tiểu luận Các vấn đề ERP

Khái niệm hệ thống ERP Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho cô

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

Viện Công Nghệ Thông Tin & Truyền Thông

-o0o -TIỂU LUẬN CÁC MÔ HÌNH VÀ KIẾN TRÚC HTTT QUẢN LÝ

Giảng viên: PGS.TS Huỳnh Quyết Thắng

Nhóm sinh viên thực hiện:

STT Mã học viên Họ và tên

1 CB120113 Phạm Tất Thành

2 CB120116 Nguyễn Xuân Thịnh

3 CB120097 Trần Văn Nậm

Lớp: 12BCNTT2

Hà Nội 02/2013

MỤC LỤC

Phần 1: Các vấn đề ERP (Enterprise resource planning) 3

1.1 Khái niệm hệ thống ERP 3

1.2 Tính phân hệ của phần mềm ERP 4

1.3 Các lợi ích của hệ thống ERP 5

1.4 Các yếu tố để triển khai thành công ERP 6

1.5 Cách tiếp cận ứng dụng ERP của doanh nghiệp 7

1.6 Rủi ro khi triển khai hệ thống ERP 9

1.7 Các quy trình quản trị nguồn lực trong một hệ ERP điển hình 10

1.8 Các kỹ thuật mô hình hóa quy trình (Process Modeling) 12

Phần 2: Các các ứng dụng điển hình áp dụng tại trường Cao đẳng Nghề Hà Nam bao gồm: 14

2.1 Phân hệ Quản lý Quản lý Điểm 14

2.2 Phân hệ Quản lý Sinh viên 15

2.3 Phân hệ Quản lý Thư viện 15

2.4 Phân hệ kế toán 15

Phần 3: Công cụ xây dựng ERP 16

3.1 Mircrosoft dynamics ERP 16

ĐỀ BÀI

Các vấn đề và công cụ xây dựng ERP (Enterprise resource planning): các kỹ thuật tiêu biểu, các công cụ điển hình, các ứng dụng điển hình, áp dụng tại doanh nghiệp của anh chị đang làm việc

BÀI LÀM

Phần 1: Các vấn đề ERP (Enterprise resource planning)

1.1 Khái niệm hệ thống ERP

Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên

Hình 1: Mô hình hệ thống ERP điển hình

1.2 Tính phân hệ của phần mềm ERP

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module) Phần mềm

có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng Từng phân hệ có thể hoạt động động lập nhưng

do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:

Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:

- Kế toán tài chính (Finance)

- Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)

- Quản lý mua hàng (Purchase Control)

- Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)

- Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)

- Quản lý dự án (Project Management)

- Quản lý dịch vụ (Service Management)

- Quản lý nhân sự (Human Resouce Management)

- Báo cáo quản trị (Management Reporting)

- Báo cáo thuế (Tax Reports)

Các nhà cung cấp ERP có các loại phân hệ khác nhau và có mức độ tích hợp khác nhau giữa các phân hệ Ở Việt Nam, các công ty thường bắt đầu sử dụng phân hệ kế toán và sau đó bổ sung sử dụng các phân hệ khác khi nhu cầu sử dụng của họ tăng cao hơn

1.3 Các lợi ích của hệ thống ERP

• Việc áp dụng ERP vào công tác quản lý của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả mọi nguồn lực của mình Nhưng nó không phải là công cụ tạo ra doanh thu hàng năm, mà nó chính là chìa khoá giúp doanh nghiệp thu được khoản lợi nhuận bị thất thoát bằng cách giảm thiểu những rủi ro phát sinh trong quá trình doanh nghiệp hoạt động Các lợi ích mà hệ thống ERP đem lại bao gồm:

• Truy cập thông tin nhanh chóng, an toàn và ổn định: Được ứng dụng các công nghệ tiên tiến trong ngành Công nghệ thông tin, hệ thống ERP cho phép người sử dụng truy cập nguồn dữ liệu của doanh nghiệp nhanh chóng Có khả năng phân quyền sử dụng dữ liệu và dạng dữ liệu nào được phép sử dụng trong phạm vi quyền hạn được phân bổ

• Giúp đồng bộ các nguồn dữ liệu và quy trình xử lý trùng lặp: Yêu cầu quan trọng mà bất kỳ hệ thống ERP nào cũng phải đáp ứng chính là khả năng đồng bộ dữ liệu & tích hợp dữ liệu Các nguồn dữ liệu trong doanh nghiệp dù nằm ở đâu nếu được đồng bộ thì sẽ làm giảm sự trùng lặp và tăng tính thống nhất cho dữ liệu Từ các hệ thống khác có thể truy cập vào cùng một dữ liệu và việc thay đổi dữ liệu được kiểm soát chặt chẽ

• Giảm thời gian lưu chuyển và xoay vòng nhanh: Quy trình kinh doanh thường bị gián đoạn bởi sự chậm trễ trong quá trình xử lý và báo cáo

giữa các bộ phận Hệ thống ERP đảm bảo làm giảm thiểu thời gian chậm trễ trong việc chuyển thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp

• Giảm chi phí vô lý: Tiết kiệm thời gian, tăng khả năng quản lý bằng một hệ thống phân tích toàn diện mọi mặt trong một tổ chức Hệ thống ERP giúp các quy trình xử lý dùng các nguồn lực có sẵn và các kết quả

xử lý sẽ luôn được sẵn sàng cho một quy trình khác

• Khả năng tương thích nhanh với quy trình kinh doanh: Hệ thống ERP đáp ứng tốt cho việc thay đổi các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp hoặc tái cấu trúc doanh nghiệp Các thành phần trong hệ thống có thể được thêm vào hoặc bớt ra cho phù hợp với mục đích sử dụng

• Tăng cường khả năng bảo trì hệ thống: Nhà phân phối và triển khai các

hệ thống ERP thường ký kết với doanh nghiệp các hợp đồng hỗ trợ dài hạn như là một phần của việc mua hệ thống Điều này sẽ giúp nhà phân phối và triển khai bám sát các yêu cầu thay đổi hệ thống từ phía doanh nghiệp

• Tăng cường khả năng mở rộng hệ thống: Các hệ thống ERP thường được yêu cầu có khả năng tích hợp với những hệ thống có sẵn của doanh nghiệp hoặc những hệ thống được thêm vào như hệ thống quản lý quan

hệ khách hàng hay hệ thống quản lý chuỗi cung ứng

• Đáp ứng yêu cầu thương mại điện tử và kinh doanh số: Nguồn dữ liệu của doanh nghiệp thông qua cơ chế bảo mật và phân quyền có thể đáp ứng trực tiếp yêu cầu thương mại điện tử của doanh nghiệp Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ giúp rút ngắn khoảng cách địa lý trong môi trường cộng tác

1.4 Các yếu tố để triển khai thành công ERP

• Nhận thức và quyết tâm cao của Ban lãnh đạo công ty là yếu tố quyết định

• Ban chỉ đạo thực hiện dự án CNTT

• Chuẩn bị nguồn vốn đầu tư, môi trường pháp lý phù hợp cho dự án

• Xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai

• Lựa chọn đúng đắn sản phẩm và nhà cung cấp dịch vụ triển khai

• Quản lý tốt quá trình thực hiện dự án

• Quản lý quá trình hợp lý, phù hợp với thực tiễn doanh nghiệp

• Tổ chức phối hợp chặt chẽ giữa các lực lượng tham gia thực hiện

• Cán bộ nghiệp vụ

• Cán bộ kỹ thuật về CNTT

• Ban chỉ đạo và quản trị dự án

• Đào tạo chi tiết và chuyển giao công nghệ đầy đủ

• Quản lý thay đổi cương quyết nhưng phù hợp thực tế

• Sẵn sàng chấp nhận thay đổi quy trình hướng theo chuẩn thế giới

• Chuyển từ thủ công sang hệ thống máy, từ hệ thống cũ sang hệ thống mới

• Đào tạo/tuyển dụng cán bộ và thủ tục pháp lý

1.5 Cách tiếp cận ứng dụng ERP của doanh nghiệp

Thông thường các tổ chức / doanh nghiệp sẽ thụ động tiếp cận ERP để giải quyết những vấn đề đang tồn tại hoặc chủ động tìm hướng đi mới trong sự quản lý

Với cách tiếp cận thứ nhất, có thể hệ thống đang được vận hành đã giới hạn tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp:

• Quá nhiều ý kiến khách hàng về chất lượng dịch vụ kém của doanh nghiệp

• Sử dụng nhiều hệ thống để giải quyết cùng một công việc gây lãng phí.

• Thất bại trong việc xác thực, cập nhật thông tin tạo ra quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp

• Sử dụng giấy tờ để lưu trữ gây khó kiểm soát

• Nhập liệu nhiều lần cùng một dữ liệu cho nhiều hệ thống

• Không có khả năng mở rộng kinh doanh vì những giới hạn của hệ thống thông tin hiện hành

• Dữ liệu bị mất hoặc không chính xác

Trên thực tiễn, các ưu điểm của ERP đã giải quyết thành công những vấn đề nêu trên và trở thành lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp

Với cách tiếp cận thứ hai, khi doanh nghiệp chủ động áp dụng ERP thì họ có

cơ hội để tối ưu hoá toàn bộ quy trình kinh doanh của mình ERP cho phép doanh nghiệp nhận ra sự lãng phí nguồn lực ở các bộ phận, phòng ban, trong các kế hoạch, dự án; giảm thời gian xoay vòng các nghiệp vụ từ hàng tuần xuống còn hàng giờ; và làm tăng sự hài lòng của khách hàng bằng việc đáp ứng tốt nhất các đơn hàng Bằng việc áp dụng ERP, mối quan tâm của doanh nghiệp, nhất là cấp lãnh đạo doanh nghiệp sẽ thay đổi, không phải tập trung quá nhiều vào việc giải quyết các rắc rối sự vụ mà họ sẽ dùng thời gian và nguồn lực đó cho sự sáng tạo trong kinh doanh

Ở khía cạnh khác, việc áp dụng ERP sẽ làm tăng tính chuyên nghiệp của một doanh nghiệp vì các quy trình đều được thống nhất và chuyển hoá thành chuẩn Đối với các hệ thống cũ, các bộ phận tài chính – nhân sự – sản xuất –

… thường làm việc mà không có sự liên kết chặt chẽ Trong khi yêu cầu của thực tiễn không cho phép các hệ thống làm việc độc lập với nhau, thì ERP với các ưu điểm về khả năng tích hợp và đồng bộ các quy trình, đã được xem như

là giải pháp để thay thế mô hình quản trị doanh nghiệp kiểu cũ theo hướng hiện đại

1.6 Rủi ro khi triển khai hệ thống ERP

Việc triển khai thành công hệ thống ERP cho doanh nghiệp đòi hỏi rất nhiều kinh nghiệm làm việc của nhà cung cấp giải pháp cũng như mức độ sẵn sàng

từ phía doanh nghiệp Việc triển khai hệ thống ERP thường yêu cầu doanh nghiệp phải thay đổi ít nhiều mô hình kinh doanh của mình để việc áp dụng trở nên hiệu quả Và đó đều là những yếu tố khách quan tác động đến việc áp dụng ERP Nhưng vẫn có những hạn chế đến từ hệ thống ERP như:

• Thời gian triển khai và sử dụng có thể kéo dài: Do nhiều lý do khác nhau, thời gian hoàn thiện và triển khai một hệ thống ERP thường kéo dài vài tháng đến vài năm, đủ để làm nản lòng bất kỳ một tổ chức nào nếu không xác định rõ mục tiêu và lợi ích của hệ thống ERP Việc kéo dài thời gian thông thường do quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mức độ sẵn sàng sử dụng hệ thống, văn hoá làm việc của doanh nghiệp,

…

• Chi phí đầu tư đắt: Một giải pháp hỗ trợ cho việc quản trị nguồn lực doanh nghiệp lên đến vài chục ngàn Đô-la không phải là quá đắt so với những giá trị mà nó đem lại Tuy nhiên, chi phí đầu tư quá cao thường là

do khả năng của hệ thống không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp trong việc kiểm soát các nguồn lực

• Sự chọn lựa các module thích hợp: Trong quá trình triển khai hệ thống, các quy trình kinh doanh, văn hoá doanh nghiệp, các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp nếu không được hiểu đúng sẽ tạo ra một hệ thống quá

xa vời, dẫn đến việc không đáp ứng được yêu cầu kinh doanh, làm tăng nguy cơ đổ vỡ quy trình triển khai hệ thống ERP

• Sự phụ thuộc vào nhà cung cấp và triển khai: Phần lớn các ứng dụng ERP được hiểu theo dạng “phần mềm may đo”, nghĩa là được làm ra cho một mục đích cụ thể của doanh nghiệp Nếu nhà triển khai ngừng việc hỗ

trợ sản phẩm, hệ thống sẽ nhanh chóng không thể đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp và không được phát triển tiếp

• Sự đặc biệt của ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề kinh doanh quá chuyên biệt của doanh nghiệp gây nhiều khó khăn cho việc tìm một giải pháp phù hợp Việc này đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm ra một nhà triển khai thật sự có kinh nghiệm với ngành nghề kinh doanh của mình Một

số doanh nghiệp không thể tìm ra giải pháp phù hợp buộc phải tự phát triển giải pháp cho riêng mình với chi phí rất tốn kém

• Mức độ phức tạp của hệ thống: Hệ thống ERP là sự liên kết của nhiều module đảm nhiệm các chức năng khác nhau Hệ thống càng lớn thì càng khó bảo trì Bên cạnh đó, không hẳn là khi hệ thống đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp thì nhân viên trong doanh nghiệp sẽ có thể sử dụng thành thạo ngay Việc triển khai hệ thống ERP lúc này sẽ đòi hỏi thêm chi phí đào tạo khá tốn kém

• Khả năng tương thích với các hệ thống được mở rộng: Tuy rằng yêu cầu của một hệ thống ERP là khả năng tích hợp dữ liệu với các hệ thống khác Nhưng thông thường không có tiêu chuẩn cụ thể cho việc tích hợp

dữ liệu do các hệ thống quá khác nhau Doanh nghiệp thường tốn thêm chi phí cho việc tích hợp dữ liệu hoặc doanh nghiệp phải tính toán lại khả năng triển khai giải pháp cùng với các hệ thống có sẵn (nếu có)

1.7 Các quy trình quản trị nguồn lực trong một hệ ERP điển hình

- Quy trình đối với một phòng tài chính điển hình:

• Creating a Customer Account – Tạo tài khoản khách hàng

• Creating a Vendor Account – Tạo tài khoản nhà cung cấp

• Creating a Bank Account – Tạo tài khoản ngân hàng

• Creating a General Ledger Account – Tạo tài khoản sổ cái

• Enhancing Chart of Accounts

• Receiving Check or Cash from Customers – Nhận séc hoặc tiền từ khách hàng

• Payments to Vendors by raising Checks or through Cash - Thanh toán cho nhà cung cấp bằng séc hoặc tiền mặt

• Journal Entries – Cập nhật sổ nhật ký

- Quy trình đối với một phòng bán hàng và marketing điển hình:

• Creating Sales Order – Tạo hóa đơn đặt hàng

• Pick and Pack Sales Orders – Thực hiện đơn đặt hàng

• Shipping orders – Chuyển đơn hàng

• Create Sales Invoice – Tạo hóa đơn bán hàng

• Sales Returns – Kết thúc bán hàng

- Quy trình đối với một phòng mua hàng điển hình:

• Purchase Order - Đặt mua hàng

• Purchase Picking Orders - Nhận đơn đặt hàng

• Purchase Invoice - Nhận hóa đơn mua hàng

• Purchase Returns - Kết thúc mua hàng

- Quy trình đối với một phòng quản lý kho điển hình:

• Creation of items – Nhập kho

• Issues of Items – Xuất kho

• Physical stock adjustment – Điều chỉnh kho về vật lý

- Quy trình đối với một phòng sản xuất:

• Creating Bill of materials – Tạo hóa đơn các vật tư

• WIP receipts for recording completed work orders – nhận biên lai xác nhận hoàn thành công việc yêu cầu

1.8 Các kỹ thuật mô hình hóa quy trình (Process Modeling)

- Các quy trình nghiệp vụ có thể khá phức tạp

- Process model - mô hình quy trình: là một thể hiện trừu tượng của một quy trình

- Các công cụ mô hình hóa quy trình cung cấp cách thức mô tả mô quy trình nghiệp vụ để tất cả các đối tượng tham gia hiểu được quy trình

- Những ưu điểm của việc mô hình hóa quy trình:

o Thể hiện qua giao diện đồ họa thường dễ hiểu hơn qua viết mô tả bằng lời

o Cung cấp một điểm bắt đầu thuận lợi cho việc phân tích quy trình

 Các bên tham gia có thể thiết kế và cài đặt những cải tiến mới

o Tài liệu hóa quy trình

 Dễ đào tạo cán bộ để hỗ trợ quy trình nghiệp vụ

- Flowcharting Process Models – các mô hình quy trình biểu đồ luồng

o Flowchart – Biểu đồ luồng

 Các thể hiện đồ họa của việc di chuyển, các luồng cụ thể hoặc trừu tượng của các mục

 Rõ ràng, thể hiện đồ họa của một quy trình từ bắt đầu đến kết thúc

 Sử dụng một bộ ký hiệu chuẩn

Hình 2: Một số ký hiệu cơ bản của biểu đồ luồng

o Process mapping – ánh xạ quy trình

 Thường được sử dụng thay thế cho biểu đồ luồng

 Cụ thể tham chiếu tới các hoạt động đang xảy ra trông một quy trình nghiệp

vụ đã tồn tại

- Event Process Chain (EPC) Diagram – Biểu đồ chuỗi quy trình sự kiện

Gồm 2 thành phần chính là Event – Sự kiện và Function – Chức năng