PHẦN ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP KỸ THUẬT Gói thầu: “Triển khai phần mềm Văn phòng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011”

PHẦN ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP KỸ THUẬT Gói thầu: “Triển khai phần mềm Văn phòng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011” Hà Nội, 08/2011 Gói thầu: Triển khai phần mềm Văn phòng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011 MỤC LỤC MỤC LỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT PHẦN TRÌNH BÀY HIỂU BIẾT CỦA NHÀ THẦU ĐỐI VỚI HỆ THỐNG “QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH” .5 I Thông tin dự án Thông tin chung Địa điểm triển khai Văn phòng UBND tỉnh .5 Sở Thông tin Truyền thông Sở Nông nghiệp Nông thôn Sở Kế hoạch Đầu tư .5 Văn phòng UBND huyện Ninh Sơn Quy mô triển khai II Giới thiệu gói thầu .5 III Cấu trúc đề xuất Tân Dân PHẦN ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP XÂY DỰNG HỆ THỐNG THEO CHỨC NĂNG VÀ NGHIỆP VỤ I Thiết kế quy trình xử lý Quy trình tiếp nhận chuyển giao văn Quy trình tiếp nhận chuyển giao văn đến trực tiếp đơn vị, sở, huyện Quy trình xử lý hồ sơ công việc II Thiết kế hệ thống chức 11 Quản lý văn đến 11 Văn dự thảo 15 Văn nội 17 Quản lý giao việc (phiếu yêu cầu) .19 Quản lý văn 20 Hồ sơ công việc 22 Tra cứu tìm kiếm 25 Báo cáo thống kê 29 Đáp ứng mơ hình đa cấp .30 10 Module “Quản lý nhắc việc” .32 11 Module “Gửi nhận tin SMS” .33 12 Module “Trò chuyện Chat” .33 13 Module “Lịch công tác” 34 14 Module “Quản lý xe” 34 15 Module “Quản lý phòng họp” 35 III Thiết kế giao diện 36 PHẦN ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP KỸ THUẬT VÀ CÔNG NGHỆ 48 I Giải pháp đề xuất phát triển phần mềm công ty Tân Dân 48 Công nghệ IBM - Lotus Domino(Linux, Windows server 2003) .48 II Thiết kế mơ hình triển khai, kế hoạch triển khai đào tạo 51 Mơ hình triển khai dự kiến tiến độ thực 51 Kế hoạch triển khai .53 Văn phòng UBND tỉnh .53 Sở Thông tin Truyền thông 53 Sở Nông nghiệp Nông thôn 53 Sở Kế hoạch Đầu tư .53 Trang 2/75 Gói thầu: Triển khai phần mềm Văn phòng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011 Văn phòng UBND huyện Ninh Sơn 53 Kế hoạch đào tạo 54 Tiến độ thực dự án .57 Trong tuần đầu (05 ngày) phục vụ cho việc khảo sát đơn vị (05 đơn vị) đội tham gia khảo sát 58 Trong tuần (12 ngày) nhóm triển khai cơng ty tổ chức triển khai tồn (05 đơn vị dự án) 58 Thời gian đào tạo tiến hành sau đơn vị triển khai giai đoạn đầu hoàn thành, việc đào tạo nhóm đào tạo vòng 05 tuần (30 ngày) 58 Tiến hành nghiệm thu lý vòng 01 tuần 58 PHẦN PHÂN TÍCH CÁC ĐÁP ỨNG VỀ YÊU CẦU VỀ MẶT TÍNH NĂNG PHẦN MỀM 60 I Đáp ứng yêu cầu kỹ thuật 60 Công việc hạn xử lý 63 Công việc hạn chưa phân xử lý .63 Công việc hạn phân xử lý 64 Công việc hạn chưa phân xử lý 64 II Đáp ứng yêu cầu chức mở rộng 65 III Đáp ứng tính kỹ thuật khác 68 IV Đáp ứng đào tạo, chuyển giao công nghệ .71 PHẦN GIẢI PHÁP THỰC HIỆN .73 Sở Thông tin Truyền thông – Tỉnh Ninh Thuận .73 Các đơn vị thụ hưởng phần mềm 73 Công ty trúng thầu xây dựng triển khai đào tạo .73 PHẦN DỰ KIẾN KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC 75 I Hiệu kinh tế giải công việc 75 II Hiệu xã hội 75 Trang 3/75 Gói thầu: Triển khai phần mềm Văn phịng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011 CÁC TỪ VIẾT TẮT TTĐT Thông tin điện tử CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở liệu CQNN Các quan quản lý hành nhà nước HTTT Hệ thống thơng tin QLNN Quản lý nhà nước NSD Người sử dụng UBND Ủy ban nhân dân VP Văn phòng WAN Mạng diện rộng Online Trực tuyến GPKD Giấy phép kinh doanh LAN Mạng cục Trang 4/75 Gói thầu: Triển khai phần mềm Văn phòng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011 PHẦN TRÌNH BÀY HIỂU BIẾT CỦA NHÀ THẦU ĐỐI VỚI HỆ THỐNG “QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH” Nội dung phần trình bày hiểu biết nhà thầu gói thầu: “ Triển khai phần mềm Văn phòng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011” I Thông tin dự án Thông tin chung  Tên gói thầu: Triển khai phần mềm Văn phịng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011  Tên dự án: Triển khai phần mềm Văn phòng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011  Chủ đầu tư: Sở Thông tin Truyền thông tỉnh Ninh Thuận  Nguồn vốn: Ngân sách Nhà nước  Thời gian thực hiện: 60 ngày sau hợp đồng có hiệu lực  Kế hoạch triển khai: Kế hoạch số 2580/KH-UBND ngày 23/06/2011 Chủ tịch UBND tỉnh việc Triển khai Văn phòng điện tử Tỉnh Ninh Thuận năm 2011 Địa điểm triển khai Triển khai phần mềm Văn phòng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011 đơn vị tỉnh Ninh Thuận, bao gồm: Văn phòng UBND tỉnh Sở Thông tin Truyền thông Sở Nông nghiệp Nông thôn Sở Kế hoạch Đầu tư Văn phịng UBND huyện Ninh Sơn Quy mơ triển khai  Triển khai cài đặt, hướng dẫn sử dụng cho cán quản trị mạng, người sử dụng đơn vị trực thuộc UBND tỉnh  Chuyển đổi liệu từ cổng cũ vào sở liệu II Giới thiệu gói thầu Nội dung cung cấp chủ yếu: – Triển khai đơn vị tỉnh Ninh Thuận – Triển khai cài đặt, hướng dẫn sử dụng cho cán quản trị mạng, người sử dụng đơn vị tỉnh Trang 5/75 Gói thầu: Triển khai phần mềm Văn phòng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011 – Nhập liệu ban đầu vào sở liệu Thời gian thực gói thầu: 60 ngày sau hợp đồng có hiệu lực III Cấu trúc đề xuất Tân Dân o Phần Chúng tơi trình bày phần đề xuất chức nghiệp vụ chương trình Quản lý văn điều hành; o Phần Chúng trình bày đề xuất giải pháp kỹ thuật Trong phần chúng tơi tập trung trình bày giải pháp cơng nghệ, công cụ phát triển phần mềm Quản lý văn điều hành, mơ hình triển khai, kế hoạch triển khai, đào tạo, giải pháp bảo mật hệ thống, lưu trữ, khôi phục liệu Trang 6/75 Gói thầu: Triển khai phần mềm Văn phịng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011 PHẦN ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP XÂY DỰNG HỆ THỐNG THEO CHỨC NĂNG VÀ NGHIỆP VỤ Về đề xuất phần chức nghiệp vụ chương trình Quản lý văn điều hành tuân theo yêu cầu văn số 1654/BTTTT-ƯDCNTT Bộ Thông tin Truyền thông Thiết kế hệ thống phần mềm “Quản lý văn điều hành” I Thiết kế quy trình xử lý Quy trình tiếp nhận chuyển giao văn Trong đơn vị hành đơn vị trực thuộc Tỉnh Ninh Thuận, quy trình xử lý văn đến minh họa lược đồ đây: Mô tả thao tác thực hiện: – Văn thư Tỉnh tiếp nhận văn gửi đến từ quan ngồi – Văn thư Tỉnh bóc bì văn (trừ văn đích danh, văn mật), đối chiếu ngày tháng, số văn Có thể xảy trường hợp sau: o Nếu sai, lập phiếu gửi trả lại văn o Nếu văn hợp lệ thể thức, Văn thư vào sổ Trang 7/75 Gói thầu: Triển khai phần mềm Văn phịng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011 o Nếu văn đích danh Văn thư chuyên thẳng văn đến địa đích danh; Nếu văn mật chuyển cho lãnh đạo o Còn loại văn khác, sau vào sổ, Văn thư chuyển cho Lãnh đạo Văn phòng xem xét, phân phối cho ý kiến xử lý o Văn thư nhận lại văn ý kiến xử lý từ Lãnh đạo Văn phòng vào sổ theo dõi o Văn thư chuyển Văn cho người giao xử lý o Tất văn mật đích danh, người nhận đọc xem xét thấy cần xử lý chuyển lại cho Văn thư để vào sổ theo dõi Quy trình tiếp nhận chuyển giao văn đến trực tiếp đơn vị, sở, huyện Mô tả thao tác thực hiện: – Văn thư đơn vị tiếp nhận văn gửi đến từ quan ngồi Trang 8/75 Gói thầu: Triển khai phần mềm Văn phòng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011 – Văn thư bóc bì văn (trừ văn đích danh, văn mật), đối chiếu ngày tháng, số văn Có thể xảy trường hợp sau: o Nếu sai, lập phiếu gửi trả lại văn o Nếu văn hợp lệ thể thức, Văn thư vào sổ o Nếu văn đích danh Văn thư chuyên thẳng văn đến địa đích danh; Nếu văn mật chuyển cho lãnh đạo o Còn loại văn khác, sau vào sổ, Văn thư chuyển cho Lãnh đạo xem xét, phân phối cho ý kiến xử lý o Văn thư nhận lại văn ý kiến xử lý từ Lãnh đạo vào sổ theo dõi o Văn thư chuyển Văn cho Phòng giao xử lý o Tất văn mật đích danh, người nhận đọc xem xét thấy cần xử lý chuyển lại cho Văn thư để vào sổ theo dõi Quy trình xử lý hồ sơ cơng việc Tất công việc xử lý đơn vị, chuyên viên (cả lãnh đạo) trình xử lý phải lập hồ sơ công việc đưa toàn văn liên quan vào hồ sơ Như q trình tạo hồ sơ cơng việc đơn vị, chuyên viên mô tả hình sau: Trang 9/75 Gói thầu: Triển khai phần mềm Văn phòng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011 Mô tả thao tác thực hiện: – Chuyên viên nhận văn phiếu giao phụ trách xử lý công việc – Chuyên viên phụ trách xử lý vụ việc lập hồ sơ công việc Hồ sơ công việc đặt đơn vị – Chuyên viên phụ trách lập phiếu yêu cầu xử lý (văn bản) gửi đơn vị liên quan đến xử lý công việc – Các đơn vị liên quan nhận phiếu xử lý việc xử lý đơn vị dựa quy trình xử lý chuẩn (quy trình xử lý chuẩn quy trình trình bầy phân trên) đơn vị – Kết thúc quy trình xử lý đơn vị liên quan có hồ sơ liên quan đến vụ việc mà đơn vị lưu trữ – Hồ sơ công việc kết xử lý đơn vị liên quan chuyển vào hồ sơ công việc tạo chuyên viên phụ trách – Chuyên viên phụ trách tổng hợp kết xử lý vụ việc trình lãnh đạo duyệt Trang 10/75 Gói thầu: Triển khai phần mềm Văn phịng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011 Yêu cầu Tham chiếu tới nội dung giải pháp Ghi ban, chức danh, danh mục khác liên quan quan trung ương, địa phương đơn vị trực thuộc Quản lý văn đến Nhập VB đến vào hệ thống: Cho phép định nghĩa phân loại loại văn đến, nhập thuộc tính VB đến, nhập nội dung tồn văn VB đến thơng qua máy qt tệp đính kèm Quy trình nhập theo chế độ nhập liên tục Thiết kế Chức “Nhập văn đến” hệ thống Quản lý văn điều hành (PHẦN 2, mục II.1) Hiển thị danh mục văn đến: Cho phép hiển thị theo ngày, khối phát hành, loại văn bản, loại sổ văn bản, tình trạng xử lý tính chất văn khác Thiết kế Chức hệ thống Quản lý văn điều hành (PHẦN 2, mục II.1) - Đã đáp ứng chức cho phép nhập nội dung toàn văn VB thông qua máy quét Đáp ứng Đã đáp ứng tất yêu cầu hiển thị (theo ngày, khối phát hành, loại văn bản, …) Cho phép chuyển xử lý văn Thiết kế Chức hệ thống Quản lý theo quy trình nghiệp vụ, văn điều hành (PHẦN 2, mục II.1) áp dụng chế phân xử lý từ cấp cao (lãnh đạo bộ) đến chuyên viên trực tiếp xử lý Đáp ứng Ghi ý kiến đạo Lãnh Thiết kế Chức hệ thống Quản lý đạo, người uỷ quyền văn điều hành (PHẦN 2, mục II.1) Đáp ứng Theo dõi tình trạng xử lý VB đến: Hỗ trợ lãnh đạo cấp tùy theo thẩm quyền theo dõi tình trạng xử lý văn VB đến (và văn đi) theo trạng thái: VB hạn xử lý VB hạn xử lý VB hạn chưa xử lý VB hạn xử lý VB hạn xử lý VB hạn chưa xử lý Thiết kế Chức hệ thống Quản lý văn điều hành (PHẦN 2, mục II.1) Đáp ứng Cho phép lãnh đạo theo dõi tình trạng xử lý văn theo trạng thái yêu cầu Đáp ứng theo dõi tình trạng theo trạng thái o VB hạn xử lý o VB hạn xử lý o VB hạn chưa xử lý o VB hạn xử lý Trang 61/75 Gói thầu: Triển khai phần mềm Văn phịng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011 Yêu cầu VB đến hạn chưa xử lý (hạn xử lý VB ngày tại) VB đến hạn xử lý Cho phép ghi vết xử lý VB Tham chiếu tới nội dung giải pháp Ghi o VB hạn xử lý o VB hạn chưa xử lý o VB đến hạn chưa xử lý (hạn xử lý VB ngày tại) o VB đến hạn xử lý - Toàn xử lý văn lưu vết xử lý: o Lưu vết trực tiếp vào văn (q trình xử lý văn bản) o Lưu vết vào hệ thống nhằm theo dõi trình thao tác chuyên viên tới hệ thống Tìm kiếm, tra cứu VB đến Thiết kế Chức hệ thống Quản lý văn điều hành (PHẦN 2, mục II.7) Cung cấp giải pháp tìm kiếm - Đã đáp ứng chức tìm kiếm “cho theo thuộc tính Giải pháp tìm kiếm tồn văn phép người dùng tìm kiếm nội dung nâng cao (full text tệp đính kèm văn bản” search) Cho phép tìm kiếm nội dung tệp đính kèm tệp đính kèm dạng tệp word, excel, Đáp ứng Quản lý văn Thiết kế chức hệ thống Quản lý văn điều hành cho văn (PHẦN 2, mục II.2) Đáp ứng Chỉnh sửa dự thảo VB Thiết kế chức hệ thống Quản lý văn điều hành cho văn (PHẦN 2, mục II.2) Đáp ứng Thẩm tra VB Thiết kế chức hệ thống Quản lý văn điều hành cho văn (PHẦN 2, mục I.5) Đáp ứng Thiết kế Chức hệ thống Quản lý văn điều hành cho văn Tra cứu, tìm kiếm dự thảo VB (PHẦN 2, mục II.7) - Đã đáp ứng chức tìm kiếm “cho phép người dùng tìm kiếm nội dung tệp đính kèm văn bản” Đáp ứng Tạo lập dự thảo VB Trang 62/75 Gói thầu: Triển khai phần mềm Văn phòng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011 Yêu cầu Cho phép ghi vết xử lý VB Tham chiếu tới nội dung giải pháp Đáp ứng yêu cầu khả lưu vết xử lý văn toàn hệ thống Ghi Đáp ứng Một số chức khác: Và chức khác + Theo dõi hồi báo văn Đáp ứng + Có thể giao tiếp với module khác hệ thống (sms, văn pháp quy, …) Đã đáp ứng chức tự động cập nhật Tự động cập nhật thông tin thông tin văn từ văn dự thảo VB chuyển sang Đáp ứng Thiết kế chức hệ thống Quản lý Nhập thông tin bổ sung văn điều hành cho văn cho VB (PHẦN 2, mục II.5) Đáp ứng Thiết kế chức hệ thống Quản lý Nhập nội dung toàn văn VB văn điều hành cho văn (gắn file văn điện tử, (PHẦN 2, mục II.5) quét VB) Đã đáp ứng chức cho phép đưa nội dung tồn văn VB thơng qua máy quét Đáp ứng Tra cứu, tìm kiếm VB Thiết kế Chức hệ thống Quản lý văn điều hành cho văn (PHẦN 2, mục II.7) Đã đáp ứng chức tìm kiếm “cho phép người dùng tìm kiếm nội dung tệp đính kèm văn bản” Đáp ứng Phiếu yêu cầu Tạo phiếu yêu cầu, phiếu đề Thiết kế chức hệ thống Quản lý xuất: Thực theo quy trình văn điều hành cho mục quản lý giao điện tử phê duyệt việc (PHẦN 2, mục II.4) thiết kế Theo dõi tình trạng xử lý công Thiết kế chức hệ thống Quản lý việc: văn điều hành cho mục quản lý giao Cho phép Lãnh đạo theo dõi việc (PHẦN 2, mục II.4) Đáp ứng Đáp ứng tình trạng xử lý công việc theo Cho phép lãnh đạo theo dõi tình trạng thái sau: trạng xử lý cơng việc: Công việc hạn xử lý Công việc hạn chưa phân xử lý o Công việc hạn xử lý o Công việc hạn chưa phân xử lý Trang 63/75 Gói thầu: Triển khai phần mềm Văn phòng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011 Yêu cầu Công việc hạn phân xử lý Công việc hạn chưa phân xử lý Tham chiếu tới nội dung giải pháp Ghi o Công việc hạn phân xử lý o Công việc hạn chưa phân xử lý Cho phép lưu lại toàn thơng tin Cho phép lưu lại tồn trao đổi thành viên liên quan đến thông tin trao đổi thành viên liên quan đến cơng q trình xử lý việc q trình xử lý Ghi ý kiến đạo lãnh Đáp ứng yêu cầu cho phép ghi ý kiến đạo, nhười thẩm đạo quyền Đáp ứng Xử lý công việc giao: Xử Cho phép xử lý cập nhật trạng thái xử lý cập nhật trạng thái xử lý lý công việc công việc Đáp ứng Hồ sơ công việc Tạo lập hồ sơ công việc: Hồ sơ xử lý văn bản, hồ sơ giải công việc, hồ sơ soạn thảo văn bản, hồ sơ văn liên quan, hồ sơ theo dõi hồi báo: Thiết kế chức hệ thống Quản lý văn điều hành cho mục hồ sơ công việc (PHẦN 2, mục II.6) Cho phép người tạo hồ sơ sửa, xóa hồ sơ (PHẦN 2, mục II.6) Sửa/xóa hồ sơ cơng việc Chỉ người tham gia vào hồ sơ Phân quyền hồ sơ công việc có quyền góp ý, tham khảo hồ sơ (PHẦN 2, mục II.6) Xử lý hồ sơ công việc Đáp ứng Cho phép gắn/bỏ/bổ sung tài liệu Cho phép tạo văn dự liên quan tới hồ sơ (PHẦN 2, mục II.6) thảo từ hồ sơ Có thể tự động kết thúc hồ sơ Cho phép tạo phiếu trình hồ sơ Đáp ứng chức khác Cho phép cán phối hợp thiết kế chi tiết tạo đóng góp cho hồ sơ Tìm kiếm, tra cứu hồ sơ cơng việc: Cung cấp giải pháp tìm kiếm theo thuộc tính - Đã đáp ứng chức tìm kiếm “cho Giải pháp tìm kiếm tồn phép người dùng tìm kiếm nội dung văn nâng cao (full tệp đính kèm văn bản” text search) Cho phép tìm kiếm nội dung tệp đính kèm tệp đính kèm dạng tệp word, excel, Đáp ứng Trang 64/75 Gói thầu: Triển khai phần mềm Văn phịng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011 Yêu cầu Tham chiếu tới nội dung giải pháp Ghi Văn dự thảo Quản lý trình tạo lập, ký duyệt văn dự thảo Tạo lập văn dự thảo Phân quyền cho người dùng Thiết kế chức hệ thống Quản lý liên quan tới văn văn điều hành cho mục văn dự Thu thập ý kiến đóng thảo (PHẦN 2, mục II.2) Đáp ứng góp từ người phối hợp xử lý Các chức tạo mới, phân quyền, Tạo lập dự thảo trình ký duyệt, trình lãnh đạo, đáp ứng lãnh đạo ký duyệt Chuyển tới văn thư đơn vị để xin số phát hành Thông tin tổng hợp Nhằm theo dõi trình hoạt động chuyên viên đơn vị, Hệ thống QLVB & ĐH có phát triển thêm module “thơng tin tổng hợp” Chức module giúp lãnh đạo, người quản lý đơn vị thống kê Đã nâng cấp nhằm đáp ứng yêu cầu trình xử lý, hoạt động chuyên viên, theo dõi nhật ký q trình hoạt động tồn hệ thống Đáp ứng Hỗ trợ chuyên viên theo dõi tình hình xử lý văn hệ thống II Đáp ứng yêu cầu chức mở rộng Yêu cầu Tham chiếu tới nội dung giải Ghi Chức hồi báo văn Hệ thống phải gửi thông tin văn đơn vị gửi Đáp ứng yêu cầu hồi báo tới đơn vị cần gửi Đáp ứng Gửi nhận văn đơn vị Do quy mô triển khai giai - Do kế thừa tảng cơng nghệ Lotus đoạn có đơn Domino – IBM nên việc gửi nhận liệu Đáp ứng Trang 65/75 Gói thầu: Triển khai phần mềm Văn phòng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011 Yêu cầu Tham chiếu tới nội dung giải Ghi vị triển khai phân tán đơn vị đảm bảo chế cần xây dựng chế gửi nhận hệ thống trợ giúp đơn vị Hỗ trợ quét văn Hệ thống cần có chức cho phép gắn kèm tệp trực tiếp từ máy Scanf vào văn Đã đáp ứng chức nhập (tệp đính kèm dạng *.pdf để tiết kiệm dung lượng nhớ) Đáp ứng Gửi nhận qua Email Gửi trực tiếp văn từ hệ thống vào địa email Hệ thống cho phép gửi nhận văn từ Hệ thống cần cung cấp khả hệ thống email đơn vị gửi văn tới địa không triển khai hệ thống quản lý văn không sử dụng phần mềm hồ sơ công việc thông qua Email Đáp ứng Gửi nhận VB qua WebService Thực việc gửi nhận Cung cấp WebService cho phép gửi văn hệ thống nhận văn hệ thống khác khác với Vd: cho phép gửi nhận từ hệ thống Trao đổi thông tin hệ quản lý văn khác không đồng thống Quản lý văn & điều đơn vị khác phát triển, cung cấp hành với ứng dụng khác liệu cho dịch vụ công, Cổng, Đáp ứng Quản lý nhắc việc Tự động thơng báo nhắc việc (offline) có văn hồ sơ công việc gửi đến phân xử lý Cập nhật công việc hệ thống thông báo Thiết kế chức hệ thống Quản lý cần thiết văn điều hành cho mục quản lý nhắc Hoạt động người dùng việc (PHẦN 2, mục II.10) Đáp ứng không tham gia vào hệ thống hỗ trợ người dùng kiểm sốt cơng việc hệ thống Quản lý văn & điều hành Trang 66/75 Gói thầu: Triển khai phần mềm Văn phòng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011 Yêu cầu Tham chiếu tới nội dung giải Ghi Quản lý tin nhắn (SMS) Hỗ trợ cho cán bộ, nhân viên quan trao đổi thơng tin qua việc gửi tin nhắn SMS Tích hợp với hệ thống quản lý văn điều hành kiện nhắc nhở thực công việc, Tạo thêm Thiết kế chức hệ thống Quản lý kênh nhắc việc từ hệ văn điều hành cho mục quản lý tin nhắn (PHẦN 2, mục II.11) thống tới người dùng Đáp ứng Hỗ trợ cho hệ thống Quản lý văn điều hành công việc Cho phép người sử dụng tạo danh bạ, gửi tin nhắn SMS thơng qua hệ thống Trị chuyện (Chat) Cung cấp kênh trao đổi thông tin người dùng hệ thống, cho phép tạo Room trao đổi công Thiết kế chức hệ thống Quản lý việc văn điều hành cho mục trò chuyện Cho phép gửi thông tin (Chat) (PHẦN 2, mục I.12) trao đổi tới thành viên hệ thống Đáp ứng Cho phép gửi nhận tệp thông qua module Chat Quản lý lịch công tác Lập kế hoạch, hiển thị lịch Thiết kế chức hệ thống Quản lý công tác lãnh đạo, văn điều hành cho mục lịch công tác quan, phòng ban cá (PHẦN 2, mục I.13) nhân Đáp ứng 10 Quản lý xe đơn vị Cho phép lập kế hoạch, Thiết kế chức hệ thống Quản lý quản lý toàn diện tài nguyên văn điều hành cho mục quản lý xe xe hợp lý tối ưu (PHẦN 2, mục I.14) Đáp ứng Cho phép khai báo danh sách xe, danh sách lái xe, Trang 67/75 Gói thầu: Triển khai phần mềm Văn phòng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011 Yêu cầu Tham chiếu tới nội dung giải Ghi phiếu đăng ký xe, Hệ thống tự động xếp xe sử dụng, người lái, dựa yêu cầu cụ thể phiếu đăng ký, 11 Quản lý phòng họp Quản lý thiết bị, phòng họp, đăng ký lịch họp trực tuyến Cho phép khai báo danh Thiết kế chức hệ thống Quản lý sách phòng họp, thiết bị, phiếu văn điều hành cho mục quản lý đăng ký lịch họp, phòng họp (PHẦN 2, mục I.15) Hệ thống tự động xếp phòng họp dựa yêu cầu cụ thể phiếu đăng ký, Đáp ứng III Đáp ứng tính kỹ thuật khác Yêu cầu Tham chiếu tới nội dung giải pháp Ghi Khả tự định nghĩa Cho phép tự định nghĩa Thiết kế chức hệ thống quản lý hồ chu trình lưu chuyển văn sơ cơng việc cho mục quản lý quy trình đi, đến văn nội (PHẦN 2, mục I.3) Đáp ứng Đáp ứng nhiều mơ hình triển khai Do quy mơ triển khai giai đoạn có nhiều đơn vị, nên phần mềm cần đáp ứng mô Thiết kế chức hệ thống Quản lý hình triển khai văn điều hành cho chức quản Mơ hình triển khai tập chung lý đa cấp (PHẦN 2, mục II.9) (cho phép khai báo thêm đơn Cho phép tương thích với tất mơ vị sử dụng hệ thống) hình triển khai Ngồi cịn cho phép triển Mơ hình phân tán (cho phép khai theo hướng vừa tập chung vừa phân đơn vị triển khai tán triển khai riêng hệ thống độc lập) Đáp ứng Tính kiến trúc mở Phải có kiến trúc, thiết kế mở Hệ thống đáp ứng việc nâng cấp mở Đáp ứng Trang 68/75 Gói thầu: Triển khai phần mềm Văn phòng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011 Yêu cầu Tham chiếu tới nội dung giải pháp để dễ dàng nâng cấp đáp ứng mở rộng quy mô tổ chức, công việc, dẫn tới mở rộng mức độ nghiệp vụ, số lượng người tham gia hệ thống, dung lượng lưu trữ liệu rộng quy mô đơn vị, tổ chức, giải công việc, dẫn tới mở rộng mức độ nghiệp vụ, số lượng người tham gia hệ thống, dung lượng lưu trữ, Ghi Các tiêu chuẩn kỹ thuật Hệ thống thiết kế, xây dựng triển khai phải tuân thủ tiêu chuẩn kỹ thuật kết nối hệ thống, tích hợp liệu, đặc tả liệu truy xuất thông tin quy định Quyết định số 19/2008/QĐBTTTT Quyết định số 20/2008/QĐ-BTTTT ngày 9/4/2008 Bộ Thông tin Truyền thơng Đáp ứng tồn u cầu quy định Quyết định số 19/2008/QĐ-BTTTT Quyết định số 20/2008/QĐ-BTTTT ngày 9/4/2008 Bộ Thông tin Truyền thông Đáp ứng Hệ thống cần đáp ứng chế xác thực người dùng khác Đáp ứng nằm tính đáp ứng hệ để tiện cho việc nâng thống Lotus Domino hệ thống danh cấp, thay dịch vụ bạ người dùng (Phần mục I.1.1) tương lai cần Đáp ứng Cơ chế xác thực Giao diện Giao diện thiết kế với giao diện tiếng Việt, thân thiện với người dùng Với người dùng hiển thị chức tương ứng với phần việc chuyên trách mình, giúp người dùng sử dụng dễ dàng hiệu Thiết kế chức hệ thống Quản lý văn điều hành cho chức giao diện (PHẦN 2, mục III) Đáp ứng Đáp ứng cao yêu cầu tiện ích người sử dụng Chức sử dụng thiết kế phong phú có tính logic Cung cấp tối đa loại liệu danh mục, hỗ trợ cho thao tác nhập liệu tìm kiếm liệu nhanh xác Tự động hóa tối đa q trình thao tác với liệu Tính logic thao tác Trang 69/75 Gói thầu: Triển khai phần mềm Văn phòng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011 Yêu cầu Tham chiếu tới nội dung giải pháp Ghi xử lý tiện ích Cơ sở liệu CSDL phải có khả lưu trữ liệu với dung lượng lớn, tính ổn định cao, lưu trữ Đáp ứng tốt khả tìm kiếm tồn văn nhiều dạng liệu khác (full text search) toàn CSDL, liệu có cấu trúc, nội dung văn tệp đính kèm liệu phi cấu trúc lưu trữ dạng tệp gắn kèm (dữ liệu tệp văn bản, liệu phim, ảnh, âm thanh) Đáp ứng Đáp ứng khả tìm kiếm toàn văn (full text search) toàn CSDL, toàn nội dung văn tệp đính kèm Có chế lưu trữ, khai thác CSDL theo thời gian để giảm tải dung lượng, nhiên đảm bảo chế tìm kiếm, tra cứu liệu thơng suốt tồn CSDL Đáp ứng Đáp ứng chế lưu trữ, khai Khả đáp ứng thể thông qua thác CSDL theo thời gian để (Phần mục I.7) giảm tải dung lượng Đáp ứng Yêu cầu hệ thống Xây dựng Web, triển khai theo mơ hình Client- Đáp ứng mơ hình Web base Server để thuận tiện cho việc cài đặt, vận hành bảo trì hệ thống Đáp ứng Có khả triển khai hệ Do kế thừa ưu điểm từ hệ thống Lotus thống server tập trung (nhiều Domino IBM nên chức hệ ứng dụng cho nhiều đơn vị thống tham khảo (Phần mục I.1) khác 01 máy chủ giúp tiết kiệm chi phí đầu tư hạ tầng) Đáp ứng Đảm bảo khả trao đổi liệu đơn vị có sử dụng hệ thống Đáp ứng Hệ thống phải đảm bảo khả lưu trữ khối lượng lớn, an toàn liệu thời gian dài Đáp ứng Hệ thống phải cung cấp Đáp ứng Trang 70/75 Gói thầu: Triển khai phần mềm Văn phòng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011 Yêu cầu Tham chiếu tới nội dung giải pháp Ghi Đáp ứng khả an toàn, bảo mật thông tin theo nhiều mức: mức ứng dụng, mức mạng, mức xác thực người sử dụng mức CSDL Về khả đáp ứng an toàn bảo mật: Do kế thừa tảng công nghệ IBM hệ thống Lotus Domino nên đáp ứng tối đa yêu cầu bảo mật hệ thống Quản lý văn điều hành (Phần mục I.2) Đáp ứng Hệ thống phải đáp ứng khả bảo mật mức chứng thực máy chủ hệ thống Xác nhận người dùng trình mà máy chủ Domino dùng để kiểm tra xác nhận người dùng muốn truy cập vào máy chủ Domino Kiến trúc Lotus Notes & Domino sử dụng thông tin xác nhận (certificate) chứa tệp tin ID Khi sử dụng giao thức Internet việc xác nhận người dùng dựa chuẩn X.509 sử dụng tên mật người dùng Đáp ứng Toàn liệu cần quản lý phải lưu CSDL thư mục, mã hóa phân quyền truy cập chặt chẽ Đáp ứng Đáp ứng cơng cụ để đảm bảo an tồn liệu, phục hồi liệu có cố Tính bảo mật IV Đáp ứng đào tạo, chuyển giao công nghệ Yêu cầu Tham chiếu tới nội dung giải Ghi Đào tạo chuyển giao công nghệ Trang 71/75 Gói thầu: Triển khai phần mềm Văn phịng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011 Yêu cầu Tham chiếu tới nội dung giải Đào tạo để người quản trị hệ thống phải nắm bắt tất Đào tạo để người quản trị hệ thống phải quy trình hoạt động nắm bắt tất quy trình hoạt động hệ thống hệ thống, thành thục việc cài đặt, Đào tạo để người quản trị cấu hình quản trị hệ thống, có khả hệ thống đơn vị nắm hướng dẫn sử dụng cho đối tượng sử bắt tất quy trình dụng phần mềm hoạt động hệ thống Đào tạo cho đối tượng (Lãnh đạo, chuyên viên, văn thư) đơn vị sử dụng Đào tạo cho đối tượng (Lãnh đạo, chuyên viên, văn phần mềm phải làm việc thành thạo với thư) đơn vị sử dụng phần chức ứng dụng mềm phải làm việc thành thạo Kế hoạch đào tạo hệ thống Quản lý văn với chức ứng điều hành (PHẦN 2, mục II.3) dụng Ghi Đáp ứng Trang 72/75 Gói thầu: Triển khai phần mềm Văn phòng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011 PHẦN GIẢI PHÁP THỰC HIỆN Sở Thông tin Truyền thông – Tỉnh Ninh Thuận  Lập ban quản lý dự án để điều hành công việc liên quan đến dự án lý xong hợp đồng;  Quan tâm đến việc kiểm tra đôn đốc quan thụ hưởng phần mềm để thúc đẩy trình triển khai đào tạo;  Tư vấn cho đơn vị thụ hưởng xây dựng quy trình nghiệp vụ, quy chế vận hành tốt phần mềm;  Đôn đốc, kiểm tra đơn vị triển khai đào tạo thực có hiệu dự án;  Cần thành lập đội phối hợp với đơn vị triển khai đào tạo để nắm bắt việc quản trị trì hoạt động có hiệu phần mềm;  Tham gia triển khai đào tạo đơn vị triển khai Các đơn vị thụ hưởng phần mềm  Lãnh đạo cần quan tâm đôn đốc cán bộ, nhân viên hưởng ứng thực yêu cầu khảo sát cán thực dự án  Cơ quan cần ban hành quy trình xử lý cho toán Quản lý văn điều hành  Có quy chế thúc đẩy việc ứng dụng phần mềm vào công việc hàng ngày quan  Có hình thức thưởng, phát nghiêm minh cá nhân thực tốt/không tốt quy chế vận hành phần mềm Công ty trúng thầu xây dựng triển khai đào tạo Dự án tổ chức thực thông qua biện pháp tổ chức sau: – Thành lập Ban quản lý dự án để quản lý, điều hành, phối hợp làm việc nhóm tham gia dự án Nhân Ban quản lý dự án bao gồm: trưởng dự án; thư ký dự án đại diện phận kế tốn cơng ty – Thành lập nhóm để triển khai hệ thống phần mềm: Quản lý văn điều hành – Sử dụng nhóm kiểm tra sản phẩm (test) cơng ty để có thực kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm phần mềm phiên Beta giao sản phẩm cho khách hàng – Duy trì chế độ báo cáo hàng tuần nhóm cho trưởng dự án để kiểm sốt tiến độ thực dự án giải vấn đề khó khăn nẩy sinh q trình phát triển sản phẩm Trang 73/75 Gói thầu: Triển khai phần mềm Văn phòng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011 – Duy trì thường xuyên chế độ seminar quy trình xử lý, chức sản phẩm, kỹ cơng nghệ, v.v để bảo đảm lập trình viên hiểu rõ yêu cầu tổng thể phần mềm yêu cầu kết nối hệ thống công việc họ làm với công việc người khác – Trưởng dự án người đại diện công ty để phải thường xuyên báo cáo, trao đổi tiến độ công việc với chủ đầu tư – Trưởng dự án phải thường xuyên báo cáo cập nhật thông tin cho giám đốc công ty Trang 74/75 Gói thầu: Triển khai phần mềm Văn phịng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011 PHẦN DỰ KIẾN KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC I Hiệu kinh tế giải công việc Công tác quản lý văn bản, hồ sơ; xử lý VB, xử lý công việc thực theo quy trình thống nhất, nhờ hỗ trợ công cụ tin học, giảm thủ tục thao tác thủ công, nhờ giảm thời gian, cơng sức, tiết kiệm nhân lực Hiệu công tác điều hành tác nghiệp lãnh đạo, chuyên viên quan nâng cao nhờ: – Quy trình tiếp nhận, xử lý VB, ban hành VB thực chủ yếu mạng máy tính làm giảm thời gian xử lý – Việc xử lý, giải công việc HSCV mạng thực nhanh chóng hơn, đơn giản – Việc luân chuyển VB mạng rút ngắn thời gian gửi/nhận VB thời gian trao đổi thông tin – Với việc lưu trữ thông tin liên tục xếp có hệ thống, thơng tin cần thiết cung cấp đầy đủ kịp thời theo yêu cầu phục vụ công tác điều hành lãnh đạo hoạt động tác nghiệp chuyên viên – Kiểm sốt cơng việc cần thực hiện, hỗ trợ phối hợp công tác với phận khác nhanh chóng, xác – Từng bước hình thành thói quen làm việc xử lý VB, công việc mạng máy tính – Lãnh đạo theo dõi tình hình hoạt động quan để đạo kịp thời, thông suốt công việc quan – Kho liệu điện tử với lưu lượng lưu trữ lớn phục vụ đủ nhu cầu khai thác thông tin nhà quản lý – Các phương thức, cơng cụ, tiện ích Hệ thống Quản lý văn điều hành hỗ trợ đối tượng người dùng sử dụng thông tin cách hiệu II Hiệu xã hội o Sản phẩm phần mềm Quản lý văn điều hành triển khai đồng đơn vị tỉnh làm thay đổi quy trình xử lý cơng việc từ xử lý thủ công sang xử lý mạng máy tính o Việc giải cơng việc hồ sơ công việc mạng tạo điều kiện để thực giải thủ tục hành chế "một cửa", nội dung cải cách hành o Hệ thống Quản lý văn điều hành bước ban đầu môi trường cho việc hình thành Chính phủ điện tử Trang 75/75 ... Triển khai phần mềm Văn phòng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011 PHẦN ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP KỸ THUẬT VÀ CÔNG NGHỆ I Giải pháp đề xuất phát triển phần mềm công ty Tân Dân Công ty đề xuất giải pháp sử... Triển khai phần mềm Văn phòng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011  Tên dự án: Triển khai phần mềm Văn phòng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011  Chủ đầu tư: Sở Thông tin Truyền thông tỉnh Ninh Thuận. .. 19/75 Gói thầu: Triển khai phần mềm Văn phòng điện tử tỉnh Ninh Thuận năm 2011 4.2 Xử lý phiếu giao việc Quản lý văn 5.1 Vào sổ cơng văn Trang 20/75 Gói thầu: Triển khai phần mềm Văn phòng điện tử