Quy tắc cơ bản trong làm việc nhóm tổ chức

QUY TẮC CƠ BẢN TRONG LÀM VIỆC NHÓM/TỔ CHỨC Dương Huy Khôi, Hồ Thiện Lạc, Pham Thái Điền, Cao Tiến Dũng* QUY TẮC CƠ BẢN LÀ GÌ ? ❖ Quy tắc quy tắc giúp cải thiện khả làm việc nhóm giao tiếp Quy tắc đƣợc biết đến nhƣ đồng thuận mặc định công việc, đồng ý xếp, chia sẻ, hiểu nhóm ❖ Là quy tắc giúp cải thiện khả làm việc nhóm giao tiếp Quy tắc định nghĩa nhóm hi vọng cách làm việc nhóm ĐỐI VỚI MỌI NGƢỜI: ❖ Tử tế ❖ Ngay thẳng ❖ Lịch sự, nhã nhặn ❖ Hiểu ý ngƣời khác ❖ Sáng tạo ❖ Biết cách động viên ❖ Thật ❖ Sẵn sàng tiếp thu ❖ Chuẩn bị ❖ Luôn sẵn sàng ❖ Có suất ❖ Đúng ❖ Tơn trọng ❖ Biết cảm ơn * Khoa Kỹ Thuật, Trường Đại học Tân Tạo (TTU) Email: dung.cao@ttu.edu.vn ĐỐI VỚI TƢƠNG TÁC XÃ HỘI: ❖ Tơn trọng lẫn ❖ Có mục đích chung ❖ Quan tâm lẫn ❖ Có tiếng nói chung ❖ Có cam kết chung ĐỐI VỚI THẢO LUẬN: Trước hết nên tắt điện thoại để chế độ rung!!! Triết lý: ❖ Khuyến khích ngƣời tham gia ❖ Luôn ý lắng nghe ❖ Tham gia đầy đủ ❖ Tơn trọng tính bảo mật ❖ Thảo luận nhiệt tình ❖ Tránh xao nhãng, lạc đề ❖ Trình bày ý kiến ❖ Tơn trọng khác biệt biết tận dụng điều ❖ Bỏ tơi, thể ý chí tập thể ❖ Vui vẻ! Nguyên tắc: ❖ Mạnh dạn hỏi không rõ ❖ Không ngắt lời ngƣời khác (Ngoại trừ ngƣời chủ trì) ❖ Có trách nhiệm với thảo luận ❖ Biết lắng nghe đánh giá ngƣời khác, xây dựng tinh thần thấu hiểu lẫn ❖ Tập trung vào chủ đề, tránh lan man ❖ Nhận thức mục tiêu thảo luận ❖ Biết dành thời gian cho điều quan trọng Những thứ không quan trọng trao sau ❖ Không chê bai ngƣời khác, dù vui ❖ Tránh nhãng ❖ Tạo khơng khí cởi mở, chia sẻ, khơng áp đảo thảo luận ❖ Có kiến, khơng tránh thuộc ngƣời khác ❖ Nói từ kinh nghiệm thân, khơng khái quát hóa ❖ Lắng nghe với tinh thần cởi mở trƣớc trình bày ý kiến cá nhân ❖ Tơn trọng ngƣời nói ❖ Có trách nhiệm với bạn cần thảo luận ❖ Hãy làm cho nhóm biết kế hoạch thảo luận ĐỐI VỚI NGƢỜI CỘNG TÁC: ❖ Xem vấn đề chung, khơng phải riêng ❖ Biết cách chấp nhận Mọi thứ khơng hồn hảo ❖ Xác định trách nhiệm ngƣời ❖ Tạo an toàn để chia sẻ Bao gồm đến thảo luận lớn, chọn thời gian thời điểm ❖ Tập chung vào chủ đề, nhiều chủ đề ❖ Tập chung vào mục đích lớn, cố thoả mãn nhu cầu cá nhân ❖ Xác định đƣợc vấn đề từ khía cạnh ngƣời cộng tác ❖ Tìm kiếm, phát triển ý tƣởng, giải pháp ❖ Xin nghỉ giải lao cần thiết ❖ Nhận phát triển trình, cần thời gian để thay đổi ❖ Tăng thêm thời gian để thảo luận vấn đề chƣa đƣợc giải ❖ Nếu nói cảm thấy khó, viết Ví dụ, bạn viết email để hỏi, đề nghị cải thiện, diễn tả cảm xúc ❖ Nếu bạn cảm thấy bế tắc, nhờ đến giúp đỡ bên thứ ba nhƣ ngƣời cố vấn, bạn thân chuyên gia tâm lý ĐỐI VỚI NHĨM: ❖ Tất ý tƣởng có giá trị ❖ Tất ngƣời có tiếng nói ❖ Hỏi chƣa hiểu ❖ Tin cậy, đặt niềm tin ❖ Thử dự đoán suy luận ❖ Không làm phiền ngƣời khác ❖ Thất bại hội để học hỏi ❖ Thảo luận vấn đề ngƣời đƣa vấn đề ❖ Phê bình ý tƣởng khơng trích ngƣời đƣa ý tƣởng ❖ Thử thách ngƣời khác với thái độ tơn trọng ❖ Im lặng khơng có nghĩa đồng ý hay không đồng ý ❖ Nếu bạn bị xúc phạm điều nói q trình thảo luận, nhìn nhận ❖ Ngăn chặn việc phỉ báng, trích ngƣời khác ❖ Hiểu đƣợc điểm mạnh điểm yếu Bí thành cơng Google: ❖ Sự tin cậy: Hồn thành cơng việc giao thời gian quy định đáp ứng kỳ vọng ❖ Rõ ràng minh bạch: Có mục đích cụ thể quy tắc rõ ràng ❖ Có ý nghĩ: Cơng việc có ý nghĩa cá nhân đến thành viên ❖ Ảnh hưởng: Công việc có mục đích có tác động tích cực đến điều tốt đẹp ❖ Tâm lý an toàn: Mỗi người tự tin làm điều khác biệt, trình bày ý kiến đặt câu hỏi ĐỐI VỚI QUYẾT ĐỊNH CỦA NHĨM: Vài bí Amazon ❖ Tốc độ định vấn đề ❖ Tạo môi trường sơi động, giúp giữ nhịp độ nhanh chóng cơng việc ❖ Mơi trường có tốc độ định cao có nhiều niềm vui mơi trường có tốc độ định thấp ❖ Không sử dụng khuôn mẫu cho tất định ❖ Nhiều định đảo ngược ❖ Đa số nên định có 2/3 lượng thơng tin bạn muốn Đừng chờ đợi tất thông tin trước hành động ❖ Nhanh chóng nhận định sai trái sửa sai kịp thời ❖ Nhanh – Sai – Sửa Còn chậm mà khơng có hiệu suất Trừ định quan trọng ❖ Sử dụng câu "Không đồng ý cam kết" để rút gọn thời gian ❖ Nếu bạn có niềm tin vào hướng cụ thể đồng thuận, nói, "Hãy nhìn xem, tơi biết không đồng ý điều tơi đánh cược với người điều đó” ❖ Nhận vấn đề lệch hướng từ sớm báo cáo chúng Đừng để phải nói: "Bạn làm tơi thất vọng, định tồi tệ, tốn thời gian sức lực” ĐỐI VỚI LIÊN LẠC TRONG NHÓM: ❖ Ƣu tiên trao đổi thơng tin nhóm thƣ điện tử (Email) ❖ Đảm bảo ngƣời xa trao đổi thơng tin nhóm ❖ Thơng tin liên lạc nhóm phải đƣợc phát nhanh chóng, để thành viên cập nhật thơng tin kịp thời ❖ Trong Email, học cách sử dụng “To:”, “Cc:” “Bcc:” ❖ Kiểm tra Email ngày để không bị trễ thông tin ❖ Bảng trắng nhóm xóa lúc nào, đừng viết "Khơng xóa" ❖ Nếu nghe tai nghe, đừng làm phiền trừ trƣờng hợp khẩn cấp ❖ Sử dụng quy tắc Gibbs từ chƣơng trình truyền hình CSI (http://www.ncisfanwiki.com/page/NCIS%3A+Gibbs%27+Rules) ➔ Quy tắc thứ nhất: Không nghi ngờ lẫn ➔ Quy tắc thứ hai: Khi hành động (phạm tội) đeo găng tay ➔ Quy tắc thứ ba: Khơng khơng thể ➔ Quy tắc thứ sáu mươi chín: Khơng tin vào người phụ nữ khơng tin vào ➔ “Sẽ khơng có quy tắc thứ bảy mươi!” quy tắc thứ bảy mươi ❖ Xây dựng liên kết nhóm ❖ Sử dụng rƣợu bia để tạo dựng gắn bó khơng tốt Tránh ép buộc ngƣời khác sử dụng rƣợu bia Tùy vào sở thích khả ngƣời ❖ Hạn chế văng tục chửi thề làm việc ❖ Mỗi thành viên nhận đƣợc thông tin đăng nhập riêng họ, chẳng hạn nhƣ tên ngƣời dùng, mật giấy phép bảo mật ❖ Có thể xếp ngƣời thay để tiếp tục cơng việc có thành viên vắng mặt ❖ Duy trì, hoạt động tốt trang mạng xã hội nhƣ Facebook LinkedIn ❖ Xây dựng khu vực hoạt động nhóm hiệu MỘT SỐ NGÔN NGỮ KÝ HIỆU HIỆU QUẢ: ❖ Thể đồng ý, sử dụng ngón tay hƣớng lên ❖ Thể khơng đồng ý, sử dụng ngón tay hƣớng xuống ❖ Khơng ý kiến, sử dụng ngón tay hƣớng nằm ngang ❖ Khi cần giải thích, sử dụng kí tự "C" (Clarification - rõ ràng) ❖ Chỉ tay vào tai để nhắc ngƣời nói nói to bạn nghe khơng đƣợc ❖ Thơng báo hết giờ, vào đồng hồ để nhắc nhở ❖ Kí hiệu nhóm hữu ích nói chuyện video hay hội nghị lớn ĐỐI VỚI LỊCH HỌP CỦA NHÓM: Mục tiêu: ❖ Thời gian ƣu tiên vào buổi sáng ❖ Tinh thần cởi mở tốt cho họp vào buổi sáng Buổi chiều thời gian tập trung làm việc ❖ Cuộc họp nên dài 25 phút thay 30 phút 50 phút thay 60 phút (Kinh nghiệm Harvard University) Chú ý: ❖ Chữ viết tắt "OOO" có nghĩa “Out Of Office” ❖ Có thể dùng lịch họp nhóm cho kiện khác, ví dụ họp quan trọng, hạn chót cơng việc, ngày lễ, sinh nhật … ĐỐI VỚI CÁC CUỘC HỌP: ❖ Bắt đầu kết thúc ❖ Bắt đầu cách nêu rõ chƣơng trình làm việc mục đích ❖ Mọi ngƣời có trách nhiệm cho hiệu họp ❖ Tắt chuông điện thoại ❖ Chỉ sử dụng điện thoại, máy tính bảng, máy tính xách tay bạn cho hoạt động phục vụ họp nhƣ ghi chú, thuyết trình … ❖ Nếu nhiều ngƣời muốn phát biểu lúc, giơ tay chờ đến lƣợt ❖ Khơng cắt ngang ngƣời khác phát biểu ❖ Tất ngƣời tập chung vào họp Nếu muốn trao đổi riêng với ngƣời khác, chờ họp kết thúc ❖ Chúng không gọi hai lần họ muốn nói lần ❖ Cuộc họp khơng bắt đầu lại, dù có ngƣời đến trễ ❖ Đặt câu hỏi để có thêm thơng tin ❖ Ngắn gọn ❖ Cụ thể ❖ Tránh phát biểu giả định, khái quát cƣờng điệu ❖ Sử dụng ví dụ cần giải thích ý bạn ❖ Có trách nhiệm đƣa thảo luận diễn hƣớng ❖ Tập trung vào trọng tâm vấn đề ❖ Làm chủ cảm xúc ❖ Mục đích quan trọng thảo luận gì? ❖ Sử dụng câu có từ tơi, nhƣ "Tơi cảm thấy giận", thay câu có từ bạn ❖ nhƣ "Bạn làm tơi giận" ❖ Biểu cảm xúc tốt ❖ Tránh gọi tên, khái qt hóa, đánh giá khơng tốt hay đùa với ngƣời khác ❖ Ngắn gọn, súc tích, khơng dài dòng ❖ Ngƣời điều hành họp yêu cầu nhóm ngƣời cụ thể thảo luận vấn đề thay chờ đợi tự giác ❖ Trong trình diễn họp, ngƣời chủ trì có quyền đƣa định, bao gồm việc định chủ đề cần thiết để thảo luận nhằm hạn chế thời nhiều thời gian ❖ Biết nên tăng nên giảm (Step up, step back.) ❖ Nói cho bạn ❖ Sở hữu chung ý tƣởng Không sử dụng tên trừ cần thiết cho xác nhận (Chúng ta thảo luận ý tƣởng, cá nhân) ❖ Hạn chế lặp lại Các thể loại họp: ❖ Thông báo: Thông báo nội dung mới, chia sẻ thông tin, báo cáo … ❖ Giải vấn đề: Bàn bạc giải vấn đề, đƣa định, chiến lƣợc … ❖ Sáng kiến, ý tƣởng: Phát triển ý tƣởng, đánh giá giải pháp … ❖ Xây dựng nhóm: Cùng chung tay làm việc, chơi, thực cam kết chung để đổi chất lƣợng … LẬP KẾ HOẠCH CUỘC HỌP: Trước họp: ❖ Nhắc nhở, thông báo họp ❖ Thƣ mời bao gồm thành phần tham dự, mục tiêu họp, kết mong muốn yêu cầu thành viên tham gia Lập kế hoạch họp: ❖ Mọi ngƣời rõ mục tiêu họp chƣa? ❖ Mọi ngƣời rõ chức họ họp chƣa? ❖ Ai tham dự? Chức họ gì? Họ có biết chức họ khơng? ❖ Bạn cần họp? Điều có thật cần thiết khơng? ❖ Bạn phải làm để đạt đƣợc kết mong muốn? ❖ Chúng ta có cần dành thời gian cho buổi tổng kết? Nếu có, với ai, đâu? Chuẩn bị phòng họp: ❖ Có phòng trống không? ❖ Đã đặt lịch chƣa? ❖ Cần chuẩn bị phòng họp nhƣ nào? Ngƣời phụ trách thời gian hồn thành? ❖ Có chun gia kỹ thuật để khắc phục cố cần thiết hay không? Bắt đầu họp: ❖ Phát biểu mục đích: "Lý buổi học hơm " ❖ Phát biểu kết quả: "Kết thúc họp này, hi vọng đạt đƣợc … Để đƣợc nhƣ vậy, sẽ…" ❖ Nhắc nhở ngƣời nguyên tắc tảng: "Đây quy tắc tảng Chúng ta có đồng ý khơng? Có thứ muốn thêm, xóa, hay thay đổi cho họp này?" ❖ Nhắc nhở ngƣời tập trung: "Nếu có thứ chƣa hồn thành với kế hoạch buổi họp nêu, ghi lại đảm bảo tiến độ sau họp" Tổ chức họp hướng: ❖ Tôn trọng kết họp ❖ Nhắc nhở lẫn tuân thủ nội dung họp ❖ Nỗ lực làm việc hoàn thành mục tiêu đề Kết luận họp: ❖ Tóm tắt đạt đƣợc, thơng qua ❖ Nhắc nhở họp phù hợp với bối cảnh rộng ❖ Phân tích vấn đề phát sinh tính tốn bƣớc Sau họp: ❖ Dành thời gian xử lý công việc ❖ Liên lạc với thành viên để chia sẻ kết quả, hành động cụ thể … ❖ Tổng kết công việc, kết nhóm ❖ Thực mục tiêu ❖ Đảm bảo tiến độ công việc, giải vấn đề tồn đọng ĐỐI VỚI NHỮNG CUỘC HỌP TỪ XA: ❖ Ƣu tiên tai nghe loa Giảm thiểu tiếng ồn ảnh hƣởng đến họp ❖ Chỉ bật mic cần nói chuyện BẢN BÁO CÁO CUỘC HỌP: Thành viên tham gia: ❖ Thành viên tham gia ❖ Vấn đề thảo luận ❖ Thứ tự kiện diễn ❖ Ở đâu nào? ❖ Làm để họp tốt hơn? ❖ Khuyến khích ngƣời phát biểu cách gì? Tiến độ cơng việc: ❖ Cơng việc hồn thành ❖ Công việc cần làm ❖ Các vấn đề trở ngại Các họp tóm tắt hay họp báo cáo kiểm tra tương tự: ❖ Thông tin chi tiết ❖ Thách thức ❖ Câu đố ❖ Khen thƣởng ❖ Các mục hoạt động Các họp cần có tín hiệu mạnh để kết thúc: ❖ Một ngƣời nói 3, 2, ngƣời vỗ tay ĐỐI VỚI TUẦN LÀM VIỆC: ❖ Tránh họp hành vào thứ sáu, để cuối tuần thoải mái ❖ Nhóm nên có hội ý riêng tuần Nên chọn vào lúc 10 sáng thứ ba khoảng 50 phút (Phù hợp nhịp độ công việc tuần) ❖ Nên nhìn lại trình làm việc nhóm tuần Nên chọn cuối buổi sáng thứ năm phản ánh đƣợc tuần làm việc nhƣng thời gian để điều chỉnh ĐỐI VỚI MỘT NGÀY LÀM VIỆC: ❖ Nhóm nên có họp nhỏ cỡ 15 phút buổi sáng ❖ Thành viên nhóm nên thơng báo tình hình cơng việc buổi sáng kênh trò chuyện nhóm ❖ Thiết lập khoảng thời gian làm việc cốt lõi ❖ Thời gian làm việc linh hoạt ❖ Cần có thời gian cho hoạt động phụ nhóm ĐỐI VỚI GIỜ LÀM VIỆC: ❖ Xây dựng thời gian làm việc phù hợp với vị trí cơng việc ❖ Làm việc quy tắc thời gian quy định ĐỐI VỚI PHẢN HỒI: ❖ Đƣa nhận phản hồi Là công việc thƣờng trực ❖ Phản hồi mang tính xây dựng ❖ Gửi phản hồi nhanh chóng liên tục ❖ Phản hồi tích cực tiêu cực mang tính xây dựng ❖ Để gửi nhận đƣợc phản hồi thực thẳng thắn, xác, ngƣời phải cảm thấy an toàn tin tƣởng ❖ An toàn tin tƣởng phải thấu hiểu lẫn mặt cảm xúc ❖ Khơng có phản hồi Không ❖ Thông thƣờng, phản hồi đánh giá thang điểm ❖ Khả nỗ lực điều đáng khen ngợi ❖ Rất tuyệt vời để đƣa phản hồi tích cực dựng lại ❖ Bắt đầu bƣớc nhỏ với phản hồi ❖ Phản hồi kịp thời tốt phản hồi muộn ❖ Nên phản hồi thứ thực đƣợc ❖ Phản hồi phải rõ ràng ❖ Yêu cầu phản hồi thƣờng xuyên ❖ Lãnh đạo cần xây dựng văn hóa phản hồi ❖ Phản hồi câu hỏi ❖ Phản hồi khơng dùng để trách móc ❖ Thể ảnh hƣởng ❖ Đơn giản ❖ Tạo nơi an toàn cho phản hồi ❖ Tạo hệ thống thông thƣờng cho phản hồi ❖ Thông tin phản hồi phải bảo mật giữ an tồn ❖ Xây dựng văn hố phản hồi ❖ Có nhiều kênh phản hồi cho nhiều lĩnh vực khác ❖ Khuyến khích phản hồi tích cực tiêu cực ❖ Giải thích biện pháp đằng sau định liên quan đến phản hồi … ❖ Giải thích lợi ích phản hồi ❖ Tập chung vào tính minh bạch, để ngƣời hiểu cách mà hệ thống phản hồi làm việc mục đích ❖ Nói trực tiếp với nhóm văn hóa phản hồi bạn muốn xây dựng ❖ Tạo tiêu phản hồi cho nhóm ❖ Hệ thống hóa chế cho phản hồi ❖ Đảm bảo bạn cung cấp nhiều phản hồi tích cực ❖ Xây dựng giá trị mối quan hệ ❖ Nhấn mạnh "Điều diễn tốt" "Điều tốt hơn" ❖ Chúng đánh giá nỗ lực phấn đấu ngƣời cố gắng khắc phục điểm yếu ngƣời ĐỐI VỚI CÁC DỰ ÁN CÔNG NGHỆ: ❖ Thời gian địa điểm cho họp ❖ Chiến lƣợc thử nghiệm (Đơn vị, chức năng, tích hợp, hiệu suất, ứng suất …) ❖ Kế hoạch xây dựng sở hạ tầng ❖ Đánh giá cao ƣớc tính ❖ Giúp đỡ cần ❖ Cách xử lý lỗi ❖ Tính khả dụng nhóm (Điện thoại, làm việc, tham dự) ❖ Kế hoạch tiềm cho chạy nƣớc rút, lặp lại, triển khai … ❖ Khơng có câu chuyện ghê rợn ❖ Code hoàn tất tất Code đƣợc kiểm tra ❖ Xây dựng sớm cho thử nghiệm ❖ Không bỏ qua điều ❖ Khơng nói “khơng” với sản phẩm Hãy nói "chắc chắn, cần đặt sản phẩm tồn đọng Nó đƣợc ƣu tiên sau.” ❖ Đảm bảo ngƣời nghe ❖ Mỗi lần chạy nƣớc rút phải có mục tiêu ❖ Tập trung vào mục tiêu vấn đề ƣu tiên hàng đầu ❖ Mục tiêu ngày phải rõ ràng ❖ Quyết định ❖ Gửi liệu qua thƣ điện tử (Email) cho ngƣời nhóm ❖ Trình bày ảnh hƣởng nhiều lĩnh vực, ngƣời, kinh tế, không đơn sản phẩm ĐỐI VỚI TÀI LIỆU: Tài liệu nhóm: ❖ Tài liệu giới thiệu giải thích cách để tham gia vào nhóm, làm, cách làm việc ❖ Danh sách nhóm thông tin liên lạc ❖ Ma trận ánh xạ nêu rõ chịu trách nhiệm, có trách nhiệm, tham khảo, đáng tin cậy, bỏ qua ❖ Tài liệu thuật ngữ, đƣợc gọi từ điển, bảng thuật ngữ, bảng hƣớng dẫn viết tắt ❖ Bảng tƣờng thuật trang trình bày để trình bày cho bên liên quan dự án, tiến độ, mục tiêu, v.v ❖ Mơ hình kinh doanh Canvas (vẽ khối) Chỉ báo trực quan: ❖ Dấu check có nghĩa có; Dấu �có nghĩa khơng; khơng nên dùng chữ "X" khơng rõ ràng ❖ "Trạng thái Đỏ, Vàng Xanh" ➢ Màu đỏ có nghĩa Dừng lại / Sai / Nguy hiểm ➢ Vàng có nghĩa Chậm / Cảnh báo / Thơng báo ➢ Xanh nghĩa Đi / Thành công / An tồn ❖ Định dạng đƣợc chuẩn hóa: ❖ Ngày thời gian đƣợc viết cách sử dụng tiêu chuẩn ISO, nhƣ định dạng Năm Tháng Ngày Giờ Phút Giây ❖ Đối với thời gian, nhà nƣớc múi giờ; ví dụ: "Hãy nói chuyện lúc 14:00 VN (GMT+7)" lúc với chiều New York; múi "Z" nghĩa theo thời gian Zulu ( UTC, GMT) (Sưu tầm lược dịch: https://github.com/joelparkerhenderson/ground_rules) ... phụ nhóm ĐỐI VỚI GIỜ LÀM VIỆC: ❖ Xây dựng thời gian làm việc phù hợp với vị trí cơng việc ❖ Làm việc quy tắc thời gian quy định ĐỐI VỚI PHẢN HỒI: ❖ Đƣa nhận phản hồi Là cơng việc thƣờng trực ❖... viên nhóm nên thơng báo tình hình cơng việc buổi sáng kênh trò chuyện nhóm ❖ Thiết lập khoảng thời gian làm việc cốt lõi ❖ Thời gian làm việc linh hoạt ❖ Cần có thời gian cho hoạt động phụ nhóm. .. tuần) ❖ Nên nhìn lại q trình làm việc nhóm tuần Nên chọn cuối buổi sáng thứ năm phản ánh đƣợc tuần làm việc nhƣng thời gian để điều chỉnh ĐỐI VỚI MỘT NGÀY LÀM VIỆC: ❖ Nhóm nên có họp nhỏ cỡ 15 phút