PHẦN MỀM VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ Q-EOFFICE

111 - giải pháp nâng cao hiệu quản lý Khách hàng: .5 Đại lý phân phối: KHÁCH HÀNG ĐÁNH GIÁ VỀ PHẦN MỀM Q-EOFFICE Phần GIỚI THIỆU PHẦN MỀM VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ Q-EOFFICE Q-eOffice 1.0 giải pháp nâng cao hiệu quản lý Mục tiêu Q-eOffice 10 Các Phân hệ Q-eOffice 1.0 .10 3.1 Trang tin điện tử nội - Tin tức, thông báo nội bộ, công văn .11 3.2 Phân hệ Công văn - Dự thảo, xử lý công văn đi, xử lý công văn đến 12 3.3 Phân hệ Công việc - Giao việc, xử lý công việc, báo cáo công việc 16 3.4 Phân hệ Lịch công tác - Tạo, quản lý lịch công tác cá nhân, đơn vị 18 3.5 Phân hệ Chat - Chat text Webase 19 3.6 Phân hệ Tin SMS - Gửi tin nhắn SMS điện thoại di động 20 3.7 Phân hệ Tài liệu - Quản lý, chia sẻ hồ sơ/tài liệu mạng 21 3.8 Phân hệ Tin nhắn - Quản lý tin nhắn nội .23 3.9 Phân hệ Nhân - Quản lý hồ sơ nhân cá nhân 24 3.10 Phân hệ Diễn đàn - Forum 24 3.11 Phân hệ Danh bạ - Quản lý, chia sẻ danh bạ cá nhân .25 3.12 Phân hệ Thư viện ảnh - Quản lý thư viện ảnh cá nhân 26 3.13 Phân hệ Quản trị - Quản trị hệ thống Q-eOffice 26 Phần .27 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG 27 I ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG 27 II CÁC THÀNH PHẦN TRANG CHỦ 29 III PHÂN HỆ TIN TỨC/THÔNG BÁO 32 III.1 Xem Tin tức/Thông báo: .32 III.2 Cập nhật Thông báo, tin tức nội bộ: .34 III.2.1 Ai quyền cập nhật: 34 III.2.2 Gửi viết (tất người sử dụng): 34 III.2.3 Sửa viết gửi (tất người sử dụng): .36 III.2.4 Duyệt, đăng tải viết (sử dụng cho Lãnh đạo): 37 IV PHÂN HỆ CÔNG VĂN 38 IV.1 Dự thảo Công văn, xử lý công văn 38 IV.1.1 Dự thảo công văn trực tuyến: 38 IV.1.2 Xử lý công văn (người xử lý/tham gia ý kiến): .43 IV.1.3 Dừng xử lý công văn (sử dụng cho người dự thảo văn bản): 45 IV.1.4 Xem kết xử lý/tham gia ý kiến (sử dụng cho người dự thảo văn bản): 46 IV.1.5 Tiếp tục đề nghị xử lý/tham gia ý kiến (sử dụng cho người dự thảo văn bản): 46 Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 111 - giải pháp nâng cao hiệu quản lý IV.1.6 Xoá nội dung xử lý, file văn kèm theo cán xử lý/tham gia ý kiến (sử dụng cho người dự thảo văn bản): .47 IV.1.7 Phát hành công văn (chỉ sử dụng cán dự thảo): 48 IV.2 Quản lý công văn 49 IV.3 Quản lý, Xử lý công văn đến 49 IV.3.1 Công văn đến không cần xử lý: 49 IV.3.2 Công văn đến cần xử lý 50 V PHÂN HỆ CÔNG VIỆC .52 V.1 Tạo công việc mới, giao việc trực tuyến: .52 V.2 Xử lý công việc trực tuyến .55 V.3 Chuyển tiếp công việc giao cho người khác 57 V.4 Theo dõi kết xử lý công việc (dùng cho người giao việc) 58 V.5 Dừng, tiếp tục xử lý công việc (dùng cho người giao việc) 59 V.6 Báo cáo kết công việc .60 V.6.1 Tạo báo cáo kết công việc 60 V.6.2 Xem báo cáo cá nhân 62 V.6.3 Nhận báo cáo công việc (dành cho lãnh đạo) 63 V.6.4 Xem báo cáo nhân viên (dành cho lãnh đạo đơn vị) 63 V.6.5 Thống kê báo cáo nhân viên (dành cho lãnh đạo đơn vị) 64 V.6.7 Đăng ký nghỉ phép (dành cho nhân viên) 65 VI PHÂN HỆ HỒ SƠ/TÀI LIỆU 66 VI.1 Quản lý tài liệu cá nhân 66 VI.1.1 Tạo thư mục .66 VI.1.2 Cập nhật file tài liệu (file): 67 VI.1.3 Đổi tên, chép, xoá thư mục, tài liệu 68 VI.2 Chia sẻ thư mục, file mạng 69 VI.3 Nhận tài liệu từ người khác chia sẻ 71 VI.3 Cập nhật tài liệu dùng chung đơn vị 72 VI.5 Tìm kiếm tài liệu 72 VII PHÂN HỆ TIN NHẮN NỘI BỘ 73 VII.1 Soạn gửi tin nhắn 73 VII.2 Đọc, xoá, trả lời chuyển tiếp tin nhắn .75 VII.3 Hòm thư chưa gửi 76 VIII PHÂN HỆ TIN SMS 78 VIII.1 Gửi tin nhắn SMS 78 VIII.2 Trả lời tin nhắn SMS từ điện thoại di động bạn 79 VIII.3 Quản lý tin nhắn SMS đến 80 VIII.4 Quản lý tin nhắn SMS gửi .81 VIII.5 Quản lý tin nháp 81 IX PHÂN HỆ CHAT TEXT 83 IX.1 Thêm nhóm chat .83 IX.2 Thêm người chát vào nhóm 84 IX.3 Xóa nhóm chat, xoá người dùng nhóm chat 84 IX.4 Chat text 85 X PHÂN HỆ LỊCH CÔNG TÁC 86 X.1 Lập lịch công tác cá nhân .86 Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 111 - giải pháp nâng cao hiệu quản lý X.2 Xác nhận lịch công tác người khác lập .88 X.3 Lập lịch công tác từ điện thoại di động 89 X.4 Sửa kế hoạch công tác cá nhân 90 X.5 Xoá lịch công tác cá nhân 91 X.6 Huỷ lịch công tác cá nhân 92 X.7 Xem lịch công tác cá nhân .92 X.8 Xem lịch công tác lãnh đạo 93 X.9 Xem lịch công tác phòng 93 X.10 Xem lịch công tác public .94 XI PHÂN HỆ DANH BẠ CÁ NHÂN 95 IX.1 Thêm, sửa, xoá nhóm danh bạ .95 IX.2 Chia sẻ nhóm danh bạ 96 IX.3 Thêm danh bạ vào nhóm 97 IX.3 Tìm kiếm danh bạ 98 XII PHÂN HỆ NHÂN SỰ 99 XII.1 Quản lý sơ yếu lý lịch 99 XII.1.1 Xem thông tin sơ yếu lý lịch cá nhân: .99 XII.1.2 Sửa thông tin sơ yếu lý lịch cá nhân 100 XII.2 Quản lý sơ yếu lý lịch phòng (Dành riêng cho trưởng phòng) .101 XII.2.1 Xem thông tin sơ yếu lý lịch phòng (dành cho trưởng phòng): .101 XII.2.2 Chỉnh sửa/Xóa thông tin liên quan đến cá nhân có phòng: .102 XII.2.3 Tìm kiếm: 103 XIII PHÂN HỆ QUẢN TRỊ 104 XIII.1 Thay đổi mật 104 XIII.2 Cập nhật phòng ban 105 XII.2.1 Thêm phòng ban 105 XII.2.3 Xóa phòng/ban khỏi danh sách: .106 XIII.3 Cập nhật người dùng 106 XII.3.1 Thêm cán bộ: 106 XII.3.2 Chỉnh sửa thông tin liên quan đến cán bộ: 107 XII.3.3 Xóa cán khỏi danh sách: .107 XIII.4 Quản lý tài khoản .107 XIII.5 Cập nhật thiết bị: 108 XIII.6 Bảng kê sử dụng SMS 109 XIII.7 Cập nhật đơn vị nhận công văn 110 Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 111 - giải pháp nâng cao hiệu quản lý Phần mềm Văn phòng điện tử 1.0, Giải pháp nâng cao hiệu quản lý, tiết kiệm chi phí Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 111 - giải pháp nâng cao hiệu quản lý Khách hàng: Cục Chăn nuôi - Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn; Trung tâm Nghiên cứu phòng trừ mối - Viện Khoa học Thuỷ lợi Việt Nam Công ty Đầu tư Thương mại Thủ đô – 2CE; Trung tâm Thông tin thương mại - Bộ Công thương; Công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật Trung ương - Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Đại lý phân phối: Trung tâm Thông tin thương mại - Bộ Công thương Công ty Đầu tư Thương mại Thủ đô – 2CE Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 111 - giải pháp nâng cao hiệu quản lý KHÁCH HÀNG ĐÁNH GIÁ VỀ PHẦN MỀM Q-EOFICE HIỆU QUẢ SỬ DỤNG PHẦN MỀM VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ Q-EOFFICE PHIÊN BẢN 1.0 TS Trịnh Văn Hạnh Giám đốc Trung tâm Nghiên cứu phòng trừ mối Từ năm 2002 Trung tâm Nghiên cứu phòng trừ mối quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động đơn vị Trung tâm coi trọng đầu tư hạ tầng kỹ thuật để đáp ứng yêu cầu Năm 2004 Trung tâm kết nối mạng LAN cho gần 30 máy tính phòng làm việc Năm 2005 Trung tâm ký hợp đồng kết nối Internet Wifi độc lập Năm 2006 thiết lập website Termitecontrol.vn website dietmoi.vn Cuối năm 2007 Trung tâm đặt kế hoạch tìm kiếm phần mềm thích hợp để quản lý hoạt động đơn vị Đúng lúc Trung tâm phần mềm Thủy lợi thông báo vừa áp dụng thành công sản phẩm phần mềm: “Văn phòng điên tử (VPĐT) Q-eOffice” ThS Phạm Văn Quý số lập trình viên Trung tâm nghiên cứu xây dựng Tháng 2/2008, tất CB & CNV Trung tâm nhóm tác giả giới thiệu tính năng, công dụng 12 module phần mềm thuộc VPĐT Q-eOffice Xét thấy phần mềm thích hợp tiện ích việc quản lý hoạt động đơn vị, nên Trung tâm đề nghị nhóm tác giả Trung tâm Phần mềm Thủy lợi đồng ý cho sử dụng VPĐT Q-eOffice, đồng thời trợ giúp kỹ thuật để phổ cập sử dụng đến người Trung tâm Kể từ tháng 3/2008 VPĐT Q-eOffice ứng dụng hoạt động đơn vị Sau tháng ứng dụng, module phần mềm VPĐT Q-eOffice bước đầu mang lại hiệu thiết thực xin có số nhận xét, đánh giá chất lượng hiệu VPĐT Q-eOffice sau: Nhận xét, đánh giá chất lượng module VPĐT Q-eOffice VPĐT Q-eOffice bao gồm 13 module phần mềm: tin tức, công việc, công văn, tài liệu, lịch công tác, tin nhắn, tin SMS, chat, danh bạ, thư điện tử, nhân sự, diễn đàn quản trị Tất module phần mềm viết tiếng Việt nên tiện dụng cho người dùng nước Với 13 module gần tất hoạt động người Trung tâm dù làm việc quan hay công tác kết nối qua VPĐT Q-eOffice, nhờ thông tin tương tác qua Internet Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 111 - giải pháp nâng cao hiệu quản lý Mỗi module viết dạng mẫu định dạng sẵn, người ứng dụng cần nhấp chuột để lựa chọn phần điền liệu mình, đơn giản tiện lợi, phổ cập ứng dụng cho người quan biết sử dụng máy tính Dữ liệu Module tự động cập nhật, kết nối tích hợp theo thời gian (giờ, ngày, tuần, tháng, năm) không gian (phòng, nhóm, tổ làm việc ), giúp cho việc tra cứu, tổng hợp nhanh chóng xác Sự phân luồng thông tin hợp lý Module vừa đảm bảo tính công khai, bình đẳng chia sẻ thông tin (Module lịch công tác, Module danh bạ, Module tin tức ), vừa đảm bảo nguyên tắc quản lý cấp cấp tính bảo mật cần thiết (Module công việc, Module công văn, Module nhân sự, Module quản trị ) Tin nhắn Mobile, tin nhắn popup với số tín hiệu “nhấp nháy” khác dòng thông tin cập nhật giúp cho người sử dụng VPĐT Q-eOffice nhận biết thứ tự công việc cần phải ưu tiên giải quyết, không bỏ quên, để sót công việc Trang chủ tích hợp Module, thuận tiện cho việc theo dõi tổng hợp hoạt động chủ yếu đơn vị VPĐT Q-eOffice Hiệu sử dụng VPĐT Q-eOffice Tuy thời gian sử dụng chưa nhiều (3 tháng) nhận thấy VPĐT QeOffice mang lại cho Trung tâm số hiệu thiết thực sau: - Tiết kiệm thời gian Khi chưa có VPĐT Q-eOffice trung bình tuần Trung tâm họp giao ban buổi (ít giờ), môn tổ họp tháng buổi, tháng trung tâm họp toàn thể 1-2 lần, chưa kể họp đột xuất; nhiều thời gian trao đổi, bàn bạc, giao việc, báo cáo công việc Từ hoạt động VPĐT Q-eOffice vào ổn định, hầu hết trao đổi thông tin, giao việc, báo cáo công việc, thảo luận, bàn bạc thông qua VPĐT Q-eOffice, Trung tâm họp giao ban tháng lần Có thể nói nhờ VPĐT Q-eOffice thời gian hội họp, trao đổi, bàn bạc Trung tâm giảm 60 -70% - Tiết kiệm chi phí Thông qua VPĐT Q-eOffice người công tác xa báo cáo công việc, gửi công văn, tài liệu, trao đổi xin ý kiến cụ thể người quản lý lãnh đạo đơn vị mà không cần thiết phải lại trước Riêng giấy tờ đánh máy, photo tài liệu nói riêng lượng văn phòng phẩm nói chung giảm đáng kể từ đưa VPĐT Q-eOffice vào hoạt động Tất công văn dự thảo, sửa chữa để gửi công văn đến xử lý ghi ý kiến thông qua VPĐT Q-eOffice Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 111 - giải pháp nâng cao hiệu quản lý - Tăng tính chủ động công việc người Thông qua VPĐT Q-eOffice người có đầy đủ thông tin lịch công tác lãnh đạo Trung tâm, người quản lý phận giao nhận việc từ chối công việc trực tuyến từ cấp lãnh đạo phụ trách, nhờ hoàn toàn chủ động công việc - Năng suất lao động cá nhân tăng lên rõ rệt Lịch công tác báo cáo công việc công khai VPĐT Q-eOffice, đồng thời với việc tính lương người dựa khối lượng công việc hoàn thành tháng, tạo sức ép hoàn thành công việc lên cá nhân, dẫn đến làm tăng suất lao động rõ rệt toàn Trung tâm - Lãnh đạo, quản lý hiệu hoạt động trung tâm Thông qua VPĐT Q-eOffice cán lãnh đạo, quản lý trung tâm nắm vững thông tin tất hoạt động Trung tâm hoạt động cá nhân vào thời điểm nào, tạo sở để xử lý thông tin định cần thiết đảm bảo hiệu cho tất hoạt động Trung tâm Kết luận: Nhằm đáp ứng tốt yêu cầu CB, CNV Trung tâm có đề nghị cần bổ sung Module thiết bị để quản lý điều hành sử dụng thiết bị máy móc Trung tâm thông qua VPĐT Q-eOffice Trung tâm Nghiên cứu phòng trừ Mối có thành bước đầu việc sử dụng VPĐT Q-eOffice nhờ trợ giúp nhiệt tình nhóm lập trình viên thuộc Trung tâm Phần mềm thủy lợi ThS Phạm Văn Quý chủ trì Qua viết muốn gửi lời cảm ơn tới Trung tâm PMTL nhóm tác giả VPĐT Q-eOffice./ Tháng năm 2008 Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 - giải pháp nâng cao hiệu quản lý 111 Phần GIỚI THIỆU PHẦN MỀM VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ Q-eOffice Phiên 1.0 Q-eOffice 1.0 giải pháp nâng cao hiệu quản lý Là giải pháp giúp lãnh đạo đơn vị đạo, điều hành công việc, theo dõi, đôn đốc công việc mà không phụ thuộc vào không gian, thời gian; Tạo môi trường làm việc động, hiệu mạng internet; Nâng cao chất lượng, hiệu công tác đạo, điều hành lãnh đạo, hoạt động tác nghiệp cán bộ, công chức đơn vị; Tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn, photocopy tài liệu, rút ngắn thời gian xử lý công việc, giảm công văn giấy tờ,… Hình Giao diện trang chủ Q-eOffice 1.0 Mọi chi tiết xin liên hệ: Phạm Văn Quý, Tel 04.2422540, Mob 0982015298, Email: pvqha9@yahoo.com, phamvanquy95@yahoo.com, Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 111 - giải pháp nâng cao hiệu quản lý Mục tiêu Q-eOffice - Thiết lập hệ thống thông báo, tin tức kiện nội quan, giúp lãnh đạo chuyển tải thông báo, tin tức cho cán bộ, công chức đơn vị nhanh chóng, kịp thời, xác; - Cung cấp cho người dùng khả làm việc từ xa, không phụ thuộc vào không gian, thời gian Lãnh đạo, cán công chức trao đổi công việc, dự thảo xin ý kiến xử lý công văn, chia sẻ hồ sơ tài liệu,… thông qua mạng internet; Cung cấp kho tài liệu, hồ sơ, văn điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc; - Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời; Nâng cao kỹ sử dụng máy tính, tạo tác phong làm việc đại, hiệu môi trường mạng, nâng cao khả sử dụng thông tin điện tử, tạo thay đổi tích cực quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc lãnh đạo, cán chuyên viên quan; - Tin học hóa quy trình tác nghiệp, hình thức tiếp nhận, xử lý, trao đổi, tìm kiếm lưu trữ thông tin Nâng cao chất lượng hiệu điều hành lãnh đạo, hoạt động tác nghiệp cán bộ, công chức - Góp phần thực cải cách hành chính, giảm chi phí hành đơn vị Các Phân hệ Q-eOffice 1.0 Tổng cộng có 14 phân hệ sau: - Trang tin nội Trang tin tức nội đơn vị, đăng tải tin tức, thông báo văn đơn vị; bộ: - Cho phép dự thảo, xử lý văn trực tuyến, trình duyệt - Công văn: văn trực tuyến; phát hành văn bản, quản lý văn đi; - Xử lý, quản lý công văn đến; - Cho phép Lãnh đạo giao công việc, quản lý xử - Công việc: lý công việc trực tuyến; - Cán báo cáo kết công việc cho lãnh đạo; - Lịch công tác: - Cho phép Lãnh đạo, cán lập lịch công tác cá nhân; quản lý sử dụng thiết bị đơn vị; mời cán khác tham gia theo kế hoạch công tác cá nhân; - Quản lý lịch công tác, tự động nhắc việc điện thoại di động trước khoảng thời gian định kiện bắt đầu xảy ra; - Tạo, quản lý hồ sơ/tài liệu cá nhân mạng; - Tài liệu: - Chia sẻ hồ sơ/tài liệu cho người dùng hệ thống - Cho phép gửi tin nhắn SMS (Short Message System) từ - Tin SMS: máy tính đến điện thoại di động; - Quản lý tin nhắn từ điện thoại di động vào hệ thống Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 10 - giải pháp nâng cao hiệu quản lý 111 Hình XI.5 Danh sách nhóm liên hệ Khi tên nhóm danh bạ xuất Danh mục cá nhân hiển thị menu trái hình XI.6 sau: Hình XI.6 Danh mục cá nhân Với việc hủy bỏ quyền chia sẻ nhóm danh bạ cá nhân nhóm xem thông tin liên quan đến nhóm Các thông tin liên quan đến nhóm tài liệu dùng chung dành riêng cho thành viên có nhóm Ghi chú: - Muốn chia sẻ nhóm danh bạ mục “Tổng số” biểu cho danh sách cá nhân có nhóm phải khác IX.3 Thêm danh bạ vào nhóm - Để thêm danh bạ cá nhân vào nhóm, chọn biểu tượng trang, hệ thống hiển thị hình XI.7 đầu Hình XI.7 Thêm thông tin danh mục cá nhân - Các bước thêm thông tin danh bạ cá nhân vào nhóm: + Chọn nhóm mục Liên hệ thuộc nhóm lưu thông tin liên quan đến cá nhân Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 nơi 97 111 - giải pháp nâng cao hiệu quản lý + Nhập thông tin cá nhân tương ứng với nội dung như: Họ tên , đệm,Tên, Ngày sinh,Địa chỉ, Lựa chọn giới tính biểu tượng Xưng danh liên hệ mục Xưng danh ; + Cập nhật thông tin cho địa nơi cá nhân công tác như: Đơn vị công tác, Phòng/ ban, Chức vụ, Địa quan, Tên tỉnh/thành , Điện thoại nhà, Điện thoại quan, mobile, email cá nhân, email quan, fax + Cập nhật thông tin khác mục Ghi vị trí hiển thị cá nhân ; nhóm mục vị trí danh bạ + Bấm nút “Cập nhật ” hoàn tất trình cập nhật, liệu cá nhân lưu nhóm mà bạn chọn Chọn nút “Huỷ bỏ ” muốn xoá tất thông tin mà bạn vừa nhập Ghi chú: - Những mục có chứa dấu (*) bắt buộc phải nhập thông tin IX.3 Tìm kiếm danh bạ - Các danh bạ cá nhân xếp bố cục thành nhóm theo vần A,B,C,… - Trong nhóm có danh bạ liên hệ xếp theo A-Z ; - Người sử dụng lọc, tìm kiếm danh bạ theo tên, theo số điện thoại, theo địa chỉ,… cách dễ dàng, nhanh chóng Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 98 111 - giải pháp nâng cao hiệu quản lý XII PHÂN HỆ NHÂN SỰ - Để sử dụng phân hệ nhân bạn chọn mục “NHÂN SỰ” menu ngang, hệ thống hiển thị hình XII.1 sau: Hình XII.1 Giao diện phân hệ nhân XII.1 Quản lý sơ yếu lý lịch Nhằm giúp người dùng quản lý thông tin liên quan đến sơ yếu lý lịch cá nhân nên chức “Sơ yếu lý lịch ”ra đời Mỗi người dùng đăng nhập hệ thống quản lý thông tin sơ yếu lý lịch cá nhân trừ lãnh đạo Để sử dụng chức này, bạn chọn thống hiển thị hình XII.1 menu trái Khi hệ XII.1.1 Xem thông tin sơ yếu lý lịch cá nhân - Do hệ thống hiển thị liệu liên quan đến cá nhân theo nội dung như: Thông tin tóm tắt, sơ yếu, chuyên môn nghiệp vụ, trình công tác, lịch sử thân, quan hệ nước ngoài, kinh tế gia đình Nên muốn biết thông tin nội dung bạn cần bấm chuột tương ứng với mục Ví dụ: Muốn xem thông tin sơ yếu lý lịch mình, bạn chọn mục “Sơ yếu” Khi hệ thống hiển thị hình XII.2 sau: Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 99 111 - giải pháp nâng cao hiệu quản lý Hình XII.2 Nội dung Sơ yếu lý lịch XII.1.2 Sửa thông tin sơ yếu lý lịch cá nhân - Để sửa thông tin liên quan đến cá nhân nội dung, bạn thực theo bước sau: + Bước 1: Bấm nút “chỉnh sửa” cuối trang, hệ thống hiển thị trang chi tiết cho phép bạn chỉnh sửa bổ sung liệu Ví dụ: Để sửa thông tin mục “Sơ yếu”, bấm nút “Chỉnh sửa” cuối trang Khi hệ thống hiển thị hình XII.3 sau: Hình XII.3 Trang chi tiết “Sơ yếu” + Bước 2: Dữ liệu liên quan đến cá nhân hiển thị textbox Tại thông tin chưa xác bạn chỉnh sửa bổ sung lại + Bước 3: Sau chỉnh sửa xong, bạn bấm nút “Cập nhật” Hệ thống hiển thị thông báo “Cập nhật thành công”, thông báo cho người dùng biết liệu cập nhật Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 100 111 - giải pháp nâng cao hiệu quản lý XII.2 Quản lý sơ yếu lý lịch phòng (Dành riêng cho trưởng phòng) - Với vai trò người lãnh đạo đăng nhập hệ thống việc quản lý thông tin sơ yếu lý lịch cá nhân mình, hệ thống cho phép bạn quản lý sơ yếu lý lịch cá nhân phòng ban trực thuộc quan Danh sách phòng ban hệ thống hiển thị menu bên trái mục hình XII.4 Hình XII.4 Danh sách phòng/ban XII.2.1 Xem thông tin sơ yếu lý lịch phòng (dành cho trưởng phòng) - Để xem thông tin sơ yếu lý lịch phòng bạn thực theo bước sau: + Bước 1: Để xem danh sách sơ yếu lý lịch phòng nào, bạn bấm chuột vào tên ứng với đối tượng có danh sách phòng hình XII.4 Khi hệ thống hiển thị danh sách sơ yếu lý lịch phòng mà bạn cần Ví dụ: Muốn biết danh sách sơ yếu lý lịch tổ nghiệp vụ, bạn bấm chuột vào “Tổ nghiệp vụ ” danh sách phòng hình XII.4 Khi hệ thống hiển thị cho bạn biết danh sách sơ yếu lý lịch tổ nghiệp vụ hình XII.5 sau: Hình XII.5 Danh sách sơ yếu lý lịch phòng: Tổ nghiệp vụ Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 101 - giải pháp nâng cao hiệu quản lý 111 + Bước 2:Sau danh sách sơ yếu lý lịch phòng hiển thị, muốn xem thông tin cụ thể cá nhân nào, bạn bấm chuột vào tên tương ứng với đối tượng Ví dụ: Để xem sơ yếu lý lịch người có tên “Nguyễn Thu Hằng” hình XII.5 Bạn bấm chuột vào tên người đó, liệu liên quan đến đối tượng hiển thị hình XII.6 sau: Hình XII.6 Xem sơ yếu lý lịch cán XII.2.2 Chỉnh sửa/Xóa thông tin liên quan đến cá nhân có phòng - Để chỉnh sửa thông tin liên quan đến cá nhân có phòng, bạn thực theo bước đây: tương ứng với tên cá nhân bạn muốn thay + Bước 1: Bấm vào biểu tượng đổi Khi hệ thống hiển thị trang thông tin chi tiết liên quan đến đối tượng mà bạn chọn Ví dụ: Muốn chỉnh sửa sơ yếu lý lịch cán Nguyễn Thu Hằng tổ tương ứng với tên cán nghiệp vụ, bạn bấm chuột vào biểu tượng Khi thông tin liên quan đến đối tượng hiển thị hình XII.6 + Bước 2: Bấm nút “Chỉnh sửa ” cuối trang Dữ liệu liên quan đến cá nhân hiển thị textbox, bạn chỉnh sửa lại thông tin Ví dụ: Để thay đổi thông tin cán Nguyễn Thu Hằng hình XII.6 bạn chọn nút “Chỉnh sửa” Dữ liệu liên quan đến cán hiển thị textbox, bạn chỉnh sửa lại thông tin xuất sai sót + Bước 3: Bấm nút “Cập nhật” sau hoàn tất việc chỉnh sửa - Để xóa thông tin cá nhân có phòng: Để xóa cá nhân khỏi danh sách hiển thị phòng bạn thực theo bước sau: + Bước 1: Bấm chuột vào ô checkbox tương ứng với tên cá nhân muốn xóa; + Bước 2: Chọn nút “Xóa” để kết thúc việc xóa tên cá nhân khỏi danh sách Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 102 - giải pháp nâng cao hiệu quản lý 111 XII.2.3 Tìm kiếm - Hệ thống giúp bạn tìm kiếm thông tin sơ yếu lý lịch cá nhân theo phòng nhập kiện tương ứng với nội dung như: Họ tên, địa nay, ngày sinh, quê quán Bấm nút “Tìm kiếm” để kết thúc trình tìm kiếm Kết trả hiển thị danh sách cán phía hình XII.7 Hình XII.7 Tìm kiếm thông tin cá nhân theo phòng - Để thay đổi xóa liệu liên quan đến sơ yếu lý lịch ứng với cá nhân vừa tìm, bạn thực tương tự mục a b trình bày Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 103 111 - giải pháp nâng cao hiệu quản lý XIII PHÂN HỆ QUẢN TRỊ - Phân hệ quản trị cho phép người sử dụng có thể: + Thay đổi mật khẩu; + Cập nhật phòng ban; + Cập nhật người dùng; + Quản lý tài khoản cán (đối với lãnh đạo); + Cập nhật đơn vị nhận công văn; + Cập nhật thiết bị; + Bảng kê sử dụng SMS Để sử dụng chức phân hệ quản trị bạn vào nội dung “Quản trị” menu ngang Hệ thống hiển thị hình XIII.1 Hình XIII.1 Giao diện phân hệ quản trị XIII.1 Thay đổi mật - Chức “Thay đổi mật khẩu” cho phép người dùng thay đổi mật đăng nhập hệ thống, tránh nguy mạo danh, lạm quyền - Để sử dụng chức bạn chọn nội dung “Thay đổi mật khẩu” menu bên trái Khi hệ thống hiển thị hình XIII.2 Hình XIII.2 Thay đổi mật - Để thay đổi mật bạn thực theo bước sau: + Bước 1: Nhập thông tin ứng với mục Mật cũ, mật + Chọn nút “Cập nhật” để kết thúc trình thay đổi mật Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 104 111 - giải pháp nâng cao hiệu quản lý Để kiểm tra việc thay đổi mật hoàn tất hay không?, bạn bấm nút “Logout” thoát khỏi hệ thống tiến hành đăng nhập lại với mật vừa lập XIII.2 Cập nhật phòng ban - Chức cho phép người dùng quản lý phòng ban có quan - Để sử dụng chức bạn chọn nội dung “Cập nhật phòng ban” hiển thị menu trái, hệ thống hiển thị hình XIII.3 sau đây: Hình XIII.3 Cập nhật phòng XII.2.1 Thêm phòng ban - Để thêm phòng ban bạn làm sau: + Nhập tên phòng mục Tên phòng; + Bấm nút “Cập nhật” để tất trình thêm phòng ban Hệ thống hiển thị thông báo “Cập nhật thành công”, tên phòng vừa nhập hiển thị danh sách phòng ban hình XIII.4 HìnhXIII.4 Danh sách phòng/ban XII.2.2 Thay đổi tên phòng/ban Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 105 - giải pháp nâng cao hiệu quản lý 111 - Để thay đổi tên phòng/ ban, bạn thực theo bước sau: + Bước 1: Bấm chuột vào tên tương ứng với đối tượng cần sửa Dữ liệu liên quan đến đối tượng thị textbox ứng với mục “Tên phòng” hình XIII.3, bạn sửa lại tên phòng (nếu cần) + Bước 2: Bấm nút “Cập nhật” để kết thúc trình chỉnh sửa XII.2.3 Xóa phòng/ban khỏi danh sách Để xoá phòng/ban khỏi danh sách, bạn bấm chuột vào ô checkbox tên phòng muốn xóa, bấm nút “Xóa” tương ứng với XIII.3 Cập nhật người dùng - Với vai trò người lãnh đạo, hệ thống cho phép bạn thêm cán phân họ vào phòng/ban khác giúp cho công tác quản lý tổ chức cán trở nên dễ dàng khoa học - Để sử dụng chức bạn vào mục “Cập nhật người dùng” menu trái, hệ thống hiển thị hình XIII.5 sau: Hình XIII.5 Cập nhật thông tin cán XII.3.1 Thêm cán - Để thêm cán bộ, bạn thực theo bước sau: + Vào mục Chọn phòng để nhập tên phòng nơi trực tiếp quản lý cán bộ; + Tiếp bạn nhập chức danh mà cán đảm nhiệm mục Chức danh ; + Cập nhật thông tin cá nhân ứng với nội dung như: Họ tên, địa chỉ, ngày sinh, điện thoại bàn, di động, email, tên đăng nhập, mật cán nam hay + Chọn giới tính: bấm chuột vào biểu tượng biểu tượng nữ; Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 106 111 - giải pháp nâng cao hiệu quản lý + Bấm nút “Cập nhật ” đê cập nhật thông tin vừa nhật Chọn nút “Hủy bỏ” muốn xóa tất liệu bạn vừa nhập Tên cán sau cập nhật hiển thị Danh sách cán hiển thị hình XIII.6 Hình XIII.6 Danh sách cán XII.3.2 Chỉnh sửa thông tin liên quan đến cán - Để chỉnh sửa thông tin cán bạn làm sau: + Chọn tên phòng nơi trực tiếp quản lý cán bộ; + Bấm chuột vào tên tương ứng với cán muốn sửa Khi liệu liên quan đến đối tượng hiển thị textbox Tại bạn thay đổi lại thông tin chưa xác; + Chọn nút “Cập nhật” sau kết thúc trình chỉnh sửa Hệ thống hiển thị thông báo “Cập nhật thành công” XII.3.3 Xóa cán khỏi danh sách - Để xóa cán khỏi danh sách bạn làm sau: + Bấm ô checkbox tương ứng với tên cán muốn xóa; + Chọn nút “Xóa” để xóa đối tượng khỏi danh sách Chú ý: Khi cập nhật người dùng bạn cần ý điểm sau: - Những mục có chứa dấu (*) bắt buộc phải điền thông tin; - Độ dài Tên đăng nhập mật tối 10 ký tự không chứa dấu cách XIII.4 Quản lý tài khoản - Để sử dụng chức bạn chọn mục “Quản lý tài khoản” menu bên trái Khi hệ thống hiển thị hình XIII.7 Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 107 111 - giải pháp nâng cao hiệu quản lý Hình XIII.7 Quản lý tài khoản - Cập nhật tài khoản cho cá nhân thực sau: + Chọn tên phòng nơi trực tiếp quản lý cán mục Chọn phòng; + Nhập thông tin ứng với nội dung như: Họ tên, Email, tên đăng nhập, mật khẩu; + Chọn nút “Cập nhật ” để hoàn tất.Do hệ thống cấp quyền sử dụng theo vai trò chức phòng, nên bạn cấp tài khoản cho cán nằm phòng sau đăng nhập hệ thống họ quyền sử dụng chức tương ứng có phòng - Để cấp lại tài khoản: Bạn bấm chuột vào tên tương ứng với cá nhân muốn thay đổi thông tin Dữ liệu liên quan đến cá nhân hiển thị textbox giúp bạn cấp lại quyền cho họ Chọn nút “Cập nhật” để kết thúc trình cấp lại tài khoản Ghi chú: - Với mục có chứa dấu (*) bắt buộc phải điền thông tin; - Độ dài tối đa Tên đăng nhập Mật 10 ký tự không chứa dấu cách XIII.5 Cập nhật thiết bị - Để cập nhật thông tin trang thiết bị có công ty bạn vào mục “Cập nhật thiết bị” menu trái, hệ thống hiển thị hình XIII.8 sau: Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 108 111 - giải pháp nâng cao hiệu quản lý Hình XIII.8 Cập nhật thiết bị - Các bước cập nhật thông tin cho thiết bị : + Cập nhật thông tin tương ứng với nội dung như: Tên thiết bị, ngày mua, mô tả; + Nhập tên người quản lý/ phòng quản lý: Nhập tên cán tên phòng nơi trực tiếp quản lý cán Các kiện mà bạn vừa chọn hiển thị ô textbox bên cạnh; + Chọn nút “Cập nhật” sau hoàn tất trình thêm thiết bị Bấm “Hủy bỏ” muốn xóa tất liệu vừa nhập - Để chỉnh sửa thông tin thiết bị đó: Bạn bấm chuột vào tên thiết bị muốn sửa, liệu liên quan đến đối tượng thị textbox tương ứng Tại bạn sửa lại thông tin chưa xác Chọn nút “Cập nhật” sau hoàn tất trình chỉnh sửa - Xóa tên thiết bị nhập: Để xóa thông tin thiết bị nhập bạn bấm chuột vào ô checkbox tương ứng với đối tượng muốn xóa Chọn nút “Xóa “ để kết thúc trình xóa thiết bị khỏi hệ thống Ghi chú: - Với mục có chứa dấu (*) bắt buộc phải điền thông tin XIII.6 Bảng kê sử dụng SMS - Chức giúp người lãnh đạo biết danh sách cá nhân số tiền họ phải trả sử dụng dịch vụ tin nhắn SMS từ hệ thống - Để sử dụng chức bạn vào mục “Bảng kê sử dụng SMS” menu trái, hệ thống thị hình XIII.9 sau: Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 109 111 - giải pháp nâng cao hiệu quản lý Hình XIII.9 Bảng kê sử dụng dịch vụ tin nhắn SMS - Để xem danh sách cá nhân sử dụng dịch vụ SMS, bạn thực theo bước sau: + Chọn tháng/năm bạn muốn hệ thống hiển thị thông tin; + Bấm nút “Xem” Khi hệ thống hiển thị danh sách cá nhân sử dụng dịch vụ tin nhắn SMS với thời gian mà bạn chọn XIII.7 Cập nhật đơn vị nhận công văn - Chức cho phép người dùng cập nhật thông tin đơn vị nhận công văn - Để sử dụng chức bạn vào mục “Cập nhật đơn vị nhận công văn” menu trái, hệ thống hiển thị hình XIII.10 đây: Hình XIII.10 Cập nhật đơn vị nhận công văn - Các bước thêm đơn vị nhận công văn: + Nhập thông tin ứng với nội dung như: Tên đơn vị, địa chỉ, email, website; + Bấm nút “Cập nhật ” để hoàn tất trình thêm Hệ thống hiển thị thông báo “Cập nhật thành công”, tên đơn vị vừa nhập hiển thị danh sách đơn vị nhận công văn hình XIII.11 Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 110 111 - giải pháp nâng cao hiệu quản lý Hình XIII.11 Danh sách đơn vị nhận công văn - Chỉnh sửa thông tin liên quan đến đơn vị nhận công văn: + Bấm chuột vào tên tương ứng với đối tượng muốn thay đổi thông tin Danh sách đơn vị nhận công văn hình XIII.11; + Dữ liệu liên quan đến đối tượng hiển thị textbox, bạn chỉnh sửa lại thông tin chưa xác; + Chọn nút “Cập nhật ” để hoàn tất trình chỉnh sửa - Để xoá tên đơn vị nhận công văn: tương ứng với tên đơn vị muốn xoá hiển thị + Bấm chuột vào ô checkbox danh sách đơn vị nhận công văn hình XIII.11; + Chọn nút xoá để hoàn tất việc xoá đơn vị khỏi danh sách Ghi chú: - Với mục có chứa dấu (*) bắt buộc phải điền thông tin Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 111 [...]... bản: Sau khi văn bản hoàn chỉnh, cán bọ dự thảo có thể phát hành văn bản đó Việc phát hành văn bản ở đây là chuyển bản điện tử của văn bản đó đến bộ phận văn thư để cập nhật bổ sung số văn bản, số bản phát hành và lưu trữ vào cơ sở dữ liệu văn bản đi của đơn vị + Lưu trữ văn bản đi: Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 14 - giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý 111 Bản điện tử cuối cùng của văn bản đã... 3.2 Phân hệ Công văn - Dự thảo, xử lý công văn đi, xử lý công văn đến Phân hệ công văn gồn nhiều module: module dự thảo, xử lý văn bản trực truyến; module phát hành công văn; module xử lý văn bản đến; module quản lý văn bản đi Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 12 111 - giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý Hình 3 Phân hệ Công văn ) Module dự thảo, xử lý công văn trực tuyến, quản lý văn bản đi - Quy... thống Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 26 - giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý 111 Phần 2 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG I ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG - Địa chỉ hệ thống Văn phòng điện tử trên mạng Internet theo đăng ký tên miền của đơn vị sử dụng - Tên miền của Trung tâm nghiên cứu phòng trừ mối là www.trungtammoi.com - Đăng nhập vào hệ thống, xuất hiện màn hình như hình I.1 Hình I.1 Đăng nhập hệ thống Văn phòng điện. .. thống Văn phòng điện tử - Mỗi cán bộ trong đơn vị được quản trị cung cấp một tài khoản (tên đăng nhập, mật khẩu); - Khi đăng nhập thành công, xuất hiện trang chủ như hình I.2 Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 27 111 - giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý Hình I.2 Trang chủ Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 28 - giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý 111 II CÁC THÀNH PHẦN TRANG CHỦ Tính từ... Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 29 111 - - giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý NGƯỜI DÙNG TRỰC TUYẾN: + Liệt kê danh sách người dùng đang trong hệ thống của từng phòng/ ban - CÔNG VĂN CẦN XỬ LÝ: + Liệt kê các công văn do cán bộ khác dự thảo xin ý kiến xử lý; + Liệt kê các công văn đến cần xử lý được chuyển tiếp từ văn thư hay lãnh đạo đơn vị; + Bấm tại tên công văn (trong mục dự thảo công văn. .. xử lý gấp; Tệp công văn kèm theo: Tệp đính kèm công văn có thể được văn thư gõ trực tiếp, hoặc bản scaner, qua mạng (email, fax, ) + Luân chuyển, xử lý công văn đến: Khi nhận được công văn chuyển đến, lãnh đạo đơn vị xem xét xử lý và chuyển cho cán bộ cấp dưới xử lý; Sau khi nhận được công văn từ lãnh đạo, chuyên viên thực hiện xử lý và báo cáo lãnh đạo; Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 15 111... bộ, công chức của đơn vị mới Nội dung trang tin điện tử gồm: - Các thông báo của đơn vị - Các tin tức, sự kiện; - Các văn bản đến mới nhất Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 11 111 - giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý Hình 2 Giao diện Trang tin điện tử nội bộ - Tất cả cán bộ trong đơn vị có thể gửi bài viết/thông báo của mình vào hệ thống; - Trưởng phòng hay Lãnh đạo đơn vị duyệt nội dung bài viết/thông... một Acount của mình - Nội dung, chức năng module dự thảo, xử lý văn bản trực tuyến + Dự thảo văn bản: Mỗi cán bộ (gọi là cán bộ dự thảo) thực hiện soạn thảo văn bản, tài liệu (gọi chung là văn bản) Sau khi soạn thảo, để xin ý kiến của lãnh đạo, các Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 13 111 - giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý cán bộ /phòng ban khác (gọi là cán bộ xử lý/tham gia ý kiến), cán bộ dự... tin điện tử nội bộ để mọi cán bộ xem, nghiên cứu • Module xử lý công văn đến: Đối với một số công văn đến cần xử lý, văn thư cập nhật vào hệ thống vào chuyển cho lãnh đạo, sau đó lãnh đạo chuyển cán bộ xử lý - Nội dung, chức năng Module quản lý, xử lý công văn đến trực tuyến: + Cập nhật văn bản đến vào cơ sở dữ liệu: Cán bộ văn thư cập nhật công văn đến gồm các thông tin: Loại công văn, tên công văn, ... Gửi tin nhắn SMS ra điện thoại di động - Cho phép người sử dụng nhắn tin từ Hệ thống (máy tính) ra một hay nhiều máy điện thoại di động - Phân hệ Tin SMS được sử dụng để thông báo cho nhiều người thực cùng thực hiện một công việc/sự kiện nào đó như thông báo giờ, ngày họp,… - Quản lý các tin nhắn từ máy điện thoại di động đến Hình 7 Phân hệ Tin nhắn SMS Phần mềm Văn phòng điện tử Q-eOffice 1.0 20 111