Stephen Barker & Rob Cole QUẢN LÝ DỰ ÁN Bản quyền tiếng Việt © 2009 Công ty Sách Alpha Minh Thư dịch NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG - XÃ HỘI Dự án 1.000.000 ebook cho thiết bị di động Phát hành ebook: http://www.taisachhay.com Tạo ebook: Tô Hải Triều Ebook thực dành cho bạn chưa có điều kiện mua sách Nếu bạn có khả mua sách gốc để ủng hộ tác giả, người dịch Nhà Xuất Bản Quản lý dự án – thật đơn giản! Trong môi trường kinh doanh đại hoạt động xã hội nói chung, người thường xuyên phải làm việc với dự án Xây nhà, tổ chức chương trình, nghiên cứu sản phẩm coi dự án Nhưng để dự án thành công toán đau đầu Kể bạn có tay nguồn vốn nhân lực dồi dào, khuyến khích nhiều niềm tin kỳ vọng không bạn thành công Tỷ lệ dự án thành công nói chung không vượt 30% kết đống đổ nát, đầy sai lầm hối tiếc Sự thành bại dự án phụ thuộc nhiều vào vai trò người quản lý dự án, mà kỹ quản lý dự án ngày trở nên quan trọng Cuốn sách Quản lý dự án Stephen Barker Rob Cole hướng dẫn tuyệt vời cho nhà quản lý công việc thú vị đầy thử thách cam go Trong sách này, bạn tìm thấy: • Nghệ thuật lên kế hoạch dự án • Cách quản lý nguồn lực, đặc biệt nguồn lực dự phòng • Những phương thức hữu hiệu để đối phó với rủi ro vấn đề phát sinh • Cách thức điều hành hỗ trợ thành viên dự án phát huy tối đa lực • Những sai lầm khiến dự án sa lầy mà người quản lý dự án không phép mắc phải Không tìm thấy chiến lược, kế hoạch tổng quát, độc giả tìm thấy sách bí quý giá, có khả định thành công Đó chọn dự án thuộc chuyên môn, lĩnh vực bạn hiểu biết tường tận, kiểm tra để không bị số đánh lừa, Và hết, muốn quản lý tốt dự án, bạn người hỗ trợ tích cực thành viên để thổi bùng lên lửa nhiệt tình họ Với mục đích cung cấp kỹ thiết yếu quản lý dự án, Alpha Books chọn dịch xuất sách Xin trân trọng giới thiệu độc giả! Hà Nội, tháng 4/2009 Công ty Sách Alpha Cách thức để quản lý dự án xuất sắc “Giá trị sách đo mà bạn học từ nó.” James Bryce (1838-1922) Mở đầu Bạn có khao khát trở thành nhà quản lý dự án xuất sắc không? Bạn tham gia quản lý dự án mong muốn phát triển nhanh kỹ mình? Hay bạn chuyên gia giàu kinh nghiệm tìmmột lớp học nâng cao? Nếu bạn cố gắng thực mục tiêu sách bạn cần tìm Trong sách này, đúc kết điều cần làm để trở thành người quản lý dự án xuất sắc dựa thuận lợi, khó khăn mà nhà quản lý gặp phải Nhưng hết, trăn trở trải nghiệm thực tế bắt tay vào làm công việc Với 30 năm kinh nghiệm quản lý dự án, rút nhiều học từ thành công thất bại Kinh nghiệm Thực tế cho thấy, dựa kinh nghiệm, bạn trở thành người quản lý dự án xuất sắc Bạn cần phải tự nghiên cứu nhận lời khuyên hữu ích Trước quản lý, bạn nên ý thức dự án lúc diễn kế hoạch Trên thực tế, bạn lâm vào cảnh vượt ngân sách, chậm tiến độ bàn giao sản phẩm chưa hoàn tất Rõ ràng, thất bại diễn thường xuyên số điều tra công bố tỉ lệ dự án thất bại chiếm 70% Tại tình trạng lại xảy ra? Phần lớn nguyên nhân dự án không chuẩn bị kĩ quản lý yếu Trách nhiệm thuộc người quản lý dự án Nhận định khắt khe dự án thất bại yếu tố khách quan, dù người quản lý phải chịu trách nhiệm dự án họ Thất bại thường không thiếu kinh nghiệm, nhà quản lý dày dạn có lúc đưa dự án vào ngõ cụt Trên thực tế, có nhà quản lý thành công, phong cho họ nhà quản lý dự án xuất sắc Chúng chia sẻ với bạn kỹ họ sử dụng Những lời khuyên đưa kết hợp lối tư truyền thống kinh nghiệm thực tế để làm việc hiệu đồng thời nhận biết cạm bẫy Cuốn sách có gì? Quản lý dự án giống kinh doanh độc lập, nhiên bạn không đơn độc Rất nhiều vấn đề bạn gặp phải xảy người trước Brilliant Project Management (Quản lý dự án) cung cấp cho bạn kinh nghiệm để xử lý vấn đề Bí Khi chuẩn bị cho thảo luận dự án mới, bạn dành trước để đọc lướt qua Brilliant Project Management (Quản lý dự án) Lời khuyên quản lý dự án gói gọn dạng sách hướng dẫn Bạn đọc lướt qua đọc kỹ chủ đề bạn quan tâm Bạn nên có chọn lựa chủ đề mà quan tâm Tuy nhiên, tập trung vào vấn đề thực tế áp dụng Chúng cho bạn bí kinh doanh cách tránh cạm bẫy Điều quan trọng lời khuyên nhà quản lý dự án thử nghiệm thành công thực tế Chúng ta cần phải nói chủ đề quản lý dự án kiểu truyền thống người có khả làm tốt công việc lại thường không cất nhắc Các nhà quản lý dự án đối mặt với kế hoạch phức tạp, rủi ro mà phải cạnh tranh với đối thủ Những chủ đề sách Các kỹ quản lý dự án cốt lõi Lên kế hoạch dự án, đối phó với rủi ro vấn đề phát sinh, cam kết chất lượng, lên kế hoạch quản lý nguồn lực Các kỹ người Lãnh đạo, tổ chức buổi họp hiệu quả, tạo điều kiện kĩ thuật Các học Lợi ích từ kinh nghiệm Chúng ta biết không thay kinh nghiệm thực tiễn nên đọc sách này, bạn khó trở thành nhà quản lý dự án xuất sắc Chúng hy vọng bạn phát triển kỹ mình, bạn tìm đến giúp đỡ sách lời nhắc nhở thói quen tốt mà người quản lý dự án cần có Năm lý để trở thành người quản lý dự án Công việc thú vị đầy thách thức Bạn bận rộn giải vấn đề không lúc buồn tẻ Cảm thấy hài lòng công việc Đặc biệt bạn thấy công việc hoàn thành Sự đa dạng gia vị sống Không có dự án hoàn toàn giống nhau, bạn có mẻ để học hỏi Đó công việc người Bạn làm việc với nhiều kiểu người thú vị khác Không thiếu việc Thế giới không thiếu dự án cần quản lý Trước bắt đầu Khởi hành Một chuyên viên có tài đồng ý làm người quản lý dự án Nhiều năm quan sát người khác làm việc – thành công lẫn thất bại – cho cô ý tưởng để trở thành nhà quản lý dự án xuất sắc Cô nhiệt tình đảm nhận vai trò với tư vấn đồng nghiệp dày dạn kinh nghiệm Dự án cô đảm nhận gặp phải nhiều vấn đề, chi tiêu đà chậm tiến độ trầm trọng, nhiên giúp cô thử thách thân Trong vòng 18 tháng, cô giải vấn đề dự án tư vấn cho người quản lý trẻ tuổi Quản lý dự án cách học hỏi nhanh chóng Đôi lúc có khó khăn không thay phương pháp đào tạo qua thực tế công việc hoàn cảnh đầy thách thức Hành trình để trở thành nhà quản lý dự án xuất sắc thú vị Bạn thấy phải làm nhiều việc đường Tuy nhiên, bạn chu du Hy vọng bạn coi hướng dẫn viên du lịch hữu ích chặng đường bạn Nghệ thuật lên kế hoạch dự án Lập đồ trước khởi hành “Một kế hoạch tốt hôm kế hoạch hoàn hảo ngày mai.” George S Patton (1885-1945) Mở đầu Rất nhiều dự án thất bại Sai lầm phổ biến nhà quản lý yếu việc xác định yêu cầu kinh doanh không thực tế đưa hạn chót Một dự án thất bại từ đầu người quản lý người cuộc, bàng quan đứng nhìn rủi ro xảy Có nhiều nguyên nhân khiến dự án thất bại, nguyên nhân quan trọng lại thường nằm khâu trình lập kế hoạch thiếu hẳn khâu Một người quản lý dự án xuất sắc phải biết kế hoạch khả thi vững tảng để quản lý hiệu Mặc dù việc lên kế hoạch vừa nghệ thuật vừa khoa học xác kinh nghiệm khả tư đóng vai trò quan trọng Chúng cung cấp vài hướng dẫn hữu ích mà sử dụng làm theo Ngay bắt tay vào tiến hành dự án, bạn phải sử dụng kỹ lập kế hoạch Rất bạn vạch kế hoạch phi thực tế không Vì vậy, bạn đừng ngạc nhiên hạn chót giả định sở gói dự án ban đầu lại đầy ý tưởng lạc quan vô Mặc dù vậy, bạn hy vọng làm cho tình hình trở nên sáng sủa hơn, thật trớ trêu khởi điểm tồi tệ dự án có hội thành công Những nhà quản lý xuất sắc có khả cứu nguy cho dự án bị eo hẹp nguồn tài Con đường để hồi phục bắt đầu việc lập kế hoạch khả thi Có phải dự án có khứ sóng gió? Bạn gặp rắc rối • Dự án đổi tên lần để xóa khứ khôi phục lại danh tiếng • Bạn người hàng loạt người quản lý trước dự án • Những người quản lý khác vô sung sướng thấy dự án rơi vào tay bạn • Dự án bạn thực thời gian dài mà chưa có kết Trước nghĩ làm để có kế hoạch tốt tạo kế hoạch sao, thời điểm dự án trao cho người quản lý Thực dự án Đối với nhà quản lý xuất sắc, định nghĩa điểm bắt đầu dự án đơn giản bắt đầu nhận trách nhiệm Khi bạn nhận dự án hoàn thiện thực theo kiểu đó, trường hợp xấu dự án bạn có khứ sóng gió Thậm chí bạn tham gia từ sớm, vài công việc thực hay hoàn tất Có thể tuyển thêm vài thành viên vào nhóm trước bạn gia nhập họ gấp rút làm việc họ cho ưu tiên hàng đầu Khi bắt đầu công việc mới, bạn phải thật bình tĩnh cảnh giác Với người quản lý lúc nhận trách nhiệm dự án thời điểm xác định họ Thời kỳ đầu dự án, hứng khởi không bị trích, lúc thích hợp để bạn đặt câu hỏi mang tính xây dựng việc xảy trước gợi ý biện pháp để sửa chữa Sử dụng thời kì chuyển giao ban đầu để đạt lợi ích lớn tiến hành kiểm tra nhanh tình hình dự án Khi bạn biết thiếu sót, bạn cần đến kỹ để đưa dự án trở lại quỹ đạo ban đầu nhanh tốt Kiểm tra nhanh tình hình dự án: năm câu hỏi hay bắt đầu Mục tiêu dự án có rõ ràng dễ đánh giá không? Có tài liệu ghi dự án cần phải cung cấp có khách hàng kí nhận nhận hàng chưa? Những cam kết thời sản phẩm bàn giao tiến độ nguồn lực trông thấy có thực tế không? Nếu công việc thực trôi chảy có biên kiểm tra định quan trọng đưa giả định sở không? Liệu nhóm bạn làm việc có hiệu không người có biết họ phải hoàn thành việc không? Mặc dù tạo nguyên tắc cho hoàn cảnh bàn giao trách nhiệm có phương pháp đáng tin cậy Đó dấn thân vào dự án mắt bạn phải mở hé, đừng nhắm chặt hai mắt Sự khởi đầu để đảm bảo bạn có kế hoạch thích hợp vững – không có, bạn phải xây dựng kế hoạch sớm tốt Thực tế Nếu bạn đảm nhiệm dự án gần kết thúc, vài phần nhỏ chờ hoàn thiện, viễn cảnh ngày tận Người ta thường thiếu thực tế đánh giá thứ cần làm để hoàn thành dự án Cơ sở kế hoạch tốt? Kế hoạch tài liệu súc tích thứ bạn phải làm cách bạn định đáp ứng Nó ghi chép lại tất điểm quan trọng liên quan đến dự án, từ mục tiêu, sản phẩm bàn giao thời hạn yêu cầu nguồn lực Một kế hoạch tốt phải móng tốt cho dự án phải tạo niềm tin cho tất bên liên quan Hành động lập kế hoạch bước kiểm tra hữu hiệu tình hình dự án Lập kế hoạch cách chẩn đoán vấn đề nhanh bắt đầu giải chúng Với dự án xác định rõ ràng tổ chức hợp lý, trình trở nên đơn giản Còn dự án mà móng chưa thật vững (thực tế có nhiều dự án vậy) trở thành nhiệm vụ đầy thách thức Một kế hoạch không hoàn hảo tốt kế hoạch Công bố văn với điều hay điều dở hữu ích, văn rõ ràng có nhiều lỗi Từ đó, người đọc giúp bạn trau chuốt lại sau Phương pháp thường hiệu bỏ phí thời gian vào việc tạo gần hoàn thiện từ đầu Kế hoạch lớn nhiều so với thời gian biểu Nhiều nhà quản lý dự án nhầm lẫn khác biệt kế hoạch với thời gian biểu dự án Nếu bạn yêu cầu người số cho bạn kế hoạch dự án họ, phần lớn đưa thời gian biểu (phổ biến biểu đồ dạng cột) Có khác biệt lớn hai loại văn thiết yếu mục đích sử dụng chúng Thời gian biểu thường trình bày nhiệm vụ thời gian dự án, liệt kê mốc quan trọng trình thực Thời gian biểu giúp người quản lý kiểm tra giám sát tiến độ công việc Một kế hoạch xuất sắc dự án bao gồm thời gian biểu Bảng trình bày nội dung bạn thấy kế hoạch Tận dụng học kinh nghiệm Những sai sót hữu ích! “Bạn cần biết cách học hỏi từ sai lầm người khác bạn không sống lâu đến mức tự mắc phải tất lỗi lầm ấy.” Sam Levenso (1911 – 1980) Mở đầu Cách tốt để tránh phạm sai lầm không làm Hoặc bạn dừng mức độ kiểm nghiệm, thử nghiệm tránh rủi ro theo cách Tuy nhiên, hai lựa chọn không dành cho nhà quản lý dự án; chứng kiến vài người thử thực điều Nếu bạn muốn dự án hoạt động hiệu sáng tạo, bạn tránh khỏi số sai lầm Một bạn học cách chấp nhận nó, bạn thấy điều hành dự án không việc tránh sai lầm giá, việc học hỏi từ sai lầm tránh lặp lại thêm lần Một nhà quản lý dự án xuất sắc xa việc rút học từ sai lầm người khác Chúng ta cần nhớ việc thực suôn sẻ ẩn chứa học riêng Đó giúp tìm cách làm việc hiệu quả, thúc đẩy lặp lại Minh chứng cho điều nhà quản lý dự án tài trang bị nhiều loại ý tưởng, kỹ có từ dự án trước Mặc dù lúc thừa nhận điều tương đương với phần quy trình học từ kinh nghiệm Cách làm cho việc rối tung lên • Chú tâm vào sai lầm Kể tên trích người gây lỗi lầm • Vơ đũa nắm Trách tất người có phạm sai lầm ngớ ngẩn dù trước họ làm việc tốt • Xác minh xác tới chi tiết biến cố xảy Không rút kết luận bao quát • Càng nhiều tốt Không thay cho số lượng Mọi việc dù nhỏ phải đề cập • Sử dụng học kinh nghiệm để giải mâu thuẫn, thù hằn cá nhân • Gửi báo cáo học kinh nghiệm đến khắp nơi, đến ông chủ người bạn ghét Việc tập hợp học khiến bạn lãng phí thời gian công sức đừng quên giá phải trả cho lần phạm sai lầm Vì vậy, cho dù học bước quan trọng giá trị nằm chỗ bạn phải tận dụng vừa học Bạn thấy việc “đầu tư” bạn mang lại lợi nhuận bạn tránh sai lầm làm theo phương thức hành động hiệu Trong chương xem xét xem vào thời điểm hình thức bạn tìm kiếm học kinh nghiệm cho dự án Chúng ta xem xét bước quan trọng để ứng dụng học vào thực tế Đặt mục tiêu thực tiễn Theo kinh nghiệm chúng tôi, tổ chức, công ty không giỏi rút học kinh nghiệm Chúng chứng kiến sai lầm lặp lặp lại hết dự án qua dự án khác Chúng quan sát nhiều hội nhân rộng mô hình hoạt động tốt bị bỏ lỡ Dường công ty không thật mong muốn chủ động việc này, chí họ miễn cưỡng rút học từ kinh nghiệm trải qua Rất nhiều công ty không dành ưu tiên cho việc cải thiện kết số việc đáng làm tốt nhiều, ưu tiên nhân rộng phương thức hoạt động thành công Thực tế khoảng thời gian dành cho việc bị xem không mang lại hiệu quả, thừa thãi Người ta muốn nhấn mạnh việc thực cho nhanh công việc có Một vài tổ chức thật khuyến khích tìm kiếm học kinh nghiệm họ lại thực bước quan trọng mở rộng thông điệp học, áp dụng kinh nghiệm thu Đôi điều người tin hoàn cảnh họ riêng học kinh nghiệm mang vào áp dụng Trong trường hợp khác, đơn giản họ trân trọng vốn kinh nghiệm vô quý giá trước mắt Dù hoàn cảnh nào, người quản lý dự án xuất sắc phải biết học kinh nghiệm cần thiết đáng lưu tâm Có nhiều điều học từ dự án bạn người khác Những kinh nghiệm áp dụng có hiệu tức thì, bạn dùng chúng cho dự án Những nhà quản lý dự án tài phải người có nhìn thực tế Họ biết họ thay đổi giới họ sử dụng nguồn kinh nghiệm dồi sẵn có để hoàn thiện phát triển cách điều hành dự án Không phải tất học kinh nghiệm tốt kinh nghiệm lại phản bác kinh nghiệm tình khác Đôi bạn cảm thấy điều quan trọng nỗ lực hơn, bạn gặp may mắn Tuy thế, đừng nín thở chờ đợi kinh nghiệm đến nhìn nhận phần quà may mắn Những sai lầm người quản lý dự án không nên mắc phải Một tổ chức xây dựng chương trình đầy tham vọng phần đầu kế hoạch thực Những người quản lý dự án bắt tay vào việc trước nhận thấy đồng nghiệp theo sau họ vấp phải nhiều vấn đề mà thân họ phải xử lý Vì họ định chia sẻ kinh nghiệm mời đồng nghiệp tham gia buổi thuyết trình học kinh nghiệm họ trải qua Tuy nhiên, không tham dự Họ bận rộn với công việc dự án Kết giai đoạn hai chương trình mắc nhiều sai lầm, thiếu sót mà người trước vấp phải Có thể bạn cảm thấy vô khó chịu người khác từ chối kinh nghiệm bạn muốn sẻ chia Tuy nhiên bạn làm hết khả đành phải chấp nhận thực tế Tạo môi trường học tập Xuất phát điểm cho việc học hỏi từ học tạo môi trường dự án mà việc mắc lỗi điều chấp nhận; người sẵn sàng chung sức giúp đỡ, đưa công việc trở lại tiến độ cũ mà không than phiền Nguyên tắc tương tự áp dụng với việc tiến triển tốt Bạn muốn người sẻ chia tất lời khuyên, mẹo, không chút ganh tị, giấu giếm Một môi trường văn hóa cởi mở chân thành dựa tin tưởng tôn trọng lẫn vốn nhân tố vô cần thiết để mang lại hiệu làm việc nhóm cao Trong thực dự án, cần đảm bảo điều Nếu người cảm thấy không thoải mái lên tiếng, bạn phải lâu biết có chuyện không hay xảy Đến lúc việc đưa dự án trở lại quỹ đạo tốn nhiều lần chí có khả khiến cho dự án đổ vỡ Tồi tệ hơn, người che giấu sai lầm phạm phải, nhiều thời gian cho việc tìm sửa thiếu sót Một điều quan trọng không người nhóm dự án phải tham gia đóng góp cho học, người có vai trò trọng yếu Ví dụ, người làm công việc không quan trọng cho dự án, gọi vai phụ lại cung cấp nhìn sâu sắc việc mà người trực tiếp tham gia không nhận Trong trường hợp bạn thấy người nhìn nhận việc từ góc nhìn khác kinh nghiệm mà người rút không giống Vì thế, để có nhìn toàn cảnh, trọn vẹn bạn cần thông tin phản hồi từ tất thành viên tham gia Thậm chí việc mời thêm nhà cung cấp khách hàng ý tưởng không tồi chút Làm để đẩy mạnh việc học hỏi từ sai lầm • Hãy gương Hãy cởi mờ sai lầm bạn gặp phải nhấn mạnh học bạn có từ • Khuyến khích chân thực cởi mở Đưa phản hồi tích cực thành viên nhóm bạn nói sai lầm họ Việc cần làm tập trung xem xét hướng giải ổn thỏa Tìm học sau đừng phê phán người gây sai sót • Đừng bỏ lỡ hội thể quan điểm bạn Hãy nói với người việc phạm sai lầm dấu chấm hết Điều quan trọng phải học hỏi điều từ • Nhấn mạnh điểm tích cực học Hãy tìm việc làm thực tiễn giúp ngăn không cho sai lầm xảy tương lai Đừng quên tìm kiếm học thành công cần nhân lên • Đảm bảo mối quan hệ thân thiết, gần gũi với thành viên dự án Đôi nhìn sâu sắc lại đến từ trò chuyện hành lang • Đừng sử dụng học kinh nghiệm nhằm trích cá nhân Không nên dùng học kinh nghiệm để giải mâu thuẫn cá nhân Thời điểm tốt để học nào? Thông thường, việc nỗ lực tìm kiếm học kinh nghiệm nhóm dự án hành động cuối trước dự án thức ngừng hoạt động Có vẻ không công nói việc thủ tục phần giải thích nguyên nhân có nhiều báo cáo hữu ích lại bị lãng quên Một nhà quản lý dự án giỏi không đợi đến kết thúc dự án hành động Bạn nên sẵn sàng tìm kiếm hội để đưa học kinh nghiệm vào giai đoạn dự án Bằng cách bạn đưa điều chỉnh tức cách điều hành dự án Nó giúp bạn tìm cách thức để thứ ăn khớp với theo cách không bị ép buộc theo hướng mà khủng hoảng chất chồng đẩy đến Chúng biết thực tế bạn có nhiều trải nghiệm khó tiếp thu học kinh nghiệm Hãy sẵn sàng xem xét việc tiến triển theo chiều hướng quen thuộc, thường xấu Có thể vài nhà cung cấp liên tục trễ hẹn vài ngày, người mời lại hủy hẹn vào phút cuối Bản thân việc không đáng lo ngại xét tổng thể nguyên nhân sâu xa cần phải xử lý tức để đảm bảo lợi ích bạn Thời điểm tốt để thu nhặt học việc trở nên tồi tệ vô thuận lợi Bạn thu lợi ích tức học áp dụng lại, không bạn lưu giữ để sử dụng tương lai Bí Đừng chờ đến cuối dự án tổng kết học kinh nghiệm thu được, làm việc hàng ngày Mặc dù nhấn mạnh tầm quan trọng học kinh nghiệm bước thực dự án, nên đưa tổng kết thức, đầy đủ Gợi ý Khi bắt đầu dự án Ôn lại học kinh nghiệm từ dự án trước thu thập học từ thành viên dự án Hãy tính xem kinh nghiệm tương ứng sử dụng dự án Khi bắt đầu bước dự án Xem lại học rút từ giai đoạn trước dự án Kiểm tra xem có cần chỉnh sửa kế hoạch dự án để tận dụng kinh nghiệm không Ngay trước dự án hoàn thành Xem xét thân bạn học thu thập kinh nghiệm từ thành viên nhóm Có thể muộn để phục vụ cho dự án hữu ích cho dự án tương lai Những buổi họp tổng kết không cung cấp cho bạn đánh giá, học giá trị mà nêu bật tinh thần chung dự án Nhóm bạn thấy bạn thật nghiêm túc đánh giá cao học kinh nghiệm Cuối cùng, đừng nghĩ đến học kinh nghiệm bạn có thời gian rảnh rỗi Khi có vấn đề xấu xảy bạn phải chịu áp lực lớn tự nhiên bạn xếp việc tổng kết kinh nghiệm xuống cuối danh sách việc cần làm Tuy nhiên, thời điểm quan trọng bạn cần dừng lại suy nghĩ xem có việc bạn làm chưa cần phải thay đổi hay không Thực tế Việc tổng kết học kinh nghiệm cuối dự án thường không mang lại lợi ích tức cung cấp học vô giá trị cho dự án sau Quy trình nên xem đầu tư lâu dài Nghệ thuật thu thập học Ngay bạn thành công việc tạo không khí cởi mở thành viên dự án ý thức rõ học kinh nghiệm bạn chưa hẳn lắng nghe học Đội ngũ bạn tập trung vào việc thực mục tiêu trước mắt Việc bạn cần làm phát huy kinh nghiệm kiến thức tập thể người; đảm bảo học kinh nghiệm lưu giữ Một mục tiêu quan trọng học học thật Đừng nhìn nhận việc bề Những tình dự án không giản đơn dễ dàng vẻ toàn thành viên dự án thống quan điểm Hầu hết người đóng góp thông tin biết phần việc Rõ ràng bạn thu nhiều ý kiến khác nhau, từ ý biểu bề tới nguyên sâu xa ẩn Khó nhiều người có nhìn thiển cận học kinh nghiệm cần rút ra, họ xác định rõ ràng người mắc lỗi Nghệ thuật để thu học cân nhắc kỹ lưỡng việc xảy ra, sau tìm sở để cải thiện tình hình Những nguyên tắc để thu học kinh nghiệm Có nhiều cách để thu học, từ việc tổ chức hội thảo đến trò chuyện hành lang Luôn có nguyên lý chung xuyên suốt tất kiện là: Mọi người tìm học sử dụng lại cách rút kinh nghiệm quý, tốt xấu Vì vậy, quy trình chung cần áp dụng Cách thu thập học Chọn người tham gia Xác định xem người đưa học quý Đảm bảo bạn có quan điểm cân nhắc họ cởi mở việc đưa ý kiến Xác định người nghe Luôn biết rõ người nên nghe học kinh nghiệm Nếu người bao gồm người dự án, xem xét xem điều ảnh hưởng đến loại học bạn muốn thu cách chúng miêu tả Nhận biết thành công thất bại Đặt mục tiêu tổng kết công việc thực tốt việc làm tốt Phát triển học thu Tìm hiểu nguyên nhân sâu xa việc diễn theo cách thức Nhất quán việc bạn làm lại, việc bạn làm khác sau cân nhắc kỹ lưỡng Ghi lại tổng kết lại học kinh nghiệm Tổng kết ghi bạn vừa học Đảm bảo người tham gia đóng góp ý kiến đồng ý với cách ghi chép, miêu tả bạn Vạch rõ học trình cảm tính Sẽ khó tạo tiến triển người tham gia để cảm xúc cá nhân họ lấn át không thật sẵn sàng xa ấn tượng ban đầu Đặc biệt, bạn cần vượt qua xu hướng trả lời đơn giản, tế nhị thuận theo ý kiến định trước Một ví dụ bật tất vấn đề dự án đổ cho nhà quản lý dự án thiếu lực Một ý nghĩ thật đáng sợ! Vì thế, dù bạn điều hành hội thảo trang trọng gặp mặt thân mật với vài đồng nghiệp, bạn nên áp dụng quy trình học kinh nghiệm khách quan Điều cần thiết Bạn thấy kỹ hỗ trợ nhắc đến chương hữu dụng tình Việc động não sử dụng để viết danh sách việc thực ổn thỏa việc không Việc quan trọng sau phân biệt triệu chứng bề mặt vấn đề gốc rễ dựa phương pháp phân tích nguyên Cuối cùng, kỹ đưa định dựa tiêu chí công cụ hữu ích để chọn lọc học tập trung vào vấn đề trọng yếu Cách làm việc giúp người làm việc thật khách quan để đạt tới kết mà thành viên cho điều nên ghi nhớ học tập Những phương pháp không thức để thu học Cuộc họp tổng kết học kinh nghiệm không cần thiết phải họp lớn, đòi hỏi nhiều thời gian công sức tổ chức Những phương pháp không quy củ mang lại thành lớn, chí thành công việc tìm nguồn gốc vấn đề Mặc dù nhóm người, họp trang trọng thường tỏ hiệu quả, nhiên vài cá nhân lại dễ dàng cởi mở tình thân mật Những phương pháp thu thập học kinh nghiệm • Khảo sát ba điều tốt nhất: Khi bạn giới thiệu lần đầu với người tham gia vào dự án, hỏi họ ba lời khuyên quý giá Đây bước hữu ích để có ý tưởng ban đầu khởi động dự án hay bắt đầu giai đoạn dự án • Khảo sát nhanh ban đầu thư điện tử Chọn vài người vào vị trí để đưa học, người giúp bạn thực nhiệm vụ Hỏi họ xem đâu điều quan trọng mà dự án cần triển khai thêm việc cần thực khác Kỹ thuật hữu hiệu vào thời điểm dự án • Trò chuyện bên lề Chọn hai người có ý kiến bạn đánh giá cao, sau có trò chuyện thân mật với họ, không gian thoải mái Những chuyện trò trực tiếp lý tưởng cho chủ đề nhạy cảm hay chủ đề cần có đóng góp thẳng thắn • Bài học từ nhà cung cấp Hỏi nhà cung cấp bạn xem điều thường xảy không mong đợi dự án khác họ tham gia Hãy hỏi xem bạn nên làm điều khác biệt để tránh thiếu sót Hãy xem xét thực điều bạn dự trù hay phân công công việc cho người thành viên nhóm dự án bạn Lựa chọn sử dụng hướng tiếp cận lâu dài, tổ chức hội thảo chuyên đề để thu học kinh nghiệm dự án kết thúc thời điểm tổng kết thức Đồng thời gợi ý sử dụng phương pháp không thức trình thực Chúng thường gọi phương pháp học kinh nghiệm thứ yếu Đó phương pháp đơn giản, không tốn mà nhà quản lý dự án xuất sắc phải có khả thực Cũng phương pháp không phức tạp, chúng thực yêu cầu hàng ngày, mà việc thu nhặt học kinh nghiệm quy phạm hay bị phản đối Chúng khuyên bạn nên xem xét việc ghi lại học kinh nghiệm vào nhật ký, với cách thức thời điểm xảy ra; giống việc ghi nhật ký nguy hay vấn đề Bạn nên ghi lại đủ thông tin để tương lai xem nhớ lại việc xảy ra, việc bạn nên làm khác nhân rộng lên Khi nhật ký dày lên, cung cấp cho bạn nhiều gợi ý hữu ích cho cá nhân bạn nhiều ý tưởng để mang tới họp trang trọng học kinh nghiệm với đồng nghiệp nhóm dự án Các họp tổng kết học kinh nghiệm thức Mặc dù lựa chọn không thức có nhiều điểm thuận lợi ủng hộ buổi tổng kết học kinh nghiệm truyền thống cuối dự án Nếu bạn tập hợp đại diện tiêu biểu số thành viên dự án, tạo cho họ trạng thái tâm lý thích hợp, họ khuấy động lẫn mang lại xác bạn mong muốn Khi đó, không cách khác tốt để tìm điểm then chốt việc thực tốt điều cần cải thiện Giống họp hay hội thảo quan trọng nào, người tham dự khác biệt, ý kiến quan điểm họ không giống nhau, việc chuẩn bị thứ kỹ trước quan trọng Cách làm việc tùy tiện không cung cấp nhìn sâu sắc dự án không mang lại ích lợi cho bạn dự án Cùng với kỹ hỗ trợ tin cậy bạn có, bạn cần thêm vài mẹo để đảm bảo thảo luận mang lại hiệu Có hai cách ưa thích sử dụng thường xuyên Chúng có thêm lợi hỗ trợ tốt, cho phép bạn thay đổi hướng tiếp cận ý tưởng trở nên nghèo nàn mong đợi • Các chủ thể dự án: người, quy trình công cụ chất lượng, nguồn tài nguyên, thời hạn • Các giai đoạn dự án: thời điểm bắt đầu, yêu cầu thiết kế, thi công kết thúc dự án Bạn thấy gợi ý hữu ích việc xếp học bạn thu thập Miêu tả học Cho dù bạn hoàn thành tốt công việc thu nhận học, thành công hay thất bại bạn việc phổ biến phụ thuộc vào khả thể tốt đến đâu Bạn phải đảm bảo lời khuyên bạn đưa cho người nghe lời khuyên tốt, dễ hiểu dễ áp dụng Chúng có ba quy tắc vàng cho việc viết học kinh nghiệm sau: Bài học phải bao gồm lời khuyên cụ thể, hữu ích thiết thực Các học phải rút kết luận việc nên làm Các học phải dễ tham khảo cá nhân Bạn phải đảm bảo học ngắn gọn tập trung mà phải đảm bảo người tham gia không bị choáng ngợp với hàng loạt luồng ý kiến khác Nếu không, họ nhớ điều bạn nói Hãy thử tưởng tượng khác việc nhớ học so với 100 Để có kết tốt số học không nên vượt 10, chắn số lượng học phải 20 Hãy cân nhắc tập trung vào chi tiết quan trọng Thông thường có hòa trộn tự nhiên loại học khác Một vài học đơn giản, ngắn gọn áp dụng tức Những khác đòi hỏi nỗ lực cao hơn, mang lại phần thưởng lớn Một vài phương pháp ngắn hạn, số khác phải thực thường xuyên, liên tục Nếu cuối bạn kết hợp bạn cần nhìn lại xem có bỏ qua điều quan trọng hay không Kể bạn kế hoạch tuyên truyền rộng rãi học có được, muốn đề xuất việc ghi chép lại học theo cách Nỗ lực chọn lọc miêu tả học giúp bạn tư sâu sắc Bạn đội ngũ dự án vị thuận lợi để gặt hái nhiều lợi ích từ kinh nghiệm bạn Tái sử dụng tuyên truyền học Các tổ chức thường không giỏi học hỏi kinh nghiệm, người ta thường không sẵn lòng lắng nghe lời khuyên, đặc biệt tự nguyện đến từ đồng nghiệp Vì vậy, dù bạn có tay nhiều học quý giá, bạn có thừa nhiệt tình, có nhìn thực tế kết mà bạn có khả giành Ngay nhà quản lý dự án xuất sắc phải chấp nhận thành công khiêm tốn truyền thụ học kinh nghiệm mà họ khó nhọc có Có điều chắn việc đơn gửi học qua thư điện tử với lời nhắc nhở thân thiện đề nghị đồng nghiệp xem xét học hỏi kinh nghiệm không mang lại Thậm chí, bạn vô tình gây phản tác dụng khiến số người nghĩ rằng: “Anh chàng mà lên mặt dạy phải làm việc nào?” Bí Hãy tìm kiếm hội để chuyển học bạn có đến tay người khác Việc đưa lời khuyên dễ dàng nhiều bạn quan sát thấy nhà quản lý dự án khác vật lộn với tình khó khăn mà bạn phải xử lý trước Hãy bắt đầu nhà bạn Các nhà quản lý dự án dù giỏi hay không đánh giá khả truyền thụ học tới người khác Vì thành công nghiệp bạn, điều quan trọng nhiều học thể thay đổi tích cực cách bạn điều hành dự án Chẳng có phải băn khoăn, bạn người có lợi ích trước tiên, tất lợi ích khác giống phần thưởng bổ sung mà Theo kinh nghiệm chúng tôi, sai lầm hay gặp phải không dành thời gian để xem xét kỹ học kinh nghiệm có khởi đầu dự án Dự án khởi đầu sai sót thành công trước không nhắc lại Chính thời điểm khởi đầu dự án lúc kiến thức kinh nghiệm bạn có trước nên sử dụng tốt Hãy đảm bảo bạn tập hợp thành viên dự án dành buổi để nhìn lại học liên hệ với dự án bạn có Một khó khăn lớn người quản lý dự án việc liên tục tìm kiếm rút học ngày Lợi ích lớn việc bạn nhanh chóng có nhiều thuận lợi Sau thời gian, việc trở thành kỹ hình thành nhờ luyện tập – kỹ điều chỉnh cách thức tiến hành dự án dựa kinh nghiệm Có vài cách để biến việc thu thập học kinh nghiệm thành việc làm hàng ngày dự án Lựa chọn kết hợp với tập nhật ký ghi chép vấn đề rủi ro; bạn phải thường xuyên nghĩ tình xấu xảy ra, hay điều tồi tệ xảy đến Sẽ bước tiến nho nhỏ bạn xem xét việc làm tốt lần tới việc tiến triển không mong muốn hay ghi chép lại phương án hành động thành công mà rủi ro nằm cạnh Tránh cạm bẫy lớn Tập hợp học nên việc làm tích cực Tuy trọng vào điểm cần cải thiện, không khí trở nên ảm đạm Thành viên dự án bị ám ảnh trở ngại, khó khăn việc thực dự án tạo cảm tưởng thứ chệch hướng Trong vài tình thái quá, dự án thành công bị trích ganh tị họp tổng kết kinh nghiệm, khiến thành công trở thành thất bại Để tránh điều này, phải nhắc người học đưa với mục đích tích cực tiêu cực Đảm bảo người đóng góp ý kiến dành thời gian để suy nghĩ việc làm thành công dự án Hãy tạo không khí tích cực cách khởi đầu với số thành công lựa chọn thật khéo, cách khiến người thư giãn Sau kết thúc vài học quý giá, nhấn mạnh Hãy nhớ họp mặt công khai cuối đội ngũ dự án để lại ấn tượng cuối cùng, tích cực quan trọng không việc thu nhận học kinh nghiệm Trong vài trường hợp, việc họp tổng kết kinh nghiệm xem phương án khéo léo để phê bình vài người đó, đặc biệt người thành viên dự án Việc làm gây phản tác dụng, cần phải tuyệt đối không thực Kể bạn ác ý với ai, bạn không nên nêu tên cá nhân cụ thể hay kiện cụ thể dự án Những học tổng quát, không mang yếu tố cá nhân vô quan trọng có ứng dụng thực tế Hãy bắt đầu với việc xóa bỏ tên cá nhân, hành vi cụ thể mà thay vào nguyên nhân sâu xa Ví dụ: Bạn nên nói: “Hãy đặt trước tất nguyên vật liệu mà người bán yêu cầu xếp giao hàng tuần trước họ thức bắt đầu công việc” Trong cách nói sau hoàn toàn không phù hợp: “Norman Nobrains quên không đặt mua đinh cho thợ mộc họ phí buổi sáng để chờ chuyến giao hàng khẩn cấp.” Lời khuyên cuối để tránh sai lầm là: Hãy đề cao chất lượng thay số lượng Một nhà quản lý dự án tài tâm tìm kiếm học kinh nghiệm thật quan trọng, học bật hẳn lên so với biến cố nho nhỏ dự án Nếu bạn thu nhận nhiều học kinh nghiệm trình thực dự án việc đảm bảo bạn đồng nghiệp xem xét lại chúng chọn học đắt giá Nếu học kinh nghiệm rút hội thảo, để tất người nghỉ ngơi bạn thấy bạn có nguy không học để rút kinh nghiệm Tổng kết Chúng đồng ý cách thức tổng kết kinh nghiệm truyền thống việc làm vô ích thời gian Nêu bật quảng cáo sai lầm bạn mắc phải mà không làm thêm việc làm vô ích chí tự sát Tuy nhiên việc lúc diễn theo chiều hướng Việc xử lý khéo léo quy trình tổng kết kinh nghiệm thể tài người quản lý dự án Đầu tiên, học lúc có sai lầm, bao gồm việc bạn làm tốt Vì vài lý đó, đội ngũ dự án thường có xu hướng sai lầm dù nhỏ đến lại ngại nói việc làm tốt Tập hợp học kinh nghiệm đòi hỏi thời gian sức lực, nhiên dừng thật vô ích Bất kể học có thâm thúy khéo léo đến đâu, phát huy tác dụng đưa vào thực tế Chỉ có tiêu chí cho việc lựa chọn học là: Nó hữu ích nào? Vấn đề không nằm chỗ bạn có báo cáo chi tiết mà việc bạn làm với báo cáo Để học sử dụng thành công, dự án cần môi trường văn hóa lành mạnh, không đổ trách nhiệm cho ai, việc phạm sai lầm điểm kết thúc Môi trường phải khuyến khích đổi việc làm tốt Hãy giúp thành viên dự án tránh xa hiềm khích cá nhân Rất nhiều nhà quản lý dự án nghi ngờ hiệu việc tìm sử dụng học kinh nghiệm Chúng cho bạn ngạc nhiên trước kết tức mà mang lại Hãy nhóm họp thành viên dự án bạn hôm đặt câu hỏi: “Các bạn có giải pháp tốt không?” Sau đó, hẳn không cần khác thuyết phục bạn lợi ích lâu dài Kết luận • Sự sợ hãi, quy kết, trách che giấu không nhân tố cản trở việc thu thập kinh nghiệm mà làm đảo lộn mặt dự án • Đừng tránh phạm phải sai lầm giá Hãy đảm bảo bạn không lặp lại sai lầm mắc phải • Hãy vui vẻ Đừng quên có việc thực tốt dự án Chúng quan trọng không • Đừng trọng vào phương pháp thức, kỹ xảo nhỏ quan trọng • Không cần thiết phải truyền đạt học kinh nghiệm cách Hãy tập trung sử dụng học cho trước 10 Hành trình tới quản lý dự án thành công Thắt chặt dây an toàn! “Chỉ kẻ ngốc nghếch thể xuất sắc từ đầu” Oscar Wilde (1854 –– 1900) Điều khiến bạn tỏa sáng? Điều khiến nhà quản lý dự án tỏa sáng? Chúng tin bao gồm yếu tố: Hiểu biết kỹ quản lý, khả đối nhân xử tâm không ngừng hoàn thiện Sự kết hợp cân kỹ dẫn đến đặc điểm đặc thù là: hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ quản lý dự án Những nhà quản lý dự án xuất sắc thường thích chọn dự án thuộc chuyên môn họ, lĩnh vực họ hiểu biết tường tận Điều mang lại cho họ nhiều lợi thế: Giúp họ lên kế hoạch cho dự án, giành tôn trọng từ thành viên dự án tránh sai lầm thường gặp Để trở thành nhà quản lý dự án giỏi, bạn không thiết phải thiên tài, có điều chắn bạn cần học hỏi làm theo cách làm thành công, xây dựng mối quan hệ công việc tốt sẵn sàng tìm kiếm học trình làm việc Nhà quản lý dự án giỏi người… • Thành thạo kỹ quản lý dự án Họ biết cách lập kế hoạch chắn đáng tin cậy cho dự án Họ có khả lường trước xử lý hiệu biến cố không hay trình thực dự án Họ thông thạo việc lập kế hoạch quản lý nguồn lực, đảm bảo việc họ làm đáp ứng yêu cầu mong muốn • Giỏi đối nhân xử Họ người lãnh đạo đội ngũ dự án, hỗ trợ thành viên khác mang lại thành công ngày Họ biết cách điều hành hiệu họp hội thảo • Luôn sẵn sàng học hỏi Họ nhận thấy việc làm tốt Họ sử dụng kinh nghiệm thân kinh nghiệm người khác để phát triển lực Sẵn sàng đón nhận thành công Một nhà quản lý dự án giỏi ý thức tầm quan trọng việc chuẩn bị Ý thức thể việc nói hay làm, cho dù kế hoạch để đương đầu với nguy xấu hay việc tính toán lích làm việc hợp lý cho họp Những nhà quản lý dự án giỏi đảm bảo dự án họ xây dựng tảng vững chắc, cho dù họ cần phải bắt tay vào công việc thật Đôi khi, nói dễ làm Bạn cần phải người lĩnh để có chuẩn bị cần thiết chịu áp lực phải làm việc Một phần quan trọng giai đoạn chuẩn bị phải tìm hiểu rõ: điều khiến khách hàng hài lòng Những hiểu lầm dù nhỏ dễ dàng gây khác biệt lớn điều mong muốn Một nhà quản lý dự án giỏi phải nỗ lực từ sớm để tránh tạo bom nổ chậm Thực tế Các dự án không thất bại giai đoạn kết thúc Ngay thế, nguyên nhân sâu xa thất bại chắn có sớm nhiều Phát triển thói quen tốt Quản lý dự án quản lý người Những người quản lý dự án giỏi biết cách khai thác tối đa khả thành viên nhóm đồng thời giành tôn trọng từ khách hàng nhà cung cấp Thái độ hành vi bạn phần quan trọng định thành công hay thất bại Bảy thói quen nhà quản lý dự án xuất sắc Tập trung vào giải vấn đề Khi bạn gặp phải vấn đề đó, đừng hoảng sợ, đếm từ đến mười Sau nên dành ưu tiên cho việc xử lý vấn đề thay tìm người để quy trách nhiệm Tham khảo để tự đưa định Tham khảo quan điểm tất thành viên dự án định quan trọng chuẩn bị sẵn sàng để tự đưa định cuối Luôn hướng tập trung vào khách hàng Hãy cố gắng nhìn nhận việc theo quan điểm khách hàng Đàm phán để hai bên có lợi Khi tiếp xúc, đảm bảo người tham gia thu kết tích cực Khiến người làm việc hết khả họ có Đừng loại bỏ người làm việc đảm bảo người xuất sắc trì khả làm việc họ Thường xuyên quan sát để điều chỉnh phát triển Đừng ngủ quên chiến thắng Hãy cởi mở với việc bạn làm tốt việc tiến triển theo kế hoạch Hãy gương Nói đôi với làm, đạt tới tiêu chuẩn mà bạn mong muốn người khác thực Đó cách tốt để truyền bá thông điệp bạn Chúng không khuyên bạn thay đổi toàn cách làm việc Bạn có khả tạo thói quen không khó khăn Đối với vài nhà quản lý dự án việc khiến người nhóm phát huy hết khả họ điều dễ dàng Một vài người khác cần thay đổi cách làm việc trở thành thói quen Dù cách nữa, nhà quản lý dự án xuất sắc phải xây dựng kỹ làm việc qua phát triển niềm tin vào thân chiến thắng thuyết phục Tốt không hoàn hảo Bạn đặt cho mục tiêu cao siêu, cao mong đợi tối thiểu bạn Tuy nhà quản lý dự án giỏi biết việc lúc hoàn hảo Bạn không cần phải cầu toàn Điều đầu tiên, bạn nhiều ngày để tìm kiếm hoàn hảo Thứ hai, bạn cần phải biết cần liệt, cần thỏa hiệp Bạn bị coi linh hoạt nhượng trước thực tế nguy phá hoại mối quan hệ công việc tốt đẹp bạn cố tạo dựng Chìa khóa thành công phải xác định việc làm hoàn hảo bạn mang lại lợi ích cao Bạn cần tránh hình thành thói quen xấu Không chuẩn bị trước lịch làm việc cho hai họp châm chước được, không vạch chương trình làm việc trước họp điều chấp nhận Luôn tự hoàn thiện Nếu bạn muốn trở thành nhà quản lý dự án giỏi nữa, bạn phải xác định điểm yếu cải thiện chúng Hãy tham khảo phản hồi từ thành viên dự án, khách hàng nhà cung cấp xem có việc bạn không làm hay bạn làm điều gây phản tác dụng hay không Đừng để cao cản trở việc bạn tìm hiểu thông tin giá trị từ người Trên hết, cần điểm yếu làm hỏng quy trình quản lý xuất sắc Hãy tìm kiếm hội trau dồi kinh nghiệm thân Tận dụng dự án bạn tham gia để thực hành kỹ quản lý dự án quan trọng đừng bỏ lỡ hội thực hành kỹ người Cuối cùng, xem xét cách khác để phát triển lực bạn Cơ hội phát triển tài • Tìm kiếm dự án khó Bạn học bạn thực dự án đơn giản Các dự án phức tạp hữu ích cho việc phát triển nghiệp bạn • Thể sáng kiến cách tìm kiếm đề tài mà trước chưa có Có nhiều ấn phẩm chủ đề bạn muốn biết nguồn dồi thông tin sẵn có mạng Internet • Tìm xem bạn học hỏi từ Một lời khuyên thân thiện, sâu sắc dù nhỏ hữu ích Nếu bạn tìm người thầy tận tâm, học hỏi trình làm việc từ người giàu kinh nghiệm quanh • Hãy tham gia khóa đào tạo thức Sử dụng kiến thức để củng cố ôn lại kinh nghiệm bạn có từ thực tế Bạn có lợi ích không từ tài liệu khóa học mà nhờ việc gặp gỡ nhà quản lý dự án khác Nếu bạn bắt đầu, tìm cách hoàn thiện kỹ thiếu, đừng mong bạn trở thành nhà quản lý dự án xuất sắc sau đêm Tuy vậy, dù bạn người chuyên gia, bạn đợi lâu để thấy kết nỗ lực bạn bỏ Có vô số kỹ năng, lời khuyên mà bạn sử dụng mang lại hiệu tức Hãy làm việc hôm nay! Những sai lầm người quản lý dự án không nên mắc phải Trong họp tập thể, vợ nhà quản lý dự án tiết lộ chồng cô ta chẳng hết việc Ngay việc sửa chữa vài chi tiết vườn nhà ghi rõ thẻ với ước tính chi phí, ưu tiên việc trước việc sau Khi nhà quản lý dự án có chút thời gian rảnh rỗi, liền lấy sổ ghi chép công việc để trao đổi hỏi ý kiến vợ Đến hoàn thành công việc, ghi lại toàn chi phí thời gian bỏ để phân tích sau Không thiết lúc phải xuất sắc! Dự án 1.000.000 ebook cho thiết bị di động Phát hành ebook: http://www.taisachhay.com Tạo ebook: Tô Hải Triều Ebook thực dành cho bạn chưa có điều kiện mua sách Nếu bạn có khả mua sách gốc để ủng hộ tác giả, người dịch Nhà Xuất Bản [...]... dự tính và giải quyết những sự kiện có thể gây ra những chệch hướng nghiêm trọng so với kế hoạch của dự án Ở một mức độ khác, quản lý vấn đề và rủi ro giúp bạn chỉ ra chính xác từng khiếm khuyết trong kế hoạch của bạn và cho bạn một cái nhìn thấu đáo về tình hình chung của dự án Nhiều hơn cả quản lý Nói về tầm quan trọng của việc quản lý vấn đề và rủi ro, thật đáng thất vọng khi nhiều nhà quản lý dự. .. Những sai lầm mà người quản lý dự án không nên mắc phải Một người được giao quản lý một dự án về IT Dự án này đã được tiến hành từ vài năm Công việc thảo ra bản báo cáo về những điều kiện cần thiết rất phức tạp, đã tiêu tốn rất nhiều công sức Sản phẩm bàn giao quan trọng của dự án với phí tổn lớn là hệ thống NEF Đang hào hứng muốn tìm hiểu có gì nằm phía sau hệ thống đó, người quản lý đã ghi tên nó vào... chất vấn đề Một người quản lý dự án xuất sắc biết cách biến những vấn đề và rủi ro thành yếu tố được liên tục xem xét trong suốt quá trình thực hiện dự án Những rủi ro và vấn đề chỉ là để nhồi nhét vào tài liệu dự án của bạn khi • Tên dự án không còn chính xác vì bản danh sách đã bị bỏ đi từ dự án trước rồi • Những rủi ro và vấn đề được cập nhật mới nhất từ ngày thứ hai của dự án • Chuyện gì cũng trong... hợp lý 1 Mục tiêu của dự án và những điều kiện phụ trợ 2 Phạm vi dự án 3 Các sản phẩm bàn giao chính 4 Các nhu cầu về nguồn lực 5 Thời gian biểu của dự án ghi những ngày bàn giao sản phẩm quan trọng Phần còn lại của chương này sẽ được dành để nói lần lượt về năm yếu tố này, mặc dù một người quản lý dự án thường hỏi những câu hỏi về ngày giao sản phẩm trước tiên 1 Xác định rõ các mục tiêu của dự án Khi... Cũng không có gì đáng ngạc nhiên khi chính phần lớn những nhà quản lý lại tự mình kể những câu chuyện khó tin đó, trong CV của họ đầy những từ như “đúng thời hạn và ngân sách” Chúng tôi phải tiết lộ rằng những lời ba hoa về quản lý dự án trên chỉ là thủ thuật của những nhà quản lý Rất nhiều dự án đã vượt quá ước tính, hoàn thành chậm tiến độ hoặc vượt quá ngân sách Mặc dù vậy, cái đáng ngạc nhiên chính... chiếu hậu Ngay cả một người quản lý tài giỏi nhất cũng hiếm khi làm chính xác như kế hoạch Chắc chắn là những sự kiện sẽ xảy ra và rất có thể sẽ làm chệch hướng dự án của bạn, trừ khi những sự kiện đó được giải quyết nhanh chóng Quản lý các vấn đề và rủi ro chính là một công cụ then chốt trong việc dự tính cũng như giải quyết những việc này Những sai lầm một người quản lý dự án không nên mắc phải Những... ngoài cho dự án Những chi phí này là kết quả trực tiếp trong dự án của bạn nên bạn phải sẵn sàng chuẩn bị một nguồn quỹ chính xác cho những công việc đó và sẽ phải chịu trách nhiệm về việc chi tiêu Bạn có thể có cái nhìn thoáng hơn về những chi phí vận hành không liên quan trực tiếp đến dự án, chẳng hạn như các hóa đơn của chi phí sưởi ấm và chiếu sáng Chúng tôi không ủng hộ việc một nhà quản lý cố tình... cho kế hoạch của dự án mới chỉ là bước khởi đầu của quy trình Lên kế hoạch và quản lý nguồn lực cẩn thận chính là một phần quan trọng trong quản lý dự án xuất sắc Đó là lý do tại sao chúng tôi dành hẳn Chương 5 để nói về vấn đề này 5 Một thời gian biểu khả thi Sau khi hoàn tất phần chuyển giao sơ bộ, câu hỏi đầu tiên bạn sẽ bị hỏi đó là: “Khi nào chúng tôi có thể xem bản kế hoạch dự án của anh?” hay... cầu Các khách hàng sẽ đánh giá dự án của bạn theo khả năng đáp ứng yêu cầu của sản phẩm Cần phải thống nhất cái nào là bắt buộc đối với dự án và chuyển chúng thành thước đo, cơ sở để xác định cái thật sự không thể đàm phán Bạn cũng cần giúp khách hàng giải thích chính xác cái họ muốn dự án cung cấp và khuyến khích họ không đưa ra quá nhiều các yêu cầu thiết yếu Những người quản lý xuất sắc hiểu cái giá... thuộc trong các khoản mục công việc của bạn Để bàn giao dự án, bạn nên lập một thời gian biểu rõ ràng và logic Bước đầu, nên chia dự án thành các nhóm công việc để dễ quản lý Ví dụ: trong một dự án xây dựng: • đổ móng • xây tường • lợp mái • lắp cửa sổ • hoàn thiện nội thất Cấu trúc này thường được dựa trên các sản phẩm bàn giao chính và phải phản ánh sự phối hợp liên tục của việc bàn giao hay của bất ... nhà quản lý dự án xuất sắc bạn làm việc tốt với người Mức độ thành công dự án bao gồm cách thành viên nhóm thực công việc – người quản lý dự án đóng vai trò then chốt Quản lý dự án không đơn giản. .. hình dự án Lập kế hoạch cách chẩn đoán vấn đề nhanh bắt đầu giải chúng Với dự án xác định rõ ràng tổ chức hợp lý, trình trở nên đơn giản Còn dự án mà móng chưa thật vững (thực tế có nhiều dự án. .. trình lên kế hoạch toàn dự án Bạn quản lý dự án không quản lý nguồn lực Phần tới dành để nói công cụ kỹ thuật quản lý nguồn lực dự án, bắt đầu công việc – đưa ước tính Đừng đánh giá thấp tầm quan