LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại nay, hầu hết tất loại hình tổ chức, loại hình doanh nghiệp cần phải sử dụng kiến thức khoa học quản lý để tiến hành thực mục tiêu hoạt động; nhân tố định thành công hay thất bại tổ chức khả nắm bắt xử lý thông tin để đưa định đắn Ra định công việc phức tạp, khó khăn quan trọng nhà quản lý Để định đắn nhà quản lý cần nhiều thông tin Thông tin giúp cho nhà quản lý giải đắn có hiệu vấn đề : nhận thức vấn đề cần phải định; xác định hội, mối hiểm nguy kinh doanh; xác định sở, tiền đề khoa học cần thiết để định lựa chọn phương án Chính vậy, môn khoa học quản lý đời trang bị cho học kiến thức quản lý nói chung, quản lý kinh doanh nói riêng khoa học, nghệ thuật nghề Thông tin có vai trò to lớn quản lý nhằm sử dụng tốt tốt tiềm năng, hội tổ chức Nhiều công trình nghiên cứu tổ chức muốn hoạt động quản trị có hiệu điều thiếu phải xây dựng hệ thống thông tin tốt Hơn hiệu kinh doanh việc đầu tư vào hệ thống thông tin thường cao Chính mà ngày tổ chức trọng vào việc đầu tư mua sắm phương tiện kỹ thuật điện tử đại nhằm nâng cao hiệu chất lượng hệ thống thông tin quản trị Trong công đổi đất nước đòi hỏi trình độ quản lý mức cao hơn, hoàn thiện vấn đề ảnh hưởng lớn đến chất lượng quản lý thong tin phục vụ cho việc định quản lý Để cạnh tranh doanh nghiệp phải đưa định đắn, kịp thời; thông tin cho việc định phải xác, thời điểm Trong thời đại hoạt động kinh doanh xem quan trọng đầy rủi ro, muốn đảm bảo cho hoạt động diễn theo hướng làm chủ đòi hỏi nhà quản trị phải định xác; muốn phải đầy đủ thông tin, thông tin nhiều méo Nhận thức rõ vai trò quan trọng thông tin tổ chức, tiểu luận sâu nghiên cứu đề tài “ Nghiên cứu thông tin ứng dụng định cho tình thông tin nhằm sử dụng tốt tiềm năng, hội tổ chức” CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ 1.Thông tin 1.1 Khái niệm thông tin Thông tin khái niệm rộng, xét tuỳ vào lĩnh vực nghiên cứu người ta đưa khái niệm khác nhau; khái niệm trừu tượng dùng miêu tả mang lại cho người nhận biết thực khách quan Trong lĩnh vực nghiên cứu quản lý thông tin mang ý nghĩa đặc biệt quan trọng, suy cho trình quản lý việc xử lý thông tin, coi trọng thông tin tất thông báo số liệu dùng làm đầu vào cho trình định Theo nghiên cứu trình quản lý luôn trình định hướng, phản ánh mối quan hệ qua lại người tạo tin người sử dụng tin Có thể hiểu, thông tin cung cấp cho người sử dụng tin tức mà trước họ chưa biết Trong trường hợp người sử dụng thông tin không tồn khái niệm thông tin Thông tin tín hiệu mới, thu nhận đánh giá có ích cho việc định giải nhiệm vụ quản lý quản lý 1.2 Khái niệm thông tin quản lý Thông tin xem máu tổ chức; mạch gắn phận phụ thuộc tổ chức lại với Tổ chức hệ thống ổn định hoạt động nơi người làm việc với để đạt tới mục tiêu chung thông qua thứ bậc vai trò việc phân công lao động Có thể định nghĩa thông tin tín hiệu mới, thu nhận, cảm nhận đánh giá có ích cho việc định giải nhiệm vụ quản lý Thông tin quản lý có đặc điểm cần ý sau: - Thông tin tin tức sản xuất để dùng dần Thông tin phải thu thập, xử lý có giá trị - Thông tin cần thiết quý giá - Thông tin xác, đầy đủ, kịp thời tốt 1.2.1 Vai trò thông tin quản lý Thông tin có vai trò vô quan trọng quản lý Nó sở, tiền đề, công cụ quản lý Vai trò quan trọng thông tin tổ chức thể phương diện sau: - Vai trò việc định: Thông tin giúp nhà lãnh đạo tổ chức nhận thức rõ vấn đề cần phải định, xác định hội rủi ro mắc phải từ tiền đề khoa học cần thiết để định lựa chọn phương án - Vai trò hoạch định, tổ chức lãnh đạo, điều hành kiểm soát Trong lĩnh vực tổ chức, hoạch định, lãnh đạo, điều hành kiểm soát, thông tin có vai trò quan trọng phương diện sau: nhận thức vấn đề; cung cấp liệu; xây dựng phươn án; giải vấn đề; uốn nắn vá sửa chữa sai sót, lệch lạc; kiểm soát - Vai trò phân tích, dự báo phòng ngừa rủi ro Trong hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp việc phòng ngừa rủi ro có tầm quan trọng đặc biệt Để phòng ngừa rủi ro có hiệu thông tin lại có ý nghĩa lớn lao lĩnh vực sau: phân tích; dự báo; xây dựng phương án phòng ngừa rủi ro 1.2.2 Yêu cầu thông tin quản lý - Tính xác: yêu cầu hàng đầu thông tin quản lý - Tính kịp thời: thông tin phải kịp thời đáp ứng yêu cầu người lãnh đạo quan quản lý sử dụng thông tin, định - Tính hệ thống, tổng hợp, đầy đủ: tránh tình trạng thiếu thông tin cần thừa thông tin không cần - Tính cô đọng, logic: yêu cầu thông tin có tính đơn nghĩa, tránh cách hiểu khác từ ngữ, phải cô đặc nội dung phong phú, đa dạng, phức tạp - Tính có thẩm quyền: thông tin phải tương ứng quyền hạn trách nhiệm, nghĩa vụ lợi ích chủ thể lẫn đối tượng nhận tin -Tính bảo mật: việc lưu chuyển thông tin quản lý cần bảo vệ bí mật nội hệ thống - Tính kinh tế: thông tin phải đảm bảo yếu cầu mặt kinh tế hoạt động quản lý 1.2.3.Phân loại thông tin Để nghiên cứu cách toàn diện, hệ thống chức thông tin quản lý đồng thời tổ chức tốt hệ thống đảm bảo thông tin quản lý cần phải phân loại thông tin Dựa vào tiêu thức khác mà có cách phân loại khác nhau: Theo mối quan hệ tổ chức môi trường bên ngoài: thông tin quản lý chia thành thông tin bên thông tin bên Theo chức thông tin: thông tin quản chia thành thông tin đạo thông tin thực Theo cách truyền tin: thông tin quản lý chia thành thông tin có hệ thống thông tin hệ thống Theo hướng chuyển động thông tin: thông tin quản lý chia thành thông tin dọc thông tin ngang Theo nội dung mà thông tin phản ánh: gồm thông tin chủ trương, sách, pháp luật Đảng Nhà nước; thông tin tình hình thị trường; thông tin khoa học công nghệ Tổ chức đảm bảo thông tin quản lý Xuất phát từ yêu cầu quản lý người ta định việc thu thập thông tin, xử lý, lưu trữ, sử dụng khai thác, trao đổi, phổ biến thông tin Như tất thông tin đánh giá xem xét vai trò ý nghĩa chúng khác nhau, kể công dụng trước mắt lâu dài Số lượng thông tin vô cùng, khả thu thập, phân tích, xử lý lưu trữ trang thiết bị dù đại đến đâu hữu hạn Bởi nguyên tắc, cách thức lựa chọn thông tin quan trọng Chỉ sở có đủ thông tin để phục vụ cho việc sử dụng khai thác cách hiệu quả, tránh lãng phí không cần thiết Các nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin quản lý: Căn vào nhu cầu thông tin quan quản lý cấp để xác định cấu trúc hệ thống thông tin Thuận tiện cho việc sử dụng - Đưa tin vào sử dụng lần sử dụng nhiều lần - Đảm bảo trao đổi qua lại hệ thống - Đảm bảo phát triển liên tục không ngừng hệ thống thông tin - Đảm bảo tính hiệu hệ thống thông tin CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ THUYẾT QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ ỨNG DỤNG RA QUYẾT ĐỊNH CHO TỪNG TÌNH HUỐNG THÔNG TIN NHẰM SỬ DỤNG TỐT TIỀM NĂNG CƠ HỘI CỦA TỔ CHỨC Trong trình quản lý, thời điểm định quan trọng Quyết định quản lý liên quan đến thành bại, đến hiệu cao thấp toàn trình quản lý Quyết định quản lý coi sản phẩm người lãnh đạo quản lý Do đó, việc định quản lý phải xác, đắn cần tuân thủ vận dụng bước, sử dụng phương pháp định quản lý Quyết định quản lý hành vi có tính chất thị quan hay người đưa nhằm định hướng, tổ chức hoạt động tập thể lao động thực mục tiêu quản lý Quyết định lựa chọn mục tiêu, nguồn lực đề phương pháp quản lý để đạt mục tiêu Việc xác định mục tiêu giúp cho người quản lý nỗ lực cao mục tiêu mức khó khăn, để từ đạt kết mong muốn Đặc điểm định sản phẩm ý chí chủ quan, chủ thể quản lý nội dung có quyền định thế cần nhận thức tuỳ tiện, giản đơn định quản lý mà phải dựa vào khoa học; định quản lý phải hướng trực tiếp vào tổ chưc hoạt động người lao động; tức vào đối tượng quản lý; định đề vận đề chín muồi Quyết định quản lý liên quan trực tiếp tới trình thu nhận, xứ lí thông tin lựa chọn phương tiện hoạt động Nếu người quản lý thu nhận thông tin đầy đủ, xác dễ dang lựa chọn cho định xác; đồng thời việc lựa chọn phương tiện hoạt động phù hợp sẹ giúp cho công tác quản lý dễ dàng, thuận tiện Quyết định quản lý phải hình thành sở hiểu biết quy luật vận động hệ thống bị quản lý có định dưa phù hợp với quy luật, từ đạt hiệu cao Ví dụ như: Trong quản lý phải hiểu tuân theo quy luật kinh tế Quyết định quản lý đồng thời phải nắm vững quán triệt đầy đủ nguyên tắc quản lý xác định, không dựa nguyên tắc, định quản lý mâu thuẫn, phương hướng Đặc biệt định quản lý phải đảm bảo nguồn vật tư, trang bị kỹ thuật, người thực máy quản lý điều hành khả tài chính, giữ thời giàn sử dụng, khai thác để định hoàn toàn khả thi Ngoài ra, người quản lý định phải thẩm quyền, nằm phạm vi, quyền hạn, tránh nhiệm quản lý Phân loại định quản lý: Một số tiêu thức chủ yếu để phân loại định quản lý: - Mức độ bao trùm (quy mô cấp) vấn đề giải - Khoảng thời gian tác động định (ngắn, trung, dài hạn) - Theo cấp bậc quản lý: Top Manager (đưa định chiến lược), Middle Manager (đưa định chiến thuật), First Line (đưa định tác nghiệp) - Đối tượng tác động định - Tính chất, chức năng, hình thức thể định Yêu cầu định quản lý: Do tính chất quan trọng định quản lý nên đòi hỏi phải bảo đảm có khoa học, bảo đảm tính thống nội dung định, đồng thời phải bảo đảm thẩm quyền, bảo đảm kịp thời, xác ngắn gọn - Ra định vấn đề không đơn giản thực Song định quản lý đúng, khả thi xem định quản lý khoa học Nếu không muốn sai lầm, thất bại, chí dẫn đến hậu tai hại định đưa sai trái đòi hỏi người lãnh đạo phải tuân thủ bước tiến hành trình xây dựng thực định: Phát vấn đề phúc thảo sơ công việc, nhiệm vụ phải làm, sau chọn tiêu chuẩn dự đoán kết thựchiện thực hành so sánh để đánh giá hiệu cao thấp tập hợp nhân lực để làm rõ vấn đề, chọn người có chuyên môn sâu vần đề đặt để giúp tư vấn tiến hành liệt kê yếu tố ảnh hưởng đến định thay đổi sách nhà nước, công nghệ, thị hiếu khách hàng, xuất đối thủ cạnh tranh để có biện pháp khắc phục, giải quyết, tiến hành thu thập thông tin số liệu, liệu Trên sở thông tin thực công tác xử lý thông tin, đặt nhiều phương án với tiêu chuẩn xác định đến người lãnh đạo quản lý định thức Trong trường hợp phạm vi nhỏ, tính chất công việc đơn giản cho phép người lãnh đạo bỏ qua số bước bước kể - Khi tổ chức thực định, người lãnh đạo quản lý cần chọn người có uy tín am hiểu công việc để truyền đạt nội dung, mục đích ý nghĩa định đưa tiếp nhận thực xác đạt hiệu cao Ngược chọn thực định phải giao toàn quyền thực người lãnh đạo tiến hành kiểm tra việc thựchiện định để có điều chỉnh định cần thiết Sau công tác hoàn thành cần tiến hành tổng kết việc thực định để đánh giá kết thực hiện, tìm sai lệch, nguyên nhân sai lệch; tìm tiềm anò chưa sử dụng cách hiệu để từ rút học kinh nghiệm cho công tác quản lý ngày tốt hơn, hoàn thiện Vai trò định quản lý : Một định quản lý giữ vai trò quan trọng thành bại đơn vị chu kỳ sống định quản lý thường trãi qua giai đoạn: giai đoạn triển khai, chưa phát huy đầy đủ tác dụng, định bắt đầu phát huy tác dụng, định phát huy tác dụng mức cao nhất, định bắt đầu bị hạn chế tác động môi trường thị trrường biến đổi, giai đoạn định thể trì trệ, kìm hãm phát triển đòi hỏi phải có quýêt định hiểu rõ được, chu kì sống định giúp cho người lãnh đạo lựa chọn thời điểm định biết phải thay đổi đề định Ứng dụng định cho tình thông tin: + Giai đoạn chuẩn bị : Phát vấn đề, đánh giá tình huống, nêu rõ mục tiêu, tìm hiểu thông tin cần thiết cho định Xác định tiêu chuẩn để đánh giá hiệu phương án (tiết kiệm vốn, thu hút lao động lợi nhuận thu được) +Giai đoạn chủ yếu: Thu thập thông tin để làm rõ nhiệm vụ cần giải Chính thức đề nhiệm vụ xây dựng phương án giải vấn đề So sánh phương án, chọn phương án tối ưu, định quản lý Để chọn phương án tối ưu phải vào mục tiêu quản lý, người lãnh đạo cần thiết tham khảo ý kiến tập thể chuyên gia trước đưa định cuối cùng, bảo đảm tinh thần dân chủ thực tập trung 9úng nghĩa Trong thực tế gặp trường hợp vấn đề dặt hoàn toàn mới, đó, người lãnh đạo trước định cần phải nhìn lại trình định cũ, đánh giá kết mặt, chưa được, nguyên nhân? Kinh nghiệm cho thấy định đắn định có phân tích tình hình cách cụ thể, không phân tích tình mà phân tích xu hướng phát triển vấn đề Chú ý: chuẩn bị định quản lý cần phải quan tâm tới nhân tố xã hội ảnh hưởng tới trình tổ chức thực định như: điều kiện lao động, trình độ nghề nghiệp thái độ người lao động, sách Nhà nước, phát triển công nghệ, mục tiêu, thị trường… Tổ chức thực định: Sau định phải tổ chức triển khai thực định Quá trình triển khai thực định cần giải vấn đề: Thực gì? Tại thực hiện? Ai thực hiện? Thực đâu? Thời gian thực hiện? Và thực cách nào? Kiểm tra việc thực định: kiểm tra việc thực định để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp với tình hình nhằm đạt hiệu cao Đánh giá kết thực định:Tìm sai lệch, nguyên nhân sai lệch.Tìm nguồn lực chưa khai thác, sử dụng Rút học kinh nghiệm - Trường hợp có đủ thông tin Việc định sử dụng công cụ toán kinh tế , hay nói cách khác sử dụng phương pháp định lượng toán học Đây phương pháp định đại ngày có ý nghĩa quan trọng với phát triển công nghệ thông tin - Trường hợp thiếu thông tin Trường hợp phải dựa vào quy luật vận dụng phép thiên địa nhân hợp KẾT LUẬN Ra định chức người quản lý, đồng thời nhiệm vụ phức tạp khó khăn họ Trong trình điều hành hoạt động kinh doanh, người quản lý phải đối diện với việc đưa định nhiều dạng khác Tính phức tạp tăng thêm tình phát sinh tồn không hai mà nhiều phương án liên quan khác đòi hỏi người quản lý phải giải Để phục vụ cho việc định, người quản lý phải tập hợp phân tích nhiều dạng thông tin khác Quyết định quản lý hành vi sáng tạo với tư cách sản phẩm lao động chủ thể quản lý, nhằm định mục tiêu, chương trình , tính chất hoạt động người cấp phải thực định Quyết định trở nên rõ ràng cấu trúc vấn đề phải làm định người định nắm rõ; nói cách khác, thông tin cần thiết cho việc định đầy đủ người ta đưa phương pháp lượng hoá định Việc thiếu thông tin định kho khăn, xác suất may rủi cao hơn; người ta phải sử dụng khả suy luận chủ quan (nội suy) mang tính kinh nghiệm chuyên gia để định Trong trường hợp cụ thể, việc định lựa chọn phương án tối ưu tập (thường hữu hạn) phường án ... thông tin - Đảm bảo tính hiệu hệ thống thông tin CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ THUYẾT QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ ỨNG DỤNG RA QUYẾT ĐỊNH CHO TỪNG TÌNH HUỐNG THÔNG TIN NHẰM SỬ DỤNG TỐT TIỀM NĂNG CƠ HỘI CỦA TỔ... thống thông tin quản lý: Căn vào nhu cầu thông tin quan quản lý cấp để xác định cấu trúc hệ thống thông tin Thuận tiện cho việc sử dụng - Đưa tin vào sử dụng lần sử dụng nhiều lần - Đảm bảo trao... hệ tổ chức môi trường bên ngoài: thông tin quản lý chia thành thông tin bên thông tin bên Theo chức thông tin: thông tin quản chia thành thông tin đạo thông tin thực Theo cách truyền tin: thông