PHẦN MỀM VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ Q-EOFFICE

- Tiết kiệm chi phí Thông qua VPĐT Q-eOffice người đi công tác xa có thể báo cáo công việc, gửi công văn, tài liệu, trao đổi và xin ý kiến cụ thể của bất kỳ người quản lý lãnh đạo nào c

1 Khách hàng: 5

2 Đại lý phân phối: 5

KHÁCH HÀNG ĐÁNH GIÁ VỀ PHẦN MỀM Q-EOFFICE 6

Phần 1 9

GIỚI THIỆU PHẦN MỀM VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ Q-EOFFICE .9

1 Q-eOffice 1.0 giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý 9

2 Mục tiêu của Q-eOffice 10

3 Các Phân hệ của Q-eOffice 1.0 10

3.1 Trang tin điện tử nội bộ - Tin tức, thông báo nội bộ, công văn mới 11

3.2 Phân hệ Công văn - Dự thảo, xử lý công văn đi, xử lý công văn đến 12

3.3 Phân hệ Công việc - Giao việc, xử lý công việc, báo cáo công việc 16

3.4 Phân hệ Lịch công tác - Tạo, quản lý lịch công tác cá nhân, đơn vị 18

3.5 Phân hệ Chat - Chat text trên nền Webase 19

3.6 Phân hệ Tin SMS - Gửi tin nhắn SMS ra điện thoại di động 20

3.7 Phân hệ Tài liệu - Quản lý, chia sẻ hồ sơ/tài liệu trên mạng 21

3.8 Phân hệ Tin nhắn - Quản lý tin nhắn nội bộ 23

3.9 Phân hệ Nhân sự - Quản lý hồ sơ nhân sự cá nhân 24

3.10 Phân hệ Diễn đàn - Forum 24

3.11 Phân hệ Danh bạ - Quản lý, chia sẻ danh bạ cá nhân 25

3.12 Phân hệ Thư viện ảnh - Quản lý thư viện ảnh cá nhân 26

3.13 Phân hệ Quản trị - Quản trị hệ thống Q-eOffice 26

Phần 2 27

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG 27

I ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG 27

II CÁC THÀNH PHẦN TRANG CHỦ 29

III PHÂN HỆ TIN TỨC/THÔNG BÁO 32

III.1 Xem Tin tức/Thông báo: 32

III.2 Cập nhật Thông báo, tin tức nội bộ: 34

III.2.1 Ai được quyền cập nhật: 34

III.2.2 Gửi bài viết (tất cả người sử dụng): 34

III.2.3 Sửa bài viết do mình đã gửi (tất cả người sử dụng): 36

III.2.4 Duyệt, đăng tải bài viết (sử dụng cho Lãnh đạo): 37

IV PHÂN HỆ CÔNG VĂN 38

IV.1 Dự thảo Công văn, xử lý công văn 38

IV.1.1 Dự thảo công văn trực tuyến: 38

IV.1.2 Xử lý công văn (người xử lý/tham gia ý kiến): 43

IV.1.3 Dừng xử lý công văn (sử dụng cho người dự thảo văn bản): 45

IV.1.4 Xem kết quả xử lý/tham gia ý kiến của (sử dụng cho người dự thảo văn bản): 46

IV.1.5 Tiếp tục đề nghị xử lý/tham gia ý kiến (sử dụng cho người dự thảo văn bản): 46

IV.1.6 Xoá nội dung xử lý, file văn bản kèm theo của các cán bộ xử lý/tham gia ý

kiến (sử dụng cho người dự thảo văn bản): 47

IV.1.7 Phát hành công văn (chỉ sử dụng đối với cán bộ dự thảo): 48

IV.2 Quản lý công văn đi 49

IV.3 Quản lý, Xử lý công văn đến 49

IV.3.1 Công văn đến không cần xử lý: 49

IV.3.2 Công văn đến cần xử lý 50

V PHÂN HỆ CÔNG VIỆC 52

V.1 Tạo công việc mới, giao việc trực tuyến: 52

V.2 Xử lý công việc trực tuyến 55

V.3 Chuyển tiếp công việc được giao cho người khác 57

V.4 Theo dõi kết quả xử lý công việc (dùng cho người giao việc) 58

V.5 Dừng, tiếp tục xử lý công việc (dùng cho người giao việc) 59

V.6 Báo cáo kết quả công việc 60

V.6.1 Tạo báo cáo kết quả công việc 60

V.6.2 Xem báo cáo cá nhân 62

V.6.3 Nhận báo cáo công việc (dành cho lãnh đạo) 63

V.6.4 Xem báo cáo của nhân viên (dành cho lãnh đạo đơn vị) 63

V.6.5 Thống kê báo cáo của nhân viên (dành cho lãnh đạo đơn vị) 64

V.6.7 Đăng ký nghỉ phép (dành cho nhân viên) 65

VI PHÂN HỆ HỒ SƠ/TÀI LIỆU 66

VI.1 Quản lý tài liệu cá nhân 66

VI.1.1 Tạo thư mục 66

VI.1.2 Cập nhật file tài liệu (file): 67

VI.1.3 Đổi tên, sao chép, xoá thư mục, tài liệu 68

VI.2 Chia sẻ thư mục, file trên mạng 69

VI.3 Nhận tài liệu từ người khác chia sẻ 71

VI.3 Cập nhật tài liệu dùng chung của đơn vị 72

VI.5 Tìm kiếm tài liệu 72

VII PHÂN HỆ TIN NHẮN NỘI BỘ 73

VII.1 Soạn và gửi tin nhắn 73

VII.2 Đọc, xoá, trả lời và chuyển tiếp tin nhắn 75

VII.3 Hòm thư chưa gửi 76

VIII PHÂN HỆ TIN SMS 78

VIII.1 Gửi tin nhắn SMS 78

VIII.2 Trả lời tin nhắn SMS từ điện thoại di động của bạn 79

VIII.3 Quản lý tin nhắn SMS đến 80

VIII.4 Quản lý tin nhắn SMS đã gửi 81

VIII.5 Quản lý tin nháp 81

IX PHÂN HỆ CHAT TEXT 83

IX.1 Thêm nhóm chat 83

IX.2 Thêm người chát vào các nhóm 84

IX.3 Xóa nhóm chat, xoá người dùng trong nhóm chat 84

IX.4 Chat text 85

X.2 Xác nhận lịch công tác do người khác lập 88

X.3 Lập lịch công tác từ điện thoại di động 89

X.4 Sửa kế hoạch công tác cá nhân 90

X.5 Xoá lịch công tác cá nhân 91

X.6 Huỷ lịch công tác cá nhân 92

X.7 Xem lịch công tác cá nhân 92

X.8 Xem lịch công tác lãnh đạo 93

X.9 Xem lịch công tác phòng 93

X.10 Xem lịch công tác public 94

XI PHÂN HỆ DANH BẠ CÁ NHÂN 95

IX.1 Thêm, sửa, xoá nhóm danh bạ 95

IX.2 Chia sẻ nhóm danh bạ 96

IX.3 Thêm danh bạ vào các nhóm 97

IX.3 Tìm kiếm danh bạ 98

XII PHÂN HỆ NHÂN SỰ 99

XII.1 Quản lý sơ yếu lý lịch của tôi 99

XII.1.1 Xem thông tin sơ yếu lý lịch của cá nhân: 99

XII.1.2 Sửa thông tin sơ yếu lý lịch của cá nhân 100

XII.2 Quản lý sơ yếu lý lịch của phòng (Dành riêng cho trưởng phòng) 101

XII.2.1 Xem thông tin sơ yếu lý lịch của phòng (dành cho trưởng phòng): 101

XII.2.2 Chỉnh sửa/Xóa thông tin liên quan đến cá nhân có trong phòng: 102

XII.2.3 Tìm kiếm: 103

XIII PHÂN HỆ QUẢN TRỊ 104

XIII.1 Thay đổi mật khẩu 104

XIII.2 Cập nhật phòng ban 105

XII.2.1 Thêm mới phòng ban 105

XII.2.3 Xóa phòng/ban ra khỏi danh sách: 106

XIII.3 Cập nhật người dùng 106

XII.3.1 Thêm mới cán bộ: 106

XII.3.2 Chỉnh sửa thông tin liên quan đến cán bộ: 107

XII.3.3 Xóa cán bộ ra khỏi danh sách: 107

XIII.4 Quản lý tài khoản 107

XIII.5 Cập nhật thiết bị: 108

XIII.6 Bảng kê sử dụng SMS 109

XIII.7 Cập nhật đơn vị nhận công văn 110

Phần mềm Văn phòng điện tử 1.0, Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí

1 Khách hàng:

1 Cục Chăn nuôi - Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;

2 Trung tâm Nghiên cứu phòng trừ mối - Viện Khoa học Thuỷ lợi Việt Nam

3 Công ty Đầu tư và Thương mại Thủ đô – 2CE;

4 Trung tâm Thông tin thương mại - Bộ Công thương;

5 Công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 Trung ương - Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

2 Đại lý phân phối:

1 Trung tâm Thông tin thương mại - Bộ Công thương

2 Công ty Đầu tư và Thương mại Thủ đô – 2CE

KHÁCH HÀNG ĐÁNH GIÁ VỀ PHẦN MỀM Q-EOFICE

HIỆU QUẢ SỬ DỤNG PHẦN MỀM VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ Q-EOFFICE PHIÊN BẢN 1.0

TS Trịnh Văn Hạnh Giám đốc Trung tâm Nghiên cứu phòng trừ mối

Từ năm 2002 Trung tâm Nghiên cứu phòng trừ mối đã rất quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của đơn vị Trung tâm luôn coi trọng đầu tư hạ tầng kỹ thuật để đáp ứng yêu cầu này Năm 2004 Trung tâm

đã kết nối mạng LAN cho gần 30 máy tính của các phòng làm việc Năm 2005 Trung tâm ký hợp đồng kết nối Internet và Wifi độc lập Năm 2006 thiết lập website Termitecontrol.vn và website dietmoi.vn Cuối năm 2007 Trung tâm đặt

kế hoạch tìm kiếm phần mềm thích hợp để quản lý các hoạt động trong đơn vị Đúng lúc đó Trung tâm phần mềm Thủy lợi thông báo vừa áp dụng thành công sản phẩm phần mềm: “Văn phòng điên tử (VPĐT) Q-eOffice” do ThS Phạm Văn Quý và một số lập trình viên của Trung tâm nghiên cứu xây dựng

Tháng 2/2008, tất cả CB & CNV của Trung tâm đã được nhóm tác giả giới thiệu tính năng, công dụng của 12 module phần mềm thuộc VPĐT Q-eOffice Xét thấy các phần mềm này rất thích hợp và tiện ích trong việc quản lý các hoạt động của đơn vị, nên Trung tâm đã đề nghị và được nhóm tác giả và Trung tâm Phần mềm Thủy lợi đồng ý cho sử dụng VPĐT Q-eOffice, đồng thời trợ giúp kỹ thuật

để phổ cập sử dụng đến mọi người trong Trung tâm Kể từ tháng 3/2008 VPĐT Q-eOffice đã được ứng dụng trong mọi hoạt động của đơn vị chúng tôi Sau 3 tháng ứng dụng, các module phần mềm của VPĐT Q-eOffice đã bước đầu mang lại hiệu quả thiết thực và chúng tôi xin có một số nhận xét, đánh giá về chất lượng và hiệu quả của VPĐT Q-eOffice như sau:

1 Nhận xét, đánh giá chất lượng các module của VPĐT Q-eOffice

VPĐT Q-eOffice bao gồm 13 module phần mềm: tin tức, công việc, công văn, tài liệu, lịch công tác, tin nhắn, tin SMS, chat, danh bạ, thư điện tử, nhân sự, diễn đàn và quản trị Tất cả các module phần mềm đều được viết bằng tiếng Việt nên rất tiện dụng cho người dùng trong nước Với 13 module này gần như tất cả các hoạt động và mọi người của Trung tâm dù làm việc ở cơ quan hay đi công tác đều có thể kết nối qua VPĐT Q-eOffice, nhờ thông tin được tương tác qua Internet

Mỗi module đều được viết dưới dạng mẫu định dạng sẵn, người ứng dụng chỉ cần nhấp chuột để lựa chọn phần điền dữ liệu của mình, do đó rất đơn giản và tiện lợi, có thể phổ cập ứng dụng cho mọi người trong cơ quan biết sử dụng máy tính

Dữ liệu trong mỗi Module đều được tự động cập nhật, kết nối và tích hợp theo thời gian (giờ, ngày, tuần, tháng, năm) và không gian (phòng, nhóm, tổ làm việc ), giúp cho việc tra cứu, tổng hợp nhanh chóng và chính xác

Sự phân luồng thông tin hợp lý trong mỗi Module vừa đảm bảo tính công khai, bình đẳng trong chia sẻ thông tin (Module lịch công tác, Module danh bạ, Module tin tức ), vừa đảm bảo nguyên tắc quản lý của cấp trên đối với cấp dưới

và tính bảo mật cần thiết (Module công việc, Module công văn, Module nhân sự, Module quản trị )

Tin nhắn Mobile, tin nhắn popup cùng với một số tín hiệu “nhấp nháy” khác trên các dòng thông tin cập nhật giúp cho người sử dụng VPĐT Q-eOffice nhận biết thứ tự công việc cần phải được ưu tiên giải quyết, hoặc không bỏ quên, để sót công việc

Trang chủ là sự tích hợp của các Module, rất thuận tiện cho việc theo dõi tổng hợp các hoạt động chủ yếu của đơn vị trên VPĐT Q-eOffice

2 Hiệu quả sử dụng VPĐT Q-eOffice

Tuy thời gian sử dụng chưa nhiều (3 tháng) nhưng có thể nhận thấy VPĐT eOffice đã mang lại cho Trung tâm một số hiệu quả thiết thực sau:

Q Tiết kiệm thời gian

Khi chưa có VPĐT Q-eOffice trung bình mỗi tuần Trung tâm họp giao ban 1 buổi (ít nhất 2 giờ), các bộ môn và tổ họp mỗi tháng 1 buổi, mỗi tháng trung tâm họp toàn thể 1-2 lần, chưa kể các cuộc họp đột xuất; ngoài ra còn mất rất nhiều thời gian trao đổi, bàn bạc, giao việc, báo cáo công việc Từ khi hoạt động của VPĐT Q-eOffice đi vào ổn định, hầu hết trao đổi thông tin, giao việc, báo cáo công việc, thảo luận, bàn bạc đều thông qua VPĐT Q-eOffice, Trung tâm chỉ họp giao ban mỗi tháng một lần Có thể nói nhờ VPĐT Q-eOffice thời gian hội họp, trao đổi, bàn bạc của Trung tâm đã giảm đi 60 -70%

- Tiết kiệm chi phí

Thông qua VPĐT Q-eOffice người đi công tác xa có thể báo cáo công việc, gửi công văn, tài liệu, trao đổi và xin ý kiến cụ thể của bất kỳ người quản lý lãnh đạo nào của đơn vị mà không cần thiết phải đi lại như trước đây Riêng giấy tờ đánh máy, photo tài liệu nói riêng và lượng văn phòng phẩm nói chung cũng giảm đi đáng kể từ khi đưa VPĐT Q-eOffice vào hoạt động Tất cả công văn dự thảo, sửa chữa để gửi đi và công văn đến đều được xử lý và ghi ý kiến thông qua VPĐT Q-eOffice

- Tăng tính chủ động trong công việc của mỗi người

Thông qua VPĐT Q-eOffice mọi người đều có đầy đủ thông tin về lịch công tác của lãnh đạo Trung tâm, người quản lý ở các bộ phận và được giao nhận việc hoặc từ chối công việc trực tuyến từ các cấp lãnh đạo và phụ trách, nhờ đó hoàn toàn chủ động trong công việc của mình

- Năng suất lao động của mỗi cá nhân tăng lên rõ rệt

Lịch công tác và báo cáo công việc công khai trên VPĐT Q-eOffice, đồng thời với việc tính lương của mỗi người dựa trên khối lượng công việc hoàn thành trong tháng, đã tạo sức ép hoàn thành công việc lên mỗi cá nhân, dẫn đến làm tăng năng suất lao động rõ rệt của toàn Trung tâm

- Lãnh đạo, quản lý hiệu quả mọi hoạt động của trung tâm

Thông qua VPĐT Q-eOffice cán bộ lãnh đạo, quản lý của trung tâm có thể nắm vững thông tin về tất cả các hoạt động của Trung tâm và hoạt động của mỗi cá nhân vào bất kỳ thời điểm nào, tạo cơ sở để xử lý thông tin và ra các quyết định cần thiết đảm bảo hiệu quả cho tất cả các hoạt động trong Trung tâm

3 Kết luận:

Nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu của CB, CNV Trung tâm có đề nghị cần bổ sung Module thiết bị để quản lý và điều hành sử dụng thiết bị máy móc của Trung tâm thông qua VPĐT Q-eOffice

Trung tâm Nghiên cứu phòng trừ Mối có được thành quả bước đầu trong việc sử dụng VPĐT Q-eOffice là nhờ sự trợ giúp nhiệt tình của nhóm lập trình viên thuộc Trung tâm Phần mềm thủy lợi do ThS Phạm Văn Quý chủ trì Qua bài viết này chúng tôi muốn được gửi lời cảm ơn tới Trung tâm PMTL và nhóm tác giả của VPĐT Q-eOffice./

Tháng 5 năm 2008

Phần 1

GIỚI THIỆU PHẦN MỀM VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ Q-eOffice

Phiên bản 1.0

1 Q-eOffice 1.0 giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý

Là giải pháp giúp lãnh đạo đơn vị chỉ đạo, điều hành công việc, theo dõi, đôn đốc công việc

mà không phụ thuộc vào không gian, thời gian; Tạo môi trường làm việc năng động, hiệu quả trên mạng internet; Nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức trong đơn vị; Tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn, photocopy tài liệu, rút ngắn thời gian xử lý công việc, giảm công văn giấy tờ,…

Hình 1 Giao diện trang chủ của Q-eOffice 1.0

Mọi chi tiết xin liên hệ:

Phạm Văn Quý,

Tel 04.2422540, Mob 0982015298,

2 Mục tiêu của Q-eOffice

- Thiết lập hệ thống thông báo, tin tức sự kiện nội bộ trong cơ quan, giúp lãnh đạo có thể chuyển tải các thông báo, tin tức cho cán bộ, công chức trong đơn

- Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin nhanh chóng, đầy

đủ, kịp thời; Nâng cao kỹ năng sử dụng máy tính, tạo tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả trên môi trường mạng, nâng cao khả năng sử dụng thông tin điện tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán bộ chuyên viên trong cơ quan;

- Tin học hóa quy trình tác nghiệp, hình thức tiếp nhận, xử lý, trao đổi, tìm kiếm và lưu trữ thông tin Nâng cao chất lượng và hiệu quả điều hành của lãnh đạo, hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức

- Góp phần thực hiện cải cách hành chính, giảm chi phí hành chính của đơn vị

3 Các Phân hệ của Q-eOffice 1.0

- Công văn: - Cho phép dự thảo, xử lý văn bản trực tuyến, trình duyệt

văn bản trực tuyến; phát hành văn bản, quản lý văn bản đi;

- Xử lý, quản lý công văn đến;

- Công việc: - Cho phép Lãnh đạo có thể giao công việc, quản lý và xử

lý công việc trực tuyến;

- Cán bộ báo cáo kết quả công việc cho lãnh đạo;

- Lịch công tác: - Cho phép Lãnh đạo, mọi cán bộ lập lịch công tác cá

nhân; quản lý và sử dụng các thiết bị của đơn vị; mời cán

bộ khác tham gia theo kế hoạch công tác cá nhân;

- Quản lý lịch công tác, tự động nhắc việc ra điện thoại di động trước một khoảng thời gian nhất định khi sự kiện bắt đầu xảy ra;

- Tài liệu: - Tạo, quản lý hồ sơ/tài liệu cá nhân trên mạng;

- Chia sẻ hồ sơ/tài liệu cho những người dùng trong hệ thống

- Tin SMS: - Cho phép gửi tin nhắn SMS (Short Message System) từ

máy tính đến điện thoại di động;

(phân hệ này được sử dụng để nhắc việc, thông báo mời họp, các thông báo ngắn gọn đến đồng thời nhiều người

mà không cần phải gọi điện)

- Chat text: - Cho phép người dùng trong hệ thống Chat text trực tiếp

với nhau trên giao diện web mà không cần phải cài đặt phần mềm như Yahoo Messenger;

- Tin nhắn: - Gửi tin nhắn nội bộ trong hệ thống;

- Quản lý tin nhắn;

- Trả lời tin nhắn, chuyển tiếp,

- Diễn đàn: - Cho phép người sử dụng của đơn vị trao đổi, chia sẻ kinh

nhiệm làm việc,…

- Danh bạ: - Người dùng có thể tạo, quản lý danh bạ cá nhân, danh bạ

đối tác, theo từng nhóm trên hệ thống

- Nhân sự: - Quản lý nhân sự theo biểu mẫu W2C của đơn vị theo

từng phòng, từng cán bộ;

- Chấm công: - Quản lý, chấm công nhân viên bằng thiết bị nhận dạng

vân tay;

- Thư viện ảnh: - Quản lý các album ảnh cá nhân;

- Quản trị: - Quản trị hệ thống Q-eOffice: quản trị người dùng, phân

quyền truy cập,…

3.1 Trang tin điện tử nội bộ - Tin tức, thông báo nội bộ, công văn mới

Trang tin điện tử nội bộ nhằm cung cấp các thông tin, thông báo có tính chất nội

bộ đến tất cả các cán bộ của đơn vị Chỉ có cán bộ, công chức của đơn vị mới Nội dung trang tin điện tử gồm:

- Các thông báo của đơn vị

- Các tin tức, sự kiện;

- Các văn bản đến mới nhất

Hình 2 Giao diện Trang tin điện tử nội bộ

- Tất cả cán bộ trong đơn vị có thể gửi bài viết/thông báo của mình vào hệ thống;

- Trưởng phòng hay Lãnh đạo đơn vị duyệt nội dung bài viết/thông báo và đăng tải lên trang tin nội bộ

3.2 Phân hệ Công văn - Dự thảo, xử lý công văn đi, xử lý công văn đến

Phân hệ công văn gồn nhiều module: module dự thảo, xử lý văn bản trực truyến; module phát hành công văn; module xử lý văn bản đến; module quản lý văn bản

đi

Hình 3 Phân hệ Công văn

) Module dự thảo, xử lý công văn trực tuyến, quản lý văn bản đi

- Quy trình dự thảo, xử lý văn bản hiện nay ở hầu hết các đơn vị đều thực hiện theo như sau: cán bộ được giao dự thảo văn bản, tiến hành dự thảo, in ấn và trình cán bộ quản lý hay lãnh đạo (dưới đây gọi chung là lãnh đạo) cho ý kiến Sau khi lãnh đạo cho ý kiến, cán bộ dự thảo đến nhận và sửa chữa bản

dự thảo, in ấn, trình ký và chuyển cho văn thư phát hành Quy trình sửa chữa, xin ý kiến về một văn bản có thể phải thực hiện nhiều lần

- Theo quy trình hiện nay dẫn đến (i) chi phí hành chính cao do phải in ấn văn bản ra giấy nhiều lần; (ii) ảnh hưởng thời gian làm việc của cán bộ dự thảo và lãnh đạo (iii) khó khăn trong việc xin ý kiến lãnh đạo khi lãnh đạo đi công tác

xa

- Việc xây dựng module dự thảo, xử lý văn bản trực tuyến nhằm mục đích: + Giảm chi phí hành chính do việc xử lý các bản dự thảo được thực hiện trực tuyến trên mạng, không phải in ra giấy;

+ Giảm thời gian đi lại của cán bộ dự thảo văn bản do các bản dự thảo được chuyển đến lãnh đạo trực tuyến, nhờ phần mềm này mà lãnh đạo có thể xem và cho ý kiến các bản dự thảo văn bản ngay lập tức, xem bản dự thảo,

xử lý ở bất kỳ đâu trên môi trường mạng;

+ Việc xin ý kiến lãnh đạo về dự thảo văn bản vẫn được thực hiện thuận lợi khi lãnh đạo đi công tác xa: lãnh đạo truy cập vào hệ thống xử lý văn bản trực tuyến ở bất kỳ đâu có kết nối internet theo một Acount của mình

- Nội dung, chức năng module dự thảo, xử lý văn bản trực tuyến

+ Dự thảo văn bản:

Mỗi cán bộ (gọi là cán bộ dự thảo) thực hiện soạn thảo văn bản, tài liệu (gọi chung là văn bản) Sau khi soạn thảo, để xin ý kiến của lãnh đạo, các

cán bộ/phòng ban khác (gọi là cán bộ xử lý/tham gia ý kiến), cán bộ dự thảo gửi bản thảo cho cán bộ xử lý/tham gia ý kiến qua hệ thống Tuỳ theo mức độ quan trọng của bản dự thảo cán bộ dự thảo có thể chọn mức độ ưu tiên: Rất quan trọng, quan trọng và bình thường Khi chọn mức độ rất quan trọng thì hệ thống sẽ gửi một tin nhắn đến điện thoại di động của cán

bộ xử lý/tham gia ý kiến thông báo có một văn bản mới cần xử lý/tham gia ý kiến Nếu cán bộ dự thảo chọn mức độ quan trọng thì nếu người xử lý/tham gia ý kiến đang trực tuyến thì trên màn hình xuất hiện thông báo Pop-up thông báo có văn bản mới cần xử lý/tham gia ý kiến

+ Xử lý văn bản:

Cán bộ xử lý/tham gia ý kiến, sau khi đăng nhập vào hệ thống, nếu có văn bản mới được gửi đến thì trên màn hình chính xuất hiện văn bản này Cán

bộ xử lý/tham gia ý kiến có thể xử lý trực tiếp trên hệ thống và gửi lại cán

bộ dự thảo Nếu được cán bộ dự thảo cho phép, cán bộ xử lý/tham gia ý kiến có thể chuyển tiếp văn bản này cho cán bộ khác hay có thể xem kết quả tham gia ý kiến của nhón người khác Hệ thống sẽ lưu lại quá trình xử lý/tham gia ý kiến của từng cán bộ, từng bản thảo

+ Nhiều cán bộ cùng tham gia xử lý văn bản:

Đối với một số văn bản, người dự thảo có thể gửi cho nhiều người cùng tham gia xử lý, góp ý Khi chuyển văn bản cho nhiều người, cán bộ dự thảo có thể cho hoặc không cho người nhận xử lý/góp ý văn bản có được phép chuyển tiếp xử lý/góp ý cho người khác không hoặc có cho ai đó được phép xem ý kiến xử lý/góp ý của người khác cùng nhận văn bản

+ Lưu trữ các bản thảo:

Sau khi có ý kiến xử lý của cán bộ xử lý về văn bản mình đã gửi, cán bộ

dự thảo tiếp tục chỉnh sửa Mỗi lần văn bản chuyển qua lại giữa cán bộ dự thảo và cán bộ xử lý sẽ được hệ thống lưu trữ vào cơ sở dữ liệu với các phiên bản khác nhau nhằm lưu ý kiến xử lý của cán bộ xử lý qua các lần

xử lý

+ Phát hành văn bản/tài liệu:

Sau khi văn bản/tài liệu hoàn thành, cán bộ dự thảo in và trình lãnh đạo ký hay lãnh đạo (người xử lý văn bản) in và ký chuyển phòng hành chính phát hành;

Bản điện tử cuối cùng của văn bản đã phát hành được tự động chuyển đến văn thư để bổ sung số, ngày tháng, người ký,… (theo văn bản phát hành)

và lưu trữ vào cơ sở dữ liệu văn bản đi phục vục việc tra cứu, tìm kiếm văn bản đi Sau khi văn thư bổ sung các thông tin cho văn bản đã phát hành và lưu trữ vào cơ sở dữ liệu văn bản đi, hệ thống còn tự động chuyển một bản vào cơ sở dữ liệu tài liệu, văn bản của cán bộ dự thảo phục vụ công tác tra cứu, tìm kiếm của cán bộ này về sau

) Module quản lý, xử lý công văn đến

Module quản lý, xử lý công văn đến được chia thành hai module nhỏ: module quản lý các công văn đến có tính chất thông báo mà không phải xử lý, phúc đáp (như các Nghị định, Thông tư,…) và module xử lý các văn bản đến

• Module quản lý công văn đến:

- Văn thư của đơn vị cập nhật các công văn đến vào hệ thống (tên, số, trích yếu, bản quyét công văn,…);

- Công văn này sẽ được đăng tải trong Trang tin điện tử nội bộ để mọi cán bộ xem, nghiên cứu

• Module xử lý công văn đến:

Đối với một số công văn đến cần xử lý, văn thư cập nhật vào hệ thống vào chuyển cho lãnh đạo, sau đó lãnh đạo chuyển cán bộ xử lý

- Nội dung, chức năng Module quản lý, xử lý công văn đến trực tuyến:

+ Cập nhật văn bản đến vào cơ sở dữ liệu:

Cán bộ văn thư cập nhật công văn đến gồm các thông tin:

Loại công văn, tên công văn,

Số, ký hiệu: còn gọi là số gốc do được ghi trong phần loại công văn

Ngày đến, số đến

Tóm tắt nội dung: Bạn có thể tóm tắt nội dung công văn nếu thấy cần thiết

Người ký, nơi gửi

Mức độ ưu tiên của công văn: Rất quan trọng, quan trọng, bình thường Trường hợp Rất quan trọng thì sau khi văn thư chuyển công văn trình lãnh đạo hay cán bộ xử lý trực tiếp thì một tin nhắn sẽ được nhắn đến điện thoại di động của người nhận xử lý thông báo có văn bản cần xử lý gấp; Tệp công văn kèm theo: Tệp đính kèm công văn có thể được văn thư gõ trực tiếp, hoặc bản scaner, qua mạng (email, fax, )

+ Luân chuyển, xử lý công văn đến:

Khi nhận được công văn chuyển đến, lãnh đạo đơn vị xem xét xử lý và chuyển cho cán bộ cấp dưới xử lý;

Sau khi nhận được công văn từ lãnh đạo, chuyên viên thực hiện xử lý và báo cáo lãnh đạo;

Quá trình xử lý được hệ thống ghi lại các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, các phiếu xin ý kiến, các ý kiến trả lời, những thông tin giải quyết của các đơn

vị và chuyên viên giải quyết

+ Lưu trữ, tìm kiếm công văn đến:

Số lượng công văn đến mỗi ngày một nhiều và được lưu trữ trong cơ sở

dữ liệu công văn đến Mọi cán bộ có thể tìm kiếm, tra cứu theo nhiều tiêu chí, yêu cầu khác nhau thông qua bộ lọc công văn như tìm kiếm theo tên công văn, theo số công văn, theo ngày tháng đến, theo ngày tháng công văn, theo từ khoá, theo người ký, nơi gửi,…

) Module tìm kiếm công văn:

- Tìm kiếm công văn đến

- Tìm kiếm công văn đã phát hành trong kho dữ liệu công văn đi

3.3 Phân hệ Công việc – giao việc, xử lý công việc, báo cáo công việc

Hình 4 Giao diện module Công việc

) Module giao việc, xử lý công việc trực tuyến

- Module giao việc, quản lý và xử lý công việc cho phép lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo các phòng ban, hay cán bộ có thể thực hiện giao công việc, quản lý công việc và xử lý công việc trực tuyến;

- Module giao việc, xử lý công việc tạo môi trường làm việc năng động, hiệu

- Việc giao việc, xử lý công việc được thực hiện trực tuyến không phụ thuộc vào không gian, thời gian Cán bộ tham gia giao việc, xử lý công việc có thể truy cập vào hệ thống ở bất kỳ đâu chỉ cần máy tính có kết nối Internet

- Nội dung, chức năng Module giao việc, quản lý và xử lý công việc trực tuyến

+ Tạo công việc mới:

Lãnh đạo đơn vị, phòng ban, hay một cán bộ nào đó muốn giao công việc cho một hay một nhóm người, thực hiện truy cập vào Module này để tạo công việc và giao việc trực tuyến qua mạng internet

Nội dung công việc giao bao gồm: tên công việc, người giao, ngày tháng hoàn thành, yêu cầu cần xử lý, nội dung công việc tóm tắt, file tài liệu kèm theo nếu có, những người được giao (một hay một nhóm người), thời gian giải quyết công việc, quyền chuyển việc cho cán bộ khác, quyền được xem, tổng hợp kết quả giải quyết công việc của cán bộ khác, mức độ cần xử lý công việc: Rất quan trọng, quan trọng và bình thường;

Tuỳ theo mức độ cần xử lý của công việc mà hệ thống thông báo cho người được giao việc biết Nếu người giao việc yêu cầu người nhận việc

xử lý gấp (công việc rất quan trọng) thì hệ thống sẽ gửi tin nhắn đến điện thoại di động của cán bộ xử lý văn bản, hay xuất hiện cửa sổ pop-up trên màn hình máy tính của cán bộ xử lý văn bản thông báo có công việc mới;

+ Theo dõi, đôn đốc xử lý công việc:

Trên cơ sở công việc được đã giao, cán bộ giao việc thường xuyên theo dõi, đôn đốc việc triển khai công việc của người nhận;

Hệ thống sẽ cảnh báo những công việc đã giao mà chưa được xử lý;

+ Thống kê, tổng hợp công việc:

Cán bộ nhận việc có thể tổng hợp: công việc đã quá hạn, công việc đang

xử lý, công việc chưa xử lý, công việc đã hoàn thành

) Module báo cáo kết quả công việc:

- Module báo cáo kết quả công việc cho phép lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo các phòng ban kiểm tra công việc thực hiện của từng cán bộ, công chức Thời gian báo cáo có thể là hàng ngày, hàng tuần;

- Nội dung báo cáo công việc

+ Báo cáo công việc đã thực hiện: Tên công việc thực hiện, Nhóm công

việc, Người giao công việc, Thời gian thực hiện công việc

Kết quả thực hiện công việc được giao, báo cáo kết quả công việc nếu có

+ Tổng hợp, báo cáo:

Lãnh đạo Phòng/Ban có thể tổng hợp kết quả làm việc của các cán bộ trong Phòng/Ban theo: Từng cán bộ, Theo thời gian từ ngày, đến ngày, Theo Nhóm công việc, Theo tên công việc,…

Lãnh đạo đơn vị có thể tổng hợp kết quả làm việc của tất cả các Phòng/Ban trong đơn vị và của từng cán bộ

3.4 Phân hệ Lịch công tác - Tạo, quản lý lịch công tác cá nhân, đơn vị

Hình 5 Giao diện xem lịch công tác Lãnh đạo đơn vị

) Lập kế hoạch công tác:

- Mỗi cá nhân lập lịch công tác theo nội dung công việc/sự kiện trong từng ngày Nội dung lịch công tác bao gồm: tên công việc/sự kiện, nội dung tóm tắt công việc/sự kiện, ngày giờ bắt đầu thực hiện, ngày giờ kết thúc công việc/sự kiện, cán bộ cùng tham gia, tài nguyên/thiết bị sử dụng (máy chiếu, ôtô, hội trường,…);

- Khi kế hoạch công tác có mời (hay thông báo) một, một số cán bộ cùng tham gia thực hiện (ví dụ như hội thảo, họp,…) thì Hệ thống sẽ tự động gửi bản kế hoạch này đến cán bộ được mời cùng tham gia Cán bộ này có thể xác nhận hay từ chối tham gia công việc của người lập kế hoạch Khi

đó người lập kế hoạch sẽ biết được ai từ chối, chấp nhận kế hoạch do mình đặt, từ đó quyết định có tiếp tục hay huỷ bỏ kế hoạch đã lập

- Trường hợp, người lập kế hoạch có nhu cầu sử dụng một số thiết bị như hội trường, ôtô, máy chiếu, máy tính xách tay,… thì có thể biết được tình trạng sử dụng thiết bị này (đã có ai sử dụng chưa?, sử dụng từ thời gian nào đến thời gian nào);

- Hệ thống sẽ tổng hợp kế hoạch công tác của từng cán bộ thành kế hoạch công tác của Phòng/ban và của đơn vị

) Xem lịch công tác:

- Lịch công tác của Phòng/ban nơi cán bộ đó công tác hay các lịch công tác của các Phòng/ban khác (nếu được cho phép), xem lịch công tác của toàn đơn vị; Lãnh đạo đơn vị xem toàn bộ lịch công tác của tất cả các phòng/ban trong đơn vị

) Nhắc việc:

- Nếu khi lập lịch công tác, người sử dụng đặt thời gian để hệ thống tự động nhắc việc thì trước một khoảng thời gian đó, Hệ thống sẽ gửi tin nhắn đến điện thoại di động thông báo sự kiện sắp xảy ra

- Nếu lịch công tác được lập có sự tham gia của nhiều người đến các cán bộ cùng tham gia thông tin về công việc cùng phối hợp với người lập lịch công tác thời gian, công việc, địa điểm thực hiện công việc,…

- Trường hợp nếu người lập kế hoạch công tác đặt chế độ nhắc việc (trước một khoảng thời gian nào đó), hệ thống sẽ thực hiện gửi tin nhắn đến điện thoại di động hay thông báo dạng Pop-Up trên màn hình của người lập kế hoạch và những cán bộ cùng phối hợp

) Module sửa chữa, xoá lịch công tác:

Để hỗ trợ người sử dụng, hệ thống cho phép người sử dụng có thể xem lịch công tác theo: hàng ngày, theo tuần và theo tháng

Cán bộ lập lịch công tác có thể sửa chữa lại lịch công tác, xoá lịch công tác khỏi cơ sở dữ liệu

3.5 Phân hệ Chat - Chat text trên nền Webase

- Cho phép mọi người sử dụng có thể chat trực tiếp với nhau để trao đổi, thảo luận công việc, mà không cần sử dụng các phần mềm chat hiện nay như yahoo messenger;

- Phân hệ chat text được thiết kế giao diện web, thân thiện, dễ sử dụng;

- Người sử dụng không phải cài đặt như các phần mềm chat hiện nay mà có thể chat ở bất kỳ máy tính nào có kết nối internet với tài khoản đăng nhập hệ thống được cấp;

- Do các người sử dụng có thể chat trực tiếp với nhau (client to client) nên chạy rất nhanh,

- Mỗi người sử dụng có thể tạo/xoá các “Phòng chat” – ROOM để chát với một hay một nhóm người trong hệ thống;

- Một người có thể chat đồng thời với nhiều người Các thành viên cùng chat

sẽ xuất hiện trên một TAB như hình vẽ dưới đây;

- Người sử dụng có thể dễ dàng chuyển qua lại giữa các thành viên trên TAB

Hình 6 Phân hệ Chat text trong hệ thống

3.6 Phân hệ Tin SMS - Gửi tin nhắn SMS ra điện thoại di động

- Cho phép người sử dụng nhắn tin từ Hệ thống (máy tính) ra một hay nhiều máy điện thoại di động

- Phân hệ Tin SMS được sử dụng để thông báo cho nhiều người thực cùng thực hiện một công việc/sự kiện nào đó như thông báo giờ, ngày họp,…

- Quản lý các tin nhắn từ máy điện thoại di động đến

Hình 7 Phân hệ Tin nhắn SMS

3.7 Phân hệ Tài liệu - Quản lý, chia sẻ hồ sơ/tài liệu trên mạng

Hình 8 Module quản lý Tài liệu

) Quản lý hồ sơ/tài liệu cá nhân:

- Hiện nay mỗi cán bộ lưu trữ các tài liệu trên máy tính hay các thiết bị khác như USB, đĩa CD-ROM,… Việc lưu trữ này nảy sinh một số vấn đề:

+ Nguy cơ mất dữ liệu là rất lớn: hỏng ổ cứng máy tính, USB và đĩa ROM không còn đọc được;

CD-+ Việc tổ chức, tạo các thư mục lưu trữ phức tạp, hay nhầm lẫn;

+ Rất khó khăn tìm tài liệu/hồ sơ khi số lượng các file, folder lớn;

+ Không tạo được các danh mục tài liệu dùng chung toàn đơn vị hay trong phạm vi của Phòng/ban;

+ Khó khăn trong việc chia sẻ tài liệu (mặc dù đã có mạng LAN xong nhiều cán bộ vẫn thực hiện sao chép qua USB, đĩa CD-ROM, );

+ Khi đi công tác khỏi văn phòng, cán bộ muốn tra cứu, tìm kiếm tài liệu cá nhân, hay tài liệu sử dụng chung là không thể;

+ Thực hiện dễ dàng các thao tác đối với tài liệu như sao chép/di chuyển/xoá tài liệu khỏi danh mục ;

+ Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng theo tên tài liệu, từ khoá, nội dung tóm tắt tài liệu

- Nội dung, chức năng Module quản lý, chia sẻ hồ sơ, trao đổi hồ sơ tài liệu trên mạng:

+ Tạo thư mục lưu trữ tài liệu trên mạng Internet:

Mỗi cán bộ có thể tạo nhiều thư mục (folder) để lưu trữ tài liệu trên máy chủ, các thư mục được tạo theo nhiều cấp khác nhau Module này cho phép mỗi cán bộ có thể tạo và quản lý tài liệu cá nhân;

Các thư mục được tạo trên máy chủ nên đảm bảo an toàn, không mất dữ liệu khi máy tính của cán bộ bị hỏng, virus tấn công ;

Các thư mục do cán bộ tạo ra để quản lý các tài liệu cá nhân hay có thể phân quyền cho cán bộ khác truy cập đọc các tài liệu do mình tạo ra

+ Cập nhật file tài liệu:

Sau khi đã tạo các thư mục trên máy chủ, cán bộ có thể upload file tài liệu vào các thư mục đã tạo để quản lý;

Module cho phép quản lý tất cả các loại định dạng file (doc, xls, txt,…) Nội dung quản lý file tài liệu bao gồm: tên file tài liệu, nội dung tóm tắt, ngày tháng tạo lập, kích thước file, người tạo lập, từ khoá cho phép tìm kiếm tài liệu;

Các tài liệu khi cập nhật lên máy chủ, được hệ thống tự động mã hoá nhằm hạn chế việc truy cập bất hợp pháp từ bên ngoài, đảm đảo bảo mật tài liệu của từng cá nhân, của toàn bộ đơn vị ;

Các tài liệu do từng cá nhân tạo ra có thể được chia sẻ một cách dễ dàng cho nhiều cán bộ khác trong hệ thống Khi được chia sẻ tài liệu (tài liệu được sử dụng chung trong toàn đơn vị) các cán bộ được phân quyền đọc

có thể tìm kiếm một cách dễ dàng, nhanh chóng;

) Chia sẻ hồ sơ/tài liệu trên mạng:

Có những tài liệu cần cho một số hay tất cả cán bộ được đọc Chức năng chia sẻ tài liệu sẽ phân quyền đọc tài liệu cho các người sử dụng trong hệ thống Khi chia sẻ một tài liệu, tài liệu này được đưa vào danh mục « tài liệu dùng chung » có nghĩa một số hay tất cả cán bộ có thể đọc tài liệu này hoặc tài liệu dùng chung của từng Phòng/Ban

+ Sửa chữa tài liệu :

Cán bộ tạo lập tài liệu có quyền sửa chữa tài liệu do mình tạo lập

+ Sao chép/di chuyển/xoá tài liệu:

Người tạo lập tài liệu có thể thực hiện các thao tác như sao chép/di chuyển/xoá các tài liệu do mình tạo ra

+ Tìm kiếm tài liệu:

Hệ thống cho phép người sử dụng có thể tìm kiếm/lọc nhanh chóng các tài liệu trong cơ sở dữ liệu;

Việc tìm kiếm tài liệu dựa trên các tiêu chí : tên tài liệu, ngày tháng tạo lập, từ khoá, cụm từ chứa trong tài liệu,…

3.8 Phân hệ Tin nhắn - Quản lý tin nhắn nội bộ

Hình 9 Quản lý thư tin nhắn nội bộ

- Hiện nay thư điện tử là công cụ rất hữu dụng và được nhiều người sử dụng Các hòm thư được dùng phổ biến là hòm thư điện tử Yahoo, Hotmail, Gmail, một số hòm thư trong nước,… Tuy nhiên việc sử dụng các hòm thư này cũng gặp một số vấn đề như: phức tạp, chậm do nhiều người sử dụng (đối với yahoo, hotmail, ),… một số hòm thư không cho phép gửi file lớn hơn 1 Mb,

- Module tin nhắn nội bộ cung cấp các tính năng tạo và gửi tin nhắn giữa các thành viên trong đơn vị Các thành viên có thể sử dụng Module này vào mục đích trao đổi thông tin Hệ thống có thể thay thế cho hộp thư điện tử với các tính năng:

+ Ra các thông báo nhanh đến mọi người

+ Thay thế hệ thống email để gửi thông tin đến người khác nhanh hơn + Gửi các thông điệp cần thiết khi người nhận vắng mặt

+ Cho phép gửi tài liệu đính kèm

- Nội dung, chức năng Module tin nhắn nội bộ:

Trường hợp nếu tin nhắn là quan trọng, sau khi tin nhắn được gửi một tin nhắn sẽ được gửi đến máy điện thoại di động hay thông báo trên màn hình của các người nhận;

Một tin nhắn có thể được gửi cho nhiều người khác nhau trong hệ thống

+ Đọc, Xoá, trả lời, chuyển tiếp tin nhắn:

Khi có tin mới, người nhận có thể thực hiện đọc thư, xoá, trả lời thư, chuyển thư tiếp cho người khác

+ Quản lý tin nhắn:

Các tin nhắn được quản lý thành các danh mục: tin mới, tin chưa đọc, tin

đã gửi,… giúp người sử dụng lọc và tìm kiếm nhanh chóng

3.9 Phân hệ Nhân sự - Quản lý hồ sơ nhân sự cá nhân

Hình 10 Phân hệ quản lý hồ sơ nhân sự

3.10 Phân hệ Diễn đàn - Forum

Phân hệ Diễn đàn cho phép người sử dụng trong đơn vị tham gia trao đổi, chia sẻ với nhau trong hệ thống

Hình 11 Phân hệ Diễn đàn

3.11 Phân hệ Danh bạ - Quản lý, chia sẻ danh bạ cá nhân

Hình 12 Phân hệ quản lý danh bạ cá nhân

- Module quản lý danh bạ cung cấp cho mỗi cán bộ một sổ danh bạ cá nhân lưu trữ các thông tin (họ tên, số điện thoại, địa chỉ, địa chỉ email,…) của các tổ chức, đối tác trong cơ sở dữ liệu;

- Các tổ chức/cá nhân có thể được lưu trữ theo từng người sử dụng (danh bạ cá nhân) hay danh bạ chung của đơn vị/phòng ban (danh bạ đơn vị/phòng ban);

- Các tổ chức, cá nhân là đối tác của một cán bộ được tổ chức thành các nhóm khác nhau thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm danh bạ;

- Người sử dụng có thể tra cứu, tìm kiếm danh bạ cá nhân, hay danh bạ chung một cách dễ dàng, nhanh chóng;

- Từ danh mục danh bạ cá nhân người sử dụng có thể thực hiện gửi email tới tổ chức, cá nhân có trong danh bạ

- Nội dung, chức năng Module quản lý danh bạ cá nhân:

+ Thêm/Sửa/Xoá danh bạ:

Người sử dụng có thể Thêm/Sửa/Xoá nhóm các danh bạ, danh bạ của các

tổ chức, cá nhân vào danh bạ cá nhân ;

Có thể chia sẻ danh bạ vừa thêm cho các cán bộ khác trong cùng phòng hay trong cùng đơn vị;

3.12 Phân hệ Thư viện ảnh - Quản lý thư viện ảnh cá nhân

Hình 13 Phân hệ quản lý thư viện ảnh

3.13 Phân hệ Quản trị - Quản trị hệ thống Q-eOffice

Cơ chế phân quyền

Người sử dụng ở các vai trò khác nhau được phép truy cập và khai thác các văn bản, tài liệu khác nhau,

Tùy từng lĩnh vực công việc mà người sử dụng được phép truy cập

Hình 14 Phân hệ quản trị hệ thống

- Tên miền của Trung tâm nghiên cứu phòng trừ mối là www.trungtammoi.com

- Đăng nhập vào hệ thống, xuất hiện màn hình như hình I.1

Hình I.1 Đăng nhập hệ thống Văn phòng điện tử

- Mỗi cán bộ trong đơn vị được quản trị cung cấp một tài khoản (tên đăng nhập, mật khẩu);

- Khi đăng nhập thành công, xuất hiện trang chủ như hình I.2

Hình I.2 Trang chủ

Liệt kê các công việc do lãnh đạo, cán

bộ khác giao cần phải xử lý Trường hợp nếu công việc mới thì xuất hiện

“New” tại tên công việc

Trong mục “CÔNG VIỆC CẦN XỬ LÝ” người sử dụng:

+ Bấm tại tên công việc để mở nội dung chi tiết của công việc;

+ Bấm “Tạo công việc mới” để tạo một công việc mới và giao cho cán bộ khác; + Xem tiếp để xem các công việc cần xử lý tiếp theo

- TIN NHẮN MỚI:

+ Liệt kê các tin nhắn mới được gửi từ những người sử dụng khác trong hệ thống;

+ Muốn soạn thảo tin nhắn mới, bấm “Soạn tin nhắn” để soạn một tin nhắn mới;

+ Bấm “Xem tiếp”: xem các tin nhắn mới tiếp theo;

+ Để đọc tin nhắn, bấm tại tên tin nhắn đó

- SỰ KIỆN CỦA TÔI:

+ Liệt kê các sự kiện của cá nhân

+ Bấm tại tên sự kiện để xem thông tin chi tiết về sự kiện + Để tạo sự kiện mới, bấm

“Tạo sự kiện”

+ Để xem sự kiện tiếp theo, bấm “Xem tiếp”

- NGƯỜI DÙNG TRỰC TUYẾN:

+ Liệt kê danh sách người dùng đang trong hệ thống của từng phòng/ban

- CÔNG VĂN CẦN XỬ LÝ:

+ Liệt kê các công văn do cán

bộ khác dự thảo xin ý kiến xử lý;

+ Liệt kê các công văn đến cần xử lý được chuyển tiếp từ văn thư hay lãnh đạo đơn vị; + Bấm tại tên công văn (trong mục dự thảo công văn hay mục công văn đến) để mở chi tiết nội dung, yêu cầu cần xử

lý và thực hiện xử lý, ghi ý kiến xử lý trả lời cán bộ dự thảo hay báo cáo lãnh đạo + Bấm “Tạo công văn mới” để dự thảo một công văn mới trình lãnh đạo hay xin ý kiến xử lý của cán bộ khác

+ Bấm “Xem tiếp” để xem các công văn cần xử lý tiếp theo

- LỊCH CÔNG TÁC TRONG NGÀY:

+ Liệt kê lịch công tác của đơn vị và của cá nhân trong ngày;

+ Bấm tại tên sự việc để xem chi tiết lịch công tác;

+ Bấm “Xem tiếp” để xem lịch công tác tiếp theo;

+ Bấm “Tạo lịch công tác của tôi” để tạo lịch công tác của cá nhân

+ Liệt kê 4 menu Hồ sơ-tài liệu, Danh bạ cá nhân, Thư viện ảnh và Tin nhắn di động

- THÔNG BÁO:

+ Liệt kê các thông báo nội bộ mới nhất của đơn vị + Bấm vào tên thông báo để xem chi tiết nội dung thông báo

- CÔNG VĂN MỚI:

+ Liệt kê các công văn mới đến có tính chất thông báo

để mọi cán bộ có thể đọc, nghiên cứu;

+ Bấm tên công văn để xem chi tiết công văn đến

- TIN TỨC&SỰ KIỆN:

+ Liệt kê các Tin tức&sự kiện nội bộ mới nhất;

+ Bấm vào tên tin tức để xem nội dung chi tiết của tin tức

III PHÂN HỆ TIN TỨC/THÔNG BÁO

Phân hệ tin tức/thông báo nhằm cung cấp các tin tức, thông báo có tính chất nội bộ cho tất cả các người sử dụng trong hệ thống Phân hệ tin tức/Thông báo được thiết kế như một trang tin điện tử nội bộ Khi người sử dụng đăng nhập vào hệ thống, trên trang chủ phía bên phải có 3 mục “Thông báo”, “Công văn” và “Tin tức &

Sự kiện”

- Thông báo: Đăng tải tất cả các thông báo nội bộ của đơn vị Những thông báo mới sẽ được xuất hiện ngay trên trang chủ

- Tin tức & Sự kiện: Đăng tải các tin tức, sự kiện nội bộ của đơn vị

Hình III.1 Menu Công văn

III.1 Xem Tin tức/Thông báo

- Việc xem thông báo, tin tức nội bộ như xem tin tức trên các báo điện tử

- Trên trang chủ, trong mục “Thông báo” và “Tin tức&sự kiện” xuất hiện các thông báo, tin tức sự kiện mới nhất;

- Để xem chi tiết nội dung Thông báo, tin tức, bạn bấm chuột tại tên thông báo, tin tức Khi đó xuất hiện nội dung thông báo, tin tức như hình III.2

- Hoặc, bạn có thể chọn Phân hệ Tin tức trên menu chính, khi đó xuất hiện trang Tin tức như hình III.3

Hình III.2 Nội dung chi tiết thông báo, tin tức nội bộ;

Hình III.3 Trang tin tức, thông báo nội bộ

III.2 Cập nhật Thông báo, tin tức nội bộ

III.2.1 Ai được quyền cập nhật

- Tất cả người sử dụng trong đơn vị đều được gửi bài viết vào hệ thống;

- Việc duyệt và đăng là do lãnh đạo đơn vị quyết định

Người sử dụng trong đơn vị:

+ Gửi bài viết vào hệ thống chờ lãnh đạo Phòng duyệt và đăng tải;

+ Sửa chữa bài viết do mình gửi khi chưa được đăng tải Trường hợp bài viết đã được đăng tải thì không sửa chữa được

Lãnh đạo Cục, lãnh đạo các Phòng/Ban:

+ Gửi bài viết vào hệ thống và đăng tải bài viết;

+ Duyệt, cho đăng tải các bài viết do cán bộ mình phụ trách gửi đến;

+ Sửa chữa bài viết do mình ngay cả khi bài viết đã đăng tải trên mạng;

+ Sửa chữa, xoá các bài viết của tất cả các cán bộ trong phòng khi đã đăng tải trên mạng

III.2.2 Gửi bài viết (tất cả người sử dụng)

Hình III.5 Cửa sổ cập nhật tin tức/thông báo

Bước 3: Cập nhật nội dung thông báo, tin tức:

- Chọn loại: Thông báo hay Tin tức

- Nhập tiêu đề bài viết Thông báo/Tin tức

- Nhập nội dung tóm tắt;

- Nhập nội dung thông báo, tin tức;

- Nhập nguồn thông tin (từ đâu?, báo nào,…)

- Nhập file đính kèm (nếu có) Một số thông báo, tin tức dài, việc đưa toàn bộ nội dung vào mục “Nội dung” sẽ làm chậm hệ thống, do vậy có thể đính kèm một file văn bản kèm theo để người đọc có thể mở hay download về máy để đọc;

- Nhập ảnh minh hoạ cho bài viết (nếu có)

Bước 4: Chọn nút “Cập nhật” để hoàn tất việc cập nhật vào hệ thống

người giử bài viết không thể sửa chữa, xoá bài viết của mình Việc sửa chữa bài viết xem mục III.2.3 dưới đây

III.2.3 Sửa bài viết do mình đã gửi (tất cả người sử dụng)

- Tất cả người sử dụng sau khi đã gửi bài viết vào hệ thống đều có quyền sửa chữa, xoá bài viết của mình nếu bài viết đó chưa được duyệt và đăng lên mạng;

- Các bước sửa bài viết:

Bước 1: Chọn trong menu bên trái, khi đó xuất hiện như hình III.6 Trong hình III.6 liệt các bài viết mình đã gửi và chưa được đăng tải;

Hình III.6 Danh sách bài viết chưa được đăng tải Bước 2: Để sửa một bài viết, bấm chuột tên bài viết trong danh sách, khi đó toàn bộ bài viết sẽ được hiển thị như hình III.7

Hình III.7 Nội dung bài viết hiển thị cho phép người sử dụng có thể sửa chữa Bước 3: Sửa chữa bài viết (tiêu đề, tóm tắt, nội dung bài viết,….);

Bước 4: Bấm nút để ghi lại, nút để không ghi

III.2.4 Duyệt, đăng tải bài viết (sử dụng cho Lãnh đạo)

- Tất cả các bài viết do cán bộ gửi về đều được chờ trong danh mục bài viết chưa đăng của từng phòng;

- Lãnh đạo đơn vị có quyền duyệt bài viết của tất cả cán bộ trong đơn vị, Lãnh đạo Phòng/Ban có quyền duyệt, đăng tải bài viết đươc gửi từ cán bộ thuộc mình phụ trách

IV PHÂN HỆ CÔNG VĂN

Phân hệ công văn gồm có các module sau:

- Module dự bảo công văn, xử lý văn bản trực tuyến;

- Module quản lý công văn phát hành: Sau khi dự thảo, người sử dụng có thể phát hành công văn và đưa vào kho lưu trữ phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm các công

văn đã phát hành;

- Module quản lý công văn đến:

- Module quản lý, xử lý công văn đến

IV.1 Dự thảo Công văn, xử lý công văn

IV.1.1 Dự thảo công văn trực tuyến

Mỗi cán bộ có thể thực hiện soạn thảo công văn (dưới đây gọi là văn bản) xin ý kiến

và trình ký Sử dụng module dự thảo công văn để dự thảo công văn trực tuyến Sau khi dự thảo, cán bộ dự thảo có thể xin ý kiến lãnh đạo hay xin ý kiến tham gia của một số cán bộ khác Để xin ý kiến lãnh đạo, ý kiến đóng góp của cán bộ khác, cán

bộ dự thảo gửi bản thảo cho lãnh đạo, cán bộ tham gia ý kiến qua mạng

Sau khi cán bộ dự thảo gửi bản thảo, trong danh mục “Văn bản cần xử lý” của cán

bộ nhận xử lý, xin ý kiến văn bản xuất hiện “Văn bản cần xử lý” Tuỳ theo mức độ

ưu tiên cần xử lý (Rất quan trọng, Quan trọng và Bình thường) mà hệ thống sẽ gửi thông báo đến cán bộ xử lý văn bản (tin nhắn đến điện thoại di động, thông báo pop-up trên màn hình)

+ Các bước dự thảo công văn:

Bước 1:

- Chọn Phân hệ “Công văn” trong menu của phần mềm

- Chọn menu “Dự thảo công văn” khi đó xuất hiện như hình IV.2

Hình IV.1 Màn hình chọn phân hệ Công văn

Hình IV.2 Dự thảo công văn mới

Bước 2: Dự thảo công văn :

- Chọn loại công văn;

- Nhập tên công văn;

- Chọn ngày tháng bắt đầu xử lý-hoàn thành xử lý/cho ý kiến bản dự thảo công văn;

Hình IV.3 Chọn loại công văn

- Nhập thông tin tóm tắt về công văn dự thảo;

- Nhập nội dung công văn: Nếu bản dự thảo ngắn từ một đến hai trang như giấy mời, thông báo,… để giúp cán bộ xử lý có thể đọc trực tuyến trên mạng mà không cần download về máy tính thì cán bộ dự thảo có thể gõ văn bản trực tiếp vào phần nội dung công văn hay sao chép nội dung công văn từ văn bản Word;

- Đính kèm file bản thảo công văn: Trường hợp dự thảo công văn dài, có nhiều trang hoặc cần gửi cho người xử lý, tham gia ý kiến nhiều văn bản, thì có thể gửi bản thảo bằng cách đính kèm file (attach) Việc đính kèm theo file bản thảo được thực hiện như hình IV.4

Hình IV.4 Đính kèm bản thảo công văn + Để đính kèm theo file bản thảo, chọn nút browse, khi đó xuất hiện hộp thoại như hình IV.5

Hình IV.5 Chọn file bản thảo công văn + Chọn file bản thảo công văn

+ Bấm nút “Open”, khi đó đường dẫn file bản thảo sẽ hiện thị trong ô như hình IV.6

Hình IV.6 Upload bản thảo công văn lên máy chủ