QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG 5s

chất lượng 5s tài liệu chất lượng lý thuyết chất lượng hệ thống quản trị chất lượng tiểu luận quản trị chất lượng 5s trong doanh nghiệp nhà máy xí nghiệp bài giảng lý thuyết tiểu luận giáo trình đại học cao đẳng

A: Phần mở đầu

1 Lý do chọn đề tài

Việt Nam đang trên đường hội nhập sâu rộng với kinh tế thế giới, đây là xu thế tất yếu Chúng ta phải thích ứng với điều kiện mới, môi trường mới Nếu như không thích ứng, thích nghi với môi trường mới, chắc chắn chúng ta sẽ tụt hậu, và có thể bị đào thải Chúng ta càng hội nhập thì quy luật sinh tồn các khắc nghiệt

Kinh tế hôi nhập, đồng nghĩa với mọi thứ đều thay đổi, các công ty phải thay đổi, các tổ chức phải thay đổi, bộ máy phải thay đổi Tuy nhiên có một điều không đổi

đó là con người Con người có vai trò quan trọng nhất, là trọng tâm của mọi thứ Mọi vấn đề đều từ con người mà ra, đều do con người giải quyết Sự thay đổi cũng do con người quyết định Việc hội nhập yêu cầu chúng ta phải đáp ứng các tiêu chí vô cùng khắc khe cho nên việc áp dụng các quy chuẩn chất lượng quốc tế trong kinh doanh, sản xuất, hoạt động là hết sức cần thiết

Trong các quy chuẩn chất lượng thì 5S là phổ biến nhất Xuất hiện tại Nhật Bản

và phát triển từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thực hành 5S đã được áp dụng như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng

Trong thơi gian gần đây, ký túc xá D2 của trường ĐH Sư Phạm Kỹ Thuật đã được khánh thành và đi vào hoạt động Đây là ký túc xá lớn nhất Việt Nam Để có một môi tường sống và học tập tốt, việc áp dụng 5S là cần thiết

Chính vì thế nhóm đã chọn đề tài “ Xây dựng 5S tại ký túc xá D2”

2. Mục tiêu

Xây dựng và áp dụng 5S thành công tại ký túc xá D2 trường ĐH Sư Phạm Kỹ Thuật

3. Trọng tâm nghiên cứu

Các quy trình phù hợp với ký túc xá D2

4 Kết cấu của đề tài

Chương 1: tìm hiểu về 5S và tính chất 5S

Chương 2: Cơ cấu hoạt động của ký túc xá trường HCMUTE

Chương 3 (trọng tâm) Xây dựng và thực hiện 5S tại ký túc xá HCMUTE

B: Phần thân bài

Chương 1: Khái quát chung về 5S

1. Mục đích của việc áp dụng 5S vào trương trình quản lý

Từ văn phòng, nhà kho cho đến công trường xây dựng, hay nhà xưởng công nghiệp hoặc nông nghiệp Nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch sẽ Không có hoạt động 5S thì không thể bàn đến việc quản lý và cải tiến 5S ngăn chặn sự xuống cấp của nhà xưởng, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫn Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót Các thiết bị sản xuất hoạt động trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn

Ngày nay, khái niệm Chất lượng và Quản lý Chất lượng không còn xa lạ với các doanh nghiệp Việt Nam Muốn nâng cao khả năng cạnh trên thị trường, mỗi doanh nghiệp phải chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh cũng như trong cách thức quản lý Tuy nhiên dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh nào, đầu tư loại thiết bị máy móc hay công nghệ nào đi nữa, con người cũng vẫn là yếu tố quyết định đem lại thành công cho doanh nghiệp

Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thực hành 5S đã được áp dụng tại Nhật bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng 5S tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện lợi và giúp cho tổ chức/doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đem lại niềm tin cho khách hàng

2. 5S là gì ?

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống Quản lý chất lượng Xuất phát

từ quan điểm, nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và tạo điều kiện cho việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng đem lại niềm tin cho khách hàng

5S bắt nguồn từ truyền thống của Nhật bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện các công việc đó

Người Nhật luôn tìm cách sao cho người công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình Ví dụ, trong phân xưởng, người quản lý sẽ cố gắng khơi dậy ý thức trong người công nhân đây là “công việc của tôi”, “chỗ làm việc của tôi”, “máy móc của tôi” Từ đó người lao động sẽ dễ dàng chấp nhận chăm sóc “chiếc máy của mình”,

“chỗ làm việc của mình” và cố gắng để hoàn thành “công việc của mình” một cách tốt nhất Các nhà quản lý của Nhật đã tiếp thu truyền thống này và đẩy nó lên thành một phong trào phát triển rộng rãi Sau đó đã đúc kết các kinh nghiệm thực tiễn thành lý luận khoa học và cho ra đời chương trình năng suất chất lượng mới đó là 5S Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, 5S sẽ đưa lại sự thay đổi kỳ diệu Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc

3. Các thành phần 5S

những thứ không cần thiết

đúng chỗ

luôn sạch sẽ

sạch sẽ Shitsuke Sẵn sàng Self_discipline Thực hiện 5s một

cách tự giác

 SEIRI (Sàng lọc): Là sàng lọc những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc

và loại bỏ chúng.Chống xu hướng của con người muốn giữ mọi thứ cho những trường hợp dự phòng, chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ

cho công việc, nên dán nhãn “đỏ” vào những dụng cụ, thiết bị và vật liệu cần thiết giữ lại

 SEITON (Sắp xếp): Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, theo một trật tự nhất định, tiện

lợi khi sử dụng Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan một cách rõ ràng, đễ mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời gian

 SEISO (Sạch sẽ): Là vệ sinh tại nơi làm việc sao cho không còn rác hay bụi

bẩn tại nơi làm việc (kể cả trên nền nhà, máy móc và thiết bị) Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ và thích hợp Công việc vệ sinh là việc làm thường xuyên của mọi người trong tổ chức, và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện

 SEIKETSU (Săn sóc): Là luôn săn sóc, giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ,

thuận tiện và có năng suất bằng cách liên tục thực hiện Seiri, Seiton, Seiso Duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn Xác lập một hệ thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc Tạo môi trường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ

 SHITSUKE (Sẵn sàng): Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác

tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyến khích việc tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt Kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đã xác lập, xây dựng và định hình một nền văn hoá trong đơn vị

4. Tại sao nên thực hiện 5s ?

Thực hành 5S là một chương trình đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức/doanh nghiệp Đây là một phương pháp hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất

Nguyên tắc của thực hành 5S hết sức đơn giản, không đòi hỏi phải dùng các thuật ngữ hay phương pháp phức tạp nào trong quá trình thực hiện Thành công trong thực hành sẽ giúp các tổ chức/doanh nghiệp đạt được năng suất cao hơn thông qua:

− Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp

− Mọi người trong cũng như ngoài tổ chức/doanh nghiệp dễ dàng nhận thấy rõ kết quả

− Tăng cường phát huy sáng kiến

− Nâng cao ý thức kỷ luật trong cơ quan

− Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn

− Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc

− Xây dựng hình ảnh tổ chức/doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong quản lý, kinh doanh

5. Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công chương trình thực hành 5S:

− Cũng như đối với việc áp dụng công cụ nâng cao năng suất chất lượng nào, việc

áp dụng thực hành 5S đòi hỏi sự cam kết và ủng hộ của Lãnh đạo cao nhất thông qua việc chỉ đạo thực hiện, tập trung nguồn lực, kinh phí và thời gian

− Đào tạo và hướng dẫn mọi cán bộ nhân viên trong tổ chức/doanh nghiệp hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa cũng như phương pháp để thực hiện Từ đó mỗi phòng ban/phân xưởng có thể chủ động đưa ra kế hoạch thực hiện tại đơn vị của mình

− Sự tham gia của tất cả mọi người - Bí quyết thành công của chương trình thực hành 5S là tạo một môi trường khuyến khích mọi người tích cực tham gia, phát huy sáng kiến và duy trì mội trường làm việc sạch sẽ, thuận lợi và an toàn

− Duy trì và cải tiến không ngừng, tạo nên một nguyên tắc hoạt động trong tổ chức/doanh nghiệp để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý và kinh doanh

6. Nguyên tắc thực hành

Thực hành 5S là một chương trình đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức/doanh nghiệp Đây là một phương pháp hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất

Nguyên tắc của Thực hành 5S hết sức đơn giản, không đòi hỏi phải dùng các thuật ngữ hay phương pháp phức tạp nào trong quá trình thực hiện Thành công trong thực hành sẽ giúp các tổ chức/doanh nghiệp đạt được năng suất cao hơn thông qua:

− Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp

− Mọi người trong cũng như ngoài công ty dễ dàng nhận thấy rõ kết quả

− Tăng cường phát huy sáng kiến

− Nâng cao ý thức kỷ luật trong cơ quan

− Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn

− Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc

− Xây dựng hình ảnh tổ chức/doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong kinh doanh…

1.Vai trò của lãnh đạo 2 SEIRI - Sàng lọc

5 SEIKETSU

- Săn sóc 7.Kết quả thực hành 5S

3 SEITON - Sắp xếp

6 SHITSUKE - Sẵn sàng

4 SEISO - Sạch sẽ

7. Các tiêu chí đánh giá cơ bản chương trình thực hành 5S:

Để thực hiện tốt 5S thì có 7 nhóm yêu cầu cần thực hiện :

1 Vai trò của lãnh đạo

2 SEIRI - Sàng lọc

3 SEITON - Sắp xếp

4 SEISO - Sạch sẽ

5 SEIKETSU - Săn sóc

6 SHITSUKE - Sẵn sàng

7 Kết quả thực hành 5S

Mô hình cấu trúc Tiêu chí đánh giá Thực hành tốt 5S

7.1 Vai trò của nhà lãnh đạo

Lãnh đạo cao nhất có vai trò quan trong việc định hướng, tổ chức thực hiện, theo dõi, đánh giá, duy trì và cải tiến thực hành 5S trong tổ chức, đồng thời đánh giá việc thúc đẩy nhận thức về 5S trong toàn tổ chức và việc cung cấp các nguồn lực một cách thích hợp để thực hiện và duy trì hoạt động 5S

7.1.1 Cam kết của lãnh đạo

Lãnh đạo cao nhất của tổ chức phải thể hiện cam kết xây dựng, duy trì và cải

tiến hệ thống Thực hành tốt 5S như sau:

a) Thiết lập chính sách 5S

b) Đảm bảo việc tuyên truyền và thấu hiểu chính sách 5S trong toàn tổ chức c) Đảm bảo mục tiêu và kế hoạch triển khai 5S được thiết lập tại các cấp

thích hợp.

d) Đảm bảo cung cấp kịp thời các nguồn lực cần thiết để triển khai 5S, bao gồm cả hoạt động đào tạo các đánh giá viên 5S và tham quan học hỏi các

mô hình thực hành tốt

e) Xem xét định kỳ hoạt động thực hành 5S bao gồm cả kết quả thực hiện các mục tiêu đã hoạch định Lưu hồ sơ kết quả xem xét và các hoạt động phát sinh từ việc xem xét

7.1.2 Cơ cấu tổ chức và hệ thống khuyến khích

Lãnh đạo cao nhất phải phân công trách nhiệm triển khai Thực hành tốt 5S và động viên, khuyến khích mọi người trong tổ chức tham gia, bao gồm:

a) Bổ nhiệm cán bộ phụ trách chương trình 5S chịu trách nhiệm điều phối các hoạt động đào tạo, triển khai thực hiện, theo dõi, đánh giá và duy trì hoạt động 5S

b) Phân công trách nhiệm triển khai 5S tại từng phòng ban, khu vực và công

bố trong toàn tổ chức

c) Đào tạo, giáo dục và tuyên truyền về Thực hành tốt 5S trong toàn tổ chức d) Khuyến khích, ghi nhận và động viên sự tham gia và chia sẻ của mọi người

7.2 SEIRI - SÀNG LỌC

Đánh giá việc hoạch định, triển khai và duy trì hoạt động SEIRI - Sàng lọc bao gồm:

− Lập kế hoạch và thực hiện các cuộc tổng vệ sinh định kỳ

− Xây dựng tiêu chí phân loại các đồ vật cần thiết và không cần thiết

− Xác định và tiến hành phân loại các đồ vật cần thiết và không cần thiết cho công việc

− Loại bỏ các đồ vật không cần thiết tại nơi làm việc

− Xác định nguyên nhân và hành động khắc phục cần thực hiện để giảm thiểu việc lưu trữ những đồ vật không cần thiết tại nơi làm việc

7.3 SEITON - SẮP XẾP

Đánh giá việc thực hiện và duy trì hoạt động SEITON - Sắp xếp nhằm:

− Xây dựng các nguyên tắc tổ chức, sắp xếp các đồ vật cần thiết nhằm đảm bảo tính sẵn có, thuận tiện, an toàn khi sử dụng và giảm thiểu các lãng phí

− Đảm bảo sự thông hiểu và thực hành các nguyên tắc này tại nơi làm việc

− Thực hiện và duy trì các dấu hiệu nhận biết thích hợp đối với các đồ vật tại các

khu vực.

7.4 SEISO - SẠCH SẼ

Đánh giá thực hiện và duy trì hoạt động SEISO - Sạch sẽ bao gồm

− Lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động SEISO định kỳ

− Thực hiện làm vệ sinh kết hợp với hoạt động kiểm tra

− Xác định rõ ràng trách nhiệm thực hiện, trách nhiệm kiểm tra và phương pháp thực hiện SEISO tại các khu vực

− Ban hành các văn bản hướng dẫn và chuẩn mực kiểm tra, chấp nhận cần thiết

− Tổ chức các hoạt động theo dõi và đánh giá định kỳ việc thực hiện SEISO, đặc biệt chú ý tại các khu vực có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, môi trường và an toàn cho người lao động

− Xác định các nguyên nhân và thực hiện các biện pháp khắc phục/phòng ngừa thích hợp đối với những phát hiện trong quá trình thực hiện SEISO, bao gồm cả các hành động cần thiết để chặn nguồn gây bẩn

7.5 SEIKETSU - SĂN SÓC

Đánh giá việc thực hiện và duy trì hoạt động SEIKETSU - Săn sóc thông qua việc

− Tiêu chuẩn hoá hoạt động “Sàng lọc”, “Sắp xếp” và “Sạch sẽ” Đảm bảo

các hoạt động trên được thực hiện thường xuyên, tự giác

− Thiết lập và áp dụng các quy tắc và chuẩn mực về kiểm soát và quản lý

trực quan trong toàn tổ chức

− Thiết lập và áp dụng tiêu chuẩn về mã mầu tại các khu vực

− Tiến hành đánh giá định kỳ hoạt động 5S theo kế hoạch Lập chương trình đánh giá dựa trên mức độ quan trọng của các khu vực được đánh giá và kết quả của lần đánh giá trước đó

− Xác định chuẩn mực, phạm vi, tần suất và phương pháp đánh giá Cán bộ đánh giá 5S phải được đào tạo, có đủ năng lực và độc lập với hoạt động được đánh giá Lưu trữ hồ sơ đánh giá 5S và các hành động phát sinh từ hoạt động đánh giá

− Xem xét và thực hiện kịp thời các biện pháp khắc phục thích hợp đối với các nội dung chưa phù hợp và các khuyến nghị sau đánh giá

− Xây dựng và thực hiện cơ chế khuyến khích sự tham gia và ghi nhận kết quả của các nhóm/cá nhân Thực hành tốt 5S

7.6 SHITSUKE - SẴN SÀNG

Đánh giá việc thực hiện và duy trì hoạt động SHITSUKE - Sẵn sàng thông qua quá trình

− Theo dõi và đánh giá mức độ tuân thủ các nguyên tắc, quy định và chuẩn mực Thực hành tốt 5S trong toàn tổ chức

− Tuyên truyền và quảng bá về 5S, kết quả Thực hành tốt 5S, các bài học kinh nghiệm từ việc áp dụng trong toàn tổ chức

− Thực hiện công tác giáo dục, đào tạo và đào tạo lại về Thực hành tốt 5S

7.7 KẾT QUẢ THỰC HÀNH TỐT 5S

Đánh giá kết quả Thực hành tốt 5S trong lĩnh vực năng suất, chất lượng và hiệu quả hoạt động của tổ chức, bao gồm:

− Kết quả hiện tại và xu hướng của các chỉ số chủ yếu về chất lượng sản phẩm/dịch vụ; sơ đồ và bảng biểu (nếu có) để minh họa cho các dữ liệu tương ứng

− Mức độ giảm thiểu các lãng phí, kết quả và/hoặc các chỉ số chủ yếu trước và sau khi Thực hành tốt 5S

− Kết quả khảo sát thông tin phản hồi nội bộ

− Các chỉ số về an toàn lao động

− Chỉ số về sáng kiến cải tiến chất lượng

− Thông tin phản hồi của khách hàng và cộng đồng (nếu có)

− Kết quả so sánh và đối chiếu với các chuẩn so sánh

− Các chỉ số đo lường thích hợp khác

Chương 2: Cơ cấu hoạt động của ký túc xá D2 trường ĐH Sư Phạm Kỹ Thuật

1. Ký túc xá Cơ sở 2 Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp.HCM

Địa chỉ: 484 Lê Văn Việt, P Tăng Nhơn Phú A, Quận 9, Tp.HCM

2. Chức năng:

Giúp Hiệu trưởng về công tác tổ chức, quản lý công tác nội trú của SV-HS, nhằm đảm bảo cho SV-HS nội trú an toàn, có môi trường học tập và sinh hoạt thuận lợi

3. Nhiệm vụ:

− Quản lý toàn bộ sinh hoạt của các ký túc xá Tổ chức và đôn đốc thực hiện nếp sống mới trong đời sống tập thể, xây dựng Ký túc xá Văn hoá theo tiêu chuẩn của UBND TP Hồ Chí Minh

− Chăm lo phục vụ đời sống vật chất và tinh thần cho SV-HS thuộc các hệ đào tạo ở nội trú

− Giữ gìn an ninh, trật tự; phối hợp cùng các lực lượng Công an, Bảo vệ phòng chống các tệ nạn xã hội trong KTX

4. Đặc điểm (cơ sở vật chất)

− Gồm 9 tầng với 233 phòng ở với sức chứa 1.776 sinh viên, tổng diện tích sàn xây dựng 14.300 m2

− Hệ thống máy nước uống tự động cho Sinh viên

− Lắp đặt hệ thống Wifi, Camera bảo vệ tự động, hệ thống báo cháy