ĐỀ tài xây DỰNG PHẦN mềm QUẢN lý bán HÀNG

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG GVHD : Nguyễn Thị Ngọc SVTH : Dương Hồng Thanh Phú Nguyễn Thế Vũ mềm Lớp : 12LT-TP Ngành : Công nghệ thông tin CN : Công nghệ phần Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 6 tháng 6 năm 2014 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN  TPHCM, Ngày Tháng Năm 2014 Giáo viên hướng dẫn GVHD: Nguyễn Thị Ngọc Phú MỤC LỤC GVHD: Nguyễn Thị Ngọc Phú Trang 5 LỜI MỞ ĐẦU - Một đất nước được coi là phát triển khi đất nước đó có một nền kinh tế vững mạnh và hiệu quả Xét ở phạm vi một doanh nghiệp trong cơ chế thị trường hiện nay thì quá trình bán hàng có vai trò rất lớn, quyết định sự tồn - tại và phát triển của doanh nghiệp Trong những năm gần đây, sự chuyển hướng đổi mới của cơ chế thị trường nền kinh tế nước ta có nhiều biến động Hoạt động kinh doanh nói chung hầu hết các doanh nghiệp đều đổi mới, bước đầu đã hoà nhập với nền kinh tế khu vực và cả thế giới Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp thương mại nói riêng vấn đề tiêu thụ là một trong những yếu tố quan trọng trong việc tiêu thụ hàng hoá, là một nghệ thuật kinh doanh của từng doanh nghiệp Mỗi nhà doanh nghiệp phải biết nắm bắt được một nguồn cung ứng hàng hoá và sự biến động của nó, phải năng động, thích hợp, mềm - dẻo… Và trong quá trình kinh doanh phát triển của các công ty, tổ chức, doanh nghiệp thì một lượng lớn các thông tin về giao dịch (mua bán, trao đổi) các loại hàng hoá giữa các bên liên quan như nhà cung cấp, nhà buôn bán và khách hàng đều cần được quản lý, theo dõi hàng ngày Quy mô và số lượng của giao dịch càng lớn, càng nhiều người thì số lượng thông tin càng nhiều, càng quan trọng và phức tạp Chính vì thế sẽ mất nhiều thời gian, công sức để quản lý dễ dẫn đến những sai sót đáng tiếc khi quản lý, - khai thác và xử lý các thông tin trên Với một thực trạng như vậy thì việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý sẽ làm cho quá trình tác nghiệp đạt được những hiệu quả lớn, nhanh chóng - và chính xác hơn Nhờ sự quan tâm, hướng dẫn của cô Nguyễn Thị Ngọc Phú, chúng em đã từng bước nghiên cứu và vận dụng các kiến thức đã được học để tìm hiểu, phân tích và xây dựng được chương trình quản lý đáp ứng tương đối một số các yêu cầu đặt ra Tuy nhiên, do kiến thức còn hạn chế nên chương trình vẫn không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, chúng em rất mong GVHD: Nguyễn Thị Ngọc Phú Trang 6 nhận được sự đóng góp ý kiến của cô và các bạn để có thể từng bước xây - dựng chương trình ngày càng hoàn thiện và hiệu quả hơn Chúng em xin chân thành cảm ơn ! GVHD: Nguyễn Thị Ngọc Phú Trang 7 Chương I: PHÂN TÍCH VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU PHẦN MỀM 1.1 Khảo sát nghiệp vụ và mô tả hệ thống 1.1.1 Khảo sát nghiệp vụ - Đề tài được thực hiện tại công ty Long Nhật Là công ty chuyên kinh doanh về đồ điện tử, điện thoại di động, tivi, máy nghe nhạc, máy vi tính… đây là công ty có quy mô vừa và nhỏ, đặc biệt là chưa sử dụng phần mềm kế toán, các hoạt động bán hàng diễn ra chủ yếu bằng thủ công nên tốn kém nhiều thời gian và chi phí Vì thế trở ngại trong việc bán hàng - là không tránh khỏi Qua quá trình khảo sát chúng tôi đã thu thập đc những thông tin nghiệp vụ - như sau: Công ty Long Nhật kinh doanh nhiều loại mặt hàng Mỗi loại mặt hàng công ty phân biệt nó dựa trên mã mỗi loại mặt hàng, mỗi mặt hàng đều thuộc vào một loại mặt hàng duy nhất và lưu trữ kèm theo thông tin về tên hàng, đơn vị tính, nơi sản xuất, số lượng tồn đầu kỳ Theo từng thời điểm mỗi mặt hàng được công ty ấn định giá bán khác nhau Các mặt hàng được công ty nhập về từ nhiều đối tác khác nhau thông tin mà công ty cần lưu trữ đối với mỗi đối tác gồm có: tên công ty hoặc tên người đại diện, địa chỉ, số điện thoại Khi nhập hàng hoặc xuất hàng công ty sẽ lập chứng từ tùy theo nhu cầu là xuất hay nhập mỗi chứng từ sẽ có các thông tin như số phiếu, ngày lập phiếu, tên công ty hoặc người đại diện phía đối tác, tên nhân viên lập phiếu, chi tiết về số lượng, giá bán của từng mặt hàng và tổng tiền các mặt hàng của chứng từ Công ty có nhiều nhân viên kinh doanh mỗi nhân viên công ty cần lưu trữ thông tin để quản lý gồm mã nhân viên, tên nhân viên, địa chỉ, số điện thoại GVHD: Nguyễn Thị Ngọc Phú Trang 8 1.1.2 Mô tả hệ thống: - Công ty có các bộ phận nhập xuất hàng, bộ phận kho, bộ phận kế toán Mô hình tổ chức như sau: 1.1.3 Giám đốc Bộ phận nhập hàng Bộ phận bán hàng Bộ phận kế toán 1.1.4 Trong đó: - Bộ phận nhập hàng: • Khi nhận được thông báo của nhà cung ứng về việc nhập hàng, phòng mua hàng lập một bản tiến độ mua hàng Tiến độ nhập hàng được lập theo biểu mẫu đính kèm quy định • Tiến độ nhập hàng được chuyển cho phòng mua hàng, kho biết để chủ động sắp xếp công việc, xác định tiến độ giao hàng cho khách • Kiểm tra hàng hoá: Khi hàng nhập kho, Thủ kho có trách nhiệm mời nhân viên mua hàng, nhân viên bán hàng xuống cùng kiểm tra chất lượng hàng hoá • Kiểm tra số lượng: cân, đong, đo, đếm từng lô, từng kiện, xác định số lượng theo phương pháp đồng dạng • Kiểm tra chất lượng: theo tiêu chuẩn từ hợp đồng mua hàng • Kiểm tra về qui cách • Thủ kho tiến hành lập biên bản kiểm tra hàng hoá, biên bản có chữ ký xác nhận của Thủ kho, nhà cung cấp, phòng cung ứng GVHD: Nguyễn Thị Ngọc Phú Trang 9 • Nếu hàng không đạt hoặc một phần không đạt hoặc không đúng theo thoả thuận, phòng cung ứng phải làm việc với nhà cung cấp giao hàng lại theo đúng hợp đồng • Trường hợp hàng hoá đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho Thủ kho lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho phải chuyển cho phòng kế toán, phòng cung ứng, phòng bán hàng Phiếu nhập kho theo mẫu của Bộ tài chính - Bộ phận bán hàng: • Yêu cầu xuất hàng có thể xuất phát từ các nguồn: xuất bán cho khách hàng, xuất chuyển cho siêu thị- đại lý, xuất cho cửa hàng, xuất để thay hàng bị hư (đổi hàng cho khách) • Các bộ phận cần nhập hàng phải gởi giấy đề nghị về phòng bán hàng vào sáng thứ 3, 5, 7 hàng tuần Nhu cầu nhập hàng phải được lập kế hoạch từ trước, trừ trường hợp đặc biệt thì bộ phận yêu cầu phải giải trình cho phòng bán hàng biết • Nhân viên quản trị hàng hóa của phòng bán hàng tập hợp tất cả các phiếu yêu cầu xuất hàng của các nơi, căn cứ vào lượng hàng bán của từng địa điểm, bản hàng tồn kho thành phẩm, quy định phân hàng của từng điểm bán Sau đó kiểm tra và điều chỉnh yêu cầu xuất hàng của các nơi Sau đó xác nhận lên phiếu yêu cầu xuất hàng, photo làm 03 bản trình Trưởng phòng bán hàng ký Liên chính giao cho kế toán để xuất hoá đơn, liên 2 giao cho thủ kho để lấy hàng, liên 3 giữ lại • Sau đó nhân viên quản trị hàng, phiếu xuất hàng cho nhân viên giao nhận, nhân viên giao nhận lấy phiếu xuất hàng và nhận hàng tại kho • Thủ kho căn cứ vào yêu cầu xuất hàng của NV quản trị hàng hóa, căn cứ vào phiếu xuất hàng kiểm tra các hàng yêu cầu xuất còn tại kho hay không GVHD: Nguyễn Thị Ngọc Phú Trang 10 • Nêu các mặt hàng yêu cầu xuất còn thì thu kho lập phiếu xuất kho theo đúng nguyên tắc kế tóan Thủ kho xuất kho hàng hoá, nhân viên giao nhận ký vào ô người nhận, nhận thêm một phiếu xuất kho, photo thêm một bản • Nếu có một trong những mặt hàng yêu cầu đặc không còn tại kho thì thủ kho tiến hành báo cho NV quản trị hàng và chờ quyết định của NV quản trị • Thủ kho, nhân viên giao hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng hoá về các thông sồ: quy cách,số lượng, chất lượng, bao bì sản phẩm Nếu phát hiện không đạt yêu cầu, phải đổi hàng khác, báo lại cho phòng bán hàng kết quả • Nhân viên giao nhận sau đó liên hệ kế toán để xuất hoá đơn (đối với khách hàng cần hoá đơn) • Sau khi nhận được thông tin của nhân viên giao nhận, kế toán kiểm tra lại đầy đủ các nội dung như tên sản phẩm, quy cách, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng cộng, số phiếu, chữ ký Nếu đạt thì xuất hoá đơn - Bộ phận kế toán: • Thống kế số lượng hàng nhập • Thống kê số lượng hàng xuất • Báo cáo số lượng hàng tồn theo kỳ 1.2 GVHD: Nguyễn Thị Ngọc Phú Trang 26 2.1.5.58 R 5 2.1.5.62 G IAB 2.1.5.59 T hêm 2.1.5.63 + 2.1.5.60 S ửa 2.1.5.64 + 2.1.5.61 X óa 2.1.5.65 - /-(*) AN 2.1.5.66 • GVHD: Nguyễn Thị Ngọc Phú Trang 27 • Bối cảnh: CTPNX 2.1.5.67 R6:n1, n2 CTPNX 2.1.5.68 n1n2 =n1.[SOPHIEU, MaHang] n2.[SOPHIEU, MaHang] 2.1.5.69 Cuối 2.1.5.70 Bảng tầm ảnh hưởng 2.1.5.71 R 2.1.5.72 T 6 2.1.5.75 C 2.1.5.73 S hêm ửa 2.1.5.76 + 2.1.5.77 + 2.1.5.74 X óa 2.1.5.78 - /-(*) TPN X 2.1.5.79 • Bối cảnh: PNX 2.1.5.80 R7:n1, n2 PNX 2.1.5.81 n1n2 =n1.SOPHIEU] n2.SOPHIEU 2.1.5.82 Cuối 2.1.5.83 Bảng tầm ảnh hưởng 2.1.5.84 R 7 2.1.5.88 P NX 2.1.5.85 T hêm 2.1.5.89 + 2.1.5.86 S ửa 2.1.5.90 + 2.1.5.87 X óa 2.1.5.91 - /-(*) 2.1.5.92 2.1.5.2 GVHD: Nguyễn Thị Ngọc Phú Trang 28 2.1.5.2 Ràng buộc toàn vẹn khóa ngoại • Bối cảnh: DMHH 2.1.5.93 R8: DMHH.[MaLoai] LoaiHang.[MaLoai] 2.1.5.94 Bảng tầm ảnh hưởng 2.1.5.95 R8 2.1.5.99 LoaiH 2.1.5.96 Thêm 2.1.5.100 - ang 2.1.5.103 DMH 2.1.5.97 Sữa 2.1.5.101 +/- 2.1.5.98 X 2.1.5.102 (*) 2.1.5.104 + 2.1.5.105 + 2.1.5.10 H 2.1.5.107 • Bối cảnh: GIABAN 2.1.5.108 R9: GIABAN.[MaHang] DMHH.[MaHang] 2.1.5.109 Bảng tầm ảnh hưởng 2.1.5.110 R9 2.1.5.111 Thê 2.1.5.112 Sữa 2.1.5.113 X 2.1.5.116 +/- 2.1.5.117 m 2.1.5.114 GIAB 2.1.5.115 - AN 2.1.5.118 DMH (*) 2.1.5.119 + 2.1.5.120 + 2.1.5.12 H 2.1.5.122 • Bối cảnh: CTPNX 2.1.5.123 R10: CTPNX.[MaHang] DMHH.[MaHang] 2.1.5.124 Bảng tầm ảnh hưởng 2.1.5.125 R10 2.1.5.126 Thê 2.1.5.127 Sữa 2.1.5.128 X 2.1.5.131 +/- 2.1.5.132 m 2.1.5.129 DM HH 2.1.5.133 CTP 2.1.5.130 - (*) 2.1.5.134 + 2.1.5.135 + NX 2.1.5.137 GVHD: Nguyễn Thị Ngọc Phú 2.1.5.136 Trang 29 • GVHD: Nguyễn Thị Ngọc Phú Trang 30 • Bối cảnh: CTPNX 2.1.5.138 R11: CTPNX.[SOPHIEU]PNX.[SOPHIEU] 2.1.5.139 Bảng tầm ảnh hưởng 2.1.5.140 R11 2.1.5.141 T 2.1.5.142 S hêm 2.1.5.144 PNX 2.1.5.148 CTPN 2.1.5.143 X ữa óa 2.1.5.145 - 2.1.5.146 + 2.1.5.147 + 2.1.5.149 + /-(*) 2.1.5.150 + 2.1.5.151 - X 2.1.5.152 • Bối cảnh: PNX 2.1.5.153 R12: PNX.[MaNV]NhanVien.[MaNV] 2.1.5.154 Bảng tầm ảnh hưởng 2.1.5.155 R 12 2.1.5.159 N 2.1.5.156 T 2.1.5.157 S hêm 2.1.5.158 X ữa 2.1.5.160 - óa 2.1.5.161 + hanVie 2.1.5.162 + /-(*) n 2.1.5.163 P 2.1.5.164 + 2.1.5.165 + 2.1.5.166 - NX 2.1.5.167 • Bối cảnh: PNX 2.1.5.168 R13: PNX.[MaKH] DMKH.[MaKH] 2.1.5.169 Bảng tầm ảnh hưởng 2.1.5.170 R13 2.1.5.171 Thê 2.1.5.172 Sữa 2.1.5.173 X 2.1.5.176 +/- 2.1.5.177 m 2.1.5.174 DM KH 2.1.5.178 PNX 2.1.5.175 - (*) 2.1.5.179 + 2.1.5.180 + 2.1.5.182 GVHD: Nguyễn Thị Ngọc Phú 2.1.5.181 Trang 31 2.1.5.3 GVHD: Nguyễn Thị Ngọc Phú Trang 32 2.1.5.3 Ràng buộc toàn vẹn về miền giá trị: • Bối cảnh: CTPNX 2.1.5.183 R14:s CTPNX 2.1.5.184 s.SoLuong > 0 2.1.5.185 Cuối 2.1.5.186 Bảng tầm ảnh hưởng 2.1.5.187 R 2.1.5.188 T 14 2.1.5.191 C hêm 2.1.5.192 + 2.1.5.189 S ữa 2.1.5.193 + 2.1.5.190 X óa 2.1.5.194 - TPNX 2.1.5.195 • Bối cảnh: CTPNX 2.1.5.196 R15:s CTPNX 2.1.5.197 s.DonGia > 0 2.1.5.198 Cuối 2.1.5.199 Bảng tầm ảnh hưởng 2.1.5.200 R 2.1.5.201 T 15 2.1.5.204 C hêm 2.1.5.205 + 2.1.5.202 S ữa 2.1.5.206 + 2.1.5.203 X óa 2.1.5.207 - TPNX 2.1.5.208 • Bối cảnh: GIABAN 2.1.5.209 R16:s GIABAN 2.1.5.210 s.DonGia > 0 2.1.5.211 Cuối 2.1.5.212 Bảng tầm ảnh hưởng 2.1.5.213 R 16 2.1.5.217 G 2.1.5.214 T hêm 2.1.5.218 + 2.1.5.215 S ữa 2.1.5.219 + 2.1.5.216 X óa 2.1.5.220 - IABA N GVHD: Nguyễn Thị Ngọc Phú Trang 33 2.1.5.221 2.2 GVHD: Nguyễn Thị Ngọc Phú Trang 34 2.2 Thiết kế xử lý 2.2.1 DFD ngữ cảnh: 2.1.5.222 2.2.2 Sơ đồ lập phiếu nhập: 2.1.5.223 2.1.5.224 Sơ đồ DFD mức 0 GVHD: Nguyễn Thị Ngọc Phú Trang 35 2.1.5.225 2.1.5.226 Sơ đồ DFD mức 1 2.2.3 Sơ đồ lập phiếu xuất: GVHD: Nguyễn Thị Ngọc Phú Trang 36 2.1.5.227 2.1.5.228 Sơ đồ DFD mức 0 2.1.5.229 2.1.5.230 Sơ đồ DFD mức 1 2.1.5.231 2.2.4 Sơ đồ lập phiếu báo cáo GVHD: Nguyễn Thị Ngọc Phú Trang 37 2.1.5.232 GVHD: Nguyễn Thị Ngọc Phú Trang 38 2.3 Thiết kế giao diện 2.3.1 Thiết kế màn hình thông tin hàng 2.3.1.1 Theo tính đúng đắn 2.4 2.3.1.2 Theo tính tiện dụng 2.6 GVHD: Nguyễn Thị Ngọc Phú Trang 39 2.3.2 Thiết kế màn hình lập chứng từ 2.3.2.1 Theo tính đúng đắn 2.3.3 2.3.2.2 Theo tính tiện dụng 2.3.4 GVHD: Nguyễn Thị Ngọc Phú Trang 40 2.3.3 Thiết kế màn hình Loại hàng 2.2.3.1 Theo tính đúng đắn 2.3.5 2.3.3.2 Theo tính tiện dụng 2.3.6 GVHD: Nguyễn Thị Ngọc Phú