hoạch định và kiểm soát công việc văn phòng

CHƯƠNG HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM SỐT CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG HOẠCH ĐỊNH CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG a.Tầm quan trọng việc hoạch định  Hoạch định tính tốn xếp, thực để việc xảy theo trật tự định nhằm vào mục tiêu cụ thể  Tiết kiệm thời gian, hiệu cao  Giúp người thực cơng việc có tư hệ thống để tiên liệu tình quản lý 1 HOẠCH ĐỊNH CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG b Phân loại kế hoạch  Kế hoạch tác nghiệp: hoạch định mang tính chất ảnh hưởng thường xun đến hoạt động cơng ty, chiến lựoc, sách…  Kế hoạch lần: kế hoạch phục vụ cho mục tiêu cơng việc cụ thể  Kế hoạch tháng, tuần…  Kế hoạch làm việc cá nhân… HOẠCH ĐỊNH CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG c Kỹ lập kế hoạch  Xác định mục tiêu, u cầu(Why) + Tại làm? + Ý nghĩa nào? + Hậu khơng làm? + Mục tiêu đảm bảo u cầu ngun tắc “smart”: Specific, Measurable, Achievable, Realistics, timebound HOẠCH ĐỊNH CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG  Xác định nội dung cơng việc (What) + Làm để đạt điều ấy? + Các bước cần tiến hành gì?  Xác định người thực cơng việc(Who) liên quan đến vấn đề + Ai làm việc đó? + Ai kiểm tra? + Ai hỗ trợ? + Ai chịu trách nhiệm HOẠCH ĐỊNH CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG  Xác định thời gian thực cơng việc(When) + Xác định tiến độ thời gian, phân bố nguồn lực chi phí lợi ích + Xác định mức độ khẩn cấp cơng việc  Xác định địa điểm thực cơng việc(Where) Cơng việc thực đâu? Kiểm tra phận nào? … HOẠCH ĐỊNH CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG  Xác định phương pháp thực cơng việc(How) + Tài liệu hướng dẫn gì? + Cách thức thực nào? + Tiêu chuẩn gì? + Nếu có máy móc vận hành nào?  Xác định phương pháp kiểm sốt + Cần đặt tiêu chí chuẩn mực + Đo lường dụng cụ, máy móc + Làm để biết việc thực diễn sn sẻ? Dự kiến có khả lệch lạc xảy ra? … HOẠCH ĐỊNH CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG  Xác định phương pháp kiểm tra + Có bước cơng việc cần phải kiểm tra? + Tần suất kiểm tra nào? + Ai người kiểm tra? + Những điểm kiểm tra trọng yếu?  Xác định nguồn lực(5M): Man, money, material, Machine, Method) KIỂM TRA CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG a.Tầm quan trọng việc kiểm tra  Bảo đảm kết đạt phù hợp với mục tiêu tổ chức;  Bảo đảm nguồn lực sử dụng cách hữu hiệu;  Phổ biến dẫn cần thiết cách liên tục để cải tiến việc hồn thành cơng việc, tiết kiệm thời gian, cơng sức người;  Phát kịp thời sai sót phận chịu trách nhiệm để chấn chỉnh 2 KIỂM TRA CƠNG VIỆC PHỊNG b Ngun tắc kiểm tra  Việc kiểm tra cần phải thiết kế theo kế hoạch cụ thê;  Việc kiểm tra phải thiết kế theo cấp bậc tâm lý nhà quản trị;  Việc kiểm tra phải vạch rõ chỗ khác biệt điểm thiết yếu;  Việc kiểm tra phải khách quan;  Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với khơng khí tổ chức;  Việc kiểm tra phải tiết kiệm;  Việc kiểm tra phải tác động điều chỉnh;  Việc kiểm tra phải thực điểm trọng yếu;  Việc kiểm tra phải tương xứng KIỂM TRA CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG c Các lĩnh vực kiểm tra  Kiểm tra hành chính: kiểm tra qua cơng văn giấy tờ;  Kiểm tra tác nghiệp: Kiểm tra nghiệp vụ chun mơn xếp hồ sơ, lưu trữ, thơng tin… xem có tiêu chuẩn thủ tục khơng KIỂM TRA CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG  Kiểm tra dự phòng: Là hệ thống tiêu liệu trước sai sót xảy để tiến hành điều chỉnh lập tức, đề biện pháp kiểm sốt phòng ngừa + Những điểm phản ánh rõ mục tiêu phận mình? + Những điểm phản ánh rõ tình trạng khơng đạt mục tiêu? + Những điểm điểm đo lường tốt cho sai lạc? + Những điểm điểm quản lý biết người chịu trách nhiệm thất bại? + Tiêu chuẩn kiểm tra tốn nhất? + Các điểm kiểm tra trọng yếu? KIỂM TRA CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG  Kiểm tra thực + Kiểm tra thơng qua báo cáo, đề xuất nhân viên gửi lên; + Kiểm tra theo đợt thơng báo trước; + Kiểm tra phương pháp quan sát theo dõi hành vi thực hiện, cụ thể cách thực xếp dụng cụ làm việc, hồ sơ… + Kiểm tra cách theo dõi thơng tin qua mạng máy tính; + Kiểm tra đột xuất; KIỂM TRA CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG  Kiểm tra sau thực + Đối chiếu kết với mục tiêu; + Đúc kết kinh nghiệm; + Giúp nhà quản trị đánh giá hiệu cơng tác hoạch định; KIỂM TRA CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG d Tiến hình kiểm tra cơng việc văn phòng  Lập kế hoạch kiểm tra;  Truyền đạt kế hoạch phân cơng nhiệm vụ;  Thu thập tiêu chuẩn hiệu cơng việc;  Thu thập liệu để đo lường tiến độ;  So sánh kết với chuẩn mực mục tiêu  Điều chỉnh phòng ngừa; KIỂM TRA CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG      Sự đầy đủ thơng tin Những xét đốn điều hành Tính xác Làm cơng việc hạn Khía cạnh lỗi kiểm sốt chất lượng cơng việc văn phòng  Hành động giảm thiểu lỗi  Sửa lỗi KIỂM SỐT TÀI CHÍNH TRONG VĂN PHỊNG  Tiền tiêu vặt văn phòng  Dự trù kinh phí  Ngân sách tiền mặt Lịch làm việc quan u cầu + Chức nhiệm vụ tổ chức quan + Biết quy định nhà nước lĩnh vực hoạt động quan + Biết quy chế hoạt động quan + Có kế hoạch làm việc quan cấp + Có kế hoạch làm việc đơn vị trực thuộc -Phương pháp Bước 1: Liệt kê tất cơng việc, hoạt động phận quan Xác định mức độ quan trọng tính ưu tiên cơng việc Xác định địa điểm thực cơng việc Xác định thời gian thực cơng việc Xin ý kiến lãnh đạo (nếu cần) Bước 2: Dùng biểu bảng để săp xếp lịch Thứ /ngày Công việc Người thực Địa điểm Thời gian - Sắp xếp lịch hoạt động lãnh đạo - Căn theo kế hoạch quan - Căn thơng tin từ quan quản lý cấp trên, lịch làm việc quan chủ quản - Theo kế hoạch hoạt động cơng việc phận - Xác định tính chất cơng việc - Xác định mức độ quan trọng cơng việc - Xác định thời gian - Xin ý kiến người lãnh đạo - Báo phận lịch cơng tác lãnh đạo - Chuẩn bị điều kiện để lđạo thực cơng việc