SKKN HƯỚNG dẫn cán bộ, CÔNG CHỨC lập hổ sơ CÔNG VIỆC

TÊN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: HƯỚNG DẪN CÁN BỘ, CÔNG CHỨC LẬP HỔ SƠ CÔNG VIỆC I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: Trong giai đoạn nay, thời kỳ phát triển kinh tế điều tiết chế thị trường, thời kỳ hội nhập kinh tế giới mà chứng kiến, công tác văn thư lưu trữ cần phải nhận thức đắn tầm quan trọng ý nghĩa to lớn giá trị vai trò công tác văn thư tác lưu trữ nghiệp xây dựng bảo vệ đất nước sau Trong trình đổi nhận thức công tác văn thư lưu trữ nay, cần trọng đến vai trò tài liệu hoạch định đường lối, chủ trương, sách Đảng Nhà nước, nhiệm vụ trung tâm phát triển kinh tế nước nhà Vai trò công tác văn thư lưu trữ cần nhìn nhận từ yêu cầu đảm bảo thông tin chủ động cung cấp thông tin cho lãnh đạo, cho yêu cầu rộng lớn xã hội Với cách nhìn nhận cấp ủy Đảng quyền cấp cần xây dựng nhận thức cho đội ngũ cán làm công tác văn thư lưu trữ biết hướng toàn hoạt động vào mục đích sử dụng có hiệu công việc hàng ngày Văn sản sinh hoạt động quan gồm nhiều thể loại, nhiều quan ban hành, đề cập đến nhiều nội dung khác hình thành thời gian khác Các văn để tình trạng rời rạc, phân tán gây nhiều khó khăn, trở ngại cho việc tra tìm, nghiên cứu để giải công việc hàng ngày quan, tổ chức cho việc bảo quản, giữ gìn văn bản, tài liệu để lưu trữ sử dụng lâu dài - Lập hồ sơ, tài liệu việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định nhằm mục đích để theo dõi, xử lý nội dung có liên quan với vấn đề, việc có đặc điểm chung thể loại tác giả, thời gian … hình thành trình giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị cá nhân - Tất cán bộ, công chức phòng ban Sở trình giải công việc phải lập cho tập hồ sơ, tài liệu tài liệu hồ sơ phải chính, có giá trị đầy đủ thể thức, chứng xác thực vấn đề nêu hồ sơ - Lập hồ sơ công việc hàng ngày việc làm quan trọng cần thiết cán bộ, công chức Căn vào danh mục hồ sơ quan vào nhiệm vụ giao cán công chức phải tự xếp công văn, giấy tờ, tài liệu cho vấn đề, việc thuộc phạm vi phụ trách cách khoa học để thuận tiện cho việc nghiên cứu giải công việc kịp thời để cần nghiên cứu tài liệu tra tìm đồng thời chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ sau - Việc lập hồ sơ, tài liệu quan, đơn vị nhằm quản lý toàn công việc quan cách khoa học nhằm nâng cao chất lượng hiệu công tác tham mưu lĩnh vực phân công - Do đó, việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu thành hồ sơ ngăn nắp, rõ ràng công việc cần thiết họat động quan, tổ chức Vậy, hồ sơ lập hồ sơ công việc gì? II MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ HỒ SƠ: Hồ sơ: tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm, tính chất chung tên loại văn bản, tác giả văn bản, thời gian văn bản… hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, đơn vị cá nhân Ví dụ: Các tập lưu văn văn thư quan, tổ chức tập lưu định, tập lưu thị, tập lưu công văn coi hồ sơ * Một số loại hồ sơ: - Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc có đặc trưng tên loại, tác giả… hình thành trình giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị - Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn mặt công tác nghiệp vụ định, dùng làm pháp lý, tra cứu giải công việc quan - Hồ sơ nhân sự: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan đến cá nhân cụ thể (hồ sơ cán bộ, hồ sơ đảng viên, hồ sơ học sinh, sinh viên….) - Các hồ sơ chuyên môn khác: hồ sơ thi học sinh giỏi, hồ sơ thi tốt nghiệp THPT, hồ sơ tra… Lập hồ sơ: Là việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc, trình tự phương pháp định - Lập hồ sơ hành: Do người thực hiện, giải công việc lập; tiến hành đồng thời với trình giải công việc Việc lập hồ sơ hành đảm bảo văn bản, tài liệu phản ánh công việc, chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu - Lập hồ sơ chỉnh lý: Là việc phục hồi lập hồ sơ, tiến hành công việc giải xong mà tài liệu công việc không lập thành hồ sơ Hồ sơ cán lưu trữ lập trình chỉnh lý tài liệu rời lẻ, lộn xộn Việc chỉnh lý lưu trữ loại tài liệu lập hồ sơ hành đảm bảo đầy đủ tài liệu hồ sơ, tài liệu phản ánh nội dung, trình giải công việc, thời hạn bảo quản xác định sát với giá trị tài liệu, tiết kiệm thời gian, lao động kinh phí cho việc chỉnh sửa, hoàn thiện, hệ thống hoá làm công cụ tra cứu hồ sơ Đối với tài liệu chưa lập hồ sơ hành, việc chỉnh lý gặp nhiều khó khăn công tác khôi phục, lập hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hoá hồ sơ… Có tình trạng hồ sơ lập chỉnh lý không hoàn chỉnh khó đảm bảo chất lượng tài liệu hồ sơ không đầy đủ, việc định thời hạn bảo quản chưa dự kiến trước…Việc tổ chức chỉnh lý thường tốn nhiều công sức, thời gian, kinh phí Danh mục hồ sơ quan, tổ chức: Là bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến hình thành trình hoạt động quan, tổ chức năm, kèm theo ký hiệu thời hạn bảo quản hồ sơ, dùng làm để đơn vị, cá nhân lập hồ sơ Tiêu đề hồ sơ: phần tóm tắt ngắn gọn, xác giới thiệu thành phần nội dung tài liệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ cần phản ánh đầy đủ, yếu tố, tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm thời gian tài liệu có hồ sơ Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành: Là việc định kỳ chuyển giao hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ từ đơn vị, cá nhân vào lưu trữ hành quan, tổ chức theo quy định pháp luật III HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ: Mở hồ sơ: a Mở hồ sơ hành theo danh mục hồ sơ: - Vào đầu năm quan xây dựng danh mục hồ sơ, cán văn thư có trách nhiệm nhân danh mục hồ sơ gửi phòng ban quan để cán bộ, chuyên viên dựa vào danh mục hồ sơ làm để xác định hồ sơ, nhóm hồ sơ mà cá nhân phải lập - Đối với quan, tổ chức có danh mục hồ sơ việc mở hồ sơ giao cho cán văn thư, lưu trữ thực hiện, sau chuyển bìa hồ sơ cho đơn vị, cá nhân để lập hồ sơ Cán bộ, chuyên viên, nhân viên dựa vào danh mục hồ sơ, bìa hồ sơ có để mở hồ sơ (hình thành hồ sơ) - Danh mục hồ sơ kê hồ sơ dự kiến lập nên khó xác tuyệt đối Vì vậy, hồ sơ không dự kiến mở có lập bổ sung hồ sơ vào danh mục hồ sơ ngược lại, hồ sơ dự kiến mở thực tế không lập phải ghi vào cột ghi danh mục hồ sơ Lưu ý: Danh mục hồ sơ cần ban hành vào đầu năm Đối với quan, tổ chức có cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ ổn định cần sửa đổi, bổ sung danh mục hồ sơ năm trước cho phù hợp để tiếp tục sử dụng năm sau b Mở hồ sơ hành chưa có danh mục hồ sơ: Khi chưa có danh mục hồ sơ, cán bộ, chuyên viên phải mở hồ sơ hành sở nắm vững nội dung tài liệu vận dụng đặc trưng chủ yếu để hình thànhcác hồ sơ cụ thể, cách vận dụng đặc trưng văn để mở hồ sơ sau: - Đặc trưng vấn đề: Văn bản, tài liệu có tên gọi khác nhiều quan, tổ chức khác nội dung văn bản, tài liệu phản ảnh vấn đề, vụ việc khoảng thời gian định lập hồ sơ Ví dụ: Hồ sơ việc thực vận động “ Học tập làm theo gương đạo đức Hồ Chí Minh” - Đặc trưng tên gọi (tên loại văn bản): tên loại thể loại văn như: Quyết định, thị, cáo cáo, kế hoạch… Những văn có tên gọi tác giả khoảng thời gian định (quý, năm, năm hay nhiệm kỳ) lập hồ sơ Đặc trưng thường vận dụng để lập hồ sơ tập lưu văn ban hành quan Ví dụ: Tập báo cáo tháng cải cách hành Sở giáo dục Đào tạo Đồng Nai - Đặc trưng tác giả: Tác giả quan ban hành văn bản, văn có tên gọi khác nhau, nội dung khác tác giả, lập hồ sơ Đặc trưng thường vận dụng để lập hồ sơ văn bản, tài liệu quan khác gửi đến Ví dụ: Tập lưu công văn đến của Bộ Giáo dục và Đào tạo năm 2011 - Đặc trưng quan giao dịch: Văn bản, tài liệu quan giao dịch với quan khác khoảng thời gian định vấn đề cụ thể lập hồ sơ Ví dụ: Văn bản, tài liệu trao đổi Sở Giáo dục Đào tạo Đồng Nai vói trường Đại Học Đồng Nai việc mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhóm lớp mầm non công lập địa bàn tỉnh năm 2010 - Đặc trưng địa dư: Địa dư phạm vi đơn vị hành tỉnh, thành phố,Quận, huyện, xã, phường phạm vi chung cho vùng, miền, khu vực Những văn bản, tài liệu có tên loại giống nhau, quan, tổ chức, đơn vị giới hạn phạm vi địa dư, sản sinh khoảng thời gian định, lập hồ sơ Ví dụ: Báo cáo Ủy ban Nhân dân tỉnh Đồng Nai tình hình thực Kinh tế - Xã hội, An ninh - Quốc phòng năm 2010 - Đặc trưng thời gian: thời gian giới hạn năm, tháng vấn đề, kiện, vụ việc mà nội dung văn đề cập đến thời gian ban hành văn Đặc trưng thời gian vận dụng kết hợp với đặc trưng chủ yếu khác để lập hồ sơ Ví dụ: Tập báo cáo tổng kết năm học 2011-2012 Phòng Giáo dục Đào tạo,các Trung tâm GDTX, các trường THPT và đơn vị trực thuộc của huyện, thị xã, thành phố trực thuộc Sở Giáo dục Đào tạo Đồng Nai Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ xếp văn bản, tài liệu hồ sơ a Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ: - Trong trình theo dõi giải công việc,cán bộ, chuyên viên, nhân viên thu thập, cập nhật đủ, văn bản, tài liệu liên quan (kể văn bản, tài liệu phụ lục đính kèm) đưa vào hồ sơ tương ứng tiêu đề dự kiến ghi bìa hồ sơ - Thu thập đủ văn bản, tài liệu phản ánh hoạt động quan diễn bên trụ sở quan để đưa vào hồ sơ - Khi thu thập,cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải kiểm tra để đưa khỏi hồ sơ văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ khác tài liệu, văn hết giá trị b Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ: - Phân chia hồ sơ thành tập (đơn vị bào quản): Nếu khối lượng văn bản, tài liệu hồ sơ lớn (quá 200 trang) ta chia hồ sơ thành nhiều tập, tập đơn vị bảo quản Phải vào tác giả, nội dung, giá trị tài liệu, vấn đề, thời gian, số lượng trang tài liệu hồ sơ để phân chia hợp lý tập (đơn vị bảo quản) hồ sơ Mỗi tập (đơn vị bảo quản) hồ sơ đủ yếu tố cấu thành hồ sơ độc lập Ví dụ: Hồ sơ Quyết định Sở Giáo dục Đào tạo Đồng Nai việc nâng lương giáo viên, công chức, viên chức năm 2010 Căn vào khối lượng định, ta phân chia định hồ sơ thành tập (đơn vị bảo quản) sau: Tâp 1: Quyết định nâng lương giáo viên, công chức, viên chức năm 2010 phòng Giáo dục Đào tạo thành phố Biên Hòa Tập 2: Quyết định nâng lương giáo viên, công chức, viên chức năm 2010 phòng Giáo dục Đào tạo thị xã Long Khánh Tập 3: Quyết định nâng lương giáo viên, công chức, viên chức năm 2010 phòng Giáo dục Đào tạo huyện Vĩnh Cửu Tập 4: Quyết định nâng lương giáo viên, công chức, viên chức năm 2010 phòng Giáo dục Đào tạo Long Thành Phía tiêu đề tập (đơn vị bảo quản) phải ghi đủ, tiêu đề hồ sơ - Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ đơn vị bảo quản: Trong trình thu thập,cập nhật đủ, văn bản, tài liệu đến lúc kết thúc hồ sơ phải tiến hành xếp văn bản, tài liệu hồ sơ đơn vị bảo quản (nếu hồ sơ chia thành nhiều đơn vị bảo quản) nhằm bảo đảm mối liên hệ nội dung vấn đề, việc có hồ sơ sau: * Sắp xếp theo số văn bản: Nếu hồ sơ có loại văn Quyết định, báo cáo tác giả ban hành xếp theo thứ tự số văn ban hành số nhỏ xếp trên, số lớn xếp Cách thường vận dụng đề xếp tập lưu văn quan ban hành * Sắp xếp theo ngày tháng ban hành văn bản: Nếu hồ sơ chì có loại văn thị, định quan khác gửi đến văn có ngày tháng ban hành văn sớm xếp trên, văn có ngày tháng ban hành văn muộn xếp Cách thường vận dụng để xếp văn hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả * Sắp xếp theo trình tự giải công việc: Văn bản, tài liệu có nội dung khởi đầu vấn đề, vụ việc cần giải xếp đầu tiên, tiếp đến văn bản, tài liệu giải trước xếp trên, giải sau xếp kết thúc hồ sơ văn bản, tài liệu tổng kết kết thúc vấn đề, vụ việc Cánh thường vận dụng để xếp văn bản, tài liệu hồ sơ lập theo đặc trung vấn đề * Sắp xếp theo mức độ quan trọng văn bản: Nếu loại văn có số lượng phải ghép nhiều thể loại văn quan ban hành thành hồ sơ Trong hồ sơ văn xếp theo mức độ quan trọng loại văn ( Ví dụ: thể loại định xếp trên, công văn xếp dưới) * Sắp xếp theo mức độ quan trọng tác giả văn bản: Nếu hồ sơ gồm văn bản, tài liệu nhiều quan văn bản, tài liệu quan cấp xếp trên, văn bản, tài liệu quan cấp xếp dưới; Nếu văn bản, tài liệu quan cấp xếp theo thứ tự quan: đảng, quyến, tổ chức trị- xã hội, tổ chức xã hội- nghề nghiệp, tổ chức xã hội …;trong quan, văn tài liệu xếp theo thứ tụ ngày tháng ban hành * Sắp xếp theo tên vần chữ Triếng Việt: Nếu hồ sơ có văn bản, tài liệu loại nhiều quan địa phương cấp nhiền cá nhân, văn bản, tài liệu xếp thứ tự tên quan địa phương tên nhân theo vần chữ tiếng Việt A, B, C… - Một số điểm cần lưu ý xếp văn bản, tài liệu hồ sơ: Trong hồ sơ loại văn bản, tài liệu lưu có tình trạng vật lý tốt Phải chọn để lưu, trường hợp chọn sau để lưu thay Nếu có tư liệu (sách,báo, tạp chí…) đính kèm văn bản, tài liệu tài liệu xếp vào hồ sơ c Kết thúc biên mục hồ sơ: - Kết thúc hồ sơ: Khi công việc giải xong hết năm văn thư, hồ sơ kết thúc Người lập hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra lại hồ sơ, để: + Bổ sung văn bản, tài liệu thiếu + Loại bỏ văn bản, tài liệu trùng thừa giá trị + Xem xét lại trật tự xếp hồ sơ, chưa hợp lý xếp loại + Chỉnh sửa, hoàn chỉnh tiêu đề hổ sơ thời hạn bảo quản hồ sơ Nếu hết năm văn thư, công việc chưa giải xong, hồ sơ chưa kết thúc ghi vào cột ghi danh mục hồ sơ: “Chuyển năm sau” - Biên mục hồ sơ: Khi hồ sơ kết thức, tài liệu xếp ổn định tiến hành biên mục hồ sơ Quy trình nghiệp vụ biên mục hồ sơ theo trình tự sau: + Đánh số trang: đánh số thứ tự liên tục từ số chữ ARập nhằm cố định thứ tự trang văn bản, tài liệu có hồ sơ Mỗi trang văn bản, tài liệu có chữ đánh số, số trang phải đánh rõ bút chì đen mềm góc phải cách mép mép phải trang 1cm + Khi đánh số trang cần lưu ý: • Không đánh số vào trang giấy trắng (không có chữ) • Trong trường hợp trang tài liệu khổ lớn gấp đôi đóng ghim xem hai trang tài liệu đánh hai số • Nếu có ảnh (hoặc phim âm cùng) đánh số mặt sau ảnh cho vào bì bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số ảnh bì • Nếu có trang trình bày nhiều ảnh, bài… cắt rời từ sách, báo, tạo chí, tài liệu… khác dán lại thành trang xem trang tài liệu phải đánh số • Nếu hồ sơ có tư liệu (sách, báo, tạp chí…) cần đánh số chung cho tư liệu (không có số trang cho trang tư liệu) - Viết mục lục văn bản, tài liệu: ghi thông tin bản, tài liệu có hồ sơ vào tờ “Mục lục văn bản, tài liệu” nhằm thống kế cố định thứ tự văn bản, tài liệu xếp, đánh số Cần viết đủ xác thành phần cần thiết văn bản, tài liệu vào mục lục Mục lục văn bàn, tài liệu nhiều trang phải đánh số trang riêng đặt đầu hồ sơ sau tờ bìa Mục lục văn bản, tài liệu theo mẫu thống Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước (Mẫu phụ lục văn bản, tài liệu xem phụ lục số 01) - Viết chứng từ kết thúc: ghi đủ, số trang tài liệu, ý cộng them trang trùng số, trừ bớt trang khuyết số, ghi cụ thể đặc điểm (viết tay, vật liệu chế tác, tư liệu đính kèm…) tình trang vật lý (mốc, ố, nhàu nát…) có trang, văn bản, tài liệu ghi ngày tháng lập hồ sơ tờ “Chứng từ kết thúc” Người biên mục hồ sơ phải ký xác nhận vào chứng từ, Tờ chứng từ kết thúc đặt cuối hồ sơ (ĐVBQ) Tờ chứng từ kết thúc theo mẫu thống Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương Đảng (mẫu chứng từ kết thúc xem Phụ lục số 2) - Viết bìa hồ sơ: ghi đủ, đúng, xác thông tin: tên Phông; tên đơn vị, tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu kết thúc; số lượng tờ; số phông; số mục lục; số hồ sơ (viết tạm bút chì) thời hạn bảo quản hồ sơ Lưu Ý: - Chữ viết bìa hồ sơ phải rõ ràng, sách đẹp, bắng mực tốt khó phai, tả tiếng Việt, viết tắt từ quy ước 10 - Tiêu đề hồ sơ cần viết ngắn gọn, rõ ràng bảo đảm thống thông tin tiêu đề với thông tin hồ sơ Có thể vào tiêu đề hồ sơ dự kiến danh mục hồ sơ để viết Các yếu tố thông tin tiêu đề hồ sơ gồm: tên loại, tác giả,nội dung, địa điểm thời gian tài liệu có hồ sơ Trật tự xếp yếu tố thông tin thay đổi, thêm bớt tùy thuộc vào đặc trưng vận dụng đề lập hồ sơ Bìa hồ sơ theo mẫu thống Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (phụ lục số 3) Ngoài việc lập hồ sơ hành (hồ sơ công việc), cán bộ, chuyên viên, nhân viên nghiệp vụ quan cần lập hồ sơ nguyên tắc đề làm giải công việc thường xuyên Hồ sơ nguyên tắc bao gồm có hiệu lực pháp lý văn kiện, văn đạo, thông tư, hướng dẫn… quan đảng, nhà nước có thẩm quyền lĩnh vực hoạt động Ví dụ: Tập văn đạo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước “ Thể loại, thẩm quyền ban hành, thể thức văn bản… ” Năm 1990-2005 IV NỘP HỒ SƠ LƯU TRỮ CƠ QUAN: Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu: - Tài liệu hành chính: sau năm, kề từ năm công việc kết thúc - Tài liệu nghiên cứu khoa học: sau năm kể từ công trình nghiên cứu nghiệm thu thức - Tài liệu xây dựng (bao gồm thiết kế phê duyệt quan có thẩm quyền tài liệu khác có liên quan đến công trình xây dựng): sau tháng kề từ công trình toán Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp: - Tới hạn giao nộp,với hướng dẫn nghiệp vụ cán lưu trữ, cán bộ, chuyên viên, nhân viên, cán văn thư quan tiến hành kiềm tra lần cuối hồ sơ công việc lập (kiểm tra thiếu - đủ tài liệu, cách xếp, biên mục hồ sơ…) Nếu phát hồ sơ thiếu tài liệu có khiếm khuyết nghiệp vụ đơn vị, cá nhân lập hồ sơ sưu tầm bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ 11 Những hồ sơ, tài liệu quan, đơn vị nộp lưu phải thống kê thành “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” đề đính kèm” Biên giao nhận tài liệu” “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” theo mẫu thống Cục Văn thư Luu trữ Nhà nước - Cán công chức, viên chức nghỉ hưu, việc chuyển công tác khác phải kiểm tra lại toàn hồ sơ, tài liệu giải đề bàn giao cho người thay bàn giao hồ sơ đến hạn nộp lưu cho lưu trữ quan 3.Giao nộp hồ sơ, tài liệu: Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu, hai bên giao nhận tiến hành kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu có với “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” lập “ Biên giao nhận tài liệu” Biên có đủ chữ ký, họ tên hai bên giao nhận, lãnh đạo quan đại diện đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu làm thành ba (bên giao giữ bản, bên nhận giữ bản) Mẫu biên giao nhận tài liệu xem phụ lục số Lưu trữ quan nhận hồ sơ nộp lưu phải đối chiếu mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra xem thiếu hồ sơ yêu cầu đơn vị nộp bồ sung cho đủ nhận V KẾT QUẢ: - G iúp công tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chặt chẽ, khoa học, tăng cường ý thức trách nhiệm cán bộ, công chức công tác lập hồ sơ - Giúp cho việc giải công việc quan nhanh chóng, xác, đường lối sách Đồng thời, giúp cho việc quản lý kiểm tra công việc quan chặt chẽ - Tạo điều kiện bảo vệ bí mật Đảng Nhà nước - Góp phần giữ gìn tài liệu có giá trị lĩnh vực quan nhằm phục vụ việc tra cứu, giải công việc trước mắc nộp vào lưu trữ nghiên cứu 12 sử dụng lâu dài, để phục vụ công tác Giáo dục Đào tạo nghiên cứu phát triển đơn vị VI KẾT LUẬN: - Trong trình công tác Sở Giáo dục Đào tạo, với công việc chuyên môn nhân viên văn thư, kiêm lưu trữ hồ sơ công văn Văn phòng Sở Bản thân gặp khó khăn công việc, có mong muốn đưa giải pháp nhằm khắc phục khó khăn để đưa chất lượng hiệu công việc trở nên tốt Mặt khác, phổ biến cho toàn đơn vị tham khảo, đóp góp ý kiến cho phương pháp ngày hoàn thiện, hiệu hơn, để phục vụ tốt cho công tác lưu trữ, muốn góp phần công sức vào nghiệp phát triển ngành giáo dục nói riêng đất nước ta nói chung - Cuối mong đóng góp ý kiến bạn đồng nghiệp, Ban Giám đốc tất người để phương pháp nâng cao hiệu công tác quản lý lưu trữ hồ sơ, sổ sách ngày hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn VII TÀI LIỆU THAM KHẢO - Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04 tháng năm 2001 Ủy ban Thường vụ Quốc hội; - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác Văn thư; - Nghị định số 111/2004/NĐ-CP 08 thàng năm 2008 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; - Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác Văn thư./ Ngưởi Thực 13 Huỳnh Thị Ánh Trinh Phụ lục số 1: MỤC LỤC VĂN BẢN Hồ sơ số:………… STT Sồ ký hiệu Ngày Tác giả Tên loại trích yếu nội Tờ Ghi văn tháng văn dung văn số văn Hướng dẫn cách ghi cột: Cột số 1: Ghi số thứ tự văn đăng ký vào mục lục Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn Cột số 3: Ghi số ngày tháng văn 14 Cột số 4: Ghi tên quan cá nhân ban hành văn Cột số 5: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột số 6: Ghi tờ số văn (mỗi tờ văn đánh số thứ tự riêng, cần ghi rõ văn đăng ký vào mục lục có số tờ từ số đến số mấy?) Cột số 7: Ghi thông tin cần thiết khác (bản sao, văn Mật…) Phụ lục số 2: CHỨNG TỪ KẾT THÚC Hồ sơ số:………… ( Đơn vị bảo quản số:……….) (1) Hồ sơ có:……………… tờ (2) (Viết chữ:…………… ) tờ Được đánh số từ… đến … Có số trang trùng số……, khuyết số…… Mục lục văn có:………….tờ (3) ( Viết chữ: …………………………………………….tờ) Tình trạng tài liệu: ………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… 15 …………, ngày… Tháng….năm… NGUỜI LẬP HỒ SƠ Hướng dẫn cách ghi: (1): Ghi số hồ sơ đơn vị bảo quản (2): Ghi tổng số tài liệu có hồ sơ (3): Ghi tổng số tờ Mục lục văn có hồ sơ (4): Ghi số đặc điểm tình hình tài liệu như; Ngôn ngữ, vật liệu cấi thành, mức độ hư hại… Ví dụ: Tờ 56 bị ố vàng rách… Chứng từ kết thúc viết tờ giấy riêng xếp sau văn hồ sơ, viết lên trang tờ bìa hồ sơ 16 Phụ lục số 3: Mẫu bìa hồ sơ UBND TỈNH ĐỒNG NAI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HỒ SƠ …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… Từ ngày:……………………đến ngày:…………… Gồm:………tờ Phông số:……………………… THỜI HẠN BẢO QUẢN 17 Mục lục số:…………………… Hồ sơ số:……………………… 18