HV: Nguyễn đức thành HVQLGD TIU LUN Thụng tin phn hồi thành phần thông tin quản lý, đặc biệt với phương pháp “tăng cường dân chủ hóa quản lý” thơng tin phản hồi lại có ý nghĩa quan trọng Bằng cách lập luận ví dụ, chứng minh điều Có nhiều định nghĩa khác thông tin, với mức độ định, thông tin hiểu tất cung cấp cho người hiểu biết đối tượng quan tâm tự nhiên xã hội, kiện diễn không gian thời gian, vấn đề chủ quan khách quan….Trên sở giúp người đưa định đắn, kịp thời, có hiệu có ý nghĩa Thơng tin bao hàm tất thu thập có tính ghi chép, thống kê, tổng kết, dự báo, dự đoán… Thơng tin thực có giá trị thơng tin phản ánh mức độ thoả mãn nhu cầu nghiên cứu thông báo người nhận tin, đáp ứng cách đầy đủ tư liệu, số liệu cần thiết, dự báo cho nguời nhận tin Đặc biệt, hoạt động quản lí, thơng tin có ý nghĩa quan trọng thơng tin sở cho hoạt động Thông tin phản hồi gắn bó chặt chẽ với quản lý, mối quan hệ chủ thể quản lý khách thể quản lý gắn kết với nhau, tách rời Quan hệ thông tin phản hồi thông tin quan hệ tương đối, phản hồi từ khách thể quản lý tới chủ thể quản lý ngược lại, từ chủ thể quản lý tới khách thể quản lý Ví dụ, luồng thơng tin từ lên: báo cáo sở xin định cấp thơng tin cịn định cấp phản hồi Ngược lại, sau thực định cấp trên, cấp báo cáo tình hình thực định lại phản hi thụng tin HVQLGD HV: Nguyễn đức thành Phn hồi” hiểu “Phản ứng”, thái độ kết thực định đối tượng quản lý Vì vậy, chủ thể quản lý cần cáo thông tin “phản hồi” Một ý nghĩa khác, “phản hồi” giúp cho người lãnh đạo, người quản lý điều chỉnh hành vi, thái độ cao điều chỉnh định quản lý Ngày nay, triển khai thực dân chủ hóa trình quản lý biện pháp nhằm tăng cường phản hồi thông tin Thông tin sẵn sàng chia sẻ cho người, cá nhân nhóm tự sử dụng thông tin bàn bạc với người khác thông qua tổ chức Mặt khác, thông tin phần quan trọng phi tập trung việc định tổ chức Một tổ chức làm gia tăng nguồn lực thông tin hệ thống ủy quyền định cho cấp có thông tin, chuyển thông tin tới địa điểm định Điều có lợi chia sẻ thông tin nhiều hơn, tiếp cận vấn đề tìm nhiều giải pháp Những điều giảm tải thông tin vào số phận số cá nhân tránh tình trạng ơm đồm “lấn sân” “bao sân” quản lý Tình trạng diễn khơng thực tế quản lý đặc biệt quan hành nghiệp (các trường học, viện nghiên cứu, quan quản lý nhà nước) Tuy nhiên thực trạng làm nảy sinh nguy lạm dụng thâu tóm thơng tin tổ chức, truyền đạt thơng tin nhiêu diễn khơng hồn tồn khách quan (tam thất bản) Trong thông tin phản hồi cần phải phân biệt rõ ràng thơng tin phản hồi tích cực lời khen Có khác biệt lời khen tặng phản hồi tích cực, lời trích với phản hồi tiêu cực Khen tặng đơn giản lời ca ngợi hành động thực xuất sắc: “Anh làm tốt việc thuyết minh sản phẩm mẫu đó” Phản hồi tích cực lời khen ngợi mức độ cao cách xác định cụ thể hành động xuất sắc “Tơi thích cách anh thuyết minh mẫu sản HVQLGD HV: Nguyễn đức thành phm ny Cỏch anh mở đầu phần giới thiệu thách thức kỹ thuật tiềm ẩn, sau trình bày biện pháp giải thách thức đó, kết thúc minh họa thực tế giúp tất hiểu rõ cơng nghệ đó” Chỉ trích phản hồi tiêu cực tương tự Chỉ trích lời chê bai chung chung, khơng giải thích cụ thể: “Màn thuyết trình thật tệ Người xem cảm thấy nhàm chán rối rắm” Trái lại, phản hồi tiêu cực cung cấp nhiều chi tiết hơn: “Tôi nghĩ thuyết trình anh cịn thiếu tính tổ chức Lẽ anh nên giới thiệu cách thức hoạt động sản phẩm mẫu Quả thật, vai trò khán giả, không nắm rõ thách thức kỹ thuật vấn đề mà sản phẩm giải quyết” Khi đưa lời phản hồi, bạn nên: + Tập trung vào việc cải thiện lực thực Đừng dùng ý kiến phản hồi để trích hay nhấn mạnh kết yếu Cần lưu ý đến việc thực yếu kém, đồng thời cần phải khẳng định, tăng cường phản hồi phần việc thực tốt Điều giúp nhân viên học hỏi từ họ làm + Tập trung phản hồi tương lai Hãy tập trung vào vấn đề điều chỉnh cải thiện tương lai Điều có nghĩa hành vi hay hành động cấp xảy thời, bạn cho họ hội thực lại + Đưa phản hồi kịp thời Cố gắng đưa ý kiến phản hồi sớm tốt sau bạn quan sát hành vi mà bạn muốn điều chỉnh củng cố Chỉ trì hỗn bạn cần phải thu thập thơng tin cần thiết Mặt khác, hành vi mà bạn quan sát mức cao trào, cho người thời gian bình tĩnh lại HVQLGD HV: Nguyễn đức thành + Tp trung vo cỏch hnh x khơng phải vào tính tình, thái độ nhân cách Điều khiến nhân viên khơng có cảm giác bị cơng kích cá nhân + Tránh nói chung chung Thay nói: “Phần trình bày anh buổi họp vừa hiệu quả”, nói điều cụ thể như: “Những hình ảnh đồ họa mà anh dùng buổi thuyết trình thật hiệu cho việc trao đổi thông điệp” + Hãy chân thành Hãy đưa phản hồi với mục đích giúp nhân viên cải thiện + Hãy thực tế Hãy tập trung vào yếu tố mà nhân viên kiểm sốt Vì phản hồi có tính chất hai chiều, nên bạn phải cởi mở đón nhận ý kiến phản hồi sẵn sàng đưa phản hồi Khơng có phản hồi từ người khác khơng thể có giao tiếp Và khơng có giao tiếp bạn khơng thể biết liệu lời khun bạn có rõ ràng hồn chỉnh hay khơng, hay liệu việc huấn luyện bạn có hữu ích hay khơng Vì khuyến khích người huấn luyện đưa ý kiến phản hồi “Những tơi trình bày có rõ ràng khơng?” “Có điểm anh thấy cịn vướng mắc khơng?” Hãy hồn tồn tập trung nhận ý kiến phản hồi nhân viên Hãy thể tập trung bạn cách nhắc lại bạn hiểu: “Nếu tơi hiểu khơng nhầm anh khơng nhận hỗ trợ để thực công việc cách thời gian, phải không?” Hãy tách biệt thật với quan điểm Ví dụ, nói bạn tính tốn sai sau lỗi sai, thật Nhưng người nói: “Đề xuất anh khơng thể thực được”, lại quan điểm Dĩ nhiên khơng nên xem thường quan điểm – dù quan điểm bạn hay người khác – không nên đặt chúng ngang hàng với thực tế chứng minh Vì HVQLGD HV: Ngun ®øc thµnh kiểm chứng lại ý kiến phản hồi xuất phát từ quan điểm Hãy cố chuyển quan điểm thành thơng tin cụ thể Ví dụ, người khác nói bạn khơng quan tâm đến kế hoạch huấn luyện mà lập ra, đừng nói: “Anh sai Tơi quan tâm chứ” mà nói: “Tơi nói làm khiến anh nghĩ không quan tâm đến kế hoạch anh vậy?” Điều tương tự trường hợp ý kiến phản hồi tích cực Nếu cấp nói đề xuất huấn luyện bạn thật hữu ích, hỏi cụ thể “Những đề xuất tơi có ích cho anh nào?” “Liệu có cịn thêm điều tơi làm để hỗ trợ anh vấn đề không?” Khi bạn yêu cầu làm rõ, đừng đặt người đối thoại vào phịng thủ Thay vào hãy: + Sẵn sàng đón nhận ý kiến phản hồi tích cực lẫn tiêu cực + Khuyến khích người đối thoại tránh thiên cảm xúc q nhiều Ví dụ: “Anh nói thường không linh động, cho ví dụ điều tơi làm khiến anh tin vậy” Hãy nhớ cảm ơn nhân viên ý kiến phản hồi họ, dù ý kiến tích cực hay tiêu cực Điều cải thiện tin tưởng giúp bạn trở thành gương cách cư xử hiệu người mà bạn huấn luyện Một số người không nhiệt tình, cởi mở phản hồi họ huấn luyện vấn đề lực thực Nỗ lực khơi gợi ý kiến phản hồi bạn nhận gật đầu chiếu lệ thể nói: “Vâng, tơi hiểu” Nhưng khơng phải ý kiến phản hồi, chẳng có đảm bảo nhân viên thực hiểu HVQLGD HV: Nguyễn đức thành Lm th no bn cú th thu nhận ý kiến phản hồi từ người không cởi mở? Chuyên gia tư vấn đào tạo Nancy Brodsky Interaction Associates, LLC đưa đề xuất sau: + Tập cách ứng xử khơng có phản ứng + Tập nói chậm rãi có điểm dừng đủ lâu + Nói rõ bạn muốn đáp lại sẵn sàng chờ đợi điều + Đặt câu hỏi mở để giúp nhân viên đến kế hoạch Có hai phương pháp huấn luyện bản: huấn luyện trực tiếp huấn luyện hỗ trợ Huấn luyện trực tiếp liên quan đến việc xác định rõ hay truyền đạt cho người huấn luyện cần phải làm Phương pháp huấn luyện hữu ích làm việc với người thiếu kinh nghiệm lực thực họ cần phải cải thiện nhanh chóng Cịn với phương pháp huấn luyện hỗ trợ, người huấn luyện chủ yếu hành động với vai trò người hướng dẫn tạo điều kiện thuận lợi cho người huấn luyện Ví dụ: Hướng dẫn nhân viên cần phát triển kỹ thuộc lĩnh vực chuyên môn giúp nhân viên hợp tác với người huấn luyện khác có kỹ cần thiết Giải thích chiến lược tổ chức cho nhân viên Chỉ phương pháp thích hợp để thực nhiệm vụ hay làm việc với nhân viên dự án mà người học hỏi từ bạn Giúp người khác tìm giải pháp họ Bày tỏ tin tưởng cá nhân tìm giải phỏp HVQLGD HV: Nguyễn đức thành Giỳp nhng cỏ nhân có trách nhiệm học hỏi từ cơng việc, dù điều có nghĩa phải mạo hiểm mắc sai lầm Cung cấp thông tin hay liên hệ để giúp người khác tự giải vấn đề Huấn luyện hỗ trợ đặc biệt quan trọng cá nhân đáp ứng tiêu chuẩn lực thực cần chuẩn bị để đảm nhận trách nhiệm trách nhiệm cao Đối với đối tượng này, đừng quên điều sau: * Công nhận phần việc mà họ thực cách hiệu Không cần hứa hẹn, cần bạn hội thăng tiến ln chờ đợi người * Khuyến khích họ áp dụng kinh nghiệm chun mơn để huấn luyện cho người khác * Tham gia vào thảo luận thiết thực có kết thúc mở mục tiêu nghề nghiệp * Xác định rõ kiến thức, kỹ tận tâm cần thiết cho bước tiến nghề nghiệp khác * Yêu cầu mô tả kỹ kiến thức mà họ phải phát triển để thăng tiến * Triển khai kế hoạch mà hai bên chấp nhận để đạt kỹ kiến thức cần thiết * Theo dõi kế hoạch theo định kỳ việc đánh giá phản hồi Thông tin phản hồi phản ánh ý kiến chủ quan chủ thể thơng tin phản hồi thể hay sai phụ thuộc vào đánh giá người thụng bỏo HVQLGD HV: Nguyễn đức thành Thụng tin phản hồi có ý nghĩa quan trọng lĩnh vực nào, hoạt động quản lí.Vì từ thơng tin phản hồi quản lí đưa định xác, đắn phù hợp từ định hiệu cơng việc Các nhà quản lí cần phải có cách tiếp cận thông tin phản hồi thật khách quan để xử lí cơng việc tốt Có thơng tin phản hồi có đánh giá chất lượng, hiệu cơng việc để có điều chỉnh kịp thời hoạt động Kết phản ánh chất lượng cơng việc, trình độ, lực làm việc êkíp làm việc mà quản lí cần điều Nhận thức tầm quan trọng thơng tin phản hồi, chủ thể quản lí đưa định đắn hoạt động quản lí cần xử lí thơng tin, xác minh thơng tin thật xác tránh thơng tin nhiễu, khơng xác gây hiệu khơng tốt hoạt động quản lí ... thông tin hệ thống ủy quyền định cho cấp có thơng tin, chuyển thông tin tới địa điểm định Điều có lợi chia sẻ thơng tin nhiều hơn, tiếp cận vấn đề tìm nhiều giải pháp Những điều giảm tải thông tin. .. nhằm tăng cường phản hồi thông tin Thông tin sẵn sàng chia sẻ cho người, cá nhân nhóm tự sử dụng thơng tin bàn bạc với người khác thông qua tổ chức Mặt khác, thông tin phần quan trọng phi tập trung... lạm dụng thâu tóm thơng tin tổ chức, truyền đạt thông tin nhiêu diễn không hồn tồn khách quan (tam thất bản) Trong thơng tin phản hồi cần phải phân biệt rõ ràng thơng tin phản hồi tích cực lời