bảo quản tài liệu lưu trữ

Câu 1. Anh (chị) hãy giải thích vì sao bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là một nhiệm vụ khó khăn phức tạp. Trình bày khái quát biện pháp khắc phục, tác động của yếu tố môi trường đối với tài liệu lưu trữ?Câu 2. Bằng lí luận đã được trang bị anh (chị) hãy đưa ra các giải pháp hữu hiệu nhất để thực hiện có hiệu quả công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Cho ví dụ minh họa cụ thể.

Học phần: BẢO QUẢN, TU BỔ, PHỤC CHẾ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Câu Anh (chị) giải thích bảo quản tài liệu lưu trữ nước ta nhiệm vụ khó khăn phức tạp Trình bày khái quát biện pháp khắc phục, tác động yếu tố môi trường tài liệu lưu trữ? Bảo quản tài liệu lưu trữ việc sử dụng biện pháp khoa học, kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ bảo quản an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ tốt yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu Thực tế chứng minh rằng, tuổi thọ tài liệu dài hay ngắn tùy thuộc vào điều kiện bảo quản chúng Để lưu giữ tài liệu tồn bền lâu, không bị sờn, rách, hư hỏng mát tác động tự nhiên người phải áp dụng biện pháp kỹ thuật tiên tiến, phải có chế độ bảo quản chặt chẽ Việc bảo quản tài liệu lưu trữ nước ta nhiệm vụ khó khăn phức tạp yếu tố sau: Một là, vật mang tin; chất lượng ghi tin phương pháp ghi tin Trong kho lưu trữ nay, có nhiều loại tài liệu lưu trữ như: tài liệu giấy, nghe nhìn (ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình), tài liệu điện tử, đó, tài liệu giấy chiếm khối lượng lớn Nguyên nhân gây hư hại tài liệu giấy chất cấu thành Ở nước ta tài liệu lưu trữ giấy không phong phú loại giấy giấy dó, giấy công nghiệp, giấy nứa, giấy in rônêô, giấy in ánh sáng sản xuất phương pháp thủ công máy công nghiệp mà đa dạng loại mực ghi tài liệu mực tàu, mực viết tay, mực làm giấy than, mực in… Sự đa dạng chủng loại, kích cỡ giấy loại mực ghi giấy nguyên nhân gây không khó khăn cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ vấn đề khắc phục tượng hư hỏng tài liệu Hai là, điều kiện tự nhiên như: Nhiệt độ, không khí công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nguyên nhân quan trọng gây hư hỏng tài liệu lưu trữ Nước ta nằm khu vực nhiệt đới ẩm gió mùa, nhiệt độ trung bình hàng năm cao 20 0C, lượng xạ lớn Nhiệt độ cao làm cho tài liệu lưu trữ hư hỏng ảnh hưởng trực tiếp đến tuổi thọ tài liệu, làm tăng nhanh tốc độ phản ứng hóa học Đối với tài liệu giấy, nhiệt độ tăng cao làm cho giấy bị giòn, dễ gãy, tăng tốc độ phản ứng hóa học làm cho giấy bị axit hóa, mờ chữ; tài liệu ảnh nhiệt độ cao bị chảy lớp nhũ tương làm cho ảnh biến dạng, mờ hình ảnh; tài liệu phim làm cho phim bị giòn, bếch dính Trong trường hợp nhiệt độ xuống thấp hay thay đổi đột ngột ảnh hưởng đến độ bền học tài liệu Ở nước ta độ ẩm trung bình năm từ 80-90% vùng núi độ ẩm lớn, yếu tố phá hại mạnh tài liệu lưu trữ Khi độ ẩm cao tạo điều kiện cho chất khí môi trường chất hóa học tài liệu dễ bị hòa tan làm cho chữ bị nhòe, mực bị bay màu, tài liệu bị bếch dính; ra, nhiệt độ làm dung mội cho chất hóa học gây phản ứng có hại cho tài liệu lưu trữ tạo điều kiện cho nấm mốc, côn trùng vi sinh vật phát triển Bởi số côn trùng lấy tài liệu lưu trữ thức ăn môi trường sống; nấm mốc nguyên nhân gây hư hại tài liệu Nó xuất làm cho tài liệu có đốm xanh đen Ngoài ra, ánh sáng, bụi, khí độc, thiên tai, côn trùng, nấm mốc loại gặm nhấm ảnh hưởng lớn đến tài liệu lưu trữ Ba là, điều kiện bảo quản việc sử dụng tài liệu lưu trữ Nguyên nhân thân người trình bảo quản tài liệu gây Điều kiện bảo quản tài liệu lưu trữ nước ta gặp nhiều hạn chế, thiếu phương tiện bảo quản tối thiểu như: giá, tủ, bìa, cặp, hộp Do nhà kho không chắn làm hư hại tài liệu lưu trữ bị kẻ gian đánh cắp phá hoại tài liệu Có thể thiếu trách nhiệm cán lưu trữ người sử dụng tài liệu; việc chấp hành không đúng, không nghiêm quy định, chế độ Nhà nước việc đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ Trong khâu nghiệp vụ thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, kiểm tra, tổ chức sử dụng tài liệu quy trình, làm sai nguyên tắc dẫn đến tình trạng làm tổn thất hư hại tài liệu Các biện pháp khắc phục tác động yếu tố môi trường tài liệu lưu trữ: Lựa chọn vật mang tin, chất liệu ghi tin phương pháp ghi tin Để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bị xuống cấp, lão hóa tự thân hủy hoại cần sử dụng loại giấy đại có chứa lớp kiềm bảo vệ (độ PH từ -> 10) Để đảm bảo an toàn cho tài liệu bên cạnh chọn loại giấy cần ý đến loại mực in văn bản, mực dấu, mực viết có chất lượng tốt Kiểm soát, trì nhiệt độ, bảo quản tài liệu kho cho phù hợp Đối với tài liệu giấy cần khống chế trì nhiệt độ (2) độ ẩm 50% () Đối với tài liệu phim, ảnh, băng, đĩa nhiệt độ 16 ( ) độ ẩm 45% (5%) Ánh sáng độ chiếu kho bảo quản tài liệu từ 50- 80 lux, ý nồng độ khí độc phòng kho Chế độ thông gió: không khí kho phải lưu thông với tốc độ khoảng 5m/giây Biện pháp phòng chống ẩm nhiệm vụ quan trọng yếu tố phá hoại mạnh tài liệu lưu trữ Trong điều kiện không khí kho ẩm ướt không khí trời ta áp dụng hai cách thông gió tự nhiên thông gió máy; biện pháp đơn giản, kinh phí có nhược điểm thông gió bụi côn trùng dễ xâm nhập vào kho Ngoài ra, ta dùng hóa chất (silicagen, vôi sống, ), bao gói cách ly độ ẩm hay dùng tủ sấy tài liệu để phòng chống nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ Biện pháp hạn chế ánh sáng; ánh sáng yếu tố gây tác động quang hóa làm cho tài liệu bị vàng, giòn, mực bị bay màu ánh sáng có tia tử ngoại Để hạn chế ánh sáng mức tài liệu phải bảo quản cặp, hộp kín; kho lưu trữ phải xây dựng theo tiêu chuẩn tránh ánh sáng trực tiếp vào tài liệu lưu trữ Biện pháp chống bụi cách sử dụng máy hút bụi thường xuyên vệ sinh kho lưu trữ, tài liệu phải bảo quản cặp, hộp kín, kho lưu trữ phải xây dựng nơi có môi trường không khí sạch, hệ thống cửa kho phải kín, khít Đối với nấm mốc, kiểm soát nguồn dinh dưỡng nấm mốc tức trình thực nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ không phép đưa số chất mà nấm mốc phát triển như: dầu, mỡ, glycerine Ngoài bụi có chất hữu cơ, vô nên nấm mốc dễ phát triển nguồn dinh dưỡng cho côn trùng phát triển Vì toàn tài liệu phải đưa vào hộp bao gói cẩn thận thường xuyên vệ sinh hộp, giá, tủ, sàn kho; tẩy trùng cho tài liệu trước nhập kho Biện pháp phòng chống loại gặm nhấm, để phòng chúng kho lưu trữ phải che chắn chu đáo, cửa thông kín đường ống thông vào kho lưu trữ phải làm sắt bịt kín Ngoài ra, phải sử dụng loại hóa chất để tiêu diệt kẽm photpho kẽm sunphat, dùng bẫy… Câu Bằng lí luận trang bị anh (chị) đưa giải pháp hữu hiệu để thực có hiệu công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Cho ví dụ minh họa cụ thể Để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, nhằm hạn chế tối đa hư hỏng, xuống cấp tài liệu kéo dài tuổi thọ tài liệu, số giải pháp hữu hiệu để thực có hiệu công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: Đầu tiên, nâng cao nhận thức người Tuyên truyền phổ biến nội dung công tác bảo quản dự phòng tài liệu đến cán làm việc người sử dụng tài liệu Cụ thể xây dựng panô, áp phích, tờ rơi, tranh vẽ trực quan sử dụng tài liệu cách cho độc giả để người sử dụng tài liệu ý thức hành động tài liệu Thứ hai, tiếp tục hoàn thiện hệ thống văn quy định, hướng dẫn nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ Cụ thể thường xuyên tiến hành rà soát, sửa đổi, bổ sung văn hướng dẫn, quy trình, quy định cho phù hợp với tình hình thực tế đặc thù trung tâm lưu trữ việc xuất, nhập tài liệu lưu trữ quy trình nghiệp vụ; xây dựng quy định chế tài xử phạt hành vi mát, hư hỏng, nhằm tăng tính nghiệp minh, tinh thần trách nhiệm trình bảo quản khai thác sử dụng tài liệu Thứ ba, cần có quan tâm, đầu tư mức lãnh đạo để làm tốt công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, lắp đặt đầy đủ trang thiết bị kỹ thuật bảo quản Cung cấp nguồn kinh phí cho quan lưu trữ lịch sử lưu trữ quan để họ đẩy nhanh tốc độ số hóa, tu bổ bảo quản kéo dài tuổi thọ tài liệu phục vụ yêu cầu khai thác tài liệu an toàn thuận lợi, nhanh chóng Ví dụ, thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội cần đầu tư nguồn kinh phí để trang bị nhiều trang thiết bị, sách báo chuyên môn nhiều nhằm phục vụ tốt việc tra tìm tài liệu giáo viên, sinh viên… Thứ tư, chuyên môn hóa cán làm công tác bảo quản tài liệu Thường xuyên tuyên truyền nâng cao trình độ cho cán công tác bảo quản tài liệu, tạo điều kiện cho cán tham gia khóa đào tạo nghiệp vụ bảo quản tài liệu nước, tập trung xây dựng đội ngũ cán làm công tác lưu trữ yêu nghề,có tâm huyết, có ý thức, trách nhiệm cao, có đạo đức nghề nghiệp Thường xuyên tổ chức hội thảo, tọa đàm công tác bảo quản tài liệu qua để quan tổ chức, cá nhân thảo luận khó khăn vướng mắc học tập trao đổi kinh nghiệm Thứ năm, đầu tư lắp đặt hệ thống thiết bị đại đạt tiêu chuẩn chất lượng, an toàn Lập kế hoạch sửa chữa đưa vào sử dụng số máy móc phục vụ cho việc giữ gìn tu bổ, phục chế tài liệu vật mang tin đại Cụ thể khai thác tài liệu dạng điện tử nên lựa chọn ưu tiên hàng đầu góp phần giảm thiểu nguy tác động người lên tài liệu gốc Các hệ thống báo cháy, chữa cháy, báo động thường xuyên phải kiểm tra, bão dưỡng trạng thái vận hành tốt đại Nên sử dụng tủ lạnh để bảo quản tài liệu, nhiệt độ lạnh nấm mốc giảm Nên Scan chuyển dạng tất loại tài liệu cổ quý như: rập văn bia, tài liệu Hán Nôm, tranh ảnh, đồ…vào đĩa CD-ROM để bảo quản tài liệu lâu dài Thứ sáu, trung tâm lưu trữ lịch sử, lưu trữ quan cần phải tiến hành khảo sát tình trạng vật lý tài liệu lưu trữ khối, phông, sưu tập lưu trữ để xây dựng kế hoạch bảo quản tài liệu cách khoa học Cụ thể đến quý năm quan tổ chức cử cán kiểm tra tình hình vật lý tài liệu bị hư hỏng phải tìm cách phòng chống đảm bảo an toàn tài liệu Ngoài có nhiều giải pháp hữu hiệu để thực công tác bảo quản tài liệu lưu trữ khác Song giải pháp coi hữu hiệu nhất, đặc biệt giải pháp vấn đề nhận thức người Nếu cá nhân, tập thể chấp hành tốt quy định chung, có ý thức bảo vệ tài liệu lưu trữ công tác bảo quản Nhà nước tốt, tài liệu lưu giữ lâu dài hơn, phục vụ nhu cầu khai thác cách hiệu Một ví dụ minh họa cụ thể: Trong năm qua, thực Đề án “Chống nguy hủy hoại, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng có hiệu số khối phông tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ quốc gia”, quan tâm, đầu tư Nhà nước, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II từ năm 1999 đến đưa tu bổ, bồi được: 754.277 tờ tài liệu, đó: 672.726 tờ tài liệu hành chính; 77.586 tờ sổ Hán Nôm; 3.915 tờ Bản đồ phông, sưu tập tài liệu: Bản đồ, sổ Hán Nôm, Phủ Thống đốc Nam Kỳ, Phủ Thủ tướng quốc gia Việt Nam, Phủ Thủ tướng Việt Nam Cộng hòa, Đệ Việt Nam Cộng hòa, Đệ nhị Việt Nam Cộng hòa, tài liệu Hoàng Sa, Trường Sa, Biên giới ... điều kiện bảo quản việc sử dụng tài liệu lưu trữ Nguyên nhân thân người trình bảo quản tài liệu gây Điều kiện bảo quản tài liệu lưu trữ nước ta gặp nhiều hạn chế, thiếu phương tiện bảo quản tối... phương pháp ghi tin Để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bị xuống cấp, lão hóa tự thân hủy hoại cần sử dụng loại giấy đại có chứa lớp kiềm bảo vệ (độ PH từ -> 10) Để đảm bảo an toàn cho tài liệu... nhiệm trình bảo quản khai thác sử dụng tài liệu Thứ ba, cần có quan tâm, đầu tư mức lãnh đạo để làm tốt công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, lắp đặt đầy đủ trang thiết bị kỹ thuật bảo quản Cung