NHẬT ký thực tập hai tháng tại một công ty logistics

hướng dẫn viết nhật ký thực tập tại một công ty logistics với công việc của khá nhiều phòng ban. cho bạn cái nhìn tổng quát về những công việc của một công ty logistics. vì vậy nó rất hữu ích cho những bạn đã đang và sẽ chuẩn bị làm trong một công ty logistics

NHẬT KÝ THỰC TẬP

1.Ngày 29/2/2016: Bắt đầu đi làm ngày đầu tiên

- Làm quen, chào hỏi với toàn bộ nhân viên trong công ty.

- Có cái nhìn tổng quát về những vị trí làm việc trong công ty

2.Ngày 1/3/2016

- Làm quen, dịch một bộ chứng từ.

3.Ngày 2/3/2016

- Học cách tra mã HS, tra cứu biểu thuế.

4.Ngày 3/3/2016

 Sắp xếp chứng từ, điện hỏi khách chứng từ còn thiếu

5.Ngày 4/3/2016

 Khai hải quan điện tử

6.Ngày 7/3/2016

 Đi làm thủ tục hải quan tại sân bay nội bài

 Đến chi cục hải quan chuyển phát nhanh DHL

 Lấy phiếu xuất hàng, lấy thông tin từ tờ khai hàng hóa nhập khẩu, sau đó tệp với

Airbill rồi đưa đến khu vực lễ tân để check bont đẻ xem hàng đã về chưa Nếu về thì

ở vị trí nào.

 Vào chi cục hải quan chuyển phát nhanh, thêm tệp invoice để vào cửa 2 hay còn

gọị là khu vực đội thủ tục hàng hóa xuất nhâp khẩu để đội trưởng xem xét, phân luồng ( có 12 luồng)

 Sau đó nhận lại phiếu xuất hàng mang lại luồng được phần

 Đến khu vực nộp thuế nộp bộ chứng từ trừ phiếu xuất kho cho bộ phận thu thuế

 Sau khi nộp thuế nhận lại biên lai nộp thuế đối với hàng hóa XNK và nhận lại tờ khai hàng hóa nhập khẩu ( đợi xem người ta đã nhập số liệu vào máy tính chưa)

 Lại luồng lấy bill và giấy giới thiệu

 Vào phòng giám sát ( tự vào đó) Rồi tự in danh sách hàng hóa đủ điều kiện thông

qua Tệp với phiếu xuất hàng, bill và danh sách hàng hóa đủ điều kiện thông quan.

 Ra phòng lễ tân, photo tệp vừa xong, nộp bản poto + bill cho lễ tân.

 Lên phòng chờ đợi lấy hàng

7.Ngày 8/3/2016

 Tìm hiều Quy trình sale đi tìm khách hàng:

 Cho hỏi ai làm mảng xnk:

 Đọc tên công ty, tên mình

 Bên cty có làm ở khâu vận tải và hải quan

 Hãy nói chuyên vận chuyển về sản phẩm đó

 Cty bạn sắp xuất, nhập với số lượng thế nào, đi từ đâu đến đâu ( hải phòng- busan chẳng hạn) công như thế nào để báo giá ( cảng hay chỉ là thành phố thôi)

 Xin số điện thoại cá nhân để tiện liên lạc

 Thường dùng công bao nhiêu feet để vận tải

 Khi vận chuyển hàng từ cảng về kho bãi ở đâu để tính cước báo giá

 Nếu công lạnh thì công lạnh bao nhiêu độ

8 Đi làm thủ tục hải quan hàng air thường

9 Đi làm thủ tục hải quan hàng air chuyển phát nhanh

10 Tìm hiểu chi tiết cách thức tìm và tiếp cận khách hàng của 1 sales

11 Tập làm sales thực tế

12 Đi lấy lệnh tại công ty logistic Vinalink

13 Đi lấy chứng từ sao y bản chính của lô hàng của Intercom

A Công việc của một sale

- Tìm kiếm khách hàng

- Gặp khách hàng để trao đổi

- Trực tiêp đi thu tiền khách hàng khi khách hàng không trả tiền

- Lấy chứng từ ở công ty

B công việc của một nhân viên hải quan

- Trực tiếp đi khai hải quan ở sân bay nội bài hoặc tại cảng

- Một số địa điểm khai hải quan mà hải quan sân bay nôi bài cho phép

note: quy trình khi nhận được một lô hàng từ khách hàng

1 Lấy bộ chứng từ xuất, nhập khẩu từ phía khách hàng ( xin cty 1 bộ thực tế)

2 Phòng Khai báo hải quan sẽ kiểm tra chứng từ xem có sai sót gì ko -> Nếu Sai kiểm tra lại với khách hàng và sửa chứng từ cho đúng với thực tế giao dịch

3 Dịch tên hàng, tra mã HS ( phòng hải quan làm)

4 Lên tờ khai nháp -> gửi cho khách hàng kiểm tra và xác nhận

5 Truyền tờ khai: sau khi khách hàng xác nhận tờ khai nháp đã đúng thì tiến hàng truyền tờ khai hải quan lên hệ thống của hải quan

6 Đóng thuế

7 Lấy bộ chứng từ có đóng dấu sao y của khách hàng + lấy lệnh ở hãng vận chuyển

8 tiến hành mở thủ tục hải quan; giải đáp những thắc mắc của hải quan liên quan đến bộ chứng

từ và thực tế hàng hóa; cung cấp hình ảnh, catalog hàng hóa cho hải quan nếu yêu cầu

9 Ra kho hàng làm thủ tục hải quan giám sát

9 lấy hàng ra khỏi kho, đưa lên phương tiện vận chuyển

10 giao hàng về kho cho khách hàng ; ký xác nhận Biên Bản bàn giao hàng hóa

11 tập hợp chứng từ, hóa đơn của lô hàng -> lên Debit, hóa đơn , bàn giao cho khách và thu tiền hết

 Với lô luồng xanh, không thuế thì không cần làm việc với chi cục hải quan bắc ninh Lên lấy tại nội bài luôn.

 Ta thấy quy trình như sau chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa như sau Nơi đi: Người gửi hàng - -> Nhà vận chuyển -> Hãng tàu Nhận HBL < - Xuất HBL và nhận MBL < -Xuất MBL

Mỗi công đoạn chuyển giao sẽ có chứng từ giao nhận giữa các bên, ở đây sẽ là HBL và MBL Nơi đến: Hãng tàu (Đại lý hãng tàu) -> Nhà vận chuyển -> Người nhận hàng Phát hành D/O -> Nhận D/O -> Lấy hàng

1 Thư nhờ chị hà check giá

Dear Hà,

Check giúp tớ giá cước và thời gian vận chuyển cho 2 lô hàng sau (cùng

1 shipper) nhé:

1 Lô FCA về Đà Nẵng

- Name: Disconnector and accessories

- Term: FCA Coelme Italy

- POL: Via Galileo Galilei 1/2 30036 Santa Maria Di Sala (VE) Italy

- POD: Da Nang Port, Vietnam

- Volume: cont 20/ cont 40’

- GW: 4 tons

- Dim: 1300*1300*1300mm

2 Lô hàng FOB về HCM

- Name: Disconnector

- Term: FOB Coelme Italy ( điều khoản)

- Shipper address: Via Galileo Galilei 1/2 30036 Santa Maria Di Sala (VE) Italy ( địa chỉ người gửi để xem giá vận chuyển)

- POD: Hochiminh Port, Vietnam (cảng đến: port of delivery)

- Volume: cont 20/ cont 40’ ( lượng)

- GW: 5 tons ( gross weight)

- Dim: 1200*1200*1200mm ( dimentions: kích thước)

Note: nhớ hỏi giúp chị thời gian vận chuyển nhé

2 Thư phản hồi của chị Hà

Dear Mo,

************Cargo Italy SRL***************

valid only for General Cargo:

FCA:

Ocean Carrier : MAERSK Validity : 30JUNE2015

Weekly service via TRIESTE / TANJUNG PELEPAS T/T around 34days

POL VENICE

POD DA NANG

O/F USD 335/20’ST ocean freight : cước phí biển

USD 395/40’ST

ERS USD 55/TEU Equipment repositioning surcharge : phụ phí đặt lại vị trí

BAF USD 260/TEU Bunker Adjustment Factor : phụ phí xăng dầu khi giá dầu biến động.

EXP SVC EUR 35/CNTR

THC EUR 174/CNTR terminal handling charge phí xếp dỡ tập kết cont từ kho bãi ra tàu

TEU: Côngtenơ hóa là hệ thống vận chuyển hàng hóa đa phương thức sử dụng các côngtenơ theo tiêu chuẩn ISO để có thể sắp xếp trên các tàu côngtenơ, toa xe lửa hay xe tải chuyên dụng Có ba loại độ dài tiêu chuẩn của côngtenơ là 20 ft (6,1 m), 40 ft (12,2 m) và 45 ft (13,7 m) (xem tiêu chuẩn kích thước

container tại đây) Sức chứa côngtenơ (của tàu, cảng v.v.) được đo theo TEU (viết tắt của twenty-foot

equivalent units trong tiếng Anh, tức "đơn vị tương đương 20 foot") TEU là đơn vị đo của hàng hóa

được côngtenơ hóa tương đương với một côngtenơ tiêu chuẩn 20 ft (dài) × 8 ft (rộng) × 8,5 ft (cao) (khoảng 39 m³ thể tích) Phần lớn các côngtenơ ngày nay là các biến thể của loại 40 ft và do đó là 2 TEU

Các côngtenơ 45 ft cũng được tính là 2 TEU Hai TEU được quy cho như là 1 FEU, hay forty-foot

equivalent unit Các thuật ngữ này của đo lường được sử dụng như nhau Các côngtenơ cao ("High cube") có chiều cao 9,5 ft (2,9 m), trong khi các côngtenơ bán cao, được sử dụng để chuyên chở hàng nặng, có chiều cao là 4,25 ft (1,3 m)

1 TEU (cont 20')có sức chứa tối đa là 24 tấn (bao gồm sức nặng của Cont và tận dụng hết không gian

bên trong cont), 24 tấn là khi còn dùng cont mới, còn cont bình thường thì khoảng 18 tấn là ok

PRE CARRIAGE Eur 279/20’st - Eur 290/40’st + 25% FUEL SURCHARGES - ex30036 Santa Maria Di Sala (VE)

Free time loading 2.00 hours , additional hour or fraction of hour at cost

CUSTOMS CLEARANCE Eur 120,00/ 1st container/invoice

Eur 80,00/ from 2nd container/invoice B/L FEE Eur 60,00/ SET

BANK TRANSFER FEE COST Eur 28,00

ADMINISTRATION FEE Eur 18,00

DUTY PORT TAX AT COST

ADDITIONAL PORT CHARGES AT COST:

CUSTOM INSPECTION, (IF REQUIRED FROM CUSTOM AUTHORITY)

CONTAINER HANDLING / OUR ASSISTANCE FOR CUSTOMS INSPECTION

CONTAINER DEMURRAGE AND DETENTION

Original BL Set forward at cost by express courier.

AT COST any additional change on final original BL.

Additional charges could be change as per Ocean Line notifications.

**********************************************************************

FOB:

Ocean Carrier : MAERSK Validity : 30JUNE2015

Weekly service via TRIESTE / TANJUNG PELEPAS T/T around 33days

POL VENICE

POD HO CHI MINH

O/F USD 235/20’ST

USD 250/40’ST

ERS USD 55/TEU

BAF USD 260/TEU

BL / EXPRESS ISSUED Eur 60,00 / SET

BANK TRANSFER FEE COST Eur 28,00

ADMINISTRATION FEE Eur 18,00

Original BL Set forward at cost by express courier.

AT COST any additional change on final original BL.

All above quotations are our net net cost please add your selling rates for our profit share.

CÁC LOẠI PHÍ HÃNG TÀU THU CHO 1 LÔ HÀNG

1 Phí THC (Terminal Handling Charge) Phụ phí xếp dỡ tại cảng là khoản phí thu trên mỗi

container để bù đắp chi phí cho các hoạt động làm hàng tại cảng, như: xếp dỡ, tập kết container từ CY ra cầu tàu… Thực chất cảng thu hãng tàu phí xếp dỡ và các phí liên quan khác và hãng tàu sau đó thu lại từ chủ hàng (người gửi và người nhận hàng) khoản phí gọi là THC

2.Phí Handling (Handling fee) thực ra phí này là do các Forwarder đặt ra để thu Shipper /

Consignee Hiểu rõ được loại phí này thì dễ nhưng để nói cho người khác hiểu thì khó Đại khái Handling là quá trình một Forwarder giao dịch với đại lý của họ ở nước ngoài để thỏa thuận về việc đại diện cho đại lý ở nước ngoài tại Việt Nam thực hiện một số công việc như khai báo manifest với cơ quan hải quan, phát hành B/L, D/O cũng như các giấy tờ liên quan

3 Phí D/O (Delivery Order fee), phí này gọi là phí lệnh giao hàng Khi có một lô hàng nhập

khẩu vào Việt Nam thì consignee phải đến Hãng tàu / Forwarder để lấy lệnh giao hàng, mang

ra ngoài cảng xuất trình cho kho (hàng lẻ) / làm phiếu EIR (hàng container FCL) thì mới lấy được hàng Các Hãng tàu / Forwarder issue một cái D/O và thế là họ thu phí D/O

4 Phí AMS (Advanced Manifest System fee) khoảng 25 Usd / Bill of lading Phí này là bắt

buộc do hải quan Mỹ, Canada và một số nước khác yêu cầu khai báo chi tiết hàng hóa trước khi hàng hóa này được xếp lên tàu để chở đến USA, Canada

5 Phí ANB tương tự như phí AMS (Áp dụng cho châu Á).

6 Phí B/L (Bill of Lading fee), phí AWB (Airway Bill fee), Phí chứng từ (Documentation

fee) Tương tự như phí D/O nhưng mỗi khi có một lô hàng xuất khẩu thì các Hãng tàu / Forwarder phải phát hàng một cái gọi là Bill of Lading (hàng vận tải bằng đường biển) hoặc Airway Bill (hàng vận tải bằng đường không)

7 Phí CFS (Container Freight Station fee) Mỗi khi có một lô hàng lẻ xuất / nhập khẩu thì

các công ty Consol / Forwarder phải dỡ hàng hóa từ container đưa vào kho hoặc ngược lại và họ thu phí CFS

8 Phí chỉnh sửa B/L: (Amendment fee): Chỉ áp dụng đối với hàng xuất Khi phát hành

một bộ B/L cho shipper, sau khi shipper lấy về hoặc do một nguyên nhân nào đó cần chỉnh sử một số chi tiết trên B/L và yêu cầu hãng tàu / forwarder chỉnh sửa thì họ có quyền thu phí chỉnh sửa

- Phí chỉnh sửa B/L trước khi tàu cập cảng đích hoặc trước khi khai manifest tại cảng đích thường là 50 Usd

- Phí chỉnh sửa B/L sau khi tàu cập cảng đích hoặc sau thời điểm hãng tàu khai manifest tại cảng đích thì tuỳ thuộc vào hãng tàu / Forwarder bên cảng nhập Thường không dưới

100 USD

9 Phí BAF (Bunker Adjustment Factor): Phụ phí biến động giá nhiên liệu Là khoản phụ

phí (ngoài cước biển) hãng tàu thu từ chủ hàng để bù đắp chi phí phát sinh do biến động

giá nhiên liệu Tương đương với thuật ngữ FAF (Fuel Adjustment Factor)…

- Phí BAF (Bulker Adjustment Factor): phụ phí xăng dầu (cho tuyến Châu Âu).

- Phí EBS (Emergency Bunker Surcharge): phụ phí xăng dầu (cho tuyến Châu Á).

10 Phí PSS (Peak Season Surcharge): Phụ phí mùa cao điểm Phụ phí này thường được

các hãng tàu áp dụng trong mùa cao điểm từ tháng tám đến tháng mười, khi có sự tăng mạnh về nhu cầu vận chuyển hàng hóa thành phẩm để chuẩn bị hàng cho mùa Giáng sinh và Ngày lễ tạ ơn tại thị trường Mỹ và châu Âu

11 Phí CIC (Container Imbalance Charge) hay “Equipment Imbalance Surcharge” là phụ

phí mất cân đối vỏ container hay còn gọi là phí phụ trội hàng nhập Có thể hiểu nôm na là phụ phí chuyển vỏ container rỗng Đây là một loại phụ phí cước biển mà các hãng tàu thu

để bù đắp chi phí phát sinh từ việc điều chuyển (re-position) một lượng lớn container rỗng

từ nơi thừa đến nơi thiếu

12 Phí GRI (General Rate Increase): phụ phí của cước vận chuyển (chỉ xãy ra vào mùa

hàng cao điểm)

13 Phí chạy điện (áp dụng cho hàng lạnh, chạy container lạnh tại cảng) phải cắm điện

vào container để cho máy lạnh của container chạy và giữ nhiệt độ cho hàng lạnh

14 Phí vệ sinh container (Cleaning container fee)

15 Phí lưu container tại bãi của cảng (DEMURRAGE); Phí lưu container tại kho riêng

của khách (DETENTION); Phí lưu bãi của cảng (STORAGE)

- DETENTION / DEMURRAGE / STORAGE đối với hàng xuất khẩu:

* Sau khi bạn liên hệ với cảng để nhận container và kéo về kho riêng của bạn đóng hàng Thông thường đối với hàng XK thì bạn sẽ được lấy container đem về kho để đóng hàng trước ngày tàu chạy ETD là 05 ngày Điều này có nghĩa là bạn sẽ được miễn phí 05 ngày DEM và 05 ngày DET với điều kiện bạn trả container về bãi trước giờ closing time quy định để xuất theo lịch tầu dự kiến Nếu sau 05 ngày bạn không trả container về bãi để xuất đúng lịch tầu đã book mà container để tại kho của bạn thì bạn sẽ phải thanh toán

tiền lưu container tại kho (DET) Nếu vì lý do nào đó bạn giao container về bãi nhưng sau closing time quy định và hàng không kịp xếp lên tầu dự kiến Hàng của bạn sẽ phải nằm ở bãi và chờ đến chuyến sau thì bạn sẽ phải trả phí lưu container tại bãi (DEM) và phí lưu bãi tại cảng (STORAGE) và phí đảo / chuyển container

* Trong trường hợp bạn đóng hàng tại bãi của Cảng thì DET sẽ không bị tính và DEM cũng sẽ được tính như trường hợp trên

- DETENTION / DEMURRAGE / STORAGE được tính với hàng nhập khẩu: Sau khi bạn đã hoàn tất các thủ tục hải quan, nhập khẩu và muốn mang container về kho riêng để rút hàng thì container này sẽ được miễn phí lưu container tại cảng (DEM) và phí lưu bãi tại cảng (STORAGE) thông thường được các hãng tầu cho phép là 5 ngày kể từ ngày tầu cập cảng Điều này có nghĩa là bạn sẽ được miễn phí 05 ngày DEM và 05 ngày STORAGE Kể từ ngày thứ 06 trở đi thì bạn sẽ phải trả thêm phí DEM và STORAGE (nếu hàng vẫn còn nằm trong bãi của cảng) hay bạn sẽ phải trả phí DEM và DET nếu bạn đem hàng về kho riêng để dỡ hàng sau ngày quy định trên Trong trường hợp bạn rút hàng tại bãi của Cảng sau 05 ngày được miễn nêu trên thì bạn phải trả phí lưu container (DEM) và lưu bãi (STORAGE)

A/F: Air Freight

FSC: Fuel Surcharge

SSC: Security Surcharge

ATF: Aviation Turbo Fuel (Surcharge)

Inland: Inland (Trucking fee)

H/C: Handling Charge

FSC: phụ phí nhiên liệu fuel surcharge

T/T: Transist time

ATF = Airport Transfer fee bạn ơi

Vessel/ Voyage: tên tàu và số hiệu

CQ: certificate of quality giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm

Cw: Chargeable weight : trọng lượng tính cước

MSDS: material safety data sheet là bảng chỉ dẫn về an toàn hàng hóa áp dungjcho những mặt hàng có thẻ gây nguy hiểm cho quá trình vận chuyển như cháy nổ, hóa chất dễ ăn mòn, hàng hóa có mùi… MSDS có tác ụng chỉ dẫn cho người vận chuyển thực hiện các quy trình an toàn hàng hóa trong quá trình sắp xếp hàng, hoặc xử lý hàng khi gặp sự cố.

Do shipper khai với hãng tàu

Our ref: số tham chiếu; số đơn hàng