Nhập môn quản trị học đại cương

kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định .” 3 James Stoner và Stephen Robbins trình b

Giới thiệu: Quản trị học đại cương

Nội dung và kết cấu của môn học

1 Mục tiêu môn học

Là môn khoa học nghiên cứu, phân tích các

công việc quản trị trong tổ chức Để:

 Tìm ra và sử dụng các quy luật trong các hoạt động quản trị cho tổ chức hoạt động có hiệu quả

 Tổng kết hóa các kinh nghiệm quản trị thành các nguyên tắc và lý thuyết để áp dụng trong những tình huống quản trị tương tự

 Nhà quản lý là ai? Họ cần có kỹ năng gì? Công việc của họ đánh giá như thế nào?

 Biết rõ vai trò vị trí của mình khi tham gia làm việc trong một tổ chức (tình huống)

2 Nội dung và kết cấu của môn học

Hoạch định và tổ chức Lãnh đạo và kiểm tra

Môi trường, thông tin

4 Giáo trình và tài liệu tham khảo

 Sinh viên có thể tham khảo những tài liệu sau (nhưng không hạn chế) :

 PGS, TS Đõ Văn Phức, 2003, Quản lý đại cương, NXB Khoa học kỹ thuật

 Nguyễn Ngọc Huyền & Đoàn Thu Hà, Quản trị

học, ĐH Kinh tê quôc dân

 Quản trị học đại cương – Nguyễn khắc Chương, NXB Bách Khoa - 2010

 Nguyễn Khắc Hiếu, Quản Trị học; file pdf

 Robbins et al., 2000, 2nd ed, Prentice Hall,

Sydney, Australia

4 Các cấp quản lý trong một tổ chức và nhiệm vụ chủ yếu của mỗi cấp quản lý

5 Tại sao phải học quản trị và nên học

như thế nào để trở thành nhà quản trị thực thụ?

Nội dung chương 1

1 Quản trị và tổ chức

2 Sự cần thiết và chức năng QT trong

tổ chức

3 Nhà quản lý:

 Khái niệm, vai trò và kỹ năng

 Các cấp quản trị và yêu cầu kỹ năng cần

có của nhà quản lý các cấp

2 CÂU HỎI ÔN TẬP

kế và duy trì một môi trường mà trong đó các

cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm

có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định ”

3

James Stoner và Stephen Robbins trình

bày như sau: “Quản trị

là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo

và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”

Quản trị (quản lý) có nghĩa là gì?

tượng quản trị nhằm đạt được những kết quả cao nhất với mục

Đối tương QT

Quản lý thông qua kiếm soát và xử lý dòng thông tin

1.1 Định nghĩa quản trị

Tóm lại QT là:

1 Những đặc điểm chính của Quản trị là:

 Quá trình phối hợp các hoạt động riêng lẻ

 Cùng hướng tới mục tiêu chung

 Làm việc với và thông qua người khác

 Đạt kết quả một cách có hiệu quả

2 Về thuật ngữ:

 Quản trị = Quản lý (Administration –

Management) : tiếng Việt như tiếng Anh có thể dùng như nhau

 Ở đây nói quản lý tổ chức

 Ngoài ra nhiều khi còn dùng từ: điểu khiển

(hệ thống?) và lãnh đạo (1 chức năng quản lý)

1.1 Định nghĩa quản trị

Quản trị vừa có tính khoa học lại vừa có tính

nghệ thuật – hiện nay nó là một nghề?

1 Nghệ thuật: quản lý xuất hiện từ xa xưa,

theo kinh nghiệm:

tộc trưởng – dân bộ lạc; chủ nô – nô lệ; v.v

Quản lý con người cần có nghệ thuật: làm việc

và thuyết phục đối tượng quản lý lại vừa có trí phán đoán dự đoán biến động của môi trường xung quanh

2 Khoa học: Ngày càng có nhiều lý thuyết, căn

cứ khoa học để giúp nhà quản lý hiện đại hóa

kỹ năng quản lý của mình, đặc biệt từ thế kỷ

19 đến nay: internet, tâm lý, mô hình dự báo, v.v.v

1.2 Kết quả & hiệu quả

Kết quả (efectiveness)

(hiệu lực của QL):

sản phẩm cuối cùng sau khi hoàn thành công việc theo mục tiêu:

Càng cao càng tốt?

Giống khác nhau?

Hiệu quả Efficiency

Tương quan giữa kết quả thu được và nguồn lực bỏ ra để đạt nó

Hiệu quả cao có nghĩa là nguồn lực ít lãng phí

Mục đích

Nhiều người

Cấu trúc

TC

Lưu ý:

Các tổ chức khác nhau cần tiếp cận khác nhau

Quản lý trong các tình huống khác nhau và thay đổi cần có cách tiếp cận linh hoạt

 Quan điểm ngẫu nhiên – cách thức quản

lý khác nhau cần thiết cho các tổ chức khác nhau và tình huống khác nhau

• Không có những luật lệ đơn giản và chung cho

tất cả các tình huống quản trị.

• Biến ngẫu nhiên có thể là:

– Qui mô của tổ chức – Tính đều đặn của quy trình công nghệ – Tính bất định của môi trường

– Sự khác biệt của các cá nhân

4 nhóm - tính ngẫu nhiên

trong quản lý

 Qui mô của tổ chức : Số lượng các thành viên trong tổ chức là yếu tố quan trọng đối với công việc người quản lý Khi qui mô

tổ chức càng lớn, việc điều phối càng phức tạp

 Ví dụ, loại cơ cấu phù hợp đối với tổ chức có 50.000 nhân viên có thể sẽ không tác dụng với tổ chức chỉ có 50 nhân viên.

 Tính đều đặn của công nghệ: Công nghệ có tính đều đặn, lặp lại yêu cầu một cơ cấu tổ chức, phong cách lãnh đạo, và hệ thống kiểm tra khác hơn so với những công nghệ đòi hỏi sự tùy biến hoặc không lặp đi lặp lại.

 Tính bất định của môi trường : Mức độ bất định do những thay đổi về chính trị, công nghệ, văn hóa xã hội, và kinh tế ảnh

hưởng đến quá trình quản lý Những hành động tốt nhất trong môi trường ổn định và dự đoán được không phù hợp với một

môi trường thay đổi nhanh và không dự đoán được.

 Sự khác biệt của các cá nhân: Các cá nhân khác biết về ước

muốn trưởng thành, tự chủ, khả năng chịu đựng và mong đợi Những khác biệt này và những khác biệt cá nhân khác đặc biệt quan trọng khi người quản lý lựa chọn cách thức khích lệ nhân viên, phong cách lãnh đạo và thiết kế công việc.

1.3 Tổ chức

Thay đổi trong khái niệm: Tổ chức

1 Ổn định – không linh hoạt Năng động – linh hoạt

2 Chú trọng vào công việc theo vị trí Chú trọng kỹ năng hoàn thành nhiệm

vụ được giao

3 Công việc thường cố định lâu dài Công việc linh hoạt thay đổi theo mục

tiêu của tổ chức

4 Định hướng mệnh lệnh - cá nhân Định hướng tham gia - nhóm

5 Người quản lý tự ra quyết định Thành viên tham gia vào quá trình ra

quyết định

6 Định hướng tuân thủ nguyên tắc Định hướng phục vụ khách hàng

7 Mối quan hệ cấp bậc rõ Mối quan hệ đan xen: ngang – mạng

lưới

8 Lao động khá đồng nhất Lao động phân nhiều loại

cần có phối hợp, liên kết tăng HQ

4 Đa dạng phức tạp của XH, SX tăng

5 Nguồn lực càng khan hiếm

Quản trị cần để :

• TC đi về một hướng

• Đạt những kết quả

mà cá nhân không thể

• Nguồn lực sử dụng

HQ hơn

2.1 Sự cần thiết QT

Do đâu cần có QT?

5 Điều phối - Coordinating

6 Kiểm tra – Reviewing

7 Lập ngân sách - Budgeting

1 Hoạch

định

Xác định mục tiêu, chiến lược và kế hoạch

Bản “chiến lược” và

“KH hành động”

Cán bộ cấp cao ?

Có sự tham gia của các nhân viên

2 Tổ

chức

Thiết kế tổ chức nhân sự, nguồn lực cách thực hiện

Nguồn lực được bố trí sắp xếp theo các cách thực hiện KH

và mục tiêu

Tất cả các cấp quản lý

3 Lãnh

đạo Dẫn dắt, khích lệ, ra quyết định

Mọi thành viên hoàn thành nhiệm

vụ, không có mâu thuẫn, các sự cố được giải quyết

Vai trò CEO quan trọng nhất

Tất cả cấp QL tham gia

Các kết quả được xác định; sai được Ngoài các cấp

2.2 Chức năng QT trong tổ chức

Phân theo lĩnh vực hoạt động

Tùy loại hình, quy mô TC mà có các lĩnh vực QL khác nhau

Quản lý Trong DN

Quản trị hành chính Quản trị nhân lực

2.2 Chức năng QT trong tổ chức

Hai cách phân loại không thể tách rời

nhau trong các hoạt động quản trị,

nó tạo nên “ma trận” quản trị theo quá trình và chức năng

AnBm

3 Nhà quản lý

nhà quản lý theo các cấp quản trị

3.1 Khái niệm: Nhà quản lý

Người quản lý là ai?

- Là người lãnh đạo: dẫn

dắt, chụ trách nhiệm về kết quả hoạt đông của

tổ chức

- Người hoạch định, tổ

chức, điều phối và giám sát công việc của người khác để đạt mục tiêu

của tổ chức

- Người thực hiện các

chức năng quản trị nhất trong đoàn này?Ai là người QL cao

3.1 Khái niệm: Nhà quản lý

Ví dụ:

1 Hiệu trưởng: Điều phối công việc của một

phòng ban (trưởng phòng), hoặc toàn trường.

2 Tổ trưởng: Giám sát một số cá nhân nào

đó

3 Chủ tịch hội đồng quản trị: Đại diện cho

các nhà đầu tư và chỉ huy công việc của các thành viên của nhiều công ty của tập đoàn.

3.2 Các cấp quản trị

Chức danh (cấp bậc) của người quản lý:

 Quản lý cấp cơ sở (firstline manager)- quản lý công

việc của các nhân viên tham gia trực tiếp vào hoạt động tạo ra giá trị của tổ chức

VD: giám sát viên, tổ trưởng SX, phụ trách dây chuyền, đốc công

v.v.

 Quản lý cấp trung gian (middle manager) – nghe

lệnh cấp trên và quản lý hoạt động của những người quản lý cấp cơ sở

VD: trưởng phòng ban, trưởng dự án, giám đốc phân xưởng.

 Quản lý cấp cao (top manager) – chịu trách nhiệm

trong việc ra các quyết định của tổ chức xây dựng các kế hoạch, mục tiêu có ảnh hưởng đến

tổ chức

VD: Phó Chủ tịch điều hành, GĐ điều hành, Chủ tịch HĐQT v.v.

3.2 Các cấp quản trị

Chức danh (cấp bậc) của người quản lý

Nhân viên cấp dưới

Quản lý cấp cao

Quản lý cấp trung gian

Quản lý cấp cơ sở

3.3 Vai trò nhà quản lý

Người quản lý đóng vai trò gì cho tổ chức?

(theo Henry Mintzberg)

 Vai trò liên nhân cách – quan hệ với con người

(thuộc cấp và những người bên ngoài tổ chức)

và các nhiệm vụ khác có tính chất lễ nghi và biểu tượng

 Vai trò thông tin – thu nhận, tập hợp, xử lý và

phổ biến, tuyên bố thông tin

 Vai trò ra quyết định – xoay quanh việc đưa ra

các lựa chọn cho tổ chức

Mức độ quan tâm/chú trọng của các nhà quản lý với mỗi vai trò

sẽ khác biệt tùy theo cấp độ quản lý của họ

3.3 Vai trò nhà quản lý

Người quản lý đóng vai trò gì cho tổ

chức?

(theo Henry Mintzberg)

Vai trò liên nhân cách:

pháp lý: ký văn bản, v.v.

ngoài tổ chức

Nguồn: H Mintzberg The Nature of Managerial Work (New

York: Harper & Row 1973), pp.93-94

3.3 Vai trò nhà quản lý

Liên nhân cách (Interpersonal)

Đại diện

(Figurehead) Tượng trưng cho tổ chức: yêu cầu thực hiện một số các

nhiệm vụ thường nhật mang tính chất xã hội và luật pháp

Tiếp đón khách đến thăm; ký kết các văn bản pháp luật

Lãnh đạo/Thủ

lĩnh

(Leadership)

Có trách nhiệm ra lệnh và khích lệ người thuộc cấp, sắp xếp bố trí nhân viên, đào tạo, v.v

Thực hiện mọi công việc liên quan đến chỉ đạo người thuộc cấp

Liên kết

(Liaision) Duy trì các mối quan hệ với cá nhân, tổ chức có lợi cho tổ

chức và những người cung cấp thông tin bên ngoài tổ

Phúc đáp thư, tìm kiếm sự ủng hộ của khách hàng, các nhà cung cấp và các

3.3 Vai trò nhà quản lý

Người quản lý đóng vai trò gì cho tổ

chức?

(theo Henry Mintzberg)

Vai trò thông tin

1 Thu nhận, xử lý: trung tâm thu nhận,

xử lý mọi loại thông tin

2 Phổ biến: truyền đạt thông tin cho các

cấp

3 Phát ngôn: tuyên bố với tư cách là đại

diện cho tổ chức ra bên ngoài

Đọc các báo cáo và báo chí thường kỳ; duy trì các mối quan

hệ cá nhân

Phổ biến

(Diseminator) Truyền tin theo chủ ý, trách nhiệm từ bên ngoài hoặc từ

thuộc cấp tới các thành viên của tổ chức

Tổ chức các buổi họp thông báo, gọi điện, gửi thông báo

2 Điều khiển sự thay đổi khi cần

3 Phân chia và chỉ đạo sử dụng

nguồn lực

4 Nhà thương thuyết để đem lại sự

ổn định, bền vững và có lợi cho tổ chức

Tổ chức thu thập các sáng kiến để xây dựng các dự án mới

Tổ chức các buội họp kiểm điểm tìm giải pháp cho những vấn đề đã xảy ra (mất khách hàng, mất nhà cung cấp v.v.)

Lên lịch trình, yêu cầu quyền hạn, thực hiện bất cứ công việc gì liên quan đến xây dựng ngân sách và lên chương trình cho công việc của thuộc cấp.

Đàm phán

(Negotiator) Chịu trách nhiệm đại diện cho tổ chức trong các cuộc đàm phán

quan trọng

Tham gia các đám phàn hợp đồng lao động, hợp đồng với nhà cung cấp, khách hàng, nhà đầu tư quan trọng

3.4 Các kỹ năng của nhà quản lý

Kỹ năng của nhà quản lý

(Robert L Katz, 1974)

1 Kỹ năng kỹ thuật – những kiến thức và sự

thành thạo về một lĩnh vực chuyên ngành nhất định

2 Kỹ năng quan hệ (nhân sự) – khả năng làm

việc tốt với người khác, với từng cá nhân cũng như theo nhóm

3 Kỹ năng khái quát – khả năng tư duy và khái

quát hóa những tình huống khó hiểu và phức tạp, nhìn nhận tổ chức như một tổng thể, và

hiểu rõ các mối quan hệ giữa các bộ phận

thành viên, và hình dung được cách thức tổ

chức hòa nhập được với môi trường bên ngoài

3.5 Yêu cầu chức năng và kỹ năng cần có của các nhà quản lý theo các cấp quản trị

 Mọi người quản lý quan trọng nhất là có

kỹ năng làm việc với người khác (trong

TC và ngoài TC)

 Các cấp quản lý khác nhau đòi hỏi mức

độ tinh thông các kỹ năng khác nhau

 Mức độ tham gia vào các chức năng QT

cũng thay đổi theo cấp quản lý

 Người quản trị truyền thống khác với

người quản trị hiện đại về kỹ năng, chức năng và phong cách quản lý

3.5 Yêu cầu kỹ năng cần có của các nhà

quản lý theo các cấp quản trị

Kỹ năng khái quát

Kỹ năng quan hệ

3.5 Yêu cầu hoàn thành chức năng của các

nhà quản lý theo các cấp quản trị

Quản lý cấp cao



Quản lý cấp trung



Quản lý cấp cơ

sở

1 Hoạch

định 28% thời gian 18% thời gian” 15% thời gian

2 Tổ chức 36% thời gian 33% thời gian 24% thời gian

3 Lãnh đạo 22% thời gian 36% thời gian 51% thời gian

4 Kiểm tra 14% thời gian 13% thời gian 10% thời gian

Tỉ lệ % thời gian của nhà quản lý giành cho các chức năng (tương đối)

Nguồn: QTH, Nguyễn Khăc Hiếu – tr.11

Bạn muốn trở thành nhà quản lý truyền

thống hay hiện đại?

Xếp truyền thống (phong cách cũ)

Xếp hiện đại (phong cách mới)

1: Quan

điểm

Tự coi mình là “xếp”

Dấu hết thông tin

Tự coi mình là người hỗ trợ, tư vấn

và đi đầu, trao đổi chia sẻ thông tin

3 Tổ chức Ít thay đổi cơ cấu tổ chức định sẵn

Sẵn sàng thay đổi cơ cấu tổ chức

để thích nghi môi trường và thị trường

4 Trình độ Thường giỏi một ngành nhất định Cố gắng giỏi nhiều lĩnh vực quản lý khác nhau

4 Quản trị học là khoa học nghiên

cứu về hoạt động quản trị - một hoạt động vừa có tính khoa học lại vừa có tính nghệ thuật.

Câu hỏi (bài tập) về nhà: Bạn muốn trở thành nhà quản lý cấp cao giỏi Bạn cần phải

làm gì ngay từ bây giờ và chuẩn bị trong bao lâu?

Là m g ì?

Là m g

g ì?

Y

Là m g ì?

Là m g ì?

Là m g

g ì?

Là m g ì?

Tống quan về Quản trị học đại cương

Câu hỏi cần hiểu và ôn tập cho thi

5 Nhà quản lý là ai? Họ đóng vai trò gì? Họ cần có những kỹ năng gì? Mức độ cần những kỹ năng đó theo các cấp quản lý ra sao?

Bài tập tình huống

Quản trị Công ty X (SV tìm một tổ chức mà SV hiểu hơn - tổ chức này sẽ theo bạn trong các chương sau)

1 Bạn chuẩn bị vào làm quản lý kỹ thuật - cho phòng kỹ thuật điện - Cho Công ty X Theo bạn, thì bạn là ai? Cần làm gì? Và bạn cần có kỹ năng gì?

4 Hãy đối chiếu nhận xét "cán bộ quản lý cấp cao" "cấp trung" "cấp cơ sở" của Công ty X đã có được bao nhiêu % các kỹ năng?

Nếu bạn làm tiếp ở công ty X, thì bạn có khả năng làm cao nhất là vị trí quản lý nào? Khi đó thì