giúp em làm quen với thực tiễn, tự tin giao tiếp có thêm kinh nghiệm Qua em có SV: Phan Thị Hồng Hạnh Lớp: Quản trị văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Đại học Nội vụ Hà Nội hội vận dụng lý thuyết để rèn luyện kĩ thực hành để sau tốt nghiệp hồn thành tốt nhiệm vụ giao, xác định ngành nghề theo học để có định hướng đắn tương lai sau tốt nghiệp trường Suốt trình học tập rèn luyện Đại học Nội vụ Hà Nội, em nhà trường, thầy cô quý quan nơi đơn vị thực tập tạo điều kiện; suốt tháng kiến tập, từ ngày 20/4/2015 đến ngày 25/5/2015 Phòng Nội vụ huyện Hòa An, bỡ ngỡ lúng túng công việc nhận tận tình giúp đỡ cán văn phịng em làm quen với cơng việc công chức Nhà nước đạt yêu cầu mục đích đợt kiến tập mà nhà trường mong muốn mang lại cho sinh viên Với giúp đỡ cán phòng Nội vụ , em hồn thành tốt cơng việc giao Em hoàn thành báo cáo kiến tập có nội dung gồm phần: Phần I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP Phần II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Phần III PHỤ LỤC Tuy nhiên trình kiến tập, việc áp dụng kiến thức học vào công việc thực tiễn nhiều bỡ ngỡ, kinh nghiệm chưa nhiều, kết đánh giá bước trưởng thành em sau quãng thời gian học tập rèn luyện trường Vì thời gian thực tập báo cáo kiến tập khơng tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Em kính mong nhận thơng cảm, góp ý, bảo, nhận xét nhà Trường, Khoa Quản trị Văn phòng thầy giáo, cô giáo cán bộ, lãnh đạo Văn phòng để viết em hồn chỉnh hơn, giúp cho em có thêm kinh nghiệm quý báu công việc tạo điều kiện thuận lợi cho bước tương lai SV: Phan Thị Hồng Hạnh Lớp: Quản trị văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Đại học Nội vụ Hà Nội A TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HÒA AN Điều kiện tự nhiên Hòa An huyện thuộc tỉnh Cao Bằng, nằm trung tâm tỉnh, trung tâm Văn hóa - Chính trị, kinh tế lớn tỉnh Huyện Hịa An có thị trấn 20 xã, : thị trấn Nước hai, Dân Chủ, Nam Tuấn, Đức Xuân, Đại Tiến, Đức Long, Ngũ Lão, Trương Lương, Bình Long, Nguyễn Huệ, Cơng Trừng, Hồng Việt, Bế Triều, Hoàng Tung, Trương Vương, Quang Trung, Bạch Đằng, Bình Dương, Lê Chung, Hà Trì, Hồng Nam Phía bắc giáp huyện Hà Quảng; Phía đơng bắc giáp huyện Trà Lĩnh; Phía đơng giáp huyện Quảng Un; Phía nam giáp huyện Thạch An; Phía tây giáp huyện Ngun Bình huyện Thơng Nơng Huyện có diện tích đất tự nhiên 60.711,33 (năm 2014) dân số 54.623 nghìn người (năm 2014), gồm dân tộc Tày, Nùng, Mông, Dao, Kinh, Cao Lan, sống rải rác xen kẽ khắp địa bàn toàn huyện, canh tác chủ yếu nghề trồng lúa, ngô trồng khác Ngôn ngữ giao tiếp chủ yếu tiếng Tày, Nùng, Kinh Có truyền thống tơn thờ tổ tiên danh nhân có cơng với dân tộc Huyện Hịa An có nhiều sơng suối chảy qua, đáng kể sông Bằng (xưa gọi sông Máng) bắt nguồn từ Trung Quốc, sơng có lịng rộng sâu, thuận lợi cho giao thông vận tải Hệ thống sông suối bồi đắp nên cánh đồng tương đối phẳng phì nhiêu xếp vào loại tỉnh Cao Bằng Ngồi ra, cịn có số hồ nhân tạo nhý hồ Nà Tấu, hồ Khuổi Lái, hồ Khuổi Áng, hồ Phia Gào Tình hình Kinh tế - Xã hội SV: Phan Thị Hồng Hạnh Lớp: Quản trị văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Đại học Nội vụ Hà Nội Năm 2014 nhìn chung: tình hình kinh tế, xã hội huyện tiếp tục phát triển ổn định, mức tăng trưởng đạt Sản xuất nông nghiệp đạt theo kế hoạch; kiểm soát tốt dịch bệnh; hoạt động kinh doanh dịch vụ địa bàn tiếp tục phát triển để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ngày tăng người dân; văn hóa xã hội có nhiều biến chuyển tích cực, chất lượng giáo dục, đào tạo, cơng tác dạy học nâng lên, tỷ lệ học sinh bỏ học giảm, bảo đảm thực chế độ sách với người có cơng, người nghèo, cận nghèo, đồng bào dân tộc thiểu số; tổ chức tốt ngày lễ, kỷ niệm lớn dân tộc địa phương; nhân dân tiếp tục vận động thực hành tiết kiệm việc tang lễ, cưới xin theo định hướng xây dựng đời sống văn hóa khu dân cư; công tác dân tộc tôn giáo quan tâm trọng Công tác tiếp dân giải khiếu nại tố cáo cải cách hành thực hành tiết kiệm, phòng chống tham nhũng tăng cường; giữ vững quốc phòng an ninh; đảm bảo trật tự an toàn xã hội Cụ thể: Về kinh tế: - Tốc độ phát triển kinh tế đạt 14,9%, đó: + Công nghiệp đạt 14,6%; + Dịch vụ, thương mại đạt 26%; + Nông lâm ngư nghiệp đạt 4,1% - Thu nhập bình quân đầu người đạt 19,37 (triệu đồng/người); - Cơ cấu kinh tế sau: + Công nghiệp chiếm 30; + Dịch vụ thương mại chiếm 29,5%; + Nông lâm ngư nghiệp chiếm 40,5% - Giá trị sản xuất nông nghiệp đạt 48,5 (triệu đồng/ha); - Tổng sản lượng lương thực có hạt 29697,1 tấn; - Giá trị sản xuất CN&TTCN đạt 17310 triệu đồng; - Thu ngân sách đạt 81580 triệu đồng; SV: Phan Thị Hồng Hạnh Lớp: Quản trị văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Đại học Nội vụ Hà Nội Về xã hội - môi trường: - Tỷ suất sinh 0,01%; - Tỷ lệ hộ nghèo 7,69%; - Trường chuẩn quốc gia 01 trường; - Duy trì phổ cập giáo dục tiểu học đạt 21/21 xã, thị trấn; - Số bác sĩ/1vạn dân 10 bác sĩ; - Hộ gia đình văn hóa đạt 79%; - Cơ quan đơn vị văn hóa đạt 92,1%; - Giữ tỷ lệ che phủ rừng đạt 52%; - Tỷ lệ dân dùng nước sinh hoạt: thị trấn 100%; nông thôn 80% SV: Phan Thị Hồng Hạnh Lớp: Quản trị văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác văn phịng quan * Nhận xét chung: Cơng tác Văn phịng UBND huyện Hòa An điều hành triển khai thực theo quy định pháp luật, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho phịng, ban, cơng chức Việc tổ chức lao động khoa học phòng Nội vụ vận dụng tốt, bố trí cán phù hợp với trình độ lực người tạo điều kiện tốt cho cá nhân phát huy khả cơng tác Điều khẳng định thực tế vị trí cơng tác ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao Trong đợt kiến tập phòng Nội vụ huyện Hòa An em nhận thấy cơng tác quản trị văn phịng chiếm vai trò quan trọng quan xem hoạt động quản lý phục vụ quản lý Đây công việc quan trọng thiếu mang tính chất tất yếu hoạt động quản lý quan Trong thời gian thực tập, em có số nhận xét, đánh giá cơng tác quản trị văn phòng sau: Ưu điểm Trong năm qua cơng tác hành huyện Hịa An có bước tiến rõ rệt bước nâng cao nhận thức cán bộ, công chức viên chức đặc biệt cán phòng Nội vụ từ có quan tâm mực người sở vật chất công tác Được quan tâm UBND huyện Hòa An đầu tư trang thiết bị, bổ sung kiện toàn xếp lại đội ngũ cơng chức, bố trí cán phù hợp với chuyên môn lực công tác - Lãnh đạo quan quan tâm tới đời sống cán quan; - Cán văn thư, lưu trữ có trình độ chun mơn cao nên công tác văn thư SV: Phan Thị Hồng Hạnh 27 Lớp: Quản trị văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Đại học Nội vụ Hà Nội nên công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo thực tốt xác nhất; - Phịng làm việc nhân viên văn thư, lưu trữ thoáng mát, có thiết bị khoa học đảm bảo cho việc lưu trữ tài liệu không bị hỏng môi trường thời tiết - Bộ phận chuyên viên trực tiếp tham mưu văn bản, đồng thời phối hợp phịng, ban chun mơn kiểm tra, rà sốt chuẩn bị văn nội dung đảm bảo hội nghị kỳ họp - Việc cài đặt chương trình phần mềm quản lý văn Hồ sơ cơng việc Văn phịng đạt hiệu cao giúp cho việc tiếp nhận, xử lý chuyển giao theo dõi văn đi, đến xác giúp cho việc tra cứu văn nhanh chóng thuận tiện - Văn đến văn quan đăng ký hệ thống phần mềm quản lý Văn Văn phòng nhằm quản lý chặt chẽ văn đồng thời tra cứu văn nhanh chóng - Cán Văn thư sử dụng thành thạo phần mềm quản lý văn đi, văn đến Tất văn nhập vào máy phục vụ cho việc tra cứu văn đơn vị, phòng, ban phục vụ tốt cơng tác Hành văn phịng, giúp Văn phịng giải tốt cơng việc liên quan đến giấy tờ văn Có thành cơng đạo chặt chẽ, thường xuyên, kịp thời Lãnh đạo phòng Nội vụ Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm Văn phòng Hội đồng nhân dân – Uỷ ban nhân dân tồn số nhược điểm cần khắc phục như: - Nhiều trang thiết bị cũ, chưa đáp ứng đủ u cầu cơng việc Vì cơng việc cịn nhiều khó khăn - Văn phịng chưa có phần mềm xử lý liệu nên cơng việc cịn chậm trễ khó khăn SV: Phan Thị Hồng Hạnh 28 Lớp: Quản trị văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Đại học Nội vụ Hà Nội - Không gian làm việc văn thư, lưu trữ chật hẹp chưa đáp ứng hết việc lưu trữ văn quan - Việc lưu trữ văn chưa thống nên số giấy tờ bị thất lạc, khơng tìm thấy - Tại phịng văn thư, lưu trữ sử dụng trang thiết bị lạc hậu chưa đáp ứng nhu cầu làm việc - Một số khâu nghiệp vụ chưa làm tốt như: công tác lập hồ sơ chưa đảm bảo yêu cầu, tài liệu xếp theo tên loại văn thời gian, chưa đưa vấn đề cụ thể nên khó phản ánh hoạt đơng quan mang tính chất chung chung, việc tra tìm trở nên khó khăn II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục nhược đểm Trong thời gian kiến tập quan em học hỏi nhiều điều bổ ích cơng tác văn phịng thấy phịng Nội vụ huyện Hòa An phận quan trọng cấu tổ chức làm việc củaUBND huyện Hòa An Là quan chuyên môn giúp việc quan, tham mưu cho lãnh đạo quan nhiều lĩnh vực, giúp Uỷ ban nhân dân đạo điều hành hoạt động địa phương Vì em xin đưa số đề xuất với quan để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm sau: - Cơ quan cịn sử dụng hình thức thủ công soạn thảo quản lý văn bản, cần đầu tư trang thiết bị công tác soạn thảo quản lý hiệu - Phòng văn thư, lưu trữ cần trang bị thêm trang thiết bị như: máy điều hồ, quạt thơng gió lãnh đạo văn phịng cần nhắc nhở, đơn đốc nhân viên phịng thường xuyên dọn dẹp, xếp tài liệu lưu trữ khoa học hợp lý - Các cán bộ, nhân viên cần nâng cao ý thức trách nhiệm với công việc, chủ động việc xử lý, giải tình khó khăn SV: Phan Thị Hồng Hạnh 29 Lớp: Quản trị văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Đại học Nội vụ Hà Nội - Hiện văn phịng chưa có phần mềm quản lý cơng tác văn phịng, nên cần trang bị thêm để cơng tác quản lý hiệu - Cơ quan cần trau dồi kiến thức cho cán phòng hơn, tin học ngoại ngữ nên thường xuyên cử cán học thêm để nâng cao trình độ lực làm việc cán - Cơ quan cần sửa chữa mua sắm kịp thời trang thiết bị phục vụ nhu cầu làm việc cán phòng -Do nhu cầu công việc nhiều mà số lượng nhân lực quan lại thiếu nên cần bổ sung thêm nguồn nhân lực để hồn thành tốt cơng việc quan - Cơ quan cần thường xuyên họp để đánh giá lực, phẩm chất công việc cán phịng Từ khen thưởng người có thành tích cao phê bình cán khơng hoàn thành tốt nhiệm vụ giao - Các lãnh đạo nên phân công công việc cụ thể, bàn giao trách nhiệm cho phận, cá nhân để thống quy trình làm việc SV: Phan Thị Hồng Hạnh 30 Lớp: Quản trị văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Công tác quản trị văn phịng hoạt động khơng thể thiếu máy quan, tổ chức Phòng Nội vụ phận quan trọng UBND huyện Hịa An Khơng thực chức tham mưu, tổng hợp phục vụ cơng tác quản lý, đạo, diều hành lãnh đạo mà văn phòng giúp UBND huyện thực chức quản lý nhà nước kĩnh vực, tổ chức, biến chế quan hành chính, nghiệp Nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ, nhà nước; tôn giáo; thi đua, khen thưởng Bài báo cáo kiến tập em trình kiến tập phòng Nội vụ Huyện Hòa An Trong báo cáo em nêu lên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng Nội vụ Bài báo cáo em hệ thống hóa văn quản lí, đạo hướng dẫn nghiệp vụ cơng tác văn phịng quan Em xin nhận xét, đóng góp số ý kiến đề xuất để góp phần xây dựng cơng tác văn phòng phòng Nội vụ huyện Hòa An hoat động đem lại hiệu tốt Trong thời gian kiến tập Văn phòng em giúp đỡ anh Đàm Nhật Hiên – chuyên viên văn phịng, ngồi cịn giúp đỡ cán cơng chức, Chun viên Văn phịng quan tâm giúp đỡ để em hoàn thành tốt đợt kiến tập phòng Nội vụ huyện Hòa An (Từ ngày 20/4/2015 - 25/5/2015) Trong đợt kiến tập giúp em vận dụng kiến thức học để bước đầu tìm hiểu thực tiễn cơng tác văn phịng, quản trị văn phịng Khơng củng cố lại kiến thức chun ngành mà cịn nâng cao nghiệp vụ chun mơn, biết phong cách làm việc, kỹ giao tiếp người cán văn phòng thích nghi làm quen với mơi trường làm việc thực tế nắm vững bước công việc cán văn phòng Bên cạnh thuận lợi trình thực tập em gặp phải số khó khăn như: cịn lúng túng xử lý văn bản, giao tiếp chưa SV: Phan Thị Hồng Hạnh 31 Lớp: Quản trị văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Đại học Nội vụ Hà Nội tốt Để hoàn thành tốt đợt kiến tập hoàn thành tốt báo cáo kiến tập Em xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo Văn phịng tồn thể cán bộ, cơng chức, chun viên Văn phịng, đặc biệt quan tâm, nhiệt tình giúp đỡ anh Đàm Nhật Hiên - chuyên viên, tạo điều kiện giúp đỡ cho em thời gian kiến tập phòng Nội vụ Một lần em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy(cô) Khoa QTVP đặc biệt Th.s Lâm Thu Hằng - giảng viên hướng dẫn kiến tập Lớp QTVPK1A giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt kiến tập Do thời gian kiến tập có hạn nên báo cáo em khơng thể tránh khỏi thiếu sót Kính mong nhà trường thầy(cơ) Khoa Quản trị văn phịng tạo điều kiện giúp đỡ, tham gia, đóng góp ý kiến cho báo cáo em hoàn thiện Em xin trân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 25 tháng năm 2015 NGƯỜI VIẾT BÁO CÁO Phan Thị Hồng Hạnh SV: Phan Thị Hồng Hạnh 32 Lớp: Quản trị văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức phòng ban chuyên mơn UBND huyện Hịa An Sơ đồ cấu tổ chức Phòng Nội vụ huyện Hòa An Các văn quản lý quan công tác văn thư, lưu trữ Huyện Hòa An Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lí giải văn UBND huyện Hòa An Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lí giải văn đến UBND huyện Hòa An Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng Sơ đồ cấu tổ chức phòng ban chuyên mơn UBND huyện Hịa An SV: Phan Thị Hồng Hạnh Lớp: Quản trị văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Đại học Nội vụ Hà Nội UBND huyện Phòng ban chun mơn Văn Phịng HĐND UBND Phịng Nội vụ Phịng VH-TT Thanh Tra Phịng Tư Pháp Phịng Cơng thương Phịng Y tế Phòng TN-MT Phòng lao động TB-XH Phòng GD-ĐT Phòng TC-KT Phòng NN & PTNN Phòng Dân tộc Sơ đồ cấu tổ chức Phòng Nội vụ huyện Hòa An SV: Phan Thị Hồng Hạnh Lớp: Quản trị văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Đại học Nội vụ Hà Nội Trưởng Phịng Phó Trưởng Phịng Chun viên Quản lý cán bộ, công chức, viên chức Chuyên viên phụ trách cơng tác chế độ sách sở Chuyên viên phụ trách công tác cải cách hành Chun viên phụ trách cơng tác Thi đua khen thưởng Chuyên viên phụ trách công tác Tôn giáo Chuyên viên phụ trách công tác Thanh niên, Hội Ghi chú: Quan hệ đạo Quan hệ thông tin, báo cáo Các văn quản lý quan công tác văn thư, lưu trữ SV: Phan Thị Hồng Hạnh Lớp: Quản trị văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Đại học Nội vụ Hà Nội Huyện Hòa An STT 01 02 03 04 05 06 Số, kí hiệu Tên loại trích yếu nội dung văn 916/UBND- Báo cáo thống kê tài liệu lưu trữ cán NV 38/UBND- làm công tác Văn thư- lưu trữ Chỉ thị việc thực chế độ lập hồ VP sơ giao nộp tài liệu lưu trữ Quyết định việc ban hành danh mục 1522/QĐ-CT thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu 983/KH- vào lưu trữ huyện Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu UBND trữ UBND xã, thị trấn năm 2009 2235/UBND- Nghị định việc thực hiên công tác văn NV 317/UBND- thư-lưu trữ Chỉ thị việc điều tra, khảo sát tài liệu NV lưu trữ Ngày tháng văn 10/09/2010 14/01/2008 07/07/2009 11/08/2009 28/11/2008 26/03/2009 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lí giải văn UBND huyện Hòa An SV: Phan Thị Hồng Hạnh Lớp: Quản trị văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Đại học Nội vụ Hà Nội Trình văn Kiểm tra thể thức ghi số ngày tháng văn Sắp xếp văn lưu, phục vụ nhu cầu sử dụng Trình ký văn Đóng dấu văn Đăng ký văn Chuyển giao văn Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý giải văn đến UBND huyện Hòa An SV: Phan Thị Hồng Hạnh Lớp: Quản trị văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Đại học Nội vụ Hà Nội Tiếp nhận văn đến Theo dõi, đôn đốc, giải văn đến Sao văn bản, chuyển giao văn đến Kiểm tra, phân loại Viết phiếu xử lý văn Trình VB đến lãnh đạo, xin ý kiến phân phối hướng giải Đăng ký văn đến Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng SV: Phan Thị Hồng Hạnh Lớp: Quản trị văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Đại học Nội vụ Hà Nội 12 10 a 12 3b 3a 14 13 5a a 3c 3a 2c 3b b 5a a 10 * Chú thích: Cửa vào 2a Bàn tiếp khách 2c.d Bàn làm việc 3a.b.c.d.e ghế ngồi SV: Phan Thị Hồng Hạnh 8a,b Cửa sổ Máy photo 10 Sọt rác 11a.b.c Tủ đựng tài liệu, vp phẩm Lớp: Quản trị văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Máy in 5a.b Máy tính 6a.b Điện thoại Máy Scan SV: Phan Thị Hồng Hạnh Đại học Nội vụ Hà Nội 12 Tủ đựng đồ 13 Bình nước 14 Bảng lịch cơng tác Lớp: Quản trị văn phòng K1A