TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT VINATEX KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỒ ÁN PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỌC VIÊN BẰNG ACCESS (Môn: ACCESS) Người thực : Nguyễn Vũ Lớp: CD09I2 TP.HCM, Tháng 12 năm 2010 MỤC LỤC Chương CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ Xây dựng sở liệu 1.1 Khái niệm sở liệu Access 1.2 Bảng liệu (Tables) Thiết kế truy vấn (Query) 2.1 Cơ sở lý luận 2.2 Các bước thiết kế truy vấn (Query) Thiết kế giao diện (Form) 3.1 Cơ sở lý luận 10 3.2 Các bước thiết kế giao diện (Form) 11 Thiết kế báo cáo (Report) 12 4.1 Cơ sở lý luận 12 4.2 Các bước thiết kế báo cáo (Report) 13 Chương BÁO CÁO TỔNG THỂ THIẾT KẾ VÀ CHẠY CHƯƠNG TRÌNH 14 2.1 Báo cáo tổng thể thiết kế 14 2.2 Chạy chương trình hoàn thành 14 Nguyễn Vũ Đồ án quản lý học viên I TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Trong hệ thống quản lý tất trường học, việc quản lý học viên nhà trường vô quan trọng cần thiết Để đáp ứng nhu cầu bắt tay vào việc nghiên cứu phần mềm giải công việc quản lý học viên cách hiệu xác Phần mềm có tính dễ sử dụng, thời đại công nghệ nay, việc sử dụng tin học văn phòng phổ biến, thể mà phần mềm quản lý học viên viết Access nằm Office tập đoàn Microsoft lợi cho người sử dụng II ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT Chương 1: CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ Xây dựng sở liệu (tables) Thiết kế truy vấn (Queries) Thiết kế giao diện (Form) Thiết kế báo cáo (Report) Thiết kế trang truy cập liệu (Pages) Thiết kế Macros Chương 2: Báo cáo tổng thể thiết kế chạy chương trình 2.1 Báo cáo tổng thể thiết kế 2.2 Chạy chương trình hoàn thành Quản lý xử lý liệu Môn Access Trang Nguyễn Vũ Đồ án quản lý học viên III NỘI DUNG Đồ án nghiên cứu gồm chương CHƯƠNG 1: CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ Xây dựng sở liệu 1.1 Khái niệm sở liệu Access CSDL Access đối tượng bao gồm tập hợp bảng liệu, kết nối bảng thiết kế cách phù hợp để phục vụ lưu trữ liệu cho ứng dụng quản lý liệu 1.2 Bảng liệu (Tables) 1.2.1 Cơ sở lý luận Bảng liệu (Tables) thành phần quan trọng cở sở liệu (CSDL) Nó nơi lưu trữ liệu tác nghiệp cho ứng dụng Một CSDL có nhiều bảng liệu, bảng phải thiết kế cho lưu trữ đầy đủ liệu cần thiết phải đảm bảo giảm tối đa tình trạng dư thừa liệu, giảm tối đa dung lượng cở sở liệu có thể, đồng thời tạo môi trường làm việc thuận lợi cho việc phát triển ứng dụng bước Một bảng liệu Access bao gồm thành phần: Tên bảng Các trường liệu Trường khóa Bản ghi Tập hợp thuộc tính cần thiết cho trường liệu tập hợp bảng ghi Mỗi cột trường liệu (Field) Mỗi dòng bảng ghi (Record) Hình 1: Mô tả bảng liệu trạng thái Datasheet Quản lý xử lý liệu Môn Access Trang Nguyễn Vũ Đồ án quản lý học viên 1.2.2 Xây dựng cấu trúc bảng (Tables) Để giải toán quản lý học viên ta cần thiết lập bảng liệu sau: t_hocvien Ta tiến hành tạo bảng t_hocvien theo bước sau: Bước 1: Khởi động trình thiết kế cấu trúc bảng chế độ Design View, Ở thẻ Tables, nhấn nút New, chọn Design View, nhấn OK Hoặc nhấn Creat Table in Design View thẻ Tables Hộp thoại thiết kế cấu trúc bảng xuất hiện: Hình 2: Hộp thoại thiết kế bảng Bước 2: Khai báo danh sách tên trường bảng: cách gõ danh sách tên trường lên cột Field Name cửa sổ thiết kế Đối với bảng t_hocvien bao gồm trường là: mahv,tenhv,ngaysinh,chucvu,diachi,lop,anh,phone,fax Bước 3: Khai báo kiểu liệu cho trường bảng, cách chọn kiểu liệu cho trường cột Data Type tương ứng Bước 4: Thiết lập trường khoá cho bảng cách: Quản lý xử lý liệu Môn Access Trang Nguyễn Vũ Đồ án quản lý học viên - Dùng chuột kết hợp giữ phím Shift đánh dấu đầu dòng trường muốn thiết lập khoá - Mở thực đơn Edit | Primary key để thiết lập thuộc tính khoá cho trường vừa chọn Cũng lệnh cách nhấn nút Primary key công cụ Bước 5: Lưu lại cấu trúc bảng với tên t_hocvien Nhấn tổ hợp phím Alt + S nhấn nút Save công cụ 1.2.3 Thiết lập quan hệ (Relationship) Sau tạo xong bảng liệu, ta phải tiến hành liên kết bảng lại với để liệu bảng kết nối trở thành hệ thống lưu trữ liệu hoàn chỉnh Tuy nhiên trường hợp ko cần thiết lập Relasionship 1.2.4 Nhập liệu cho bảng Sau tạo liên kết cho bảng ta nhập liệu cho bảng cách dễ dàng xác Thiết kế truy vấn liệu (Query) 2.1 Cơ sở lý luận Truy vấn liệu (Queries) công cụ xử lý liệu trực quan, hữu hiệu Access Có nhiều dạng yêu cầu xử lý liệu như: trích, lọc ,hiển thị liệu, tổng hợp, thống kê, thêm, bớt, cập nhật liệu,…Vì tồn số loại Query tương ứng để giải yêu cầu xử lý liệu Trong Access có loại truy vấn liệu như: - Select Query - Total Query (Truy vấn tổng hợp) - Parameter Query (Truy vấn có chứa tham số) - Crosstab Query (Truy vấn chéo) - Action Query (Truy vấn hành động) - SQL Query Quản lý xử lý liệu Môn Access Trang Nguyễn Vũ Đồ án quản lý học viên 2.2 Các bước thiết kê truy vấn (Query) Để xem điểm đối tượng (Gồm bảng ghi hay nhiều bảng ghi) ta sử dụng số kiểu truy vấn nêu tùy thuộc vào mục đích truy vấn Các bước tiến hành tạo Query: - Trong cửa sổ tạo Query ta chọn cách tạo Query Create query in Design view (Tự thiết kế mới) hay Create query by using wizard (Thiết kế với ứng dụng có sẵng) Hình 3: Giao diện thiết kế Query - Tiếp đến ta chọn trường có liên quan bảng liệu: Hình 4:Cửa sổ chứa queries cần thiết - Một số queries cần tạo Quản lý xử lý liệu Môn Access Trang