tham khảo Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Thực phẩm Orion Vina (Chi nhánh miền Bắc)

LỜI CẢM ƠN Qua thời gian thực tập chi nhánh công ty TNHH thực phẩm Orion Vina với kiến thức tiếp thu qua trình nghiên cứu, học tập giúp tơi hồn thành luận văn tốt nghiệp Trước tiên, xin cảm ơn sâu sắc tới Ban giám hiệu trường Đại học Nông Nghiệp Hà Nội, thầy cô Khoa Kế toán Quản trị kinh doanh truyền đạt kiến thức kinh nghiệm quý báu giúp ích cho tơi suốt q trình học tập Và đặc biệt nữa, xin gửi lời cảm ơn cô giáo Th.S Lê Thị Kim Sơn tận tình hướng dẫn bảo suốt thời gian thực tập vừa qua để tơi hồn thành tốt luận văn tốt nghiệp Tiếp theo, xin chân thành cảm ơn đến cô chú, anh chị Công ty TNHH Thực phẩm Orion Vina (Chi nhánh miền Bắc) giúp đỡ, hướng dẫn tạo điều kiện cho suốt thời gian thực tập chi nhánh công ty Cuối cùng, xin cảm ơn gia đình, bạn bè người thân yêu động viên góp ý giúp đỡ tơi hồn thành đợt thực tập tốt nghiệp vừa qua Do thời gian trình độ chun mơn cịn nhiều hạn chế nên chắn đề tài nghiên cứu tránh khỏi sai sót Kính mong góp ý q báu thầy cơ, chú, anh chị Công ty bạn để luận văn tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 25 tháng 05 năm 2014 Sinh viên Nguyễn Thị Hồng Tú i MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .i MỤC LỤC ii DANH MỤC BẢNG iv DANH MỤC HÌNH v DANH MỤC VIẾT TẮT vi PHẦN I .1 MỞ ĐẦU 1.1 Tính cấp thiết đề tài .1 1.2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài 1.2.1 Mục tiêu chung 1.2.2 Mục tiêu cụ thể 1.3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu .2 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu Phần II TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 Cơ sở lý luận 2.1.1 Khái quát hệ thống kiểm soát nội .4 2.1.2 Kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền doanh nghiệp .12 2.2 Cơ sở thực tiễn 19 2.3 Phương pháp nghiên cứu 20 2.3.1 Phương pháp thu thập số liệu 20 2.3.2 Phương pháp xử lý số liệu 20 2.3.3 Phương pháp phân tích số liệu 20 2.3.4 Phương pháp chuyên gia 20 PHẦN III 22 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU .22 3.1 Tổng quan Công ty TNHH Thực phẩm Orion Vina (Chi nhánh phía Bắc) 22 3.1.1 Lịch sử hình thành phát triển .22 3.1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty 24 ii 3.1.3 Cơ cấu tổ chức máy kế toán 25 3.1.4 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 26 3.2 Thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty 35 3.2.1 Thực trạng hoạt động bán hàng 35 3.2.2 Các phận cấu thành kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền .44 3.3 Đánh giá cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền Cơng ty 78 3.3.1 Tính hữu 78 3.3.2 Tính hữu hiệu 79 3.3.3 Tính liên tục 83 3.4 Đề x́t số giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty 85 3.4.1 Sự cần thiết phải tăng cường kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty TNHH Thực phẩm Orion Vina 85 3.4.2 Một số giải pháp .85 PHẦN IV 91 KẾT LUẬN .91 4.1 Kết luận 91 4.2 Kiến Nghị 91 TÀI LIỆU THAM KHẢO 93 iii DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Mục tiêu kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền 14 Bảng 3.1: Danh mục sản phẩm của công ty 27 Bảng 3.2: Tình hình Tài sản – Nguồn vốn của chi nhánh công ty qua ba năm 2011 – 2013 29 Bảng 3.3: Kết sản xuất kinh doanh của chi nhánh từ năm 2011 – 2013 .33 Bảng 3.4: Chỉ tiêu doanh số tiêu thụ sản phẩm tuyến tháng 12/ 2013 37 Bảng 3.5: Kết tiêu thụ sản phẩm của chi nhánh công ty TNHH Thực phẩm Orion Vina 40 Bảng 3.6: Kết tiêu thụ sản phẩm của công ty theo khu vực địa ly 42 Bảng 3.7: Cơ cấu lao động của chi nhánh công ty TNHH thực phẩm Orion Vina 48 Bảng 3.8: Mục tiêu của hoạt động bán hàng 56 Bảng 3.9: Các tuyến bán hàng của khu vực Hà Nội .59 Bảng 3.10: Báo cáo doanh số tiêu thụ tháng 12/2013 64 Bảng 3.11: Bảng giá niêm yết số sản phẩm của Công ty tới nhà phân phối (ĐVT: VNĐ) 66 Bảng 3.12: Câu hỏi đánh giá tính hữu của KSNB chu trình bán hàng – thu tiền chi nhánh cơng ty 79 Bảng 3.13: Câu hỏi đánh giá tính hữu hiệu của KSNB chu trình bán hàng – thu tiền chi nhánh công ty 82 Bảng 3.14: Câu hỏi đánh giá tính liên tục của KSNB chu trình bán hàng – thu tiền chi nhánh công ty 84 iv DANH MỤC HÌNH Hình 2.1: Sơ đồ đánh giá mức độ ảnh hưởng rủi ro HTKSNB Hình 2.2: Trình tự phương pháp đánh giá HTKSNB .12 Orion Vina .25 Hình 3.1: Sơ đồ máy hoạt động chi nhánh công ty TNHH Thực phẩm 25 Hình 3.2: Cơ cấu tổ chức phịng kế tốn chi nhánh cơng ty 25 Hình 3.3: Biểu đồ cấu tài sản của công ty từ năm 2011 – 2013 30 Hình 3.4: Biểu đồ cấu nguồn vốn của công ty từ năm 2011 - 2013 31 Hình 3.5: Tình hình tài của chi nhánh cơng ty năm 2011 – 2013 .34 Hình 3.6: Hệ thống phân phối của cơng ty 57 Hình 3.7: Mẫu đơn đặt hàng của công ty 62 Hình 3.8: Sổ theo dõi cơng nợ của chi nhánh công ty TNHH Thực phẩm Orion Vina 70 Hình 3.9: Biên đối chiếu công nợ của chi nhánh công ty TNHH Thực phẩm Orion Vina .72 Hình 3.10: Phần mềm thống kê quản ly liệu ofv của công ty 74 Hình 3.11: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chu trình bán hàng – thu tiền chi nhánh cơng ty .76 v DANH MỤC VIẾT TẮT BCTC Báo cáo tài HTKSNB Hệ thống kiểm sốt nội KSNB Kiểm soát nội TK Tài khoản TNHH Trách nhiệm hữu hạn GTGT Giá trị gia tăng HĐSXKD Hoạt động sản xuất kinh doanh SXKD Sản xuất kinh doanh SP Sản phẩm TNDN Thu nhập doanh nghiệp BH Bán hàng DT Doanh thu CCDV Cung cấp dịch vụ LN Lợi nhuận CSH Chủ sở hữu THPT Trung học phổ thơng vi PHẦN I MỞ ĐẦU 1.1 Tính cấp thiết của đề tài Ngày nay, cạnh tranh không doanh nghiệp nước mà mang tính tồn cầu việc đạt lợi cạnh tranh doanh nghiệp ngày trở nên khó khăn Muốn đứng vững thị trường, doanh nghiệp phải hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu tạo lợi nhuận Doanh thu yếu tố định tới lợi nhuận doanh nghiệp, doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ góp phần khơng nhỏ Kiểm soát nội phận quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giám sát trình hoạt động doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp thương mại – dịch vụ, kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền trở nên quan trọng Hoạt động bán hàng – thu tiền hoạt động chính, thường xun dễ xảy sai sót Việc xây dựng kiểm soát nội hữu hiệu chu trình bán hàng đảm bảo thu tiền từ khách hàng, đảm bảo doanh thu lợi nhuận doanh nghiệp, đồng thời cung cấp cho khách hàng sản phẩm dịch vụ có chất lượng tốt,… từ nâng cao uy tín, hình ảnh nâng cao sức cạnh tranh doanh nghiệp thị trường Công ty TNHH Thực phẩm Orion Vina công ty sản xuất sản phẩm bánh kẹo hàng đầu Việt Nam, đầu tư trực tiếp từ tập đoàn Orion đến từ Hàn Quốc, sản phẩm Orion xuất phân phối 65 quốc gia tồn giới Các sản phẩm nởi tiếng Orion ở Việt Nam bao gồm Chocopie, Custas, khẳng định thương hiệu chất lượng thị trường nước quốc tế Những năm gần đây, mạng lưới nhà phân phối đại lý,… tiêu thụ bánh kẹo Orion ngày mở rộng nhiều tỉnh thành nước, từ Bắc vào Nam, với gia tăng lực lượng giám sát bán hàng nhân viên bán hàng ở nhiều khu vực Do vậy, việc kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền điều cần thiết đặc biệt quan trọng, định doanh thu lợi nhuận đạt doanh nghiệp Với mong muốn tiếp cận thực tế cơng tác kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền doanh nghiệp cụ thể, đồng thời ứng dụng kiến thức học nhà trường, so sánh với thực tiễn để nắm bắt, mở rộng hiểu biết, đánh giá hoàn thiện HTKSNB doanh nghiệp, đặc biệt chu trình bán hàng thu tiền, em định lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Thực phẩm Orion Vina (Chi nhánh miền Bắc).” 1.2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 1.2.1 Mục tiêu chung Tìm hiểu tình hình kinh doanh, thực trạng chu trình bán hàng - thu tiền Công ty TNHH Thực phẩm Orion Vina đưa giải pháp hồn thiện Kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền chi nhánh cơng ty 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Tìm hiểu chung Kiểm soát nội bộ, Kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền - Phân tích thực trạng xây dựng kiểm sốt chu trình bán hàng chi nhánh công ty TNHH Thực phẩm Orion Vina - Đánh giá kết hạn chế kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền chi nhánh - Đưa giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng cơng ty 1.3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu - Các sách, quy định, trình thực kiểm sốt chu trình bán hàng - thu tiền chi nhánh Công ty TNHH Thực phẩm Orion Vina - Kết đạt hạn chế chu trình bán hàng - thu tiền chi nhánh 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu  Phạm vi không gian Công ty TNHH Thực phẩm Orion Vina, chi nhánh phía Bắc, tầng 18, Keangnam Hanoi Land Mark Tower, khu E6, Đơ thị mới, Cầu Giấy, Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội  Phạm vi thời gian Số liệu dự kiến phục vụ cho đề tài năm tài từ năm 2011 đến năm 2013 Phần II TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 Cơ sở ly luận 2.1.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ 2.1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm sốt nội Hiện nay, có rất nhiều quan điểm khác kiểm soát nội bộ, cụ thể sau: Theo Liên đồn Kế tốn quốc tế (IFAC): Hệ Thống kiểm soát nội hệ thống sách thủ tục nhằm vào mục tiêu: - Bảo vệ tài sản sở sách kế tốn; Bảo đảm tính tin cậy thơng tin; Bảo đảm thực chế độ pháp lý; Bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý Theo Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) số 400: HTKSNB quy định thủ tục kiểm soát đơn vị kiểm toán xây dựng áp dụng nhằm: - Bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót; - Để lập báo cáo tài (BCTC) trung thực hợp lý; - Nhằm bảo vệ quản lý sử dụng có hiệu tài sản đơn vị Theo Chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA) số 400: HTKSNB sách, thủ tục xây dựng bởi ban quản lý đơn vị nhằm đảm bảo thực mục tiêu quản lý: quản lý cách tn thủ có hiệu lực cơng việc kinh doanh gắn liền với sách quản lý; bảo vệ tài sản; ngăn ngừa, phát gian lận, sai sót; xác đầy đủ ghi chép kế tốn, chuẩn bị kịp thời thơng tin tài đáng tin cậy Dưới bảng đánh giá tính hữu kiểm sốt nội chi nhánh cơng ty chu trình bán hàng – thu tiền, thể số quy định, sách mà chi nhánh cơng ty áp dụng với chu trình Bảng 3.12: Câu hỏi đánh giá tính hữu của KSNB chu trình bán hàng – thu tiền chi nhánh công ty STT Nội dung Cơng ty có ban hành tiêu chuẩn đạo đức lực cho nhân viên bán hàng – thu tiền hay khơng? Cơng ty có ban hành sách bán hàng – thu tiền biện pháp khen thưởng, kỷ luật liên quan đến chu trình hay khơng? Cơng ty có phân định quyền hạn rõ ràng cho nhân viên có liên quan chu trình khơng? Có sách tuyển dụng đào tạo nhân viên bán hàng, quy trình công việc nhân viên bán hàng – thu tiền khơng? Có sách bán hàng có quy định thành văn không? Yêu cầu nhân viên lập kế hoạch bán hàng theo tháng, quý, năm không? Các báo giá, chiết khấu, khuyến mại, gửi cho KH có phê duyệt bởi Ban lãnh đạo trước gửi cho KH khơng? Có quy định bắt buộc phải có chữ ký KH hóa đơn bán hàng khơng? 3.3.2 Tính hữu hiệu Có Khơng Khơng áp dụng X X X X X X X X Công ty thiết lập hệ thống KSNB nói chung KSNB chu trình bán hàng – thu tiền nói riêng giúp việc quản lý kiểm soát đạt hiệu 79 thúc đẩy phát triển công ty KSNB chu trình bán hàng – thu tiền phát huy tính hữu hiệu hoạt động, nghiệp vụ cụ thể: - Việc tổ chức bán hàng theo khu vực địa lý giúp cơng ty tránh tình trạng chồng chéo bán hàng phận khác (nhiều phận tiếp xúc với khách hàng) Tính đơn giản quản lý bán hàng cho phép nhà quản trị dễ dàng đảm đương công việc hơn, nhân viên thấy rõ trách nhiệm hội thăng tiến hơn, lợi cho việc kiểm sốt - Các phận công ty tổ chức phân công nhiệm vụ cách độc lập, giám sát chung giám đốc điều hành, quản lý phận dễ dàng việc kiểm soát phận - Cơng ty có sách cụ thể tuyển dụng đào tạo nhân viên bán hàng trước thời gian thức ký hợp đồng lao động, đảm bảo chu trình bán hàng – thu tiền hoạt động hiệu - Công ty tổ chức quản lý số liệu bằng phần mềm ofvvn, cung cấp mã ID theo quyền hạn nhân viên, giúp việc truyền đạt thông tin quản lý thông tin thuận tiện, nhanh chóng xác - Các giám sát bán hàng, quản lý bán hàng thường xuyên theo dõi kế hoạch doanh số bán hàng, theo dõi, tiếp nhận thơng tin phản hồi từ phía khách hàng sản phẩm, dịch vụ khách hàng, tìm hiểu nguyên nhân có phương pháp xử lý thỏa đáng Đây hình thức kiểm sốt hiệu quả, thúc đẩy hiệu làm việc nhân viên bán hàng - Các sách bán hàng quy định bằng văn bản, bảng báo giá, giảm giá, chiết khấu công ty ký duyệt niêm yết ở tất nhà phân phối, bán hàng khu vực tránh sai phạm trình bán hàng Bên cạnh ưu điểm KSNB chu trình bán hàng phải thu – thu tiền Công ty TNHH Thực phẩm Orion Vina tồn sai phạm: - Vẫn tồn tượng kiêm nhiệm chế phân công phân nhiệm - Hiện nay, công ty chưa có định hay yêu cầu cá nhân báo cáo công việc định kỳ mà yêu cầu báo cáo số lượng hàng bán ngày số liệu tổng hợp doanh số hàng tháng 80 - Hiện nay, cơng ty chưa có phận kiểm sốt nội Ủy ban kiểm soát bao gồm ban giám đốc kiêm nhiệm chức vụ quản lý khơng có chun gia am hiểu lĩnh vực kiểm sốt - Nhân viên bán hàng cịn nhầm lẫn u cầu đơn hàng với nhau, trường hợp tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng qua điện thoại, đơn đặt hàng bị ghi thiếu số thông tin khuyến mại, thông tin nhà phân phối,…xác nhận chủ cửa hàng gây ảnh hưởng đến bước chu trình bán hàng – thu tiền, gây mất uy tín, tác động xấu đến hình ảnh cơng ty phải bồi thường,… - Trong trình vận chuyển giao hàng tới nhà phân phối hay siêu thị, tồn vấn đề dễ gây sai phạm - Tại số phận có xảy tượng ùn tắc nhiều nghiệp vụ xảy lúc ở phận logistics dẫn đến nhân viên phận Marketting phải làm thêm công việc phận logistics - Bộ phận bán hàng chưa quản lý chặt chẽ, nhân viên chưa có tính tự giác cao, thời gian làm việc dành cho công việc cá nhân, chưa tập trung vào cơng việc Đơn đặt hàng không đánh số thứ tự trước dẫn tới tình trạng sử dụng sai mục đích mà khơng kiểm sốt Trên thực tế quy định đưa chưa thực đạt hiệu nhà quản trị, ban giám đốc mong muốn Vì cơng ty cịn tồn số vấn đề như: khơng có định dạng biện pháp phịng tránh rủi ro, ứng phó với rủi ro xảy - Cơng ty chưa áp dụng xây dựng chế thích hợp để nhận diện rủi ro phát sinh từ nhân tố bên bên (như thay đổi nhu cầu khách hàng, thay đởi sách nhà nước, x́t đối thủ cạnh tranh hay sản phẩm thay thế, thay đổi nguồn lực,…) - Công ty chưa thường xuyên đánh giá ảnh hưởng rủi ro nhận diện chu trình bán hàng – thu tiền xác suất rủi ro phát sinh Chính điều làm cho hệ thống KSNB công ty chưa thực hoạt động có hiệu 81 Bảng 3.13: Câu hỏi đánh giá tính hữu hiệu của KSNB chu trình bán hàng – thu tiền chi nhánh công ty STT Nội dung Ban giám đốc có tham gia xây dựng sách chu trình bán hàng – thu tiền khơng? Các phận cơng ty có phân cơng, phân nhiệm cơng việc cụ thể khơng? Cơng ty có xây dựng chế thích hợp để nhận Có Kh Khơng ông áp dụng X X diện rủi ro phát sinh từ nhân tố bên ngồi bên khơng? (Sự thay đổi nhu cầu khách hàng, thay đởi sách Nhà nước, X x́t đối thủ cạnh tranh hay sản phẩm thay thế, thay đổi nguồn lực hay hệ thống thông tin bán hàng, ) Cơng ty có đề biện pháp quản trị rủi ro thích hợp hay khơng tính khả thi biện pháp này? Có hợp đồng bán hàng ký có lưu trữ khoa học sẵn sàng đến cần khơng? Các thơng tin hợp đồng có giữ gìn bảo mật để tránh xâm phạm người X X X không phép không? Các hóa đơn bán hàng chưa sử dụng có giao 10 riêng cho nhân viên chịu trách nhiệm quản lý X khơng? Người viết hóa đơn có đồng thời người giao hàng khơng? Các hóa đơn bán hàng bị hủy bỏ có lưu trữ đầy đủ liên hay không Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng X X X 82 bán có báo cáo bằng văn kiểm tra lại với quy định Công ty nhất hàng tháng 11 12 13 14 15 khơng? Các khoản bán chịu có xét duyệt trước gửi hàng hay không? Các chứng từ gửi hàng có đánh số liên tục trước sử dụng khơng? Các hóa đơn bán hàng, đơn đặt hàng có đánh số trước liên tục theo thời gian hay khơng? Hóa đơn có kiểm tra độc lập trước gửi khơng? Hàng tháng có gửi bảng kê đối chiếu công nợ cho khách hàng không? Những phản hồi từ khách hàng sản phẩm 16 công ty dịch vụ khách hàng có ban quản X X X X X X lý điều tra rõ ràng xử lý thỏa đáng khơng? 3.3.3 Tính liên tục Hệ thống KSNB chu trình bán hàng cơng ty có hữu phát huy hiệu số hoạt động nghiệp vụ, nhiên theo phân tích cơng tác kiểm sốt chưa liên tục, tần śt hoạt động thủ tục kiểm soát chưa cao, chu trình tồn nhiều sai phạm Ví dụ phận quản lý phận chưa thực giám sát liên tục thường xuyên, việc thực theo lịch trình kế hoạch khó kiểm sốt thời gian cơng việc nhân viên Đặc biệt việc quản lý thời gian nhân viên bán hàng Hay việc ghi nhận chứng từ kế toán, ghi nhận doanh thu nợ phải thu, thời gian đơn hàng nhiều nhân viên quản lý siêu thị hay trợ lý tự nhập số liệu vào phần mềm thống kê thay kế tốn, kế tốn khơng thường xun kiểm tra, sốt xét lại gây nhầm lẫn, thiếu hụt trùng lặp nghiệp vụ 83 Bảng 3.14: Câu hỏi đánh giá tính liên tục của KSNB chu trình bán hàng – thu tiền chi nhánh công ty STT Nội dung Khơn Có g Khơng áp dụng Cơng ty có thường xuyên đánh giá ảnh hưởng rủi ro nhận diện chu trình bán hàng – thu X tiền xác suất rủi ro phát sinh khơng? Giám sát bán hàng, quản lý bán hàng có thường xuyên theo dõi việc thực kế hoạch bán hàng doanh số X tiêu thụ hay không? Định kỳ, cơng ty có đánh giá lực, đạo đức nhân viên phận bán hàng – thu tiền khơng? X Bộ phận kiểm tốn nội cơng ty có kiểm tra việc tuân thủ quy định trình xử lý đơn đặt X hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, theo dõi nợ phải thu thu tiền không? Cơng ty có áp dụng việc kiểm tra đột x́t với tất phần hành chu trình bán hàng – thu tiền không? Giám đốc điều hành quản lý phận logistics, X marketing kế tốn có thường xun thực kiểm sốt hàng ngày, hàng tuần bằng việc đối chiếu số liệu sổ X sách, báo cáo với số liệu phần mềm thống kê khơng? Quản lý chi nhánh có thường xuyên giám sát đôn đốc nghiệp vụ theo dõi công nợ thu tiền hàng không? X Từ bảng đánh giá tính hữu, hữu hiệu tính liên tục đây, ta thấy HTKSNB chu trình bán hàng – thu tiền chi nhánh công ty TNHH Thực 84 phẩm Orion Vina đánh giá ở mức độ khá, nhiên tồn số rủi ro cần khắc phục 3.4 Đề xuất số giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty 3.4.1 Sự cần thiết phải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Thực phẩm Orion Vina Trong chiến lược kinh doanh công ty năm tới, hoạt động bán hàng mở rộng thị trường tiêu thụ coi chủ đạo Do chu trình bán hàng – thu tiền cần kiểm sốt chặt chẽ, gắn liền với quản lý doanh thu công ty Như nhận định phân tích ở nội dung trước, cơng ty tồn hạn chế, sai phạm cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền thời gian qua, cần thiết phải có giải pháp cụ thể nhằm hạn chế rủi ro sai sót xảy chu trình thời gian tới Vì vậy, em xin đề xuất số giải pháp nhằm tăng cường kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền công ty 3.4.2 Một sớ giải pháp 3.4.2.1 Hồn thiện mơi trường kiểm sốt  Cơ cấu tở chức Để tránh tình trạng bất kiêm nhiệm, cơng ty nên bố trí lại vị trí chức năng, nhiệm vụ cho phận đặc biệt với phận kế toán, logistics, tránh trường hợp thời gian hàng hóa tiêu thụ mạnh, ùn tắc cơng việc ở hai phận này, theo phận marketing quản lý siêu thị phải đảm nhận cơng việc họ Do đặc điểm hàng hóa cơng ty tiêu thụ có tính thời vụ, cơng việc kế tốn logistics thay đởi cơng ty cần có sách nhân cho hai phận việc điều chỉnh số lượng nhân phù hợp, 85 cơng ty phân bở nhân tuyển dụng theo thời vụ cho phận (cụ thể vào tháng từ tháng năm trước tới tháng năm sau)  Chính sách nhân Để nâng cao ý thức trách nhiệm công việc tăng chất lượng dịch vụ khách hàng, công ty cần quan tâm đến vấn đề tuyển dụng đào tạo nhân viên bán hàng khu vực Tuyến dụng đội ngũ trẻ, động, có sức khỏe tốt thân thiện với khách hàng, đồng thời đào tạo nghiêm túc nghiệp vụ tiếp nhận đơn hàng, cung cấp thơng tin sản phẩm, sách bán hàng công ty, cách thức trưng bày sản phẩm,…chấp hành quy định, sách cơng ty Bên cạnh đó, cơng ty, cần quan tâm khuyến khích vật chất, gắn công việc hàng ngày nhân vien với chế độ lương thưởng, khích lệ tinh thấn bằng hoạt động thể thao, du lịch, giải trí,…  Tở chức máy kiểm tốn nội Cơng ty cần xây dựng phận kiểm soát nội bao gồm ban giám đốc quản lý người có kiến thức chun mơn, kinh nghiệm kiểm sốt Cơng việc phận giám sát cơng việc phận quản lý kiểm tra chéo phận lại bằng việc kiểm tra hiệu công việc qua phần mềm thống kê Giám đốc điều hành kiểm sốt chung tồn cơng ty, có quy định cụ thể việc đánh giá công việc kết hoạt động phận Riêng với chuyên gia kiểm soát, phải ln cung cấp thơng tin việc kiểm sốt phận có liên tục hữu hiệu khơng Có phương pháp kiểm sốt cụ thể đảm bảo thủ tục kiểm sốt cơng ty có hiệu Cụ thể kiểm soát phận bán hàng, cần có đủ thơng tin lịch trình giám sát bán hàng quản lý bán hàng khu vực, có phương pháp kiểm tra mức độ trung thực thực lịch trình, lấy xác nhận qua nhân viên quyền quản lý,…Công việc chun gia kiểm sốt ln phải cập nhật thông tin đánh giá rủi ro từ mơi trường bên ngồi cơng ty, rủi ro hoạt động, hỗ trợ đắc lực cho phận kế hoạch marketing 86 phận khác cần thiết, đồng thời phải có biện pháp phịng tránh xử lý rủi ro xảy 3.4.2.2 Đánh giá rủi ro đối với chu trình bán hàng – thu tiền Đối với rủi ro từ môi trường bên ngoài: ban giám đốc, quản lý nhân viên công ty cần làm việc thật nghiêm túc, lấy hài lòng khách hàng làm mục tiêu nhiệm vụ cần động, sáng tạo, tìm tịi, học hỏi để ngày nâng cao chất lượng để cạnh tranh với đối thủ cạnh tranh mở rộng thị trường, số lượng khách hàng thân thiết khách hàng ngày tăng, uy tín hình ảnh cơng ty ngày nâng cao nhiều người biết đến Đối với rủi ro từ môi trường bên doanh nghiệp: cần lấy chất lượng phục vụ khách hàng kèm doanh số làm thước đo hiệu làm việc nhân viên, cần có hình thức khuyến khích nhân viên làm việc hoàn thành tốt nhiệm vụ, ban quản lý nên thường xuyên củng cố tinh thần cho đội ngũ nhân viên, nhất đội ngũ nhân viên bán hàng Cơng ty cần trì chương trình “vinh danh anh hùng” tở chức hàng năm nhằm khích lệ nhân viên xuất sắc bán hàng quản lý, với tở chức hoạt động du lịch, thể thao giao lưu để xây dựng bầu khơng khí làm việc lành mạnh, quan tâm tới chế độ lương thưởng phúc lợi cho nhân viên Công ty cần tổ chức lớp học đạo đức nghề nghiệp nâng cao phẩm chất trung thực, hết lịng khách hàng nhân viên cơng ty 3.4.2.3 Hồn thiện thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền  Chính sách bán hàng quản lý doanh thu bán hàng Cơng ty cần có quy định sách bán hàng cơng việc cụ thể nhân viên bán hàng, giám sát quản lý bán hàng hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng,…đặc biệt yêu cầu cá nhân việc báo cáo, thống kê số lượng hàng bán được, cần báo cáo công việc hàng ngày, yêu cầu, phản hồi từ phía khách hàng, khó khăn gặp phải trước thực 87 việc tiếp nhận đơn đặt hàng, việc di chuyển hay thông tin liên lạc,… để hiệu việc quản lý Để tránh nhầm lẫn sai lệch đơn đặt hàng khách, đặc biệt trường hợp khách hàng đặt hàng qua điện thoại, nhân viên bán hàng cần thận trọng việc lấy lại thông tin yêu cầu đặt hàng khách, xác nhận lại từ phía chủ cửa hàng, thời gian khách hàng chờ đợi hàng giao tới, gặp trực tiếp chủ cửa hàng lưu ý cho nhà phân phối kiểm tra lại thông tin đơn đặt hàng trước giao hàng Phịng kế tốn phải thường xun cập nhật giá bán niêm yết bởi ban giám đốc, xác định giá bán với đối tượng khách hàng: nhà phân phối hay siêu thị Kế toán cần quản lý giá bán loại mặt hàng vào phần mềm phải đảm bảo rằng không sửa đổi thơng tin giá bán thời gian cịn hiệu lực Công việc này, đảm bảo doanh thu ghi nhận với giá xác Để quản lý doanh thu bán hàng không thiếu hụt, nhầm lẫn, đặc biệt khoảng thời gian mùa vụ tiêu thụ hàng hóa xảy trường hợp nhân viên quản lý siêu thị trợ lý khu vực nhập số liệu tiêu thụ doanh thu, kế tốn cần sốt xét lại thơng tin, đối chiếu với hóa đơn, chứng từ sau trực tiếp vào sổ, đảm bảo không nhầm lẫn, thiếu hụt trùng lặp nghiệp vụ Bên cạnh đó, cơng ty cần quan tâm tới nghiệp vụ hàng bán bị trả lại xác định nguyên nhân, bao bì, phương thức trưng bày, vận chuyển, bảo quản tình hình tiêu thụ hàng hóa trường hợp hết hạn sử dụng,…dựa vào thông tin thu thập từ nghiệp vụ đó, cơng ty có sách phù hợp khâu sản xuất, đóng gói, vận chuyển giao hàng Việc tuyển dụng đào tạo nhân viên vận chuyển giao hàng từ kho nhà máy tới kho nhà phân phối, siêu thị cần nâng cao, với đó, cơng ty phải kiểm sốt chặt chẽ số lượng, chất lượng hàng hóa trước trình bốc xếp, vận chuyển tránh trường hợp thiếu hụt, sai quy cách sản phẩm,… giúp ích cho việc 88 tìm nguyên nhân xử lý sai phạm xảy Điều giúp nâng cao hiệu dịch vụ bán hàng, xây dựng hình ảnh cho công ty thị trường  Quản lý nợ phải thu thu tiền Hồn thiện cơng tác thẩm định khách hàng, đặc biệt siêu thị mới, tiêu thụ hàng hóa chậm Việc định có cho khách hàng chịu tiền hàng hay khơng cần có thơng tin uy tín, khả tài hoạt động kinh doanh họ thời gian gần nhất, sau cần xét duyệt quản lý cấp trên, công việc cần phải thận trọng Điều này, giúp công ty giảm rủi ro công tác thu nợ Do đặc thù khách hàng công ty, phận kế tốn cơng ty cần có trách nhiệm công việc, phải cẩn trọng quản lý nợ phải thu thu tiền, dễ xảy nhầm lẫn khách hàng 3.4.2.4 Hoàn thiện hệ thống thông tin, truyền thông Đối với việc công ty áp dụng phần mềm thống kê ofv, công ty cần tở chức khóa học việc sử dụng lấy thông tin cho nhân viên theo quyền hạn, chức vụ tương ứng, nhân viên cần có người hướng dẫn vào thời gian đầu bắt đầu cơng việc Đơn đặt hàng khơng đánh số thứ tự trước dẫn tới tình trạng sử dụng sai mục đích mà khơng kiểm sốt, gây lãng phí Để hạn chế tình trạng này, cơng ty cần kiểm soát số đơn đặt hàng giao cho nhân viên đánh số trang cho mỗi đơn đặt hàng Cùng với quy định trước đơn đặt hàng chuyển đến nhà phân phối, giám sát bán hàng kiểm soát số đơn đặt hàng sai sót, thiếu hụt, nguyên nhân có biện pháp hạn chế tình trạng diễn Đối với hóa đơn GTGT trường hợp bán hàng cho siêu thị, cần lập sau nhân viên tiếp nhận đơn đặt hàng ký nhận đại diện siêu thị giao hàng Hóa đơn quản lý bởi kế tốn phận 89 CSV, theo đó, kế tốn phải lập bảng kê hóa đơn theo trình tự thời gian, ghi sở hàng tháng tiến hành đối chiếu với số liệu thống kê nhân viên phận CSV 3.4.2.5 Hoàn thiện giám sát HTKSNB chu trình bán hàng – thu tiền Để nâng cao hiệu tinh thần làm việc phận bán hàng thu thập thơng tin xác nhất tình hình tiêu thụ phản hồi từ phía khách hàng, ngồi cơng tác kiểm tra định kỳ, theo lịch làm việc kế hoạch kiểm tra thị trường giám đốc điều hành quản lý thông báo, công ty cần tăng cường cơng tác kiểm tra đột x́t, đồng thời có hình thức xử phạt với nhân viên vi phạm quy định Ngồi ra, cơng ty cần trọng vào công tác đánh giá hiệu bán hàng tuyến tháng, quý khu vực, nhân viên để có kế hoạch giám sát thị trường hợp lý, hiệu Ban giám đốc kế tốn trưởng, ngồi cơng việc nhận báo cáo kế toán phần hành, cần thường xuyên kiểm tra đột x́t cơng việc kế tốn, bằng hình thức đối chiếu sở sách kế tốn với số liệu thống kê doanh số từ phận Công việc này, tăng thêm độ xác cho việc hạch tốn doanh thu.Hàng tháng, hàng quý, ban quản lý phải kiểm soát chặt chẽ nợ phải thu khách hàng, phải nắm bắt khoản nợ có giá trị lớn, khoản nợ đến hạn q hạn, đơn đốc phận kế tốn có biện pháp thu hồi nợ nhằm đảm bảo mục tiêu thu – thu đủ - thu kịp thời 90 PHẦN IV KẾT LUẬN 4.1 Kết luận Trong thời gian thực tập chi nhánh công ty TNHH Thực phẩm Orion Vina, em có nhìn tởng qt cơng tác kiểm sốt nộp chu trình bán hàng – thu tiền Qua việc phân tích, thấy kết đạt hạn chế cịn tồn cơng tác kiểm sốt nội chu trình Hoạt động KSNB nói chung cơng ty KSNB chu trình bán hàng – thu tiền công ty TNHH Thực phẩm Orion đánh giá ở mức độ khá, rủi ro kiểm sốt đánh giá ở mức độ trung bình Vì vậy, để đạt mục tiêu “cơng ty số châu Á 2015”, cơng ty cần trì nâng cao vai trị kiểm sốt KSNB Đặc biệt, chu trình bán hàng - thu tiền phải kiểm sốt chặt chẽ từ đầu, liên quan đến khoản mục doanh thu, nợ phải thu, tiền – khoản mục có khả xảy sai sót cao khó kiểm sốt Với kiến thức khả nghiên cứu có hạn, em đề xuất số giải pháp thủ tục kiểm sốt mơi trường kiểm sốt, hạn chế rủi ro khơng tốn kém nhiều chi phí so với hiệu chúng mang lại Theo thời gian, với phát triển công ty, thủ tục kiểm soát cần củng cố, nâng cao hoàn thiện thành hệ thống chặt chẽ, hữu hiệu Và cơng cụ đắc lực khơng thể thiếu phục vụ cho quản lý kiểm soát công ty 4.2 Kiến Nghị - Để đạt mục tiêu vươn lên độc chiếm vị dẫn đầu thị trường bánh kẹo nước, cần quan tâm ban quản lý cơng ty nhiều để có 91 hệ thống kiểm soát hữu hiệu, kiểm soát chặt chẽ phần hành chu trình bán hàng – thu tiền, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh thơng suốt có hiệu - Để đạt hiệu tốt nhất cho HTKSNB đề nghị công ty nên cấu tổ chức có sách nhân hợp lý nhất, phân cơng công việc cách phù hợp, tránh chồng chéo tránh kiêm nhiệm thêm công việc, đặc biệt để tránh xảy tình trạng ùn tắc cơng việc thời gian hàng hóa tiêu thụ mạnh - Phát triển hoạt động bán hàng với phương châm: Sản phẩm chất lượng – yếu tố then chốt định thành bại, tài sản công ty đội ngũ nhân viên bán hàng nhiệt tình, giá hợp lý nhất tới tay người tiêu dùng Đồng thời, kiểm soát chặt chẽ nghiệp vụ phải thu, thu tiền để hạn chế rủi ro - Nâng cao ý thức trách nhiệm, ý thức kỷ luật nhân viên bán hàng bên cạnh khơng ngừng nâng cao trình độ, lực, khả thu nhận, cập nhật thông tin cho phận kế toán phận logistics xử lý, quản lý số liệu doanh thu bán hàng, chi phí hoàn thành tốt nhiệm vụ báo cáo với ban quản lý quy chế Nhà nước - Trong q trình làm việc xem xét, đánh giá ý thức trách nhiệm, thái độ làm việc người để có hình thức xử phạt có chế độ thưởng hợp lý, công ty cần thường xuyên khích lệ vật chất khích lệ mặt tinh thần để tạo môi trường làm việc tốt nhất với nhân viên, phát huy mức cao nhất lực trách nhiệm làm việc nhân viên 92 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghiên cứu hoạt động HTKSNB chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty Cở phần Giống trồng Hà Tĩnh, khóa luận tốt nghiệp năm 2012, trường ĐH Nông Nghiệp Hà Nội, sinh viên Hoàng Thị Huê Hoàn thiện HTKSNB chu trình bán hàng – thu tiền cơng ty TNHH Thương Mại Thuốc thú y Hồng Kim, khóa luận tốt nghiệp năm 2013, trường ĐH Nông Nghiệp Hà Nội, sinh viên Tạ Khánh Hịa HTKSNB chu trình bán hàng phải thu thu tiền Công ty cổ phần vẻ đẹp Thuần Khiết Pure Beauty Joint Stock Company (PURE BEAUTY ,JSC), khóa luận tốt nghiệp năm 2013, trường ĐH Nông Nghiệp Hà Nội, sinh viên Nguyễn Đức Tuấn Bài giảng môn HTKSNB, giảng viên Th.s Ngô Thị Thu Hằng Bài giảng mơn kiểm tốn BCTC, chu trình bán hàng – thu tiền, giảng viên Th.s Lê Thị Kim Sơn http://www.tai-lieu.com/tai-lieu/khoa-luan-kiem-soat-noi-bo-chutrinh-ban-hang-thu-tien-tai-trung-tam-kinh-doanh-mo-to-xe-may-da-nang28899/ http://www.slideshare.net/conghuy55/hon-thin-quy-trnh-kim-ton-chutrnh-bn-hng-v-thu-tin-trong-kim-ton-bo-co-ti-chnh-ti-cng-ty-tnhh-kim-ton-v-kton-aac Tăng cường hiệu lực quản trị logistics chi nhánh công ty TNHH thực phẩm Orion Vina, trường ĐH Thương Mại Hà Nội http://www.zbook.vn/ebook/bao-cao-thuc-tap-tai-cong-ty-orion-vina4568/ 10.http://www.thuvientailieu.vn/tai-lieu/khoa-luan-he-thong-kiem-soatnoi-bo-chu-trinh-ban-hang-thu-tien-tai-cong-ty-ajinomoto-viet-nam-6004/ 93 ... biệt chu trình bán hàng thu tiền, em định lựa chọn đề tài: ? ?Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Thực phẩm Orion Vina (Chi nhánh miền Bắc). ”... đánh giá HTKSNB 2.1.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền doanh nghiệp 2.1.2.1 Khái niệm, chức của chu trình bán hàng - thu tiền Chu trình bán hàng thu tiền giai đoạn cuối... sản phẩm của chi nhánh công ty TNHH Thực phẩm Orion Vina 40 Bảng 3.6: Kết tiêu thụ sản phẩm của công ty theo khu vực địa ly 42 Bảng 3.7: Cơ cấu lao động của chi nhánh công ty TNHH