Vận dụng ISO vào quản lý học viện

VẬN DỤNG HỆ THỐNG TIÊU CHUẨN HÓA CHÁT LƯỢNG (ISO) VÀO ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TẠI HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH KHU VỰC I TS Nguyễn Đăng Thông1 TS Đỗ Đức Quân2 Mấy vấn đề hệ thống quản lý chất lượng (ISO) ISO 9000:2008 1.1 Về ISO ISO 9000:2008 "ISO" quan thiết lập tiêu chuẩn quốc tế bao gồm đại diện từ tổ chức tiêu chuẩn quốc gia Được thành lập vào ngày 23 tháng năm 1947, tổ chức đưa tiêu chuẩn thương mại công nghiệp phạm vi toàn giới Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế, thông thường nhắc tới cách đơn giản ISO (đọc zô) Điều hay dẫn đến hiểu nhầm ISO International Standards Organization, điều tương tự ISO từ viết tắt, có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp isos, có nghĩa tương đương Trong tiếng Anh tên gọi International Organization for Standardization, trong tiếng Pháp gọi Organisation Internationale de Normalisation; để sử dụng từ viết tắt tạo từ viết tắt khác tiếng Anh (IOS) tiếng Pháp (OIN), người sáng lập tổ chức chọn ISO làm dạng viết ngắn gọn chung cho tên gọi Như vậy, thực chất ISO vấn đề "tiêu chuẩn hóa" Khi nói đến ISO với tư cách tổ chức tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế nói đến ISO với tư cách công cụ quản lý công cụ hay "bộ" tiêu chuẩn lĩnh vực Việc xây dựng hệ thống tiêu chuẩn áp dụng rộng rãi – “tiêu chuẩn hóa”, có mục đích tư thân nhằm bảo đảm chất lượng hiệu sản xuất kinh doanh, hiệu quản lý Do đó, thân ISO, chất lượng (Quality) mà tiêu chuẩn hóa (Standardization), mục tiêu tiêu chuẩn hóa nhằm đến chất lượng Không có mục tiêu chất lượng tiêu chuẩn hóa ý nghĩa trình tiêu chuẩn hóa động Vì vậy, thực tế người ta cho ISO hệ thống kiển soát chất lượng bàn đến ISO, thực ISO bàn đến chất lượng quản lý chất lượng TS Nguyễn Đăng Thông Chánh Văn phòng Học viện Chính trị - Hành khu vực I TS Đỗ Đức Quân Phó Chánh Văn Phòng Học viện Chính trị - Hành khu vực I Hệ thống tiêu chuẩn ISO bao gồm nhiều danh mục khía cạnh tiếp cận khác nhau, như: Danh sách tiêu chuẩn IEC; Danh sách tiêu chuẩn EN; ISO/IEC JTC1 Phân loại tiêu chuẩn quốc tế Riêng tiêu chuẩn ISO/IEC JTC1 công bố, bao gồm: ISO - ISO 999 (với 18 tiêu chuẩn), ISO 1000 - ISO 999 (với 65 tiêu chuẩn), ISO 10000 - ISO1999 (với 89 tiêu chuẩn), ISO 20000 - ISO 29999 (với tiêu chuẩn) Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng áp dụng quan, tổ chức ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm nhiều tiêu chuẩn Trong đó, tiêu chuẩn ISO 9001 "Hệ thống quản lý chất lượng - yêu cầu" (Quality Management System - Requiremnts) - Hệ thống quản lý chất lượng dựa yêu cầu mà tổ chức cần phải đáp ứng Quá trình hình thành phát triển tiêu chuẩn ISO 9000 mô tả tóm tắt qua hộp sau: Hộp 1: Quá trình hình thành phát triển tiêu chuẩn ISO 9000 Qui định đảm bảo chất lượng NATO AC/250 (Accredited Committee) Bộ tiêu chuẩn Anh MD 25 Bộ tiêu chuẩn Mỹ MIL STD 9858 A Thừa nhận lẫn hệ thống đảm bảo chất lượng nhà thầu phụ thuộc nước thành viên NATO (AQAP - Allied Quality Assurance Procedures) 1972 Hệ thống đảm bảo chất lượng công ty cung ứng thiết bị cho quốc phòng (DEFSTAND - Vương quốc Anh) BS 4778, BS 4891 Tiêu chuẩn BS 5750 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 1994 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 soát xét lại lần 2000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 soát xét lại lần 2008 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 soát xét lại lần Học viện Chính trị - Hành khu vực I đơn vị nghiệp, hoạt động lĩnh vực nghiên cứu giảng dạy, nên tiêu chuẩn ISO phù hợp cho việc tiêu chuẩn hóa quản lý ISO 9000 - 2008 nằm tiêu chuẩn ISO 9000 ISO 9001: 2008 quy định yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng tổ chức, sử dụng nội tổ chức đó, sử dụng cho việc chứng nhận cho mục đích việc ký kết hợp đồng với khách hàng Tiêu chuẩn tập trung vào hiệu lực hiệu hệ thống quản lý chất lượng việc thỏa mãn yêu cầu khách hàng ISO 9001 phiên 2008 (ISO 9001:2008) xây dựng phương pháp làm việc khoa học, ví quy trình công nghệ quản lý mới, giúp tổ chức chủ động, sáng tạo, đạt hiệu cao hoạt động Ở Việt Nam việc áp dụng ISO 9001 trước năm 2008 ISO 9000 - 2000 (theo Quyết định số 144-2006-TTg ngày 20/6/2006 Thủ tướng Chính phù sau 2008 ISO 9001 - 2008 (theo Quyết định số 118/2009-TTg ngày 30/9/2009 Thủ tướng Chính phủ) Để nghiên cứu vận dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 vào hoạt động quản lý cần quán triệt số vấn đề sau: Chất lượng theo ISO là: “Khả tập hợp đặc tính vốn có sản phẩm, hệ thống trình thoả mãn yêu cầu khách hàng bên hữu quan” Với định nghĩa này, chất lượng có đặc điểm là: mang tính chủ quan; chuẩn mực cụ thể; thay đổi theo thời gian không gian, thời gian điều kiện sử dụng; không đồng nghĩa với “sự hoàn hảo” Chất lượng khái niệm đặc trưng cho khả thoả mãn nhu cầu khách hàng, nên sản phẩm hay dịch vụ không đáp ứng nhu cầu khách hàng bị coi chất lượng cho dù trình độ công nghệ sản xuất có đại đến đâu Trong lịch sử phát triển sản xuất, chất lượng sản phẩm dịch vụ không ngừng tăng lên theo phát triển văn minh nhân loại Quản lý chất lượng theo ISO 9000 “là hoạt động phối hợp với để điều hành kiểm soát tổ chức mặt chất lượng” Điều hành kiểm soát mặt chất lượng bao gồm việc thiết lập sách chất lượng mục tiêu chất lượng, hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng cải tiến chất lượng Phương pháp tiếp cận để thiết lập thực hệ thống quản lý chất lượng gọi vòng chu trình PDCA (Lập kế hoạch - Thực - Kiểm tra - Hành động khắc phục /cải tiến) Một tổ chức áp dụng phương pháp tạo niềm tin khách hàng lực trình độ tin cậy sản phẩm tạo sở cho cải tiến liên tục, thông qua nâng cao thoả mãn khách hàng, đem lại thành công cho tổ chức 1.2 Khái quát quy trình áp dụng ISO vào hoạt động quản lý sở đào tạo Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 hệ thống quản lý chất lượng tập hợp tài liệu qui định yêu cầu cấu tổ chức, trách nhiệm, thủ tục, trình nguồn lực để thực quản lý chất lượng Kinh nghiệm từ sở đào tạo triển khai áp dụng ISO thường chia thành giai đoạn, giai đoạn lại chia thành bước, khái quát sau: Giai đoạn 1: Lập kế hoạch (có thời gian tháng) Bước 1, cam kết lãnh đạo:Cam kết lãnh đạo cao tổ chức điều kiện quan trọng điều kiện tiên để xây dựng thực hệ thống quản lý chất lượng có hiệu Bước 2, thành lập ban đạo: Ban đạo phận giúp lãnh đạo điều hành toàn trình tổ chức xây dựng thực hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tổ chức Ban đạo gồm đại diện lãnh đạo số thành viên, thường trưởng hay phó đơn vị chức liên quan Ban đạo người đại diện lãnh đạo phụ trách Bước 3, chọn tư vấn bên ngoài: Do tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho biết cần phải làm mà không rõ phải làm nên tổ chức phải linh hoạt việc thiết kế hệ thống có hiệu lực, hiệu tổ chức Nếu tổ chức nhân hiểu biết sâu sắc có kinh nghiệm việc xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng việc tự thực nhiều thời gian phải sửa chữa nhiều lần Trong trường hợp tổ chức nên thuê tư vấn bên Tuy nhiên sau thuê tư vấn bên giao phó hết cho họ mà tổ chức phải lưu ý công việc tư vấn hướng dẫn, đào tạo mà làm thay tổ chức nên việc xác định chiến lược, mục tiêu, xây dựng văn cụ thể phải tổ chức thực Ngoài ra, tin tưởng vào lựa chọn phải coi tư vấn thành viên đội ngũ quản lý Bước 4, đào tạo: Để triển khai áp dụng ISO 9001:2008 có kết quả, cần làm cho toàn cán bộ, nhân viên tổ chức nắm vững ý nghĩa mục đích việc thực hệ thống ISO 9001:2008, cách thức thực vai trò trách nhiệm người hệ thống Vì đào tạo yêu cầu bắt buộc sở định cho thành công Mọi cán bộ, nhân viên liên quan tổ chức phải đào tạo kiến thức kỹ liên quan tới công việc họ phải thực hệ thống quản lý chất lượng Bước 5, đánh giá thực trạng: Việc đánh giá xem xét thực trạng công việc tổ chức so với yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng hoạt động hành theo ISO 9001:2008 nhằm tìm khiếm khuyết cần bổ sung lập kế hoạch cụ thể để xây dựng thủ tục, tài liệu cần thiết Bước 6, lập kế hoạch thực hiện: Trên sở đánh giá thực trạng, tổ chức cần lập kế hoạch thực gồm nội dung sau đây: mục tiêu phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng; văn cần xây dựng; yêu cầu đào tạo, nguồn lực vấn đề lãnh đạo cần xem xét, định; thời gian tiến độ thực Giao đoạn 2: Biên soạn phổ biến tài liệu hệ thống quản lý chất lượng (có thời gian khoảng năm) Bước 1, biên soạn tài liệu: Đây hoạt động quan trọng trình thực Các tài liệu gồm: - Sổ tay chất lượng tài liệu giới thiệu khái quát Trường, sách chất lượng, cấu tổ chức, trách nhiệm quyền hạn, chức nhiệm vụ đơn vị, giới thiệu trình/hoạt động Hệ thống Quản lý Chất lượng mối tương tác chúng Để thực hoạt động giới thiệu, sổ tay chất lượng dẫn chiếu đến tài liệu tầng qui chế, qui định, qui trình hệ thống quản lý chất lượng giới thiệu cấu trúc hệ thống văn - Qui chế (qui định chế độ): tài liệu không trình tự bước công việc mà mang ý nghĩa pháp lý cao hơn, có tính khái quát qui trình Tài liệu đưa yêu cầu cần đạt và/hoặc qui định khung mang tính nguyên tắc, thường đề cập đến vấn đề liên quan đến nhân sự, tài và/hoặc tổ chức - Qui định: giống với qui chế, tài liệu không mang tính qui định trình tự bước công việc mà mang ý nghĩa pháp lý cao qui trình có tính khái quát Tài liệu đưa yêu cầu cần đạt và/hoặc qui định khung mang tính nguyên tắc Khác với qui chế, tài liệu tập trung vào vấn đề không liên quan đến nhân sự, tài tổ chức Qui định qui chế thay cho Để thực qui định và/hoặc qui chế, Trường ban hành qui trình và/hoặc hướng dẫn chi tiết để đơn vị phối hợp thực - Qui trình (qui định trình tự): tài liệu đề cập đến trình tự bước công việc, nguồn lực sử dụng (nếu cần), trách nhiệm đơn vị trực thuộc việc phối hợp để quản lý thực hoạt động hay công việc cụ thể Tùy truờng hợp, phạm vi đối tượng áp dụng Qui trình bao gồm phòng Trường bao gồm đơn vị trực thuộc - Hướng dẫn: tài liệu cách thức cho nhiều đơn vị tổ chức phòng, đơn vị Trường hay đơn vị trực thuộc để thực chung công việc cụ thể Nội dung phạm vi áp dụng hướng dẫn bị chi phối giới hạn qui chế, qui định hay qui trình có liên quan - Hồ sơ chứng thể kết công việc thực ghi giấy, phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình phương pháp ghi tin khác, hình thành trình theo dõi giải công việc thuộc phạm vi, chức nhiệm vụ đơn vị tổ chức Trường Bước 2, phổ biến tài liệu tổ chức: Tài liệu biên soạn xong phổ biến cho phận, cá nhân có liên quan tổ chức Lãnh đạo cần lắng nghe ý kiến đóng góp xem xét điều chỉnh hay sửa đổi thấy cần thiết Giai đoạn 3: Thực hệ thống quản lý chất lượng Bước 1, công bố áp dụng: Tổ chức công bố việc thực hệ thống quản lý chất lượng theo văn xây dựng phổ biến Thời gian thực lãnh đạo tổ chức định sở xem xét yếu tố chi phối quy mô tổ chức, mức độ cam kết lãnh đạo, trạng, khối lượng văn cần xây dựng, nguồn lực cung cấp…và tham khảo ý kiến chuyên gia tư vấn Bước 2, đánh giá nội bộ: Sau thời gian thực hiện, thường vòng tháng, tổ chức cần tiến hành đánh giá nội để xem xét hệ thống quản lý chất lượng có phù hợp có hiệu hay không Sau đánh giá, lãnh đạo tổ chức xem xét tình trạng hệ thống quản lý chất lượng, thực hành động khắc phục (nếu có) Quá trình đánh giá nội tiến hành nhiều lần hệ thống vận hành tốt Bước 3, đánh giá trước chứng nhận Nếu thấy cần thiết, tổ chức nhờ tổ chức hay số chuyên gia có trình độ chuyên môn cao bên giúp đánh giá sơ bộ, sau đề xuất thực hành động khắc phục (nếu có) Việc đánh giá sơ cho phép tổ chức vững tâm đề xuất xin cấp chứng nhận Giai đoạn 4: Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng Chứng nhận hệ thống chất lượng thủ tục mà bên thứ ba tiến hành để hệ thống quản lý chất lượng tổ chức phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Bên thứ ba tổ chức độc lập với tổ chức xin chứng nhận gọi tổ chức chứng nhận Quá trình chứng nhận tiến hành qua số bước sau: Bước 1: Đánh giá sơ bộ; Bước 2: Đánh giá thức; Bước 3: Quyết định chứng nhận; Bước 4: Giám sát sau chứng nhận đánh giá lại ( Thường sau chu kỳ năm, tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá lại toàn hệ thống quản lý chất lượng để cấp lại giấy chứng nhận) Từ việc khảo sát giai đoạn, bước áp dụng ISO vào sở đào tạo rút số điểm bản, có tính chất tiền đề, điều kiện sau: Một là, cam kết lãnh đạo Cam kết tạo quan điểm, thống ý chí hành động từ cấp cao đến đầu mối trực thuộc tổ chức Hai là, đào tạo cho tất thành viên tổ chức nắm mục tiêu, ý nghĩa, cách thức thực vai trò, trách nhiệm người hệ thống quản lý Ba là, biên soạn tài liệu quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, mối liên hệ phận, cá nhân tổ chức; quy định chế độ, quy trình hướng dẫn thực chế độ, quy trình Bốn là, đánh giá sửa, bổ sung, hoàn thiện cho hệ thống hoạt động ngày tốt Các điều kiện muốn thực điểm bắt đầu hay phải làm trước thực việc phân cấp quản lý cách công tâm, minh bạch Ngoài điều kiện đặc biệt quan trọng thiếu nguồn lực để tổ chức thực hiện, mà trước hết trực tiếp nguồn lực tài Thực trạng hoạt động quản lý Học viện Chính trị - Hành khu vực I xét tiêu chuẩn ISO Học viện Chính trị - Hành khu vực I đơn vị trực thuộc Học viện Chính trị - Hành quốc gia Hồ Chí Minh; trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán lãnh đạo, quản lý chủ chốt, cán khoa học lý luận trị Đảng, Nhà nước đoàn thể trị - xã hội địa bàn phân công; trung tâm nghiên cứu khoa học lý luận Mác – Lênin tư tưởng Hồ Chí Minh, nghiên cứu đường lối, sách Đảng Nhà nước, nghiên cứu khoa học trị, khoa học hành Học viện Chính trị - Hành khu vực I có nhiệm vụ: đào tạo, bồi dưỡng cán lãnh đạo, quản lý cho Đảng, Nhà nước đoàn thể trị - xã hội; nghiên cứu khoa học phục vụ giảng dạy, tổng kết thực tiễn góp phần vào việc hoạch định sách Để hoàn thành tốt hai nhiệm vụ trị đây, Học viện phải tăng cường mở rộng giao lưu, hợp tác quốc tế tăng cường sở vật chất kỹ thuật ngày khang trang, đại 2.1 Phân cấp quản lý: Cùng với đổi sâu rộng, toàn diện chế quản lý kinh tế đất nước, chế quản lý Học viện Chính trị - Hành quốc gia nói chung Học viện Chính trị - Hành khu vực I nói riêng đổi mạnh mẽ Trong đó, việc phân cấp quản lý đặc biệt quan tâm, khoảng 10 năm trở lại Phân cấp quản lý thể khía cạnh: - Sự phân công công việc thành viên Ban Giám đốc Học viện Chính trị - Hành khu vực I quản lý theo chế độ thủ trưởng, có phân công trách nhiệm Đồng chí Giám đốc người đứng đầu, chịu trách nhiệm hoạt động Học viện Giám đốc phân công, ủy quyền cho đồng chí phó Giám đốc phụ trách mảng công việc cụ thể công tác đào tạo, quản lý khoa học, hành – hậu cần; Giám đốc trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán hợp tác quốc tế Khi phân công lần có thay đổi thông báo đến tất đơn vị trực thuộc văn để biết thực - Phân cấp quản lý Ban Giám đốc với đơn vị Ban Giám đốc quản lý vấn đề vĩ mô, có tính chất định hướng vấn đề cần có phối kết hợp đơn vị Những vấn đề cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ đơn vị thủ trưởng đơn vị tự chủ, tự chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc Ở đơn vị lại thực việc phân công, giao nhiệm vụ ban lãnh đạo phân công công việc, giao nhiệm vụ đến thành viên đơn vị Nhìn chung, phân cấp quản lý Học viện Chính trị - Hành khu vực I thời gian qua triển khai mạnh mẽ thực tốt Năm 2009, Học viện xây dựng xong Quy chế quản lý quan, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ công tác phối hợp đơn vị, tổ chức trị, xã hội Học viện Do có thay đổi cấu tổ chức Học viện Chính trị - Hành quốc gia Hồ Chí Minh, đến quy chế chưa ban hành Phân cấp quản lý mạnh mẽ khoa học giúp Học viện hoàn thành nhiệm vụ trị giao có thay đổi nhiều mặt Khoảng 10 năm trở lại đây, có lúc Ban Giám đốc có hai đồng chí,(hai giai đoạn 2006-2007 2010 – 2011) phó Giám đốc phụ trách hoạt động quản lý đạt hiệu cao Công tác đào tạo, chương trình truyền thống Cao cấp bồi dưỡng có thêm đại học trị, chuyên ngành tổ chức cho nước bạn Lào, liên kết đào tạo thạc sĩ, mở rộng thêm chương trình bồi dưỡng cho đối tượng: Tuyên giáo, Văn phòng cấp ủy Dân vận chương trình tổ chức, kiểm tra mở thường xuyên Từ năm 2011 Học viện thức giao đào tạo thạc sĩ với tư cách sở đào tạo độc lập Quan hệ hợp tác quốc tế mở rộng, từ đối tác truyền thống Trung Quốc Lào mở quan hệ ký kết văn hợp tác với đối tác nước phát triển Anh, Úc, Hàn Quốc, Nga… Cơ sở vật chất Học viện trang bị đại, ngày khang trang, đẹp đẽ Kết đây, có nhiều nguyên nhân phân cấp quản lý nguyên nhân Tuy nhiên, phân cấp quản lý Học viện Chính trị - Hành khu vực I số bất cập: phân công nhiệm vụ đến thành viên yếu; công tác phối kết hợp chưa tốt dẫn đến đùn đẩy trách nhiệm; công tác kiểm tra, giám sát để đánh giá, rút kinh nghiệm chưa tổ chức thường xuyên Những bất cập có nhiều nguyên nhân, theo có hai nguyên nhân bản: Một là, chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức đa số đơn vị Học viện trực thuộc chưa văn hóa mà giao chung chung sở chức nhiệm vụ chung Học viện Hai là, đề án đổi cấu tổ chức Học viện Chính trị - Hành khu vực I, sau năm trình lên cấp có thẩm quyền chưa phê duyệt Đây bất cập lớn nhất, phân cấp nhằm nâng cao hiệu hoạt động, muốn phân cấp phải đến tự chủ biên chế tự chủ tài đơn vị trực thuộc, điều kiện chờ phê duyệt phân cấp triệt để đạt hiệu cao 2.2 Đoàn kết trí máy lãnh đạo toàn Học viện Trước năm 2000, đoàn kết nội Học viện (khi Phân viện Hà Nội) diễn nghiêm trọng kéo dài nhiều năm Sau năm 2000, nhờ học rút từ giai đoạn trước đó, với việc tăng cường, bổ sung thêm đội ngũ cán lãnh đạo, quản lý vấn đề đoàn kết nội bước củng cố Trong suốt 10 năm qua mối đoàn kết thống Học viện đề cao trì tốt, nhờ mà Học viện có bước phát triển mạnh mẽ Đoàn kết trí nội cấp lãnh đạo toàn Học viện điều kiện, tiền đề thúc đẩy việc đổi hoạt động quản lý Khi áp dụng ISO, đoàn kết trí trở thành thống nhất, lòng tin để trở thành cam kết lãnh đạo 2.3 Đào tạo, đào tạo lại cán - Công tác đào tạo cán Học viện Chính trị - Hành khu vực I thực tốt, không đảm bảo nâng cao trình độ cho cán công chức có đủ lực đáp ứng ngày tốt nhiệm vụ trị giao mà có chế tạo điều kiện khuyến khích vật chất tinh thần người học Đào tạo có hai dạng đào tạo chuyên môn nghiệp vụ đào tạo lý luận trị Đào tạo chuyên môn nghiệp vụ khuyến khích tất cán công nhân viên chức nhằm đạt chuẩn cho nghạch bậc công chức viên chức, riêng cán giảng dạy khuyến khích đạt trình độ tiến sỹ Đào tạo lý luận trị cán lãnh đạo quản lý giảng viên Cán quản lý khối hành hậu cần yêu cầu có trình độ Trung cấp lý luận trị - hành trở lên Đối với cán quản lý khối nội dung giảng viên bắt buộc phải phổ cập Cao cấp lý luận trị - Đào tạo lại, thông qua hội thảo, hội nghị tập huấn Hội thảo, hội nghị, tập huấn bao gồm hội thảo, hội nghị tập huấn Học viện tổ chức, cấp ban ngành có liên quan Hàng năm, vào chương trình, kế hoạch kinh phí đào tạo, đào tạo lại cán bộ, ban Tổ chức - Cán lên kế hoạch phối hợp với đơn vị chức tổ chức đào tạo lại cho cán công chức, viên chức Công việc thực thường xuyên nếp Tuy nhiên, có năm chưa khai thác hết nguồn kinh phí đào tạo lại cán Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán thường xuyên, nếp có chất lượng tạo thành thói quen nghiên cứu học tập cho cán bộ, công chức, viên chức tiền đề áp dụng ISO Yêu cầu ISO thành viên tổ chức không thông rõ chức nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm mình, phận phân có liên quan mà phải biết cách thực chức nhiệm vụ theo vị trí, vai trò Để đạt yêu cầu công tác đào tạo ISO phải phổ cập đến tất thành viên 2.4 Việc xây dựng quy chế, quy định, quy trình tài liệu hướng dẫn hoạt động quản lý: Học viện Chính trị - Hành khu vực I chấp hành tốt đường lối sách Đảng, pháp luật Nhà nước, thực văn hướng dẫn cấp Căn vào nhu cầu hoạt động quản lý, vận dụng quy phạm pháp luật văn hưỡng dẫn thi hành xây dựng quy chế, thiết lập quy trình hướng dẫn thực Nhìn chung, hoạt động quản lý Học viện tuân thủ pháp luật quy chế, quy định Chi phối toàn mặt hoạt động quan Quy chế hoạt động quan Trong hoạt động quản lý đào tạo, tuân theo Bộ quy chế đào tạo Học viện Chính trị - Hành quốc gia Hồ Chí Minh ban hành, có vận dụng linh hoạt vào điều kiện cụ thể Học viện, Bộ quy chế bao gồm quy chế giảng viên, quy chế giáo viên chủ nhiệm quy chế quản lý học viên Từ cuối năm 2011, ban hành quy chế riêng xây dựng, ban hành thêm Quy định quản lý học viên Lào Lĩnh vực hành – hậu cần có Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế quản lý quỹ chức, quy chế quản lý quỹ đới sống Lĩnh vực nghiên cứu khoa học có Quy chế quản lý khoa học Ngoài quy chế, Học viện xây dựng quy định cho số lĩnh vực cụ thể như: quy định sử dụng xe phương tiên lại, quy định quản lý, sử dụng nhà khách, quy định bảo vệ an ninh, an toàn quan, quy định tiếp khách quốc tế (đoàn ra, đoàn vào)… Từ quy chế, quy định xây dựng các quy trình cho hoạt động như: Quy trình viết bảo vệ luận văn tốt nghiệp, quy trình triển khai nghiệm thu đề tài khoa học, quy trình tuyển dụng cán bộ, quy trình đánh giá cán bộ, công chức… Từ quy chế, quy định xây dựng tài liệu hướng dẫn số trường hợp cần thiết phổ biến trực tiếp hội nghị Các quy chế, quy định sở, khuôn khổ pháp lý cho hoạt động quản lý Học viện, có vai trò định đến hiệu hoạt động quản lý thúc 10 đẩy Học viện phát triển thời gian qua Nếu so với tài liệu ISO thiếu nhiều Tài liệu quan trọng sổ tay chất lượng, tài liệu phông tổng thể hoạt động Học viện gồm gì, ai, phận phải chịu trách nhiệm hoạt động với địa cụ thể cho cá nhân tập thể Các quy chế, quy định phủ khắp mặt hoạt động Học viện quy trình thiếu nhiều, kể quy trình có chưa đạt tiêu chí ISO Đặc biệt quy trình chưa xây dựng lưu đồ (mô hình hóa hay sơ đồ hóa trình tự bước thực hoạt động quản lý) cho lĩnh vực hoạt động Phần hướng dẫn chưa thật tốt dẫn đến công việc đơn vị thực khác 2.5 Đánh giá, chỉnh sửa, bổ sung quy chế, quy định Trong trình tổ chức thực tổ chức đánh giá, sửa, bổ sung bước hoàn thiện ví dụ quy chế chi tiêu nội bộ, từ năm 2009 đến bổ sung, chỉnh sửa ba lần Tuy nhiên, quy trình thiếu nhiều, đặc biệt lưu đồ quản lý việc kiểm tra đánh giá gặp nhiều khó khăn, thiếu xác không thường xuyên Việc vừa không tạo công thực quy chế đồng thời làm giảm động thực nghiêm quy chế Mặc dù vậy, việc đánh gía chỉnh sửa, bổ sung quy chế đặt tiền đề cho việc đánh giá, sửa, bổ sung khắt khe quản lý theo ISO sau Có thể nói, hoạt động quản lý Học viện Chính trị - Hành khu vực I 10 năm qua đạt kết to lớn, góp phần thúc đẩy Học viện phát triển Nếu ví hoạt động quản lý Học viện “cỗ máy” nhìn tổng thể, cỗ máy hoạt động tốt đem lại hiệu cao Tuy nhiên, đặt cỗ máy "khung vỏ mi ca suốt" thấy số phận, chi tiết vận hành chuệch choạc, hiệu quả, phối kết hợp phận tổng thể Nếu đặt cỗ máy hình 3D có lẽ rõ Thực tế áp dụng ISO vào hoạt động quản lý tổ chức có ý nghĩa tương tự Định hướng số giải pháp cho việc áp dụng ISO vào Học viện Chính trị - Hành khu vực I Nếu có đồng thuận, thống ý chí cao đổi hoạt động quản lý Học viện theo ISO, đề xuất vấn đề sau: 3.1 Định hướng Hoàn thiện cấu tổ chức máy theo hướng dẫn 162 Ban Tổ chức Trung ương, đẩy mạnh phân cấp quản lý đến tất khâu hoạt động quản lý Tạo lập tiền đề, điều kiện cho việc áp dụng ISO vào Học viện Chính trị Hành khu vực I, bao gồm: ban hành quy chế hoạt động quan; bổ sung, hoàn thiện quy chế, quy trình quản lý có xây dựng quy chế, quy 11 trình thiếu; chuẩn bị tài liệu nguồn lực tài cho việc đào tạo kiến thức ISO cho toàn trình áp dụng ISO Học viện 3.2 Dự kiến lộ trình xây dựng áp dụng ISO - Về khối lượng công việc thời gian thực hiện: Theo kinh nghiệm đơn vị hành nghiệp, cụ thể trường Đại học Kinh tế - Đại học quốc gia Hà Nội Trường đào tạo Cán quản lý thành phố Hồ Chí Minh, để hoàn thiện việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, đổi hoạt động quản lý theo hướng ISO phải chuẩn bị hoàn thiện khối lượng công việc lớn: (1) Các công việc khởi động: Nghiên cứu, tuyên truyền vận động, thay đổi nhận thức cán công nhân viên từ hoạt động quản lý truyền thống sang hoạt động quản lý theo ISO Làm rõ thuận lợi, khó khăn, được, chuyển sang quản lý theo ISO Thời gian khởi động thường khoảng – 1,5 năm (2) Công việc chuẩn bị tài liệu tiền ISO: Là thời gian chuẩn bị tảng pháp lý sở thực tiễn cho việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO Có hai mảng công việc phải hoàn thành là: hệ thống hóa văn pháp luật có liên quan hệ thống văn Học viện, cho điều chỉnh hoạt động không bị chồng chéo mà lại bảo đảm phối kết hợp đơn vị Học viện; phân cấp hoạt động quản lý Học viện từ người đứng đầu đến người thấp nhất, bảo đảm rõ ràng, công khai, minh bạch Thời gian chuẩn bị tài liệu tiền ISO khoảng tháng (3) Công việc xây dựng tài liệu ISO quy trình quản lý: Xác định phạm vi đổi hoạt động quản lý (toàn đơn vị, hoạt động thuộc Học viện hay có số phận không áp dụng); số lượng tài liệu, quy trình quản lý cần xây dựng; thứ tự ưu tiên, xác định nội dung tài liệu, quy trình Căn vào phân cấp hoạt động quản lý tài liệu tiền ISO mà phân công, xếp, bố trí công việc cụ thể cho cá nhân/nhóm quy trình quản lý Quan trọng phần xây dựng lưu đồ công việc cho quy trình cách hợp lý, khoa học Thời gian thực công việc khoảng từ tháng - năm (4) Vận hành, sửa, hoàn thiện: Sau xây dựng xong quy trình quản lý, bắt đầu vận hành chỉnh sửa hoàn thiện Thời gian khoảng năm Tuy nhiên việc áp dụng quản lý theo ISO trình "tĩnh" "đóng" mà trình "mở" "động" Nên việc xây dựng đưa vào vận hành quy trình quản lý nghĩa xong mà việc kiểm tra, đánh gía, chỉnh sửa hoàn thiện công việc thường xuyên, mắt khâu quan trọng trình quản lý - Xây dựng hệ thống văn chất lượng Nhìn chung, cấu trúc hệ thống văn chất lượng có ba mức: sổ tay chất lượng; quy trình chất lượng; hướng dẫn công việc, mẫu biểu Các văn chất 12 lượng cần xây dựng dự kiến khoảng 30 văn bản, sổ tay chất lượng văn quan trọng nhất, lại quy trình quản lý, hướng dẫn công việc mẫu biểu 3.3 Một số giải pháp Thứ nhất, Thực rà soát kiện toàn cấu tổ chức máy theo hướng tinh gọn, hiệu phù hợp với việc áp dụng ISO; tránh chồng chéo mặt chức năng, nhiệm vụ theo hướng phân công, phân nhiệm, phân cấp tổ chức Trên sở xây dựng hệ thống phân công công việc cá nhân nên tiến hành theo mô tả công việc Bao gồm: Bản mô tả công việc theo chức đơn vị mô tả công việc cá nhân cán bộ, nhân viên Các văn phải phê duyệt thông báo rộng rãi đến toàn thể cán bộ, nhân viên tổ chức biết, thực phối hợp thực (thống ban hành mẫu biểu Bản mô tả toàn tổ chức) Điều khó khăn cấu tổ chức máy Học viện trình đổi theo Hướng dẫn 162 Trung ương chưa phê duyệt Đây ngăn trở lớn nhất, ảnh hưởng đến tiến trình đổi hoạt động quản lý theo định hướng ISO Thứ hai, đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục kiến thức hệ thống quản lý chất lượng:Áp dụng ISO 9000 không công việc riêng quan hành nhà nước mà yêu cầu chung toàn xã hội quan đơn vị Vì vậy, cần nâng cao hiệu hoạt động công tác phối hợp phổ biến, giáo dục pháp luật cải cách hành chính, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng công tác Học viện đến đơn vị Học viện; thu hút tham gia tích cực cấp ủy đảng, cấp quyền, công đoàn, đoàn niên Học viện Công khai nội dung văn pháp luật, thủ tục hành chính, quy trình, thời gian giải công việc trang thông tin điện tử Học viện để đơn vị có điều kiện tìm hiểu thực thuận lợi Thứ ba, tăng cường công tác đạo, điều hành công tác cải cách hành chính, trì thực thường xuyên cải tiến hệ thống quản lý chất lượng Học viện: Ban Giám đốc Học viện, thủ trưởng đơn vị phải xác định cải cách hành nhiệm vụ trọng tâm, thường xuyên tập trung đạo liệt; tăng cường tính chuyên nghiệp, giải nhanh công việc đơn vị cá nhân Học viện Nêu cao trách nhiệm người đứng đầu quan, đơn vị thực nhiệm vụ cải cách hành chính; thủ trưởng đơn vị phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước cấp công tác cải cách hành đơn vị Thực tốt chế độ tra, kiểm tra công vụ chế độ trách nhiệm người đứng đầu quan, đơn vị Phối hợp với cấp ủy đảng, quyền, công 13 đoàn công tác tuyên truyền, kiểm tra giám sát giải thủ tục hành vướng mắc cá nhân, đơn vị Thứ tư, tăng cường lãnh đạo cấp ủy đảng, cấp quyền công tác cải cách hành Học viện: Cải cách hành đòi hỏi đổi sâu sắc tư duy, nhận thức Với nhận thức quản lý theo ISO 9001: 2008, từ để thống hành động toàn Đảng cán công chức nhiệm vụ cải cách hành Học viện thời kỳ Nâng cao lực lãnh đạo, sức chiến đấu Đảng lãnh đạo đạo cấp ủy đảng công tác cải cách hành chính, đặc biệt cải cách thủ tục hành Học viện Thông qua kết cải cách hành để xem xét đánh giá sử dụng cán đảng viên Tăng cường lãnh đạo kiểm tra đông đốc, sơ kết uốn nắn kịp thời việc thực chủ trương, nghị đảng công tác cải cách hành chính; thực tốt quy chế dân chủ sở nhằm tạo trí tâm cao, thực có hiệu công tác Thứ năm, xây dựng tài liệu, hồ sơ để quản lý thống hồ sơ lưu trữ toàn Học viện: Các tài liệu gồm: sổ tay chất lượng, qui chế (qui định chế độ), qui định, qui trình (qui định trình tự), hồ sơ Tài liệu ISO đòi hỏi tỉ mỷ, độ xác cao phải bảo đảm tính khái quát tổng thể Để chuẩn bị tài liệu phải có đội ngũ chuyên gia am tường công việc đảm nhiệm Trong điều kiên Học viện, thuê nhà tư vấn thuê đào tạo chuyên gia để tự tổ chức thực ISO hệ thống quản lý chất lượng "mở", "linh hoạt" Mở ISO đưa khuôn khổ nguyên tắc, toàn hồ sơ, quy chế, quy trình tổ chức vào điều kiện thiết kế, xây dựng phối hợp với quan tư vấn thực "Linh hoạt" luôn đánh giá, sửa, bổ sung hoàn thiện theo yêu cầu thực tế tổ chức Do đó, áp dụng ISO đòi hỏi cá nhân tập thể phải làm việc hết mình, đơn vị trì tính "Mở" "linh hoạt ISO đem lại hiệu cao quản lý gặt hái nhiều thành Chính vậy, năm tiếp theo, sau hoàn thiện hệ thống tiêu chuẩn tiêu chuẩn hóa chất lượng ISO, Học viện Chính trị - Hành khu vực I chiển khai đưa ISO vào đổi hoạt động quản lý, góp phần xây dựng Học viện Chính trị - Hành khu vực I Học viện Chính trị - Hành quốc gia Hồ Chí Minh phát triển; 14 TS Nguyễn Đăng Thông, Chánh Văn phòng Học viện Chính trị - Hành khu vực I • TS Đỗ Đức Quân, Phó Chánh Văn phòng Học viện Chính trị - Hành khu vực I 15 [...]... đặt cỗ máy này trên màn hình 3D thì có lẽ còn rõ hơn Thực tế áp dụng ISO vào hoạt động quản lý ở các tổ chức có ý nghĩa tương tự như vậy 3 Định hướng và một số giải pháp cơ bản cho việc áp dụng ISO vào Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I Nếu có được sự đồng thuận, thống nhất ý chí cao trong đổi mới hoạt động quản lý của Học viện theo ISO, chúng tôi đề xuất mấy vấn đề sau: 3.1 Định hướng Hoàn thiện... quá trình áp dụng ISO tại Học viện 3.2 Dự kiến lộ trình xây dựng và áp dụng ISO - Về khối lượng công việc và thời gian thực hiện: Theo kinh nghiệm các đơn vị hành chính sự nghiệp, cụ thể là trường Đại học Kinh tế - Đại học quốc gia Hà Nội và Trường đào tạo Cán bộ quản lý thành phố Hồ Chí Minh, để hoàn thiện việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, đổi mới hoạt động quản lý theo hướng ISO phải chuẩn... tiền ISO mất khoảng 6 tháng (3) Công việc xây dựng các tài liệu ISO và các quy trình quản lý: Xác định phạm vi đổi mới hoạt động quản lý (toàn bộ các đơn vị, các hoạt động thuộc Học viện hay có một số bộ phận không áp dụng) ; số lượng các tài liệu, các quy trình quản lý cần xây dựng; thứ tự ưu tiên, xác định nội dung từng tài liệu, quy trình Căn cứ vào phân cấp hoạt động quản lý của tài liệu tiền ISO. .. được tính "Mở" và "linh hoạt của ISO đều đem lại hiệu quả cao trong quản lý và gặt hái được nhiều thành quả Chính vì vậy, những năm tiếp theo, sau khi hoàn thiện hệ thống tiêu chuẩn tiêu chuẩn hóa chất lượng ISO, Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I sẽ chiển khai đưa ISO vào đổi mới hoạt động quản lý, góp phần xây dựng Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I và Học viện Chính trị - Hành chính quốc... truyền vận động, thay đổi nhận thức của cán bộ công nhân viên từ hoạt động quản lý truyền thống sang hoạt động quản lý theo ISO Làm rõ những thuận lợi, khó khăn, cái được, cái mất khi chuyển sang quản lý theo ISO Thời gian khởi động thường mất khoảng 1 – 1,5 năm (2) Công việc chuẩn bị các tài liệu tiền ISO: Là thời gian chuẩn bị các nền tảng pháp lý và cơ sở thực tiễn cho việc xây dựng hệ thống quản lý. .. từng quy trình quản lý Quan trọng nhất trong phần này là xây dựng được lưu đồ công việc cho từng quy trình một cách hợp lý, khoa học Thời gian thực hiện các công việc này mất khoảng từ 6 tháng - 1 năm (4) Vận hành, chính sửa, hoàn thiện: Sau khi xây dựng xong các quy trình quản lý, bắt đầu vận hành chỉnh sửa và hoàn thiện Thời gian này khoảng 1 năm Tuy nhiên việc áp dụng quản lý theo ISO không phải... mạnh phân cấp quản lý đến tất cả các khâu của hoạt động quản lý Tạo lập các tiền đề, điều kiện cho việc áp dụng ISO vào Học viện Chính trị Hành chính khu vực I, bao gồm: ban hành quy chế hoạt động cơ quan; bổ sung, hoàn thiện các quy chế, quy trình quản lý đã có và xây dựng mới các quy chế, quy 11 trình còn thiếu; chuẩn bị tài liệu và nguồn lực tài chính cho việc đào tạo kiến thức cơ bản về ISO và cho... luật về cải cách hành chính, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong công tác của Học viện đến các đơn vị của Học viện; thu hút sự tham gia tích cực của các cấp ủy đảng, các cấp chính quyền, công đoàn, đoàn thanh niên của Học viện Công khai nội dung các văn bản pháp luật, thủ tục hành chính, quy trình, thời gian giải quyết công việc trên trang thông tin điện tử của Học viện để các đơn vị có điều kiện... khó khăn nhất hiện nay là cơ cấu tổ chức bộ máy của Học viện đang trong quá trình đổi mới theo Hướng dẫn 162 của Trung ương nhưng chưa được phê duyệt Đây là ngăn trở lớn nhất, ảnh hưởng đến tiến trình đổi mới hoạt động quản lý theo định hướng ISO Thứ hai, đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục kiến thức về hệ thống quản lý chất lượng:Áp dụng ISO 9000 không chỉ là công việc riêng của các cơ... hoạt động quản lý của Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I hơn 10 năm qua đã đạt được những kết quả to lớn, góp phần thúc đẩy Học viện phát triển Nếu ví hoạt động quản lý của Học viện như một “cỗ máy” thì nhìn tổng thể, cỗ máy đã hoạt động tốt và đem lại hiệu quả cao Tuy nhiên, nếu đặt cỗ máy ấy trong một "khung vỏ mi ca trong suốt" thì sẽ thấy còn một số bộ phận, chi tiết vận hành chuệch choạc,