Công tác báo cáo tiến độ và tổng kết trong xây dựng nông thôn mới

Các Khái niệm chung Đây là quy trình thu thập và cung cấp thông tin, dữ liệu một cách có hệ thống, theo các thông số, các chỉ số đã xác định nhằm giúp cho người quản lý và các bên có li

Công tác báo cáo tiến độ và tổng kết trong xây dựng nông thôn mới

Giáo viên hướng dẫn : Bạch Văn Thủy Nhóm 18: -Trần Thị Oanh

-Tô Bá Thắng -Phạm Ngọc Duy

CẤU TRÚC BÀI GIẢNGPHẦN I:

NỘI DUNG

1 Một số vấn đề chung về theo dõi, báo cáo tiến độ xây dựng nông thôn

mới

2 Giới thiệu hệ thống mẫu biểu báo cáo của chương trình

3 Các quy định cụ thể về chế độ thông tin, báo cáo thuộc chương trình

4 Trách nhiệm của các cấp cơ sở

5 Một số yêu cầu trong theo dõi, thu thập và xử lý số liệu

Một số vấn đề chung về theo dõi, báo cáo tiến độ xây dựng nông thôn mới

Các Khái niệm chung

 Đây là quy trình thu thập và cung cấp thông tin, dữ liệu một cách có hệ thống, theo các thông số, các chỉ số đã xác định nhằm giúp cho người quản lý và các bên có liên quan chính thấy được tiến độ, mức độ tiến triển của các mục tiêu theo một chu kỳ thời gian nhất định.

Chương trình là hoạt động thường xuyên, liên tục của Cơ

 Theo dõi và đánh giá là một công cụ quản lý nhà nước hữu hiệu nhằm đo lường tiến độ

về 3 loại thay đổi về: giải ngân nguồn vốn; tiến trình quản lý và tình hình thực hiện các sản phẩm đầu ra của chương trình Tất cả các đơn vị triển khai chương trình XDNTM ở các cấp đều có chức năng và nhiệm vụ tổ chức thực hiện theo dõi

 Toàn bộ các thông tin liên quan đến tình hình thực hiện Chương trình XDNTM phải được định kỳ cập nhật, phân loại và phân tích để kịp thời đề xuất các phương án phục vụ việc ra quyết định của các cấp quản lý nhằm bảo đảm Chương trình được thực hiện đúng mục tiêu, đúng tiến độ, có chất lượng và trong khuôn khổ các nguồn lực đã được xác định

Phân biệt giữa theo dõi (giám sát) và đánh giá

 Theo dõi: Là một chức năng thu thập, quản lý sử dụng các thông tin được liên tục theo những phương pháp nhất định về một số chỉ số cụ thể nhằm cung cấp cho các nhà quản lý và các bên liên quan đầy đủ thông tin để có thể

ra quyết định về các vấn đề như: 

- Các nguồn lực tài chính và cơ sở vật chất có đầy đủ không? 

- Các cán bộ quản lý có đủ năng lực kỹ thuật và phẩm chất cần thiết không?

- Các hoạt động có được tiến hành phù hợp với kế hoạch không?

- Kế hoạch đang thực hiện có đảm bảo đạt được các mục tiêu ban đầu và kết quả dự kiến đã được thông qua không?

Phân biệt giữa theo dõi (giám sát) và đánh giá

 Đánh giá: Đánh giá là việc xem xét theo định kỳ một cách hệ thống và khách

quan tính phù hợp, hiệu quả, hiệu suất, ảnh hưởng và tính bền vững của các hoạt động đến các mục tiêu chung của chương trình, dự án

Phân biệt giữa theo dõi (giám sát) và đánh giá

-So sánh theo dõi và đánh giá: Theo dõi và đánh giá có những chức năng 

khác nhau và thường phục vụ cho các đối tượng sử dụng khác nhau, thể hiện như sau:

-Theo dõi Đánh giá Liên tục từ đầu đến cuối của 1 

chương trình, 1 hoạt động…Theo giai đoạn, theo kỳ hoặc đột xuất tình hình thực hiện các mục tiêu của Chương trình đã đặt ra

-Đánh giá các mục tiêu của Chương trình trong mối quan hệ với các mục đích cao hơn hoặc với các vấn

đề khác cần được giải quyết. Các chỉ số tiến độ đã xác định trước được mặc nhiên là đúng

-Đặt câu hỏi về tính đúng đắn và hợp lý của các chỉ số định trướcTheo dõi tiến độ dựa vào một số ít các chỉ số đã được xác định trước giải quyết các vấn đề thuộc nhiều phạm vi khác nhau tập trung vào các, hoạt động,kết quả dự kiến .Xác định các kết quả dự kiến và ngoài dự kiến

-Sử dụng phương pháp định lượng 

-Sử dụng phương pháp định lượng và phương pháp định tínhthu thập dữ liệu thường xuyên Thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau

Phân biệt giữa theo dõi (giám sát) và đánh giá

 -Không trả lời các câu hỏi nhân quả Trả lời các câu hỏi nhân quảThường là một chức năng của quản lý nội bộ Thường do các chuyên gia đánh giá độc lập thực hiện và các cơ quan bên ngoài đề xướng Hoặc nội bộ

Sơ đồ: Phân biệt theo dõi và đánh giá

Theo dõi-Thu thập thông tin-Phân tích-Báo cáo thông tin-Hoạt động điều

chỉnh ở cấp thực hiện -Đánh giá

-Thông tin từ theo dõi-Thông tin từ các nguồn khác-Phân tích-Bình luận-kiến nghị-Phê chuẩn hoặc thay đổi -mục tiêu, nguồn lực-Lưu trữ

Các bước theo dõi, giám sát và đánh giá chương trình

Các nội dung của công tác theo dõi

Mục đích

Các nhiệm vụ theo dõi chủ yếu

Xác định phạm vi và mục tiêu theo dõi

- Xác định cơ cấu tổ chức cho công tác theo dõi

- Xác định nhiệm vụ của cán bộ theo dõi

- Thiết lập hệ thống theo dõi ngay từ khi bắt đầu.

- Phản ánh các vấn đề theo dõi Giai đoạn khởi động

- Rà soát lại các câu hỏi, chỉ số hoạt động và cơ chế theo dõi 

- Tổ chức đào tạo cho các cán bộ và đối tác sẽ tham gia vào công tác theo dõi 

- Tiến hành nghiên cứu cơ sở

- Xây dựng sổ tay thực hiện với các các bộ chủ chốt

- Xây dựng kế hoạch theo dõi chi tiết, có tính đến các cơ chế phối hợp với các đối tác 

- Các điều kiện và các năng lực cần thiết cho công tác theo dõiThực hiện

- Ðảm bảo đáp ứng các nhu cầu thông tin phục vụ cho quản lý 

- Ðiều phối việc thu thập và quản lý thông tin

- Hỗ trợ thu thập và trao đổi thông tin không chính thức

Các nội dung cơ bản của kế hoạch theo dõi, báo cáo

cho việc thiết kế hệ thống theo dõi 

- Hệ thống theo dõi sẽ giúp các nhà quản lý đáp ứng các

yêu cầu báo cáo và các như cầu về thông tin của các bên liên quan như thế nào 

- Tóm tắt một số kinh nghiệm về theo dõi nói chung được

thực hiện với các bên liên quan chủ chốt 

- Thảo luận về mức độ tham gia, sự cân bằng giữa các

phương pháp tiếp cận định lượng và định tính, các như cầu về nguồn lực và các trọng tâm dự kiến của hệ thống theo dõi 

Phương pháp tiếp cận tổng quan về phương pháp huy động sự tham gia của các bên liên quan, phương pháp tiếp cận mang

tính chất học hỏi nào sẽ được sử dụng, và phương pháp thu thập thông tin nào sẽ được dùng- ví dụ, mức độ sử dụng phương

pháp tiếp cận có sự tham gia, các hệ thống thông tin theo vị trí địa lý, các hệ thống thông tin tin học hóa hoặc khảo sát cơ sở 

Xác định Khái niệm về chỉ số

 Chỉ số là các căn cứ, những bằng chứng có thể cân, đong, đo, đếm hoặc có thể cảm nhận được để có thể đánh giá, kết luận về 1 sự việc hiện tượng, tiến độ, kết quả thực hiện 1 chương trình, dự án… Nó là phương tiện công cụ để đánh giá/đo kết quả thực thi so sánh với kế hoạch đề ra Một chỉ số tốt là 1 chỉ số nhắn gọn, rõ ràng và có thể thu thập được thông tin

Các loại chỉ số

Chỉ số định lượng đơn giản: Chỉ số này đòi hỏi đo lường theo đơn vị định lượng đơn giản

Hệ thống thông tin quản lý và báo cáo

Kế hoạch theo dõi và 

Kế hoạch theo dõi phục vụ các mục đích cơ bản sau

 Theo dõi các nguồn lực, các hoạt động và quản lý để có thể thực hiện chương trình một cách hiệu quả

  Theo dõi các kết quả và tác động để có thế xây dựng các chiến lược thực hiện: Các đánh giá hàng năm có sự tham gia và các hội thảo lập kế hoạch; Các đánh giá hàng năm khác và nhận xét của người huởng lợi, các phần tổng kết và lập kế hoạch; Báo cáo giữa kỳ và báo cáo kết thúc…. 

 Thiết lập các điều kiện và xây dựng năng lực

Tổ chức theo dõi, giám sát

 Các mối liên kết cần thiết về mặt thể chế và với các bên liên quan trong theo dõi

 Có hay không sự hiện hữu của một đơn vị theo dõi cụ thể và đơn vị này có liên quan

thế nào tới cấu trúc quản lý và các cấp bậc trong tổ chức Các nhu cầu về nhân sự:

 Số lượng, năng lực và trách nhiệm của các bên liên quan khác nhau trong theo dõi,

bao gồm cả các thành viên BQL Chương trình và các bên liên quan chính

  Chế độ khuyến khích đối với các bên liên quan 

 Các như cầu về đào tạo nhân viên và các bên liên quan 

 Các như cầu về nguồn lực

- Phương tiện đi lại và thiết bị 

- Hỗ trợ kỹ thuật 

  Một số nội dung cần lưu ý khi tiến hành theo dõi, báo cáo

 Kiểm tra sự phù hợp của Quyết định đầu tư dự án với các quy hoạch,

kế hoạch được các cấp có thẩm quyền phê duyệt.

 Theo dõi, kiểm tra việc chấp hành các quy định của chủ đầu tư và các nhà

thầu.

 Phát hiện những việc làm xâm hại đến lợi ích của cộng đồng; những

tác động tiêu cực của dự án đến môi trường sinh sống của cộng đồng trong quá trình thực hiện đầu tư, vận hành dự án

Một số nội dung cần lưu ý khi tiến hành theo dõi, báo cáo

 Theo dõi, đánh giá hiệu quả đầu tư và phát hiện những việc làm gây lãng phí, thất thoát vốn, tài sản thuộc dự án

 Theo dõi, kiểm tra nhà thầu tuân thủ các quy trình, quy phạm kỹ thuật, định mức vật tư và loại vật tư theo quy định

 Theo dõi, kiểm tra kết quả nghiệm thu và quyết toán công trình

 Báo cáo định kỳ theo quy định

2

Mục đích và yêu cầu của đánh giá

Các loại hình đánh giá

3 Các nội dung chính của hoạt động đánh giá

Các nội dung cơ bản của hoạt động đánh giá

Mục đích và yêu cầu của đánh giá

 Mục đích của đánh giá là xác định tính phù hợp và sự thỏa mãn các mục tiêu,

hiệu suất, hiệu quả, tác động và tính bền vững

 Các đánh giá có tính định kỳ hoặc đột xuất, xác định xem các hoạt động

và đầu ra của dự án có dẫn đến sự thay đổi nào không? Và như vậy, rõ ràng khác biệt với hoạt động theo dõi chỉ tập trung vào quản lý liên tục và đo lường tiến độ hàng ngày

 Yêu cầu khi đánh giá cần cung cấp các thông tin tin cậy và hữu ích, cho phép

ứng dụng các bài học kinh nghiệm vào việc đưa ra các quyết định của

nhà quản lý dự án

Các loại hình đánh giá

Các loại hình đánh giá

Các loại hình đánh giá

 Đánh giá đầu kỳ: được tiến hành ngay khi chương trình bắt đầu nhằm xem xét tình hình thực tế so với thực trạng ban đầu mô tả trong tài liệu dự án, đã được phê duyệt nhằm tìm ra những giải pháp ngay trong giai đoạn ban đầu khi chuẩn bị thiết kế và lên kế hoạch làm việc chi tiết

 Đánh giá giữa kỳ: được tiến hành vào giữa chu trình hoặc khi hoạt động đạt được 50% kế hoạch nhằm xem xét tiến độ thực hiện từ khi bắt đầu và,

nếu cần thiết, khuyến nghị các điều chỉnh

Các nội dung chính của hoạt động đánh giá

 Năm tiêu chí được sử dụng để đánh giá là:

5 tiêu chí đánh giá

Phù hợp Các biện pháp của dự án có giải quyết được «vấn đề»?

Hiệu suất Nguồn lực có được sử dụng một cách hợp lý?

Hiệu quả Chương trình/dự án có đạt đến các mục tiêu?

Tác động Dự án có góp phần vào việc đạt mục đích?

Bền vững Kết quả và tác động sẽ được duy trì sau khi tài trợ đã kết thúc?

Đánh giá theo 3 nội dung

1 Đánh giá thiết kế

2 Lập kế hoạch của chương trình

3 Đánh giá quá trình thực hiện và đánh

giá kết quả đạt được

Trình tự đánh giá dự án khuyến nông  

 Bước 1: Chuẩn bị

 Bước 2: Tổ chức thu thập dữ liệu và thông tin

 Bước 3: Tổng hợp và phân tích thông tin

 Bước 4: Viết báo cáo đánh giá

 Bước 5: Lưu trữ và sử dụng thông tin đánh giá

Các phương pháp theo dõi và đánh giá

 Phương pháp chuyên gia 

+ Thuê chuyên gia tư vấn độc lập

+ Lấy ý kiến của các chuyên gia thuộc các lĩnh vực liên quan

 Phương pháp theo dõi và đánh giá có sự tham gia của người dân

 Phương pháp chọn mẫu (ví dụ: theo xếp hạng tiêu chí nông thôn mới hoặc theo vị trí địa lý)

 Phương pháp theo dõi mẫu (ví dụ: phân tích các bên liên quan và

sử dụng các phiếu điều tra)

 Phương pháp thảo luận nhóm (như lấy ý kiến tập thể và phân vai);

 Phương pháp thu thập các thông tin phân bổ theo không gian

 Phương pháp thu thập các mẫu thay đổi theo thời gian (như nhật

ký và ảnh)

 Phương pháp phân tích các mối quan hệ và các liên kết (nhu

khung lôgíc, sơ đồ tác động, cây vấn đề)

 Phương pháp xếp hạng và đánh thứ tự ưu tiên (như ma trận, danh mục). 

HỆ THỐNG MẪU BIỂU BÁO CÁO CỦA CHƯƠNG TRÌNH

 Mục đích của công tác theo dõi ở xã

Chương trình bao gồm nhiều hoạt động, liên quan đến nhiều lĩnh vực (xây dựng

cơ sở hạ tầng, phát triển sản xuất, văn hoá, môi trường….) Do vậy, việc theo dõi và báo cáo giúp cho Lãnh đạo các cấp nắm bắt được kịp thời thông tin để

có những giải pháp trong điều chỉnh tiến độ của Chương trình để đảm bảo kế hoạch đề ra

Hệ thống báo cáo và mẫu biểu ở cấp xã

  Báo cáo: 01 báo cáo phân tích, đánh giá tình hình thực hiện Chương trình trên địa bàn xã theo mẫu báo cáo MS 01/BC và MS 02/BC. 

 Hệ thống 04 mẫu biểu tổng hợp số liệu (AMT): Các mẫu biểu này được rút gọn

từ hệ thống biểu mẫu số liệu báo cáo tình hình thực hiện các chương trình, dự

án ODA do Bộ Kế hoạch và đầu tư xây dựng và ban hành (theo Quyết định 803/2007/QĐ-BKH ngày 30/7/2007), cụ thể: (chi tiết phụ lục)

Tên mẫu biểu mục đích

 Biểu 1 Thông tin cơ bản - Các đặc điểm riêng của xã

- Thực trạng nông thôn theo bộ tiêu chí nông thôn mới. 

- Biến động của bộ máy triển khai chương trình

 Biểu 2: Báo cáo tình hình thực hiện và giải ngân

- Kết quả đạt được theo từng quý về việc thực hiện các tiêu chí NTM ở địa phương

- Tổng hợp vốn từ các nguồn để thực hiện các nôị dung xây dựng nông thôn mới trên địa bàn

- Tiến độ giải ngân hàng quý của Chương trình

 Biểu 3 Tiến độ thực hiện chương trình 

-Tiến độ thực hiện cụ thể từng nội dung tiêu chí 

nông thôn mới theo từng quý so với kế hoạch đề ra

 Biểu 4 Các chỉ số thực

- Kết quả thực hiện 19 tiêu chí 17hiện hoặc sản phẩm đầu ra

- Dự kiến về kết quả giai đoạn tiếp theo (tháng, quý…)

Mẫu biểu nội dung

 Biểu 1 Thông tin cơ bản

-Thông tin liên hệ của xã: Bộ máy quản lý chương trình ở cấp xã; tên đơn vị báo cáo, cán bộ liên hệ trực tiếp

và địa chỉ liên lạc và hệ thống tổ chức bộ máy triển khai chương trình.

-Thông tin về thực trạng nông thôn của xã so với 19 tiêu chí (38 chỉ tiêu) quốc gia về Nông thôn mới.

-Thông tin về kế hoạch xây dựng NTM hàng năm của xã

 Biểu 2 Báo cáo tình hình thực hiện và giải ngân

-Các hoạt động của Chương trình: tuyên truyền, phát triển hạ tầng kinh tế - xã hội, Hỗ trợ PTSX, đổi mới

và phát triển các hình thức tổ chức sản xuất có hiệu quả

-Tổng vốn dự kiến, trong đó phân rõ nguồn; 

 -Giá trị thực hiện: Lượng tiền được sử dụng thực tế cho từng hoạt động trên của xã theo từng quý

 -Lũy kế thực hiện: Tổng lượng tiền được sử dụng thực tế cho các hoạt động của xã tính từ đầu năm cho đến

hết quý báo cáo và phân theo nguồn. 

-Lũy kế giải ngân: Tổng lượng tiền đuợc giải ngân, có chứng nhận của Kho Bạc địa phương, cho các hoạt động  của xã tính từ đầu năm cho đến hết quý báo cáo.

Mẫu biểu nội dung

 Biểu 3 Lập tiến độ thực hiện các mục tiêu xây dựng nông thôn mới.

-Lập biểu đồ tiến độ kế hoạch thực hiện các tiêu chí nông thôn mới theo từng quý. 

- Xác định khối lượng công việc dự kiến triển khai trong quý tiếp theo.

- Tổng hợp tiến độ theo năm 

 Biểu 4 Các chỉ số thực hiện hoặc sản phẩm đầu ra

-Các chỉ số đo lường: Các chỉ số đánh giá tình hình thực hiện của xã được phân theo các tiêu chí NTM. 

- Đơn vị tính của các chỉ số. 

- Lũy kế đến đầu năm: Lũy kế thực tế các chỉ số thực hiện hoặc kết quả đạt đƯợc cho tới đầu năm báo cáo (theo báo cáo của năm trƯớc). 

-Thực hiện trong năm: Kết quả thực tế đạt đuợc của từng chỉ số trong quý.

-Kế hoạch năm: Kết quả dự kiến hoặc kế hoạch được giao của các chỉ số thực hiện trong năm. 

- Lũy kế kết quả thực hiện: Lũy kế thực tế kết quả thực hiện các chỉ số tiêu chí nông thôn mới từ đầu năm đến thời điểm báo cáo. 

- Lũy kế thực hiện: Lũy kế thực tế thực hiện các chỉ số đạt được từ đầu chương trình đến thời điểm báo cáo. 

- Mục tiêu cuối kỳ: Giá trị kế hoạch xã cần thực hiện của từng chỉ số để hoàn thành mục tiêu chương trình. 

Hệ thống biểu mẫu báo cáo cấp tỉnh, huyện

 Biểu 1: Báo cáo kết quả thực hiện các nội dung liên quan đến thực hiện 19

tiêu chí nông thôn mới

 Biểu 2: Các chỉ số thực hiện hoặc sản phẩm đầu ra;

- Báo cáo phân tích, đánh giá tình hình thực hiện Chương trình trên địa bàn tỉnh theo mẫu báo cáo:

 Tên mẫu biểu Mục đích

 Biểu 1 Thông tin cơ bản - Thông tin chung về số xã triển khai xây dựng

nông thôn mới trên địa bàn huyện. 

- Kế hoạch triển khai xây dựng NTM hàng năm

 Biểu 2 Các chỉ số thực hiện hoặc sản phẩm đầu ra

Báo cáo kết quả thực hiện các chỉ số và sản phẩm của 

các hoạt động phong trào liên quan đến xây dựng 

NTM