Quản lý thời gian tái bản 2012

Học cách sử dụng thời gian hiệu Tất muốn chắn sống tốt sử dụng thời gian hiệu nhất, thời gian có hạn Vậy làm sử dụng tốt thời gian mình? Mỗi người có đặc điểm tính cách khác nhu cầu đa dạng với việc sử dụng thời gian Trong suốt 30 năm làm việc, phải tự hỏi số câu hỏi khó: Tôi muốn sống ? Tôi muốn đạt gì? Tôi thuộc kiểu người nào? Làm phát triển thân với tư cách người? Tôi muốn sử dụng thời gian nào? Tôi nên định giá thời gian sao? Cuốn sách không đơn giản học cách thức sử dụng thời gian Đó cách thức sống sống Dưới 50 bí mà học được, chia thành bảy chương : ■ Hiểu thân Nếu bạn hiểu thuộc kiểu người muốn đạt sống, bạn bắt đầu lập mục tiêu cần ưu tiên ■ Hiểu công việc Hiểu mục tiêu công việc giúp bạn ý đến việc nhận định xem hình sử dụng thời gian tốt đến mức ■ Tổ chức tốt Chẳng hạn có nhật ký, thiết lập hệ thống lập kế hoạch làm việc ■ Làm việc tốt Việc sử dụng thời gian chủ động, xác định vấn đề ưu tiên làm tốt nhiệm vụ, cho dù nhiệm vụ nhỏ nhất, quan trọng ■ Làm việc nhóm tốt Hãy phát triển mối quan hệ công việc tốt đẹp đội với phân công trách nhiệm rõ ràng họp diễn tốt đẹp ■ Giao tiếp hiệu Bên cạnh thư điện tử, Internet, gặp mặt trực tiếp giao tiếp thông qua điện thoại kỹ viết, đọc lắng nghe hiệu cần thiết cho việc quản lý tốt thời gian bạn ■ Kiểm soát thời gian Bạn quản lý thời gian tốt học cách tập trung vào nhiệm vụ, giảm thiểu gián đoạn sử dụng khoảng thời gian trống xuất dự đoán Nếu theo đuổi bảy bí bạn biết cách sử dụng thời gian bạn cách hợp lý, cách để sống hiệu quả, cách để tận dụng việc bất ngờ xảy sống Mong điều tốt đẹp đến với bạn! Bạn học để kiểm soát cách sử dụng thời gian Chương 1: Hiểu thân Chương mở đầu giúp bạn hiểu vấn đề rộng liên quan đến cách bạn sử dụng thời gian Xác định bạn muốn sống, mục tiêu bạn làm cách bạn làm việc tốt giúp bạn hiểu thứ tự ưu tiên chung Điều sau diễn giải thành cách thức bạn quản lý thời gian 1.1 Bắt đầu với vài giấc mơ Trước bắt đầu nhìn vào cách bạn sử dụng thời gian nơi làm việc, việc nghĩ sống bạn phương diện rộng hữu dụng Bạn có tầm nhìn rõ ràng cho sống không? Bạn say mê với điều gì? Trả lời câu hỏi giúp bạn định điều thực quan trọng sống từ bạn lựa chọn cách sử dụng thời gian Dưới năm vấn đề để suy nghĩ: Nỗ lực Điều thực làm cho bạn bị kích động ? Điều thúc đẩy bạn? Điều truyền lượng cho bạn khiến cho bạn cảm thấy vô hài lòng thân Bạn nắm giữ giá trị sống ? Bạn quan tâm sâu sắc đến điều gì? Mơ ước Bạn luôn muốn làm gì? Bạn muốn thấy đâu năm tới? Còn năm năm sao? Hãy mơ vài giấc mơ Phát triển Những kỹ năng, khả hay tài bẩm sinh mà bạn có bạn phát triển? Thảo luận Thảo luận câu trả lời vài số câu hỏi với bạn bè bạn Bạn trung thực hay hoàn toàn viển vông thân? Có hạt giống cho số khả trở thành thật không ? Xác định Việc bạn lập mục tiêu rõ ràng tích cực như: “Tôi muốn…”, “Trong vòng năm năm tới muốn có đủ khả để…” giúp bạn nhiều Sau bạn chia mục tiêu thành mục tiêu ngắn hạn, chẳng hạn bước để đạt trình độ chuyên môn, tích lũy kinh nghiệm học kỹ Hãy nghĩ bước để hoàn thành mục tiêu mục đích mà bạn đặt cho thân “Việc đơn tập trung sống vào việc kiếm tiền bạn người nghèo tham vọng Điều yêu cầu thân bạn Và khiến cho bạn cảm thấy không toại nguyện.” Barack Obama, Tổng thống Mỹ Hãy tập trung vào động lực thúc đẩy, điều bạn muốn đạt thành tựu cá nhân có ý nghĩa với bạn 1.2 Nghĩ mục tiêu cá nhân Mục tiêu cá nhân liên quan đến công việc, sống gia đình hay xã hội bạn Chúng chí liên quan đến vai trò bạn giới Cho dù nữa, bạn thiết lập mục tiêu thân, bạn lập kế hoạch để biến thành thực Để thực mục tiêu chính, bạn bắt đầu chia chúng thành bước nhỏ Một tập hữu dụng phần chuẩn bị sơ đồ mô hình hoạt động khác xung quanh mục tiêu bạn Đây mô hình mà bạn vẽ cách sáng tạo nhằm thâu tóm bạn cho khía cạnh cho ý tưởng trung tâm bạn Để làm điều này, bạn nên: ■ Lấy tờ giấy A4 trắng đặt theo chiều ngang ■ Viết mục tiêu trung tâm bạn (một vài từ, câu đầy đủ) tờ giấy ■ Viết xung quanh từ trung tâm từ khóa khác liên quan đến ■ Tiếp tục mở rộng nhánh với khía cạnh khác mục tiêu đầu bạn ■ Nếu bị mắc điểm nào, trả lời câu hỏi bản: Ai?, Tại sao?, Ở đâu?, Cái gì?, Khi nào?, Như nào? Việc làm kích thích trình tư bạn ■ Ở giai đoạn này, đừng từ chối suy nghĩ ■ Bạn đánh dấu từ khóa khác màu sắc khác để mối liên hệ chúng ■ Bạn đánh số từ khóa khác theo mức độ quan trọng Hi vọng bạn thấy cách hữu hiệu để suy nghĩ khía cạnh mục tiêu có tranh rõ ràng bước bạn cần thực để đạt mục tiêu Hãy xác định mục tiêu bạn suy nghĩ cách sáng tạo khía cạnh khác chúng Tình huống: Giấc mơ niềm đam mê Alex làm việc Thái Lan Anh có đủ điều kiện để trở thành giáo viên, anh cần củng cố kỹ học tiếng Thái Lan Anh từ bỏ công việc toàn thời gian, anh định vòng hai năm, tuần dành buổi tối để học tiếng Thái Lan từ người bạn, đồng thời tìm hiểu văn hóa bối cảnh đất nước Những bước thực tế, tập trung mà anh thực để theo đuổi mục tiêu dài hạn cuối mang lại kết quả, Alex dạy học Thái Lan cảm thấy thực mãn nguyện 1.3 Biết bạn làm việc tốt Mỗi có khoảng thời gian làm việc hiệu ngày Đó vào buổi sáng sớm, sáng sau uống tách cà phê, sau bữa trưa vào buổi tối Bạn nên làm công việc quan trọng khó khăn bạn tỉnh táo Khi tìm thời điểm bạn làm việc tốt ngày, nhớ việc ăn bữa no khiến cho cường độ làm việc bạn chậm lại, bạn dễ mắc sai lầm Bạn nên giữ gìn khoảng thời gian làm việc hiệu đừng sử dụng để thực nhiệm vụ không mang lại nhiều lợi ích ■ Những người buổi sáng Với nhiều người, thời gian tốt ngày vào buổi sáng, họ tỉnh táo nhất, có mức độ lượng cao nhất, họ làm việc tốt Có hai câu nói tiếng dành cho người buổi sáng : “Một buổi sáng có giá trị hai buổi tối” và: “Nếu bạn đánh buổi sáng, bạn phải dành ngày để tìm lại nó.” ■ Năng lượng suốt tuần Quy tắc áp dụng cho ngày tuần Nếu bạn làm việc tốt vào thứ Hai thứ Ba, lập kế hoạch cho họp mang tính thủ tục vào ngày sau Chẳng hạn như, đứng xếp hàng vào lúc tám sáng để đưa ô tô vào ga việc làm vô nghĩa với bạn khoảng thời gian mà lượng bạn mức cao Nếu bạn để việc vào cuối ngày, công việc khó khăn bạn hoàn thành việc tốt đẹp cho bạn Tận dụng tối đa khoảng thời gian giúp bạn tránh bị xao nhãng tất gián đoạn liên miên khiến bạn hoàn thành việc cần làm Một phút suy ngẫm: Hãy lấy nhật ký bạn đánh dấu thời điểm bạn thấy làm việc với hiệu suất cao tất ngày Hãy làm liên tục tuần Bạn không nên sử dụng thời gian làm việc hiệu vào nhiệm vụ thông thường Tình huống: Stan làm việc văn phòng biết anh làm việc tốt vào buổi sáng Hàng ngày, anh thường cố gắng để hoàn thành việc cần nhiều tập trung khoảng thời gian từ chín sáng đến chiều Vào buổi chiều, anh tham gia vào họp làm công việc giấy tờ thường nhật Dù phải linh động số hoàn cảnh, anh hoàn thành nhiều việc nhờ biết chia nhiệm vụ thành việc cần tập trung cao độ việc hành túy thay làm việc 1.4 Kiểm tra cách sử dụng thời gian Một bước quan trọng để quản lý thời gian biết thực sử dụng quỹ thời gian Một tập hữu ích để kiểm tra xác điều ghi lại chi tiết ngày Có hai cách để biết bạn dành thời gian cho nhiệm vụ khác nhau: Một ước lượng, hai ghi chép xác Cách thứ hai tốt Nếu làm điều ngày, bạn ngạc nhiên thấy nhiều nhiệm vụ tiêu tốn nhiều thời gian bạn nghĩ Hãy lập bảng bao gồm cột sau: Mô tả Thời gian bắt đầu Thời gian kết thúc Thời gian tính phút Ưu tiên Với cột “ưu tiên”, lựa chọn mức độ từ đến 5, với mức độ ưu tiên cao mức độ ưu tiên thấp Ghi chép chi tiết mức độ chắn bộc lộ điều mà bạn chưa nhận thức ngày làm việc Chẳng hạn, chứng tỏ bạn tiêu tốn nhiều thời gian cho việc lại làm nhiệm vụ thường nhật, bạn dành thời gian mức cần thiết cho việc lập kế hoạch hay suy nghĩ Khi điền vào cột ưu tiên, cân nhắc điều sau: ■ Những nhiệm vụ trung tâm với vai trò bạn ■ Những nhiệm vụ ủy thác cho người khác ■ Những nhiệm vụ thực cách hiệu ■ Những nhiệm vụ đáng bạn không nên làm từ đầu Một phút suy ngẫm: Tính số tiền công bạn theo • Tính toán phần hiệu ngày, thường nằm khoảng từ 50 đến 80% – chẳng hạn 65% • Giả dụ, bạn làm việc ngày x 65% = 5,2 làm việc có hiệu cao Giả sử lương bạn 30.000 bảng năm, nhân đôi số tổng số tiền công ty trả cho bạn (cả lương, thưởng chi phí nhân công khác) năm Con số lúc 60.000 bảng • Chia số cho 52 tuần, trừ tuần nghỉ phép ốm = 46 tuần x ngày x 5,2 ngày = 1.196 năm • Làm tròn thành 1200 lấy 60.000 bảng chia cho 1200 = 50 bảng • Điều có nghĩa công ty hay tổ chức bạn, bạn có giá 50 bảng cho làm việc hiệu – động lực để không lãng phí thời gian Hãy tính toán thời gian bạn sử dụng cho nhiệm vụ khác giá tiền theo tính phụ phí 1.5 Kiểm soát cảm giác căng thẳng Phần lớn có nhiều áp lực – đủ để khiến phải đọc sách quản lý thời gian! Khi áp lực ngày tăng, tự thấy thân khả định cân sống Chúng ta trở nên thất vọng dù cố gắng hết sức, dự án dậm chân chỗ Chúng ta nghĩ bận để có kỳ nghỉ Nếu cảm giác thường xuyên đến với bạn, việc thực quan trọng mà bạn cần làm tìm cách phù hợp để quản lý giảm áp lực cho Dưới số hướng dẫn (Xem thêm phần 4.8): ■ Thường xuyên lên kế hoạch cho thời gian nghỉ ngơi Nếu biết vừa có tuần làm việc bận, bạn cố gắng làm cho ngày cuối tuần lịch trình làm việc tuần sau đỡ bận ■ Học cách nói không Đừng cố gắng kiểm soát thứ vũ trụ: lập cho bạn mục tiêu thực tế (Xem thêm phần 5.5) ■ Lập kế hoạch cho kỳ nghỉ từ trước Có người lập kế hoạch cho việc nghỉ cuối tuần sáu tuần, có điều để chờ đợi ■ Dành thời gian cho người bạn đời gia đình Lập kế hoạch để dành thời gian cho gia đình nhật ký bạn cần ■ Tìm kiếm sở thích Hoặc tình nguyện giúp đỡ tổ chức cộng đồng địa phương Làm việc với người khác kéo bạn khỏi ■ Dành thời gian cho bạn bè Bạn cũ bạn ■ Phát triển khiếu hài hước Đó số liều thuốc giải độc tốt cho áp lực ■ Tập thể dục Chẳng hạn chạy bộ, đạp xe, bơi, hay khiêu vũ ■ Thưởng thức hội họa hay âm nhạc Dành thời gian để đến triển lãm nghệ thuật, rạp hát hay trung tâm chiếu phim ■ Hướng tới phần tâm linh bạn Dành thời gian cho kiểu cầu nguyện thiền để giúp liên hệ với giới phi vật chất bạn Hãy nghĩ đến phương pháp thực tế để giảm áp lực sống bạn Tình huống: Trong tám năm đầu làm việc độc lập, Ron thường xuyên bị kiệt sức anh nghỉ ngơi kể không nơi làm việc nữa, mối quan hệ anh với vợ trở nên tồi tệ Cuối anh thấy cần phải học cách xây dựng sống cân Do Ron dành nhiều thời gian cho gia đình Anh tập thói quen quanh khu nhà để thư giãn phát triển nhóm người bạn thường xuyên gặp Anh trở nên kiên cường có “cơ chế đối phó” để giúp anh nhanh chóng vượt qua lúc căng thẳng 1.6 Chuẩn bị để thay đổi Một phần quan trọng sách giúp bạn xác định bạn cần thay đổi để quản lý thời gian hiệu Nhưng bạn có thiếu động lực để thay đổi không? Dưới tám bí giúp bạn trở nên quen thuộc với ý tưởng thay đổi sống Thử cách thức làm việc Vượt khỏi tâm lý “Tôi luôn làm việc theo cách này” Bạn bắt đầu với vài việc nhỏ, chẳng hạn đường khác đến chỗ làm Thiết lập mục tiêu thực tế để tạo điều chỉnh nhỏ Chẳng hạn đừng xuống bến xe bus gần công ty bạn nhất, thay vào đó, xuống bến trước nốt đoạn đường lại để đến công ty Nếu bạn làm việc khoảng hai lần tuần, điểm khởi đầu Thừa nhận bạn thứ Tôi giúp đỡ câu nói: “Người mạnh mẽ người dám thừa nhận điểm yếu mình.” Điều có nghĩa bạn lắng nghe nhiều hơn, thừa nhận sai lầm sẵn sàng đón nhận phản hồi học hỏi từ sai lầm Đặt nhiều câu hỏi Hãy nhớ mục đích mục tiêu bạn, suy nghĩ cách sáng tạo cách đạt Tiến lên từ trải nghiệm khứ Học từ khứ bạn, đừng lo lắng kiện cụ thể Đừng sợ thất bại Nhà phát minh người Mỹ Thomas Edison nói: “Tôi không thất bại Tôi tìm thấy 10.000 cách làm sai thôi.” Thường xuyên xem xét lại Việc thường xuyên thẩm định lại thứ đem lại ưu cho bạn Đánh giá mục tiêu Một khía cạnh việc thiết lập mục tiêu nhờ bạn nhìn thấy liệu có hướng hay không Sử dụng bạn bè để giúp bạn thay đổi Hãy tập trung quanh người bạn, người mà bạn chia sẻ mục tiêu thất bại Cho phép họ giúp đỡ hướng dẫn bạn cần thiết “Khi không đủ khả để thay đổi tình huống, đối mặt với thử thách phải thay đổi thân mình.” Victor Franki, bác sĩ tâm lý học người Úc Chuẩn bị tâm cho cách thức để thực việc Chương 2: Hiểu công việc Cùng với việc hiểu bạn thuộc kiểu người nào, có việc quan trọng suy nghĩ cách cụ thể công việc bạn Bạn cần phải hiểu rõ vai trò trách nhiệm mà người khác muốn bạn hoàn thành Chúng ta có lúc cần giúp đỡ để trì tập trung vào tất khía cạnh công việc mình: để dừng việc lảng tránh công việc hàng ngày nhiệm vụ khó khăn, để vượt qua động tồi, để trì tập trung định đắn Chương có công cụ để giúp bạn làm việc 2.1 Làm rõ công việc bạn Tất bận rộn, việc dừng lại tìm hiểu rõ ràng công việc lại vô quan trọng Từ đó, nghĩ xem làm để thực cách hiệu công việc Viết mục đích chung công việc bạn Chẳng hạn như, để lãnh đạo đội nhằm cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc qua điện thoại Bây viết lĩnh vực góp phần tạo mục đích chung công việc bạn Chẳng hạn như: lãnh đạo, theo dõi số liệu thống kê, cung cấp dịch vụ khách hàng, đào tạo phát triển nhân viên, quản lý thời gian, quản lý hoạt động nhân viên cách thẩm định gặp gỡ người Bây viết việc mà bạn phải làm để thực hoàn thành công việc lĩnh vực mà bạn liệt kê phần trước Chẳng hạn với lĩnh vực đào tạo phát triển nhân viên: trì bảng phân công đào tạo lên lịch đào tạo cá nhân, đặt lịch cho nhân viên để tham gia buổi đào tạo bắt buộc Bây nghĩ cách bạn thực sử dụng thời gian Sử dụng bạn viết ba phần trên, xác định xem bạn dành thời gian để hoàn thành mục đích chung mình, lĩnh vực mà bạn liệt kê hoạt động thực sự? Điều bạn muốn làm hơn? Điều bạn muốn làm nhiều hơn? Hi vọng bạn dành phần lớn thời gian theo cách này, thay cho công việc hành chung chẳng hạn (trừ công việc bạn) Nếu bạn thành viên đội, nắm rõ việc công việc, lĩnh vực hoạt động bạn phù hợp với điều đồng nghiệp, ông chủ thuộc cấp bạn Thường xuyên xem xét lại bốn điểm với ông chủ bạn buổi nhận xét bạn Những họp dịp hữu ích để bạn xem xét, chẳng hạn như, điều ngăn cản bạn hoàn thành mục đích khám phá bạn chệch hướng đâu lĩnh vực hoạt động khác Một phút suy ngẫm: Hãy suy nghĩ đội bạn, bạn có đội Bạn có chắn biết rõ việc công việc, lĩnh vực hoạt động bạn phù hợp với điều đồng nghiệp hay không? Bạn có mơ hồ việc đồng nghiệp bạn làm không? Hãy chắn bạn thực dành phần lớn thời gian cho phần công việc bạn 2.2 Ngừng né tránh công việc Bạn thuộc kiểu người thường xuyên né tránh nhiệm vụ nhàm chán khó khăn Càng trì hoãn thực nhiệm vụ, bạn kháng cự nhiều hơn, đó, bạn gặp nhiều khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ Bạn né tránh nhiệm vụ vô số lý khác nhau: công việc nhàm chán mang tính thủ tục, công việc thời hạn hoàn thành, mục tiêu không rõ ràng, đơn giản bạn có nhiều việc để làm đến mức 6.6 Lắng nghe cẩn thận Nghệ thuật lắng nghe người khác thường ý Nhưng lại vô quan trọng, để sử dụng hiệu thời gian để giúp tránh rắc rối việc hiểu lầm Lắng nghe tốt có nghĩa gì? Dành tôn trọng cho cá nhân, nhận họ có nhu cầu quyền thể thân với tư cách cá thể độc Tập trung vào người đối diện: nhìn vào họ Thường hội thoại, người khác nói, lại nghĩ việc nói để phản hồi lại với họ thay thực lắng nghe họ Lắng nghe tốt giúp mối quan hệ trở nên gần gũi Lắng nghe lời người khác nói, tất nhiên rồi, làm nhiều thế: ý đến âm lượng, cách thể cách ngắt, nghỉ họ; nhận thức cảm xúc họ ý đến không nói Hiểu người khác Chúng ta làm việc hiệu tự tin vào thân mình, thay vì, chẳng hạn như, lo lắng việc người nghĩ Tôn trọng quyền riêng tư người đừng đào sâu vấn đề nhiều mức người nói muốn trình bày Lắng nghe để nhận dấu hiệu người nói muốn thể nhiều thân họ, sau phản hồi phù hợp – âm ngắn “mmm”, thể mong muốn nghe nhiều từ người đối diện câu hỏi ngắn để khuyến khích họ nói nhiều Một người mà quen nói với tôi: “Tôi thực đau đớn kể từ vợ mất.” Và hỏi: “Đó từ nào?” Ông trả lời từ 12 năm trước sau nói nhiều người vợ cố Tôi nhận mong muốn nói ông phản hồi lại với dấu hiệu Gợi lại – việc tóm tắt vài từ – người đối diện vừa nói Điều bạn thực lắng nghe cố gắng để hiểu Họ sớm đính cho bạn bạn hiểu nhầm “Một cú già tinh anh đậu sồi Nó nhìn thấy nhiều nói Nó nói nghe nhiều Tại tất lại giống chim già thông thái?” Đồng dao cổ Biết cách lắng nghe làm cho mối quan hệ trở nên gần gũi giảm thiểu khả lãng phí thời gian cho hiểu nhầm không đáng có 6.7 Ghi tốt Bạn ghi để lưu lại điểm văn bản, thuyết trình định họp điện thoại, để tạo thành hồ sơ xác mà bạn xem lại sau Có ba cách để ghi chú: ■ Viết danh sách có xếp theo lô gíc điểm tiêu đề Đánh số điểm khác Chú ý từ khóa Viết theo cụm từ, không theo câu Viết tắt theo cách riêng bạn Tôi chép điều ghi lại Việc thời gian giúp nhiều Trong trình chép lại ghi mình, có hội suy nghĩ kỹ viết trước ■ Gạch chân đánh dấu cụm từ văn Làm việc sách bạn copy Đánh dấu cụm quan trọng, viết câu hỏi lề sử dụng đường gợn sóng để quan điểm mà bạn không đồng tình ■ Hoàn thành sơ đồ mô hình mà bạn hiểu Khi đọc văn tham gia họp, lập sơ đồ từ ngữ (Xem phần 1.2) bạn thu thập từ điểm thảo luận Mục đích bạn ghi chép lại điểm quan trọng (không phải tất phần) bạn đọc nghe Nếu ghi biên họp, bạn cần phải ghi lại rõ ràng người chịu trách nhiệm làm việc cần hoàn thành chúng (Xem phần 4.1 việc lập mục tiêu SMART) Nếu trích dẫn xác từ câu nói, bạn cần chắn ghi nguồn trích dẫn bên cạnh Đôi viết lại suy nghĩ dấu ngoặc vuông Khi nghe đọc, tự hỏi: ■ Tác giả trình bày quan điểm gì? ■ Đó thực gì? ■ Tại lại quan trọng ? Ghi giải pháp vô hiệu giúp cho việc hiểu vấn đề Tình huống: Một phần công việc Annie ghi biên họp Chủ tịch ủy ban, Sandra, giỏi việc nêu rõ ràng định thông qua họp Annie ghi chép lại chúng xác Sau Annie ghi định gõ lại chúng, cô chuyển cho Sandra để xác nhận lần cuối trước lưu hành Đối với điều không thông qua, cô nhận tốt dùng cách diễn đạt: “Có số ý kiến không đồng tình với quan điểm bình luận vấn đề”, sau danh sách bình luận Annie tán dương nhiều rõ ràng biên họp cô 6.8 Đọc nhanh Đọc phần trình giao tiếp: Bạn muốn tiếp thu tài liệu viết nhanh hiệu Xác định bạn lại đọc điều quan trọng – bạn có muốn rút thông tin cụ thể định từ trang web, báo hay sách không? Liệu bạn có phải trả lời số câu hỏi liên quan đến bạn đọc không? Liệu bạn có phải viết không? Sau bạn định lại đọc văn bản, suy nghĩ xem bạn muốn dành thời gian cho việc đọc? Bạn có vài phút bạn cần phải định vị thông tin cụ thể cách chi tiết, hay bạn muốn đọc đoạn viết quan điểm thảo luận rộng hơn? ■ Tìm chi tiết cụ thể Đầu tiên, nhìn xem liệu văn có phần mục lục hay bảng dẫn mà bạn sử dụng để định vị thông tin mà bạn tìm kiếm hay không Nếu báo cáo, kiểm tra xem có phần tóm tắt hay kết luận không Đồng thời, ý đặc biệt đến phần đầu phần cuối chương, và, đó, tiểu mục hay đoạn Nếu văn viết tốt, bạn hiểu nội dung đoạn đọc câu ■ Học cách đọc lướt Nếu bạn muốn hiểu văn theo quan điểm thảo luận rộng có thời gian, xác định rõ ràng bạn không thiết phải đọc tất từ Thay vào đó, tập trung ánh mắt bạn vào cụm từ, đặt biệt vào từ có chứa nội dung (danh từ động từ) thay hư từ “một số”, “những”, “này”, “kia” Đừng dừng lại để tra từ điển nghĩa từ mà bạn không hiểu Chỉ làm việc từ quan trọng ■ Hiểu luận Nếu bạn cần phải trả lời câu hỏi viết vấn đề mà bạn đọc, ghi văn Ghi bao gồm việc diễn đạt lại (bằng ngôn ngữ riêng bạn) trích dẫn lại xác tác giả viết Nếu bạn không làm việc ngay, chắn bạn ghi lại số trang, tên trang web… Sau kết thúc việc đọc, bạn suy nghĩ mà văn nói Tự hỏi thân câu hỏi ý nghĩa nó: ■ Bạn có đồng ý với văn không ? Nếu không, sao? ■ Bạn diễn đạt điều theo cách khác chưa? Nếu có, theo cách nào? “Đọc để rèn luyện trí óc tập thể dục để rèn luyện thể” Joseph Addison, nhà viết tiểu luận người Anh kỷ 18 Đừng nghĩ bạn phải đọc tất từ văn Hãy học công cụ giúp bạn nắm ý nghĩa tổng thể 6.9 Nghĩ bạn viết Thư điện tử phương thức khác việc giao tiếp hình thức viết thường lộn xộn tối nghĩa Điều có nghĩa người đọc chúng phải dành nhiều thời gian để cố gắng hiểu bạn muốn nói Để giúp người đọc sử dụng tốt thời gian cuả mình, suy nghĩ kỹ bạn muốn chuyển tải Dưới số điểm để suy nghĩ bạn có dự định viết thư điện tử, thư tay hay báo cáo Chúng rút gọn chữ viết tắt AIR: ■ A = Audience = khán giả Hãy nghĩ người đọc bạn viết Người đọc có hiểu biết nhiều chủ đề bạn viết không ? Bạn viết theo phong cách khác nhau, tùy thuộc vào đối tượng bạn: chẳng hạn cách mà bạn viết cho ông chủ hay giám đốc quản lý khác với cách mà bạn viết cho người đồng nghiệp ngồi kế bên ■ I = Intention = dự tính Tự hỏi thân thông điệp bạn muốn chuyển tải Suy nghĩ kỹ nội dung mà bạn muốn trình bày Đâu thông điệp chủ chốt nó? Bạn có cần phải giải thích chút thông tin đưa bối cảnh trước nói điều mà bạn thực muốn nói không ? Sử dụng đoạn tiêu chuẩn cho phần văn mà bạn thường xuyên viết, chép từ tài liệu khác, sử dụng chúng tảng cho tài liệu mà bạn định viết Kiểm tra kỹ để chắn đoạn chép hoàn toàn phù hợp cho tài liệu cụ thể mà bạn viết ■ R = Response = phản hồi Khi chuyển tải thông điệp mình, bạn mong muốn nhận phản hồi nào? Bạn muốn người đọc làm với thông điệp bạn? Trong số khóa đào tạo kỹ viết tôi, phản hồi mà người đồng nghiệp muốn nhận bị vùi lấp câu dài 79 từ! Nếu bạn không hiểu rõ mong muốn người đọc phản hồi nào, làm để người đọc hiểu được? “Lúc để bắt đầu viết báo bạn hoàn thành đến độ hài lòng Tại thời điểm bạn bắt đầu có nhìn rõ ràng lô gic bạn thực muốn nói.” Mark Twain, tác giả Mỹ Bất lúc bạn cần viết tài liệu, nghĩ theo định hướng AIR 6.10 Viết rõ ràng Nếu viết rõ ràng, bạn giúp người đọc sử dụng tốt quỹ thời gian Người đọc không cần phải đọc văn bạn vài lần để hiểu bạn muốn nói, kỹ quan trọng cần phát triển Dưới cách để làm rõ thông điệp mà bạn muốn chuyển tải văn Bạn cần nhớ ba chữ ABC ■ A = Accurate = Chính xác Kiểm tra sở lập luận bạn, kiểm tra lại chúng Hãy xác rõ ràng Sử dụng ngữ pháp chuẩn sửa lỗi tả hay ngữ pháp Nếu không chắn, kiểm tra, đừng tin tưởng vào tính kiểm tra lỗi ngữ pháp máy tính bạn; không tìm lỗi sử dụng sai từ, chẳng hạn lỗi “ngang” thành “ngan” hay “viết” thành “vít” ■ B = Brief = Ngắn gọn Một số người có xu hướng dông dài, thể suy nghĩ theo cách thức khác suốt văn Những người khác lại ngắn gọn, viết có 15 từ sau tự hỏi giới không thay đổi Với hai kiểu người này, khuyên: Hãy tự hỏi thân: Ai? Tại sao? Cái gì? Ở đâu? Khi nào? Như nào? Những người có xu hướng dông dài thấy quy tắc trả lời câu hỏi thực hữu dụng giai đoạn chỉnh sửa Khi trả lời câu hỏi, bạn nhận thấy bạn trả lời chúng vài lần toàn văn Hãy thay đổi vị trí đoạn có liên quan chỉnh sửa để chúng thể luận cách có trình tự Những người súc tích nhận thấy việc trả lời câu hỏi mở rộng luận họ khiến chúng trở nên sâu sắc ■ C = Clear = Rõ ràng Để sử dụng tốt thời gian người đọc, bạn nên cố gắng giúp họ hiểu bạn cố gắng truyền tải họ đọc bạn viết Người viết thường viết suy nghĩ không theo trình tự cả, khiến người đọc khó hiểu Thể thân rõ ràng kết tư rõ ràng khả xếp văn cách lôgíc có trình tự hợp lý “Tôi thời gian để viết thư ngắn, viết thư dài.” Mark Twain, tác giả Mỹ Một phút suy ngẫm: Lấy báo cáo mà bạn viết, in đọc lại Những thông điệp quan trọng bạn thực rõ ràng chưa? Bạn mong muốn nhận phản hồi từ phía người đọc? Liệu mong muốn khẳng định rõ ràng chưa? Chỉnh sửa bạn thấy hoàn toàn hài lòng Dành thời gian để làm cho tài liệu bạn rõ ràng có thể, chúng sử dụng tốt thời gian người đọc Chương 7: Kiểm soát thời gian Có vô số công cụ khác để giúp bạn quản lý thời gian hiệu Chúng bao gồm đặt khung thời gian kế hoạch để hoàn thành nhiệm vụ, nhờ bạn tập hợp đà đẩy cho công việc mình; đảm bảo kế hoạch để giảm thiểu vấn đề tương lai; tập trung có mục đích; xếp để công việc bạn bị gián đoạn sử dụng hiệu khoảng thời gian bê trễ bất ngờ xuất 7.1 Tạo khung thời gian Có thể hữu dụng bạn tạo khung thời gian thực nhiệm vụ khác Điều đặc biệt hữu dụng cho việc mà bạn cần làm, hữu dụng cho công việc thường xuyên Chẳng hạn như, bạn cần lập báo cáo bán hàng hàng tuần vào ngày thứ Ba tuần Vậy, dành thời gian vào thứ Hai hàng tuần để nói chuyện với đồng nghiệp phòng kinh doanh, đồng thời kiểm tra chắn số liệu cung cấp hệ thống máy tính bạn xác Sau đó, thứ Ba hàng tuần, xếp khoảng thời gian để bắt tay vào viết báo cáo Đây nhiệm vụ cần ưu tiên mà bạn không nên xao nhãng Đặt thời gian dành riêng cho việc nhật ký giúp bạn tránh làm chúng bạn thích Dưới số bí khác cho việc quản lý thời gian bạn lúc thực công việc cần tập trung cao độ: ■ Tự cách ly Nếu thứ thuận tiện, tắt điện thoại di động, đóng ứng dụng thư điện tử để điện thoại bàn chế độ trả lời tự động (đồng thời tắt tiếng ) Nếu thực cần phải tập trung, xem liệu bạn rời đến chỗ khác văn phòng, nơi mà không làm phiền bạn hay không ■ Học cách siết chặt thời gian Hãy đặt cho bạn giới hạn, chẳng hạn 30 phút, sau kéo căng thân để xem liệu bạn xử lý công việc mà thông thường bạn cần 40 phút không Bạn ngạc nhiên trước bạn làm Điều có hiệu theo cách khác: Một họp dự định kéo dài 90 phút dài Hãy xem liệu bạn giảm xuống khoảng 10, chí 15 phút không ■ Cho phép nghỉ ngơi Sau tập trung làm việc khoảng 50 phút, cho phép nghỉ ngơi 10 phút: việc cho phép tâm trí xử lý đào sâu thêm suy nghĩ bạn, bạn thấy giải số vấn đề phát sinh lúc bạn làm việc tập trung “Công việc nở để lấp đầy quỹ thời gian dành để hoàn thành nó.” Định luật Parkinson, viết C Northcote Parkinson, London 1955 Một phút suy ngẫm: Hãy cân nhắc việc định khoảng thời gian dành cho việc gọi điện nhật ký bạn, tính toán khoảng thời gian tốt để giao tiếp với người khác Đó cách sử dụng thời gian hiệu so với phương pháp không dự tính trước Làm việc khoảng thời gian định sẵn tạo lực đẩy nó, giúp bạn có đủ khả để làm việc hiệu 7.2 Giữ tập trung Hãy hướng toàn tập trung vào nhiệm vụ mà bạn phải thực gần đây, bạn hoàn thành cách tốt Điều có nghĩa là, thay nói với thân bạn dành hai để làm báo cáo trước nhà, bạn nói: “Tôi hoàn thành việc viết hoàn chỉnh hai phần báo cáo.” Dưới số nguyên tắc khác để trì tập trung vào thời gian bạn ■ Đặt thời hạn thực tế để hoàn thành công việc Nếu không gia hạn cho mình, bạn đối mặt với nguy lãng phí thời gian, cương với thân kéo căng ra, đừng có phi thực tế đòi hỏi nhiều Khi gia hạn, học từ kinh nghiệm trước Chẳng hạn, giữ tập tài liệu có tên là: “Phân tích dự án” Cuối dự án, so sánh chi phí thời gian thực dùng vào việc hoàn thành dự án với dự tính lúc đầu Tôi sử dụng tài liệu xem xét dự án tương tự tương lai để dự đoán nguồn lực mà cần ■ Học cách đối phó hiệu với gián đoạn Nếu bạn bị gián đoạn làm việc, cố gắng hoàn thành phần công việc dở dang Đôi nói với người làm gián đoạn công việc mình: “Anh có phiền không viết nốt câu không ?” Trước bạn ăn trưa cuối ngày, viết ghi ngắn gọn việc bạn làm đến đâu suy nghĩ, ý tưởng bước Điều giúp bạn dễ dàng quay trở lại với công việc ■ Kiểm soát giao tiếp bạn Nếu bạn thường xuyên giao tiếp với đồng nghiệp, xây dựng danh sách điều bạn cần thảo luận tiếp tục thêm chúng vào nháp thư điện tử, thay gửi chuỗi thư gọi vài điện thoại Hãy cố gắng sử dụng phương pháp có hệ thống cách xếp để nói chuyện điện thoại vào thời điểm cụ thể ngày định tuần chẳng hạn Tránh xao nhãng tập trung vào việc hoàn thành công việc để đạt nhiều Tình huống: Ủy ban câu lạc nhận họ làm việc không hiệu và, Ed quản lý với tư cách chủ tịch ủy ban, anh định thay đổi Các thành viên ủy ban thường nói vấn đề quan trọng, thời gian bị lãng phí họ không theo đuổi chủ đề đến không đạt tới kết luận Ed định yêu cầu thành viên ủy ban chuẩn bị tài liệu thảo luận quy định tương lai để phát cho thành viên khác trước họp Tài liệu liệt kê lựa chọn cho định hướng tương lai câu lạc bộ, với điểm hành động nghiêm túc Nhờ vậy, họp hội đồng trở nên có trọng tâm hiệu 7.3 Kiểm soát giấy tờ Nếu bạn tiếp tục phải xử lý giấy tờ khác mà không định rõ ràng việc phải làm với chúng, bạn lãng phí thời gian Hãy chắn bạn phải xử lý lần với văn bàn Vậy bạn nhận tài liệu, tạo thói quen xử lý theo số cách sau: ■ Cho vào thùng rác Bỏ hết thư rác Bỏ tài liệu mà bạn xử lý không cần Hãy chống lại cám dỗ để đừng lưu trữ nhiều tài liệu kiểu Cho tài liệu không mang tính bí mật vào thùng rác, đừng quên xé tài liệu mật, chẳng hạn hóa đơn hay văn luật, báo cáo thuế, thành mảnh nhỏ hủy chúng ■ Xử lý Có tài liệu cần phải đọc trả lời Có cách viết câu trả lời vào tài liệu gửi lại cho người gửi Nếu tài liệu quan trọng, bạn ghi vào danh sách việc cần làm để quay trở lại với thời điểm phù hợp – thời điểm mà bạn đặc biệt dành cho nhiệm vụ Hoặc tài liệu nhắc nhở bạn gọi điện gửi thư cho đồng nghiệp – thế, viết chi tiết vào danh sách việc cần làm bạn giữ lại tài liệu phù hợp gần tầm tay ■ Lưu trữ Lưu trữ tài liệu quan trọng, từ bỏ thói quen lưu trữ tài liệu để phòng bạn cần đến Chỉ lưu trữ tài liệu mà bạn chắn bạn cần (chẳng hạn hóa đơn, hợp đồng, thông tin thuế) Thường xuyên kiểm tra tủ tài liệu bạn, bỏ giấy tờ mà bạn không cần Đừng hỏi thân: “Liệu có nên giữ không ?” mà hỏi: “Liệu có cần giữ không ?” Một phút suy ngẫm: Nhìn vào bàn làm việc bạn Có tờ giấy lâu ngày? Có mục đích để giữ chúng tầm với không? Nếu không, chúng nên lưu trữ, xử lý ném vào thùng rác Hãy chắn là, bạn xử lý tài liệu lần xuất bàn bạn Tình huống: Jack thường phàn nàn số lượng thư tín mà anh phải xử lý, anh thường xuyên chúng mà xao nhãng công việc Tôi cho anh thấy điều yêu cầu có nguyên tắc rõ ràng với bưu kiện Giờ đây, nhận thư hàng ngày, Jack ném nửa số chúng – đặc biệt tài liệu quảng cáo, tiếp thị – thẳng vào thùng rác Anh đặt lượng nhỏ thư tín sang bên để đọc sau vào thời điểm anh định sẵn nhật ký trả lời phần nhỏ yêu cầu thủ tục hành mà anh nhận Bằng cách này, anh nhận thấy hoàn toàn kiểm soát công việc giấy tờ 7.5 Xử lý gián đoạn Tất bị gián đoạn làm việc, khiến làm việc chậm chạp xao nhãng khỏi nhiệm vụ mà thực Chúng ta cần phải học cách đối phó với chúng để giảm thiểu tác động tiêu cực Dưới số hướng dẫn để giúp bạn đối phó tốt với gián đoạn công việc hàng ngày: ■ Đừng tự làm xao nhãng Hãy nghiêm khắc tự kiểm soát thân Lập kế hoạch làm việc thường xuyên phải làm vào khoảng thời gian cụ thể ■ Chủ động Nếu gửi thư cho bạn hỏi xem họ nói chuyện với bạn qua điện thoại, kiểm soát nói với họ thời gian tốt nhất, đưa khoảng thời gian xác ■ Đưa dẫn rõ ràng Khi ủy thác công việc cho người khác, đưa hướng dẫn thực rõ ràng, họ thường xuyên xin lời khuyên từ bạn Khi cần đến giúp đỡ bạn, hỏi người xem họ tự giải vấn đề không – điều giúp bạn tiết kiệm thời gian họ học cách làm có cảm giác tự tin để tự giải vấn đề họ ■ Ủy quyền cho đồng nghiệp mà bạn tin tưởng Giao trách nhiệm quyền hạn cho đồng nghiệp mà bạn tin tưởng nhất, chấp nhận kiểu làm việc họ khác bạn Đừng gây trở ngại trừ bạn buộc phải làm ■ Giữ kiểm soát Cố gắng lập kế hoạch giải gián đoạn vào thời điểm khác phù hợp với bạn: “Hãy nói vấn đề vào lúc chiều.” Nếu không thể, nói với họ bạn có năm phút Hãy hoàn thành nhiệm vụ dang dở bạn để giảm thiểu ảnh hưởng việc bị gián đoạn ■ Hãy đoán Đôi bạn cần phải biết nói không Đôi khi, “không” câu trả lời hợp lý bạn làm việc hiệu vai trò Hãy chủ động xếp môi trường làm việc bạn để giảm thiểu gián đoạn Tình huống: Nếu đồng nghiệp đến bàn Peter, anh không mời họ ngồi, họ không nán lại Anh biết tốt gặp họ sau Khi Peter có công việc cần tập trung, anh chặn gọi đến tắt điện thoại, nói với đồng nghiệp anh không muốn bị quấy rầy khoảng thời gian Đôi anh tìm góc yên tĩnh văn phòng để hoàn thành báo cáo, làm việc nhà để hạn chế tối đa gián đoạn 7.6 Chống lại mệt mỏi Tất có lúc cảm thấy tải Ví dụ như, đến hạn hoàn thành công việc phải đối phó với vấn đề mong đợi Vào thời điểm thế, cần phải làm việc nhiều giữ tập trung, bất chấp ảnh hưởng cảm giác mệt mỏi Dưới số kim nam để đương đầu với giai đoạn căng thẳng công việc chống lại ảnh hưởng cảm giác mệt mỏi Nhưng nhớ: Đó biện pháp đối phó thời không lạm dụng không muốn chịu hậu nghiêm trọng mặt sức khỏe ■ Đừng lạm dụng cà phê Khi cảm thấy mệt mỏi cần làm việc, thường nghĩ tới cốc chè cà phê thật đặc Tuy nhiên, ý sử dụng nhiều dẫn đến trạng thái bồn chồn lo sợ ■ Uống nước Tình trạng nước góp phần tạo cảm giác mệt mỏi, thường xuyên uống nước ngày làm việc ■ Nghỉ ngơi Thậm chí bận nhất, trí tuệ thể cần nghỉ ngơi Hãy nhớ, bạn làm việc hiệu sau nghỉ ngơi chút ■ Thư giãn trước ngủ Sự căng thẳng công việc gây ảnh hưởng bất lợi cho giấc ngủ Hãy dành khoảng 30 phút trước ngủ để thư giãn thực sự, kiểm soát làm dịu tâm trí thể bạn lại ■ Tập thể dục Chính cảm thấy bận lúc bạn cần tập thể dục cho tâm trí bạn để tập trung vào kéo giãn thể ■ Tối ưu hóa thời gian làm việc hiệu bạn cách thông minh Hãy cố gắng sử dụng giai đoạn cho nhiệm vụ khó khăn ■ Sử dụng danh sách Việc chia nhỏ công việc thành nhiệm vụ dễ quản lý vô quan trọng Hãy sử dụng danh sách cho việc này, nhờ bạn đánh dấu việc hoàn thành có cảm giác tiến trình thành ■ Chia sẻ khối lượng công việc Hãy ủy thác chí nhiệm vụ nhỏ bạn Nó giúp tạo cảm giác tinh thần đồng đội tốt cho tinh thần Và giữ liên hệ chặt chẽ với đồng nghiệp để chia sẻ với họ thay kìm nén khiến cho họ cảm thấy căng thẳng “Thế giới chứng minh số người bị giết công việc tải nhiều mức cần thiết.” Rudyard Kipling, tác giả Anh Tập thể dục thường xuyên, nghỉ ngơi uống nhiều nước để đối phó với cảm giác mệt mỏi 7.7 Biến tất thành hành động Mục đích sách không giúp bạn hành động đúng, mà giúp bạn hành động hiệu Dưới số lời cuối để khuyến khích bạn sử dụng tốt thời gian mình: ■ Lập thứ tự ưu tiên Thiết lập thứ tự ưu tiên cụ thể sống bạn, phát triển kế hoạch tảng thứ tự ■ Chinh phục nhiệm vụ lớn phức tạp Chia nhiệm vụ lớn thành nhiệm vụ nhỏ Tại thời điểm xử lý số chúng cố để hoàn thành ■ Ngăn nắp Sử dụng tệp tài liệu kho trữ cách hiệu cách dán nhãn xếp rõ ràng ; xếp nhiệm vụ thường xuyên thành hệ thống ■ Xác định thời gian làm việc hiệu Hãy nắm thời điểm làm việc hiệu ngày bạn cố gắng dành thời gian cho nhiệm vụ khó khăn yêu cầu tập trung mức độ cao ■ Phát triển mô hình làm việc hiệu Làm việc lúc tập trung cao độ, đảm bảo bạn thường xuyên nghỉ ngơi Xử lý nhiều vấn đề tốt ■ Sử dụng thời gian trống bạn Chuẩn bị công việc để làm lúc rỗi rãi ■ Ủy quyền cho người khác thực nhiệm vụ Đưa dẫn rõ ràng bạn làm việc ■ Nắm rõ vai trò Làm rõ vai trò bạn với sếp tìm hiểu xem họ thực muốn bạn ■ Học cách nói không Nói không để tránh bị tải ■ Giảm căng thẳng Phát triển cách thức để giúp bạn giảm căng thẳng Kiểm soát cách bạn làm việc để có thời gian dành cho việc tập thể dục giải trí Một phút suy ngẫm: Sau đọc sách này, bạn làm điều khác đi? Quản lý tốt thời gian cuối đồng nghĩa với việc quản lý tốt sống Tình huống: Sếp Jim yêu cầu anh thực dự án Sau gặp thứ hai với sếp, anh nhận không đơn giản Anh định viết sơ đồ mô hình cho tất khía cạnh dự án sau bắt đầu lập kế hoạch làm việc Anh phác thảo ngày gặp gỡ đồng nghiệp có tham gia vào giai đoạn quan trọng dự án Tất việc nguyên buổi sáng, anh đạt nhiều Anh trở nên tự tin trình bày kế hoạch sơ lược với sếp, và, sau vài thảo luận, họ thỏa thuận kế hoạch thực GIẢI THÍCH CÁC BIỆT NGỮ Huấn luyện viên Để hướng dẫn người phát triển công việc, mối quan hệ vai trò tổ chức Ủy thác Giao nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn cho để người thay bạn hành động Tổng kết Tóm tắt chung toàn báo cáo Hỗ trợ viên Người làm công việc giúp đỡ người khác tổ chức đạt mục tiêu cụ thể Biểu đồ Gantt Một biểu đồ minh họa thời hạn nhiệm vụ cụ thể dọc theo quãng thời gian đặn (tuần, tháng…); biểu đồ hữu dụng cho việc lập kế hoạch ghi thành bảng giấc Hacker Người thâm nhập vào hệ thống máy tính người, công ty hay tổ chức khác Macro Một lệnh riêng lẻ ngôn ngữ lập trình mà kết chuỗi lệnh ngôn ngữ máy tính Cố vấn Tư vấn cho người, đặc biệt với vấn đề lâu dài sống Thuê Chuyển giao công việc cho công ty khác Đó toàn phần dự án Diễn giải Giải thích rõ điều có sử dụng từ ngữ khác Sơ đồ mô hình Một sơ đồ sáng tạo vẽ để tập hợp nắm ý tưởng khác xung quanh từ khóa trung tâm Thứ tự ưu tiên Để phân biệt giải khía cạnh cho phần quan trọng công việc dự án cụ thể Chủ động Dẫn đầu định bạn muốn làm – ngược lại với phản ứng lại, nghĩa hành động theo thói quen, dựa vào xảy phản ứng với Phản ứng lại Xem Chủ động Thư rác Những thư điện tử không mong đợi người nhận thời điểm gửi cho số lượng lớn Đoạn tiêu chuẩn Những phần mà bạn thường xuyên viết văn sở cho thư điện tử, thư tay báo cáo cá nhân… Chiến lược Kế hoạch dài hạn giúp hoàn thành mục tiêu bạn Sức mạnh tổng hợp Hiệu ứng gộp thành viên đội làm việc thành công với đem lại lớn nhiều so với tổng thành tích cá nhân làm việc độc lập Từ đồng nghĩa Một từ có nghĩa giống tương tự từ khác, chẳng hạn to lớn Chiến thuật Những kế hoạch sử dụng để thực chiến lược Thesaurus Một từ điển với từ đồng nghĩa, xếp theo chủ đề theo bảng chữ Danh sách hành động Danh sách tất nhiệm vụ mà người cần phải hoàn ngày cụ thể thành