SỔ TAY HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ AN TOÀN (SMM) BẰNG TIẾNG VIỆT

Document No NP-021 Revised No 002 Revised Date 05.03.07 Code No SAFETY MANAGEMENT MANUAL Sổ TAY HƯớng dẫn quản lý an toàn st Edition Issued Date st Sep 2006 Designated Person Approved by Managing Director NISSHO ODYSSEY SHIP MANAGEMENT PTE LTD Record of Acknowledgement * Note : Please put your signature on this list when you read this Safety Management Manual Date Rank Name Signature Bản Tuyên bố nhiệm vụ quản lý an toàn Tôi cân nhắc kỹ thử thách nghĩa vụ quan trọng đảm bảo hoạt động an toàn cho tàu, vận chuyển hàng hoá an toàn, bảo vệ sinh mạng cho ngời bảo vệ môi trờng biển Chúng tôi, Công ty quản lý tàu biển Nissho Odyssey, định (1) thiết lập hệ thống quản lý an toàn thích hơp & có hiệu nhằm đảm bảo quản lý hoạt động loại tàu sau cống hiến phục vụ có chất lợng đáng tin cậy làm thoả mãn yêu cầu đòi hỏi chủ tàu hay ngời thuê tàu; (2) trì hoàn thiện liên tục chức hệ thống nhằm đảm bảo cho hoạt động an toàn cho tàu nâng cao hiệu sản xuất chúng Những loại tàu công ty quản lý : Oil tanker / Chemical tanker Gas carrier (LPG carrier) / Bulk carrier Other Cargo Ship Để thực đợc sách này, thiết lập hệ thống quản lý an toàn, phù hợp với luật quản lý an toàn quốc tế ISM code Cá nhân xin chịu hoàn toàn trách nhiệm hoạt động hệ thống quản lý an toàn yêu cầu nhân viên làm việc bờ, thuyền trởng tất thuyền viên tàu nh phải thực nhiệm vụ phù hợp với yêu cầu đòi hỏi hệ thống an toàn quy định, luật lệ quyền địa phơng, quyền hành tàu treo cờ, công ớc quốc tế liên quan Để thực đợc sách này, Tôi bổ nhiệm trởng phòng hàng hải an toàn Cán chuyên trách nh giao phó trách nhiệm quyền hạn để đảm bảo điều khiển hệ thống, phối hợp nhiệm vụ công ty tàu nh việc thực hệ thống Sau Cán chuyên trách có quyền hạn trách nhiệm cần thiết để làm sáng tỏ vấn đề quản lý an toàn, đa đề xuất giải pháp, nhằm để trì hoàn thiện chức hệ thống QLAT Do ông ta đợc yêu cầu giải tất vấn đề liên quan việc quản lý việc đa hớng dẫn cần thiết đến phòng ban liên quan thuyền trởng nh tham khảo ý kiến với trởng phận chịu trách nhiệm, để đáp ứng cho họ Để đảm bảo phù hợp với yêu cầu đòi hỏi hệ thống, hiệu lực hệ thống, tiếp tục hoàn thiện hệ thống sở kết lần kiểm tra nội bộ, soát xét việc quản lý, hớng dẫn ngành vận tải v.v Tôi xem xét lại sách mục tiêu theo định kỳ định Tôi yêu cầu tuyên bố nhiệm vụ phải đợc truyền đạt tới tất tàu nhân viên phòng ban bờ dính líu đến hệ thống để họ hiểu, thực trì hệ thống 07 March 2005 NISSHO ODYSSEY SHIP MANAGEMENT PTE LTD Capt FUMIO YAMAMOTO Managing Director Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd ROC : 200407555W 200 Cantonment Road #14-01A Southpoint Singapore 089763 Ship Mgt : Tel: (65) 6225 8300 Fax: (65) 6224 3275 Tlx: RS25070 Cable: NISSHOMARS Email: smdept@nisshoodyssey.com.sg Acc & Adm / IT : Tel: (65) 6225 3655 Fax: (65) 6224 7326 Email: admaccdept@nisshoodyssey.com.sg ; Email: itdept@nisshoodyssey.com.sg COMPANY HSE & QUALITY POLICY sách chất lợng HSE công ty NISSHO ODYSSEY SHIP MANAGEMENT PTE LTD is committed in providing quality and efficient management of the ships without compromising on important issues such as Health of seafarers, Safety onboard and the protection of Environment Cty tận tâm tận lực việc thiết lập quản lý có chất lợng có hiệu tàu mà không làm tổn hại đến vấn đề quan trọng nh sức khoẻ thuyền viên, an toàn tàu việc bảo vệ môi trờng The management philosophies of the company are as follows and are aimed at ensuring consistency in our commitment./ Triết lý quản lý công ty nh sau mục tiêu để đảm bảo trớc sau nh cam kết HEALTH SứC KHOẻ - SAFETY FIRST-an toàn hàng đầu - Maintain and practice safety measures onboard at all times to achieve zero incident, loss of life, damage and loss of property Duy trì áp dụng biện pháp an toàn tàu thời gian để đạt đợc tai nạn xảy tàu, thệt hại ngời, h hỏng thiệt hại tài sản ENVIRONMENTAL EXCELLENCE Xuất sắc bảo vệ môI trờng - Maintain a good general health standard onboard Duy trì tình trạng sức khoẻ chung tốt tàu Participate actively in the preservation of the marine environment through ZERO POLLUTION Tích cực tham gia bảo vệ môi trờng biển - hoàn toàn ô nhiễm dầu QUALITY chất lợng - Encourage all personnel to exercise their respective responsibility for quality and continually to improve our services Khuyến khích ngời rèn luyện làm tròn trách nhiệm cá nhân họ chất lợng liên tục nâng cao, hoàn thiện công việc The Company requests all personnel to practice constant vigilance in all areas to ensure strict adherence to this policy At the same time, Master of our vessels is encouraged to contact our DPA if any concerns arise./ Công ty yêu cầu tất nhân viên cty làm việc thận trọng tất lĩnh vực nhằm đảm bảo tham gia đầy đủ sách Đồng thời, thuyền trởng tàu đợc khuyến khích liên hệ với cán chuyên trách nảy sinh vấn đề liên quan NISSHO ODYSSEY SHIP MANAGEMENT PTE LTD CAPT FUMIO YAMAMOTO Managing Director March 2005 Safety Management Manual Contents Prefix Definitions Những định nghĩa thuật ngữ dùng sổ tay QLAT Chapter Definition of Safety Management System Định nghĩa hệ thống quản lý an toàn Chapter Management of Safety Management Manual (Management review, Revision of Manual, etc.) Việc Quản lý sổ tay quản lý an toàn ( Quản lý việc soát xét, sửa đổi sổ tay, v.v ) Chapter Management of Organization for Safety Management System Sơ đồ cấu tổ chức quản lý hệ thống quản lý an toàn Chapter Document Control Kiểm soát tài liệu (Preparation, Revision, Distribution of Documents and Records) (Chuẩn bị, sửa đổi, phân phát tài liệu hồ sơ, biểu mẫu) Chapter Employment of Crew and Manning Management (Manning Control) (Kiểm soát cty cung ứng thuyền viên) Thuê thuyền viên quản lý cty cung ứng thuyền viên Chapter Education and Training - Đào tạo huấn luyện (Competence of crew and shore personnel) (Trình độ chuyên môn thuyền viên nhân viên bờ) Chapter Management of Safe Ship Operations Quản lý hoạt động an toàn tàu (Management of Safety Operation, Navigation, Special Shipboard Operations and Cargo Handling) Quản lý hoạt động an toàn, hành hải, hoạt động đặc biệt vận chuyển, xếp dỡ hàng hoá) Chapter Readiness and Response for EmergenciesSẵn sàng đối phó tình cố / khẩn cấp (Countermeasure of Company, Response of Ship) (ứng cứu công ty, đối phó tàu ) Chapter Management of Environment Protection Activity Quản lý hoạt động bảo vệ môi trờng (Prevention of Marine Pollution) (Ngăn ngừa ô nhiễm môi trờng ) Chapter 10 Maintenance Management of Ships and Equipment Quản lý việc bảo quản bảo dỡng tàu trang thiết bị tàu (Maintenance, Inspection Planning, Purchase Planning, etc.) ( Bảo quản, bảo dỡng, kế hoạch kiểm tra, kế hoạch mua sắm, v.v ) Chapter 11 Control of Non-conformity Kiểm soát không phù hợp (Procedures for Report, Investigation and Corrective / Preventive Action) (Các quy trình báo cáo, điều tra hành động khắc phục/ngăn ngừa) Chapter 12 Internal Audit Kiểm tra nội (Procedures for Internal Audits) ( Các quy trình kiểm tra nội bộ) Document No NP-021 Page / Safety Management Manual (Edition 1) Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd Revised No.: 001 Date: 2005.02.01 Definitions Difinitions : Định Nghĩa Những thuật ngữ dùng Hệ Thống Quản Lý An Toàn nh thuật ngữ khác Luật ISM chơng IX công ớc SOLAS ISO9000-2000 (Hệ thống quản lý chất lợng từ vựng kèm) đợc định nghĩa nh sau: The terms used in this safety management system shall be defined as follows, or otherwise as found in the ISM Code integrated Chapter IX of the SOLAS Convention as and ISO9000:2000 (Quality Management System Fundamentals and Vocabulary) International Safety Management Code (ISM Code): Luật quản lý an toàn quốc tế (ISM Code) QLAT Luật QLAT quốc tế (ISM) Luật quản lý quốc tế hoạt động an toàn tàu ngăn ngừa ô nhiễm môi trờng đợc hội đồng t vấn hàng hải quốc tế phê chuẩn bổ xung International Safety Management (ISM) Code means the International Management Code for the Safe Operation of Ships and for Pollution Prevention as adopted by the Assembly, as may be amended by the IMO (International Maritime Organization) Administration : Chính quyền hành "Chính quyền hành chính" Là phủ quốc gia mà tàu treo cờ "Administration" means the government of the state whose flag the ship is entitled to fly Designated Person: Cán chuyên trách Cán chuyên trách hệ thống ngời đáp ứng với ngời cán chuyên trách đợc quy định luật ISM mà ngời đại diện quản lý theo đòi hỏi ISO9001:2000 Ngời cán chuyên trách cán công ty tham gia công tác quản lý mức cao nhất, Ông ta ngời có quyền hạn trách nhiệm kiểm soát an toàn, ngăn ngừa ô nhiễm nh khía cạnh chất lợng hoạt động/khai thác tàu, phải đảm bảo đáp ứng đợc hỗ trợ từ bờ quản lý toàn diện mặt theo yêu cầu luật ( xem 5.2.1 chơng 3) Designated Person in this system means a person who not only serves as Designated Person specified in the ISM Code but also as Management Representative required by ISO9001:2000 The Designated Person means a person ashore with direct access to the highest level of management, who has the responsibility and authority to monitor the safety, pollution prevention and quality aspects of the operation of each ship, and to ensure that adequate management resources and shore based support are supplied, as required ( Xem 5.2.1 Chơng 3.) Safety Management Manual (Edition 1) Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd Document No NP-021 Page / Revised No.: 001 Date: 2005.02.01 Definitions Product: Sản Phẩm Mục tiêu dịch vụ vận tải công ty vận tải biển vận chuyển hàng hoá Theo uỷ nhiệm khách hàng (chủ hàng ngời thuê tàu) từ cảng xếp hàng đến cảng dỡ hàng Theo cách hiểu sản phẩm nghĩa dịch vụ đợc gọi Vận chuyển an toàn, mà công ty bán cho khách hàng nh kết qủa việc khai thác tàu The purpose of the ship operation service of a shipping company is to safely transport cargoes entrusted by customers (cargo owners and charterers) from a loading port to a discharge port It follows that the product here means a service called safe transportation, which is offered customers by the Company as a result of ship operational processes Company: Công ty Công ty sổ tay QLAT Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd chịu trách nhiệm nghiã vụ nh luật ISM quy định/ áp đặt Đó trách nhiệm việc quản lý tàu sở hợp đồng thuê quản lý tàu Company in this manual means Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd, which assumes all the duties and responsibility imposed by the ISM Code It is also responsible for the management of the ships on the basis of ship management contracts Written procedures and instructions: Soạn thảo qui trình hớng dẫn Soạn thảo qui trình hớng dẫn soạn thảo tài liệu, biểu mẫu chuẩn mực nhiệm vụ/công việc riêng biệt sở điều khoản sổ tay QLAT Written procedures and instructions means documented standards of duties respectively prepared on the basis of the provisions of the Safety Management Manual Crew: Thuyền viên Thuyền viên ngời làm việc/phục vụ tàu công ty quản lý thuê (trực tiếp hay gián tiếp) việc khai thác/vận hành tàu Loại trừ công nhân làm việc tạm thời nh cán điều hành công ty chuyên viên kỹ thuật nhà chế tạo lên tàu nhng không cấu thành hệ thông QLAT Crew means those who serve on board ships under our management and are engaged, directly or indirectly, in the operation of such ships Temporary workers on board, such as our supervisors and technical experts of makers, who get on board ships but are not integrated in the safety management system, are excluded Safety Management Manual (Edition 1) Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd Document No NP-021 Page / Revised No.: 001 Date: 2005.02.01 Definitions Ship management: Quản lý tàu Công ty Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd điều hành tàu dói quản lý việc đáp ứng nhng yêu cầu đòi hỏi liên quan đến hoạt động, bảo quản bảo dỡng, nh cung cấp thuyền viên Những nhiệm vụ việc quản lý tàu bao gồm vấn đề liên quan đến hoạt động an toàn tàu nh việc bảo vệ môi trờng We, at Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd, provide all ships under our management with services concerning the operation, maintenance and upkeep of ships, and seafarers The duties of ship management services include the following items related to the safe operation of ships and the protection of the environment: (1) Matters related to the employment, and assigning to ships, of seafarers (management of seafarers, including employment, arrangement for embarkation, disembarkation and wages; training, service and discipline); Những vấn đề liên quan đến việc thuê hay điều động thuyền viên cho tàu ( Quản lý thuyền viên bao gồm thuê, thu xếp cho họ nhập tàu, rời tàu, lơng, việc huấn luyện, khen thởng kỷ luật ) (2) Matters related to the management of maintenance (maintenance and operation of the equipment of ships; arrangement for inspections, drydocking, repairs, conversions and upkeep based on legal and class-rule requirements and requests by shipowners; arrangement for the supply of ship stores, spare parts and lube oil, and arrangement for technical experts when necessary); Những vấn đề liên quan đến quản lý việc bảo quản bảo dỡng ( bảo quản vận hành thiết bị máy móc tàu, bố trí/xếp đặt việc kiểm tra, lên đà, sửa chữa, hoán cải bảo dỡng sở yêu cầu đòi hỏi quy định quan đăng kiểm phân cấp tàu luật pháp từ chủ tàu thu xếp việc cấp vật t, phụ tùng dự trữ dầu nhờn, nh bố trí chuyên viên kỹ thuật cần thiết) (3) Matters related to arrangements for receiving and handling fuel oil; Những vấn đề liên quan đến thu xếp việc cấp nhận dầu FO (nhiên liệu) (4) Matters related to voyage management (including the handling of marine casualties, etc.); Những vấn đề liên quan đến quản lý chuyến hành trình ( bao gồm việc Xử lý tai nạn hàng hải, v.v ) (5) Matters related to the prevention of marine pollution; and Những vấn đề liên quan đến ngăn ngừa ô nhiễm biển: (6) Matters related to cargo handling (including the handling of cargo damage) Những vấn đề liên quan đến vận chuyển / xếp dỡ hàng hoá (bao gồm Document No NP-021 Page / Safety Management Manual (Edition 1) Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd Revised No.: 001 Date: 2005.02.01 Definitions việc xử lý h hỏng hàng hoá) Verify (review): Thẩm tra (xem xét) Verify means to investigate and confirm that an activity or operation performed for safety or quality management is in accordance with specified requirements Verification is different from inspection in the following meanings: For example, the investigation and confirmation of whether a specified inspection has been made or not, is verification Examples of verification activities include inspections, tests and operational checks on ships and their equipment prior to leaving port, at sea or before entering port or when closing with the land A system audit is also an example of the verification activity Thẩm tra điều tra xác nhận hoạt động hay hành động tác quản lý an toàn chất lợng có phù hợp với yêu cầu hệ thống QLAT Hay không ? Việc thẩm tra khác với kiểm tra theo nghiã sau đây: Ví dụ, việc điều tra xác nhận xem việc kiểm tra cụ thể có đợc tiến hành hay không chinh công việc thẩm tra Ví dụ Công việc thẩm tra bao gồm kiểm tra, thử hay kiểm tra hoạt động tàu thiết bị máy móc trớc tàu khởi hành, biển hay trớc tàu đến cảng hành hải gần bờ Hệ thống kiểm tra ví dụ công tác thẩm tra Special Shipboard Operations: Những hoạt đông đặc biệt tàu Special Shipboard Operations means duties in a situation similar to the following cases (See 8.1 of Chapter 7.) Những hoạt động đặc biệt tàu hoạt động tình tơng tự sau đây: (1) Critical shipboard operations, like navigation in high density traffic areas, where a human error may immediately cause an accident or a situation which could threaten the safe operation of the ship, people or the environment; and (1) Những hoạt động tàu nhng nơi mà lỗi lầm ngời gây tai nạn tình đe doạ đến an toàn tàu, ngời hàng hoá hay môi trờng tàu nh hành hải khu vực mật độ tàu đông chẳng hạn (2) Shipboard operations, like ensuring watertight integrity, where faults may become apparent only after they have led to water leaks, i.e., duties which may not be checked or confirmed during the process of the duty (2) Hoạt động tàu nơi sai lầm xuất sau để nớc tràn vào tàu, v.v công việc không đợc kiểm tra đợc xác nhận trình tiến hành nhiệm vụ ( nh đảm bảo độ kín nớc chẳng hạn ) Internal Audit: Kiểm tra nội Safety Management Manual (Edition 1) Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd Document No NP-021 Page / Revised No.: 001 Date: 2005.02.01 Definitions Internal Audit means the verification, review and evaluation of the safety management system by the Company Kiểm tra nội công tác thẩm tra, soát xét đánh giá hệ thống QLAT cán công ty thực The purposes of the internal audit are the following two (See Chapter 12.) Mục đích việc kiểm tra nội tiến hành theo nội dung sau: (xem chơng 12) (1) Maintenance of the system : Tính trì hệ thống Demonstration of whether the shore-based and shipboard duties are properly performed in compliance with the Safety Management Manual Xác minh xem nhiệm vụ bờ tàu đợc thực hay tiến hành có phù hợp với sổ tay QLAT hay không (2) Evaluation of the system: Đánh giá hệ thống Evaluation of whether the current system is effectively functioning or not, and study of improvements Đánh giá xem hệ thống QLAT hành hoạt động có hiệu hay không, nghiên cứu hoàn thiện Personnel: Con ngời Thuật ngữ tham gia thực nhiệm vụ / công việc ảnh hởng/tác động đến chất lợng sảm phẩm Sự vận chuyển an toàn (Xem 3.1 chơng ) The term means those engaged in duties which may affect the quality of the product (safe transportation) (See 3.1 of Chapter 6.) Customer: Khách hàng Là tổ chức hay cá nhân nhận đợc sản phẩm Nó có nghĩa Chủ tàu, Ngời nhận hàng hay Ngời thuê tàu hệ thống It means an organization or person who receives a product It means a Ship Owner, Consignee or Charterer in this System Safety Management Manual (Edition 1) Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd Document No NP-021 Page 11 / 11 Revised No.: 001 Date: 2005.02.01 Chapter 10 Maintenance Management of Ships and Equipment (Maintenance, Inspection Planning, Purchase Planning, etc.) Trong trờng hợp cần nhu cầu cho công việc BQBD tàu ( Những vật liệu, dụng cụ, thiết bị hệ thống, nhân công phục vụ, công việc từ nguồn bên ngoài, công việc đa tàu lên đà, công việc giám sát hay kiểm tra, công việc vận chuyển, etc.), Ngời thuyền trởng phải đặt vật t, phụ tùng theo mẫu có sẵn cty gửi tới tổng trởng phòng quản lý tàu, nguồn cung cấp Đến lợt mình, ông trởng phòng quản lý tàu phải đánh giá yêu cầu / đòi hỏi cung cấp nhu cầu, cần thiết, phù hợp với quy trình BQBD tàu 14 Under the provisions of this chapter, the following written procedures, instructions and management records shall be established separately: Theo điều khoản chơng này, văn quy trình, dẫn hồ sơ-nhật ký quản lý phải đợc thiết lập riêng biệt [Written Procedures, Instructions] [ Những quy trình, dẫn đợc soạn thảo] (1) NP 101 Docking and Repairing Procedure (for Company) Quy trình sửa chữa lên đà ( công ty) (2) NP 102 Docking and Repairing Procedure (for Ship) Quy trình sửa chữa lên đà ( Tàu) (3) NP 103 Ship Maintenance Procedure Quy trình bảo quản bảo dỡng tàu (4) NP 104 Critical Equipment and Machinery Maintenance and Inspection Standard Tiêu chuẩn kiểm tra bảo quản bảo dỡng thiết bị máy móc yếu (quan trọng) (5) NP 109 Evaluate Guide for Selection of Purchasing Hớng dẫn đánh giá lựa chọn nhà cung cấp (6) NP 110 Control Procedure for Monitoring and Measuring Device Quy trình quản lý / kiểm soát dụng cụ kiểm tra đo lờng [Management Records] [ Các hồ sơ, nhật ký quản lý] (1) RR101 (2) RR102 (3) RR 103 (4) RR104 (5) RR105 (6) RR106 Ship Maintenance Record Nhật ký bảo quản bảo dỡng tàu Hull and Engine Trouble Record Báo cáo cố boong máy Plan Maintenance Scheme Biểu đồ kế hoạch BQBD tàu Check List for Critical Equipment and Machinery Danh bạ kiểm tra cho thiết bị Máy móc yếu/quan trọng Maintenance Log for Life-saving Appliance Nhật ký BQBD trang thiết bị cứu sinh Maintenance Log for Fire-Fighting Equipment Nhật ký BQBD trang thiết bị cứu hỏa Safety Management Manual (Edition 1) Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd Document No NP-021 Page / Revised No.: 001 Date: 2005.02.01 Chapter 11 Control of Non-Conformity (Procedure for report, Investigation, corrective / Preventive Action) Purpose / Mục đích This chapter is designed to prescribe procedures to investigate into, and analyze, causes of a non-conformity, accident or hazardous occurrence (hereinafter generically called nonconformity) generated in the management of the operation of ships in line with the Ship Management System, take corrective or preventive action, and make necessary improvements of the System, thereby to effectively maintain the System Chơng đợc thiết lập nhằm đa quy trình để điều tra nghiên cứu, phân tích nguyên nhân gây không phù hợp, tai nạn hay nguy hiểm ( Sau gọi chung không phù hợp) xuất việc quản lý hoạt động tàu khuôn khổ hệ thống quản lý tàu, đa hành động hiệu chỉnh hay ngăn ngừa; tiến hành hoàn thiện cần thiết cho hệ thống QLAT, trì hoạt động cách có hiệu hệ thống Scope of application / Phạm vi áp dụng This chapter shall apply to duties related to: the handling of non-conformities, which have occurred in the performance of duties necessary for the operation of the Safety Management System; and the improvement of the System Chơng áp dụng nhiệm vụ liên quan đến: Sử lý không phù hợp mà xảy ra/xuât thực nhiêm vụ cần thiết cho hoạt động hệ thống QLAT; việc hoàn thiện hệ thống, Definitions / Các định nghĩa 3.1 Definition of non-conformity / Định nghĩa không phù hợp 3.1.1 Non-conformity / Sự không phù hợp Non-conformity means the following states or situations and includes accidents or hazardous occurrences (or hazardous situations): Sự không phù hơp trạng thái hay tình bao gồm tai nạn hay nguy hiểm xảy ( tình nguy hiểm) (1) Non compliance with international conventions, statutory laws and regulations, and other regulations, applicable to ships under our management; Không tuân thủ công ớc, luật lệ quy tắc pháp luật qtế, quy định pháp luật khác, áp dụng cho đội tàu quản lý (Include Non-conformity pointed out in PSC and ISM Audit by Class)(Bao gồm không phù hợp bị vạch tra hàng hải, lần đăng kiểm kiểm tra việc quản lý an toàn quốc tế (2) Non-performance, deficiency or defect of the procedures specified by the System; Sự không thực hiện, Khiếm khuyết , Khuyết tật quy trình đợc hệ thống định rõ Safety Management Manual (Edition 1) Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd Document No NP-021 Page / Revised No.: 001 Date: 2005.02.01 Chapter 11 Control of Non-Conformity (Procedure for report, Investigation, corrective / Preventive Action) 3.1.2 3.1.3 (3) Breakdown, abnormal condition or functional failure of the hull, equipment or instrument which may adversely affect safe operation and environmental protection; and Tình trạng h hỏng, bất bình thờng hay không thực đợc chức tàu, trang - thiết bị tàu gây ảnh hởng bất lợi / không tốt cho hoạt động an toàn tàu việc bảo môi trờng; (4) Breach of, or noncompliance with, contracts with customers Sự vi pham không tuân thủ hợp đồng với khách hàng Accident / Tai nạn Tai nạn nghĩa bị thơng hay h hỏng đến ngời, tàu, hàng hoá tàu hay môi trờng; bao gồm tình sau đây: Accident means injury or damage to life, the ship, her cargo or the environment and includes the following situations: (1) Emergency situations (marine accident, accident involving personal injury, marine pollution accident, etc.) specified in Chapter Emergency Response and Preparedness; and Tình khẩn cấp (Tai nạn hàng hải; Tai nạn dính líu đến ngời bị thơng, tai nạn ô nhiễm môi trờng biển, v.v ) đợc đa chơng Sự sẵn sàng đối phó với tình khẩn cấp; (2) Jettisoning, overloading, contamination or deterioration of cargo Vứt bỏ, xếp tải/thừa, làm bẩn hay làm giảm giá trị hàng hoá Hazardous occurrence (hazardous situation) Sự cố nguy hiểm (Tình nguy hiểm) Hazardous occurrence means a situation or state which could have led to an accident, depending on the development of the situation, or which may develop to an accident unless some corrective action is taken Sự cố nguy hiểm tình hống hay trạng thái dẫn đến tai nạn, tuỳ thuộc vào tiến triển tình huống, phát triển thành tai nạn trừ đa số hành động hiệu chỉnh 3.2 Definitions of corrective action and prevention action Các định nghĩa hành động hiệu chỉnh ngăn ngừa 3.2.1 Corrective action / Hành động hiệu chỉnh Corrective action means a measure to remove the cause of non-conformity or other undesirable situation found; i.e., it is a series of steps to investigate/analyze causes of a non-conformity and take action to prevent its recurrence (remove causes) in order to recover a situation free of non-conformity Hành động hiệu chỉnh biện pháp để loại bỏ nguyên nhân không phù hợp tình rắc rối khác đợc phát ra; ví dụ, chuỗi bớc điều tra, nghiên cứu / phân tích nguyên nhân không phù hợp đa Safety Management Manual (Edition 1) Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd Document No NP-021 Page / Revised No.: 001 Date: 2005.02.01 Chapter 11 Control of Non-Conformity (Procedure for report, Investigation, corrective / Preventive Action) hành động nhằm ngăn ngừa việc tái xảy ( loại bỏ nguyên nhân) để phục hồi tình hống không phù hợp 3.2.2 Preventive action / Hành động ngăn ngừa Preventive action means a measure to remove causes of a possible non-conformity or undesirable situation; i.e., a measure taken beforehand to prevent the occurrence of a non-conformity resulting from potential causes Hành động ngăn ngừa biện pháp loại bỏ nguyên nhân dẫn đến không phù hợp hay tình rắc rối khác; ví dụ nh biện pháp đa từ trớc nhằm ngăn ngừa xảy không phù hợp nguyên nhân tiềm ẩn gây Control of non-conformity / Kiểm soát không phù hợp Non-conformities shall be clearly identified and controlled so that they may not be left without taking proper measures or corrective action They shall be identified, depending on the nature, by use of a tag, marking, or different storage place for separation purposes Memo notes shall be prepared, as the case may be, to control them Những không phù hợp phải đợc nhận dạng kiểm soát cách rõ ràng, triệt để để chúng bị bỏ qua mà không đa biện pháp hay hành đông hiệu chỉnh thích đáng Chúng đợc nhận dạng, tuỳ theo tính chất, việc dùng nhãn mác, đánh dấu, hay cất giữ vào chỗ khác nhằm mục đích tách riêng Những ghi chép, ghi nhớ, lu ý phải đợc chuẩn bị để kiểm soát chúng, trờng hợp 4.1 First-aid action / Hành động xử lý ban đầu Non-conformities shall be provisionally handled by the following methods upon their discovery: Những không phù hợp đợc xử lý tạm thời phơng pháp sau sau phát chúng (1) Removal of the non-conformity (discontinuation of use); Loại bỏ không phù hợp ( Không tiếp tục sử dụng) (2) Use after a provisional remedial action or repairs, until a corrective action is taken; Sử dụng sau đợc sửa chữa tạm thời hay sửa chữa, hành động hiệu chỉnh đợc đa (3) Adoption of a substitute; Thông qua thay (4) Use for other purposes; and Sử dụng / dùng cho mục đích khác (5) Maintenance of the current situation (in this case, a discussion of the impacts, etc in consultation with parties concerned is required, in addition to the approval of the person in charge) Duy trì tình (trong trờng hợp này, yêu cầu phải có thảo luận ảnh hởng/tác động chúng, v.v việc tham khảo với bên hữu quan, Thêm vào phê chuẩn ngời có trách nhiệm.) Safety Management Manual (Edition 1) Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd Document No NP-021 Page / Revised No.: 001 Date: 2005.02.01 Chapter 11 Control of Non-Conformity (Procedure for report, Investigation, corrective / Preventive Action) Which action to take among the above-mentioned options shall be judged by the person in charge of the thing in question, on the basis of the situation at the time, provided that, in the event of non-conformity with cargo, the ship shall take action after confirming the intention of the customer via the head office of the Company? Hành động đợc đa số lựa chon nêu ngời phụ trách lĩnh vực xảy xem xét định, sở tình hình thời điểm Trong trờng hợp có không phù hợp hàng hoá, tàu đa hành động sau xác nhận đợc ý định khách hàng thông qua trụ sở cty 4.2 Handling of non-conformity / Sử lý không phù hợp Non-conformities shall be handled, after first-aid action is taken, in accordance with the provisions of this chapter, such as Corrective Action, Preventive Action and System Review; otherwise, in the case of corrective action for non-conformities with personnel and equipment, in accordance with Chapter Employment of Crew and Manning Management and Chapter 10 Maintenance Management of Ships and Equipment, of this Manual, respective Sự không phù hợp đợc xử lý, sau hành động ban đầu đợc đa ra, phù hợp với điều khoản chơng này, nh Hành động hiệu chỉnh, Hành động ngăn ngừa Soát xét hệ thống; mặt khác, trờng hợp hành động hiệu chỉnh đối Sự không phù hợp với ngời thiết bị, phải phù hợp với chơng Quản lý việc thuê thuyền viên cty cung ứng thuyền viên chơng 10 Quản lý BQBD tàu trang thiết bị, sổ tay QLAT tơng ứng Procedures for corrective action / Quy trình hành động hiệu chỉnh If non-conformity is discovered with duties in the head office or on board ships, the Company shall, in principle, take corrective action promptly in accordance with the provisions of this chapter to prevent a recurrence of a similar non-conformity In the event of non-conformity during special operations on board ships, the ship shall take a first-aid action as far as possible, if there is no time for taking a corrective action, which shall be taken as soon as circumstances permit Nếu Sự không phù hợp đợc phát liên quan đến nhiệm vụ trụ sở cty hay tàu, nguyên tắc công ty phải đa hành động hiệu chỉnh kịp thời phù hợp với điều khoản chơng nhằm ngăn ngừa việc tái xảy không phù hợp tơng tự Trong trờng hợp không phù hợp xuất trình hoạt động đặc biệt tàu, tàu se phải đa hành động xử lý ban đầu đợc, thời gian đa hành động hiệu chỉnh, phảI đợc đa hoàn cảnh cho phép 5.1 Report of non-conformity / Báo cáo không phù hợp The person responsible for each duty and the master shall prepare, in relation to a nonconformity which has occurred, a [RR111 Non-conformity Report] consisting of the matters enumerated below, and submit to the Designated Person Safety Management Manual (Edition 1) Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd Document No NP-021 Page / Revised No.: 001 Date: 2005.02.01 Chapter 11 Control of Non-Conformity (Procedure for report, Investigation, corrective / Preventive Action) In the event of a non-conformity (failure or abnormality) with the hull, equipment or machinery, a [RR102 Hull and Engine Trouble Report] shall be prepared and submitted to the Maintenance Supervisor Cán chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ thuyền trởng chuẩn bị, liên quan đến không phù hợp xảy ra, [ RR111 báo cáo không phù hợp] gồm vấn đề đợc liệt kê dới đây, đệ trình lên cán chuyên trách Trong trờng hợp không phù hợp ( không hoạt động hay bất thờng) phận boong, trang thiết bị hay máy móc, [RR102 báo cáo cố boong-máy] phải đợc soạn thảo gửi cho Cán quản lý BQBD cty biết The [RR111 Non-conformity Report] and [RR102 Hull and Engine Trouble Report] may not be prepared to describe the same non-conformity [RR111 báo cáo không phù hợp] [RR102 báo cáo cố boong-máy] không đợc soạn thảo/chuẩn bị để diễn tả không phù hợp (1) (2) (3) (4) (5) Nature of the non-conformity Tính chất không phù hợp Place and date and time of the occurrence; Nơi, địa điểm, ngày thời gian xảy What was actually done as corrective action; Thực tế hành động hiệu chỉnh đợc đa ra/thực Presumed causes of the non-conformity; and Nguyên nhân đoán không phù hợp đó; Necessity to improve the Safety Management System Sự cần thiết phải cải thiện hệ thống quản lý an toàn 5.2 Hull and Engine Trouble Report / Báo cáo cố boong máy The Maintenance Supervisor shall handle a [RR102 Hull and Engine Trouble Report] submitted from a master in accordance with Chapter 10 Maintenance Management of Ships and Equipment When he has considered the necessity for the improvement of the System, he shall report to the Designated Person to that effect Cán quản lý BQBD ngời xử lý [RR102 báo cáo cố boong máy] đợc gửi từ thuyền trởng phù hợp với chơng 10 Quản lý việc bảo dỡng tàu trang, thiết bị tàu Khi ông ta xem xét cần thiết phải cải thiện hệ thống QLAT, ông ta báo cáo lên cán chuyên trách ảnh hởng hay tác động 5.3 Investigation, analysis and identification of causes of non-conformity Điều tra, nghiên cứu, phân tích nhận dạng nguyên nhân không phù hợp The Designated Person shall classify the reported non-conformities as [Serious] and [Slight] [Serious] non-conformity shall be discussed at a meeting of the Ship Management Committee to make an investigation and analysis, thereby specifying their causes Cán chuyên trách phân loại báo cáo Sự không phù hợp theo [Loại nghiêm trọng] [ loại nhẹ] Sự không phù hợp [Loại nghiêm trọng] phải đợc đa thảo luận họp uỷ ban quản lý tàu để làm điều tra, nghiên cứu phân tích, theo định rõ đợc nguyên nhân Safety Management Manual (Edition 1) Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd Document No NP-021 Page / Revised No.: 001 Date: 2005.02.01 Chapter 11 Control of Non-Conformity (Procedure for report, Investigation, corrective / Preventive Action) 5.4 Decision on, and taking of, corrective action Quyết định đa hành động hiệu chỉnh The Designated Person shall instruct the relative department with [RR112 Advice for Corrective Action Report] to take the corrective action against [Slight] non-conformity Regarding [Serious] non-conformity, the Designated Person shall, when causes are specified, determine corrective action including measures for recurrence prevention at a meeting of the Ship Management Committee If there is a need for an additional corrective action, he shall instruct, by use of a [RR112 Advice for Corrective Action], the person responsible for the relevant department or the relevant master to take the corrective action adopted by the committee Cán chuyên trách thị/dẫn phòng ban liên quan bằng[RR112 công văn thông báo việc báo cáo hành động hiệu chỉnh] để nắm đợc hành động hiệu chỉnh đối phó lại không phù hơp [loại nhẹ] Đói với không phù hợp [loại nặng], cán chuyên trách, nguyên nhân rõ ràng, quyêts định hành động hiệu chỉnh bao gồm biện pháp ngăn ngừa việc tái diễn/xảy họp uỷ ban quản lý tàu Nếu cần thiết phải đa thêm hành động hiệu chỉnh nữa, ông ta thị, việc đa [RR112 công văn thông báo hành động hiệu chỉnh], ngời chịu trách nhiệm phòng ban liên quan thuyền trởng tàu liên quan phải đa hành động hiệu chỉnh đợc uỷ ban quản lý tàu phê chuẩn/duyệt When a corrective action is taken, relevant matters, including the effect of the corrective action, shall be written in a [RR113 Corrective Action Report] and reported to the Designated Person, in accordance with the provisions of this chapter Khi đa hành động hiệu chỉnh, vấn đề liên quan, bao gồm tác dụng hành động hiệu chỉnh, phải đợc ghi vào [RR113 Báo cáo hành động hiệu chỉnh] báo cáo cho cán chuyên trách, phù hợp với điều khoản chơng 5.5 Measures to prevent recurrence / Những biện pháp nhằm ngăn ngừa tái xảy The Designated Person shall communicate recurrence-preventive measures adopted at a meeting of the Ship Management Committee, to the person responsible for the relevant department or the master to take such measures He shall also disseminate such information among other ships concerned to prevent a recurrence of a similar non-conformity on board such other ships and instruct them to take such measures Cán chuyên trách truyền đạt biện pháp ngăn ngừa tái xảy đợc thông qua họp uỷ ban quản lý tàu, đến ngời có trách nhiệm phòng ban liên quan hay thuyền trởng nắm đợc biện pháp nh Ông ta phổ biến thông tin nh đến tàu khác có liên quan để ngăn ngừa tái xảy không phù hợp tơng tự tàu dẫn họ nắm đợc biện pháp ngăn ngừa 5.6 Verification, recording and reporting of corrective action Kiểm tra, xác minh, ghi chép báo cáo hành động ngăn ngừa Safety Management Manual (Edition 1) Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd Document No NP-021 Page / Revised No.: 001 Date: 2005.02.01 Chapter 11 Control of Non-Conformity (Procedure for report, Investigation, corrective / Preventive Action) The Designated Person shall verify reported corrective action and the effect of recurrence-preventive measures taken, and record such information In addition, he shall report a series of matters (including corrective action) concerning the non-conformity to the President Cán chuyên trách thẩm tra lại báo cáo hoạt động hiệu chỉnh hiệu / tác dụng biện pháp ngăn ngừa tái diễn đa ra, đồng thời ghi lại thông tin Ngoài ra, ông ta phải báo cáo chuỗi vấn đề ( bao gồm hành động ngăn ngừa) liên quan đến không phù hợp cho ông chủ tịch cty Procedures for preventive action / Quy trình cho hành động ngăn ngừa The Designated Person and Maintenance Supervisor shall take measures against potential non-conformities in accordance with this set of provisions to prevent their occurrence in advance Cán chuyên trách cán quản lý BQBD đa biện pháp chống lại khả tiềm ẩn không phù hợp theo với điều khoản hệ thống nhằm ngăn ngừa trớc xuất chúng 6.1 Identification of potential non-conformities and their causes Sự nhân dạng khả tiềm ẩn không phù hợp nguyên nhân chúng The Designated Person and Maintenance Supervisor shall identify potential nonconformities and their causes by use of reports from auditors and visiting superintendents, operational data, including engine data, and [RR115 Near misses Report] near misses reports sent from ships; and assess the necessity to take preventive action Cán chuyên trách cán quản lý BQBD nhận dạng khả tiềm ẩn Của không phù hợp nguyên nhân chúng việc sử dụng báo cáo kiểm tra viên cán quản lý kỹ thuật thăm tàu, liệu khai thác, bao gồm số liệu máy, [RR115 Báo cáo nguy hiểm / cố xảy ra] gửi từ tàu đánh giá cần thiết phảI đa hành động ngăn ngừa / đề phòng 6.2 Decision on and taking necessary action Quyết định đa hành động cần thiết The Designated Person and Maintenance Supervisor shall instruct the relevant department to examine necessary preventive action, as a result of the identification of the cause of non-conformity, to determine a countermeasure, which shall be taken Cán chuyên trách cán quản lý BQBD chỉ dẫn phòng ban liên quan khảo sát nghiên cứu hành động phòng ngừa để xác định biện pháp đa ra, làm kết nhận dạng nguyên nhân không phù hợp 6.3 Verification and recording of preventive action Kiểm tra ghi lại hành động ngăn ngừa Safety Management Manual (Edition 1) Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd Document No NP-021 Page / Revised No.: 001 Date: 2005.02.01 Chapter 11 Control of Non-Conformity (Procedure for report, Investigation, corrective / Preventive Action) When the relevant department or master has taken preventive action against nonconformity, the Designated Person and Maintenance Supervisor shall instruct them to report on the actual preventive action and its effects, to verify and record the information Khi phòng ban tàu liên quan đa hành động ngăn ngừa không phù hợp, cán chuyên trách cán quản lý BQBD dẫn cho họ báo cáo hành động ngăn ngừa thực tế tác dụng/hiệu chúng, kiểm tra/xác minh ghi lại thông tin System review / Soát xét hệ thống In the event of a report of a non-conformity which indicates the need for the improvement of the System, the Designated Person shall request the President to conduct a management review When he is briefed on the necessity of a review of the System and its reasons, upon request by the Designated Person, the President shall conduct a management review, if he considers there is a need to so, in an effort to improve the System The management review shall be conducted in accordance with Chapter Management of Safety Management Manual of this Manual Trong trờng hợp có báo cáo không phù hợp biểu thi cần phải hoàn thiện hệ thống, cán chuyên trách đề nghị ông chủ tịch cty cho tiến hành soát xét lại hệ thống QLAT Ông chủ tịch tiến hành soát xét hệ thống QLAT, sau đợc cán chuyên trách đề nghị báo cáo tóm tắt cần thiết lý phảI soát xét lại hệ thống, ông chủ tịch cân nhắc thấy cần thiết phải làm nh vậy, việc cố gắng làm hoàn thiện hệ thống Việc quản lý việc soát xét phải đợc tiến hành theo chơng Quản lý Sổ tay QLAT sổ tay Records / Hồ sơ, nhật ký Under the provisions of this chapter, the following management records shall be established separately: Theo điều khoản chơng này, hồ sơ, nhật ký quản lý sau phải đợc thiết lập tách biệt (1) (2) (3) (4) (5) RR111 Non-conformity Report Báo cáo không phù hợp RR102 Hull and Engine Trouble Report Báo cáo cố máy tàu vỏ tàu RR112 Advice for Corrective Action Thông báo hành động hiệu chỉnh RR113 Corrective Action Report Báo cáo hành động hiệu chỉnh RR115 Near-misses Report Báo cáo nguy hiểm / cố xảy Safety Management Manual (Edition 1) Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd Document No NP-021 Page / Revised No.: 001 Date: 2005.02.01 Chapter 12 Internal Audit / Kiểm tra nộ (Procedure for Internal Audit) ( Quy trình kiểm tra nộ bộ) Purpose / Mục đích This chapter is designed to confirm that the system is effectively operated and maintained in accordance with the Manual and other written procedures by specifying procedures to evaluation how duties related to the system are conducted in the head office and on board ships Chơng đợc thiết lập để xác nhận hệ thống đợc hoạt động có hiệu đợc trì phù hợp với sổ tay QLAT văn quy trình khác quy trình cụ thể để đánh giá xem công việc liên quan đến hệ thống QLAT đợc tiến hành / thực thi công ty tàu Scope of application / Phạm vi áp dụng This chapter shall apply to duties for internal audits of shore and shipboard organizations related to the system Non-conformities highlighted in internal audits shall be handled in accordance with the provisions of this chapter Chơng áp dụng nhiệm vụ việc kiểm tra nội đơn vị phòng ban tàu liên quan đến hệ thống Những không phù hợp bật lần kiểm tra nội phải đợc xử lý phù hợp vói điều khoản chơng Audit and auditors / Việc kiểm tra ngời kiểm tra 3.1 Conduct of audit / Chỉ đạo kiểm tra Internal audits shall be conducted in accordance with the provisions of this chapter by a single auditor or team of auditors appointed by the Designated Person This chapter specifies responsibility and requirements for planning and conducting of an audit, reporting of results and maintenance records Kiểm tra nội đợc tiến hành theo điều khoản chơng ngời đội kiểm tra ngời cán chuyên trách định Chơng định rõ trách nhiệm yêu cầu đòi hỏi kế hoạch cách thức tiến hành lần kiểm tra, báo cáo kết trì hồ sơ, nhật ký 3.2 Auditor / Ngời kiểm tra An auditor shall be required to have taken an external training course in ISOs quality management system; or be equipped with the competence as shore personnel and, in addition, have received lectures from those who have taken above-mentioned training courses Auditors may not audit duties with which they are directly concerned unless when this is impracticable due to size and nature of the company Một nhân viên kiểm tra đòi hỏi phải tham gia chơng trình huấn luyện bên hệ thống quản lý chất lợng; đợc trang bị trình độ chuyên môn nh nhân viên bờ và, nhận đợc giảng từ ngời đợc huấn luyện chơng trình nêu Các kiểm tra viên kiểm tra Safety Management Manual (Edition 1) Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd Document No NP-021 Page / Revised No.: 001 Date: 2005.02.01 Chapter 12 Internal Audit / Kiểm tra nộ (Procedure for Internal Audit) ( Quy trình kiểm tra nộ bộ) nhiệm vụ / phận mà liên quan trực tiếp trừ việc kiểm tra nội thực đợc quy mô tính chất công ty 3.3 When to audit and audit plan / Khi kiểm tra kế hoạch kiểm tra An audit schedule shall be planned so that all the relevant departments and ships will be audited annually and the Designated Person shall decide when and which department or ship to audit When this annual audit schedule is planned, such matters shall be taken into consideration as the importance and nature of the duties of the department to be audited and past audit performance, including the history of non-conformities Lịch kiểm tra phải đợc đặt kế hoạch để cho phòng ban liên quan tàu đợc kiểm tra năm lần để ngời cán chuyên trách định nào, phòng ban nào, tàu đợc kiểm tra nội Khi lập kế hoạch Lịch kiểm tra hàng năm này, vấn đề cần đợc xem xét nh tầm quan trọng chức nhiệm vụ phòng ban đợc kiểm tra lần kiểm tra nộ lần trớc, bao gồm không phù hợp khứ Occasional audits may be conducted whenever the Designated Person considers necessary to so Kiểm tra nộ bất thờng đợc tiến hành cán chuyên trách xem xét thấy cần thiết phải tiến hành The audit team leader appointed by the Designated Person shall draw up a [RR121 Audit Plan] and, after obtaining his approval, inform the department or ship to be audited of the plan The audit plan shall clearly specify the objectives of the audit, who will be audited and when the composition of the audit team, items to be audited, evaluation criteria, and procedures for an audit report Ngời lãnh đạo đội kiểm tra cán chuyên trách định việc đa [RR121 Kế hoach kiểm tra] và, sau ông ta phê chuẩn, đợc thông báo đến phòng ban hay tàu đợc kiểm tra theo kế hoạch Kế hoạch kiểm tra phải đợc rõ ràng mục tiêu kiểm tra, Ai bị tiến hành kiểm tra; Thành phần đội kiểm tra, hạng mục kiểm tra, đánh giá quy trình cho báo cáo kiểm tra nội 3.4 Co-operation in audit / Sự phối hợp việc kiểm tra The person responsible for a department or the master of a ship, to be subjected to an audit, shall render cooperation in the conduct of an audit, facilitating the audit by, e.g., providing a place where auditors can freely carry out their duties, getting relevant records ready for perusal, and assigning an exclusive attendant Cán đứng đầu phòng ban thuyển trởng tàu, đơn vị bị kiểm tra nội bộ, phải phối hợp toàn diện tiến hành / thực kiểm tra nội bộ, tạo thuận tiện việc, ví dụ., cung cấp nơi để kiểm tra viên tự thực nhiêm vụ họ, tiếp cận hồ sơ, nhật ký liên quan sẵn sàng Safety Management Manual (Edition 1) Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd Document No NP-021 Page / Revised No.: 001 Date: 2005.02.01 Chapter 12 Internal Audit / Kiểm tra nộ (Procedure for Internal Audit) ( Quy trình kiểm tra nộ bộ) cho việc kiểm tra, xem xét định thêm thuyền viên/nhân viên tham gia để giúp đỡ 3.5 Outsourcing of audit / Kiểm tra nội từ nhân viên kiểm tra thuê từ bên When it is considered difficult to secure auditors inside the Company organization for such reasons as the number of qualified auditors, the number of ships under our management or their operational schedule, the Designated Person may farm out internal audits to outside organizations Khi xét thấy gặp khó khăn để đảm bảo kiểm tra viên đơn vị công ty lý nh số lợng kiểm tra viên có trình độ, số lợng tàu cty quản lý kế hoạch khai thác chúng, Cán chuyên trách thuê nhân viên kiểm tra từ đơn vị bên Occasional audit / Kiểm tra bất thờng The Designated Person shall conduct occasional audits of ships if: Cán chuyên trách đạo việc kiểm tra nội bất thờng tàu nếu: (1) The types of ship under our management have changes; Có thay đổi loại tàu đội tàu công ty quản lý (2) A marine accident or oil pollution accident has occurred; or Có nạn hàng hải hay cố tràn dầu; (3) Serious non-conformities have been appointed out by PSC authorities or the ISM assessment organization Sự không phù hơp nghiêm trọng tổ chức PSC hay tổ chức đánh giá ISM phát / vạch / The Designated Person shall conduct, with the permission of the Managing Director, occasional audits of relevant departments when he considers it necessary Cán chuyên trách đạo, với cho phép giám đốc điều hành Việc kiểm tra bất thờng phòng ban liên quan ông ta xét thấy cần thiết Procedure for Company and Shipboard Internal Audit./ Quy trình kiểm tra nội công ty tàu 5.1 Executing the internal audit / Thực kiểm tra nội The shipboard internal audit should not cause any interference with any ship board operation Ship personnel who are on duties should not be interfering due to the audit The audit team should be start with an opening meeting in order to introduce the auditor(s) to the ship master and senior officers and engineers, summarize the methods for conducting the audit, confirm that all agreed facility are available, clarify possible unclear details relevant to the audit and inform the expected time complete the audit which should follow with a closing meeting Kiểm tra nội tàu không đợc gây cản trở cho hoạt động tàu Thuyền viên trực ca không bị cản trở việc kiểm tra Đội kiểm tra phải bắt đầu việc kiểm tra họp mở đầu để giới thiệu thành viên đoàn kiểm tra với thuyền trởng sĩ quan quản lý boong máy, tóm tắt cách thức tiến hành kiểm tra, xác nhận xem tất điều kiện thuận lợi để ktra đợc thoả thuận, làm rõ chi Safety Management Manual (Edition 1) Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd Document No NP-021 Page / Revised No.: 001 Date: 2005.02.01 Chapter 12 Internal Audit / Kiểm tra nộ (Procedure for Internal Audit) ( Quy trình kiểm tra nộ bộ) tiết cha rõ ràng liên quan đến việc kiểm tra thông báo dự kiến thời gian hoàn thành công việc kiểm tra phải tuân theo họp kết thúc The audit team shall verify whether safety and pollution-prevention activities comply with the safety management system, as a rule, auditor shall use [NP122 Ship Audit Check List] The checklist must at least contain, as a requirement, the following matters The audit shall be planned to cover the entire range of the system In the case for internal audit for company, the [NP121 Company Audit Check List shall be use] Đội kiểm tra xác minh xem hoạt động an toàn ngăn gừa ô nhiễm có tuân theo hệ thống quản lý an toàn hay không? nh quy tắc, ngời kiểm tra dùng [NP122 Danh bạ kiểm tra nội tàu] Danh bạ kiểm tra chứa đựng vấn đề sau theo yêu cầu đòi hỏi hệ thống Việc kiểm tra đợc đặt kế hoạch để bao trùm toàn phạm vi hệ thống Trong trờng hợp kiểm tra nội công ty [ NP121 Danh bạ kiểm tra công ty] đợc sử dụng a) That the duties related to the system are performed in compliance with the requirements of the latest relevant international conventions, statutory laws and regulations, other regulations, standards, etc.; Rằng nhiệm vụ liên quan đến hệ thống đợc thực phù hợp với yêu cầu đòi hỏi công ớc quốc tế, luật pháp quy định, quy tắc, tiêu chuẩn có liên quan nhất, v.v b) That the operation of the system is maintained efficiently in accordance with the provisions of the Manual and relevant written procedures and instructions; Rằng hoạt động hệ thống đợc trì có hiệu theo điều khoản sổ tay QLAT nh văn quy trình dẫn, hớng dẫn c) That the Ship Management Committee and Safety and Sanitation Committee meetings are regularly held and operated according to the relevant rules; and that resolutions are communicated to relevant departments and ships; Rằng Uỷ ban quản lý tàu uỷ ban an toàn & vệ sinh định kỳ đợc tổ chức hoạt động theo luật lệ liên quan; nghị uỷ ban đợc truyền đạt đến tất phòng ban tàu liên quan d) That non-conformities (including complaints from customers) with the operation of the system are properly handled; Rằng không phù hợp ( Gồm phàn nàn khách hàng) hoạt động hệ thống đợc xử lý thích đáng e) That there is no problem with the fulfillment of charter parties (customer requirements); Rằng vấn đề làm hài lòng đối tác ( yêu cầu đòi hỏi khách hàng) f) The situation of the proper arrangement, retention, revision, removal, etc of management documents and reference books; and Safety Management Manual (Edition 1) Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd Document No NP-021 Page / Revised No.: 001 Date: 2005.02.01 Chapter 12 Internal Audit / Kiểm tra nộ (Procedure for Internal Audit) ( Quy trình kiểm tra nộ bộ) Tình hình xếp hơp lý, việc trì, việc sửa đổi, việc loại bổ, v.v quản lý sách tham khảo tài liệu g) The progress in achieving the quality objectives in the audited department Sự tiến triển việc đạt đợc mục tiêu chất lợng phòng ban đợc kiểm tra Evidence should be collected through interviews and examination of documents Observation of activities and appearance condition of the ship may also include when necessary to determine the effectiveness of the safety management system Audit observation to be noted After activities have been audited, the audit team should review their observations to determine which are to be reported as non-conformities Những chứng phải đợc thu thập qua trao đổi, gặp gỡ kiểm tra tài liệu Theo dõi hoạt động tình trạng bên tàu đợc tính đến cần thiết để xác định tính hiệu hệ thống QLAT Những quan sát kiểm tra nội đợc ghi lại, sau thực kiểm tra, đội kiểm tra phải soát xét khuyết tật mà họ quan sát thấy để định xem hạng mục phải báo cáo không phù hợp At the end of the audit, prior to preparing the audit report, the audit team should hold a meeting with ship master and senior officers and engineers and those responsible for the functions concerned if safe situation allowed so Kết thúc kiểm tra, trớc chuẩn bị báo cáo kiểm tra, đội kiểm tra phải tổ chức họp với thuyền trởng sĩ quan quản lý boong-máy ngời có trách nhiệm chức liên quan điều kiện an toàn cho phép họ tham gia 5.2 Audit Report and Record./ Báo cáo hồ sơ nhật ký kiểm tra nội The lead auditor shall prepare and submit a [Internal Audit Report (RR122)] with identification of the ship, location, the ship Master and senior officers, audit members, dates, and audit summary with indicate any observations and or any Non-conformity found to the Designated person, attaching relevant checklist Lãnh đạo đội kiểm tra chuẩn bị gửi báo cáo [RR122 Báo cáo kiểm tra nội bộ] Cùng thông tin nh mã nhận dạng tàu, vi trí tàu, tên thuyền trởng sĩ quan quản lý boong máy, thành viên đội kiểm tra, ngày tóm tắt việc kiểm tra với khuyết tật quan sát thấy hay không phù hợp phát thấy cho cán chuyên trách biêt, kèm theo danh bạ kiểm tra liên quan 5.3 Under the provisions of this chapter, the following written procedures, instructions and records shall be established separately: Theo điều khoản chơng này, văn quy trình, thị, dẫn hồ sơ, nhật ký phải đợc thiết lập riêng biệt: [Written Procedures, Instructions] [ Văn quy trình, thị, dẫn] (1) NP121 Company Audit Check List / Danh bạ kiểm tra nội công ty (2) NP122 Ship Audit Check List / Danh bạ kiểm tra nội tàu Safety Management Manual (Edition 1) Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd Document No NP-021 Page / Revised No.: 001 Date: 2005.02.01 Chapter 12 Internal Audit / Kiểm tra nộ (Procedure for Internal Audit) ( Quy trình kiểm tra nộ bộ) (3) NP122A Check List for Individual person/ Danh bạ kiểm tra nội dành cho cá nhân [Management Records] [Những hồ sơ, nhật ký quản lý] (1) RR121 Audit Plan / Kế hoạch kiểm tra nội (2) RR122 Internal Audit Report with relevant attachment Báo cáo việc kiểm tra nội văn kèm theo liên quan (3) RR321A Masters Improvement Letter / Th thuyền trởng việc khắc phục khuyết tật phát (for respond to observation/s if any found) ( Dành cho mục đích đối phó với phát có) (4) RR111 Non Conformity Report / Báo cáo không phù hợp (if any found) ( Nếu có ) [...]... "Safety Management System (SMS)" Một hệ thống quản lý an toàn liên quan đến hoạt động khai thác các con tàu an toàn và chắc chắn cũng nh bảo vệ môi trờng bằng tài biểu mẫu tài liệu đợc gọi là Hệ thống quản lý an toàn (HTQLAT) Documentation of System : những tài liệu xây dựng hệ thống Sổ tay quản lý an toàn Chính sách QLAT Tài liệu quản lý Sổ tay QLAT (Theo nghĩa hẹp) Quy trình/hớng dẫn Báo cáo quản lý (... phân phát sổ tay QLAT Những quy trình cho việc lu giữ và phân phát sổ tay QLAT phải phù hợp với Safety Management Manual (Edition 1) Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd Document No NP-021 Page 7 / 8 Revised No.: 001 Date: 2005.02.01 Chapter 2 Management of Safety Management Manual (Management Review, Amendment of Manual, etc.) Chơng 2: Quản lý sổ tay QLAT (Quản lý việc soát xét, sửa đổi sổ tay, v.v)... thống quản lý chất lợng 4 Committees and response headquarters / Ban ứng cứu sự cố của công ty 4.1 Ship Management Committee / Ban quản lý tàu The Ship Management Committee shall be established as an organization to develop, revise and discontinue by laws related to the safe operation of ships and safety management, and implement plans concerning the management of the System, and corrective and preventive... phù hợp với sổ tay QLAT implementation and management of special shipboard operations and emergency operations on the basis of the Safety Management Manual; Thực hiện và quản lý những hoạt động an toàn đặc biệt và các trờng hơp sự cố trên cơ sở sổ tay QLAT implementation and management of duties related to the protection of the environment; and Thực hiện và quản lý những nhiệm vụ liên quan đến công... of Manual, etc.) Chơng 2: Quản lý sổ tay QLAT (Quản lý việc soát xét, sửa đổi sổ tay, v.v) 1 Management of the system : Việc quản lý hệ thống 1.1 Purpose : Mục đích This chapter is designed to prescribe the control, including establishment, revision, discontinuation and maintenance, of the safety management manual (hereinafter referred to as the Manual), which describes the review of the safety management... 2005.02.01 Chapter 2 Management of Safety Management Manual (Management Review, Amendment of Manual, etc.) Chơng 2: Quản lý sổ tay QLAT (Quản lý việc soát xét, sửa đổi sổ tay, v.v) The Designated Person shall check the request and solicit the Managing Director to supply resources Những nhiệm vụ để đạt đợc mục tiêu chất lợng phải đợc thực hiện phù hợp với cuốn sổ tay QLAT, các quy trình, hớng dẫn đã đợc soạn... phải đợc soạn thảo bằng tiếng anh Những văn bản quy trình, hớng dẫn, và danh bạ kiểm tra cũng phải đợc soạn thảo bằng tiếng anh theo quy định Sổ tay QLAY và một vài quy trình đợc soạn thảo bằng cả tiếng anh và tiếng nhật trong cùng một tài liệu Trong những trờng hợp, nếu có sự khác nhau về nghĩa giữa những nguyên bản về ngôn ngữ, thì nguyên bản tiếng Anh đợc giữ nguyên 3 Applied rules and regulations... khách hàng 3) Situation of preventive and corrective actions: Safety Management Manual (Edition 1) Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd Document No NP-021 Page 4 / 8 Revised No.: 001 Date: 2005.02.01 Chapter 2 Management of Safety Management Manual (Management Review, Amendment of Manual, etc.) Chơng 2: Quản lý sổ tay QLAT (Quản lý việc soát xét, sửa đổi sổ tay, v.v) Tình hình các hoạt động ngăn... shall be handled in accordance with the procedures prescribed in Section 2 immediately following and Chapter 4 Document Safety Management Manual (Edition 1) Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd Document No NP-021 Page 5 / 8 Revised No.: 001 Date: 2005.02.01 Chapter 2 Management of Safety Management Manual (Management Review, Amendment of Manual, etc.) Chơng 2: Quản lý sổ tay QLAT (Quản lý việc soát... nonconformities Ban Quản lý tàu đợc thành lập là một bộ phận để triển khai, sửa đổi hay chấm dứt hoạt động theo những điều luật liên quan đến sự quản lý hoạt dộng an toàn và sự an toàn của các con tàu, thực hiện những kế hoạch liên quan đến hệ thống quản lý an toàn, cũng nh những hành động ngăn ngừa, hiệu chỉnh đối với những sự không phù hợp The same committee shall also function as an organization to ... arranged in a hierarchy in a pyramidal shape as illustrated above The term Safety Management Manual (SMM) found in this chapter and thereafter is one in a narrow sense and, in addition, documents prepared... đợc hệ thống hoá tài liệu phân bố theo hệ thống nh hình chóp đợc trình bày Thuật ngữ Sổ tay QLAT SMM chơng sau đợc hiểu theo nghĩa hẹp, tài liệu đợc chuẩn bị sở sổ tay quy trình hớng dẫn soạn thảo