phân tích rõ về công văn, các loại công văn và kết cấu công văn chuẩn, hình thức và định nghĩa về công văn, cách viết từng loại công văn theo từng mục đích và từng nhóm yêu cầu . hướng dẫn cách phân biệt công văn và những văn bản khác cùng loại .
TÌM HIỂU VỂ CÔNG VĂN Tìm hiểu nội dung hình thức công văn + Công văn ? Công văn loại văn tên loại, dùng để thông tin hoạt động giao dịch, trao đổi công tác chủ thể có thẩm quyền để giải nhiệm vụ có liên quan Công văn văn nội văn đến đi, với nội dung chủ yếu sau: - Thông báo một vài vấn đề hoạt động công vụ tạo nên văn quy phạm pháp luật ban hành; - Hướng dẫn thực văn cấp trên; - Thông báo số hoạt động dự kiến xảy ra, ví dụ việc mở lớp đào tạo bồi dưỡng - Xin ý kiến vấn đề hoạt động quan; - Trình kế hoạch mới, đề nghị lên cấp trên; - Xác nhận vấn đề có liên quan đến hoạt động quan; - Thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp + Các loại công văn : Phù hợp với nội dung có loại công văn như: hướng dẫn, giải thích, phúc đáp, đôn đốc, giao dịch, đề nghị, đề xuất, thăm hỏi, cảm ơn, chối từ Với nội dung đa dạng nên cần lưu ý không nhầm lẫn công văn mang tính thông báo với thông báo, công văn đề xuất với đề án, dự án hoặt tờ trình, [Type text] Page TÌM HIỂU VỂ CÔNG VĂN + Nội dung công văn : a / Công văn hướng dẫn: Dùng để hướng dẫn thực vấn đề hướng dẫn thực chủ trương, sách Đảng Nhà nước b/ Công văn giải thích: Đây loại công văn dùng để cụ thể hóa, chi tiết hóa nội dung văn Nghị quyết, thị, thực công việc mà quan cá nhân nhận chưa rõ, hiểu sai, thực không không thống Nếu công văn hướng dẫn viết theo ý chí chủ quan quan ban hành, công văn giải thích luôn viết theo yêu cầu nơi nhân công văn c/ Công văn đạo: Là văn quan cấp thông tin cho quan cấp công việc cần phải triển khai, cần phải thực Nội dung loại công văn gần với nội dung Chỉ thị, cần thận trọng việc sử dụng loại văn d/ Công văn đôn đốc, nhắc nhở: Là văn quan cấp gửi cho quan cấp nhằm nhắc nhở, chấn chỉnh hoạt động thi hành chủ trương, biện pháp hay định đ/ Công văn đề nghị, yêu cầu: văn quan cấp gửi cho quan cấp trên, quan ngang cấp, ngang quyền giao dịch với để đề nghị, yêu cầu giải công văn có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan Cần phân biệt loại công văn với tờ trình [Type text] Page TÌM HIỂU VỂ CÔNG VĂN e/ Công văn phúc đáp (công văn trả lời): Là văn dùng để trả lời vấn đề Là quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu liên quan đến chức nhiệm vụ quan ban hành văn Công văn phúc đáp giải thích, hướng dẫn , song khác với công văn giải thích, hướng dẫn chổ việc giải thích, hướng dẫn xuất phát từ yêu cầu, đề nghị, sáng kiến quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu f/ Công văn hỏi ý kiến: văn thường dùng để quan cấp cần có ý kiến đóng góp quan cấp dưới, tổ chức, cá nhân hữu quan vấn đề quan trọng, ví dụ việc hỏi ý kiến đóng góp dự thảo văn quy phạm pháp luật quan trọng; để quan cấp trình thực chủ trương, sách cấp trên, phát khó khăn, vướng mắc, điểm chưa rõ cần có công văn xin ý kiến đạo quan cấp g/ Công văn giao dịch: văn để quan, tổ chức dùng để thông tin, thông báo cho biết vấn đề có liên quan đến yêu cầu thực nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn Đây loại công văn sử dụng phổ biến hoạt động quản lý Nhà nước đa dạng Mẫu hóa loại văn khó khăn khó mà đạt yêu cầu mỹ mản h/ Công văn mời họp: văn để quan Nhà nước triệu tập thức quan, tổ chức, cá nhân hữu quan đến dự họp, hội nghị, thảo luận vấn đề có liên quan Công văn mời họp thức nội dung gần với giấy mời họp Cần lưu ý điểm để tùy trường hợp mà sử dụng cho thích hợp [Type text] Page TÌM HIỂU VỂ CÔNG VĂN + Thành phần cách thức xếp : a / Công văn hướng dẫn: - Đặt vấn đề: nêu tên, số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu của văn cần hướng dẫn khái quát vấn đề cần hướng dẫn thực - Giải vấn đề: nêu rõ nguồn gốc, xuất xứ Chủ trương, sách, định cần hướng dẫn thực Qua phân tích mục đích, ý nghĩa, tác dụng chủ trương phương diện kinh tế - xã hội nêu cách thức tổ chức biện pháp thực - Kết luận: Nêu yêu cầu phổ biến cho quan, tổ chức, cá nhân hữu quan biết tổ chức thực tinh thần chủ trương, sách, định b/ Công văn giải thích: Về phương diện nội dung công văn giải thích gần với công văn hướng dẫn, công văn giải thích có kết cấu nội dung tương tự công văn hướng dẫn: - Đặt vấn đề: nêu tên, số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu của văn cần giải thích cụ thể - Giải vấn đề: nêu nội dung chưa rõ hiểu sai văn kèm theo nội dung giải thích cụ thể tương ứng - Kết luận: Nêu cách thức tổ chức biện pháp thực c/ Công văn đạo: - Đặt vấn đề: Nêu rõ mục đích, yêu cầu công việc cần phải triển khai, cần phải thực - Giải vấn đề: Nêu yêu cầu cần đạt được, nhiệm vụ, biện pháp cần áp dụng để đạt yêu cầu - Kết luận: Nêu yêu cầu mà cấp cần phải thực báo cáo kết cho cấp đạo [Type text] Page TÌM HIỂU VỂ CÔNG VĂN d/ Công văn đôn đốc, nhắc nhở: - Đặt vấn đề: Nêu tóm tắt nhiệm vụ giao cho cấp văn đạo tổ chức thực hiện, nhắc lại chủ trương, kế hoạch, định yêu cầu cấp thực Có thể nêu số nhận xét ưu, khuyết điểm cấp việc thực thi nhiệm vụ giao, đặc biệt nhấn mạnh khuyết điểm, lệch lạc cần phải khắc phục để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao - Giải vần đề: Nêu rõ nội dung yêu cầu thực nhiệm vụ giao cho cấp dưới; đề biện pháp, thời gian thực nhiệm vụ giao (cần ý biện pháp nhằm đem lại hiệu mong muốn); vạch biện pháp sai lệch cần chấn chỉnh kịp thời, uốn nắn, sửa chữa; giao trách nhiệm cụ thể cho quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp tỗ chức thực - Kết luận: Yêu cầu quan tổ chức, cá nhân có trách nhiệm triển khai thực kịp thời báo cáo kết thực lên quan cấp vào thời hạn định đ/ Công văn đề nghị, yêu cầu: - Đặt vấn đề: nêu lý mục đích việc đề nghị, yêu cầu Có thể vào lý thực tế chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Nhà nước giao, hay văn có liên quan - Giải vấn đề: Nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc phải đề nghị yêu cầu; nội dung cụ thể việc đề nghị, yêu cầu; thời gian cách thức giải đề nghị, yêu cầu - Kết luận: Thể mong mỏi quan tâm, xem xét đề nghị, yêu cầu e/ Công văn phúc đáp (công văn trả lời): - Đặt vấn đề: Ghi rõ trả lời (phúc đáp) công văn số, ký hiệu, ngày tháng năm nào, ai, vấn đề - Giải vấn đề: Trả lời vấn đề mà nội dung văn gửi đến [Type text] Page TÌM HIỂU VỂ CÔNG VĂN yêu cầu phải giải đáp, quan phúc đáp có đầy đủ thông tin xác để trả lời , trính bày, giải thích lý từ chối trả lời hẹn thời gian trả lời, có quan phúc đáp thông tin đầy đủ - Kết luận: Đề nghị quan phúc đáp có vấn đề chưa rõ, chưa thỏa đáng cho biết ý kiến để nghiên cứu trả lời Cách trình bày phải lịch sự, xã giao, thể quan tâm quan phúc đáp f/ Công văn hỏi ý kiến: - Đặt vấn đề: Nêu rõ mục đích hỏi ý kiến để làm vấn đề gì? - Giải vấn đề: Trình bày vấn đề cần hỏi ý kiến (có thể chủ trương, sách vừa nhà nước ban hành, vấn đề văn chưa trình bày rõ ràng, cụ thể, dễ gây thắc mắc nhân dân) nêu cách làm thời gian thực việc hỏi ý kiến - Kết luận: Yêu cầu trả lời văn thời gian g/ Công văn giao dịch: - Đặt vấn đề: Nêu lý vấn đề cần giao dịch, thông báo - Giải vấn đề: Trình bày vấn đề cần giao dịch, thông báo (thực trạng công việc, thành tựu, khó khăn vướng mắc, lý không đạt kết quả, yêu cầu, đề nghị ) - Kết luận: Nêu mục đích việc cần giao dịch, thông báo yêu cầu (nếu có) quan, tổ chức, cá nhân nhận công văn giao dịch h/ Công văn mời họp: - Đặt vấn đề: Nêu lý tổ chức họp - Giải vấn đề: nêu nội dung họp (về vấn đề gì), thời gian, địa điểm họp, đề nghị, yêu cầu cần thiết (như chuẩn bị tài liệu, báo cáo, ý kiến ) - Kết luận: nêu yêu cầu đến họp thành phần mời không đến dự xin thông báo cho biết theo địa trước ngày [Type text] Page TÌM HIỂU VỂ CÔNG VĂN Những khó khăn việc phân biệt công văn với số loại văn quy phạm pháp luật hành thông thường khác dẫn đến nhầm lẫn thực tế công tác xây dựng ban hành văn quản lý nhà nước Cụ thể người ta thường có nhầm lẫn giữa: CV đề nghị, yêu cầu với Tờ trình; công văn đôn đốc nhắc nhở với Chỉ thị; công văn mang tính chất thông báo với Thông báo; Công văn hướng dẫn với Thông tư Có nhiều văn khác thiếu phù hợp tên gọi với yêu cầu sử dụng chúng Tóm lại, công văn có nội dung đa dạng phong phú xác định tên loại văn cụ thể Trong thực tiễn quản lý hành nhà nước cho thấy, văn có tên loại đáp ứng yêu cầu quản lý, mà thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý cần phải văn hóa, nên vấn đề cần thông tin hoạt động giao dịch, trao đổi công tác chứa đựng công văn [Type text] Page