Các hoạt động của một doanh nghiệp (Tổ chức) bao gồm: Hoạt động tác nghiệp và các dự án. Đặc trưng chung của cả 2 loại hoạt động: Chúng được thực hiện bởi con người Các nguồn lực bị giới hạn Đều được kế hoạch hóa, điều chỉnh và kiểm soát Sự khác biệt Hoạt động tác nghiệp là hoạt động thường xuyên và lặp lại Hoạt động của các dự án là nhất thời và duy nhất Khái niệm Dự án là những nỗ lực nhất thời (Có thời hạn) nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất
Chương Tổng quan Quản lý dự án Mục đích, yêu cầu Mục đích Nghiên cứu vấn đề chung dự án quản lý dự án để thấy khác biệt dự án với hoạt động thường ngày khác biệt công tác quản lý Yêu cầu - Nắm đặc trưng dự án - Hiểu rõ nội dung quản lý dự án, khác biệt quản lý dự án với quản lý hoạt động thường Quản lý dự án Năm 2010 xuyên Nội dung Khái niệm đặc trưng dự án Quản lý dự án, tác dụng quản lý dự án Chu kỳ sống (Vòng đời) dự án Các trình quản lý dự án Các lĩnh vực quản lý dự án Sự khác QLDA với quản lý SX Năm 2010 Quản lý dự án Khái niệm dự án Các hoạt động doanh nghiệp (Tổ chức) bao gồm: Hoạt động tác nghiệp dự án Đặc trưng chung loại hoạt động: Chúng thực người Các nguồn lực bị giới hạn Đều kế hoạch hóa, điều chỉnh kiểm soát Sự khác biệt Hoạt động tác nghiệp hoạt động thường xuyên lặp lại Hoạt động dự án thời Khái niệm Dự án nỗ lực thời (Có thời hạn) nhằm tạo sản phẩm dịch vụ Năm 2010 Quản lý dự án Cách nhìn khác dự án Có mục tiêu gồm mặt Thời gian “ Ba mặt giới hạn” Chất lượng Chi phí Là Sử dụng nguồn lực Được thực phạm vi tổ chức Năm 2010 Quản lý dự án Các đặc trưng dự án Có mục đích, kết xác định Có thời gian bắt đầu kết thúc (Vòng đời) Yêu cầu nguồn lực Đòi hỏi phối hợp bên có liên quan Cơ cấu máy quản lý mang tính lâm thời Là hoạt động mang tính (Không lặp lại) Sản phẩm dự án mang tính chất đơn chiếc, lạ Có tính bất định độ rủi ro cao Quản lý dự án Năm 2010 Quản lý dự án Khái niệm: Quản lý dự án việc ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ kỹ thuật vào hoạt động dự án nhằm thỏa mãn yêu cầu mong đợi bên liên quan đến dự án Đòi hỏi phải cân yếu tố có tính mâu thuẫn: Phạm vi, thời gian, chi phí chất lượng Các bên liên quan với nhu cầu mong đợi khác Các yêu cầu cụ thể (Có thể lượng hóa) yêu cầu trừu tượng (Không thể lượng hóa) Năm 2010 Quản lý dự án Vì dự án không thành công? Thiếu trách nhiệm từ phía doanh nghiệp (Tổ chức) Mục tiêu yêu cầu không rõ ràng Các yêu cầu hoạt động kinh doanh thay đổi Thông tin Quản lý chất lượng yếu Công tác kế hoạch hóa không tốt Chính sách doanh nghiệp dự án có vấn đề Năm 2010 Quản lý dự án Vì dự án bị chậm? Các mục tiêu phạm vi dự án xác định không rõ ràng Thiếu kỹ thuật ước lượng Cơ cấu phân tách công việc (WBS) thiếu chi tiết Tình trạng vô chủ kinh doanh Không quản lý thay đổi Không kiểm soát bên thứ ba Năm 2010 Quản lý dự án Các yếu tố cạnh tranh Quality Phạm vi/Chất lượng Thời gian Time Time Năm 2010 Chi phí Quản lý dự án Cost Cost 10 Các trình dự án Kế hoạch Khởi động Thực Kiểm sóat Kết thúc Năm 2010 Quản lý dự án 16 Quá trình khởi động Giao trách nhiệm cho tổ chức bắt đầu giai đoạn sau dự án Quá trình khởi động lặp lại khởi đầu tất giai đoạn Các nhu cầu đánh giá lại Năm 2010 Quản lý dự án 17 Công tác kế hoạch hóa Khối lượng công tác kế hoạch tỷ lệ thuận với quy mô dự án Các kế hoạch gồm: Xác định phạm vi dự án Xác định hoạt động, thứ tự văn hóa Xây dựng lịch biểu Kế hoạch hóa nguồn lực Ước lượng chi phí lập ngân sách dự án Năm 2010 Quản lý dự án 18 Quá trình thực Thực hoạt động kế hoạch hóa Công tác đảm bảo chất lượng Phát triển nhóm dự án Thiết lập hệ thống thông tin Thu hút lựa chọn nguồn lực Quản lý hợp đồng Năm 2010 Quản lý dự án 19 Quá trình kiểm soát Đo lường mức độ thực dự án Điều chỉnh kế hoạch cần Xác định sai lệch Đưa giải pháp ngăn ngừa Kiểm soát thay đổi Kiểm soát lịch biểu, chi phí chất lượng Báo cáo mức độ thực Xử lý rủi ro Năm 2010 Quản lý dự án 20 Quá trình kết thúc Về mặt hành Tạo lập, ghi chép truyền thông tin Rút học cho dự án sau Phân bổ lại nguồn lực lại Bố trí lại thành viên nhóm dự án Thanh lý hợp đồng Hoàn tất hợp đồng Giải vấn đề tồn đọng Năm 2010 Quản lý dự án 21 giai đoạn dự án (Chu kỳ dự án) Khởi động (Xây dựng ý tưởng) Kế hoạch (Phát triển) - Thực - Kết thúc - Năm 2010 Quản lý dự án Vì sao? Cái gì? Như nào? 22 Tác dụng quản lý dự án Liên kết tất hoạt động, công việc dự án Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ, gắn bó thường xuyên nhóm QLDA với khách hàng nhà cung cấp đầu vào cho dự án Tăng cường hợp tác thành viên rõ trách nhiệm thành viên tham gia dự án Tạo điều kiện phát sớm khó khăn, vướng mắc nẩy sinh có điều chỉnh kịp thời trước thay đổi điều kiện không lường trước Tạo sản phẩm dịch vụ có chất lượng cao 23 Quản lý dự án Năm 2010 Mô quản lý dự án Các trình Khởi động - Kế hoạch - Thực - Giám sát - Kết thúc Các lĩnh vực qlda (9) KẾ HOẠCH TỔNG QUAN PHẠM VI THỜI GIAN CHI PHÍ CHẤT LƯỢNG NHÂN LỰC THÔNG TIN MUA SẮM RỦI RO Năm 2010 Quản lý dự án 24 Sự khác QLDA với QLSX doanh nghiệp Quản lý sản xuất Quản lý dự án Nhiệm vụ có tính lặp lại, liên tục Nhiệm vụ tính lặp lại, liên tục mà có tính mẻ Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao Một khối lượng lớn hàng hóa, dịch Tập trung vào loại hay số vụ SX thời kỳ (SX lượng định hàng hóa, dịch vụ hàng loạt) (SX đơn chiếc) Thời gian tồn doanh nghiệp Thời gian tồn dự án có giới lâu dài hạn (Thời gian ngắn) Các số liệu thống kê sẵn có liên Các số liệu có, không liên tục tục việc định định dự án Năm 2010 Quản lý dự án 25 Sự khác nhau…(Tiếp) Quản lý sản xuất Quản lý dự án Không tốn chuộc lại Phải trả giá đắt cho sai lầm định sai lầm dự án Tổ chức sản xuất ổn định theo tổ, Cơ cấu tổ chức máy cho nhóm phổ biến dự án (Ban QLDA) Trách nhiệm rõ ràng điều Phân chia trách nhiệm thay đổi chỉnh theo thời gian tùy thuộc vào tính chất dự án Môi trường làm việc tương đối ổn Môi trường làm việc thường định xuyên thay đổi Năm 2010 Quản lý dự án 26 Quản lý kế hoạch tổng quan dự án Mục tiêu: Bảo đảm yếu tố riêng rẽ dự án phối hợp cách chặt chẽ Bao gồm việc đánh đổi mục tiêu cạnh tranh với nhằm thỏa mãn tối đa yêu cầu mong đợi bên liên quan Cách thức tiến hành thông qua: Xây dựng kế hoạch dự án – phối kết hợp kế hoạch riêng lẻ dự án thành tài liệu thống nhất, quán Thực kế hoach – Thực hoạt động dự kiến kế hoạch dự án Kiểm soát tổngQuản thểlý dự ánthay đổi – phối hợp Năm 2010 27 Quản lý phạm vi dự án Bảo đảm dự án bao gồm tất hoạt động cần thiết gồm hoạt động cần thiết để hoàn thành thắng lợi dự án Nghĩa xác định rõ thuộc không thuộc dự án Khởi động – Giao dự án Kế hoạch hóa phạm vi – công bố phạm vi dự án làm cho định tương lai Xác định phạm vi – Chia sản phẩm dự án thành phần nhỏ để kiểm soát dễ dàng Khẳng định lại phạm vi dự án – thức hóa việc chấp nhận phạm vi dự án Kiểm soát thay đổi phạm vi – Kiểm soát Quản phạm lý dự án vi dự án Năm 2010đổi liên quan đến thay 28 Quản lý thời gian dự án Bao gồm trình cần thiết nhằm bảo đảm dự án hoàn thành thời hạn Nội dung: Xác định hoạt động – Chỉ rõ hoạt động cần phải thực để tạo sản phẩm khác dự án Xác định trình tự hoạt động – Xác định mối quan hệ phụ thuộc họat động Ước lượng độ dài thời gian hoạt động – phân chia thành giai đoạn ước lượng độ dài thời gian Xây dựng lịch biểu – phân tích trình tự hoạt động, độ dài thời gian nguồn lực để xây dựng lịch biểu dự án Giám sát lịch biểu – kiểm soát thay đổi lịch biểu Năm 2010 Quản lý dự án 29 Quản lý chi phí dự án Bao gồm trình cần thiết nhằm bảo đảm cho dự án hoàn thành phạm vi ngân sách duyệt Nội dung: KH hóa nguồn lực – Xác định loại nguồn lực, số lượng loại cần cho việc thực hoạt động dự án Ước lượng chi phí – Ước tính chi phí nguồn lực cho hoạt động dự án Lập ngân sách dự án – Phân bổ tổng ngân sách dự án cho yếu tố dự án Giám sát chi phí – giám sát thay đổi trình thực ngân sách 30 Quản lý dự án Năm 2010 [...]... bằng giữa 3 mục tiêu có tính mâu thuẫn với nhau này Năm 2 010 Quản lý dự án 11 Các bên liên quan đến dự án Các bên liên quan là các tổ chức, cá nhân tham gia vào hoặc bị ảnh hưởng bởi các hoạt động của dự án Bao gồm: Nhà tài trợ Nhóm dự án Nhóm hỗ trợ Khách hàng Người sử dụng Nhà cung ứng Những người đối lập Năm 2 010 Quản lý dự án 12 Chu kỳ sống (vòng đời) của dự án Xác định thời... gia,biên chế Những rủi ro, chi phí Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Ý tưởng Phát triển Thực thi Kết thúc Nguồn lực Năm 2 010 Quản lý dự án Time 13 Khung khổ quản lý dự án Công cụ Phạm vi Nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan Cốt lõi Th gian Ch.lượng Tính tổng thể của quản lý dự án Nhân lực Thông tin Hỗ trợ Năm 2 010 Chi phí Quản lý dự án Rủi ro Mua sắm Kỹ thuật 14 Các quá trình dự án Dự án được cấu... quản lý dự án: liên quan đến việc mô tả và tổ chức các công việc dự án Các quá trình hướng tới sản phẩm: liên quan đến việc xác định và tạo ra sản phẩm Các quá trình quản lý và hướng tới sản phẩm có sự chồng lấn và tương tác với nhau trong suốt vòng đời dự án Năm 2 010 Quản lý dự án 15 Các quá trình dự án Kế hoạch Khởi động Thực hiện Kiểm sóat Kết thúc Năm 2 010 Quản lý dự án 16 Quá trình khởi động... Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn 23 Quản lý dự án Năm 2 010 Mô phỏng quản lý dự án Các quá trình Khởi động - Kế hoạch - Thực hiện - Giám sát - Kết thúc Các lĩnh vực qlda (9) KẾ HOẠCH TỔNG QUAN PHẠM VI THỜI GIAN CHI PHÍ CHẤT LƯỢNG NHÂN LỰC THÔNG TIN MUA SẮM RỦI RO Năm 2 010 Quản lý dự án 24 Sự khác nhau giữa QLDA với QLSX của doanh nghiệp Quản lý sản xuất Quản lý dự án Nhiệm vụ có... các nguồn lực Quản lý các hợp đồng Năm 2 010 Quản lý dự án 19 Quá trình kiểm soát Đo lường mức độ thực hiện dự án Điều chỉnh kế hoạch nếu cần Xác định những sai lệch Đưa ra các giải pháp ngăn ngừa Kiểm soát sự thay đổi Kiểm soát lịch biểu, chi phí và chất lượng Báo cáo mức độ thực hiện Xử lý rủi ro Năm 2 010 Quản lý dự án 20 Quá trình kết thúc Về mặt hành chính Tạo lập, ghi chép và truyền... Năm 2 010 Quản lý dự án 21 4 giai đoạn của dự án (Chu kỳ dự án) Khởi động (Xây dựng ý tưởng) Kế hoạch (Phát triển) - Thực hiện - Kết thúc - Năm 2 010 Quản lý dự án Vì sao? Cái gì? Như thế nào? 22 Tác dụng của quản lý dự án Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ, gắn bó thường xuyên giữa nhóm QLDA với... đoạn Các nhu cầu được đánh giá lại Năm 2 010 Quản lý dự án 17 Công tác kế hoạch hóa Khối lượng công tác kế hoạch tỷ lệ thuận với quy mô dự án Các kế hoạch cơ bản gồm: Xác định phạm vi dự án Xác định các hoạt động, thứ tự và văn bản hóa Xây dựng lịch biểu Kế hoạch hóa nguồn lực Ước lượng chi phí và lập ngân sách dự án Năm 2 010 Quản lý dự án 18 Quá trình thực hiện Thực hiện các hoạt động... liên tục tục đối với việc ra quyết định đối với các quyết định về dự án Năm 2 010 Quản lý dự án 25 Sự khác nhau…(Tiếp) Quản lý sản xuất Quản lý dự án Không quá tốn kém khi chuộc lại Phải trả giá đắt cho các quyết những sai lầm định sai lầm về dự án Tổ chức sản xuất ổn định theo tổ, Cơ cấu tổ chức bộ máy mới cho nhóm là phổ biến mỗi dự án (Ban QLDA) Trách nhiệm rõ ràng và được điều Phân chia trách nhiệm... làm việc tương đối ổn Môi trường làm việc thường định xuyên thay đổi Năm 2 010 Quản lý dự án 26 Quản lý kế hoạch tổng quan dự án Mục tiêu: Bảo đảm rằng các yếu tố riêng rẽ của dự án được phối hợp một cách chặt chẽ Bao gồm việc đánh đổi giữa các mục tiêu cạnh tranh với nhau nhằm thỏa mãn tối đa yêu cầu và mong đợi của các bên liên quan Cách thức tiến hành thông qua: Xây dựng kế hoạch dự án – phối kết... – Kiểm soát những Quản phạm lý dự án vi dự án Năm 2 010 đổi liên quan đến thay 28 Quản lý thời gian dự án Bao gồm các quá trình cần thiết nhằm bảo đảm dự án hoàn thành đúng thời hạn Nội dung: Xác định các hoạt động – Chỉ rõ các hoạt động cần phải thực hiện để tạo ra các sản phẩm khác nhau của dự án Xác định trình tự các hoạt động – Xác định mối quan hệ phụ thuộc giữa các họat động Ước lượng độ ... Giám sát - Kết thúc Các lĩnh vực qlda (9) KẾ HOẠCH TỔNG QUAN PHẠM VI THỜI GIAN CHI PHÍ CHẤT LƯỢNG NHÂN LỰC THÔNG TIN MUA SẮM RỦI RO Năm 2010 Quản lý dự án 24 Sự khác QLDA với QLSX doanh nghiệp Quản... kế hoạch tổng quan dự án Mục tiêu: Bảo đảm yếu tố riêng rẽ dự án phối hợp cách chặt chẽ Bao gồm việc đánh đổi mục tiêu cạnh tranh với nhằm thỏa mãn tối đa yêu cầu mong đợi bên liên quan Cách... dự án Time 13 Khung khổ quản lý dự án Công cụ Phạm vi Nhu cầu mong đợi bên liên quan Cốt lõi Th gian Ch.lượng Tính tổng thể quản lý dự án Nhân lực Thông tin Hỗ trợ Năm 2010 Chi phí Quản lý dự án