SỔ TAY HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ AN TOÀN (SMM) BẰNG TIẾNG VIỆT

Những loại tàu công ty quản lý : Oil tanker / Chemical tanker Gas carrier LPG carrier / Bulk carrier Other Cargo Ship Để thực hiện được chính sách này, chúng tôi thiết lập một hệ thố

SAFETY MANAGEMENT MANUAL

Sæ TAY H¦íng dÉn qu¶n lý an toµn

Designated Person Approved by Managing Director

Code No

NISSHO ODYSSEY SHIP MANAGEMENT PTE LTD

Chúng tôi, Công ty quản lý tàu biển Nissho Odyssey, đã quyết định (1) thiết lập một hệ thống quản

lý an toàn thích hơp & có hiệu quả nhằm đảm bảo quản lý sự hoạt động của các loại tàu sau đây sẽ

có thể cống hiến một sự phục vụ có chất lượng đáng tin cậy làm thoả mãn những yêu cầu đòi hỏi của

chủ tàu hay người thuê tàu; và (2) duy trì và hoàn thiện liên tục chức năng của hệ thống nhằm đảm

bảo cho sự hoạt động an toàn cho các con tàu và nâng cao hiệu quả sản xuất của chúng

Những loại tàu công ty quản lý : Oil tanker / Chemical tanker

Gas carrier (LPG carrier) / Bulk carrier Other Cargo Ship

Để thực hiện được chính sách này, chúng tôi thiết lập một hệ thống quản lý an toàn, phù hợp với luật

quản lý an toàn quốc tế ISM code

Cá nhân tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về sự hoạt động của hệ thống quản lý an toàn và yêu cầu

nhân viên làm việc trên bờ, các thuyền trưởng và tất cả mọi thuyền viên trên tàu như vậy phải thực

hiện nhiệm vụ của mình phù hợp với những yêu cầu đòi hỏi của hệ thống an toàn và những quy định,

luật lệ của chính quyền địa phương, chính quyền hành chính tàu treo cờ, các công ước quốc tế liên

quan

Để thực hiện được chính sách này, Tôi đã bổ nhiệm trưởng phòng hàng hải và an toàn là Cán bộ

chuyên trách cũng như đã giao phó trách nhiệm và quyền hạn để đảm bảo sự điều khiển hệ thống,

và phối hợp nhiệm vụ giữa công ty và các tàu cũng như việc thực hiện hệ thống này

Sau đây Cán bộ chuyên trách có những quyền hạn và trách nhiệm cần thiết để làm sáng tỏ những

vấn đề quản lý an toàn, và đưa ra hoặc đề xuất những giải pháp, nhằm để duy trì và hoàn thiện các

chức năng của hệ thống QLAT

Do đó ông ta được yêu cầu giải quyết tất cả những vấn đề liên quan việc quản lý bằng việc đưa ra

những hướng dẫn cần thiết đến các phòng ban liên quan và các thuyền trưởng cũng như tham khảo

ý kiến với trưởng bộ phận chịu trách nhiệm, để đáp ứng cho họ

Để đảm bảo phù hợp với những yêu cầu đòi hỏi của hệ thống, và hiệu lực của hệ thống, tôi sẽ tiếp

tục hoàn thiện hệ thống trên cơ sở kết quả của những lần kiểm tra nội bộ, soát xét việc quản lý, các

hướng dẫn của ngành vận tải v.v… Tôi cũng sẽ xem xét lại chính sách và các mục tiêu theo định kỳ

nhất định

Tôi yêu cầu rằng bản tuyên bố nhiệm vụ này phải được truyền đạt tới tất cả các tàu và nhân viên

phòng ban trên bờ dính líu đến hệ thống này để họ hiểu, thực hiện và duy trì hệ thống

SHIP MANAGEMENT PTE LTD

Capt FUMIO YAMAMOTO

Managing Director

COMPANY HSE & QUALITY POLICY

chính sách chất lượng và HSE của công ty

NISSHO ODYSSEY SHIP MANAGEMENT PTE LTD is committed in providing quality and

efficient management of the ships without compromising on important issues such as Health of seafarers, Safety onboard and the protection of Environment

Cty tận tâm tận lực trong việc thiết lập một sự quản lý có chất lượng và có hiệu quả các con tàu mà không làm tổn hại đến những vấn đề quan trọng như sức khoẻ của thuyền viên, sự an toàn trên tàu

và việc bảo vệ môi trường

The management philosophies of the company are as follows and are aimed at ensuring consistency

sau như một trong cam kết của chúng tôi

Duy trì tình trạng sức khoẻ chung tốt ở trên tàu

- Maintain and practice safety measures onboard at all times to achieve zero incident, loss of life, damage and loss of property

không có tai nạn xảy ra trên tàu, thệt hại về người, hư hỏng và thiệt hại về tài sản

Xuất sắc trong bảo vệ môI trường

The Company requests all personnel to practice constant vigilance in all areas to ensure strict

adherence to this policy At the same time, Master of our vessels is encouraged to contact our DPA

tất cả các lĩnh vực nhằm đảm bảo tham gia đầy đủ chính sách này Đồng thời, thuyền trưởng các tàu

được khuyến khích liên hệ với cán bộ chuyên trách nếu nảy sinh bất kỳ vấn đề liên quan nào

NISSHO ODYSSEY SHIP MANAGEMENT PTE LTD

CAPT FUMIO YAMAMOTO

Managing Director

7 March 2005

Chapter 1 Definition of Safety Management System

Chapter 2 Management of Safety Management Manual

(Management review, Revision of Manual, etc.)

Chapter 3 Management of Organization for Safety Management System

(Preparation, Revision, Distribution of Documents and Records)

Chapter 5 Employment of Crew and Manning Management

Thuª thuyÒn viªn vµ qu¶n lý cty cung øng thuyÒn viªn

(Competence of crew and shore personnel)

(Management of Safety Operation, Navigation, Special Shipboard Operations and

vËn chuyÓn, xÕp dì hµng ho¸) Chapter 8 Readiness and Response for Emergencies-

(Countermeasure of Company, Response of Ship)

Chapter 9 Management of Environment Protection Activity

Chapter 10 Maintenance Management of Ships and Equipment

(Maintenance, Inspection Planning, Purchase Planning, etc.)

(Procedures for Report, Investigation and Corrective / Preventive Action)

Difinitions : Định Nghĩa

Những thuật ngữ dùng trong Hệ Thống Quản Lý An Toàn cũng như những thuật ngữ khác trong “Luật ISM” chương IX của công ước SOLAS và ISO9000-2000 (Hệ thống quản lý chất lượng cơ bản và từ vựng đi kèm) được định nghĩa như sau:

The terms used in this safety management system shall be defined as follows, or otherwise as found in the “ISM Code” integrated Chapter IX of the SOLAS Convention

as and ISO9000:2000 (Quality Management System – Fundamentals and Vocabulary)

International Safety Management Code (ISM Code):

Luật quản lý an toàn quốc tế ( ISM Code) QLAT

“Luật QLAT quốc tế (ISM)” là “Luật quản lý quốc tế về hoạt động an toàn của con tàu và ngăn ngừa ô nhiễm môi trường “đã được hội đồng tư vấn hàng hải quốc tế phê chuẩn và

bổ xung

“International Safety Management (ISM) Code” means the “International Management Code for the Safe Operation of Ships and for Pollution Prevention” as adopted by the Assembly, as may be amended by the IMO (International Maritime Organization)

Administration : Chính quyền hành chính

"Chính quyền hành chính" Là chính phủ của quốc gia mà tàu treo cờ

"Administration" means the government of the state whose flag the ship is entitled to fly

Designated Person: Cán bộ chuyên trách

“ Cán bộ chuyên trách” trong hệ thống này là một người không những đáp ứng với người cán bộ chuyên trách đã được quy định trong luật ISM mà còn là người đại diện quản lý theo đòi hỏi của ISO9001:2000

Người cán bộ chuyên trách là một cán bộ trong công ty tham gia công tác quản lý ở mức cao nhất, Ông ta là người có quyền hạn và trách nhiệm kiểm soát sự an toàn, sự ngăn ngừa

ô nhiễm cũng như khía cạnh chất lượng hoạt động/khai thác của mỗi một con tàu, và phải

đảm bảo đáp ứng được sự hỗ trợ từ bờ và quản lý toàn diện về mọi mặt theo yêu cầu của

bộ luật ( xem 5.2.1 chương 3)

“Designated Person” in this system means a person who not only serves as Designated Person specified in the ISM Code but also as Management Representative required by ISO9001:2000

The Designated Person means a person ashore with direct access to the highest level of management, who has the responsibility and authority to monitor the safety, pollution prevention and quality aspects of the operation of each ship, and to ensure that adequate management resources and shore based support are supplied, as required ( Xem 5.2.1 Chương 3.)

Product: Sản Phẩm

Mục tiêu của dịch vụ vận tải của một công ty vận tải biển là vận chuyển hàng hoá Theo sự

uỷ nhiệm của khách hàng (chủ hàng hoặc người thuê tàu) từ một cảng xếp hàng đến một cảng dỡ hàng Theo cách hiểu đó sản phẩm ở đây nghĩa là một dịch vụ được gọi là “Vận chuyển an toàn”, mà công ty bán cho khách hàng như là kết qủa của việc khai thác tàu

The purpose of the ship operation service of a shipping company is to safely transport cargoes entrusted by customers (cargo owners and charterers) from a loading port to a discharge port It follows that the product here means a service called “safe

transportation”, which is offered customers by the Company as a result of ship operational processes

Company: Công ty

“Công ty” trong cuốn sổ tay QLAT này là Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd chịu mọi trách nhiệm và nghiã vụ như bộ luật ISM quy định/ áp đặt Đó cũng là trách nhiệm đối với việc quản lý các con tàu trên cơ sở các hợp đồng thuê quản lý tàu

“Company” in this manual means Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd, which assumes all the duties and responsibility imposed by the ISM Code It is also

responsible for the management of the ships on the basis of ship management contracts

Written procedures and instructions: Soạn thảo các qui trình và hướng dẫn

“Soạn thảo các qui trình và hướng dẫn” là soạn thảo những tài liệu, biểu mẫu chuẩn mực

về từng nhiệm vụ/công việc riêng biệt trên cơ sở những điều khoản của sổ tay QLAT này

“Written procedures and instructions” means documented standards of duties respectively prepared on the basis of the provisions of the Safety Management Manual

Crew: Thuyền viên

“Thuyền viên” là những người làm việc/phục vụ trên các tàu của công ty quản lý hoặc thuê (trực tiếp hay gián tiếp) trong việc khai thác/vận hành các con tàu đó

Loại trừ những công nhân làm việc tạm thời như những cán bộ điều hành của công ty và những chuyên viên kỹ thuật của nhà chế tạo lên tàu nhưng không cấu thành trong hệ thông QLAT

Ship management: Quản lý tàu

Công ty Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd chúng tôi điều hành những con tàu dưói sự quản lý của chúng tôi bằng việc đáp ứng nhưng yêu cầu đòi hỏi liên quan đến sự hoạt động, bảo quản bảo dưỡng, cũng như cung cấp thuyền viên Những nhiệm vụ của việc quản lý con tàu bao gồm những vấn đề liên quan đến sự hoạt động an toàn của con tàu cũng như việc bảo vệ môi trường

We, at Nissho Odyssey Ship Management Pte Ltd, provide all ships under our management with services concerning the operation, maintenance and upkeep of ships, and seafarers The duties of ship management services include the following items related to the safe operation of ships and the protection of the environment:

(1) Matters related to the employment, and assigning to ships, of seafarers (management of seafarers, including employment, arrangement for embarkation, disembarkation and wages; training, service and discipline);

Những vấn đề liên quan đến việc thuê hay điều động thuyền viên cho các tàu ( Quản lý thuyền viên bao gồm thuê, thu xếp cho họ nhập tàu, rời tàu, lương, việc huấn luyện, khen thưởng và kỷ luật )

(2) Matters related to the management of maintenance (maintenance and operation of the equipment of ships; arrangement for inspections, drydocking, repairs,

conversions and upkeep based on legal and class-rule requirements and requests

by shipowners; arrangement for the supply of ship stores, spare parts and lube oil, and arrangement for technical experts when necessary);

Những vấn đề liên quan đến quản lý việc bảo quản bảo dưỡng ( bảo quản và vận hành các thiết bị máy móc trên tàu, bố trí/xếp đặt việc kiểm tra, lên đà, sửa chữa, hoán cải và bảo dưỡng trên cơ sở những yêu cầu đòi hỏi của các quy định của cơ quan đăng kiểm phân cấp tàu và luật pháp từ chủ tàu thu xếp việc cấp vật tư, phụ tùng dự trữ và dầu nhờn, cũng như bố trí các chuyên viên kỹ thuật khi cần thiết)

(3) Matters related to arrangements for receiving and handling fuel oil;

Những vấn đề liên quan đến thu xếp việc cấp và nhận dầu FO (nhiên liệu)

(4) Matters related to voyage management (including the handling of marine casualties, etc.);

Những vấn đề liên quan đến quản lý chuyến hành trình ( bao gồm cả việc

Xử lý các tai nạn hàng hải, v.v ) (5) Matters related to the prevention of marine pollution; and Những vấn đề liên quan đến ngăn ngừa ô nhiễm biển: và (6) Matters related to cargo handling (including the handling of cargo damage)

Những vấn đề liên quan đến vận chuyển / xếp dỡ hàng hoá (bao gồm cả

việc xử lý hư hỏng của hàng hoá)

Verify (review): Thẩm tra (xem xét)

“Verify” means to investigate and confirm that an activity or operation performed for safety or quality management is in accordance with specified requirements

Verification is different from inspection in the following meanings:

For example, the investigation and confirmation of whether a specified inspection has been made or not, is verification

Examples of verification activities include inspections, tests and operational checks on ships and their equipment prior to leaving port, at sea or before entering port or when closing with the land A system audit is also an example of the verification activity

“Thẩm tra“ là điều tra và xác nhận một hoạt động hay một hành động của tác quản lý an toàn và chất lượng có phù hợp với những yêu cầu của hệ thống QLAT Hay không ? Việc thẩm tra khác với kiểm tra theo nghiã sau đây:

Ví dụ, việc điều tra và xác nhận xem một việc kiểm tra cụ thể có được tiến hành hay không

đó chinh là công việc thẩm tra

Ví dụ về Công việc thẩm tra bao gồm kiểm tra, thử hay kiểm tra sự hoạt động của con tàu

và những thiết bị máy móc trước khi tàu khởi hành, trên biển hay trước khi tàu đến cảng hoặc hành hải gần bờ Hệ thống kiểm tra cũng là một ví dụ về công tác thẩm tra

Special Shipboard Operations: Những hoạt đông đặc biệt trên tàu

“Special Shipboard Operations” means duties in a situation similar to the following cases (See 8.1 of Chapter 7.)

“ Những hoạt động đặc biệt trên tàu “ là những hoạt động trong những tình huống tương

tự sau đây:

(1) Critical shipboard operations, like navigation in high density traffic areas, where a human error may immediately cause an accident or a situation which could threaten the safe operation of the ship, people or the environment; and

(1) Những hoạt động chính trên tàu ở nhưng nơi mà bất kỳ lỗi lầm nào của con người cũng có thể gây ra tai nạn hoặc những tình huống có thể đe doạ đến sự an toàn của con tàu, người và hàng hoá hay môi trường tàu như hành hải ở những khu vực mật độ tàu đông chẳng hạn

(2) Shipboard operations, like ensuring watertight integrity, where faults may become apparent only after they have led to water leaks, i.e., duties which may not be checked

or confirmed during the process of the duty

(2) Hoạt động trên tàu ở những nơi sai lầm có thể xuất hiện chỉ sau khi đã để nước tràn vào tàu, v.v những công việc này có thể không được kiểm tra hoặc được xác nhận trong quá trình tiến hành những nhiệm vụ đó ( như đảm bảo độ kín nước chẳng hạn )

Internal Audit: Kiểm tra nội bộ

“Internal Audit” means the verification, review and evaluation of the safety management system by the Company

“Kiểm tra nội bộ” là công tác thẩm tra, soát xét và đánh giá về hệ thống QLAT do cán bộ công ty thực hiện

The purposes of the internal audit are the following two (See Chapter 12.) Mục đích của việc kiểm tra nội bộ tiến hành theo 2 nội dung sau: (xem chương 12)

Demonstration of whether the shore-based and shipboard duties are properly performed in compliance with the Safety Management Manual

Xác minh xem những nhiệm vụ của trên bờ và trên tàu đang được thực hiện hay tiến hành có phù hợp với sổ tay QLAT hay không

Evaluation of whether the current system is effectively functioning or not, and study

of improvements

Đánh giá xem hệ thống QLAT hiện hành hoạt động có hiệu quả hay không, và nghiên cứu hoàn thiện nó

Personnel: Con người

Thuật ngữ trên chỉ những ai tham gia thực hiện những nhiệm vụ / công việc có thể ảnh hưởng/tác động đến chất lượng của sảm phẩm “ Sự vận chuyển an toàn” (Xem 3.1 của chương 6 )

The term means those engaged in duties which may affect the quality of the product

(safe transportation) (See 3.1 of Chapter 6.)

Customer: Khách hàng

Là một tổ chức hay cá nhân nhận được sản phẩm đó Nó cũng có nghĩa là một “Chủ tàu”, Người nhận hàng” hay “Người thuê tàu” trong hệ thống này

It means an organization or person who receives a product It means a “Ship Owner”,

“Consignee” or “Charterer” in this System

1 Definition of System: Định nghĩa hệ thống là gì?

A system of safety management relating to the safe and reliable operation of ships and

environmental protection in documented form is called "Safety Management System (SMS)"

Một hệ thống quản lý an toàn liên quan đến hoạt động khai thác các con tàu an toàn và

chắc chắn cũng như bảo vệ môi trường bằng tài biểu mẫu tài liệu được gọi là “Hệ thống

quản lý an toàn (HTQLAT)”

Documentation of System : những tài liệu xây dựng hệ thống

Sổ tay quản lý

an toàn Chính sách QLAT

Tài liệu quản lý Sổ tay QLAT (Theo nghĩa hẹp)

Quy trình/hướng dẫn

Báo cáo quản lý ( Theo nghĩa rộng ) Safety Management Manual Safety Management Policy

Management Safety Management Manual Documents (in narrow sense)

Procedure / Instructions

Management Records ( in a broad sense )

The safety management system is systematized by documents arranged in a hierarchy in a

pyramidal shape as illustrated above The term “Safety Management Manual (SMM)”

found in this chapter and thereafter is one in a narrow sense and, in addition, documents prepared on the basis of the same manual are written procedures and instructions All of these documents must be controlled in accordance with specified procedures to ensure that the control, including the revision, discontinuation, etc of the safety management policy, safety management manual, written procedures and instructions, is properly monitored for their effective use

Hệ thống QLAT này được hệ thống hoá bằng những tài liệu phân bố theo hệ thống như hình chóp được trình bày trên đây Thuật ngữ “Sổ tay QLAT SMM” trong chương này và sau đây được hiểu theo một nghĩa hẹp, và ngoài ra những tài liệu được chuẩn bị trên cơ sở của cùng cuốn sổ tay này là những quy trình và hướng dẫn soạn thảo Tất cả những tài liệu trên đây phải được kiểm soát phù hợp với những quy trình đã được nêu ra để đảm bảo rằng chúng đã được kiểm soát, bao gồm cả những việc xem xét , sửa đổi, huỷ bỏ, v.v của chính sách QLAT và sổ tay QLAT, các văn bản quy trình và hướng dẫn được soạn thảo, được giám sát một cách thích đáng để sử dụng chúng một cách có hiệu quả

These documents are explicitly listed as “Management documents” in Chapter 4

“Document Control” and controlled in accordance with the provisions of the same chapter

Những tài liệu được liệt kê cụ thể như “ Những tài liệu quản lý” trong chương 4 “ Tài liệu

được kiểm soát” và được kiểm soát phù hợp với những quy định của chương đó

• This manual also serves as a quality manual as it contains not only the requirements

of the ISM Code but also those of the quality standards (ISO9001:2000)

• Sổ tay này cũng dùng như sổ tay chất lượng mà nội dung của nó không chỉ đáp ứng những yêu cầu đòi hỏi của luật QLAT qtế mà còn đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng ISO9001:2000

In addition, documents prepared as evidence of the operation of the system are Management records These records must be retained similarly, but they are different from other Management documents mentioned above, in the point that they are not subjected to revision or discontinuation

Ngoài ra, những tài liệu được chuẩn bị như là bằng chứng về sự hoạt động của hệ thống

là những nhật ký báo cáo quản lý Những hồ sơ báo cáo này phải được lưu giữ mà nó không chịu sự sửa đổi hay gián đoạn, nhưng chúng khác với những tài liệu quản lý đã

được nêu ở trên đây

For identification from other documents, each document for the safety management system shall be marked “Management Document” on the cover page

Để phân biệt với những tài liệu khác, từng tài liệu trong hệ thống QLAT phảI được đanh dấu “Tài liệu quản lý” trên trang bìa

2 Languages used for the safety management system:

Ngôn ngữ sử dụng trong hệ thống QLAT

The Safety Management Manual shall be prepared in English

Written procedures, instructions, and checklists shall also be prepared in English, as a rule The Safety Management Manual and some written procedures are prepared both in English and Japanese in one document In which case, if there are discrepancies in meaning between texts in these languages, the English text will prevail

Sổ tay hướng dẫn QLAT phải được soạn thảo bằng tiếng anh Những văn bản quy trình, hướng dẫn, và danh bạ kiểm tra cũng phải được soạn thảo bằng tiếng anh theo quy định Sổ tay QLAY và một vài quy trình được soạn thảo bằng cả tiếng anh và tiếng nhật trong cùng một tài liệu Trong những trường hợp, nếu có sự khác nhau về nghĩa giữa những nguyên bản về ngôn ngữ, thì nguyên bản tiếng Anh

được giữ nguyên

Following regulations, rules, standards, guidelines and codes shall apply to Safety Management System

Những quy định, quy tắc, tiêu chuẩn, hướng dẫn và luật lệ sau đây sẽ đựoc áp dụng trong

hệ thống QLAT

(1) ISM CODE (2) SOLAS (3) MARPOL (4) COLREG (5) STCW (6) ILO convention (7) ICLL

(8) IACS rules (9) state rules and port regulations (10) standards, guidelines, etc recommended by maritime industry organizations

Sản phẩm (Dịch vụ vận chuyển an toàn) phải được nhận dạng rõ ràng theo số thứ tự chuyến đi

The product (safe transportation service) shall be identified definitely by Voyage Number

5 Planning of product realization [Diagram illustrating the transportation service process] is attached in this chapter [Sơ đồ quá trình thực hiện dịch vụ vận tải] được kèm theo chương này

1 Management of the system : Việc quản lý hệ thống

This chapter is designed to prescribe the control, including establishment, revision, discontinuation and maintenance, of the safety management manual (hereinafter referred to as the “Manual”), which describes the review of the safety management system (hereinafter referred to as the “System”), the establishment of quality objectives in duties for ship operation management, and the System itself, in order to ensure the safe operation of the ships under our management and the protection of the environment, and improve the quality of the duties related thereto

Chương này được đưa ra nhằm quy định việc kiểm soát (bao gồm cả việc thiết lập, sửa đổi, huỷ bỏ và duy trì ) sổ tay QLAT ( sau đây gọi là “Sổ tay”) ,

Cách thức soát xét hệ thống QLAT ( sau đây gọi là “Hệ thống”), cách đề ra những mục tiêu chất lượng trong các lĩnh vực quản lý hoạt động của con tàu cũng như bản thân hệ thống QLAT, nhằm đảm bảo các con tàu do chúng ta quản lý hoạt động an toàn cũng như hoạt động bảo vệ môi trường, đồng thời nâng cao chất lượng của những công việc liên quan sau đó

This chapter shall apply to management reviews (reviews of the System) conducted

by the top management (hereinafter referred to as the “President”) and the duties, derived from the results of such reviews, such as the establishment and revision of the Manual, and implementation of measures to improve the System

Chương này áp dụng đối với việc quản lý việc soát xét ( soát xét hệ thống) do người

đứng đầu của công ty thực hiện ( sau đây gọi là “ Chủ tịch”) về những công việc xuất phát từ kết quả của việc soát xét, ví dụ như thiết lập và sửa đổi sổ tay, hay thực hiện những biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống

1.3 Management review (review of the System)

Quản lý việc soát xét ( soát xét hệ thống)

The Managing Director has the responsibility to continuously improve the effectiveness

of the System by conducting a management review on the basis of the safety management policy, quality objectives, results of internal audits, analysis of data, and corrective and preventive actions

Giám đốc điều hành chịu trách thực hiện việc quản lý công việc soát xét trên cơ sở

dữ liệu, cùng những hoạt động ngăn ngừa và sửa đổi nhằm liên tục hoàn thiện một hệ thống QLAT có hiệu quả

1.3.2 Occasions for management reviews :

The Managing Director shall conduct a management review regularly (Every May) to ensure that the System is continuously proper, reasonable and effective He shall also conduct a management review occasionally each time, as necessary, when:

Giám đốc điều hành phải tiến hành quản lý việc soát xét theo định kỳ ( tháng năm hàng năm) nhằm đảm bảo hệ thống luôn luôn thích ứng, phù hợp và hiệu quả Ông ta cũng phải tiến hành quản lý việc soát xét đột xuất khi thấy cần thiết

Trong những trường hợp sau:

(1) he considers there is a need to do so on the basis of the results of internal audits;

Ông ta xem xét thấy cần phải soát xét trên cơ sở kết quả của các lần ktra nội bộ (2) he recognizes, in the operation of the System, a nonconformity with the System:

Ông ta nhận thấy rằng có một sự không phù hợp trong khi thực hiện hệ thống (3) the relevant conventions, regulations, standards, etc which are applicable to the System or are referred to in this Manual, have been amended, newly established

or otherwise;

Khi những công ước, quy định, quy tắc, tiêu chuẩn v.v liên quan áp dụng cho

hệ thống hoặc được tham khảo cho sổ tay QLAT có sự sửa đổi, thiết lập mới hay tương tự

(4) he considers there is a need to do so as a result of an investigation and analysis

of a nonconformity report (including feedback information from customers);

Ông ta xem xét cần phải soát xét hệ thống xuất phát từ kết quả của sự điều tra hay phân tích về một sự không phù hợp ( bao gồm cả những thông tin phản hồi

từ phía khách hàng)

recommended to improve the System;

Khi chính quyền hành chính hay hiệp hội đăng kiểm có liên quan vạch ra những khiếm khuyết hoặc gợi ý phải hoàn thiện / nâng cao hệ thống

response headquarters considers there is a need to do so on the basis of the analysis of the accident;

Trong trường hợp có tai nạn hàng hải nghiêm trọng, người đứng đầu ban đối phó

sự cố của cty phải xem xét xem có cần phải soát xét lại hệ thống trên cơ sở phân tích tai nạn đó

(7) grave non-conformities have been highlighted in a PSC (port state control) inspection at a port of call; and

Những sự không phù hợp nghiêm trọng nổi bật trong những lần PSC kiểm tra tại các cảng tàu ghé

masters of a review of the System

Mặt khác ông ta xem xét trên cơ sở của các bản báo cáo của thuyền trưởng từ các tàu

về việc soát xét hệ thống xem có cần phải soát xét lại hệ thống hay không

have the Designated Person collect necessary information and come forward with proposals as agenda items for the review of the System

The Designated Person shall review the System and handle matters based on its results in accordance with the following procedures:

Khi tiến hành một cuộc soát xét định kỳ hay bất thường, giám đốc điều hành phải

được cán bộ chuyên trách thu thập những thông tin cần thiết và đồng thời phải đưa ra

được những đề xuất một cách chi tiết về những vấn đề cần soát xét trong hệ thống Cán bộ chuyên trách phải soát xét hệ thống và xử lý những vấn đề trên cơ sở kết quả của lần soát xét đó phù hợp với những quy trình sau đây:

(1) He shall hold a Ship Management Committee meeting, where the members shall,

in the presence of the President, discuss agenda items concerning the review of the System He shall appoint a person to prepare minutes of the committee meeting

Ông ta phải tổ chức một cuộc họp ban quản lý tàu, nơi mà mọi thành viên cùng với sự có mặt của chủ tịch cty thảo luận, bàn bạc chi tiết những vấn đề liên quan

đến việc soát xét hệ thống Ông ta chỉ định một người chuẩn bị một cách chi tiết các vấn đề về cuộc họp của tiểu ban

(2) For the review of the System the following items shall be considered (Management review input)

Những vấn đề sau đây phải được xem xét khi tiến hành soát xét hệ thống ( Quản lý việc soát xét đầu vào)

3) Situation of preventive and corrective actions:

Tình hình các hoạt động ngăn ngừa và hiệu chỉnh

5) Activities to follow up the previous evaluation and review of the System Những thực hiện theo sự đánh giá và soát xét hệ thống lần trước

6) Necessity to change the policy, objectives and System; and

Sự cần thiết phảI thay đổi chính sách, mục tiêu hay hệ thống 7) Proposals for the improvement of the System

Những đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống

necessity concerning the following matters and specific measures

Những kết quả của một lần soát xét hệ thống phải bao gồm cả việc xác định sự cần thiêt liên quan đến những vấn đề và biện pháp cụ thể sau đây:

1) Improvement of the System and activities;

Sự hoàn thiện của hệ thống và những hoạt động của hệ thống

2) Improvement of customer satisfaction; and

Sự cải thiện về sự thoả mãn/hài lòng của khách hàng 3) Provision of necessary resources

Sự chuẩn bị về những nguồn cung cấp cần thiết

(4) The Managing Director shall verify the results of discussions at a committee meeting and add his comments thereto, as necessary, and approve them

Giám đốc điều hành phải thẩm tra kết quả của sự thảo luận, bàn bạc trong cuộc họp của tiểu ban, đồng thời cho thêm ý kiến của mình nếu cần thiết, sau đó phê duyệt văn bản đó

(5) The establishment, amendment or discontinuations of the Manual or written procedures, if required,+ shall be handled in accordance with the procedures prescribed in “Section 2” immediately following and Chapter 4 “Document

Control” of this Manual; and “management review records” be prepared and retained

Việc thiết lập, sửa đổi hay huỷ bỏ sổ tay QLAT hoặc các quy trình đã soạn thảo, nếu có yêu cầu, phải được tiến hành theo quy trình đã được đưa ra trong “ Phần 2” ngay lập tức và chương 4 “ Tài liệu được kiểm soát” của sổ tay này, cũng như

“ Hồ sơ quản lý việc soát xét” phải được ban hành và cất giữ

(6) In the event of the presence of items which require amendments as a result of a management review, the Managing Director shall make efforts to improve the System continuously in accordance with the procedures of this section

Trong trường hợp xuất hiện những vấn đề đòi hỏi phải sửa đổi bắt nguồn từ kết quả của soát xét việc quản lý, giám đốc điều hành phải cố gắng để hoàn thiện hệ thống một cách liên tục phù hợp với những quy trình của phần này

(7) The integrity of the system shall be maintained when changes to the system are planned and implemented by the President

Tính toàn vẹn của hệ thống phải được bảo toàn khi chủ tịch có kế hoạch và thực hiện việc chuyển từ hệ thống này sang hệ thống khác

The Designated Person shall be responsible for the control of the Manual

Cán bộ chuyên trách chịu trách nhiệm kiểm soát sổ tay QLAT này

2.1 Establishment and revision of the Manual

Thiết lập và sửa đổi của sổ tay QLAT The Designated Person shall establish or review the Manual in accordance with the following procedures

Cán bộ chuyên trách chịu trách nhiệm thiết lập hoặc soát xét sổ tay theo những quy trình sau đây:

When necessary, the Manual shall be revised in the following procedures:

Khi cần thiết, sổ tay QLAT phải được sửa đổi theo những quy trình sau:

(1) The Designated Person shall instruct the person responsible for the department in charge, specified in Chapter 4 “Document Control” of this Manual, to prepare a draft for revision, as necessary

Cán bộ quản lý phải chỉ thị cho người phụ trách các phòng ban, (như mô tả trong chương 4 ( Tài liệu được kiểm soát) của sổ tay QLAT này, chuẩn bị một bản dự thảo về sửa đổi, khi cần thiết

(2) The person responsible for the department in charge, shall submit a draft so prepared to the Designated Person

Người phụ trách phòng ban phải đệ trình bản dự tháo sửa đổi mà mình chuẩn bị cho cán bộ chuyên trách

(3) The Designated Person shall hold a Ship Management Committee meeting and discuss the draft proposal

Người cán bộ chuyên trách phảI triệu tập một cuọc họp của tiểu ban quản lý tàu để bàn bạc bản đề xuất dự thảo đó

(4) The draft proposal adopted by the Ship Management Committee shall become formal after the approval of the Managing Director

Bản đề xuất dự thảo được tiểu ban quản lý tàu thông qua sẽ trở thành chính thức sau khi đã được giám đốc điều hành phê chuẩn

(5) The preparation of an “Amendment Record of Safety Management Manual”, the distribution of revised documents and removal of obsolete documents, shall be in accordance with Chapter 4 “Document Control” of this Manual

Việc chuẩn bị một “ Hồ sơ sửa đổi của sổ tay QLAT”, việc phân phát những tài liệu sửa đổi cũng như việc huỷ bỏ những tài liệu cũ phải được tiến hành phù hợp với chương 4 “ Tài liệu được kiếm soát” của cuốn sổ tay này

(6) In the event of a revision of the Manual, the obsolete copies except one, which is to

be retained as evidence for the record of revision, shall be removed

Trong trường hợp có sự sửa đổi sổ tay QLAT, chỉ giữ lại một bản sao của sổ tay cũ

để làm bằng chứng cho hồ sơ sửa đổi trên

2.3 Procedures for retention and distribution of the Manual

The procedures for the retention and distribution of the Manual shall be in

accordance with Chapter 4 “Document Control”

Những quy trình lưu giữ và phân phát sổ tay QLAT

Những quy trình cho việc lưu giữ và phân phát sổ tay QLAT phải phù hợp với

chương 4 “ Tài liệu được kiểm soát”

The Managing Director shall set quality objectives for the business year at the

beginning of the business year and request each department to set their respective objectives in order to improve the quality of the duties of ship operation and raise personnel’s motivation to do their jobs

Giám đốc điều hành phải đề ra những mục tiêu chất lượng cho một năm kinh doanh ngay từ đầu năm và phải yêu cầu từng phòng ban cũng phải đề ra được mục tiêu chất lượng riêng để nhằm nâng cao chất lượng của những công việc khai thác / hoạt động con tàu và phát động mọi người làm việc tích cực

3.1 Setting of quality objectives: Đề ra mục tiêu chất lượng

The quality objectives for each department shall be developed in the department, in line with the President’s quality objectives, and adopted, with the following matters taken into consideration; and reported to the Designated Person

Mục tiêu chất lượng cho từng phòng ban phải được triển khai trong từng phòng ban

đó, nó phải nằm trong khuôn khổ của mục tiêu chất lượng của chủ tịch công ty đã phê chuẩn, với những vấn đề sau đây phải được xem xét và báo cáo với cán bộ chuyên trách công ty biết:

(1) They are consistent with the management policy;

Nó phải phù hợp với chính sách QLAT (2) The progress in their achievement is measurable; and Việc thực hiện đạt được mục tiêu đó không vượt quá sức mình

3.2 Program to achieve objectives:

Lập chương trình để đạt được mục tiêu chất lượng

Duties to achieve quality objectives shall be performed in accordance with the Manual, written procedures and instructions If relevant duties are not covered by such documents, instructions shall be prepared, as necessary and such duties performed in compliance with such written instructions

If the master of a ship or the person responsible for a department in charge considers that resources are required to achieve such objectives, he shall request the Designated Person to provide resources

The Designated Person shall check the request and solicit the Managing Director to supply resources

Những nhiệm vụ để đạt được mục tiêu chất lượng phải được thực hiện phù hợp với cuốn sổ tay QLAT, các quy trình, hướng dẫn đã được soạn thảo Nếu những nhiệm vụ liên quan không được bao hàm trong những tài liệu như vậy, Công ty phải đưa ra những chỉ thị hay hướng dẫn cần thiết và những nhiệm vụ đó phải được thực hiện phù hợp với những văn bản hướng dẫn đó

Nếu thuyền trưởng một tàu hay người lãnh đạo của một phòng ban chịu trách nhiệm xem xét các yếu tố hay nguồn đòi hỏi để đạt được mục tiêu chất lượng đó phải yêu cầu cán bộ chuyên trách công ty cung cấp nguồn đó

Cán bộ chuyên trách phải kiểm tra những yêu cầu đó và phải cố gắng xin cho được giám đốc diều hành công ty cung cấp những nguồn đó

3.3 Evaluation of objectives at regular intervals

Đánh giá về mục tiêu theo định kỳ

The quality objectives shall be displayed in each department or ship and the progress

in achieving the objectives shall be evaluated regularly (once every six months, as a rule)

Mục tiêu chất lượng phải được đề ra cho từng phòng ban hay từng tàu và việc thực hiện để đạt được mục tiêu đó phải được định kỳ đánh giá ( sáu tháng một lần )

3 Under the provisions of this chapter, the following Management records shall be established

Theo những quy định của chương này, những hồ sơ quản lý sau đây phải được

thiết lập

(1) RR021 Amendment Record of Safety Management Manual

Hồ sơ sửa đổi sổ tay QLAT (2) RR035 Management Review Record /

Hồ sơ quản lý soát việc xét việc

1 Purpose / Mục đích

This chapter is designed to ensure the smooth operation of the System by (1) Specifying and disseminating the responsibility, authority and interrelation of all shipboard and shore personnel who manage, perform and verify work related to the System; and by (2) securing communication between and inside shore and shipboard organizations

Chương này đưa ra nhằm đảm bảo sự hoạt động nhịp nhàng của hệ thống Bằng việc (1) định rõ và phổ biến trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ cho tất cả thuyền viên và nhân viên trên phòng ban công ty biết ai điều hành, ai thực hiện và xác nhận những công việc liên quan đến hệ thống; và (2) Đảm bảo thông tin liên lạc giữa tàu và các phòng ban trên bờ

2 Scope of application / Phạm vi áp dụng

The organization to operate the Safety Management System is shown in the

“Organization Diagram” This organization diagram is the same for the Quality Management System

Cơ cấu tổ chức hoạt động của hệ thống QLAT được trình bày trong “ Sơ đồ cơ cấu tổ chức “ Sơ đồ cơ cấu tổ chức này cũng áp dụng cho hệ thống quản lý chất lượng

The Ship Management Committee shall be established as an organization to develop, revise and discontinue by laws related to the safe operation of ships and safety management, and implement plans concerning the management of the System, and corrective and preventive actions against nonconformities

Ban Quản lý tàu được thành lập là một bộ phận để triển khai, sửa đổi hay chấm dứt hoạt động theo những điều luật liên quan đến sự quản lý hoạt dộng an toàn

và sự an toàn của các con tàu, thực hiện những kế hoạch liên quan đến hệ thống quản lý an toàn, cũng như những hành động ngăn ngừa, hiệu chỉnh đối với những sự không phù hợp

The same committee shall also function as an organization to investigate, analyze and discuss accidents

The final decision in the discussions of the Ship Management Committee shall

be made by the chairman of the committee in his responsibility The review of the System, and the establishment and revision of the Manual need the approval

Ban quản lý tàu cũng có chức năng như là một bộ phận điều tra, phân tích và thảo luận về những tai nạn

Quyết định cuối cùng của những cuộc thảo luận trong ban quản lý tàu phải do chủ tịch của ủt ban đó chịu trách nhiệm đưa ra Việc soát xét hệ thống cũng như thiết lập hay sửa đổi sổ tay QLAT cần phảI được tổng giám đốc phê chuẩn The Committee consists of the Designated Person as the Chairman, General Manager of SMD, the Head of Marine & Safety Section, the Head of Technical Section, the Head of Seamen Section, the Head of Admin & Account Dept and other persons nominated by Designated Person

Thành phần ban quản lý tàu bao gồm : Cán bộ chuyên trách là chủ tịch, Tổng trưởng phòng quản lý tàu, trưởng bộ phận hàng hải và an toàn, trưởng bộ phận

kỹ thuật, trưởng bộ phận thuyền viên, trưởng bộ phận hành chính và tài vụ, và các thành viên khác do cán bộ chuyên trách chỉ định

Giám đốc điều hành có thể tham gia là thành viên của uỷ ban bất kỳ lúc nào khi cần thiết

4.2 Marine Accident Response Headquarters / Đối phó với tai nạn hàng hải từ đầu não công ty 4.2.1 If one of the following types of marine accident has occurred, the Designated

Person shall request the Managing Director for the establishment of a marine accident response headquarters and, if the latter considers that there is a need

to do so, he shall give instructions to the Designated Person to do so

Nếu một trong những tai nạn/sự cố hàng hải sau đây xảy ra, cán bộ chuyên trách phải thỉnh cầu giám đốc điều hành thành lập một ban đối phó tai nạn hàng hải từ trụ sở công ty, và nếu sau khi xem xét điều đó là cần thiết ông ta sẽ

ra lệnh cho cán bộ chuyên trách thành lập

(1) Foundering, capsizing / Đắm hay lật tàu (2) Stranding, beaching, bottom touch/ Mắc cạn hay chạm đáy (3) Collision, contact and scraping of the hull/Đâm va, va chạm hay cọ sát vỏ tàu

(4) Fire, explosion / Cháy nổ

(5) Distress caused by war, incidents, capture, seizure, detainment, riots, attacks, piracy acts / Tai hoạ do chiến tranh, tai nạn nghiêm trọng, bắt giữ, chiếm đoạt, cầm giữ, nổi loạn, tấn công, hành động cướp biển

(6) Injury, death or missing of persons on board/Thương vong, chết hay mất tích

đối với thuyền viên trên tàu

(7) Spills of oil, asphalt, noxious chemical products and / Tràn dầu, nhựa đường hay sản phẩm hoá chất độc hại

(8) All accidents or damage to the hull, machinery, instruments, equipment, and cargo/ Tất cả những tai nạn hoặc hư hỏng liên quan đến vỏ tàu, máy tàu và các trang thiết bị trên tàu và hàng hoá

4.2.2 The Designated Person shall convoke the relevant personnel of the Marine

Accident Response Headquarters under the direction of the Managing Director, in accordance with “NP081 Marine Disaster Management Guide” to

be separately established, and supervise duties in response to the accident

Cán bộ chuyên trách sẽ triệu tập những người liên quan đến ban đối phó tai nạn hàng hải theo sự chỉ đạo của giám đốc điều hành, Phù hợp với “NP081 Hướng dẫn quản lý các thảm hoạ hàng hải” đã được thiết lập riêng biệt và giám sát những công việc liên quan đến việc đối phó tai nạn đó

4.2.3 Those convoked and engaged in the duties in the Marine Accident Response

Headquarters, shall give priority to duties to respond to the accident over their routine work

Những người được triệu tập tham gia trong ban đối phó sự cố hàng hải của công ty phải ưu tiên thực hiện nhiệm vụ đối phó tai nạn hàng hải trên hết những nhiệm vụ thường ngày

4.2.4 The management of the duties of the Marine Accident Response Headquarters

shall be in accordance with “NP081 Marine Disaster Management Guide” to

be separately established

Việc quản lý những công tác/nhiệm vụ của ban đối phó tai nạn hàng hải phảI phù hợp với “ NP081 hướng dẫn quản lý tai nạn hàng hải” đã được thiết lập riêng biệt

An audit team shall be established in accordance with Chapter 12 “Internal Audit”

Chủ tịch và những cán bộ, nhân viên trên bờ liên quan đến hệ thống này có trách nhiệm sau khi thực hiện những nhiệm vụ của mình phù hợp với Sổ tay QLAT và những quy trình đã được soạn thảo liên quan

The President and other shore-based personnel involved in the System shall have the following responsibilities when they perform their duties in accordance with the Manual and related written procedures

The Managing Director shall have supervising responsibility for the structuring

of the System, and duties related to the implementation of the System; and direct responsibility for its continuous improvement, specifically to:

Giám đốc điều hành có trách nhiệm quản lý cấu trúc của hệ thống, và những nhiệm vụ liên quan đến sự thực hiện hệ thống; và có trách nhiệm trực tiếp cho

sự hoàn thiện liên tục của hệ thống, cụ thể là : (1) clarify and provide necessary resources;

làm trong sạch và cung cấp những nguồn cần thiết;

(2) set up and implement the Company’s policy and objectives; and have each department to develop their own objectives;

Thiết lập và thực hiện những chính sách và mục tiêu của Công ty; và mỗi phòng ban phải triển khai những mục tiêu của họ;

(3) conduct a review of the System (management review);

chỉ đạo việc soat xét Hệ thống ( soát xét quản lý);

(4) give support necessary for the Designated Person to perform his duties;

Của ông ta

(5) give instructions to establish the Marine Accident Response Headquarters and supervise emergency response as the person with the highest

responsibility;

Đưa ra những chỉ dẫn để thiết lập bộ chỉ huy đối phó những tai nạn hàng hải

và giám sát sự đối phó trong trường hợp khẩn cấp như một người có trách nhiệm cao nhất;

(6) make all the employees aware of the importance of compliance with customer requirements and applicable laws;

làm cho tất cả các ngời làm thuê ý thức được tầm quan trọng của sự chiều theo với những yêu cầu khách hàng và những luật lệ thích hợp;

(7) appoint a Designated Person or his deputy;

Chỉ định một cán bộ chuyên trách hoặc người uỷ quyền của anh ta.(cấp phó)

(8) make arrangements effective for good communication inside the organization to ensure the exchange of information to check the effectiveness of the System; and

làm có hiệu quả những sắp đặt cho truyền thông tốt bên trong tổ chức để bảo đảm sự trao đổi (của) thông tin để kiểm tra hiệu lực (của) Hệ thống; và (9) give guidance to ensure that customer requirements are met

Đưa ra những hướng dẫn nhằm đảm bảo phù hợp với những yêu cầu / đòi hỏi của khách hàng

5.2 Duties of Designated Person and each department Nhiệm vụ của cán bộ chuyên trách và các phòng ban

Cán bộ chuyên trách có những trách nhiệm với The Designated Person shall have the responsibility to:

(1) operate the System smoothly as the overall supervisor of the Safety Management System

Sự hoạt động trôi chảy của hệ thống, giám sát toàn diện hệ thống QLAT (2) monitor how the System is implemented to ensure the operation and maintenance of the System;

Giám sát hệ thống QLAT được thực hiện ra sao nhằm đảm bảo hệ thống

được hoạt động và duy trì liên tục

(3) monitor things to ensure smooth co-ordination between the shore-based and shipboard organizations;

Giám sát mọi việc nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban trên cty và các tàu

(4) hold and steer a Ship Management Committee meeting as the chairman of the committee;

Tổ chức và hướng dẫn uỷ ban quản lý tàu họp với cương vị là chủ tịch của uỷ ban quản lý tàu

(5) perform duties to supervise marine accident response as the deputy chief of the Marine Accident Response Headquarters;

Thực hiện những quản lý công tác đối phó tai nạn hàng hải với cương vị là chỉ huy phó ban đối phó tai nạn hàng hải của cty

(7) in the event of a nonconformity with the System, have its causes investigated and analyzed to take corrective and preventive action; and report to the Managing Director on the situation how the System is implemented and the necessity to improve it;

Khi có sự không phù hợp xuất hiện trong hệ thống QLAT, ông ta phải điều tra và phân tích nguyên nhân của sự không phù hợp đó đồng thời đưa ra những biện pháp/hành động hiệu chỉnh và ngăn ngừa sau đó báo cáo với ông giám đốc điều hành biết tình hình hệ thống QLAT được thực hiện ra sao và

có cần thiết phải hoàn thiện nó hay không ? (8) supervise duties concerning internal audits;

Giám sát những công việc/nhiệm vụ liên quan đến công tác kiểm tra nội bộ (9) manage budgets for the operation of the System; and

Quản lý ngân sách giành cho sự hoạt động của hệ thống QLAT

(10) raise all shore-based and shipboard employees’ awareness of the importance

to comply with relevant statutory laws and regulations, in addition to customer requirements

Làm cho tất cả mọi người các phòng ban trên bờ cũng như thuyền viên trên tàu nhận thức được tầm quan trọng của việc tuâm thủ các luật lệ và quy tắc hiện hành liên quan, cũng như những yêu cầu đòi hỏi của khách hàng

• In the absence of the Designated Person, his authority and responsibility are delegated to the next responsible person of Marine & Safety Section

• Trong T/H cán bộ chuyên trách vắng mặt, quyền hạn và trách nhiệm của ông

ta được uỷ quyền cho người có chức vụ kế nhiệm của bộ phận an toàn và hàng hải

5.2.2 General Manager of Ship Management Dept (SMD) Trưởng phòng quản lý tàu

The General Manager of SMD shall have the responsibility to exercise general control over the duties of the Marine & Safety Section, Technical Section and Seamen Section and guide or supervise their members

He shall also communicate customer requirements to the masters of ships and provide guidance to perform duties in compliance with such requirements, as well as necessary work assistance and resources

Trưởng phòng quản lý tàu có trách nhiệm quản lý chung tất cả mọi nhiệm vụ của bộ phận: an toàn và hàng hải, kỹ thuật và thuyền viên Đồng thời hướng dẫn và giám sát các nhân viên trong phòng ban đó

Ông ta cũng phải truyền đạt những yêu cầu đòi hỏi của khách hàng tới thuyền trưởng các tàu và đưa ra những hướng dẫn để thực hiện những yêu cầu đó, cũng như những trợ giúp và phương tiện cần thiết

5.2.3 Marine & Safety and Technical Section/

Bộ phận an toàn, hàng hải và Kỹ thuật

The Head of Marine & Safety Section and Technical Section shall assist the General Manager of SMD and implement the duties listed below

Trưởng phòng an toàn, hàng hải và kỹ thuật là bộ phận trợ giúp trưởng phòng quản

lý tàu cũng như thực hiên những nhiệm vụ được liệt kê dưới đây

• The abbreviation of (M) or (T) found at the end of each duty means a duty under the jurisdiction of the Head of Marine & Safety Section and the Technical Section

• Những từ viết tắt (M) hoặc (T) ở cuối từng nhiệm vụ có nghĩa là nhiệm vụ đó dưới sự chỉ đạo của trưởng phòng an toàn hàng hải và phòng kỹ thuật

<Duties related to Marine and Technical Affairs>

<Những nhiệm vụ liên quan đến vấn đề hàng hải và kỹ thuật>

(a) Supervision of prevention and handling of marine accidents and marine pollution (M, T);

(b) Research, study and guidance of technologies, various statutory rules and regulations and various materials related to navigation, the hull, machinery, radio equipment and other related facilities (M, T);

Nghiên cứu, tìm hiểu những hướng dẫn về kỹ thuật, các quy tắc, luật lệ, quy định

do luật quy định cùng các tài liệu khác liên quan đến hàng hải, vỏ tàu, máy móc tàu, thiết bị vô tuyến và những thiết bị khác ( M,T)

(c) Correction arrangement and communication to ships of information on the establishment and amendment of relevant conventions, law and regulations (M, T);

Thu thập những sửa đổi và truyền đạt xuống tàu tất cả những thông tin về sự ra

đời, sửa thay đổi của những công ước, luật lệ và những qui định liên quan ( M,T) (d) Research and study of trade routes, notices to mariners, port information, and other related materials (M);

Nghiên cứu và tìm hiểu về các lộ trình trên biển, thông báo hàng hải, thông tin về các cảng cũng như các tài liệu khác có liên quan (M)

(e) Study, guidance and supervision of cargo, cargo work and special work (tank cleaning / gas-freeing / gas replacement / hold cleaning) operations of board (M); Nghiên cứu, hướng dẫn và giám sát về hàng hoá, xếp dỡ hàng hoá và các công việc đặc biệt như ( Vệ sinh các két / thông hơi làm sạch khí độc / thay gas hay vệ sinh hầm hàng) trên tàu (M)

(f) Study, guidance and supervision of various vetting matter (Major / PSC / Class / Flag State) (M);

Nghiên cứu, hướng dẫn và giám sát về các vấn đề kiểm tra tàu của ((Major / PSC / Class / Flag State) (M);

(g) Matters handled by various committees related to marine affairs, and matters concerning governmental agencies (M);

Xử lý các vấn đề bằng những ủy ban liên quan đến những sự vụ hàng hải, cũng Như những vấn đề liên quan những đại lý chính ( M);

(h) Matters related to the control and revision of the management documents specified in Chapter 4 “Document Control” of the Safety Management Manual (M, T);

Những vấn đề liên quan đến việc kiểm soát và sửa đổi các tài liệu quản lý đã được mô tả trong chương 4 “ Kiểm soát tài liệu” sổ tay QLAT (M,T);

(i) Maintenance the computer /Communication System between company and ships (M);

Sự Bảo trì hệ thống máy tính / hệ thống liên lạc giữa công ty và ships ( M); (j) Research and study of technologies concerning the maintenance of ships under our management and planning and implementation of maintenance (T);

Nghiên cứu và nghiên cứu những công nghệ liên quan đến việc bảo quản bảo dưỡng tàu mà cty quản lý cũng như kế hoạch và thực hiện việc bảo quản bảo dưỡng tàu ( T);

(k) Planning, implementation and supervision of dock repair work, conversion work and running repairs (T);

Việc đặt kế hoạch, sự thực hiện và sự giám sát công việc sửa chữa tàu trên đà,

sự hoán cải và tiến độ sửa chữa ( T);

(l) Supervising for new building ship, docking work and repairing work (T);

Giám sát công tác đóng tàu mới, lên đà và công việc sửa chữa tàu (T)

(m) Renewal and Control of certificates required by conventions or classification societies and accompanying inspections (T);

Kiểm soát và thay mới những giấy chứng nhận của tàu theo đòi hỏi/yêu cầu của các công ước qtế hoặc các tổ chức đăng kiểm và các biên bản kiểm tra kèm theo (T);

(n) Research and study of specifications in relation to the construction of a ship; selection of a shipyard for that purpose; examination, approval and safekeeping of construction drawings; and supervision of construction (T);

tàu; lựa chọn xưởng đóng tàu cho mục đích đó; kiểm tra, phê chuẩn và cất giữ

an toàn các bản vẽ đóng tàu; cũng như giám sát công việc đóng tàu ( T);

(o) Research, study and information control concerning the upgrading of ship facilities (T);

Nghiên cứu tìm tòi và kiểm soát những thông tin liên quan đến (p) Matters concerning the sales and purchase of ships (M, T);

Những vấn đề liên quan đến việc mua – bán tàu (M,T);

(q) Supervision and control the budget for ship management cost (Repairing / Docking Work / Ship's Store / Spare Parts / LO / Others) (M, T);

Giám sát và kiểm soát ngân sách giành cho chi phí quản lý tàu (Sửa chữa/ lên đà/ Vật tư/ Phụ tùng/ dầu bôi trơn/ và các thứ khác) (M,T);

(r) Preparation of budgets for repair costs and conversion expenses and assessment

of, and agreement on, work estimates (T);

Chuẩn bị những ngân sách giành chi phí sửa chữa cũng như các chi phí hoán cải

và ấn định ngân sách đó, và chuẩn bị các giao kèo/hợp đồng, dự kiến công việc(T) (s) Matters concerning the supply and storage of fittings, spare parts, and repair materials and preparation of budgets (T);

Những vấn đề liên quan đến việc cung ứng & lưu trữ phụ tùng vật tư, phụ tùng dự trữ, nguyên liệu vật tư sửa chữa cũng như chuẩn bị các ngân sách thích hợp (T); (t) Arrange and supply for ship's requisition (Ship's store/Spare Parts/Nautical Chart/Publications/LO/Others) (M, T);

Thu xếp và cung cấp những yêu cầu vật tư đòi hỏi của các tàu (Vật tư/phụ tùng dự trữ/các tài liệu hàng hải / hải đồ / dầu nhờn / và các thứ khác) (M,T)

(u) Collection and Analysis of Various Data (LO/FO/BW/Main Engine/Diesel Generator/Ship's Speed) from the ship (M, T); and

Thu thập và phân tích các dữ liệu (dầu nhờn / dầu nặng / nước nồi hơi / máy chính / máy đèn / tốc độ tàu) từ các tàu của cty (M,T); và

(v) Management and examination of voyage performance; and marine technical research and study (M)

Quản lý và kiểm tra việc thực hiện chuyến hành trình, cũng như tìm hiểu & nghiên cứu các kỹ thuật hàng hải

5.2.4 Safety Superintendent and Technical Superintendent

Cán bộ quản lý an toàn và kỹ thuật Safety Superintendent and Technical Superintendent have the responsibility and authority as below but may not interfere with the authority of the Master

không chồng chéo với quyền hạn của thuyền trưởng trên tàu

The Safety Superintendent shall, as his main duties, supervise and provide guidance for, safe cargo handling operations on board ships under our management when they call at some convenient ports

Người cán bộ quản lý an toàn như tên gọi sẽ xuống tàu giám sát và đưa ra những hướng dẫn cho công tác xếp/dỡ hàng hoá trên các tàu của cty quản lý khi các tàu đó ghé vào các cảng thuận tiện

To attend the various inspections and works of new building, conversion, repairing and maintenance, in order to confirm and verify that the inspection and works are carried out satisfactory according to the specifications

Quan tâm / Chú tâm đến các công việc kiểm tra và các công việc đóng tàu mới, hoán cải, sữa chữa cũng như công tác bảo quản bảo dưỡng tàu nhằm xác minh

và xác nhận xem công tác kiểm tra và các công việc đó đang được tiến hành/thực hiện một cách thích đáng / thoả đáng theo những gì đã đặt ra

The Head of Seamen Section shall take charge of the duties listed below and properly operate the Safety Management System He shall have the responsibility and

authority for such duties

Trưởng bộ phận thuyền viên có những nhiệm vụ dưới đây và phải thực hiện hệ thống QLAT Ông ta có trách nhiệm và quyền hạn để thực hiện những nhiệm vụ đó:

(1) Employment, promotion, dismissal and assignament to ships, of seafarers, and other personnel matters;

Thuê, đề bạt, sa thải và điều động xuống tàu tất cả thuyền viên cũng như các vấn

đề nhân sự khác

(2) Matters related to punishment and awards and salaries for seafarers, etc.;

Những vấn đề liên quan đến thưởng / phạt và lương của thuyền viên, v.v (3) Collection and Assessment of Evaluation data of seafarers;

Thu thập và đánh giá các dữ liệu/tư liệu cung cấp

(4) Matters related to the shipboard organization and division of work;

Các vấn đề liên quan đến cơ cấu tổ chức trên tàu và phân công công việc;

(5) Guidance, instruction and training for seafarers;

Hướng dẫn, giáo dục và huấn luyện thuyền viên;

(6) Collection, and arrangement in order of information on seafarer-related statutory laws and regulations, bylaws and collective labor agreements;

Tập hợp, và sắp đặt những thông tin liên quan đến thuyền viên về các luật lệ và các quy định hiện hành, các bylaws và thu thập các hợp đồng lao động ;

(7) Matters related to the evaluation of manning companies;

Các vấn đề liên quan đến việc đánh giá các cty cung ứng thuyền viên;

(8) Matters related to the control and revision of management documents under charge, specified by the Safety Management Manual, Chapter 4

Những vấn đề liên quan đến việc kiểm soát và sửa đổi các tài liệu quản lý theo chức trách đã được định rõ trong chương 4 sổ tay QLAT

The Head of Seamen Section shall entrust the manning agency with the following duties for the control of foreign crewmembers to be assigned to our ships

Trưởng bộ phận thuyền viên giao trách nhiệm cho cty cung ứng thuyền viên bằng những nhiệm vụ sau để kiểm soát thuyền viên nước ngoài được điều động xuống các tàu của cty chúng ta

(1) Supply and securing of crew members with required competence;

Cung cấp và đảm bảo thuyền viên có trình độ theo quy định (2) Recruiting of excellent crew members; and

Tuyển mộ thuyền viên có trình độ và kỹ năng giỏi; và (3) Drawing up and implement basic plans to provide education and training for the improvement of crew members’ skill and ability

Thiết lập và thực hiện các kế hoạch cơ bản nhằm đưa ra giáo dục và huấn luyện nhằm nâng cao trình độ và kỹ năng của thuyền viên

The Head of General Administration & Account Dept shall take charge of the duties listed below and properly operate the Safety Management System He shall have the responsibility and authority for such duties

Trưởng phòng hành chính và tài vụ chịu trách nhiệm như được liệt kê dưới đây

Và phải thực hiện đầy đủ hệ thống QLAT Ông ta có trách nhiệm và quyền hạn để thực hiện những nhiệm vụ đó:

(1) Matters related to the personnel affairs, labor and instruction / training of shore employees;

Những sự vụ liên quan đến vấn đề nhân sự, nhân công và hướng dẫn/huấn luyện những nhân viên văn phòng được tuyển vào công ty;

(2) Duties concerning public relations in emergencies, including paper work for the handling of marine accidents;

Những nhiệm vụ liên quan những quan hệ công cộng trong những trường hợp khẩn cấp, bao gồm cả các công việc giấy trong công tác sử lý những sự cố hàng hải

(3) Matters related to the control and revision of management documents under charge, specified by the Safety Management Manual, Chapter 4;

Những vấn đề liên quan đến việc kiểm soát và sửa đổi các tài liệu quản lý theo chức trách đã được định rõ trong chương 4 sổ tay QLAT

(4) Matters related to the closing, charging or canceling of charter contracts; and Những vấn đề liên quan đến kết thúc, tiếp tục hay huỷ bỏ những hợp đồng thuê; (5) Maters related to customer management (receipt and handling of complaints)

khiếu nại của khách hàng);

Details of the duties shall be described in the [NP037 Admin & Account Dept Duty Procedure]

Chi tiết những nhiệm vụ được định rõ trong [NP037 Quy trình nhiệm vụ của phòng hành chính và tài vụ]

6 Duties of Responsible Person on board ships

Nhiệm vụ và trách nhiệm của thuyền viên trên tàu

6.1.1 Master’s overriding authority/Quyền vượt quyền của thuyền trưởng The master must properly apply the Safety Management System and conduct management activities on board the ship, in accordance with this Manual He may take any action which is considered best at the point in time for the safety of the ship and her crew members, and the protection of the environment, regardless of whether the action falls out of line with the provisions of this Manual or not He may also request the Company to provide assistance

Thuyền trưởng phải áp dụng một cách thích đáng hệ thống QLAT và chỉ đạo việc quản lý các hoạt động trên tàu, phù hợp với sổ tay này Ông ta có thể đưa ra bất kỳ hành động nào sau khi đã cân nhắc và xem xét kỹ lưỡng vào những thời điểm cấp bách đối với sự an toàn của con tàu, thuyền viên và việc bảo vệ môi trường, bât kể hành động đó có vượt ra khỏi khuôn khổ các quy định trong sổ tay này hay không

Ông ta cũng có thể yêu cầu sự trợ giúp từ phía công ty 6.1.2 Master’s duties / Nhiệm vụ của thuyền trưởng

(1) implement the Company’s safety and environmental protection policy;

Thực hiện chính sách quản lý an toàn và bảo vệ môi trường của cty

(2) motivate his crew members to comply with the Company’s policy;

Thúc đẩy thuyền viên của mình tuân thủ chính sách của cty

Ban hành những mệnh lệnh hoặc chỉ thị theo một cách đơn giản và ngắn gọn (4) regularly review the Safety Management System and give a report to the Company on defects in, and results of the review of, the System; he shall conduct the review and give the report at the end of March every year;

Định kỳ soát xét hệ thống QLAT và viết báo cáo và báo cáo cty về những khiếm khuyết trong hệ thống QLAT làm bằng chứng cho việc soát xét, ông ta phải tiến hành công việc soát xét và báo cáo định kỳ vào cuối tháng 3 hàng năm

(5) verify that the specified requirements are complied with; and

luật hay không; và (6) Disseminate quality objectives and customer requirements among the crew members on board the ship to implement, and comply with, them

Phổ biến mục tiêu chất lượng và những yêu cầu đỏi của khách hàng, người thuê tàu đến tất cả thuyền viên trên tàu để thực hiện và tuân thủ chúng

The master shall be the person with the highest responsibility for the Safety Management System and have authority and responsibility for its operation

Although he may delegate part of his authority for its implementation and operation

to the chief mate, chief engineer, radio officer, or other crew members, in accordance with the [NP033 Seamen’s Functions and Duties], he shall be exclusively take charge of:

Thuyền trưởng là người chịu trách nhiệm cao nhất đối với hệ thống QLAT và có quyền và trách nhiệm đối với sự hoạt động của hệ thống QLAT Mặc dù ông ta có thể giao phó một phần quyền hạn đối với việc thực hiện và sự hoạt động của hệ thống QLAT của ông ta cho đại phó, máy trưởng, sĩ quan VTD, hay bất kỳ thuyền viên khác nhưng phải phù hợp với (NP033 Nhiệm vụ và chức trách thuyền viên), đồng thời ông ta phải gánh vác những trách nhiệm dành riêng cho mình sau đây:

(1) duties related to the navigation of the ship;

Những nhiệm vụ liên quan đến hành hải của con tàu (2) control of documents in accordance with the relevant provisions, as the document holder on board the ship as specified in the System;

Kiểm soát những tài liệu liên quan đến các quy định ( Lưu giữ các tài liệu trên tàu như đã được quy định trong hệ thống QLAT)

(3) in the event of the occurrence of a non-conformity, handling the non-conformity, including taking corrective action immediately, in accordance with the Safety Management Manual;

Khi có sự không phù hợp xuất hiện, Việc sử lý nó,bao gồm cả việc đưa ra những hành động điều chỉnh/sửa đổi phảI tiến hành ngay lập tức phù hợp với sổ tay QLAT

(4) implementation and management of special shipboard operations and emergency operations on the basis of the Safety Management Manual;

Thực hiện và quản lý những hoạt động an toàn đặc biệt và các trường hơp sự cố trên cơ sở sổ tay QLAT

(5) implementation and management of duties related to the protection of the environment; and

Thực hiện và quản lý những nhiệm vụ liên quan đến công tác bảo vệ môi trường;

và (6) Confirmation of the contents of contracts concerning the operation of the ship Nắm vững nội dung của hợp đồng liên quan đến sự hoạt động của tàu

Their duties shall be as prescribed in the [NP033 Seamen's Functions and Duties] and [NP039 Guideline for the Master to Accomplish his Duty] to be separately established

Những nhiệm vụ cụ thể đã được quy định trong ( NP033 chức trách và nhiệm vụ thuyền viên) và ( NP039 nguyên tắc chỉ đạo cho thuyền trưởng để hoàn thành nhiệm vụ của mình) đã được thiết lập riêng biệt

In the absence of Master, his duty and responsibility shall be transfer to the Chief Officer

Trường hợp thuyền trưởng vắng mặt thì quyền hạn và nhiệm vụ của ông ta được trao cho đại phó

The Chief officer supervises the deck department duties and has the responsibility to conduct those duties prescribed in [NP033 Seamen's Functions and Duties]

Đại phó quản lý những nhiệm vụ của bộ phận boong và có trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể đã được quy định trong ( NP033 chức trách và nhiệm vụ thuyền viên)

Chief engineer supervises the engine department duties and has the responsibility to conduct those duties prescribed in the [NP033 Seamen's Functions and Duties]

Máy trưởng quản lý những nhiệm vụ của bộ phận máy và có trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể đã được quy định trong ( NP033 chức trách và nhiệm vụ thuyền viên)

6.4 First Engineer (1/E) / Máy nhất First engineer assists the Chief engineer Details of his duties are prescribed in [NP033 Seamen's Functions and Duties]

Máy nhất là người giúp việc cho máy trưởng Nhiệm vụ cụ thể đã được quy định trong ( NP033 chức trách và nhiệm vụ thuyền viên)

Radio Officer assists the Master to supervise the radio and purser department duties and has the responsibility to conduct the duties prescribed in the [NP033 Seamen's Functions and Duties]

Sĩ quan VTD là người trợ giúp thuyền trưởng quản lý bộ phận liên lạc và bộ phận phục vụ trên tàu, anh ta có trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể đã được quy định trong ( NP033 chức trách và nhiệm vụ thuyền viên)

All crewmembers shall make efforts to ensure the safe operation of the ship and the protection of the environment, in compliance with the Safety Management Manual, under the instruction of the master

Their duties shall be as prescribed in the [NP033 Seamen's Functions and Duties] to be separately established

Tất cả mọi thuyền viên phải nỗ lực đảm bảo sự hoạt động an toàn của con tàu cũng như bảo vệ môi trường biển, phù hợp với sổ tay QLAT, dưới sự chỉ đạo của thuyền trưởng Nhiệm vụ của từng chức danh trên tàu được quy định trong ( NP033 nhiệm vụ và chức trách của thuyền viên ) đã được thiết lập riêng biệt

6.7 Shipboard Safety and Sanitation Committee Ban vệ sinh và an toàn trên tàu

Master shall convene the Shipboard Safety and Sanitation Committee The Committee shall be held in accordance with the [NP038 Shipboard Safety and Sanitation

Committee Procedure] This regulation is applicable to all ships

Thuyền trưởng là người thành lập ban an toàn và vệ sinh trên tàu, việc triệu tập họp phải phù hợp với (NP038 quy trình hoạt động của tiểu ban an toàn và vệ sinh trên tàu) Quy định này áp dụng cho tất cả các tàu

7 Under the provisions of this chapter, the following written procedures, instructions and records shall be established separately:

Theo những quy định của chương này, Những quy trình, hướng dẫn và hồ sơ báo cáo sau đây phải được thiết lập riêng biệt

[Written Procedures, Instructions]

Quy định về ban quản lý tàu

Chức trách và nhiệm vụ thuyền viên

Chức năng nhiệm vụ chính của bộ phận hàng hải và an toàn

Chức năng nhiệm vụ chính của bộ phận thuyền viên

Chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính và tài vụ

[Management Records] [ Hå s¬ qu¶n lý]

(1) RR031 Hå s¬ nhËt ký cña ban qu¶n lý tµu (2) RR033 Hå s¬ nhËt ký cña ban an toµn vµ vÖ sinh trªn tµu (3) RR034 B¸o c¸o viÖc so¸t xÐt hÖ thèng QLAT

* The Head of Marine & Safety

Section of SMD is nominated as

Designated Person

• Người đứng đầu bộ phận hàng hải

An toàn của Phòng quản lý tàu

Cán bộ chuyên trách

Countermeasure Office

for Marine Disaster

Ban ứng cứu sự cố tai nạn hàng

hải của công ty

The Head of Marine

& Safety Section

Trưởng bộ phận hàng hải

The Head of Technical Section

Cán bộ quản lý kỹ thuật

Safety Superintendent

Chief Officer/ Đại phó

Chief Engineer/Máy trưởng

1st Engineer/Máy 1

Radio Officer/Điện báo viên

1 Purpose / Mục đích

This chapter is designed to specify procedures to ensure: the preparation, issuance and distribution of documents necessary for the smooth operation of the Safety management system; and the control of documents related to the System, including publications and records

Chương này được thiết lập để đưa ra những quy trình nhằm bảo đảm : viẹc chuẩn bị, phát hành và phân phát những tài liệu cần thiết cho sự hoạt động trôi chảy của hệ thống quản lý An toàn; và kiểm soát những tài liệu liên quan đến Hệ thống, bao gồm những tài liệu xuất bản và những hồ sơ nhật ký

This chapter shall apply to the performance, in the Company or on board ships, of such duties as the establishment, revision, discontinuation, distribution and retention of

Chương này áp dụng trong công ty và trên tất cả các tàu trong việc thực hiện những công việc như thiết lập, sửa đổi, chấm dứt và lưu trữ những tài liệu có liên quan đến hệ thống

3 Identification of management documents, records and reference publications

Nhận dạng những tài liệu quản lý, những hồ sơ nhật ký và những ấn phẩm tham khảo The documents, publications, etc related to the operation of the Safety Management System, shall be separated from other documents and called management documents

Những tài liệu và ấn phẩm, v.v liên quan đến sự hoạt động của hệ thống QLAT phải được tách biệt với các tài liệu khác và chúng được gọi là tài liệu quản lý

The “management documents” specified in this chapter means such documents as the Safety Management Manual, bylaws, written procedures and notices, which are found in the “List of Management Documents” of the end of this chapter

“Tài liệu quản lý” trong chương này là những tài liệu như sổ tay QLAT, luật pháp quy

định, các quy trình soạn thảo và các thông báo, mà nó được tìm thấy trong “Danh sách tài liệu quản lý” ở cuối chương này

Such documents as the deck log, current condition report, minutes of meetings and

inspection records, are records to prove whether the Safety Management System is

effectively functioning or not; and have no need for correction They shall be controlled by [NP041 List of Management Records]

Những tài liệu như nhật ký boong, báo cáo tình trạng tàu, chi tiết những cuộc họp, nhật ký các lần kiểm tra là những hồ sơ, tài liệu để chứng minh xem hệ thống QLAT hoạt động có hiệu quả hay không; và xem có cần phải hiệu chỉnh hay không Chúng được kiểm soát theo [NP041 Danh sách hồ sơ, nhật ký quản lý]