Bài tập lớn phân tích thiết kế quản lý cửa hàng thuốc

Rất mong cô giáo và các bạn góp ý để đề tài của chúng tôi được hoàn thiện hơn nữa… Cuối mỗi ngày, bộ phận thống kê đều phải thống kê tất cả lập tổng sốthuốc đã bán, lập tổng số còn lại,

Đại học Nông Nghiệp Hà Nội

Khoa Công Nghệ Thông Tin

ĐỀ TÀI

Giáo viên hướng dẫn:

Nhóm thực hiện : Trương Thị Hoa

Đào Hà Ngân

MỤC LỤC

I LỜI MỞ ĐẦU 4

1 Đặt vấn đề 4

2 Mục đích và yêu cầu 4

2.1 Mục đích 4

2.2 Yêu cầu 5

II KHẢO SÁT HỆ THỐNG 5

1 Phương pháp nghiên cứu 5

2 Khảo sát thực tế cửa hàng thuốc tư nhân 5

3 Thực trạng hệ thống quản lý mua bán thuốc tại cửa hàng thuốc 6

3.1: Giói thiệu chung về các loại thuốc của cửa hàng: 6

3.2 Thực trạng hoạt động của hệ thống quản lý 6

a Nhập hàng 6

b Bán hàng 8

c Hiện trạng tin học 15

4 Yêu cầu của hệ thống quản lí mua bán thuốc tại cửa hàng 15

4.1 Yêu cầu chức năng hệ thống quản lý 15

a Quản lý kho 15

b Quản lý danh mục 16

c Quản lý quầy 16

d Quản lý bán lẻ 16

e Quản lý hệ thống dữ liệu 17

4.2 Quản trị hệ thống 17

III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 18

1 Biểu đồ phân cấp chức năng 18

2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 19

3 Biểu đồ phân cấp chức năng mức đỉnh 20

4 Biểu đồ luồng dữ liệu 21

4.1 Quản lý bán 21

4.2 Quản lý nhập 22

4.3 Quản Lý Nhân Viên 23

4.4 Quản lý nhà cung cấp 24

4.5 Quản lý khách hàng 25

IV PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU 26

1 Các thực thể liên kết 26

2 Xác định các thuộc tính cho các thực thể 28

3 Sơ đồ thực thể liên kết của hệ thống 33

V THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH 34

I-Lời mở đầu

1.Đặt vấn đề:

Hiện nay, việc quản lý công nghệ thông tin trở thành một điều kiện thiết yếu trong mọi hoạt động của toàn cầu; tại nơi làm vịêc thì quản lý công nghệ thông tin đã trở thành một yếu tố tạo ra lợi thế cạnh tranh.Các công nghệhiện có và các phương pháp được sử dụng để thúc đẩy thông tin gọi là quản

lý tri thức Còn thông tin lại được hiểu là những tri thức mới làm giàu kho tàng nhận thức cho người nhận tin Nó được đánh giá là có ích cho người ra quyết định trong quản trị kinh doanh Vậy thông tin là những tri thức mới, còn quản lý công nghệ thông tin là quản lý tri thức

PT tkht thông tin là một môn học hữu ích cho việc xây dựng một hệ

thống quản lý chuyên nghiệp và hiệu quả chúng ta có thể biết được nhu cầu của người dùng và thiết kế ra một hệ thống thích hợp giúp cho công việc được vận hành một cách trôi chảy nhất

Với sự giúp đỡ của cô giáo , chúng tôi đã phát triển đề tài phân tích vàthiết kế một hệ thống: Quản lý cửa hàng thuốc tư nhân nhằm giúp cho người lập trình có thể lập ra một phần mềm quản lý thật chuyên nghiệp và hiệu quả

Trong quá trình làm việc do những hiểu biết còn hạn chế nên ko thể tránh khỏi những khiếm khuyết Rất mong cô giáo và các bạn góp ý để đề tài của chúng tôi được hoàn thiện hơn nữa…

Cuối mỗi ngày, bộ phận thống kê đều phải thống kê tất cả lập tổng sốthuốc đã bán, lập tổng số còn lại, lập số thuốc hết hạn, tổng hợp tình hình thuchi và tổng số thuốc mới nhập của quầy thuốc sau khi thống kê tất cả cácthông tin thì bộ phận thống kê phải báo cáo lại với nhà quản lý

2 Mục đích và yêu cầu

2.1 Mục đích

Tiến hành xây dựng hệ thống với những nhiệm vụ cần thực hiện:

- Khảo sát và phân tích hiện trạng.

-Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý để xây dựng mộtchương trình quản lý cửa hàng thuốc

-Lựa chọn môi trường cài đặt và giới thiệu các công nghệ có liên quan.-Xây dựng chương trình

-Đánh giá hệ thống

-Quản lý giao dịch nhập hàng hoá

-Quản lý giao dịch xuất hàng hoá

-Tìm hiểu cách thức hoạt động của cửa hàng trong thực tế, tiếp xúc vànghiên cứu các yếu tố cấu thành bộ máy hoạt động của cửa hàng để đưa ra

mô hình nghiên cứu

Xây dựng được phần mềm quản lý công việc mua bán thuốc tại một cửa hàngbán thuốc cụ thể

1.Phương pháp nghiên cứu:

- Dựa vào lý thuyết phân tích thiết kế hệ thống, hệ quản trị cơ sở SQLServer 2005, ngôn ngữ lập trình Visual Basic 2005

- Phân tích hệ thống quản lý một cửa hàng bán thuốc

- Xây dựng được một chương trình quản lý bán hàng viết trên ngôn ngữlạp trình Visual Basic

2 Khảo sát thực tế

Hệ thống được khỏa sát ở đây là một cửa hàng bán thuốc tư nhân.Ngồn hàng của cửa hàng do nhà cung cấp cung cấp Đối tượng bán hàng củacửa hàng là người tiêu dùng, các cửa hàng bán lẻ.

Các hoạt động chính của cửa hàng bao gồm nhập thuốc vào kho, bánthuốc, báo cáo số lượng và doanh thu của cửa hàng, báo cáo số lượng thuốccòn tồn kho

Việc quản lý công việc của cửa hàng được phân cấp:

- Chủ cửa hàng: là người quản lý về toàn bộ hoạt động kinh doanhcủa cửa hàng

- Nhân viên bán hàng: là nhân viên trực tiếp bán hàng đến người tiêudùng Những nhân viên này có nhiệm vụ quản lý các loại thuốc cótrên quầy mình phụ trách, cuối ca hoặc cuối ngày làm việc của mìnhphải kiểm tra báo cáo số lượng hàng tồn trên quầy để giao ca

- Bộ phận quản lý: có nhiệm vụ tổng kết số liệu do các nhân viên bánhàng chuyển dến, cân đối số lượng hàng hóa trên quầy và số lượngbán ra để tìm ra sai sót giữa hai khâu này Sau đó số liệu sẽ dượcchuyển sang cho bộ phận kế toán để tính doanh thu

- Thủ kho: Quản lý công việc xuất, nhập thuốc của cửa hàng

- Kế toán: thực hiện việc điều chỉnh giá cả các loại thuốc, hạch toán.Việc mất mát thuốc và người chịu trách nhiệm sẽ được phát hiện ngaynhờ sự phân công hợp lý của từng người, từng bộ phận và nhờ vào các

số liệu thu được trong quá trình quản lý Mỗi nhân viên, tùy theo nhiệm

vụ của mình chỉ được xem báo cáo liên quan đến công việc, mà khôngđược xem chương trình của người khác

3 Thực trạng hệ thống quản lý của cửa hàng.

3.1: Giói thiệu chung về các loại thuốc của cửa hàng:

Cửa hàng thuốc bán rất nhiều loại thuốc khác nhau tùy theo từng loạibệnh Thuốc trong cửa hàng được phân ra làm hai loại là thuốc kê đơn và

thuốc không kê đơn Ngoài ra việc mua bán thuốc trong cửa hàng còn phântheo là bán buôn hoặc bán lẻ theo đơn.

Nguồn hàng được nhập vào dưới hình thức:

- Đơn đặt hàng: hợp đồng mua hàng giữa cửa hàng và các nhà cungcấp

- Hợp đồng trao đổi hàng hóa giữa cửa hàng và các đại lý, cửa hàngkhác

Thuốc nhập vào sẽ được phân loại, dán tem, mã mặt hàng, định giá vàcho nhập vào kho thuốc

Các báo cáo liên quan đên hàng nhập được thể hiện qua phiếu muahàng

thuốc nào đã hết, loại nào còn ít trong kho, từ đó dưa ra yêu cầu nhập thêmthuốc.

Có hai hình thức quản lý bán hàng:

- Quản lý số lượng bán ra theo giá bán lẻ do cửa hàng quy định đơngiá

- Quản lý số lượng bán ra theo giá bán buôn do cửa hàng quy định

Các báo cáo chính liên quan đến ngiệp vụ bán hàng được thể hiện qua phiếu đề nghị, phiếu xuất, phiếu giao ca, hóa đơn bán hàng, báo cáo doanh thu, báo cáo nhập xuất tồn trong tháng.

Số: ………

PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT THUỐC

Hạng mục:……… ……… Ngày:………

Chủ cửa hàng Thủ kho Người nhận

Mỗi nhân viên đứng quầy sẽ có nhiệm vụ quản lý số thuốc có trênquầy, tránh tình trạng mất mát Cuối mỗi ca họ pơhair kiểm tra lại số thuốc cònlại trên quầy để giao ca, đồng thời họ phải nộp lại phiếu gioa ca cho bộ phậnquản lý Nếu số lượng hàng hóa thực tế trên quầy khác với số lượng trên giấy tờ,thì nhân viên sẽ tiến hành điều chỉnh lại số lượng hàng hóa trên quầy cho khớpvới số lượng thực tế Nhân viên quản lý quầy đó sẽ chịu trách nhiệm số lượnghàng hóa thiếu

Tên Thuốc ĐVT S Số lượng Ghi Chú

Người giao ca Người nhận ca

Khi khách hàng thanh toán, nhân viên thu ngân sẽ viết và trao chokhách hàng hóa đơn chi tiết ( hóa đơn bán lẻ, hóa đơn bán buôn ) và nhận thanhtoán

Số: ………

Kế toán trưởng Chủ cửa hàng

Dữ liệu sau ca làm việc của quầy sẽ được thu thập về để tính toán vàcập nhập vào kho dữ liệu của cửa hàng Do vậy, có thể nhanh chóng và dễ dàngphát hiện ngay ra những sai sót trong quá tring bán hàng

Trong quá trình hoạt động của cửa hàng, kế toán sẽ phải thường xuyên báo cáo doanh thu của cửa hàng theo tháng, theo quý và theo năm.

BÁO CÁO DOANH THU

Từ ngày …………đến ngày …………

STT Mã

số

TênThuốc

BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN

Từ ngày …………đến ngày …………

STT Mã

số

Tênthuốc

Tồn đầu kì Nhập Xuất Tồn cuối

kì

Ghichú

là : Thời hạn trả tiền theo hợp đồng (hoá đơn) là: Ngày tháng năm Rất mong ông (bà) sớm hoàn trả số tiền đó cho chúng tôi để chúng tôi có thểtiến hành công việc kinh doanh một cách thuận lợi

Xin cảm ơn ông (bà) đã vui lòng hợp tác

Cửa hàng ( Ký và ghi rõ họ tên)

BÁO CÁO KHÁCH HÀNG NỢ

Ngày tháng năm

Người lập báo cáo( Ký và ghi rõ họ tên)

Để quản lý tốt cần phải sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, việc lưu lại các hồ

sơ được lặp đi lặp lại và kiểm tra qua nhiều khâu sẽ tốn thời gian và nhân lực,nhưng cũng không thể tránh khỏi những sai sót dữ liệu hoặc không hoàn chỉnhchính xác Nếu có sai sót thì việc tìm kiếm dữ liệu khắc phục rất khó khăn

Nếu không giải quyết kịp thời, có thể dẫn đến việc nhầm lẫn dữ liệu, gây mấtmát tài sản của cửa hàng, cũng như không phục vụ tốt công tác quản lý cửa hàng

Do vậy, việc đưa việc sử dụng máy tính vào quản lý cửa hàng là nhu cầu rấtcần thiết, nhằm loại bỏ được các công việc thủ công, đồng thời nó giúp việc xử lý

dữ liệu được chính xác và nhanh gọn

Tuy nhiên, nếu chỉ sử dụng máy tính đơn, thì sẽ dẫn đến việc dữ liệu khôngđược nhất quán, trong khi công việc mua bán cần liên tục, do vậy không thể đáp

ứng đủ nhu cầu, vả lại dữ liệu riêng lẻ trên các máy đơn tại các quầy bán hàngkhông đáp ứng tính tức thời.

Do vậy, cần phải đưa mạng máy tính vào để khắc phục những yếu điểm nêutrên

4 Yêu cầu của hệ thống quản lí mua bán thuốc tại cửa hàng:

4.1 Yêu cầu chức năng hệ thống quản lý:

a) Quản lý kho:

- Quản lý hàng nhập:

+ Nhập hàng theo đúng danh mục trong Hóa đơn mua hàng của cửa hàng.+ Thuốc nhập vào được theo dõi dựa trên : mã thuốc, tên thuốc, công dụng,hãng sản xuất, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, tổng cộng số lượng và giátrị

+ In báo cáo hàng tồn và giá trị tồn kho trong kì

+ In báo cáo thẻ kho từng mặt hàng

+ In báo cáo thuốc hết hạn sử dụng

b) Quản lý danh mục:

- Cập nhật danh mục thuốc

- Cập nhật danh mục nhà cung cấp

- Cập nhật danh mục nhân viên

- Xem danh sách các danh mục

c) Quản lý quầy:

- Phiếu giao ca: Dựa trên số lượng tồn đầu ca và số lượng hàng bán trong ca,

cuối mỗi ca máy tính sẽ tự động xử lý và in ra phiếu giao ca cho người nhận camới

- Điều chỉnh tồn quầy: Điều chỉnh lại số lượng tồn quầy nếu phát hiện sốlựong tồn quầy thực tế khác so với só lượng tồn trong phiếu giao ca và in lại phiếugiao ca mới

- Báo cáo mất hàng: In báo cáo mất hàng trong từng ca và nhân viên phụtrách quầy liên quan nếu phát hiện có sự chênh lệch số lượng tồn quầy thực tế với

số lượng tồn trong phiếu giao ca

Hệ thống có chức năng bảo mật và phân quyền

- Người sử dụng chương trình: đăng kí và phân quyền cho người sử dụngchương trình, giúp người quản lý có thể theo dõi, kiểm soát được chương trình

- Đổi password: người sử dụng có thể đổi mật mã để vào chương trình và sửdụng hệ thống dữ liệu

Cần phân chia khả năng truy cập dữ liệu nhập xuất cho từng nhóm người sửdụng để tránh việc điều chỉnh số liệu không thuộc phạm vi quản lý của người sửdụng, dẫn đến việc khó kiểm soát số liệu, làm sai lệch kết quả thống kê cuối kìcũng như tính bảo mật của hệ thống

III Phân tích hệ thống:

SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG

-Quản lý quầy thuốc

Quản lý

thuốc

Quản lý NCC

Quản lý bán hàng

Thống kê báo cáo

Tìm kiếm

thuốc

Quản lý nhân viên

Quản lýkhách hàng

Quản lý doanh thu theo tháng

2 Biểu đồ mức ngữ cảnh:

T/T tìm kiếm Thông tin yêu cầu Thông tin yêu cầu mua

T/T phản hồi T/T kết quả Thuốc + hóa đơn T/T xóa T/T Y/C thanh toán T/T nguời dùng T/T thanh toán T/T thống kê

T/T Nhà cung cấp

T/T Y/C mua hàng T/T phản hồi Hóa đơn

Khách

lý quầy bán thuốc

Nhân viên

theo năm

theo nhân viên

theo toa

XOá

Tìm kiếm

Quản lý lương

XOá

XOá

T/T thanh toán Thuốc

3 Biểu đồ phân cấp chức năng mức đỉnh:

Thông tin Y/C mua thuốc Hóa đơn chi tiết

Hóa đơn

2.Nhậ

p hàng

Nhà CC

Thuốc

5.

Thống kê

3.QL

nhân

viên

Thống

T/T Yêu cầu Kê

Kết quả

Kết Quả

hóa hóa quả

4.QL

NCC

Khách hàng

1.1 làm thủ tục bán hàng

1.2 yêu cầu

1.3 Làm hóa đơn

1.4 cập nhật hóa

Thuốc

Hóa đơn

4.2 Quản lý nhập thuốc:

T/T mua thuốc Mã thuốc, số lượng

T/T phản hồi Kết quả Hóa đơn

2.2 yêu cầu

Thuốc

Hóa đơn

4.3 Quản lý nhân viên:

Nhân viên

3.1 Tìm kiếm NV

3.2 Thêm

NV

3.3 xóa NV 3.4

Cập nhập

Cập quả

Nhập

4.4 Quản lý nhà cung cấp:

T/T Y/C

tìm

kiếm T/T Kết

Y/C quả

Kết T/T T/T cập

quả Y/C Kết Y/C Kết

thêm quả xóa quả nhập

T/T Kết

Y/C Kết Kết T/T quả

Nhân viên

4.3 Xóa NCC

4.4 Cập nhật NCC

T/T thêm quả quả Y/C T/T

Y/C Kết xóa Y/C

Tìm kiếm quả cập

nhập

4.5 Quản lý khách hàng:

T/T Y/C

tìm

kiếm T/T Kết

Y/C quả

Kết T/T T/T cập

quả Y/C Kết Y/C Kết

thêm quả xóa quả nhập

24

Nhân viên

5.3 Xóa Khách hàng

5.4 Cập nhật Khách Khách

T/T Kết

Y/C Kết Kết T/T quả

T/T thêm quả quả Y/C T/T Y/C Kết xóa Y/C Tìm kiếm quả cập

nhập

IV PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU

1.Các thực thể liên kết

Qua tìm hiểu ta có các thực thể:

- “ Thuốc” sẽ xác định các thông tin về thuốc bao gồm:

+ Mã thuốc(MaT): Đây là thuộc tính khóa, nhờ thuộc tính này mà ta phân

biệt được các loại thuốc khác nhau

+ Tên thuốc (TenT) : Mô tả tên của loại thuốc tương ứng với mã thuốc

+ Mã nhóm thuốc(manhom): Đây là thuộc tính khóa, nhờ thuộc tính này mà

ta phân biệt được các thuốc được bào chế dưới các dạng khác nhau

+ Tên nhóm thuốc (tennhom)

+Dạng thuốc(dang):cho biết thuốc được bào chế dưới dạng nào

- “Nhân viên” sẽ xác định các thông tin về nhân viên bao gồm:

+ Mã nhân viên(manv) : Đây là thuộc tính khóa , nhờ thuộc tính này mà ta

phân biệt được những nhân viên khác nhau trong cửa hàng

+ Họ đệm ( hodem)

+ Tên nhân viên (tennv)

+ Ngày sinh (ngaysinh)

- “Khách hàng” sẽ xác định các thông tin về khách hàng bao gồm:

+ Mã khách hàng (makh) : Đây là thuộc tính khóa, nhờ thuộc tính này mà ta

phân biệt được các khách hàng khác nhau

+ Tên khách hàng ( tenkh)

+ Địa chỉ (diachi)

+ Điện thoại (dienthoai)

+ Số tài khoản (sotk)

- “Nhà Cung Cấp ” sẽ xác định các thông tin về khách hàng bao gồm:

+ Mã Nhà Cung Cấp (mancc) : Đây là thuộc tính khóa, nhờ thuộc tính này

mà ta phân biệt được các khách hàng khác nhau

+ Tên nhà cung cấp ( tencc)

+ Địa chỉ (diachi)

+ Điện thoại (dienthoai)

+ Số tài khoản (sotk)

- “Hóa đơn bán” và “hóa đơn nhập” xác định các thông tin liên quan để đại

lý giao dịch với khách hàng và nhà cung cấp

Trong đó, Hóa đơn bán có các thuộc tính:

+ Mã hóa đơn bán (mahdban) : Đây là thuộc tính khóa, nhờ thuộc tính này

mà ta phân biệt được các mã hóa đơn bán khác nhau

+ Mã nhân viên (manv)

+ Ngày bán (ngayban)

- Hóa đơn nhập gồm có:

+ Mã hóa đơn nhập (mahdn) : Đây là thuộc tính khóa, nhờ thuộc tính này mà

ta phân biệt được các mã hóa đơn nhập khác nhau

+ Đơn giá (dongia)

- “Hóa đơn bán chi tiết” và “hóa đơn nhập chi tiết” xác định các thông tin

liên quan để đại lý giao dịch với khách hàng và nhà cung cấp

Trong đó, Hóa đơn bán chi tiết có các thuộc tính:

+ Mã hóa đơn bán (mahdban)

- Hóa đơn nhập chi tiết gồm có:

+ Mã hóa đơn nhập (mahdnhap)