Thực trạng về tổ chức kế toán hàng hóa tại công ty TNHH thương mại vật tư KH KT tramatco

Đánh giá hàng hoá *Nguyên tắc đánh giá: -Nguyên tắc giá gốc : Một trong những nguyên tắc cơ bản nhất của kế toán mua hàng là nguyên tắc giá gốc cost principle theo chuẩn mực 02-hàng tồ

Chơng I Những vấn đề chung về kế toán hàng hoá trong doanh

nghiệp thơng mại 1.Sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác kế toán hàng hoá trong doanh nghiêp thơng mại

1.1 Đặc điểm hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại

“Thơng mại” theo luật thơng mại Việt Nam(đợc quôc hội khoá IX, kỳhọp thứ 11thông qua ngày 10/05/1997) là hành vi mua bán hàng hoá, dịch vụnhằm mục đích sinh lời hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội

Hàng hoá trong DNTM tồn tại dới hình thức vật chất, là sản phẩm củalao động, có thể thoả mãn một nhu cầu nào đó của con ngời, đợc thực hiệnthông qua mua bán trên thị trờng.Nói cách khác là hàng hoá DNTM là nhữnghàng hoá vật t mà DN mua vào để bán phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêudùng của xã hội

Vậy hàng hoá là những vật phẩm các doanh nghiệp mua về để bán phục

vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội

Hàng hoá trong DNTM có những đặc điểm sau:

- Hàng hoá rất đa dạng và phong phú:Sản xuất không ngừng phát triển,nhu cầu tiêu dùng luôn biến đổi và có xu hớng ngày càng tăng dẫn đến hànghoá ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại

- Hàng hoá có đặc tính lí, hoá, sinh học:Mỗi loại hàng có các đặc tính

lí, hoá, sinh học riêng.Những đặc tính này có ảnh hởng đến số lợng, chất lợnghàng hoá trong quá trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra

- Hàng hoá luôn thay đổi về chất lợng, mẫu mã , thông số kỹthuật Sự thay đổi này phụ thuộc vào trình độ phát triển của xuất , vào nhu cầuthị hiếu của ngời tiêu dùng.Nếu hàng hoá thay đổi phù hợp với nhu cầu tiêudung thì hàng hoá đợc tiêu thụ và ngợc lại

- Trong lu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhng cha đa vào sửdụng.Khi kết thúc quá trình lu thông, hàng hoá mới đợc đa vào sử dụng để đápứng nhu cầu cho tiêu dùng hay sản xuất

- Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các DNTM, nghiệp vụ luchuyển hàng hoá với các quá trình:Mua- nhập hàng, dự trữ bảo quản hànghoá.bán hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trong DNTM Vốn dự trữ hànghoá chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lu động trong DN(80%- 90%)>vốn lu

động của DN không ngừng vận động qua các giai đoạn của chu kỳ:Dự trữ sảnxuất và lu thông.Quá trình này diễn ra lặp đi lặp lại không ngừng gọi là sựtuần hoàn và chu chuyển của vốn lu động

- Sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh thì vốn lu động lại thay đổihình thái biểu hiện từ hình thái vốn tiền tệ sang hình thai vốn ban đầu là hìnhthái tiên tệ.Nh vậy quá trình vận động của hàng hoá cũng là quá trình vận

động của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp.Việc tăng tốc độ của lu chuyểncủa vốn kinh doanh không thể tách rời việc dự trữ và tiêu thụ hàng hoá mộtcách hiệu quả.

- Mua hàng:là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lu chuyển hàng hoátại các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại.là quá trình vận động của vốn kinhdoanh từ vốn tiền tệ sang vốn hàng hoá

- Bán hàng: là giai đoạn cuối cùng kết thúc quá trình l thông hànghoá, sự chuyển hoá vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn tiền tệ

- Bảo quản và dự trữ hàng hoá :là khâu trung gian của lu thông hànghoá, hàng hoá vận từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng.Để quá trìnhkinh doanh diễn ra bình thờng, các doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ hànghoá một cách hợp lý

Có thể khẳng định rằng hàng hoá có một vị trí quan trọng trong hoạt

động kinh doanh của các DNTM Do đó việc tập trung quản lý một cách chặtchẽ ở tất cả các khâu, từ thu mua dự trữ đến tiêu thụ, trên tất cả các mặt: số l-ợng, chất lợng, chủng loại giá cả là cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trongviệc tiết kiệm chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, xác định giá vốn hàngbán, giá bán hàng hoá, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Kế toán hàng hoá là công cụ quan trọng và không thể thiếu của quản lýhàng hoá cả về mặt hiện vật và giá trị nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội, ngănngừa hạn chế đén mức thấp nhất nhng mất mát, hao hụt hàng hoá trong cáckhâu của quá trình kinh doanh thơng mại từ đó lám tăng lợi nhuận của côngty

1.2.Yêu cầu quản lý.

Hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại có một tầm quan trọng rất lớn, nó

ảnh hởng đến mục tiêu và sự tồn tại của doanh nghiệpnên bất kỳ DNTM nàomuốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh đợc tiến hành thờng xuyên liên tục,không bị gián đoạ các doanh nghiệp phải có một lợng hàng dự trữ nhất

định.Tuy nhiên lơng hàng hoá dự trữ nay luôn bị biến động do hoạt động kinh

tế tài chính diễn ra ở các khâu mua, bán hàng hoá.Do đó để có một lợng hànghoá thờng xuyên nhất định doanh nghiệp phải xây dựng kế hoạch mua hàngcung nh tiêu thụ một cách cụ thể, phù hợp với qúa trình hoạt động thực hiệnchức năng của doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động một cáchhiệu quả Do vậy để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, kế toán hàng hoá trongdoanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Phản ánh kiểm tra giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng(vật

t, hàng hoá ) về chủng loại, số lợng, quy cách giá cả, thời gian đảm bảo choquá trình mua hàng đáp ứng đợc nhu cầu về hàng hoá phục vụ cho quá trìnhhoạt động của doanh nghiệp, đồng thời tăng nhanh vòng quay của vốn lu

động

- Tổng hợp đúng đắn chính xác kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí cấuthành giá mua vào, tính toán chính xác trị gia thực tế của từng loại hàng hoá,cung cấp tài liệu phục vụ kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng,phục vụ tính toán trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho

- Tổ chức bảo quản hàng hoá trong kho cũng nh đang đi trên đờng vậnchuyển , phải có một hệ thống kho tàng, phơng tiện vận chuyển phù hợp vớitính chất, đặc điểm của từng loại háng hoá nhằm hạn chế những hao hụt, hhỏng, mất mát xảy ra trong quá trình bảo quản vận chuyển

Tóm lại, quản lý chặt chẽ từ khâu mua, khâu bảo quản vận chuyển và dựtrữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ởdoang nghiệp

1.3.Nhiệm vụ của kế toán hàng hoá

- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vậnchuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất và tồn kho hàng hoá Tính giá thànhthực tế của hàng hoá đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiên kếhoạch thu mua hàng hoá về mặt số lợng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm

đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp

- áp dụng đúng đắn các phơng pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu, hơngdẫn kiểm tra các bộ phận, tự trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạchtoán ban đầu về hàng hoá(lập chứng từ, luân chuyển chứng từ )mở cácsổ thực hiện các chế độ đúng phơng pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụngthống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện cho công tác lãnh đạo,chỉ đạocông tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân

2.Phân loại và đánh giá hàng hoá

2.1.Phân loại hàng hoá.

Theo tính chát thơng phẩm kết hợp với đặc trng kỹ thuật thì hàng hoá đợcchia theo từng ngành hàng, trong từng ngành hàng bao gồm nhiều nhómhàng, mỗi nhóm hàng có nhiều mặt hàng Hàng hoá gồm có các ngành hàng:

- Hàng kim khí điện máy;

- Hàng mây, tre đan;

- Hàng rợu bia, thuốc lá;

Cách phân loại này nhằm mục đích phục vụ cho việc lựu chọn áp dụngphơng thức quản lý và kinh doanh thích hợp đối với từng mặt hàng Từng mặthàng khác nhau lại có phơng pháp quản lý, kinh doanh khác nhau , do đó cần

phân loại để thuận tiện cho việc quản lý, hạch toán chính xác và đề ra phơng

án kinh doanh, tiêu thụ một cách thích hợp

Theo nguồn gốc sản xuất gồm:

ơng thức bảo quản, cất trữ thích hợp

Theo khâu lu thông thì hàng hoá đợc chia thành:

- Hàng hoá ở khâu bán buôn;

- Hàng hoá ở khâu bán lẻ;

Cách phân loại này nhằm mục đích phục vụ cho việc hạch toán doanhthu của từng khâu lu thông , xác định đợc hiệu quả kinh doanh cụ thể của từngkhâu

Theo phơng thức vận động của hàng hoá

- Hàng hoá chuyển qua kho

- Háng hoá chuyển giao bán thẳng

Cách phân loại này giúp cho việc hạch toán rõ ràng, phục việc quản lýtình hình lu thông của hàng hóa đạt hiệu quả cao

2.2.Lập danh điểm hàng hoá

Hàng hoá của các DNTM mua về dự trữ để bán thờng rất đa dạng vềchủng loại, kích cỡ, nguồn cung cấp Cho nên để phục vụ cho việc tổ chứchạch toán hàng tồn kho, đặc biệt là trong điều kiện ứng dụng tin học vào côngtác kế toán,DNTM cần lập danh điểm hàng hoá một cách khoa học và hợp lý Lập danh điểm hàng tồn kho là qui định cho mỗi thứ hàng hoá tồnkho một ký hiệu riêng (mã số) bằng hệ thống các chữ số(có thể kết hợp vớicác chữ cái) để thay đổi tên gọi, quy cách, kích cỡ của nó

Danh điểm hàng tồn kho phải đợc sử dụng thống nhất giữa các bộphận quản lý liên quan trong doanh nghiệp nhằm thống nhất trong quản lý đốivới từng thứ hàng tồn kho.Lập danh điểm hàng tồn kho phải đảm bảo yêu cầu

dễ nhớ, hợp lý, tránh nhầm lẫn hay trùng lặp

Để lập danh điểm hàng tồn kho, kế toán căn cứ vào ký hiệu tài khoảncấp 1 và dựa vào việc phân chia theo cấp độ từ loại, nhóm hay thứ, nguồnhàng cung cấp, kho nhập hàng

Ví dụ: TK 156 hàng hoá

TK156.1.01.1 Số danh điểm của mặt hàng 1 thuộc nhóm 01 loại hàng 1

TK 156.1.01.1.A Số danh điểm của hàng 1thuộc nhóm 01 loại hàng 1 ởkho A

2.3.Đánh giá hàng hoá.

2.3.1 Đánh giá hàng hoá

*Nguyên tắc đánh giá:

-Nguyên tắc giá gốc :

Một trong những nguyên tắc cơ bản nhất của kế toán mua hàng là

nguyên tắc giá gốc (cost principle) theo chuẩn mực 02-hàng tồn kho , giá gốc

chính là trị giá vốn thực tế của hàng hoá là toàn bộ các chi phí mà doanh

nghiệp đã bỏ ra để có những hàng hoán đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại

Sự hình thành trị giá vốn thực tế của hàng hóa đựơc phân biệt ở các thời

điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh

- Tại thời điểm mua vào : Trị gía vốn thực tế của hàng hóa là số tiền

thực tế phải trả cho ngời bán

+ Nếu doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thì trị giá vốn thực tế của hàng hóa là số tiền ghi trên hoá đơn không

kể thuế giá trị giá tăng trừ đi các khoản giảm giá chiết khấu thơng mại , hàng

bán bị trả lại

+ Nếu doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp thì trị giá vốn thực tế của hàng hóa là số tiền thanh toán cho ngời bán

sau khi đã trừ đi các khoản giảm giá , chiết khấu , hàng bán bị trả lại

- Tại thời điểm nhập kho :

+ Trị giá vốn thực tế của hàng hóa mua nhập kho là trị giá mua thực tế cộng với các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng hóa nh

chi phí vận chuyển , chi phí về kiểm nhận nhập kho và thuế nhập khẩu ( nếu

có )

+ Trị giá vốn của hàng hóa thuê ngoài gia công chế biến và nhập kho là giá thực tế của hàng hóa xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng với

các khoản chi chí vận chuyển , bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ nơi chế

biến về doanh nghiệp cộng với số tiền phải trả cho ngời nhận gia công chế

Hàng hóa đợc đánh giá theo giá gốc nhng trờng hợp giá trị thuần có thể

thực hiện đợc thấp hơn giá gốc thì tính theo gía trị thuần có thể thực hiện đợc

Giá trị thuần =

Giá bán ớc tính củahàng tồn kho trong -

Chi phí ớc tính

để hoàn thành

-Chi phí ớc tính cầnthiết cho việc tiêu

có thể thực

hiện đợc

trừơng hợp sản xuấtkinh doanh bình thờng sản phẩm thụ chúng

Thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giá

hàng tồn kho , kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng

giảm giá hàng tồn kho Do đó trên Báo cáo tài chính trình bày thông qua hai

chỉ tiêu :

+ Trị giá vốn thực tế hàng hóa

+ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho ( đình chỉnh giảm giá )

- Nguyên tắc nhất quán :

Các phơng pháp kế toán áp dụng trong đánh giá hàng hóa phải đảm

bảo tính nhất quán tức là kế toán đã chọn phơng pháp nào thì phải áp dụng

phơng pháp đó nhất quán trong xuất niên độ kế toán Doanh nghiệp có thể

thay đổi phơng pháp đã chọn nhng phải đảm bảo phơng pháp thay thế cho

phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực , hợp lý , đồng thời phải

giải thích đợc ảnh hởng của sự thay đổi đó

*Các phơng pháp đánh giá hàng hóa :

Xác định trị giá vốn thực tế của hàng hóa nhập kho :

Trị giá vốn thực tế của hàng hoá nhập đợc xác định theo từng

nguồn nhập

* Nhập do mua ngoài:

Theo chế độ hiện hành , trị giá vốn của hàng mua về nhập kho đợc hạch

toán theo giá mua và chi phí mua;

+ Thuế nhậpkhẩu (nếu có )

+ Các chi phíthu muathực tế

-Các khoản giảmgiá thu mua đợchởng ,chiết khấuthơng mại+Trờng hợp hàng hóa mua vào đợc sử dụng cho đối tợng chịu thuế giá

trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ ,giá mua ghi trên hoá đơn là giá cha có

thuế giá trị gia tăng

+Tròng hợp hàng hóa mua vào đợc sử dụng cho đối tợng không chịu

thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ hoặc sử dụng cho mục đích

phúc lợi ,các dự án thì giá mua ghi trên hoá đơn bao gồm cả thuế giá trị gia

tăng (là tổng giá thanh toán )

+ Chi phí mua hàng hoá, bao gồm: Chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo

quản, chi phí bảo hiểm hàng hoá, tiền thuê kho, bến bãi, hao hụt trong định

mức mua hàng

+Thuế NK= giá NK(giá CIF) * thuế xuất thuế nhập khẩu của loại hàng

hoá đó

Trong trờng hợp ngoài việc phải nộp thuế nhập khẩu nh đã nêu ở trên

doanh nghiệp còn phải nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu

Thuế GTGT =[ giá NK + thuế NK ] *Thuế xuất thuế GTGT

+

Số tiền phải trả

cho ngời nhận gia công chế biến

+

Chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận

*Nhập kho do nhận vốn góp liên doanh :

hóa nhập kho = Giá trị hợp lý + Các chi phí khác phát sinh

Xác định trị giá gốc của hàng hóa xuất kho :

Hàng hóa đợc nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm

khác nhau nên có nhiều giá khác nhau Do đó khi xuất kho tuỳ thuộc vào đặc

điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị phơng tiện kỹ

thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn một trong các phơng pháp

sau để xác định trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất kho

Việc tính trị giá mua của hàng xuất kho đợc áp dụng theo các phơng

pháp đích danh, phơng pháp bình quân, phơng pháp nhập trớc xuất trớc, phơng

pháp nhập sau xuất trớc còn tuỳ thuộc vào chế độ kế toán mà doanh nghiệp

đang áp dụng:

- Đối với việc áp dụng theo phơng pháp đích danh: Theo phơng pháp

này khi xuất kho hàng hoá thì căn cứ vào số lợng xuất kho của lô nào và đơn

giá thực tế của lô đó để tính trị gia vốn thực tế của hàng hoá xuất kho

+ ĐKAD: Phơng pháp này phù hợp với các doanh nghiệp mà giá trị

hàng tồn kho lớn và mang tính chất đơn chiếc có thể theo dõi riêng và nhận

diện đợc từng lô hàng

+ Ưu điểm: Phù hợp với DN tổ chức kế toán hàng hóa thủ công

Phơng pháp đơn giản và dễ tính toán

Chi phí của hàng bán ra phù hợp+ Nhợc điểm: Không phù hợp với các doanh nghiệp mà tình hình nhập

xuất hàng hóa nhiều và có giá trị nhỏ

- Đối với phơng pháp bình quân gia quyền: Trị giá mua của hàng xuất

kho đợc tính căn cứ vào số lợng hàng hoá xuất kho và đơn giá bình quân gia

quyền theo công thức:

Đơn giá Trị giá vốn thực tế của hàng + Trị giá vốn thực tế của hàng

bình quân = tồn đầu kỳ nhập trong kỳ

cố định Số lợng hàng hóa + Số lợng hàng nhập

Tuy nhiên cách tính này khối lợng tính toán ít nhng chỉ tính đợc trị giá

mua thực tế của hàng hoá tại thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông

tin kịp thời

Phơng pháp này chỉ áp dụng đợc với các doanh nghiệp ít nghiệp vụ xuất

hàng, thông tin kế toán không cần thờng xuyên, làm kế toán bằng phơng tiện

thủ công

Do vậy để khắc phục ta có cách tính đơn giá bình quân liên hoàn:

ph-ơng pháp này tính giá bình quân cho mỗi lần nhập đảm bảo cung cấp thông

tin kịp thời

Đơn giá bình quân gia

quyền liên hoàn của hàng

hoá i xuất kho

- Phơng pháp nhập trớc xuất trớc: phơng pháp này dựa trên giả địnhhàng nào nhập trớc sẽ đợc xuất trớc và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập.Trịgiá hàng tồh kho cuối kỳ đợc tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng

- ĐKAD: Phơng pháp này đợc áp dụng nhiều đặc biệt là trong cácdoanh nghiệp theo dõi đơn giá thực tế từng lần nhập

- Phơng pháp nhập sau xuất trớc: phơng pháp này dựa trên giả địnhhàng nào nhập sau đợc xuất trớc, lấy đơn giá xuất bằng đơn gía nhập Trị giáhàng tồn kho cuối kỳ đợc tình theo đơn gía của những lần nhập đầu tiên.Hiệnnay phơng pháp này ít đợc áp dụng vì tình hình giá cả hiện nay luôn có sựbiến động điều này làm ảnh hởng đến doanh thu của doanh nghiệp

- ĐKAD: Phơng pháp này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp theo dõi

đơn giá từng lần nhập và phù hợp trong điều kiện có lạm phát

* Đối với một số doanh nghiệp kinh doanh nhiều mặt hàng , chi phí mua hàngtrong kì cần phải phân bổ cho nhiều loại hàng hoá Doanh nghiệp có thểkhông phân bổ ngay vào giá nhập cho từng loại mặt hàng , mà ghi nhận toàn

bộ vào TK 1562 Cuối tháng dựa trên số liệu thực tế nhập - xuất hàng hoá đểphân bổ chi phí mua và xác định giá gốc hàng hoá xuất kho :

+ Chi phí mua từ kì

trớc

*

Số lợng mặthàng i xuấttrong kỳ

số lợng cácmặt hàng (chịuchi phí mua)nhập trong kỳ

+ số lợng các mặthàng (chịu chi phímua) tồn kỳ trớc

3 Kế toán chi tiết hàng hoá

3.1.Chứng từ sử dụng

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp các nghiệp vụkinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập xuất hàng hoá đều phải lập chứng

từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế đọ quy định

Theo chế độ quy định chứng từ kế toán ban hành theo quyết định sốQĐ1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTCngày 16/07/1998 của bộ trỏng bộ tài chính, cá chứng từ kế toán vế hàng hoábao gồm:

- PNK(mẫu 01- VT);

- PXK(mẫu 02- VT);

- PXK kiêm vận chuyển nội bộ(mẫu 03- VT);

- Biên bản kiểm kê vật t hàng hoá (mẫu 08- VT);

- Phiếu xuất vật t theo hạn mức(Mẫu 04- VT);

- Biên bản kiểm nghiểm(mẫu 05- VT);

- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ(Mẫu 07- VT);

3.2.Các phơng pháp hạch toán chi tiết

3.2.1 phơng pháp ghi thẻ song song

Phơng pháp này thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hìnhnhập, xuất, tồn kho của từng mặt hàng theo chỉ tiêu số lợng

Khi nhận chứng từ nhập, xuất hàng hoá, thủ kho phải kiểm tra tính hợp

lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất vàochứng từ vào thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên kho

Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập-xuất đã phân loại theo từng thứ hànghoá cho phòng kế toán

ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng số (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chéptình hình nhập xuất kho cho từng mặt hàng theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giátrị

Cuối tháng kế toán lập bảng kê nhập- xuất- tồn sau đó đối chiếu với thẻkho, sổ kế toán tổng hợp

* Ưu điểm : Ghi chép đơn giản ,dễ kiểm tra , đối chiếu

* Nhợc điểm : Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp

về chỉ tiêu số lợng , khối lợng ghi chép còn nhiều

* Điều kiện áp dụng : Thích hợp áp dụng với những doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hoá , việc nhập – xuất diễn ra không thờng xuyên Đặc biệt trong điều kiện doanh nghiệp đã làm kế toán máy thì phơng pháp này vẫn áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hoá diễn ra thờng xuyên Do đó xu hớng phơng pháp này dễ đợc áp dụng rộng rãi

Trình tự ghi sổ nh sau

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu hàng ngày

Đối chiếu cuối tháng

3.2.2.Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển :

Phơng pháp này ta sử dụng thẻ kho để ghi chép giống nh phơng phápghi thẻ song song

ở phòng kế toán : Kế toán sử dụng “ Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghichép từng thứ hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị “ Sổ đối chiếuluân chuyển” đợc mở cho cả năm và đợc ghi vào cuối tháng, mỗi thứ hàng hoá

đợc ghi một dòng trên sổ

Hàng ngày, khi nhận đợc chứng từ nhập xuất kho, kế toán tiến hànhkiểm tra và hoàn thiện chứng từ Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theotừng thứ hàng hoá

Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc bảng kê) để ghivào“Sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng

*Ưu điểm :Khối lợng ghi chép đợc giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng

* Nhợc điểm :Phơng pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lợng ,việc kiểm tra đối chiếu giã kho và phòng kế

Phiếu xuấtThẻ kho

Sổ kế toán chi tiết

Bảng kê Nhập - xuất - tồn

Sổ kế toán tổng hợp

Phiếu nhập kho

toán chỉ tiến hành đợc vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán

*Điều kiện áp dụng :Thích hợp áp dụng với doanh nghiệp có chủng loại hàng hoá ít , không có điều kiện ghi chép , theo dõi tình hình nhập , xuất hàng ngày , phơng pháp này ít đợc áp dụng trong thực tế

*Trình tự ghi sổ đợc khái quát theo sơ đồ sau:

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng

Đối chiếu cuối tháng Phơng pháp này còn có sự trùng lặp giữa kho và kế toán về chỉ tiêu số lợngnên chỉ áp dụng với các doanh nghiệp có chủng loại hàng hoá ít không có điềukiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày

3.2.4 Phơng pháp ghi sổ số d

*Nội dung

- Thủ kho vẫn đợc sử dụng “ Thẻ kho” để ghi chép nh 2 phơng pháp trên

Đồng thời, cuối tháng thủ kho còn ghi vào “sổ số d” số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật t, hàng hoá cột số lợng

- “Sổ số d” do kế toán lập cho từng kho, đợc mở cho cả năm Trên “sổ số d” vật t hàng hoá đợc sắp xếp thứ, nhóm, loại; sau mỗi nhóm, loại, có dòng

Sổ kế toán tổng hợp

cộng nhóm, cộng loại Cuối mỗi tháng “sổ số d”đợc chuyển cho thủ kho

để ghi chép

- Phòng kế toán: kế toán định kỳ xuống cho kiểm tra việc ghi chép trên

"thẻ kho” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho Sau đó,

kế toán ký xác nhận vào phiếu nhận chứng từ

*Ưu điểm :

+ Giảm đợc khối lợng ghi chép do kế toán chỉ ghi chép theo chỉtiêu số tiền và ghi theo nhóm hàng hoá

+ Phong pháp này đã kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ

và hạch toán kế toán Kế toán đã thực hiện kiểm tra đợc thờng xuyên việc ghi chép và bảo quản trong kho của thủ kho

+ Công việc đợc dàn đều trong tháng

*Nhợc điểm :

+ Kế toán cha theo dõi chi tiết đến từng thứ hàng hoá nên để có thông tin về tình hình nhập , xuất , tồn của hàng hoá nào thì căn cứ vào số liệutrên thẻ kho

+Việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán rất phức tạp

*Điều kiện áp dụng :

+ Doanh nghiệp có nhiều loại hàng hoá việc nhập –xuất diễn ra thờng xuyên

+Doanh nghiệp đã xây dựng đợc hệ thống danh điểm hàng hoá , trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng

*Trình tự ghi sổ đợc khái quát theo sơ đồ sau :

Bảng luỹ kế xuất

Sổ số d

Bảng kê nhập – xuất – tồn

Ghi cuối ngày

Đối chiếu hàng ngày

4.Kế toán tổng hợp hàng hoá

Hàng hoá là tài sản lu động của doanh nghiệp và đợc nhập , xuất kho thờng xuyên , tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm hàng hoá của từng doanh nghiệp mà có phơng thức kiểm kê khác nhau Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từngnghiệp vụ nhập xuất nhng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ Tơng ứng với hai phơng pháp kiểm kê trên trong hạch toánhàng hoá nói riêng và hạch toán hàng tồn kho nói chung có hai phơng pháp

là : Kê khai thờng xuyên và Kiểm kê định kỳ

4.1 Kế toán tổng hợp hàng hoá theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

.4.1.1 Đặc điểm của phơng pháp KKTX:

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp kế toán phải tổ chức ghichép một cách thờng xuyên liên tục , các nghiệp vụ nhập kho , xuất kho và tồnkho của hàng hoá trên các tài khoảnkế toán hàng tồn kho

- Việc xác định trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho đợc tính căn

cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho

- Trị giá vốn thực tế của hàng hoá tồn kho đợc xác định ngay trên tài khoản thuộc nhóm hàng tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán

- Định kỳ tiến hành kiểm kê và căn cứ vào biên bản kiểm nếu có sự chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu trên sổ kế toán thì phải tìm

rõ nguyên nhân và điều chỉnh số liệu cho phù hợp

- Phơng pháp này có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho kịp thời tuy nhiên với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hoá

có giá trị thấp , thờng xuyên xuất dùng sử dụng phơng pháp này sẽ tốn nhiều công sức

* Tài khoản kế toán sử dụng

- TK 151: Hàng mua đang đi đờng

Tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tế của hàng hoá mà doanhnghiệp đã mua nhng cha nhập về kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đitrên đờng đã nhập về kho

*TK156- Hàng hoá: Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hìnhbiến động của hàng hoá

TK 156- hàng hoá, gồm có 2 tài khoản cấp 2:

- TK 1561- Trị giá mua hàng hoá;

- TK 1562- Chi phí thu mua

 TK157: Hàng gửi đi bán- Phản ánh giá trị hàng hoá đã gửi bán chokhách hàng hoặc nhờ bán đại lý, ký gửi nhng cha kịp thanh toán

 TK632- Giá vốn hàng bán- Phản ánh trị gía vốn của hàng hoá

Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng hợp tăng, giảm hàng hoá còn sử dụngnhiều tài khoản liên quan khác: TK111, TK112 TK133 TK331 TK333 ,TK611

Kế toán phản ánh trị giá vốn thực tế của hàng hoá vào các tài khoản , sổ chi tiết tổng hợp có liên quan Cuối tháng tiến hành tổng hợp số liệu kiểm tra đối chiếu với số liệu của sổ kế toán chi tiết

* Kế toán tổng hợp hàng hoá trong doanh nghiệp bao gồm :

- Kế toán tổng hợp tăng hàng hoá

- Kế toán tổng hợp giảm hàng hoá

* Sổ kế toán tổng hợp tăng , giảm hàng hoá theo phơng pháp kê khai thờng xuyên ( Doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ )

* Sổ kế toán tổng hợp tăng , giảm hàng hoá theo phơng pháp kê khai thờng xuyênn ( Doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ)

TK811 TK3387

* Giải thích một số nghiệp vụ :

-Nghiệp vụ tăng HH do mua hàng : Quá trình mua hàng ở DNTM hoàn

tất khi hàng mua đã kiểm nhận nhập kho hoặc chuyển bán thẳng và tiền mua

hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Quá trình mua hàng của doanh

nghiệp thơng mại có thể phát sinh các trờng hợp sau:

- TH1: Hàng và hoá đơn cùng về trong tháng : Quá trình mua hàng hoàn

tất trong tháng Công ty đã nhận đợc hoá đơn và chứng từ thanh toán của bên

đợc khấu trừThuế nhập khẩu

Nhập kho hàng đang đi

đòng kỳ trớc

Nhận góp vốn liên doanh , cổ phần

Nhận do đợc biếu tặng

Nhận do tự sản xuất hoặc thuê

ngoài gia công chế biến TK221,222,228,223

TK412

Thừa phát hiện kiểm kê tại kho

( trong hoặc ngoài định mức )

Nhận lại vốn góp liên doanh

Đánh giá tăng

Xuất dùng tính ngay vào CPQLDN, cho bán hàng,…

Xuất HH góp vốn liên doanh

Xuất thuê ngoài ra công chế biến

TK412

Xuất HH gửi bán hoặc Xuấtgiao bán trực tiếp

Xuất HH cho vay tạm thời

HH thiếu phát hiện qua kiểm

kê tại kho ( trong hoặc ngoài

định mức )

Đánh giá giảm

bán, doanh nghiệp đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, nhng cuối tháng hàngvẫn cha về hoặc đã về nhng cha kiểm nhận nhập kho Trong trờng hợp này sẽphát sinh hàng mua đang đi trên đờng hoặc hàng đợi kiểm nhận cuối tháng.Khi đó tạm thời kế toán cha ghi sổ, lu hoá đơn vào một bộ hồ sơ riêng: Hồ sơ

đang đi đờng

+ Nếu trong kỳ phòng kế toán nhận đợc PNK và các chứng từ liên quanthì kết hợp PNK và hoá đơn để ghi nh sau:

Nếu thuế VAT đầu vào đợc khấu trừ :

Nợ TK 156 ( GVTTNK)

Nợ TK 133(1331)

Có TK 111, 112,331+ Đến cuối kỳ cha nhận đợc PNK phản ánh lô hàng đang đi đờng:

Nợ TK 151- Trị giá mua theo hoá đơn

Có TK 111,112,331 – Chi phí mua phát sinh

- TH2: Trong tháng nhận đợc hàng do bên bán chuyển đến theo hợp

đồng nhng cha nhận đợc hoá đơn

+ Tạm thời lu PNK và cha ghi sổ ( hàng về cha có hoá đơn)

+ Trong kỳ nhận đợc hoá đơn kết hợp PNK và hoá đơn để ghi nh TH1+ Cuối kỳ vẫn cha nhận đợc hoá đơn, kế toán sẽ ghi sổ hàng hoá mua vềtheo giá tạm tính

Nợ TK156

Có TK 111,112,331+ Sang kỳ sau nhận đợc hoá đơn xác định đợc giá vốn thực tế tiến hành

xử lý theo 2 phơng án

Phơng án 1: Xoá bút toán đã ghi bằng cách ghi só âm hoặc ghi bút đỏ

Nợ TK 156

Có TK 111,112,331Ghi bút toán bổ sung

Nợ TK 156

Nợ TK133(1)

Có TK 111,112,331 Phơng án 2: Điều chỉnh chênh lệch:

Điều chỉnh cho thuế VAT đợc khấu trừ

Nợ TK 133(1) – Thuế theo hoá đơn

Có TK111,112.331

Điều chỉnh giá vốn thực tế nhập kho

Nếu GVTTNK> Giá tạm tính đã ghi

Nợ TK 156

Có TK 111,112,331Nếu GVTTNK< Giá tạm tính đã ghi

Nợ TK156

Có TK111,112,331( Ghi số âm phần chênh lệch)-+Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê

- Kiểm kê hàng hoá là một biện pháp nhằm bổ sung và kiểm tra hiện

trạng của HàNG HOá mà các phơng pháp kế toán cha phản ánh đợc Thôngqua kiểm kê, doanh nghiệp nắm đợc thực trạng HàNG HOá cả về số lợng, chấtlợng, ngăn ngừa hiện tợng tham ô lãng phí HàNG HOá có biện pháp kịp thời

xử lý, nhằm quản lý tốt HàNG HOá

Trình tự kế toán trên sơ đồ sau:

TK 621 TK 338 TK 152,153 TK 338 TK111,334 Thừa vật t Thừa khi KK Thiếu khi KK Xử lý KQKK

Theo phơng pháp này mọi biến động về nhập , xuất của hàng hoá khôngtheo dõi trên TK151,152 mà đợc phản ánh trên TK611

Tuy nhiên kế toán tổng hợp tình hình nhập , xuất hàng hoá theo phơng pháp kiểm kê định kỳ vẫn sử dụng TK151 ,152 các tài khoản này chỉ dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế hàng hoá tồn kho cuối kỳ , tồn kho đầu kỳ

Đối với trị giá hàng hoá tăng trong kỳ căn cứ vào chứng từ mua nhập

hàng ngày phát sinh để ghi vào TK611 ( nếu mua về để nhập kho ) hoặc ghi

vào TK631 ( nếu mua về phục vụ ngay cho sản xuất mà không qua nhập kho ) hoặc ghi vào TK632( nếu không nhập kho mà gửi bán hoặc giao bán ngay )

Đối với trị gía vốn thực tế của hàng hoá xuất kho trong kỳ không căn cứvào các chứng từ xuất kho mà chỉ xác định và hạch toán mỗi kỳ một lần vào

thời điểm cuối kỳ trên cơ sở kết quả kiểm kê hàng hoá theo công thức cân

-ợn Số l-ợng hàng hoá

tồn cuối kỳ

Sau đó , căn cứ vào đơn giá xuất theo phơng pháp xác định để tính trị

giá vốn thực tế của hàng hoá xuất trong kỳ

* Tài khoản sử dụng :

Kế toán tổng hợp tình hình nhập , xuất hàng hoá theo phơng pháp kiểm

kê định kỳ vẫn sử dụng TK152 nhng tài khoản này khôngphản ánh tình hình

nhập , xuất hàng hoá trong kỳ mà chỉ dùng đề kết chuyển trị giá vốn thực tế

hàng hoá tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ

Ngoài ra sử dụng TK611 – Mua hàng : Tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tế của hàng hoá tăng , giảm trong kỳ

Tài khoản này không có số d đợc mở chi tiết theo hai tài khoản cấp hai

+ TK6111 : Mua hàng hoá

+TK 6112 : Mua hàng hoá

Để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến nhập , xuất hàng hoá kế toán cần sử dụng các tài khoản liên quan khác giống nh phơng pháp kê khai thờng xuyên : TK111 ,TK112 ,TK128 ,TK222 ,TK621 ,TK641 ,TK642 ,TK627 …

* Phơng pháp hạch toán :

Phơng pháp hạch toán kế toán tổng hợp tăng , giảm hàng hoá theo

ph-ơng pháp kiểm kê định kỳ đợc thể hiện thông qua sơ đồ :

Sơ đồ kế toán tăng , giảm hàng hoá theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

( Doanh nghiệp tính thuế giá trị giá tăng theo phơng pháp khấu trừ )

5 Tổ chức kế toán hàng hoá trong điều kiện áp dụng kế toán máy.

5.1 Tổ chức khai báo mã hoá ban đầu.

1.5.1 Đặc điờ̉m, yờu cõ̀u quản lý

Kết chuyển giá trị nguyên vật

liệu đang đi đ ờng đầu kỳ

Kết chuyển giá trị HH tồn

đầu kỳ

Nhận do đ ợc biếu tặng

Nhận do tự sản xuất hoặc thuê

ngoài gia công chế biến

TK128,222,

223,221,228

TK515

Thừa phát hiện kiểm kê tại kho

( trong hoặc ngoài định mức )

Nhận lại vốn góp liên doanh

TK111,112,331

Kết chuyển giá trị HH đang đi đ

ờng cuối kỳchế biến sản phẩmKết chuyển giá trị HH tồn cuối kỳ

Xuất HH phục vụ cho sán xuất kinh doanh ,bán hàng…

Xuất HH góp vốn liên doanh

TK111,112,331

Xuất HH để bán

Xuất HH cho vay tạm thời

HH thiếu phát hiện qua kiểm

kê tại kho ( trong hoặc ngoài

định mức )

Thuế GTGT đầu vào t ơng ứng

số giảm giá hàng mua ,hàng

Tổng số chiết khấu thanh toán khi mua hàng đ ợc h ởng

( Tính trên tổng số tiền đã thanh toán)

Hgàng hoá trong doanh nghiệp có rất nhiều chủng loại, phong phú, biếnđộng thường xuyên Do đó yêu cầu đặt ra là phải quản lý tới từng loại, từngthứ, từng danh điểm

Hàng hoá có đặc điểm đăc thù là quản lý tại kho riêng và có thể chiaphần hành kế toán hànghoá thành hai phần hành là kế toán nhập và kế toánxuất hàng hoá Hàng hoá, khi nhập kho và xuất kho phải chỉ rõ tên kho bảoquản lưu trữ để làm cơ sở kiểm tra tình hình nhập xuất hàng hoá và số lượnghàng hoá tồn kho

Yêu cầu đối với chương trình kế toán hàng hoá trên máy là không chỉquản lý nghiệp vụ nhập kho mà còn phải tổng hợp các nghiệp vụ nhập đểtrình bày tờ khai thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ Đối với cácnghiệp vụ xuất hàng hoá thì chương trình phải tự động tính được giá vốn xuấtkho

1.5.2 Vai trò, chức năng, nhiệm vụ

Ngoài những nhiệm vụ của kế toán hàng hoá nói chung thì kế toánhàng hoá trên máy cần phải đảm bảo những nhiệm vụ sau:

- Thực hiện mã hóa phân loại hàng hóa phù hợp với tình hình cũng nhưđặc điểm của hàng hoá tại đơn vị đảm bảo cho việc tìm kiếm nhanh chóng,không bị nhầm lẫn các đối tượng trong quá trình xử lý thông tin tự động

- Xây dựng hệ thống tài khoản phù hợp với chế độ kế toán và tình hìnhthực tiễn hạch toán hàng hoá của công ty

- Tổ chức tập hợp, kết chuyển theo đúng trình tự đã xác định

1.5.3 Tổ chức kế toán hàng hoá

Quy trình thực hiện:

1 Cài đặt và khởi động chương trình

2 Xử lý nghiệp vụ:

-Phân loại chứng từ

-Định khoản

-Xử lý trùng lặp (nờ́u có)-Phương phỏp mã sụ́: có thờ̉ là mã sụ́ phõn cṍp, mã sụ́ liờn tiờ́p,mã sụ́ tụ̉ng hợp, mã sụ́ seri,…

3 Nhọ̃p dữ liợ̀u:

-Nhọ̃p cỏc dữ liợ̀u mụ̣t lõ̀n (cụ́ định): Dữ liợ̀u bao gụ̀m cỏc thụngtin khụng thay đụ̉i trong kỳ hạch toỏn, loại dữ liợ̀u này chỉ cõ̀n nhọ̃p lõ̀n đõ̀utiờn khi đưa chương trình vào vọ̃n hành

-Nhọ̃p dữ liợ̀u phỏt sinh của kỳ kờ́ toỏn

4 Xử lý dữ liợ̀u

5 Xem, in sụ̉ sỏch, bỏo cỏo

CHƯƠNG II Thực trạng về tổ chức kế toán hàng hoá tại công ty trách nhiệm hũ hạn Th-

ơng mại vật t Khoa học - Kĩ thuật TRAMATCO 2.1.Đặc điểm tình hình chung về công ty

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty thơng mại vật t khoa học kỹ thuật có tên giao dịch quốc tế:

Trading Scientific Technological Materials Co.Ltd, là một doanhnghiệp t nhân đợc thành lập ngày 07/06/1993 theo quyết định số 2119 củaUBND thành phố Hà Nội

Công ty có hệ thống hạch toán độc lập, hoàn toàn tự chủ về mặt tàichính, có t cách pháp nhân, đợc mở tài khoản tại ngân hàng TMCP Đông á-

CN Hà Nội và sử dụng con dấu riêng theo quy định Công ty có trụ sở tại 19Hàng Thiếc và 12 Hàng Đờng- Hà Nội, và hai chi nhánh đặt tại Thành phố

Hồ Chí Minh (24 Lý Chính Thắng Q3) và Đà nẵng

Là doanh nghiệp ngoài quốc doanh nên những ngày đầu mới thành lậpcông ty thơng mại vật t khoa học kỹ thuật gặp không ít khó khăn trên bớc đ-ờng phát triển, tổ chức nghiên cứu thị trờng, thiết lập mối quan hệ giữa công

ty với các bạn hàng và nhà máy, áp dụng phơng thức quản lý mới phù hợp vớicơ chế thị trờng, nhờ đó công ty đã đứng vững trên thị trờng và ngày càng pháttriển.Trớc đây khi nớc ta vẫn trong thời kỳ bao cấp thì yêu cầu về chất lợngcủa vật t thiết bị cha cao, chỉ buôn bán thuần tuý những thiết bị trong nớc sảnxuất (tự cung tự cấp) trong những năm gần đây khi đất nớc mở cửa chuyểnsang nền kinh tế thị trờng thì đã có những thay đổi lớn trong kinh doanh Doyêu cầu ngày càng cao của ngời tiêu dùng, Công ty đã nhập vào những thiết bị

vật t quy trình công nghệ mới có chất lợng cao, đặc biệt công ty đã sử dụng hệthống tiêu chuẩn chất lợng ISO để đánh giá chất lợng hàng hoá của mình

Phát triển doanh thu là nhiệm vụ chiến lợc của công ty, nó chi phối mọi hoạt động của công ty và ảnh hởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp Xuất phát từ lý do đó Công ty thơng mại vật t khoa học kỹ thuật đặc biệt quan tâm và áp dụng nhiều chính sách và biện pháp để đẩy mạnh tiêu thụ hàng hoá

và tăng nhanh nhịp độ phát triển doanh thu

Công ty có văn phòng điều hành với diện tích 450 m2 Phơng tiện gồm có 7

xe con và ba xe tải để phục vụ cho yêu cầu kinh doanh và giao dịch của côngty

Trong cơ chế thị trờng hiện nay, công ty có khả năng tự chủ trong kinh doanh,

tự tìm kiếm khai thác các nguồn hàng để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao củangời tiêu dùng Khi nhu cầu vốn tăng công ty giải quyết bằng cách huy độngvốn nhàn rỗi trong nội bộ công ty hoặc vay vốn ngân hàng Ban đầu vốn điều

lệ của công ty là 250.000.000 đồng đến nay đã tăng lên tới 5.443.000.000

đồng

* Về phạm vi hoạt động của công ty:

- Là đại lý phân phối sản phẩm độc quyền của một số hãng nổi tiếng thếgiới thuộc các nớc Mỹ, Đức, Nhật, Trung Quốc Công ty thơng mại vật tKHKT hoạt động trong lĩnh vực cung cấp 3 mặt hàng chính liên quan đến tiếntrình phát triển nền kinh tế đất nớc, đó là:

- Nguyên liệu vật t, kim khí, hoá chất cho một số ngành nghề: Nhuộmvải, dệt may, sơn dân dụng, chế biến và bảo quản thực phẩm, chế biến gỗgiấy…

- Các hệ thống máy móc thiết bị phân tích khoa học cơ bản trong lĩnhvực hoá học, vật lý, phân tích y sinh học và bảo vệ môi trờng

- Các vật t trang thiết bị y tế phổ thông và máy móc chuyên sâu, sửdụng trong phẫu thuật, hồi sức cấp cứu, theo dõi bệnh nhân

Với những thế mạnh trong ngành hàng và đa dạng về chủng loại, Công

ty thơng mại vật t KHKT có một phạm vi hoạt động rộng khắp các tỉnh, thànhtrong toàn quốc, bao gồm:

+ Các nhà máy sản xuất sơn, dệt tại một số tỉnh miền Bắc: Hà nội, Hảiphòng

+ Các trung tâm nghiên cứu khoa học, các trờng Đại học Khoa học tựnhiên tại 3 miền, các viện ứng dụng khoa học cơ bản trực thuộc các Bộ Côngnghiệp, Bộ giao thông vận tải, Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn

+ Một số bệnh viên trung ơng: Bệnh viện Bạch Mai Hà Nội, Viện bảo

vệ bà mẹ và trẻ sơ sinh, Viện pháp y trung ơng

* Chức năng, nhiệm vụ của công ty

Đăng ký kinh doanh số 02- 09- 32 ngày 09/06/1993 của công ty quy đinh chức năng và nhiệm vụ của công ty.

a/ Chức năng hoạt động: công ty thơng mại vật t khoa học kỹ thuật là đơn vịhoạt động với chức năng:

- Buôn bán hàng t liệu sản xuất, t liệu tiêu dùng, may công nghiệp,nguyên liệu, hoá chất

- Đại lý mua, bán và ký gửi hàng hoá

- Dịch vụ về chuyển giao công nghệ

- Buôn bán vật t trang thiết bị y tế, hàng lơng thực, thực phẩm.b/ Nhiệm vụ của công ty :

- Đảm bảo đáp ứng nguồn hàng theo nhu cầu của các đơn vị

- Chỉ đạo, tổ chức mạng lới kinh doanh phù hợp với nhu cầu thị trờng

và định hớng phát triển của công ty

- Thực hiện các hoạt động kinh doanh bảo đảm an toàn lao động, vệsinh môi trờng

- Thực hiện đầy đủ các quyền lợi của công dân viên theo luật lao động

và tham gia các hoạt động có ích cho xã hội.Hiện nay nhân lực trong công ty

là 112 ngời

* Phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Những thuận lợi

Sau gần 17 năm thành lập và đi hoạt động, công ty đã tạo lập và khẳng

định đợc uy tín của mình trên thị trờng với những thuận lợi to lớn:

- Cơ sở vật chất kỹ thuật đựoc đầu t mới, đồng bộ, hiện đại tơng đốihoán chỉnh Công ty có hạ tầng cơ sở: khối văn phòng điều hành, hệ thống kho

tàng, bãi để hàng, xởng tinh chế.cùng các tài sản cố định khác là chỗ dựa vữngchắc để công ty phát triển kinh doanh

- Nhu cầu trờng ngày càng tăng đối với sản phẩm do xu hớng phát triểntất yếu của đất nớc Cung cấp nguồn vật t, hàng hóa gắn chặt với các ngànhsản xuất kinh tế mũi nhọn, thiết yếu nh: xây dựng, dệt nhuộm, chế biến thựcphẩm nên thị trờng cung ứng rộng lớn, chủng loại nguyên liệu phong phú đadạng

- Công ty tiếp xúc với môi trờng có nền kinh tế đang mở cửa nên cónhiều thời cơ mở rộng triển vọng khái thác những ngành hàng mới

- Đội ngũ cán bộ quản lý điều hành, nhân viên hầu hết là kỹ s nên mặtkiến thức và nhận thức có xu hớng phát triển đồng đều

- Các sản phẩm sản xuất trong nớc vẫn mang tính thời vụ, giải pháp tìnhthế nên nhu cầu về hàng hóa hầu nh không mang tính chất lâu dài

- Tình hình công nợ của khàch hàng, giá trị hàng tồn kho còn lớn, thờigian nợ của khách hàng kéo dài

* Tuy nhiên nhờ có đội ngũ với bề dày kinh nghiệm trong kinh doanhcông ty đã có những kết quả rất khả quan.kết quả sản xuất kinh doanh củacông ty trong 3 năm vừa qua(2007- 2009) nh sau:

Bảng : Các chỉ tiêu kết quả kinh doanh của công ty TRAMATCO thời

(Nguồn tài liệu do Công ty cung cấp)

2.1.2.Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh.

Tất cả các nguồn hàng đều do văn phòng công ty tự nhập và xuất trựctiếp cho các chi nhánh nên các đơn vị thành viên công ty đều là đơn vị báo sổ Hoạt động kinh doanh chủ yếu đợc thực hiện ở phòng kinh doanh Hình thứckinh doanh chủ yếu là Bán buôn, trong đó công ty áp dụng nhiều phơng thứcbán hàng linh hoạt : Bán theo hợp đồng, bán thông qua hệ thống cửa hàng vàbán tại kho

Tình hình tổ chức kinh doanh của công ty đợc thể hiện qua sơ đồ

Sơ đồ 01: Tổ chức kinh doanh của Công ty TRAMATCO

2.1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh.

2.1.4.1 Tổ chức bộ máy quản lý.

Do đặc điểm của công ty là hoạt động kinh doanh trải dài trên toànquốc nên công ty đã tổ chức một cơ cấu bộ máy quản lý phù hợp theo hìnhthức trực tuyến chức năng:đứng đầu là lãnh đạo và một hệ thống phòng banchức năng giúp việc (xem sơ đồ 02)

Sơ đồ 02: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty TRAMATCO

Ban lãnh đạo công ty có thẩm quyền phê duyệt các chứng từ ngoài quy

định dùng nội bộ trong công tác quản trị, chịu trách nhiệm quản lý tình hình tài chính và vốn của công ty Bên cạnh ban lãnh đạo là một hệ thống các phòng ban chức năng giúp việc cho ban lãnh đạo trong công tác sản xuất kinh doanh của công ty.Cụ thể:

- Phòng tổ chức hành chính : Có chức năng giúp giám đốc trong việcquản lý nhân sự, hành chính, thực hiện các chế độ, chính sách của nhà nớc vàcông ty

- Phòng kinh doanh: Có chức năng tổ chức kinh doanh công ty từ việctìm kiếm nguồn hàng, lập các kế hoạch và xây dựng các chiến lợc kinh doanhnhằm phát triển thị trờng, thị phần của công ty trên thị trờng

Ban giám đốc

Phòng tổ chức hành chính

Phòng Kinh doanh

Phòng kế toán Tài chính

Phòng quản

lý kỹ thuật

- Phòng quản lý kỹ thuật: Do đặc thù kinh doanh mặt hàng vật t KHKT

là mặt hàng kinh doanh đòi hỏi yêu cầu kỹ thuật đảm bảo rất cao nên vai trò,nhiệm vụ của phòng quản lý kỹ thuật là rất lớn Nhiệm vụ chính của phòng làkiểm tra, hớng dẫn lập kế hoạch để phù hợp với yêu cầu kỹ thuật đặt ra -Phòng bán hàng- dịch vụ: Phụ trách khâu bán hàng tại văn phòngcông ty, bán hàng theo hợp đồng ,bán tại kho Đức Giang và trực tiếp các trangthiết bị phục vụ cho việc kinh doanh

- Phòng kế toán tài chính: Có nhiệm vụ hớng dẫn, kiểm tra kiểm soát,thực hiện công tác tài chính, kế toán, thống kê trong toàn công ty theo quy

định

* Mối liên hệ giữa các phòng chức năng.

Mỗi phòng đều có nhiệm vụ riêng biệt nhng lại liên hệ chặt chẽ vớinhau tạo nên một khối thống nhất giúp cỗ máy kinh doanh của công ty hoạt

động một cách hiệu quả Phòng kỹ thuật giúp đảm bảo việc kinh doanh gasthuận lợi, an toàn, phòng kinh doanh là đầu mối trong việc kiến tạo nguồnhàng, ký kết hợp đông mua bán Phòng bán hàng- dịch vụ sẽ đảm bảo thoảmãn tối đa nhu cầu khách hàng của mình Phòng tài chính-kế toán sẽ cónhiệm vụ điều hoà dòng tài chính trong công ty giúp công ty lớn mạnh Phòng

tổ chức điều hoà và phân bổ thù lao cho ngời lao động theo sản lợng bán ramột cách hợp lý Tất cả đều vì lợi ích ngời lao động, lợi ích của toàn công ty

và của xã hội

2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty TRAMATCO

2.1.4.1.Hình thức và cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán.

Công ty TRAMATCO tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh với quymô lớn , địa bàn hoạt động rộng Để đáp ứng cấu quản lý, điều hành có hiệuquả hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã tổ chức kế toán theo mô hìnhvừa tập trung vừa phân tán Đây là mô hình phù hợp với đặc điểm hoạt độngsản xuất kinh doanh của công ty; áp dụng hình thức này đảm bảo công tác kếtoán đợc đầy đủ, thúc đẩy hạch toán kinh tế nội bộ.Theo mô hình này các khohàng của chi nhánh thực hiện hình thức kế toán báo sổ.Tại các chi nhánh thựchiện hạch toán kinh tế phụ thuộc theo phân công quản lý Phòng kế toán chinhánh có nhiệm vụ kiểm tra xử lý thông tin, chứng từ ban đầu, hạch toán chitiết tại đơn vị mình Định kỳ các phòng này sẽ gửi báo cáo về phòng kế toáncông ty Các chi nhánh chỉ xác định kết quả kinh doanh chứ không lập quỹ,việc lập quỹ đợc công ty thực hiện sau khi quyết toán toàn công ty

Xuất phát từ những nhiệm vụ và yêu cầu trên của bộ máy kế toán tại công

ty đợc tổ chức theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 03: Tổ chức bộ máy kế toán Công ty TRAMATCO

Kế toán tiêu thụ hàng hoá

Kế toán thuế và chi phí

Kế toán

NH và thanh toán

Kế toán công nợ

Biên chế tại phòng kế toán tài chính(KTTC) gồm 12 cán bộ: Một trởngphòng, một pho phòng và 10 chuyên viên Với biên chế hiện hành, phòngKTTC phân công nhiệm vụ của các cán bộ công nhân viên trong phòng nhsau:

*Kế toán trởng:

- Chịu trách nhiệm chung trớc giám đốc về công tác KTTC tại công ty

- Chỉ đạo xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm

- Phối hợp tham gia việc ký kết các hợp đông kinh tế của công ty

- Tham gia xây dựng đơn giá hàng hoá vật t, các định mức chi phí thuộcthẩm quyền của công ty

- Quản ký cân đối vốn kinh doanh, tham gia điều hoà các quỹ trong toàncông ty

* Phó phòng kế toán:

- Phối hợp thực hiện xây dựng kế hoạch tài chính của công ty hàng năm

- Phụ trách công tác kiểm tra các đơn vị, phụ trách công tác ứng dụng tinhọc

- Hớng dẫn chế độ hạch toán trong toàn công ty

- Tổng hợp quyết toán, kiểm kê toàn công ty Quyết toán lơng toán côngty

- Theo dõi và hớng dẫn quy trình quản lý các tài khoản vốn, quỹ, lợi nhuậncủa văn phòng và toàn công ty

*Kế toán tổng hợp:

- Tổng hợp, kiểm kê, quyết toán văn phòng công ty

- Tham gia xây dựng giá và các định mức chi phí thuộc văn phòng côngty

Phòng kế toán

Cn Đà Nẵng Cn Sài Gòn Phòng kế toán

- Kế toán vốn kinh doanh, lơng văn phòng và toàn công ty

- Theo dõi các TK338(KPCĐ), 334 411.412,421

- Trực tiếp giải quyết thủ tục thanh lý, nhợng bán TSCĐ, hàng hoá kémmất phẩm chất , ứ đọng chậm luân chuyển toàn công ty

*Kế toán nhập mua hàng hoá:

- Theo dõi quyết toán thuế nhập khẩu

- Theo dõi và quyết toán kho vật t Đức Giang

- Phụ trách các TK142,156, 331, 336, 138, 338

*Kế toán tiêu thụ hàng hoá:

- Kế toán hàng hoá tiêu thụ hàng hoá

- Kế toán thuế GTGT văn phòng toàn công ty

- Kiểm tra giá và quyết toán tiêu thụ.Quyết toán thu sử dụng vốn toàncông ty

- Kế toán hàng tồn kho Quyết toán chi phí khoán kho, chi phí đội vậntải

- Phụ trách các tài khoản 511, 512, 632, 156

- Tính giá thành hoạt động vận tải, kiểm định

*Kế toán thuế và chi phí :

- Kế toán chi phí chung văn phòng công ty

- Quyết toán chi phí cửa hàng

- Phụ trách tài khoản 641

*Kế toán công nợ :

- Theo dõi đôn đốc và đối chiếu công nợ khách hàng

- - Phụ trách các tài khoản 131, 344, 144

*Kế toán ngân hàng và thanh toán:

- Kế toán NH, phối hợp mở L/C

- Kế toán thanh toán, kế toán tiền đang chuyển

- Phụ trách các tài khoản 111, 112, 113, 141, 138, 338

Ngoài ra thuộc khối văn phòng công ty còn có một thủ quỹ quản lý quỹtiền mặt, phụ trách công đoàn phòng

2.1.4.2.Hình thức sổ kế toán

Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm các loaị sổ kếtoán cụ thể, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ các loại sổ với nhau, trình tự ghi sổnhằm hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán từ các chứng từ kế toán để lập đ-

ợc các báo cáo định kỳ

Hiện nay quy mô nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì yêu cầuquản lý đối với nền sản xuất ngày càng cao, yêu cầu cung cấp thông tin ngàycàng nhanh và khi máy tính đợc sử dụng rộng rãi trong công tác kế toán củadoanh nghiệp đòi hỏi công ty phải áp dụng hình thức kế toán phù hợp Chínhvì vậy, công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký- chứng từ nhng cónhiều cải biến linh hoạt phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của công

ty và chơng trình kế toán trên máy vi tính theo phần mềm Accouting.Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký của công ty đợc thể hiệnqua sơ đồ sau (sơ đồ 04)