Thư ký viên trong công cuộc đối mới tại công ty cổ phần nhựa thiếu niên tiền phong

Th ký viên công đối Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong Chơng 1: Cơ sở lý luận công tác th ký văn phòng 1.1 Khái quát chung th ký văn phòng 1.1.1 Quan niệm ngời th ký văn phòng Trong Việt Nam tự điển Hiệp hội văn hóa Việt Nam xuất năm 1954 giải thích từ Th ký ngời giữ việc biên chép Thực khái niệm vai trò th ký không đơn thực việc biên chép cách thụ động diễn biến hoạt động nh th ký hội nghị hay biên chép lời đọc lãnh đạo Xã hội vận động biến đổi, vai trò th ký không ngừng biến đổi nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển điều tất yếu Theo Hiệp hội th ký chuyên nghiệp quốc tế IPS Th ký trợ lý cấp quản trị, ngời nắm vững nghiệp vụ hành văn phòng, có khả nhận lãnh trách nhiệm mà không cần kiểm tra ngời khác, có khả phán đoán, sáng kiến đa định phạm vi quyền hạn mình. Th ký văn phòng đòi hỏi phải biết nhiều công việc lĩnh vực khác Họ không đơn ngời đánh máy, soạn thảo văn bản, nhận công văn, th từ, trả lời điện thoại, chuyển phát công văn, Để hoàn thành nhiệm vụ th ký văn phòng phải theo dõi tình hình hoạt động quan, đơn vị, chuẩn bị số liệu, cập nhật thông tin phục vụ cho lãnh đạo Trên thực tế khái niệm th ký đợc dùng để công việc đối tợng khác Th ký có mức độ lao động tơng đơng chánh, phó chánh văn phòng; trởng, phó phòng hành chính; trợ lý, bí th, ủy viên hội đồng quản trị + Th ký ngời giúp việc biên chép, viết lách, nói chung làm công việc giấy tờ Ví dụ: Th ký hội nghị + Th ký ngời giúp việc cho nhân vật cao cấp công việc giấy tờ, giao thiệp, xếp chuẩn bị nội dung công việc hàng ngày Ví dụ: Th ký riêng giám đốc + Th ký ngời làm nhiệm vụ soạn thảo giấy tờ, văn quan trọng, điều hành công việc hàng ngày quan đoàn thể Ví dụ: Th ký ủy ban hành + Th ký bí th ngời điều hành tổ chức, đảng phái Ví dụ: Th ký Đảng Th ký ngày trở thành đòi hỏi tất yếu hoạt động quản lý điều hành Tùy theo yêu cầu, tính chất nội dung công tác cụ thể mà ngời lãnh đạo phải chọn cho ngời th ký có trình độ chuyên môn phù hợp để xếp, bố trí văn phòng, giúp việc cho công tác quản lý, điều hành Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 11 Th ký viên công đối Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong Nh vậy, th ký ngời giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, giải phóng lãnh đạo khỏi công việc mang tính chất vụ làm tăng thêm thời gian hoạt động sáng tạo quỹ thời gian lao động lãnh đạo Th ký mắt xích nối liền lãnh đạo với cộng sự, đối tác khác mối quan hệ môi trờng hoạt động quan, tổ chức Hơn nữa, th ký cộng tác thân cận lãnh đạo ngời mà lãnh đạo đặt vào họ tin cậy 1.1.2 Chức ngời th ký văn phòng Chức ngời th ký văn phòng đa dạng, tùy theo thời gian khối lợng công việc quan, tổ chức nói chung nhiệm vụ ngời lãnh đạo máy quản lý điều hành quan, tổ chức nói riêng mà ngời th ký tham gia với mức độ khác công việc Ngoài kỹ kỹ thuật, th ký phải học tập, nghiên cứu nhiều công việc điều hành quản lý lãnh đạo, hiểu biết hoạt động quan, tổ chức, đơn vị yêu cầu cấp thiết môi trờng hoạt động thực tốt chức th ký Th ký làm việc độc lập, họ phải biết cách hòa hợp với ngời khác để hoàn thành nhiệm vụ đòi hỏi hàng ngày Th ký vừa phải hoàn thành bổn phận quy định nhân viên nh đồng nghiệp khác họ vừa phải trì khả xây dựng quản lý, theo dõi dự án công việc cách đặn, độc lập có hiệu Đồng thời hợp tác với ngời khác để thực chức mình, họ không am hiểu thực tiếp xúc ngoại giao mà đòi hỏi phải luôn tôn trọng trì công tác bảo mật công việc Các chức đa dạng ngời th ký chia theo hai nhóm công việc: + Thứ nhất: Chức thuộc công việc soạn thảo, xử lý văn bản, bao gồm soạn thảo văn bản, trình ký, xử lý văn bản, theo dõi, đăng ký, kiểm tra việc thi hành văn + Thứ hai: Chức thuộc công việc tiếp khách, hội họp, đàm thoại điện thoại, thu thập thông tin, chuẩn bị đảm bảo điều kiện cho chuyến công tác thủ trởng Để thực chức mình, th ký thực trở thành chuyên gia có trình độ, có lực hiểu biết rộng rãi phải có kỹ năng, kỹ xảo thực hành làm trợ thủ đắc lực cho hoạt động quản lý, điều hành lãnh đạo Trong thời đại thông tin ngày nay, chức th ký đợc thành tựu khoa học kỹ thuật hệ thống tiên tiến hỗ trợ Tuy nhiên cho dù công nghệ kỹ thuật có đại với hệ thống tiên tiến Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 22 Th ký viên công đối Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong thay đợc chức đặc biệt động, sáng tạo ngời th ký 1.1.3 Nhiệm vụ ngời th ký văn phòng Th ký phải làm nhiều công việc khác Ngoài nghĩa vụ công dân, nhiệm vụ ngời lao động bình thờng, th ký phải đảm trách công việc giản đơn, chủ yếu sử dụng hao phí bắp qua hoạt động chân tay nh: đánh máy, vệ sinh văn phòng, kê dọn, nhng có lúc ngời th ký phải đầu t trí tuệ cao để hoàn thành công việc mang tính chất phức tạp nh: quản lý văn bản, tổ chức hội nghị, hội thảo, Để thực chức mình, ngời th ký văn phòng phải đảm nhận nhiệm vụ chủ yếu sau: 1.1.3.1 Nhiệm vụ mối quan hệ giao tiếp + Tiếp khách, giao dịch, làm trung gian liên lạc khách với lãnh đạo + Giữ liên lạc thờng xuyên với lãnh đạo, chuẩn bị chuyến công tác lãnh đạo, hớng dẫn khái quát công việc cán công tác với lãnh đạo tổng hợp tình hình chung đợt công tác + Chuẩn bị triệu tập, chuẩn bị nội dung ghi chép biên họp thảo luận lãnh đạo 1.1.3.2 Nhiệm vụ liên quan đến văn + Nếu văn phòng có cán văn th chuyên trách th ký văn phòng có nhiệm vụ nhận, đăng ký bu phẩm, công văn, giấy tờ thủ trởng từ văn th Trờng hợp văn phòng nhỏ, văn th riêng công việc th ký phải đảm nhiệm sau phân loại, xếp đặt chuyển cho lãnh đạo + Chăm lo, theo dõi việc giao luân chuyển văn phận, nắm tình hình, tiến độ giải văn + Trực tiếp xử lý văn đơn giản theo thị lãnh đạo + Kiểm tra thể thức văn xém xét việc giải văn trình lãnh đạo ký + Giúp lãnh đạo việc chuyển, gửi văn 1.1.3.3 Nhiệm vụ tổ chức công việc + Lập lịch làm việc lãnh đạo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng + Kiểm tra, đôn đốc việc thực thị lãnh đạo, phản ánh vấn đề cần thiết quan trọng để lãnh đạo biết có ý kiến điều chỉnh + Chăm lo, xếp tài liệu, phơng tiện làm việc phòng làm việc lãnh đạo 1.1.3.4 Những nhiệm vụ khác + Sắp xếp, phân loại, lập hồ sơ bảo quản văn bản, tài liệu, giấy tờ lãnh đạo Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 33 Th ký viên công đối Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong + Thu thập thông tin báo cáo cách tổng quát tình hình hoạt động kiện quan trọng có liên quan đến công việc quản lý, điều hành lãnh đạo + Quản lý tài liệu, hồ sơ riêng lãnh đạo; tổ chức thực số vấn đề hành vụ thông thờng; chăm lo công việc cần thiết lãnh đạo yêu cầu 1.1.4 Vai trò, vị trí ngời th ký văn phòng Để đáp ứng yêu cầu đổi xã hội công tác điều hành quản lý nghề th ký văn phòng đời, trở thành nghề có lịch sử hàng trăm năm nớc tiên tiến nớc ta yêu cầu chuyển đổi kinh tế thời cải cách bớc hành nay, th ký văn phòng đời, khẳng định vai trò, vị cần thiết, quan trọng Sự xuất lao động th ký vấn đề tất yếu khách quan điều kiện kinh tế thị trờng phát triển có điều tiết nhà nớc định hớng Xã hội chủ nghĩa Muốn trở thành th ký văn phòng tốt, th ký phải có đầu óc phân tích tình huống, phán đoán nhanh, nắm vững kiến thức nghiệp vụ chuyên môn để thực hoàn thành nhiệm vụ cách sáng tạo, linh hoạt đạt hiệu cao Với chức năng, nhiệm vụ mình, th ký có vị trí ngời giúp việc đắc lực cho cấp lãnh đạo Công việc th ký liên quan mật thiết đến công văn quản lý, điều hành lãnh đạo Mục tiêu tổ chức nhiệm vụ cấp lãnh đạo có đạt đợc hay không phần quan trọng nhờ giúp việc tổng hợp đắc lực th ký văn phòng, điều khẳng định vị trí th ký văn phòng quan trọng Đối với cấp lãnh đạo, th ký mắt xích nối liền lãnh đạo với toàn khách thể quản lý thông qua cấu tổ chức Th ký có khả giải phóng lãnh đạo khỏi công việc bộn bề mang tính chất vụ, lặp lặp lại hàng ngày đợc ủy quyền lãnh đạo trực tiếp giải số công việc đợc giao phó, điều giúp cho lãnh đạo tập trung thời gian lực vào công việc quan trọng vị trí huy nớc ta, nghề th ký công tác đào tạo th ký mẻ Tuy nhiên nghiệp đổi thực công công nghiệp hóa, đại hóa đất nớc đòi hỏi nhà quản lý phải đặc biệt quan tâm đến việc bố trí, xếp sử dụng th ký có lực trình độ nghiệp vụ chuyên môn giúp cho công tác lãnh đạo, quản lý điều hành quan, tổ chức, đơn vị 1.1.5 Những yêu cầu ngời th ký văn phòng Th ký ngời cộng tác thân cận lãnh đạo, đợc lãnh đạo tin cẩn Để thành công công việc công việc trợ giúp thủ trởng Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 44 Th ký viên công đối Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong thân ngời th ký cần phải làm việc cách có hiệu với t cách độc lập sở nắm vững kiến thức pháp luật, sách Nhà nớc cách thức tổ chức điều hành quan Đồng thời, th ký phải tìm cách hợp tác, hiểu biết ngoại giao tiếp xúc với ngời khác, phải quan tâm đến vấn đề chi tiết thực thi công việc giữ vững quan điểm lập trờng công tác Th ký phải thực cá nhân gơng mẫu, tạo nên hình ảnh tốt qua cách xử nhã nhặn, tác phong gọn gàng, khẩn trơng, thái độ tích cực vui vẻ Thực tốt nhiệm vụ đợc giao, đối xử chân thành, lịch với ngời song phải đảm bảo nguyên tắc bảo mật công việc Nếu có kỹ kỹ thuật nghiệp vụ mà ngời th ký thiếu phẩm chất cá nhân cần thiết trở thành ngời th ký tốt thời đại Th ký nghề phức tạp tính chất tổng hợp công việc Muốn thành đạt công tác ngời th ký cần phải rèn luyện phẩm chất cá nhân sau đây: + Học tập, nghiên cứu nâng cao nhận thức lực chuyên môn kỹ nghiệp vụ th ký; nghiên cứu, nắm bắt hoạt động chuyên môn ngành nghề thuộc quan, đơn vị quản lý vấn đề mang tính pháp lý có liên quan để tránh vi phạm hoạt động; nghiên cứu, tham khảo tài liệu, sách báo để hiểu môi trờng hoạt động, tâm lý, phong tục, tập quán, truyền thống, ngôn ngữ giao tiếp để phục vụ cho công tác chuyên môn + Thờng xuyên rèn luyện đạo đức, tác phong, phải biết xử xác ngời công tác giao tiếp hàng ngày Trớc hết cần phải thể ý quan tâm đến ngời; có nghệ thuật xác lập mối quan hệ, lấy đợc lòng tin ngời khác xứng đáng với lòng tin đó; nhạy cảm suy nghĩ dự đoán động ngời khác giao tiếp; phải tôn trọng chân thành giúp đỡ ngời + Cần rèn luyện cho đức tính tự kiềm chế, phải bình tĩnh sáng suốt tình huống; phải giữ vững lĩnh niềm tin công việc mình, kể công việc lãnh đạo trực tiếp giao công việc th ký tự chủ động phạm vi quyền hạn trách nhiệm mình; làm việc với tinh thần tự giác, với trách nhiệm cao để giữ vững niềm tin lãnh đạo + Cần phải có đức tính thận trọng kín đáo; cần phải nghiêm túc chấp hành quy định pháp luật Nhà nớc nội quy quan công tác quản lý thông tin hồ sơ văn văn phòng + Không đợc tiết lộ vấn đề liên quan đến công việc lãnh đạo quan với ngời trách nhiệm Mọi vấn đề thuộc công tác văn Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 55 Th ký viên công đối Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong th lu trữ phải tuyệt đối tuân theo quy định văn pháp luật + Cần phải có lực việc tổ chức, phản ứng định hớng, phân tích tổng hợp định nhanh chóng thực định mình; phải rèn luyện cho trí nhớ tốt nhân vật, kiện, hệ thống văn bản, mối quan hệ đối tác có liên quan đến hoạt động quản lý quan + Phải xây dựng cho phong cách làm việc tự chủ thực chức năng, nhiệm vụ mình; phải biết cách khai thác thông tin nghiệp vụ cách hữu hiệu, biết cân nhắc, dự đoán vấn đề mà lãnh đạo cần đến; phải biết thích ứng với phong cách làm việc lãnh đạo, giúp lãnh đạo công việc cá nhân cần thiết để tạo điều kiện cho lãnh đạo tập trung giải nhiệm vụ đạo + Phải có đức tính khiêm tốn, tế nhị biết tôn trọng, hợp tác với ngời công việc thờng ngày kể xảy tình căng thẳng 1.2 Khái quát chung hoạt động th ký văn phòng 1.2.1 Tổ chức công tác văn th 1.2.1.1 Khái niệm công tác văn th Công tác văn th toàn hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, bao gồm: soạn thảo văn bản, thu nhận văn bản, xử lý văn bản, thực văn bản, lu trữ văn thời gian ngắn phát sinh trình hoạt động quan, tổ chức 1.2.1.2 Yêu cầu công tác văn th a) Nhanh chóng Tất công việc dù lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp có tính thời gian, đòi hỏi phải giải thời gian định, đặc biệt công tác văn th Công tác văn th liên quan chặt chẽ đến việc điều hành, quản lý quan nên giải công tác văn th nhanh chóng góp phần thúc đẩy hoạt động chung quan Nếu công tác văn th tiến hành chậm trễ làm ách tắc, cản trở guồng máy hoạt động chung quan, chí dẫn đến hậu định Ngợc lại, giải nhanh chóng thúc đẩy hoạt động quan thông suốt có hiệu b) Chính xác * Chính xác nội dung + Nội dung văn phải với đờng lối, chủ trơng, sách Đảng Nhà nớc ban hành đồng thời phải mục tiêu, chiến lợc, chức quan, tổ chức + Văn phải có đủ sở lý luận thực tiễn nội dung cụ thể Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 66 Th ký viên công đối Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong Các văn ban hành có số liệu, chứng trung thực độ tin cậy cao, phải có nguồn rõ ràng + Văn phải đảm bảo đối tợng yêu cầu + Dẫn chứng hay trích dẫn văn phải hoàn toàn xác * Chính xác thể thức văn + Đúng thể thức Nhà nớc quy định để đảm bảo tính pháp lý hiệu lực thi hành + Đúng pháp chế, không trái với văn có tính pháp lý cao + Đúng thẩm quyền Nhà nớc giao, không trái với văn cấp trên, đảm bảo quyền lợi ngời, bình đẳng, không gây thiệt hại đến lợi ích công dân, không đợc lạm dụng quyền sử dụng không hết quyền lực * Chính xác khâu kỹ thuật nghiệp vụ Yêu cầu tính xác phải đợc thực cách đầy đủ tất khâu nghiệp vụ nh soạn thảo, trình duyệt, đăng ký, chuyển giao c) Bí mật Có nội dung văn quan trọng đợc công bố nội bộ, hay số lợng ngời đợc biết công tác văn th phải đảm bảo yêu cầu bí mật nội dung văn bản, nội dung công việc cha có định thức, không để lọt văn hay để ngời trách nhiệm biết đặc biệt văn mật d) Hiện đại Ngày tiến khoa học kỹ thuật áp dụng vào hầu hết lĩnh vực xã hội Việc sử dụng phơng tiện kỹ thuật văn phòng đại gắn liền với nội dung cụ thể công tác văn th Chính vậy, yêu cầu đại hóa công tác văn th trở thành điều kiện đảm bảo cho công tác quản lý quan đạt suất, chất lợng, hiệu cao Phải chống t tởng bảo thủ, lạc hậu, phủ nhận vai trò phơng tiện kỹ thuật đại, công nghệ tiên tiến có liên quan đến việc nâng cao hiệu suất công tác văn th Tuy nhiên, việc đại hóa công tác văn th phải phù hợp với điều kiện kinh tế, trị đất nớc; phù hợp với khả tài chính, điều kiện thực tế quan để tránh phô trơng, lãng phí 1.2.1.3 Nghiệp vụ công tác văn th a) Tổ chức quản lý giải văn đến Văn đến công văn, giấy tờ, tài liệu, th từ, sách báo quan tiếp nhận đợc từ nơi khác chuyển đến qua đờng bu điện, chuyển trực tiếp qua phơng tiện thông tin khác * Nhận văn đến Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 77 Th ký viên công đối Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong Tất văn gửi đến quan dới hình thức, gửi tới phải qua cán văn th để làm thủ tục nhận đăng ký Văn đến quan phải đợc giải nhanh chóng, xác đảm bảo bí mật Khi nhận văn đến, cán phụ trách công tác văn th thực theo bớc sau: + Xem nhanh lợt để kiểm tra tính xác địa gửi tới tình trạng nguyên vẹn phong bì đựng văn sau ký vào sổ giao nhận văn + Phân loại sơ văn đến thành loại để thuận tiện cho việc giải văn * Bóc bì văn Những văn mức độ khẩn cán văn th đợc u tiên bóc trớc Khi bóc bì phải dồn văn sang bên dùng kéo cắt phong bì sát mép để tránh cắt vào văn phần số, ký hiệu dấu phong bì Sau lấy văn phải kiểm tra lại bì văn cẩn thận tránh để sót văn bì Nếu phát văn có sai sót với số ký hiệu ghi phong bì phải báo cáo lại với đơn vị phụ trách Các văn đến bì có đề rõ họ tên ngời nhận, văn gửi tổ chức đoàn thể quan cán văn th vào sổ văn đến theo số kí hiệu ghi bì, để nguyên phong bì chuyển đến cho tổ chức, cá nhân Nếu có phiếu gửi kèm theo văn sau nhận đủ văn bản, cán văn th phải ký xác nhận đóng dấu lên phiếu gửi trả lại phiếu gửi cho quan gửi văn Đối với đơn th khiếu nại, nặc danh cán văn th nên giữ lại phong bì đính kèm vào văn để làm chứng xem xét cần thiết * Đóng dấu đến Dấu đến đóng vào văn để xác định văn qua phận văn th quan sở để xác định văn đến vào ngày nào, văn thứ bao nhiêu, phận giải đợc lu hồ sơ số để tiện cho trình tra cứu sau Dấu đến đợc đóng vào góc bên trái dới số kí hiệu văn Hình 1.1 - Mẫu dấu đến đ ế n Tên quan: - Số đến: - Ngày đến: - Chuyển: * Trình lãnh đạo xem Sau thực bớc trên, cán văn th xếp văn theo trật tự văn khẩn đặt lên trên, đến văn quan trọng văn thờng sau trình lãnh đạo xem để nắm đợc nội dung cho ý kiến phân phối giải ý kiến Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 88 Th ký viên công đối Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong đạo lãnh đạo đợc ghi vào lề văn ghi vào mảnh giấy đính kèm văn * Đăng ký văn Sau có ý kiến phân phối, cán văn th nhận lại văn để vào sổ công văn đến Đây khâu quan trọng giúp cho lãnh đạo nắm đợc số lợng văn đến ngày, nội dung văn để có hớng theo dõi, giải sau Văn đến ngày nào, cần vào sổ chuyển giao ngày hôm Thông thờng văn phòng quan phải có ba loại sổ đăng ký văn đến: sổ đăng ký văn thờng; sổ đăng ký văn mật; sổ đăng ký văn thuộc loại đơn từ, khiếu nại, tố cáo Khi vào sổ văn đến cần ý tránh bỏ sót số, trùng lặp gây khó khăn cho việc thống kê, quản lý, khai thác sử dụng văn Hình 1.2 - Mẫu sổ đăng ký văn đến Số Ngày Tên Số ký Ngày Tên gọi Đơn vị Ký Ghi đến đến hiệu văn văn trích yếu ngời nhận quan bản văn nhận * Chuyển giao văn Văn sau đợc đăng ký phải chuyển đến tận tay ngời có trách nhiệm giải quyết, không đợc nhờ ngời khác chuyển hộ để tránh tình trạng thất lạc văn không đảm bảo tính bí mật văn Văn có đóng dấu mức độ khẩn mật phải đợc u tiên chuyển trớc sau đến văn thông thờng Hình 1.3 - Mẫu sổ chuyển giao văn Ngày Số lợng Số ký hiệu Ký Ghi Ngời nhận chuyển văn văn nhận * Theo dõi việc giải văn đến Mục đích công việc để theo dõi văn đợc giải cha, có thời hạn không, đối tợng nội dung văn có đợc giải hay không Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 99 Th ký viên công đối Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong * Trách nhiệm ngời th ký văn phòng + Đối với quan, tổ chức nhỏ, thờng văn ngời th ký thực nhiệm vụ việc tổ chức, quản lý giải văn đến + Đối với quan, tổ chức lớn, nhiều văn bản, ngời th ký việc cần làm nh nêu phần nhận văn bản, trình văn bản, ngời th ký đảm nhận số công việc sau: - Giải văn giao dịch có tính chất vụ, quan trọng sau báo cáo lại với lãnh đạo - Thực nhiệm vụ ngời lãnh đạo trực tiếp giao có liên quan đến việc giải văn đến - Nếu văn cần phận khác cấp phó th ký văn phòng phải chuyển để kịp giải - Nếu cần tập hợp ý kiến để giải văn th ký văn phòng tổ chức họp hội ý gửi ý kiến lãnh đạo xuống phòng ban chức để xin ý kiến đóng góp b) Tổ chức quản lý giải văn * Soạn thảo văn Khi ngời th ký văn phòng tự thảo văn bản, thảo văn máy tính, máy chữ phơng pháp viết tay Tùy theo điều kiện, hoàn cảnh cụ thể mà th ký áp dụng phơng pháp khác trình soạn thảo văn Để thực tốt công việc th ký phải nắm vững nội dung, thể thức thẩm quyền ban hành loại văn * Kiểm tra thể thức văn Sau thảo loại văn thông thờng nhận văn quan trọng từ lãnh đạo hay văn để gửi nơi khác gọi chung văn đi, th ký kiểm tra lại văn nội dung, bố cục, thể thức thẩm quyền ký, ban hành cha, ý kiểm tra xem đánh máy có xác hay không, thấy có sai sót phải báo cho ngời có trách nhiệm Ngời th ký có trách nhiệm giúp lãnh đạo phát văn giả mạo đề nghị lãnh đạo đình việc ký văn mà nội dung vấn đề cha đúng, cha xác Các văn sau có chữ ký lãnh đạo, th ký văn phòng chuyển cho phận văn th làm thủ tục gửi đi, có lúc th ký phải trực tiếp làm thủ tục gửi văn * Đóng dấu Trong trờng hợp th ký văn phòng kiêm công tác văn th, họ trực tiếp làm thủ tục gửi văn Trớc gửi văn phải đóng dấu quan lên văn Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 1010 Th ký viên công đối Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong đợc, hình thức phong bì đảm bảo tính thẩm mỹ để không làm ảnh hởng đến hình ảnh Công ty công tác đối nội, đối ngoại e) Lu văn Theo quy định chung công tác văn th Công ty, ngời th ký phải in văn thành hai để thực công tác lu văn bản, lu phòng văn th Công ty lu phòng Tổng giám đốc Những văn quan trọng, thời gian lu trữ lâu đợc ngời th ký in loại giấy có chất lợng tốt, in loại mực bền lâu, không nhòe, khó phai Đối với văn mật Tổng giám đốc gửi đợc th ký lu trữ tủ riêng có khóa chắn f) Chuyển văn Nhìn chung, ngời th ký Công ty tuân thủ nguyên tắc gửi văn ngày, không để xảy tình trạng ùn tắc, chồng chéo văn Khi chuyển văn ngời th ký tiến hành chia văn theo ngời nhận đơn vị nhận Điều có tác dụng giúp th ký tiết kiệm thời gian chuyển văn bản, hạn chế phải lại nhiều lần đến địa điểm đồng thời tiết kiệm kinh phí công sức lại ngời th ký Khi chuyển giao văn cho đơn vị, cá nhân Công ty hay chuyển cho quan, tổ chức khác chuyển phát văn qua hệ thống bu điện ngời th ký yêu cầu ngời nhận văn ký nhận vào sổ chuyển giao văn Mẫu sổ chuyển giao văn ngời th ký gồm nội dung sau: Hình 2.8 - Mẫu sổ chuyển giao văn Ngày Số lợng Số ký hiệu Ký Ghi Ngời nhận chuyển văn văn nhận 17/2/08 02 279/QĐ-TGĐ- Phòng TCLĐ CTCPNTNTP - Phòng KTTC (Nguồn: Phòng Tổng giám đốc) Trờng hợp cần chuyển phát nhanh hay chuyển nớc ngời th ký chuyển văn đến nơi nhận máy Fax chuyển qua hòm th điện tử để đảm bảo tính thời gian văn sau tiến hành gửi văn đến thời gian ngắn đồng thời in văn để thực công tác lu trữ g) Theo dõi việc chuyển phát văn Ngời th ký Công ty có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu Tổng giám đốc Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 4848 Th ký viên công đối Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong Đối với văn có đóng dấu Tài liệu thu hồi, ngời th ký theo dõi, thu hồi thời hạn, nhận lại th ký kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc Trờng hợp phát văn chuyển bị thất lạc, th ký kịp thời báo cáo lại với Tổng giám đốc để tìm hớng giải hợp lý 2.2.3.3 Công tác lập hồ sơ lu trữ Ngời th ký Công ty CPNTNTP có nhiệm vụ tập hợp xếp văn bản, tài liệu có liên quan đến Tổng giám đốc trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ thực công tác lu trữ hồ sơ Các văn bản, tài liệu thờng đợc ngời th ký xếp theo trật tự thời gian ban hành văn đó, văn đợc đặt lên Sau hoàn tất việc lập hồ sơ, ngời th ký tiến hành phân loại hồ sơ thành loại sau: + Hồ sơ tối cần thiết: bao gồm hồ sơ cần thiết cho tồn Công ty CPNTNTP, thay đợc nh: hợp đồng quyền, nhãn hiệu, đăng ký kinh doanh + Hồ sơ quan trọng: bao gồm hồ sơ vấn đề tài nh: thuế, sổ kế toán, hóa đơn, sổ lơng + Hồ sơ thờng dùng: bao gồm hồ sơ thay tái đợc nh: đơn đặt hàng, danh sách nhân viên, danh sách nhà cung cấp + Hồ sơ không cần thiết: bao gồm hồ sơ mà ngời th ký hủy sau kết thúc việc lu trữ vài ngày, vài tuần vài tháng nh: thông báo nội bộ, thông báo họp, lịch công tác Tổng giám đốc Các hồ sơ tối cần thiết hồ sơ quan trọng đợc th ký cất giữ tủ hồ sơ có khóa cẩn thận; hồ sơ thờng sử dụng hồ sơ không cần thiết đợc lu trữ giá hồ sơ để tiện cho việc sử dụng cần tra cứu, giải vấn đề liên quan đến hồ sơ Thời gian lu trữ tối đa hồ sơ đợc quy định nh sau: + Vĩnh viễn hồ sơ tối cần thiết; + Ba năm hồ sơ quan trọng; + Một năm hồ sơ thờng dùng; + Năm tháng hồ sơ không cần thiết Đối với hồ sơ, tài liệu đến hạn hủy th ký báo cáo lại với Tổng giám đốc để tiến hành đánh giá lại hồ sơ, tài liệu Nếu hồ sơ, tài liệu giá trị sử dụng th ký chuyển sang phòng văn th lu trữ để tiến hành tiếp việc lu trữ hồ sơ Nếu hồ sơ hết giá trị sử dụng th ký tiến hành thủ tục hủy hồ sơ 2.2.3.4 Công tác tổ chức liên lạc Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 4949 Th ký viên công đối Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong Chúng ta đứng trớc cách mạng văn phòng Máy tính, máy điện thoại tham gia vào tất công việc chủ yếu văn phòng từ thu thập, xử lý, lu trữ đến việc chuyển gửi thông tin Trong văn phòng đại, điện thoại với máy vi tính đợc ví nh ngời trợ thủ đắc lực lãnh đạo quản lý Điện thoại phơng tiện hàng đầu quan tính nhanh chóng, xác, kinh tế tiện dụng nó, phơng tiện hữu hiệu việc điều hành quản lý giúp lãnh đạo đạo giải vấn đề kịp thời, nhanh chóng Trong ngời th ký đóng vai trò phin cà phê để sàng lọc đàm thoại điện thoại ngời lãnh đạo ý thức đợc điều đó, phòng ban, đơn vị Công ty Cổ phần Nhựa Thiếu niên Tiền phong trang bị hệ thống điện thoại có sử dụng số nội nh sau: + Phòng Tổng giám đốc: 10 + Phòng quản lý chất lợng: 17 + Phòng kỹ thuật: 18 + Phòng tổ chức lao động: 25 + Phòng kinh tế tài chính: 32 + Đặc biệt phòng Tổng giám đốc Công ty có lắp đặt hệ thống máy điện thoại nối dài (máy mẹ, máy con) kéo di động máy nơi khác cách xa máy mẹ vài trăm mét Loại máy tiện lợi th ký cần chuyển ống nghe gọi khách đến cần nói chuyện trực tiếp với Tổng giám đốc mà không cần Tổng giám đốc phải rời bàn làm việc để đến nơi để điện thoại * Trờng hợp khách gọi đến Nghe hết hai hồi chuông, ngời th ký nhấc máy lên trả lời câu xng danh giới thiệu văn phòng Khi có điện thoại gọi đến cần gặp Tổng giám đốc, ngời th ký thu thập trớc số thông tin ngời gọi đến, tìm hiểu mục đích gọi để biết tự giải hay không để nhằm tránh lãng phí thời gian Tổng giám đốc Nếu khách gọi đến muốn gặp nhân viên phận, phòng ban, đơn vị khác Công ty th ký yêu cầu khách chờ máy để chuyển máy tới phận mà khách cần gặp Khi ngời th ký bận công việc quan trọng, cần tập trung cách tuyệt đối mà tiếng chuông điện thoại reo lên, ngời th ký nhấc máy trả lời câu nói lịch thiệp: Xin lỗi, ông gọi lại cho sau tiếng không, dở công việc gấp, tiếp chuyện đợc Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 5050 Th ký viên công đối Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong Khi Tổng giám đốc bận việc tiếp khách, công tác vắng mặt văn phòng ngời th ký cắt nghĩa cách khéo léo cho khách hiểu hẹn khách gọi lại Hơn nữa, bàn làm việc th ký để sẵn tập phiếu nhắn tin để ghi lại điều cần thiết, ghi nội dung đàm thoại Tổng giám đốc xem trả lời Trong trình nghe điện thoại chỗ cha rõ, ngời th ký hỏi lại để đảm bảo ghi Với nội dung quan trọng, ngời th ký đọc lại cho ngời gọi đến xác nhận Khi ngời gọi đến có tên nớc ngoài, th ký yêu cầu họ đánh vần tên để ghi cho xác Hình 2.9 - Mẫu phiếu nhắn tin Ngày: 12/7/2007 Ngời gọi: Ông Trần Văn Minh Số điện thoại - Số chính: 0313.738.256 - Số phụ: 0904.564.693 Lời nhắn lại: Gọi lại vào lúc 2h chiều * Khi gọi Trớc ngời th ký thực điện thoại theo yêu cầu công việc hay theo mệnh lệnh Tổng giám đốc th ký hoạch định nói chuyện để biết cần đề cập đến vấn đề tránh để rơi vào tình trạng gọi xong nhớ có vấn đề quên không hỏi tới Điều ảnh hởng tới uy tín ngời th ký mà gây tổn hại cho Công ty điện thoại ngoại tỉnh, quốc tế hay di động Ngời th ký Công ty chuẩn bị cho danh bạ điện thoại ngăn kéo để cần sử dụng đợc Trong danh bạ điện thoại ngời th ký gồm phần khác tất phần đợc xếp cách khoa học theo thứ tự vần chữ cái: + Số điện thoại đặc biệt: - 1080: thông tin kinh tế xã hội - 113: gọi cảnh sát - 114: gọi cứu hỏa - 115: gọi cấp cứu - 116: giải đáp số điện thoại - 119: gọi sửa máy - Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 5151 Th ký viên công đối Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong + Danh bạ điện thoại quan Nhà nớc có liên quan đến hoạt động Công ty + Danh bạ điện thoại đơn vị, ngành, quan + Danh bạ điện thoại cá nhân Các số điện thoại quan, đơn vị, cá nhân mà th ký thờng xuyên phải trao đổi, giao dịch đợc ghi riêng sổ khác gọi sổ công tác th ký Ngoài ra, ngời th ký Công ty nắm bắt đợc số nguyên tắc việc sử dụng điện thoại Ví dụ nh + Gọi nội tỉnh: quay trực tiếp số thuê bao + Gọi ngoại tỉnh: + mã vùng + số thuê bao + Gọi nớc ngoài: 00 + mã nớc + mã vùng + số thuê bao Khi hết thông tin cần trao đổi, ngời th ký chủ động kết thúc gọi câu cám ơn chào để ngời nhận không bị đột ngột thể văn minh, lịch ngời th ký Thờng th ký nói: Công việc nh nhé, cần gọi lại! Cảm ơn chị nhiều! Chào chị! Đối với đàm thoại có nội dung quan trọng để tránh nhầm lẫn hay sai lệch, trớc kết thúc, ngời th ký tóm tắt lại nội dung thông tin trao đổi nhằm xác định lại toàn vấn đề Khi thực đàm thoại điện thoại, ngời th ký Công ty ý thức đợc thân ngời thực thi nhiệm vụ Công ty, ngời đại diện cho Tổng giám đốc đặt lợi ích Công ty, uy tín Tổng giám đốc lên hết Do vậy, giao dịch điện thoại, ngời th ký Công ty thể ngời văn minh, lịch giao tiếp, có nghệ thuật giao tiếp qua điện thoại để việc thông tin liên lạc đạt hiệu cao đồng thời thể đợc vị thế, uy tín, uy nghiêm Tổng giám đốc Tuy nhiên, vấn đề mà không ngời th ký Công ty Cổ phần Nhựa Thiếu niên Tiền phong mắc phải mà nay, vấn đề sử dụng điện thoại công để phục vụ cho việc riêng trở nên phổ biến quan, tổ chức Điều làm chi phí hàng tháng cho việc sử dụng điện thoại văn phòng lớn đồng thời làm giảm hiệu công tác ngời th ký, hao tốn nhiều thời gian cho việc giải công việc, hoàn thành nhiệm vụ 2.2.3.5 Công tác tổ chức đón tiếp khách Do đặc trng, chức năng, nhiệm vụ mối quan hệ tơng tác mình, Công ty CPNTNTP thờng xuyên phải tổ chức việc tiếp đón khách Tổ chức tốt việc tiếp đón khách, để khách thấy đợc Công ty CPNTNTP Công ty có Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 5252 Th ký viên công đối Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong phong cách làm việc quy củ, nề nếp hiếu khách yếu tố định đến thành công Công ty Số lợng khách đến Công ty tơng đối nhiều nên Công ty bố trí phòng riêng với đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho việc đón tiếp khách Công ty Khách đến giao dịch Công ty gồm nhiều đối tợng khách khác nhau, đến từ nhiều nơi khác đến với mục đích khác Họ nhà quản lý cấp trên, nhà cung cấp, họ bạn hàng, đối tác kinh doanh, Các đối tợng khách đợc phân loại, chọn lọc để xếp khách Tổng giám đốc tiếp, khách phận văn phòng phối hợp với phòng ban chức ủy quyền Tổng giám đốc Ngời th ký Công ty chủ yếu thực việc tổ chức đón tiếp khách đến làm việc trực tiếp với Tổng giám đốc Tiếp đón khách nghệ thuật đợc tạo nên yếu tố khác nhau, khuôn mẫu cứng nhắc hay công thức chung áp dụng cho hoạt động giao tiếp Tuy vậy, ngời th ký Công ty tổ chức thực hoạt động giao tiếp biết vận dụng sáng tạo hiểu biết kết hợp với khéo léo ứng xử, ý thức đợc tầm quan trọng việc tiếp khách Công ty, thể đợc chân thành quan tâm thiết thực đến quyền lợi bên, giữ vững vai trò ngời đại diện Công ty với khách, tạo cho khách ấn tợng tình cảm tốt đẹp, giữ vững đợc mối quan hệ tốt với đối tác, bạn hàng, nhà cung cấp, * Trờng hợp khách ngời nội địa + Khi khách liên hệ đến xin gặp Tổng giám đốc ngời th ký thỏa thuận thống cụ thể, xác thông tin buổi xin hẹn nh: Họ tên, chức vụ, địa chỉ, số điện thoại ngời xin hẹn, ngày định cho buổi hẹn, Các thông tin đợc ghi vào sổ tay công tác ngời th ký để tránh việc sơ suất lãng quên chồng chéo công việc tiếp khách + Ngời th ký lên chơng trình làm việc với khách, chuẩn bị văn bản, tài liệu, số liệu cần thiết liên quan đến tiếp khách để Tổng giám đốc xem xét, kiểm tra Hàng tuần, hàng tháng ngời th ký có nhiệm vụ lên lịch tổ chức việc đón tiếp khách nhắc Tổng giám đốc lịch đón tiếp khách giống nh lịch làm việc Đồng thời th ký có nhiệm vụ chuẩn bị, trang trí phòng tiếp khách với đầy đủ phơng tiện, máy móc, dụng cụ cần thiết để phục vụ cho việc tiếp khách làm việc với khách + Tham gia với Tổng giám đốc thực việc tiếp khách, ghi chép đầy đủ nội dung buổi tiếp khách, đặc biệt lời phát biểu, ý kiến thơng lợng, Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 5353 Th ký viên công đối Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong bàn bạc; trợ giúp Tổng giám đốc việc khai thác, nắm bắt số thông tin chủ yếu đặc điểm khách Đối với khách thờng xuyên đến làm việc ngời th ký lập phiếu nhỏ gọi thẻ khách ghi thông tin họ tên, chức vụ, điện thoại, quan, nơi ở, sở thích + Sau buổi tiếp đón khách, th ký hệ thống lại vấn đề diễn giao tiếp, nhấn mạnh nội dung thẩm định lại thông tin, kiểm tra lại vấn đề, đa phơng án xử lý vấn đề soạn thảo thông báo nội dung vấn đề kết Tổng giám đốc thực giao tiếp + Trong điều kiện có thể, ngời th ký tự giải vấn đề đơn giản nhng đảm bảo không vợt phạm vi quyền hạn Sau kết thúc giao tiếp ngời th ký báo cáo lại với Tổng giám đốc nội dung công việc nh điều thỏa thuận với khách + Ngời th ký khéo léo, tế nhị việc từ chối hẹn với đối tợng khách không quan trọng hay vấn đề khách không quan trọng, không liên quan trực tiếp tới hoạt động Công ty Tổng giám đốc * Trờng hợp khách ngời nớc Trong thời đại công nghiệp hóa, đại hóa đất nớc, xu mở cửa, hòa nhập với nớc khu vực cộng đồng quốc tế, quan, tổ chức, doanh nghiệp thờng có nhiều tiếp xúc, làm việc với đối tác nớc Công ty CPNTNTP Công ty không nằm nhận định Do đó, ngời th ký Công ty CPNTNTP đóng vai trò quan trọng việc trợ giúp Tổng giám đốc tổ chức giao tiếp với khách nớc Trong giao tiếp với đối tợng khách ngời nớc ngoài, ngời th ký việc tôn trọng quy định luật pháp Việt Nam nh luật pháp quốc tế mà nhà nớc ta phê chuẩn mà bảo vệ giữ vững lập trờng, quan điểm Đảng, sách nớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Đồng thời ngời th ký thể truyền thống, sắc văn hóa dân tộc Việt Nam tôn trọng tập quán, phong tục, truyền thống văn hóa nớc bạn 2.2.3.6 Công tác tổ chức hội nghị, hội thảo Họp hoạt động thờng xuyên, thiếu Công ty CPNTNTP Đó họp để kiểm điểm, đánh giá tất mặt có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty, họp thờng kỳ, hàng năm hay họp bất thờng; họp đại hội đồng cổ đông, hội đồng thành viên, hội đồng quản trị; hay họp giao ban, họp để triển khai định ban lãnh đạo Công ty, họp để truyền đạt thông tin Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 5454 Th ký viên công đối Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong quan trọng Công ty Căn vào tính chất mục đích họp, ngời th ký lập kế hoạch tổ chức nh bố trí địa điểm chuẩn bị phơng tiện, trang thiết bị phù hợp Hiện nay, Công ty CPNTNTP cha có quy định văn việc tổ chức cáccuộc hội nghị, hội thảo Trong thực tế việc tổ chức hội họp Công ty đợc ngời th ký phận văn phòng phòng ban chức phối hợp thực với nội dung công việc nh sau: * Giai đoạn chuẩn bị cho hội nghị, hội thảo + Căn vào yêu cầu, nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động Công ty theo ý kiến đạo giao nhiệm vụ ban lãnh đạo Công ty, th ký xây dựng kế hoạch hội nghị cho tháng, quý năm Cũng có ngời th ký Công ty phải xây dựng kế hoạch hội nghị cách bị động, đột xuất theo yêu cầu ban lãnh đạo Công ty Dù hội nghị định kỳ hay hội nghị bất thờng, xây dựng kế hoạch hội nghị, th ký xác định rõ vấn đề sau: - Nội dung hội nghị: Nội dung hội nghị bao gồm: báo cáo kiểm điểm đánh giá tình hình; chủ trơng, sách, giải pháp lớn; vấn đề cần thảo luận; phát biểu lãnh đạo cấp trên; kết luận chơng trình hành động sau hội nghị Các nội dung đợc th ký phân công cụ thể cho cán đơn vị, phòng ban chức chuẩn bị Sau nhận đợc báo cáo trên, th ký tiến hành kiểm tra, cân đối, tổng hợp thành nội dung cốt lõi hội nghị sở loại bỏ nội dung không cần thiết, nội dung trùng lặp - Tiêu đề hội nghị: dựa vào nội dung trọng tâm cần giải hội nghị, th ký xác định tiêu đề hội nghị - Thời gian hội nghị: th ký dự trù thời gian để giải vấn đề đặt theo nội dung, yêu cầu hội nghị - Thành phần tham gia hội nghị: th ký tiến hành liệt kê đối tợng liên quan trực tiếp có trách nhiệm, quyền hạn vấn đề mà nội dung hội nghị đề cập - Địa điểm hội nghị: thờng hội nghị lớn đợc tổ chức hội trờng Công ty, hội nghị nhỏ, số lợng đại biểu tham dự đợc tổ chức phòng tiếp khách Công ty + Sau xây dựng kế hoạch hội nghị, th ký trình Tổng giám đốc Công ty xin ý kiến để chỉnh lý, sửa chữa Kế hoạch hội nghị thức đợc Tổng giám đốc phê duyệt th ký tiến hành nhân gửi lại cho đơn vị, phòng ban để chuẩn bị kế hoạch phối hợp + Th ký phối hợp với phận văn phòng kiểm tra tiến hành lắp đạt trang thiết bị, phơng tiện đảm bảo yếu tố cần thiết theo yêu cầu hội Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 5555 Th ký viên công đối Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong nghị nh: hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy tính, máy chiếu, máy photocopy, Thiết kế trang trí biểu tợng tiêu đề hội nghị, bảng biểu, sơ đồ, mẫu sản phẩm cần trng bày hội nghị, + Th ký dự trù khoản chi nh: chi trang thiết bị, phơng tiện, chi theo chế độ cho đại biểu, chi để chuẩn bị quà tặng cho đại biểu quan trọng, Sau Tổng giám đốc phê duyệt, th ký liên hệ với phòng tài vụ để xin nguồn kinh phí dự trù + Sau kế hoạch hội nghị đợc xác định, th ký phối hợp với phận văn phòng để soạn thảo, in gửi giấy mời triệu tập hội nghị đến đối tợng tham gia hội nghị trớc thời gian tiến hành hội nghị khoảng tuần để họ có thời gian chuẩn bị, đặc biệt đại biểu xa * Giai đoạn tiến hành hội nghị + Th ký cán thuộc phận văn phòng có mặt trớc khai mạc hội nghị để kiểm tra lại lần cuối công việc giai đoạn chuẩn bị Nếu phát thấy cha đầy đủ có sai sót bổ sung, sửa chữa kịp thời + Bố trí bàn đón tiếp vị đại biểu, phát tài liệu hội nghị cho đại biểu đến dự, điểm danh đại biểu sau hớng dẫn đại biểu vào vị trí quy định Với đại biểu quan trọng, trớc đa khách vào vị trí hội trờng th ký đón ngời vào phòng khách Công ty bố trí tiếp chuyện Tổng giám đốc với vị đại biểu quan trọng + Thông thờng, việc ghi chép biên hội nghị nhiệm vụ ngời th ký Công ty Tùy theo tính chất quy mô hội nghị mà th ký bố trí thêm cán khác để thành lập đoàn th ký hội nghị nhằm hỗ trợ công tác ghi chép biên hội nghị Nhìn chung, đoàn th ký hỗ trợ, hợp tác trình thực nhiệm vụ mình, đảm bảo ghi chép đầy đủ ý kiến, thâu tóm nội dung, diễn biến hội nghị để trợ giúp ban lãnh đạo vấn đề hội nghị Các biên đợc ghi chép đảm bảo tính rõ ràng, ngắn gọn, logic đầy đủ Tuy vậy, đoàn th ký sử dụng phơng pháp ghi chép truyền thống, ghi trọng tâm, trọng điểm Đối với hội nghị quan trọng, việc làm nhiều thời gian, công sức mà hiệu mang lại lại không cao việc sử dụng máy ghi âm, hay máy quay camera để ghi hình lại làm t liệu hội nghị phục vụ riêng cho ban lãnh đạo Công ty * Giai đoạn sau hội nghị + Trợ giúp ban lãnh đạo việc tiễn đại biểu về, thu xếp phơng tiện để tiễn đại biểu cách chu đáo Đối với đại biểu quan trọng, th ký mời họ lại để mở tiệc chiêu đãi bế mạc hội nghị đồng thời th ký giúp lãnh đạo lựa chọn chuẩn bị quà tặng cho vị đại biểu quan trọng Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 5656 Th ký viên công đối Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong + Trợ giúp Tổng giám đốc việc hệ thống lại toàn vấn đề đa bàn bạc giải hội nghị nhắc nhở công việc mà Tổng giám đốc phải giải sau hội nghị + Tập hợp thông tin, tài liệu để soạn thảo báo cáo, thử cảm ơn cho Tổng giám đốc, tập hợp văn bản, tài liệu liên quan đến hội nghị nh: kế hoạch hội nghị, danh sách đại biểu tham dự, giấy mời, giấy triệu tập hội nghị, chơng trình làm việc hội nghị, báo cáo, ý kiến phát biểu đại biểu, biên hội nghị, + Tập hợp khoản chi phí hội nghị để toán với phòng tài vụ Công ty Thông qua việc tổ chức hội nghị, ban lãnh đạo Công ty đánh giá đợc tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty sở rút đợc kinh nghiệm công tác đạo quản lý Hơn nữa, hội nghị Công ty đảm bảo tính dân chủ, qua ban lãnh đạo Công ty nắm bắt đợc tâm t, nguyện vọng đội ngũ cán công nhân viên, đảm bảo đợc tính thống ban lãnh đạo cán công nhân viên Công ty Tuy nhiên khả tổ chức hội nghị cha cao, cha thực nghiệp vụ nên gặp nhiều lúng túng khâu lập kế hoạch nh tổ chức điều hành hội nghị Hơn nữa, nhiều cán công nhân viên Công ty cha nhận thức đợc tầm quan trọng hội nghị, hội thảo họ thờng có thái độ thờ ơ, lảng tránh, tinh thần trách nhiệm Đây số nguyên nhân làm cho kết hội nghị, hội thảo Công ty cha cao, cha hiệu 2.2.3.7 Công tác tổ chức, bố trí phòng làm việc Trong xu đại hóa văn phòng ngày nay, phòng làm việc lãnh đạo th ký thờng đợc bố trí lắp đặt trang thiết bị, tiện nghi sang trọng Mặt khác, phát triển công nghệ thông tin hớng đến văn phòng không giấy giải phóng phòng làm việc lãnh đạo khỏi cảnh bộn bề sổ sách, tài liệu, giấy tờ Tuy nhiên, xếp đồ dùng, phơng tiện làm việc cách khoa học yêu cầu quan trọng để nâng cao hiệu hoạt động ngời lãnh đạo th ký Để đáp ứng yêu cầu trên, ngời th ký Công ty CPNTNTP quan tâm tới việc xếp, bố trí phòng làm việc Tổng giám đốc, đảm bảo tính gọn gàng, ngăn nắp mà đảm bảo tính tiện nghi, hợp lý, phù hợp với tâm lý, thói quen làm việc th ký Tổng giám đốc Phòng làm việc Tổng giám đốc th ký Công ty CPNTNTP nơi làm việc yếu Tổng giám đốc ngời th ký đồng thời nơi diễn thờng xuyên giao tiếp quan trọng Công ty Vì việc bố trí phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 5757 Th ký viên công đối Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong làm việc cho hợp lý, vừa đảm bảo hiệu hoạt động Tổng giám đốc th ký vừa tạo đợc thiện cảm, tin tởng đối tác đến giao dịch phần việc thiếu ngời th ký Công ty Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 5858 Th ký viên công đối Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong Hình 2.10 - Sơ đồ bố trí phòng làm việc Tổng giám đốc th ký ` V IV III I Ban công II I Bàn làm việc Tổng Giám đốc VI Ghế xoay Máy vi tính Điện thoại Máy in III Bàn tiếp khách Bàn trà Ghế Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 5959 II Bàn làm việc th ký Ghế xoay Máy vi tính Máy in Máy fax Điện thoại IV Tủ lạnh V Tủ hồ sơ IV Giá tài liệu Th ký viên công đối Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong Ngời th ký có nhiệm vụ tham mu, giúp việc cho Tổng giám đốc Công ty việc định quản lý, đa kế hoạch phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh Vì nói, ngời th ký có vị trí quan trọng, định thắng lợi Công ty Để nâng cao hiệu hoạt động ngời th ký không kể đến hệ thống trang thiết bị, dụng cụ phục vụ cho công tác văn phòng Đặc biệt thời đại công nghệ thông tin phát triển nh nay, ngời làm việc có hiệu hay không thiếu trợ giúp phơng tiện, máy móc đại Do vậy, việc tổ chức đào tạo bồi dỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cho ngời th ký hay sách động viên khen thởng vật chất lẫn tinh thần Công ty CPNTNTP trọng tới việc đầu t mua sắm trang thiết bị, dụng cụ văn phòng, đảm bảo đầy đủ điều kiện vật chất để ngời th ký làm việc cách hiệu Hệ thống trang thiết bị, dụng cụ phòng làm việc ngời th ký Tổng giám đốc đợc bố trí, xếp gọn gàng, ngăn nắp Các tranh ảnh, danh hiệu đợc phong tặng Công ty, lọ hoa tơi, chậu cảnh đợc bày trí cách hài hòa, đảm bảo tính thẩm mỹ Hàng ngày, trớc làm việc, ngời th ký giành khoảng hai mơi phút để lau chùi, quét dọn bụi bẩn cho bàn ghế, đồ dùng phòng, xếp, trang trí lại phòng làm việc Mặc dù mặt Công ty hạn chế (trên 30.000m 2), diện tích để phục vụ cho hoạt động sản xuất lại lớn, diện tích để xây dựng phòng ban chức không nhiều nhng phòng làm việc th ký Tổng giám đốc đảm bảo đợc yếu tố thoáng mát, nhiệt độ, màu sắc, ánh sáng Tuy nhiên khó khăn tồn đọng là: mặt trớc phòng hớng phía Cổng Công ty, hàng ngày có nhiều động cơ, xe ô tô tải phải vận chuyển nguyên liệu nh phân phối sản phẩm vào Công ty Hơn nữa, mặt sau phòng lại đợc bố trí gần cầu thang Vì tiếng ồn từ môi trờng bên ảnh hởng đến tập trung chí gây trạng thái căng thẳng thần kinh trình làm việc Tổng giám đốc th ký Lời mở đầu Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 6060 Th ký viên công đối Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong Hòa với phát triển kinh tế giới, kinh tế Việt Nam sau biến cố thăng trầm lịch sử bớc vào thời kỳ khởi sắc phát triển mạnh mẽ nh ngành tin học tự động hóa, ngành lợng Công đổi đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có đầu óc sáng tạo, linh hoạt, áp dụng sách phù hợp thích ứng kịp thời để tạo vị vững vàng thơng trờng; có đủ sức cạnh tranh với đối thủ khác; có khả hội nhập theo kịp với kinh tế chung Trợ giúp nhà lãnh đạo, quản lý tập trung hoàn thành việc điều hành quản lý có hiệu lực hiệu quả, giải phóng ngời lãnh đạo khỏi công việc bộn bề mang tính chất vụ, giấy tờ, lập chơng trình công tác, vai trò thiếu ngời th ký văn phòng Thế kỷ 21 mở biến đổi lớn lao lĩnh vực quản lý, công nghệ điện toán đợc lắp đặt sử dụng văn phòng trợ giúp đắc lực cho hoạt động quản lý, làm đơn giản hóa công việc phức tạp, chồng chất, lặp lặp lại hàng ngày, tạo điều kiện thuận lợi để nhà lãnh đạo giành thời gian, trí tuệ vào việc suy nghĩ sáng tạo Tuy nhiên, để trợ giúp ngời lãnh đạo văn phòng nh cần thiết phải có ngời th ký chuyên nghiệp, hiểu biết nhiều lĩnh vực, có kỹ làm việc thục với lòng nhiệt tình, nổ trung thực Công ty Cổ phần Nhựa Thiếu niên Tiền phong doanh nghiệp không nằm quy luật Với gần 50 năm hình thành phát triển, Công ty dần khẳng định vị công đổi đất nớc, Công ty đứng đầu ngành nhựa nớc Góp phần đa đến thành công phủ nhận vai trò ngời th ký văn phòng Công ty Xuất phát từ tầm quan trọng th ký văn phòng kết hợp với kiến thức em tích lũy đợc thời gian ngồi ghế nhà trờng kiến thức thực tế em tiếp thu đợc qua trình thực tập Công ty Cổ phần Nhựa Thiếu niên Tiền Phong, em chọn đề tài Th ký viên Công đổi Công ty Cổ phần Nhựa Thiếu niên Tiền phong làm đề tài cho khoá luận Bài khóa luận sử dụng phơng pháp nghiên cứu t biện chứng nhằm phân tích chức năng, nhiệm vụ ngời th ký văn phòng, hoạt động công tác th ký văn phòng sở đa giải pháp nhằm khắc phục yếu điểm để công tác th ký văn phòng hoạt động mang lại hiệu công đổi Ngoài phần mở đầu, mục lục, kết luận tài liệu tham khảo, bố cục khóa luận đợc chia thành chơng: + Chơng 1: Cơ sở lý luận công tác th ký văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 6161 Th ký viên công đối Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong + Chơng 2: Thực trạng công tác th ký văn phòng Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền phong + Chơng 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác th ký văn phòng Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền phong công đổi Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 6262 [...]... thiết và có khả năng đáp ứng đợc trớc sự đổi mới Chơng 2: Thực trạng công tác th ký văn phòng tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong 2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong 2.1.1 Khái quát về Công ty + Tên cũ: Công ty Nhựa Thiếu niên Tiền phong + Tên hiện nay: Công ty Cổ phần Nhựa Thiếu niên Tiền phong + Tên giao dịch quốc tế: Tien Phong plastic joint-stock company + Tên viết... Bìa 2: Phụ lục hồ sơ Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 1212 Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong STT 1 Số và ký hiệu văn bản 2 Ngày tháng văn bản 3 Tên loại, trích yếu 4 Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 1313 Tên tác giả văn bản 5 Số tờ 6 Ghi chú 7 Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong Bìa 3: Tờ kết thúc... triển Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 2626 Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong Công ty Cổ phần Nhựa Thiếu niên Tiền phong tiền thân là Nhà máy Nhựa Thiếu niên Tiền phong, đợc thành lập từ năm 1960 với quy mô gồm 4 phân xởng chính: phân xởng cơ khí, phân xởng nhựa đúc (Phênol), phân xởng nhựa trong (Polystyrol) và phân xởng bóng bàn, đồ chơi Ngày 19/05/1960,... lợng nhân viên quản lý Từ nhiệm vụ đợc giao, thực tế về đặc điểm sản xuất kinh doanh và nhu cầu thị trờng, Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền phong đã xây dựng bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất đồng thời phân cấp về quyền và nghĩa vụ trong bộ máy quản lý của công ty nh sau: Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 3030 Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong Hình... tổ sx tổ sx Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong Hoạt động theo mô hình công ty cổ phần từ ngày 30/12/2004, cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Công ty tuân thủ theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty, gồm: * Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định... thụ trong và ngoài nớc 2.2.3 Hình thức hoạt động quản lý Công ty Cổ phần Nhựa Thiếu niên Tiền phong là Công ty cổ phần đợc thành lập từ việc cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nớc Công ty nhựa Thiếu niên Tiền phong trên cơ sở tự nguyện cùng góp vốn của các cổ đông, tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 đợc Quốc hội Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 2929 Th ký viên trong. .. lao động Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 3333 Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong Tổng số lao động tại thời điểm hiện tại của Công ty là: 810 ngời với cơ cấu lao động của Công ty nh sau: Hình 2.3 - Bảng cơ cấu lao động tại Công ty Tiêu chí Số lợng (ngời) I Phân theo trình độ 1 Trình độ Đại học trở lên 2 Trình độ Cao đẳng, trung cấp 3 Công nhân kỹ thuật... năm 1996; + Cờ thi đua xuất sắc của Tổng công ty Nhựa Việt Nam năm 1997; Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 2828 Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong + Công ty là 1 trong 10 doanh nghiệp tiêu biểu của thành phố Hải Phòng năm 2001, 2002, 2003, 2004; + 127 Huy chơng vàng tại các kỳ hội chợ quốc tế và trong nớc hàng công nghiệp Đợc ngời tiêu dùng bình chọn... 2727 Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong về ngành nhựa trong cả nớc Bài học thành công của công ty chính là tinh thần nỗ lực phấn đấu vợt gian khổ, ác liệt, kiên trì với định hớng đổi mới, đầu t khoa học, công nghệ, đoàn kết và thống nhất, tập trung trí tuệ, năng động, sáng tạo, trụ vững trong cơ chế thị trờng; là định hớng đầu t chiều sâu, đổi mới, hiện... cho Công ty có đợc tốc độ tăng trởng, phát triển cao và vững chắc, ngày càng nâng cao đời sống của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty đồng thời không ngừng gia tăng giá trị cổ phần cho các cổ đông Bảng 2.5 - Bảng đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch năm 2007 Đơn vị tính: Triệu đồng Sinh viên: Nguyễn Thị Mẫn Lớp QT801P 3535 Th ký viên trong công cuộc đối mới tại Công ty Cổ phần nhựa Thiếu niên