Quy tắc Hou-Ren-Sou làm việc nhóm Có lẽ tiếp xúc với phong cách làm việc Nhật Bản, biết đến quy tắc Hourensou làm việc nhóm Tôi, học trường, tiếp xúc với nhiều đàn anh làm việc Nhật, đàn anh người Nhật Bản nghe quy tắc này, bước thực theo thói quen cách quy củ Nếu để ý bạn thấy, giới, tập đoàn Nhật có phong cách làm việc nhóm chuyên nghiệp Người Nhật tiếp xúc thấy người có tinh thần tập thể cao Có thể thấy điều làm nên “Thần kì Nhật Bản” kỉ 20 nhờ phần lớn vào cần cù tinh thần làm việc đồng đội cao người Nhật tính sáng tạo họ Quy tắc HourenSou gì? Trước hết, hiểu Hourensou quy tắc giao tiếp thành viên nhóm Hou (報) viết tắt Houkoku (報告): có nghĩa báo cáo Ren (連) viết tắt Renraku (連絡): có nghĩa liên lạc Sou (相) viết tắt Soudan (相談): có nghĩa bàn bạc Hiểu đơn giản theo ngôn ngữ Hourensou là: Báo cáo – Liên Lạc – Bàn Bạc 2 Hourensou nào? Trong thời gian, nghĩ, quy tắc tưởng đơn giản liên lạc vậy, mà người ta lại nhắc đi, nhắc lại điều kiện tiên để vận hành nhóm làm việc hiệu quả? Thông thường làm việc nhóm, người ta báo cáo, liên lạc, bàn bạc Một thời gian để ý chút trình tương tác thành viên nhóm, đặc biệt người trưởng nhóm (Leader) thành viên lại, nhận thấy rằng, việc hoạt động nhóm hiệu cải thiện phần lớn việc giao tiếp, liên lạc với Trong trình đó, nhận số kinh nghiệm việc sử dụng hiệu quy tắc a Báo cáo (Houkoku – 報告): Có câu chuyện mà nghe nhiều từ đàn anh Nó này: Thường có khác biệt nhỏ kỹ sư người Việt người Nhật (nói rộng người nước ngoài) làm việc nhóm Đó nhóm trưởng giao cho phần việc toàn công việc nhóm Đơn giản module nhiều module mà nhóm phải hoàn thành thời hạn định Thường làm phần việc mình, gặp vấn đề khó khăn, vấn đề mang tính kĩ thuật, kỹ sư người Việt thường cố gắng giải vấn đề Cách làm việc hoàn toàn không xấu, vấn đề khó đó, giải được, đến sát hạn định giao sản phẩm cho khách hàng, module chưa hoàn thành, nhóm bị đình trệ hoàn toàn, tình đó, thành viên khác nhóm giúp đỡ tháo gỡ khó khăn, muộn để cứu vãn tình Vậy nên, thường gặp vấn đề khó giải quyết, thói quen kỹ sư phần mềm là: Ngay báo cáo cho người lãnh đạo có quan hệ gần (trong nhóm trực tiếp lãnh đạo nhóm trưởng) Báo cáo ngắn gọn tình gặp phải, tình trạng vấn đề Hướng giải vấn đề gặp phải: xử lý nào, xử lý đến đâu… Nếu có nhiều hướng giải báo cáo lại để cấp lựa chọn hướng giải tốt nhất, nhóm theo hướng giải b Liên lạc (Renraku – 連絡): Vẫn tiếp tục tình Thường bạn gặp phải vấn đề, đồng thời với việc báo cáo với cấp trên, bạn phải liên lạc với bên liên quan để họ nắm tình hình công việc bạn làm Ở đây, việc báo cáo với nhóm trưởng, người kỹ sư thường liên lạc với thành viên khác nhóm xây dựng module khác liên quan tới module gặp vấn đề, để họ nắm tình hình, góp ý giải vấn đề Thường việc liên lạc có nội dung tương tự với việc báo cáo Nếu trình giải vấn đề, việc liên lạc cá nhân người (liên lạc 1-1) cá nhân với người khác nhóm (1-n), trao đổi với nội dung chi tiết c Bàn bạc (Soudan – 相談): Khi báo cáo tình huống, liên lạc với bên liên quan, vấn đề chưa giải quyết, hay chưa có cách giải ổn thỏa, nhóm lúc họp lại, trực tiếp bàn bạc đưa phương án tốt để giải vấn đề, tiếp tục hoàn thành công việc chung Chi tiết việc bàn bạc hay giải vấn đề có lẽ viết nói hết Các kỹ thuật, kinh nghiệm bàn bạc, giải vấn đề theo nhóm linh hoạt áp dụng nhiều tình khác (tôi cố gắng tìm hiểu trao đổi với bạn viết blog) Sau thời gian dẫn dắt làm việc nhóm (một số project nhỏ IT, hoạt động khác), tiếp xúc với quy tắc này, cảm thấy Báo cáo – Liên lạc – Bàn bạc lúc phải hoàn thành tất bước, hay theo trình tự cứng nhắc, mà linh hoạt áp dụng Có thể đơn giản, gặp vấn đề, bạn báo cáo cho nhóm trưởng, đưa cách giải quyết, hợp lý, nhóm truởng đồng ý, bạn giải vấn đề Hay báo cáo, bạn nhóm trưởng trao đổi, bàn bạc Và báo cáo, bạn đồng thời cho bên liên quan biết qua báo cáo bạn với nhóm trưởng, vô hình chung bạn liên lạc với người đồng đội bạn nhóm Một số điều lưu ý Hourensou Theo cảm nhận tôi, điều làm nên tính hiệu quy tắc Hourensou, việc bạn báo cáo vấn đề cách nhanh chóng, nhóm biết công việc bạn làm Vậy nên, làm việc nhóm nhau, có lẽ điều tiên việc bạn thông báo cho nhóm trưởng, thành viên khác vấn đề bạn gặp phải thời gian sớm Giữ lại vấn đề để giải ý kiến hay xu (ý kiến mang tính cá nhân) Chính việc nhóm biết tiến trình công việc làm, dẫn tới việc nhóm đổi hướng, đưa phương pháp giải vấn đề tốt cách dễ dàng ăn khớp Việc báo cáo, liên lạc nhóm nên ngắn gọn, tuân theo quy tắc 5W1H là: What, where, when, why, who How Như thành viên nhóm dễ dàng bao quát vấn đề hướng cách nhanh chóng Trong nhóm thống quy tắc ghi chép chung, hay công cụ ghi chép chung (ví dụ sơ đồ tư – Mind Map chẳng hạn), để thuận tiện trao đổi Hourensou có lẽ quy tắc hay để liên lạc nhóm mà biết (cho đến thời điểm tại), tìm hiểu chưa thấy quy tắc giao tiếp tương đương từ luồng văn hóa khác (có thể hiểu biết hạn hẹp) Hi vọng với chia sẻ trên, bạn có quy tắc liên lạc hiệu nhóm Làm việc nhóm quy tắc Đã xã hội giao tiếp mình, làm việc nhóm kỹ thiếu sống Vậy làm để làm việc nhóm cách hiệu quả? Đặc điểm nhóm thắng Luôn giờ: Điều giúp cho thành viên khác nhóm làm việc thêm thời gian nhắc lại thảo luận cho bạn Luôn xác định rõ chủ đề, nôi dụng thảo luận: Họ tránh nói chuyện chủ đề không liên quan, gây loãng chủ đề, thiếu tập trung Luôn nghĩ phần nhóm cá nhân riêng lẻ: Họ thảo luận với nhóm với người ngồi cạnh bạn rõ ràng ngắn gọn Luôn có thành viên bình tĩnh tự tin mặc: Những người nhóm, họ tạo điều kiện để đội “toả sáng“ Nói thuyết phục: Do thành viên luôn có trao đổi ý tưởng đưa Đồng thời họ biết cần tự bảo vệ thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến Luôn có nhóm trưởng giỏi: Những người trưởng nhóm người có khả làm cho nhóm trở thành tốt nhất, người bật Mặc dù, họ không người giỏi họ lại người có khả lãnh đạo tốt phương diện tập thể dù nhóm có người giỏi họ người luôn tôn trọng người trưởng nhóm Làm việc nhóm lúc dễ dàng bạn nắm bí làm việc, bạn kết nối sức mạnh thành viên với nhau, biến điều tưởng chừng thành Đặc điểm nhóm “khó đoàn kết” Mâu thuẫn cá nhân với nhau: Sự mâu thuẫn cá nhân mau trở thành vấn đề cho toàn nhóm bất hoà mang tính phá huỷ ảnh hưởng xấu đến cá nhân nhóm Các thành viên nhóm hay trễ hẹn: Họ không quan tâm đến việc xác giấc, giữ lời hứa người họ cọi việc đến trễ bình thường, họ cho có người khác lo Kết Ngay từ giai đoạn đầu hình thành nhóm, công việc trưởng nhóm phải truyền đạt mục tiêu rõ ràng công việc nhóm để người hiểu muốn làm Giai đoạn đầu hình thành nhóm thường có mâu thuẫn (do lúc người nhóm thường chưa hiểu người quan điểm, ý tưởng, phương pháp) thành viên nhóm thường có bất hòa Tuy nhiên bất hòa mang tính giai đoạn Qua giai đoạn này, thành viên nhóm bước vào “giai đoạn hòa nhập” vào ổn định Các thành viên thấu hiểu bắt đầu làm việc “ăn ý” với nhau, thành viên cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ hỗ trợ thành viên khác Mỗi thành viên lấy thành công người hiệu người nhóm tất hành động mục tiêu chung