Vai trò của người điều phối

Vai trò Người điều phối Dẫn dắt kiện tới thành công Nếu yêu cầu hỗ trợ cho họp xác bạn phải làm gì? Có phải cần giới thiệu người với khởi động phiên phá băng đơn giản? Hay vai trò bạn đứng thừ người ghi lại tất ý kiến? Bạn cần phải chuẩn bị gì? Làm để quản lý kiện gắn kết việc lại với nhau? Trong nhiều tình thảo luận nhóm, đặc biệt thảo luận phức tạp với nhiều quan điểm lợi ích khác nhau,việc điều phối có tác động rõ ràng lên thành công thất bại kiện Trong vai trò điều phối viên, bạn cần sở hữu nhiều loại kỹ từ giải vấn đề định đến quản lý đội nhóm truyền thông Người điều phối ai? Điều phối giải thích “làm cho dễ dàng” “khiến cho quy trình suôn sẻ” Theo điều phối viên có trách nhiệm lập kế hoạch, hướng dẫn quản lý để đảm bảo người tham gia đóng góp chuẩn bị cho kiện mức tốt Để trở thành người điều phối giỏi, bạn phải thật khách quan Điều nghĩa phải chọn điều phối viên tổ chức mà đơn giản người có lập trường trung lập để điều phối trình hoạt động nhóm Là điều phối viên, bạn phải có nhìn tổng quát, không áp đặt quan điểm cá nhân hoàn toàn tập trung vào tiến trình nhóm (“Tiến trình nhóm” phương pháp quản lý thảo luận giúp thành viên cống hiến tốt dẫn dắt kiện đến thành công) Việc thiết kế tiến trình nhóm phụ thuộc vào nhiều yếu tố bí tạo điều kiện để ý tưởng, giải pháp, định….vv tuôn chảy không ngừng Trách nhiệm quan trọng điều phối viên tạo quy trình môi trường cho tiến trình nhóm phát triển đồng thời giúp nhóm đưa định, giải pháp kết luận thành công Gợi ý: QUY TRÌNH ĐIỀU PHỐI CẦN RẤT NHIỀU NỖ LỰC VÌ KHÓ HÌNH DUNG VÀ CẦN ĐƯỢC TIẾP TỤC ĐÓNG GÓP NỘI DUNG TRONG QUÁ TRÌNH ĐIỀU PHỐI GIỮ LẬP TRƯỜNG TRUNG LẬP CŨNG LÀ YÊU CẦU QUAN TRỌNG CỦA NGƯỜI ĐIỀU PHỐI VÌ VẬY, NẾU BẠN QUAN TÂM ĐẾN KẾT QUẢ, HOẶC CÓ KỸ NĂNG, KINH NGHIỆM, THÔNG TIN HOẶC QUYỀN LỰC CÓ THỂ MANG LẠI THÀNH CÔNG CHO SỰ KIỆN, BẠN NÊN ỨNG CỬ VÀO VỊ TRÍ ĐIỀU PHỐI VIÊN Công việc điều phối viên gì? Để điều phối kiện, trước tiên bạn phải hiểu kết mong muốn nhóm tảng bối cảnh họp kiện Phần lớn trách nhiệm bạn là: • Thiết kế lên kế hoạch cho tiến trình nhóm, chọn công cụ tốt giúp tiến trình nhóm tới kết • Hướng dẫn kiểm soát tiến trình nhóm để đảm bảo rằng: • Mọi thành viên tham gia hiệu • Mọi thành viên hiểu biết lẫn • Đóng góp thành viên xem xét bổ sung cho giải pháp ý tưởng kiện • Chia sẻ trách nhiệm cho thành viên • Đảm bảo kết quả, hành động câu hỏi ghi lại, thực xử lý thích hợp sau Hãy xem xét thêm phần quan trọng bên Thiết kế Lập kế hoạch Phải chuẩn bị thật kỹ cho với mục tiêu rõ ràng vững Nhiệm vụ bạn chọn thiết kế tiến trình nhóm cách phát triển chương trình nghị hiệu Gợi ý 1: Tập trung vào kết DÙ ĐANG LẬP KẾ HOẠCH CHO MỘT CUỘC HỌP ĐƠN GIẢN HAY MỘT SỰ KIỆN PHỨC TẠP DIỄN RA TRONG NHIỀU NGÀY, BẠN CẦN PHẢI LUÔN CHÚ TÂM TỚI KẾT QUẢ VÀ CÁCH THỨC ĐẠT ĐƯỢC KẾT QUẢ ĐÓ NẾU SỰ KIỆN ĐÓ KÉO DÀI NHIỀU PHIÊN VỚI NHIỀU CHỦ ĐỀ, BẠN PHẢI HIỂU RÕ QUY TRÌNH VÀ KẾT QUẢ CỦA TỪNG CHỦ ĐỀ MỘT QUAN TRỌNG HƠN, BẠN PHẢI BIẾT ĐIỀU PHỐI ĐỂ KẾT QUẢ CỦA MỖI SỰ KIỆN HOẶC CHỦ ĐỀ NHỎ GÓP PHẦN VÀO KẾT QUẢ CỦA SỰ KIỆN TỔNG THỂ Gợi ý 2: Kéo khách hàng vào NẾU ĐƯỢC YÊU CẦU ĐIỀU PHỐI MỘT SỰ KIỆN CỦA NGƯỜI KHÁC, BẠN PHẢI TƯ VẤN CHO NGƯỜI ĐÓ THẬT CẨN THẬN VỀ “HÌNH DÁNG” CUỐI CÙNG CỦA SỰ KIỆN NẾU NGƯỜI ĐÓ KHÔNG BIẾT HỌ MUỐN GÌ, HỌ VẪN CÓ THỂ CHO BẠN Ý TƯỞNG SƠ KHỞI NÀO ĐÓ VÀ NẾU BẠN KHÔNG THỂ HIỆN ĐƯỢC Ý TƯỞNG ĐÓ, CHẮC CHẮN HỌ SẼ THẤY KHÔNG THOẢI MÁI HAI KHÍA CẠNH QUAN TRỌNG CỦA VIỆC THIẾT KẾ VÀ LẬP KẾ HOẠCH LÀ LỰA CHỌN TIẾN TRÌNH NHÓM ĐÚNG CÁCH VÀ THIẾT THIẾT KẾ LỊCH TRÌNH HIỆU QUẢ Chọn thiết kế quy trình nhóm Có kiện có nhiêu cách thiết kế quy trình nhóm hay nói cách khác thiết kế tiến trình nhóm nghệ thuật! Thiết kế tiến trình nhóm chủ đề lớn đòi hỏi người điều phối chuyên nghiệp phải không ngừng học hỏi thông qua kinh nghiệm đào tạo Sau vài trường hợp nguyên tắc Bạn xem thêm trang 15phut.vn tham khảo thêm sách báo để vượt qua thách thức tổ chức kiện • Bạn muốn thảo luận mở hay quy trình định sẵn? Thảo luận mở điều phối tốt lựa chọn đơn giản để thiết kế quy trình nhóm Nhưng tự hỏi xem bạn khuấy động người tham gia quản lý thảo luận thật tốt với mô hình không? Bạn có đủ số chủ đề cần thảo luận không? Bạn có tạo nhiều ý tưởng giải pháp không? Mọi người có hào hứng tham gia không? • Bạn nên chọn quy trình cấu trúc nào? Nếu bạn phải quản lý nhóm lớn, chia nhóm thành nhiều nhóm nhỏ Bạn người có hào hứng tham gia không? Vậy đưa trước chương trình cho người yêu cầu góp ý Nếu bạn muốn tạo dòng chảy ý tưởng, bạn thử tổ chức họp “động não” xem • Các yếu tố khác: Trong trình điều phối có số hạn chế thay đổi có vài điều thay đổi để tối ưu hóa quy trình chương trình nghị Hãy xem xét nhân tố sau: • Số người tham gia • Bản chất chủ đề thảo luận • Cách thức tham gia người • Nền tảng vị trí người tham gia • Độ hiểu biết vấn đề hiểu biết lẫn • Thời gian Hãy nhớ dù có định nghĩa quy trình nhóm nào, câu hỏi quan trọng bạn cần trả lời kết Do tìm cách tốt để đạt mục tiêu kiện Các kỹ thuật liên quan Dưới số công cụ kỹ thuật 15phut.vn giúp bạn tổ chức họp, kiện: • Phiên phá băng – Khuyến khích đóng góp nhóm • Kỹ thuật nhóm danh nghĩa – Ưu tiên vấn đề để đạt đồng thuận • Đa lựa chọn – Chọn lựa công với nhiều lựa chọn • Động não – Tạo nhiều ý tưởng cấp tiến • Quy trình Charette – Tạo nhiều ý tưởng • Kỹ thuật Delphi – Đạt đồng thuận chuyên gia • Hiểu ý tưởng – Tạo hiểu biết chung vấn đề • Đóng vai – Chuẩn bị cho tình khó khăn • Tránh Tư tập thể – Tránh sai sót chết người định nhóm Ngoài bạn tham khảo thêm công cụ kỹ thuật hữu ích sau: • Công cụ chiến thuật – Trình bày công cụ kỹ thuật giúp bạn hiểu rõ môi trường xung quanh nghĩ cách tốt để tiến lên • Các công cụ sáng tạo – Trình bày công cụ giúp bạn phát triển giải pháp sáng tạo • Các công cụ giải vấn đề – Giúp bạn hiểu giải vấn đề phức tạp • Kỹ thuật định– Đưa công cụ hữu ich để định Thiết kế chương trình thực tế Thiết kế chương trình gắn liền với việc thiết kế tiến trình nhóm Ngay bắt tay thiết kế tiến trình thiết kế chương trình nghị lúc kiện bắt đầu hình thành Trong bạn cần xem xét yếu tố sau: • Chủ đề nên trình bày theo thứ tự nào? • Làm để người hiểu nhau? • Làm để người thống mục tiêu chung? • Nếu phải chia nhỏ kiện thành phiên riêng biệt nên dành thời gian cho phiên? • Mọi người phải tham dự phiên nhỏ không? • Hay người nên tham gia vào nhóm nhỏ hơn? • Làm nhóm nhỏ phản hồi lại cho nhóm rộng hơn? • Khi nên tóm tắt lại kiện? • Làm để tận dụng kết phiên họp cho phiên họp tiếp theo? • Làm để kết thúc kiện suôn sẻ? Như vào cuối giai đoạn thiết kế lập kế hoạch, bạn có chương trình nghị bản, có cấu trúc rõ ràng hoàn toàn tập trung vào kết Cân nhắc thêm cách thiết kế khác Ngoài thiết kế chương trình nghị sự, bạn nên xem xét điều sau đây: • Thông tin tài liệu – Điều người tham gia cần phải biết trước kiện? Làm nên cung cấp? • Sắp xếp phòng ốc – Nên xếp phòng ốc để khuyến khích người tham gia? Có nên chuẩn bị phòng riêng cho nhóm nhỏ không? • Thiết bị – Bạn cần vật tư vật dụng gì? Ngoài bút, biểu đồ lật, ghi chú…, bạn cần chuẩn bị thứ cần thiết khác phục vụ cho chương trình Nhớ chuẩn bị thêm máy chiếu đề phòng trường hợp xấu xảy Hướng dẫn kiểm soát kiện Sau soạn xong chương trình nghị tiến trình nhóm, bạn nên suy nghĩ cách hướng dẫn kiểm soát quy trình Bạn nên nhớ có hẳn ngành kinh doanh chuyên hướng dẫn kiểm soát kiện nhé! Giai đoạn chuẩn bị cuối suy nghĩ cách hướng dẫn kiểm soát họp chuẩn bị sẵn quy tắc cho kiện, mài dũa kỹ điều phối xem xét số kịch “nếu-thì”: Nếu có bất đồng lớn xảy ra? Nếu không tìm giải pháp? vv Với vai trò người điều phối họp, bạn phải thiết lập hoàn cảnh đảm bảo người hiểu rõ kết mong muốn, chương trình nghị sự, quy định kỳ vọng kiện Bằng cách này, bạn giúp người tập trung vào nhiệm vụ Trước họp, vai trò bạn đảm bảo họp hướng tới kết thành công Để hướng dẫn kiểm soát họp, bạn cần phải: • Thiết lập nguyên tắc – Người tham gia phải tuân thủ quy tắc họp? Mọi người tương tác sao? Làm để đảm bảo người tôn trọng ý tưởng người khác? Câu hỏi xử lý sao? Bạn nên chuẩn bị trước số nguyên tắc đề xuất, tìm kiếm thỏa thuận từ lúc bắt đầu kiện • Thiết lập quang cảnh – Tại đây, bạn thông qua mục tiêu chương trình nghị đảm bảo tất người hiểu rõ vai trò họ mục tiêu tìm kiếm nhóm • Điều phối việc – Bạn phải điều phối để người có hội giới thiệu thân sử dụng phương pháp phá băng thích hợp để khởi đầu họp • Điều phối động lực lượng – Bạn nên can thiệp vào quy trình định mức lực họp để người tập trung quan tâm vào chủ đề (Nếu mức lượng bắt đầu tụt giảm, có lẽ bạn nên cho người nghỉ ngơi chăng?) • Lắng nghe, tham gia nhập vai- Mặc dù điều phối viên đứng vị trung lập, bạn cần cảnh giác, lắng nghe tích cực chủ động tham gia thảo luận Đó ví dụ để khuyến khích người tham gia thể độ sẵn sàng can thiệp vào dòng chảy thảo luận Có phải tất người tham gia? Nếu không, làm để khuyến khích họ chủ động hơn? Làm để người tham gia tốt hơn? • Kiểm soát điểm tóm tắt – Hãy kiểm soát chương trình nghị sự, tóm tắt đạt nêu lên mục tiêu Nhớ phải tóm tắt thường xuyên • Can thiệp cần thiết Gợi ý: Can thiệp CÓ NHIỀU TÌNH HUỐNG YÊU CẦU PHẢI CÓ SỰ CAN THIỆP CỦA ĐIỀU PHỐI VIÊN BẠN NÊN LUYỆN TẬP TRƯỚC VỀ THỜI GIAN VÀ CÁCH THỨC CAN THIỆP ĐỂ MỌI NGƯỜI ĐỀU CẢM THẤY THOẢI MÁI LƯU Ý SỰ CẦN THIẾT PHẢI DUY TRÌ MỤC TIÊU, TẬP TRUNG VÀO KẾT QUẢ MONG MUỐN VÀ DUY TRÌ DÒNG THẢO LUẬN TÍCH CỰC Lĩnh vực can thiệp khó vấn đề liên quan đến xung đột, giận bất đồng Hãy nhớ vai trò quan trọng bạn giúp người tập trung vào nhu cầu nhóm đồng thời xem xét cảm giác vị trí hai bên liên quan đến bất đồng Để giữ cho kiện suôn sẻ tích cực: • Theo dõi kết thúc hội thoại bên lề khiến người tập trung trao đổi lan man • Luôn ý tới thời gian Hãy linh hoạt cân nhu cầu người tham gia giữ cho thứ hoạt động hiệu • Tìm hiểu phải làm thảo luận không đạt kết luận Cần thêm thông tin? Khi tiến hành thảo luận? Ghi chủ đề cho kết luận thời gian giải vấn đề • Tìm hiểu người không tham gia hào hứng Họ thấy khó chịu? Vì họ khó chịu? Bạn làm để khuyến khích họ tham gia trò chuyện? • Chú ý đến hành vi nhóm, lời nói ngôn ngữ cử Đặc biệt ý tới hành vi im lặng để phát ngăn chặn hiệu • Can thiệp hòa giải cá nhân bị công Điều phối viên giỏi phải biết can thiệp xâm nhập manh nha nhắc nhở người quy định họp Dù vấn đề gì, bạn cho phép hành vi xấu tiếp diễn nên thực bước cần thiết để ngăn chặn công Ghi lại hành động Nhiệm vụ cuối không phần quan trọng người điều phối ghi chép kết đầu ra, gắn kết chúng, chia sẻ cho người đảm bảo kết thực Để dễ dàng ghi lại kết đầu ra, bạn phải hiểu rõ ghi lại, Hãy đảm bảo hiểu 100% trách nhiệm cho dù người thực bạn người khác GỢI Ý: KHI NGHĨ VỀ ĐIỀU PHỐI VIÊN, NGƯỜI TA THƯỜNG NGHĨ ĐÓ LÀ NGƯỜI GHI CHÉP TRONG CUỘC HỌP CHÚNG TA THƯỜNG THẤY MỘT NGƯỜI ĐỨNG TRƯỚC MỘT GIÁ VẼ BẰNG GIẤY, VỚI BÚT CẦM TRONG TAY, VÀ SẴN SÀNG ĐỂ GHI LẠI MỌI Ý TƯỞNG Cho dù ghi chép nhiệm vụ quan trọng vai trò quan trọng điều phối viên phải lên kế hoạch, hướng dẫn kiểm soát dòng chảy ý tưởng Bạn thu thập tất giấy tờ giới vào họp không lên kế hoạch, hướng dẫn, kiểm soát, bạn phải đối mặt với mảnh giấy trống cuối kiện Khi bạn ghi hành động, bạn nên nhớ: • Đảm bảo người tham gia nghe, xem hiểu thông tin Phải lưu lại ghi xác xảy Nếu nghi ngờ, ghi lại tóm tắt sau • Cố gắng sử dụng từ mà nhóm chọn, không rõ yêu cầu họ nói lại từ để ghi • Đảm bảo ghi lại tất định hành động Bạn nhờ người khác làm điều để tập trung vào nhóm quy trình • Khi bạn ghi lại định hành động, kiểm tra với nhóm xem thông tin có xác thảo luận hay không • Nhắc nhở nhóm thảo luận, giữ cho nhóm tập trung tiến lên • Nếu phân vân yêu cầu làm rõ trước chuyển qua chủ đề khác • Phải ghi chép hết trách nhiệm cam kết có liên quan tới hành động • Sau kiện, theo dõi để đảm bảo người triển khai hành động vấn đề tiến triển tốt Điểm cốt lõi: Để trở thành người điều phối hiệu quả, bạn phải biết lãnh nhiệm vai trò lãnh đạo, nên trung lập nên lui lại phía sau Rất khó để trì cân phải không! Chìa khóa nằm chỗ bạn phải lập kế hoạch hướng dẫn quy trình cách hiệu quả, tập trung vào tiến trình nhóm kết nội dung ý kiến đóng góp Điều phối hoạt động thú vị, bổ ích quan trọng Khi điều phối, phải có thời gian để suy nghĩ diễn biến, chương trình nghị tìm hiểu kỹ cần thiết để đưa kiện tới thành công Hãy tự hào vai trò người điều phối tận hưởng khoảnh khắc ý tưởng giải pháp hình thành!