Hành học Câu 3: Trình bày khái niệm, đặc điểm công sở; phân tích nguyên tắc quản lý công sở, liên hệ thực tiễn Khái niệm công sở Đã từ lâu, khái niệm công sở hành nhà nước biết đến, nơi quan Nhà nước, có tổ chức hoạt động theo quy định pháp luật Xét góc độ phục vụ Nhà nước, công sở tổ chức giúp quan nhà nước thực chức năng, nhiệm vụ Xét phương thức tổ chức, công sở tập hợp có cấu tổ chức, có phương tiện vật chất người để thực công vụ Xét ý nghĩa tổ chức nhà nước, khái niệm công sở gần nghĩa với quan hệ thống máy nhà nước Từ coi công sở trụ sở làm việc quan nhà nước, Nhà nước lập Trên phương diện lịch sử, thuật ngữ "công sở" sử dụng rộng rãi châu Âu từ cuối kỷ XVIII với thuật ngữ "cơ quan" Nó hiểu theo nghĩa rộng quan quản lý theo nghĩa hẹp trụ sở làm việc quan Ở Việt Nam quan niệm công sở đồng nghĩa với quan chủ yếu gắn liền quyền lực nhà nước luật định mối quan hệ quyền lực Trong khái niệm công sở gắn với sở vật chất, địa điểm hoạt động quan, nơi tổ chức công việc tham mưu, phục vụ nhà nước Không thể nói đến công sở mà không nói đến vị trí không gian xác định điều kiện vật chất khác Hoạt động quan, tổ chức diễn công sở diễn công sở Còn nói đến hoạt động công sở điều có nghĩa phải diễn địa điểm mà công sở đóng Theo khoản 1, Điều 70 Luật Cán bộ, công chức năm 2008: “Công sở trụ sở làm việc quan Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, đơn vị nghiệp công lập, có tên gọi riêng, có địa cụ thể, bao gồm công trình xây dựng, tài sản khác thuộc khuôn viên trụ sở làm việc” Công sở hành nhà nước: Là tổ chức hệ thống máy nhà nước tổ chức công ích Nhà nước công nhận, bao gồm cán bộ, công chức tuyển dụng, bổ nhiệm theo quy chế công chức theo thể thức hợp đồng để thực công vụ nhà nước Công sở có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn có cấu tổ chức pháp luật quy định, sử dụng công quyền để tổ chức công việc Nhà nước dịch vụ công lợi ích chung xã hội, cộng đồng Khái niệm quản lý công sở Thuật ngữ “quản lý công sở” tiếp cận theo phạm vi khác theo góc độ nghiên cứu khác Xem xét phạm vi tiếp cận, quản lý công sở hiểu theo nghĩa rộng theo nghĩa hẹp Theo nghĩa rộng: Quản lý công sở nội dung quản lý hành nhà nước, qua xác lập trạng thái hoạt động loại hình quan thuộc máy nhà nước thành lập theo luật định Hoạt động quản lý công sở theo nghĩa rộng bao gồm:quản lý công vụ, công chức; tổ chức phối hợp công việc phận để thực mục tiêu; tổ chức hoạt động thông tin; tổ chức giao tiếp hành chính; quản lý tài sản công; ngân sách; xây dựng thực quy chế Hoạt động quản lý công sở theo nghĩa hẹp hiểu quản lý trụ sở làm việc quan, tổ chức Hoạt động tuân thủ quy định Quy chế quản lý công sở quan hành nhà nước ban hành kèm theo Quyết định số 213/2006/QĐ-TTg 25/9/2006 Thủ tướng Chính phủ Hoạt động quản lý công sở theo nghĩa hẹp bao gồm: Quản lý sử dụng công sở; Quản lý sếp lại, điều chuyển, thu hồi công sở; Quản lý cải tạo xây dựng công sở Nếu xem xét tính chất hoạt động quản lý công sở, quản lý công sở hiểu tác động có tổ chức, có định hướng chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý, phát sinh nội công sở định nhằm thực chức năng, nhiệm vụ giao Hoạt động quản lý công sở trình đến mục tiêu công sở thông qua phối kết hợp yếu tố (cơ cấu tổ chức, nguồn lực, điều kiện vật chất, phương thức hoạt động…) Mục tiêu, yêu cầu quản lý công sở Không ngừng nâng cao hiệu lực hiệu hoạt động công sở Hoạt động quản lý công sở cần bảo đảm cho công sở theo quy chế phù hợp với loại công việc Bảo đảm khả phát triển có tính bền vững công sở Bảo đảm cho công sở đại hóa, hoạt động cách khoa học, công khai, minh bạch, tiết kiệm, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, hội nhập toàn cầu hoá Từ khái niệm công sở, rút số đặc điểm công sở sau: Công sở cấp, hoạt động lĩnh vực khác có đặc điểm, đặc thù riêng Tuy nhiên, công sở có số đặc điểm chung để phân biệt chúng với loại tổ chức khác xã hội, sau: - Một là: công sở đơn vị cấu thành hệ thống hành pháp hoạt động thường xuyên, liên tục Công sở có địa vị pháp lý, có chức năng, nhiệm vụ quyền hạn theo luật định; - Hai là: công sở hoạt động để thực thi quyền lực Nhà nước Các công sở quản lý hành Nhà nước sử dụng quyền lực nhà nước để hoạch định quản lý trình thực thi sách công, công sở nghiệp chịu trách nhiệm việc cung cấp dịch vụ công giáo dục, y tế, …; - Ba là: công sở có địa vị pháp lý, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thực thi công vụ (các sách dịch vụ công) cấu tổ chức quy định cụ thể văn pháp luật hệ thống pháp luật đảm bảo thi hành; - Bốn là: công sở có mối quan hệ mang tính thứ bậc (khái niệm “cấp” cấu thứ bậc) để đảm bảo nguyên tắc tập trung, dân chủ điều hành có mối quan hệ mang tính phối hợp (khái niệm “hệ”) để đảm bảo nguyên tắc phối hơp (đồng bộ) hành động với công sở khác hệ thống; - Năm là: công vụ thực đội ngũ cán bộ, công chức; - Sáu là: công sở có trụ sở xác định, có kinh phí hoạt động công sản để thực thi công vụ; - Bảy là: công sở hoạt động để phục vụ lợi ích công, lợi ích nhân dân; Trong đặc điểm trên, đặc điểm thứ hai, thứ năm thứ bảy đặc điểm bật nhất, giúp dễ dàng nhận dạng phân biệt công sở với loại tổ chức khác xã hội Công sở thực nhiệm vụ (quen gọi công việc) khối gián tiếp, nhằm thực chức tổ chức, quan Ở đây, cán công chức tham gia vào hoạt động xây dựng văn bản, xử lý hồ sơ, thông tin, tổ chức thực định hành chính,v.v… theo chức trách theo quy chế định Để thực nhiệm vụ, trụ sở phải có thiết bị cần thiết phù hợp Trong số thiết bị cần có, quan trọng thiết bị để thu thập xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động công sở nhằm đảm bảo thông tin cho quản lý Làm việc công sở cán bộ, công chức theo quy chế công vụ lao động hợp đồng thỏa thuận Nhìn chung, công sở có nhiệm vụ chủ yếu đây: - Quản lý công vụ theo pháp luật; - Tổ chức, phối hợp công việc phận quan; - Tổ chức công tác thông tin quan quan với quan khác; - Thực việc kiểm tra, theo dõi công việc cán bộ, công chức thuộc quan theo chế chung quy chế khác quan, đơn vị ban hành dựa quy định chung Nhà nước - Tổ chức việc giao tiếp với dân, với quan máy nhà nước tổ chức xã hội; làm đại diện cho nhà nước để thực thi công vụ; - Quản lý tài sản quan để sử dụng vào mục đích chung, quản lý ngân sách; - Tham mưu hoạt động sách, xây dựng pháp luật, quy chế, định cho quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền Công sở nơi phục vụ công dân, nơi giao tiếp, giải công việc dân, công sở hình ảnh nhìn thấy quyền quy trình hoạt động Có nhiều tiêu chí khác để phân loại nghiên cứu công sở Nếu theo tính chất nội dung hoạt động công sở xếp thành công sở hành chính, công sở nghiệp Nếu dựa phạm vi hoạt động, phân loại công sở thành công sở trung ương, công sở trung ương đóng địa phương, công sở quan địa phương quản lý Nhưng dù phân loại theo nguyên tắc công sở nói chung có đặc điểm chủ yếu sau đây: - Là pháp nhân, có tên gọi riêng khắc vào dấu; - Là sở để đảm bảo công vụ, tồn không gian, địa điểm định; - Có quy chế hoạt động riêng để thực chuyên môn Nhà nước quy định Để thực nhiệm vụ mình, công sở phải dựa vào quy định chung luật pháp, đồng thời công sở phải có quy định cụ thể phù hợp với yêu cầu hoạt động - Có công quỹ tài sản công Quản lý công quỹ tài sản công công sở nhiệm vụ công sở Trong công sở, theo nghĩa trụ sở hoạt động quan, sở chức năng, nhiệm vụ quan luật định, cán bộ, công chức làm việc giữ vị trí định, tức có công việc định Trong trình thực nhiệm vụ giao, theo vị trí xác định công sở, cán công chức thuộc công sở đưa giải pháp theo quyền hạn, trách nhiệm hợp tác với cán có liên quan đến công việc chung để hoàn thành nhiệm vụ Người ta gọi quy trình làm việc Quy trình đề hợp lý hiệu hoạt động công sở cao; ngược lại, quy trình thiếu khoa học, quy định thiếu cụ thể, chồng chéo, không rõ ràng, hợp tác chặt chẽ phận công sở hiệu hoạt động thấp Nguyên tắc quản lý công sở Nguyên tắc công khai: công sở cần hoạt động công khai, nghĩa thành viên phải biết rõ công việc mình, nhóm toàn công sở Việc công khai hóa công việc công sở thực nhiều biện pháp khác nhau, ví thông qua việc xây dựng kế hoạch, thông qua hoạt động kiểm tra, đánh giá kết công việc, địa điểm công sở, trách nhiệm phận giới thiệu rộng rãi nhằm phục vụ cho việc giao dịch thuận lợi, v.v… Công khai hoạt động công sở sở để tạo hiểu biết hợp tác công việc, đồng thời tạo điều kiện cho công sở phản ứng kịp thời với thay đổi diễn quy trình thực nhiệm vụ chung, góp phần làm cho tính cục bộ, bệnh quan liêu trình điều hành công sở hạn chế Nguyên tắc liên tục: nguyên tắc đề theo quan niệm quản lý điều hành trình liên tục, thường xuyên phối hợp theo quy chế hoạt động công sở Trong trường hợp quy chế cũ không thích hợp nhà quản lý công sở không tùy tiện thay đổi, mà phải làm để công việc không bị gián đoạn trình bổ sung, hoàn thiện quy chế Biểu tính liên tục hoạt động công sở đa dạng: Trước hết, liên tục quan hệ điều hành Bảo đảm quan hệ không bị ngắt quãng để truyền đạt kịp thời, nhanh chóng mệnh lệnh quản lý, theo dõi thường xuyên hoạt động công sở Ở đây, hệ thống thông tin quản lý có vai trò quan trọng Thứ hai, phát triển liên tục công việc công sở phận Nếu công việc thường xuyên bị bỏ dở, công sở phận phát triển gắn bó với điều có nghĩa nguyên tắc tính liên tục hoạt động công sở không thực tốt Thứ ba, công sở phải kiểm tra, đánh giá thường Nguyên tắc phân công rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm cá nhân, phận công sở: Sự phân công công sở nhằm thúc đẩy người làm việc có hiệu hơn, phát huy lực sáng tạo để tìm kiếm phương thức hoạt động thích hợp, làm cho công việc không bị bỏ quên chồng chéo điều hành, góp phần nâng cao trách nhiệm thành viên công sở, chống quan liêu Nguyên tắc dân chủ hóa trình điều hành: điều có nghĩa trình nghiên cứu, dự thảo định điều hành cần bàn bạc với ngành, cấp, đơn vị có liên quan, tập hợp trí tuệ tập thể, cá nhân công sở tổ chức để thành viên công sở hiểu, tự giác thực định, làm cho định ban hành đắn, có tính khả thi Nguyên tắc tuân thủ pháp luật: hoạt động công sở phải tuân theo pháp luật thể qua quy chế cụ thể Các hành vi điều hành công sở danh nghĩa công sở phải với quy định Nhà nước, gọi quy chế hành Vi phạm định chế phải bị xem xét theo pháp luật để có biện pháp xử lý Nguyên tắc công khai: công sở cần hoạt động công khai, nghĩa thành viên phải biết rõ công việc mình, nhóm toàn công sở Việc công khai hóa công việc công sở thực nhiều biện pháp khác nhau, ví thông qua việc xây dựng kế hoạch, thông qua hoạt động kiểm tra, đánh giá kết công việc, địa điểm công sở, trách nhiệm phận giới thiệu rộng rãi nhằm phục vụ cho việc giao dịch thuận lợi, v.v… Công khai hoạt động công sở sở để tạo hiểu biết hợp tác công việc, đồng thời tạo điều kiện cho công sở phản ứng kịp thời với thay đổi diễn quy trình thực nhiệm vụ chung, góp phần làm cho tính cục bộ, bệnh quan liêu trình điều hành công sở hạn chế Nguyên tắc liên tục: nguyên tắc đề theo quan niệm quản lý điều hành trình liên tục, thường xuyên phối hợp theo quy chế hoạt động công sở Trong trường hợp quy chế cũ không thích hợp nhà quản lý công sở không tùy tiện thay đổi, mà phải làm để công việc không bị gián đoạn trình bổ sung, hoàn thiện quy chế Biểu tính liên tục hoạt động công sở đa dạng: Trước hết, liên tục quan hệ điều hành Bảo đảm quan hệ không bị ngắt quãng để truyền đạt kịp thời, nhanh chóng mệnh lệnh quản lý, theo dõi thường xuyên hoạt động công sở Ở đây, hệ thống thông tin quản lý có vai trò quan trọng Thứ hai, phát triển liên tục công việc công sở phận Nếu công việc thường xuyên bị bỏ dở, công sở phận phát triển gắn bó với điều có nghĩa nguyên tắc tính liên tục hoạt động công sở không thực tốt Thứ ba, công sở phải kiểm tra, đánh giá thường xuyên, liên tục Nguyên tắc phân công rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm cá nhân, phận công sở: phân công công sở nhằm thúc đẩy người làm việc có hiệu hơn, phát huy lực sáng tạo để tìm kiếm phương thức hoạt động thích hợp, làm cho công việc không bị bỏ quên chồng chéo điều hành, góp phần nâng cao trách nhiệm thành viên công sở, chống quan liêu Nguyên tắc dân chủ hóa trình điều hành: Điều có nghĩa trình nghiên cứu, dự thảo định điều hành cần bàn bạc với ngành, cấp, đơn vị có liên quan, tập hợp trí tuệ tập thể, cá nhân công sở tổ chức để thành viên công sở hiểu, tự giác thực định, làm cho định ban hành đắn, có tính khả thi Nguyên tắc tuân thủ pháp luật: Mọi hoạt động công sở phải tuân theo pháp luật thể qua quy chế cụ thể Các hành vi điều hành công sở danh nghĩa công sở phải với quy định Nhà nước, gọi quy chế hành Vi phạm định chế phải bị xem xét theo pháp luật để có biện pháp xử lý Liên hệ thực tiễn: