Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận của ngân hàng tiên phong

Ủy ban điều hành EXCO Là cơ quan thường trực của HĐQT có chức năng giải quyết các vấn đề thuộc chức năng do HĐQT ủy quyền Các Hội đồng, Ủy ban Do HĐQT thành lập, làm tham mưu cho HĐQT tr

Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận của ngân hàng Tiên Phong

1 Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty

Đại hội đồng Cổ đông

Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của TiênPhongBank, quyết định các vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn được Luật pháp và Điều lệ TiênPhongBank quy định

Hội đồng Quản trị

Do ĐHĐCĐ bầu ra, là cơ quan quản trị Ngân hàng, có toàn quyền nhân danh Ngân hàng

để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Ngân hàng, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ HĐQT giữ vai trò định hướng chiến lược, kế hoạch hoạt động hằng năm; chỉ đạo và giám sát hoạt động của Ngân hàng thông qua Ban điều hành và các Hội đồng

Ban Kiểm soát

Do ĐHĐCĐ bầu ra, có nhiệm vụ kiểm tra hoạt động tài chính của Ngân hàng; giám sát việc chấp hành chế độ hạch toán, kế toán; hoạt động của hệ thống kiểm tra và kiểm toán nội bộ của Ngân hàng; thẩm định báo cáo tài chính hàng năm; báo cáo cho ĐHĐCĐ tính chính xác, trung thực, hợp pháp về báo cáo tài chính của Ngân hàng

Ủy ban điều hành (EXCO)

Là cơ quan thường trực của HĐQT có chức năng giải quyết các vấn đề thuộc chức năng

do HĐQT ủy quyền

Các Hội đồng, Ủy ban

Do HĐQT thành lập, làm tham mưu cho HĐQT trong việc quản trị Ngân hàng, thực hiện chiến lược, kế hoạch kinh doanh; đảm bảo sự phát triển hiệu quả, an toàn và đúng mục tiêu đã đề ra Hiện nay, Ngân hàng có hai Hội đồng và một Ủy ban, bao gồm:

Ủy ban Rủi ro

Do HĐQT thành lập, có chức năng tham mưu cho HĐQT trong việc ban hành các quy trình, chính sách thuộc thẩm quyền của mình liên quan đến quản trị rủi ro trong hoạt động ngân hàng, tham mưu trong việc quyết định phê duyệt các khoản đầu tư, các giao dịch có liên quan, phương án xử lý rủi ro trong phạm vi chức năng do HĐQT giao

Hội đồng ALCO

Có chức năng quản lý cấu trúc bảng tổng kết tài sản của Ngân hàng, xây dựng và giám sát các chỉ tiêu tài chính, tín dụng phù hợp với chiến lược kinh doanh của Ngân hàng

Ủy ban Nhân sự

Do HĐQT thành lập, có chức năng tham mưu cho HĐQT về quy mô và cơ cấu HĐQT,

BĐH phù hợp với quy mô hoạt động và chiến lược phát triển của Ngân hàng, tham mưu

về các vấn đề liên quan đến thủ tục bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh HĐQT/BKS/BĐH, các vấn đề về lương thưởng, các chính sách đãi ngộ với cán bộ, nhân viên Ngân hàng

Ủy ban Đầu tư

Do HĐQT thành lập, có chức năng tham mưu cho HĐQT về xây dựng và thực hiện kế hoạch đầu tư tài chính, phê duyệt các các hoạt động tài chính trong phạm vi thẩm quyền được phân công/ủy quyền

Ủy ban tín dụng

Quyết định về chính sách tín dụng và quản lý rủi ro tín dụng trên toàn hệ thống Ngân hàng, xét cấp tín dụng của Ngân hàng, phê duyệt hạn mức tiền gửi của Ngân hàng tại các tổ chức tín dụng khác

Hội đồng Xử lý Rủi ro Tín dụng

Do HĐQT thành lập, có chức năng tham mưu cho HĐQT về phê duyệt việc áp dụng biện pháp xử lý nợ, xử lý rủi ro, và miễn giảm lãi theo quy định

Văn phòng HĐQT

Do HĐQT thành lập, có chức năng giúp việc cho HĐQT nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong việc triển khai công việc của HĐQT, hỗ trợ HĐQT/BKS hoàn thành chức năng Quản trị và Kiểm soát Ngân hàng

Tổng Giám đốc

Là người chịu trách nhiệm trước HĐQT, trước pháp luật về hoạt động hàng ngày của Ngân hàng Giúp việc cho Tổng giám đốc là các Phó Tổng giám đốc, các Giám đốc cao cấp, Giám đốc tài chính, Giám đốc các Trung tâm, Trưởng phòng Kế toán, Trưởng, Phó các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ

Ưu và nhược điểm

1 Chuyên môn hóa công việc

Cơ cấu ngân hàng thể hiện sự chuyên môn hóa và tổng hợp hóa rất rõ biểu hiện thông qua tính độc lập của các phòng ban trong cơ cấu Tổng hợp hóa cao trong công việc có

sự kết hợp với việc thực hiện chuyên môn hóa giúp nhân viên dễ thích nghi với những biến động của môi trường bên ngoài, điều đó mang lại những phản ứng tích cực với biến động Một số nhiệm vụ trong hoạt động của ngân hàng mà chuyên môn hóa mang lại khả năng sang tạo cao hơn của nhân viên trong công việc thực hiện chức năng của mình Tuy vậy, cơ cấu hiện nay khó đảm bảo trình độ chuyên môn cho nhân viên cũng như đào tạo kỹ năng đối với những nhân viên còn yếu kém Chuyên môn hóa tạo sự chuyên sâu trong công việc đối với các nhân viên, cơ cấu tránh cho nhân viên sự nhàm chán trong công việc của mình Song điều đó cũng gây ra thách thức phải đối mặt với áp lực, mệt mỏi dẫn đến năng suất lao động giảm

2 Bộ phận và các mô hình tổ chức bộ phận

Cơ cấu tổ chức được xây dựng theo đơn vị chiến lược, mô hình mang tính độc lập cao,

từ đó ngân hàng có thể vận dụng nguồn nhân lực cao để thực hiện mục tiêu mang tính linh hoạt chọn gói Cơ cấu thể hiện sự tập trung nguồn lực vào những khâu xung yếu ví

dụ như khối vận hành và khối quản trị nguồn nhân lực Tuy vậy, dễ gây ra sự trùng lặp lãnh đạo, không rõ ràng trong khâu quản lý Cơ cấu còn thể hiện sự không bền vững

3 Xét theo cấp quản lý và tầm quản lý

Mô hình cơ cấu của Ngân hàng được xây dựng theo mô hình cơ cấu nằm ngang nên tầm quản lý của một số nhà quản lý là tương đối rộng Thực tế, bộ máy quản lý của ngân hàng theo cơ cấu hiện tại là tương đối ít so với khối lượng công việc rất lớn Nhiệm vụ của Giám đốc là tương đối rộng khi phải trực tiếp quản lý các phòng ban chức năng vid thế tạo ra những khó khăn vất vả và kém hiệu quả

4 Xét theo mối quan hệ quyền hạn và phân bổ quyền hạn

Cơ cấu tổ chức là sử dụng cơ cấu trực tuyến tham mưu của phòng ban có nhiệm vụ tham mưu cho Ban Giám Đốc trong quá trình điều hành quản lý của bộ máy Cơ cấu theo trực tuyến tham mưu làm tăng tính chủ động, tạo sự linh hoạt cho quản lý tránh chờ đợi đem lại hiệu quả, tiết kiệm thời gian

Tuy vậy mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức theo mối quan hệ này có thể xảy ra tình trạng thiếu trách nhiệm của tham mưu Mà biểu hiện rõ nét của sự thiếu trách nhiệm là những suy luận vô căn cứ ảnh hưởng tới những quyết định đưa ra của cán bộ quản lý cấp cao

5 Sự phối hợp giữa các bộ phận bên trong tỏ chức

Mối liên hệ giũa các bộ phận bên trong tổ chức là riêng lẻ, duy trì mối quan hệ được gắn kết thông qua các cán bộ quản lý cấp cao nhất Tổ chức xây dựng các kế hoạch chi tiết cụ thể đối với từng phòng ban và rõ rang về quyền hạn trách nhiệm Sự giám sát và ra quyết định trực tiếp là của nhà quản lý cấp cao, nhân viên cũng như các cán bộ quản lý cấp dưới phải tuân thủ và chấp hành quyết định của cấp trên

Kết luận:

Ngân hàng TMCP Tiên Phong có mô hình cơ cấu tổ chức chặt chẽ từ các cấp lãnh đạo đến các phòng ban và đến nhân viên Các cấp quản lý của ngân hàng phù hợp với cơ cấu sản xuất kinh doanh hiện nay và đều được thực hiện tốt nhiệm vụ được giao Cơ cấu tổ chức thể hiện tính chuyên môn hóa cao, mỗi bộ phận, phòng ban đảm nhiệm một phần công việc nhất định Vận dụng được khả năng, trình độ chuyên sâu của cán bộ quản lý Hệ thống phân cấp, bậc rõ ràng, phân chia chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, từng cá nhân trong tổ chức nên đạt được những hiệu quả tốt trong công việc Mỗi phòng ban có một trưởng phòng quản lý và đôn dốc công việc để công việc luôn được tiến hành tốt, đúng tiến độ mà không bị ùn ứ Việc tuyển chọn và đào tạo đội ngũ cán bộ, nhân viên đầy đủ kịp thời Ngân hàng đang tiến hành những biện pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức còn đặt ra cho bộ máy quản lý một số tồn tại hạn chế như: do phân chia thành nhiều phòng chức năng, một số phòng lại có chức năng tương tự nhau gây tốn kém chi phí quản lý Lực lượng lao động là khá lớn so với công việc đảm nhiệm Một số nhân viên chưa đáp ứng được nhu cầu công việc dẫn đến sự phối hợp giữa các bộ phận không được nhịp nhàng Ngân hàng chưa có những chính sách đãi ngộ đối với nhân viên lâu năm và chưa có chính sách thu hút những người lao động trẻ có trình độ đào tạo cao, nhiệt tình, năng động và thích ứng nhanh với sự thay đổi của môi trường cạnh tranh Một số biểu

hiện hạn chế thông qua những yếu tố cơ cấu tổ chức:

- Tính thống nhất: do cơ cấu hoạt động theo hình thức phân bổ quyền hạn theo cán bộ cấp cao nên cơ cấu tổ chức ngân hàng không đảm bảo được sự góp sức của tất cả các cán bộ trong tổ chức

- Tính linh hoạt: khả năng thích ứng nhanh và có điều chỉnh của cán bộ cấp quản lý còn thấp

Những nguyen nhân tồn tại những yếu điểm của cơ cấu tổ chức

Sự chuyên môn hóa chưa cao giữa các cấp quản lý

Các cấp quản lý còn chưa thực sự chuyên sâu về lĩnh vực của mình, sự phân cấp chưa phụ thuộc và trình độ chuyên môn mà chủ yếu là yếu tố kinh nghiệm, nên phần lớn lãnh đạo chưa am hiểu hết được các chiến lược trong quản lý

Bộ máy quản lý còn cồng kềnh

Nhiều bộ phận chồng chéo chức năng giữa các bộ phận với nhau

Đội ngũ cán bộ quản lý trình độ chưa cao

Đội ngũ lãnh đạo chủ yếu dựa trên kinh nghiệm, chưa chú trọng đến vấn đề chuyên môn nghiệp vụ chưa tạo được phong cách quản lý và lãnh đạo để đem lại hiệu quả tối ưu nhất Bên cạnh đó công tác đào tạo cán bộ rời rạc mà chủ yếu là tự đào tạo nâng cao trình độ, chuyên môn

Giải pháp

Hoàn thiện bộ máy quản lý phải đảm bảo thực hiện một số mục tiêu sau:

- Đảm bảo phát huy vai trò của bộ máy quản lý của ngân hàng trong điều hành sản xuất kinh doanh và tuân thủ theo các quy định của pháp luật Đồng thời nâng cao tính năng động, gọn nhẹ của bộ máy quản lý, đem lại hiệu quả cao, làm cho hoạt động của ngân hàng tăng lên

- Đảm bảo mối quan hệ chỉ đạo giữa cán bộ quản lý cấp cao, ban giám đốc, các phòng ban, tổ chức sản xuất tạo nên một khối quản lý thống nhất hoạt động nhịp nhàng với nhau

- Gắn việc kiện toàn tổ chức với việc sắp xếp cán bộ, tổ chức, đào tạo thi nâng bậc, đào tạo lại đội ngũ cán bộ

- Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận công nhân viên được xác định rõ ràng, sắp xếp lao động đúng người, đúng việc, đảm bảo điều kiện làm việc cho người lao động

Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức

- Định hướng đào tạo và phát triển

- Chính sách tuyển dụng nhân viên mới

- Tạo động lực về vật chất và tinh thần cho các nhân viên trong ngân hàng

- Phân cấp quản lý để phù hợp với nền kinh tế thị trường luôn luôn biến động

- Chuyên môn hóa sâu sắc các bộ phận

- Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổ chức