Giáo trình hệ quản trị cơ sở dữ liệu microsoft access nghề quản trị mạng trình độ cao đẳng nghề (phần 2)

68 783 2
Giáo trình hệ quản trị cơ sở dữ liệu microsoft access   nghề quản trị mạng   trình độ cao đẳng nghề (phần 2)

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

35 BÀI 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU Mã bài: MĐ14-03 Giới thiệu: Sức mạnh thực hệ quản trị CSDL khả tìm đầy đủ thơng tin mà cần biết, trình bày liệu xếp theo ý muốn Để đáp ứng yêu cầu trên, Acces cung cấp công cụ truy vấn cho phép truy xuất xử lý liệu chứa bảng CSDL Mục tiêu: - Hiểu khái niệm truy vấn liệu; - Tạo áp dụng truy vấn dựa bảng liệu; - Áp dụng biểu thức xây dựng truy vấn liệu - Thực thao tác an tồn với máy tính Nội dung chính: Giới thiệu chung Mục tiêu: - Hiểu khái niệm truy vấn liệu (query) chức loại query access; 1.1 Khái niệm query Query câu lệnh truy vấn liệu nhằm mục đích đáp ứng cầu tra cứu xử lý liệu bảng thuộc sở liệu Bản chất query câu lệnh SQL (Structured Queries Laguage – ngơn ngữ truy vấn liệu có cấu trúc, ngôn ngữ sử dụng phổ biến hầu hết hệ QTCSDL 1.2 Các loại query Access − Select query: truy vấn lựa chọn thông tin từ nhiều bảng, tạo recordset Nói chung, liệu trả truy vấn lựa chọn cập nhật thường sử dụng để đưa form report - Total Query: loại truy vấn dùng dùng để tính tốn liệu theo nhóm: có tính chất tổng cộng, thống kê tổng hợp số liệu Ví dụ: Tính tổng tiền học bổng học sinh theo lớp 36 Hình III.1 - Query có tham số: loại truy vấn thực với giá trị tham số nhập từ bàn phím cho kết điều kiện - Crosstab Query: loại truy vấn dùng để tổng hợp liệu, giá trị số trường bảng query nguồn dùng làm tiêu đề dòng, giá trị trường (hoặc biểu thức) dùng làm tiêu đề cột giá trị tổng hợp trường (hoặc biểu thức) dùng làm giá trị ô Crosstab query Action query: có loại query - Append Query: Thêm số record lấy từ Table Query khác cho vào bảng khác Nếu ta muốn thêm record vào CSDL bảng thêm vào phải tồn Các ghi nối vào bảng CSDL thời làm việc nối vào bảng thuộc CSDL khác Ta sử dụng loại query muốn lưu lại thơng tin để theo dõi lưu trữ hay nối tiếp liệu vào bảng có Ví dụ: + Lưu lại hóa đơn thực năm 2008 + Lưu lại nhân viên có doanh số bán hàng cao năm 2008 + Lưu lại học sinh đạt thủ khoa khóa 2008 - Delete Query: loại truy vấn dùng để xóa ghi thỏa điều kiện - Update Query: loại truy vấn dùng để sửa đổi liệu cho nhiều record nhiều bảng theo điều kiện - Make table Query: loại truy vấn dùng để tạo bảng với liệu lấy từ bảng query khác Khi sử dụng query Select, Total, Crosstab ta thu kết bảng liệu tức thời thời điểm Tuy nhiên sở liệu thay đổi ta khơng thu kết Để lưu lại kết thời điểm thực thi query, ta sử dụng lệnh Make table Query 37 Select query Mục tiêu: - Tạo select query wizard - Tự tạo select query chế độ thiết kế 2.1 Tạo select query wizard Hình III.2 B1: Để tạo query, chọn tab Create Ribbon, click nút Query Wizard nhóm lệnh Queries (Hình III.2) Xuất cửa sổ New Query B2: Chọn Simple query wizard Click OK B3: Chọn Field (trường) từ bảng query hộp thoại xổ xuống Tables/Queries (Nếu liệu cần hiển thị liên quan đến nhiều bảng chọn nhiều bảng query bước này) (Hình III.3) - Nhấn Next Hình III.4 - Nhấn Next B4: Đặt tên query Tại bước có tùy chọn: + Open the query to view information: xem kết query + Modify the query design: mở query chế độ thiết kế để Hình III.5 chỉnh sửa query - Nhấn Finish (Hình III.5) 38 Thực hành: Tạo query hiển thị danh sách điểm sinh viên công cụ wizard Thông tin bao gồm: Masv, Hosv, Tensv, Tenmonhoc, Diemlan1, Diemlan2 Hướng dẫn: Làm theo bước mục 2.1 2.2 Tự tạo select query chế độ thiết kế (Design view) 2.2.1 Các bước tạo select query chế độ thiết kế B1: Để tạo query, chọn tab Create Ribbon, click nút query Design nhóm lệnh Queries Xuất cửa sổ thiết kế query cửa sổ Show table cho phép chọn bảng query tham gia truy vấn (HÌnh III.6) Hình III.6 B2: Chọn Tables Queries hai tham gia vấn tin hộp thoại Show Table Muốn chọn nhiều bảng lúc, nhấn nút Shift Ctrl nhấp chọn Sau nhấn Add  nhấn Close B3: Xác định nội dung vấn tin phần cửa sổ Select Query: − Chọn field cần hiển thị kết vào lưới thiết kế cách drag chuột kéo tên field field list double click vào tên field Nếu cần tạo field khơng có sẵn bảng (trường gọi trường tính tốn) cách tạo sau: : − Sort: xếp liệu hay không Có tùy chọn Sort: + Ascending: Sắp xếp giảm dần 39 + Decending: Sắp xếp tăng dần + No Sort: Không xếp - Show: hiển thị hay không hiển thị trường lên bảng kết sau chạy query Đánh dấu kiểm cho phép hiển thị, không đánh dấu trường bị ẩn - Nhập điều kiện lọc dòng Criteria - Or: thêm điều kiện lọc tương ứng với phép OR, biểu thức điều kiện field đặt dịng tương ứng với phép AND, khác dịng tương ứng với phép OR B4: Xem kết quả, thực thi lưu query − Click nút View để xem trước kết quả, click nút Run để thực thi (Hình III.7) - Lưu query, cách vào Menu File\Save (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+S kích vào biểu tượng để lưu lại query) Đặt tên Hình III.7 query lưu lần Thực hành: Tạo query cho xem điểm thi sinh viên, thông tin bao gồm: MaSV, HoTen:[HoSV]&” “&[TenSV], TenMH, DiemLan1, DiemLan2, kết xếp theo MaSV Hướng dẫn: Thiết kế bảng Hình III.8: Hình III.8 2.2.2 Cách nhập biểu thức điều kiện dòng Criteria 40 Biểu thức điều kiện quy tắc lọc áp dụng cho liệu chúng chiết xuất từ sở liệu, nhằm giới hạn mẫu tin trả truy vấn a Dấu bọc loại liệu dates, times, text, giá trị biểu thức điều kiện: Kiểu liệu Dấu bọc Ví dụ Text “giá trị văn bản“ “CDT1A” Date #giá trị ngày tháng# #1-Feb-2010# Time #giá trị giờ# #12:00AM# Number Khơng có dấu bọc 10 Field name [tên trường] [MaSV] b Toán tử sử dụng biểu thức điều kiện: Tốn tử Ví dụ > >10 < = >10 =5 (Hình III.11) 42 Hình III.11 2.3 Tự tạo select query có tính chất thống kê (total query) Mục tiêu: - Tạo total query 2.3.1 Chức Total query Total query có chức kết nhóm record thực phép thống kê liệu nhóm record Các hàm count, sum, min, max, avg hàm Total Query Ví dụ: Đếm tất học sinh lớp Kết query trước tổng hợp liệu (HÌnh III.12) Count Group by 43 Hình III.12 Sau tổng hợp liệu ta có kết quả: Hình III.13 2.3.2 Các bước tạo Total query B1: Tạo query Design view B2: Chọn Tables Queries hai tham gia vấn tin hộp thoại Show Table B3: Chọn field chứa liệu cần thống kê vào lưới thiết kế B4: Chọn Query Tools, chọn tab Design − Trong nhóm lệnh Show/Hide, click nút Totals (Hình III.14) Hình III.14 − Trên lưới thiết kế query xuất thêm dịng Total (Hình III.14) − Tại field, chọn tùy chọn dòng Total 44 − Đặt điều kiện dịng Criteria (nếu có) Hình III.15 Dịng Total: có hàm sau: + Group by: Gộp cột có giá trị giống cột thành nhóm + Sum: Hàm tính tổng giá trị cột nhóm + Count: Hàm đếm số record có nhóm mà cột có giá trị + Min: Lấy giá trị nhỏ giá trị cột nhóm + Max: Lấy giá trị lớn giá trị cột nhóm + First: Tìm giá trị giá trị cột nhóm + Last: Tìm giá trị cuối giá trị cột nhóm + Expression: Cho biết cột biểu thức tính tốn + Where: Cho biết cột biểu thức điều kiện dùng để lọc Record trước tính tốn khơng nội dung xem kết B5: Xem kết quả, thực thi lưu query (giống Select query) Thực hành: Tạo query “Đếm tất học sinh lớp” Thông tin bao gồm MaLop, Ten Lop, TongsoSV Hướng dẫn: Màn hình lưới thiết kế câu query Hình III.16 88 BÀI 6: BÁO BIỂU (REPORT) Mã bài: MDD14-06 Giới thiệu: Báo cáo phương thức hữu hiệu giúp người sử dụng trình bày liệu dạng đầy đủ dễ hiểu, nhanh chóng, đẹp mắt để in ấn Người sử dụng tích hợp báo cáo dạng thức trình bày liệu khác như: hình ảnh, biểu đồ, văn Mục tiêu: - Hiểu ứng dụng report CSDL Access; - Biết cách tạo report; - Vận dụng report, biết cách thực thi report - Thực thao tác an tồn với máy tính Nội dung chính: Giới thiệu report Mục tiêu: - Nắm dạng mẫu report, chế độ hiển thị thành phần report - Biết cách tạo report; 1.1 Các dạng mẫu report - Báo cáo dạng cột (columnar): báo cáo dạng trình bày theo dạng cột kèm theo phần nhãn cột liệu bên trái, dòng tương ứng với trường liệu - Báo cáo dạng hàng (Tabular): Báo cáo trình bày liệu theo dạng bảng bao gồm nhiều hàng nhiêu cột - Báo cáo dạng nhóm/ Tổng (Group/Total): Báo cáo dạng tổ chức liệu thành nhóm, nhóm trình bày liệu theo dạng Tabular Người sử dụng nhóm liệu theo cấp tính tốn giá trị tổng cho nhóm giá trị tính tổng cho tồn nhóm - Báo cáo dạng biểu đồ (Chart) - Báo cáo dạng nhãn (Label Report) - Báo cáo với báo cáo 89 1.2 Các chế độ hiển thị report Báo cáo trình bày theo chế độ sau: Report design: Chế độ thiết kế báo cáo Layout PreView: Chế độ trình bày liệu báo cáo Print PreView: Chế độ xem hình thức báo cáo trước in ấn 1.3 Các thành phần report - Báo cáo khơng phân nhóm (Hình VI.1) Hình VI.1 - Báo cáo có xếp phân nhóm (Hình VI.2) Hình VI.2 Cách tạo sử dụng report wizard Mục tiêu: - Biết cách tạo report wizard 90 Hình VI.3 B1: (Hình VI.3) Chọn tab Create Ribbon, nhóm lệnh Reports, click nút Report Wizard − Chọn Table/Query làm liệu nguồn cho Report − Chọn field hiển thị Report khung Available Field click nút để chọn field click nút để chọn nhiều field Click Next Hình VI.4 B2: (Hình IV.4) Nếu report lấy liệu nguồn từ bảng bỏ qua bước này, ngược lại liệu lấy từ nhiều bảng chọn field kết nhóm Click Next B3: (Hình VI.5) Chọn field muốn xếp liệu cho report Có thể xếp kết report cách kết hợp tối đa field 91 Hình VI.5 Hình VI.6 B4: (Hình VI.6) Chọn dạng Report ∗ Layout: gồm dạng Columnar, Tabular, Justified ∗ Orientation:chọn hướng trang in Portrait (trang đứng), Landscape (trang ngang) Click Next B5: (Hình VI.7) Nhập tiêu đề cho report − Chọn chế độ xem report 92 sau tạo xong * Preview the report: xem trước report vừa tạo * Modify the report’s design: mở report chế độ design để chỉnh sửa − Click Finish để kết thúc Hình VI.7 Kết quả: (HÌnh VI.8) Hình VI.8 Thực hành: Từ CSDL BÀI 2, thực hướng dẫn mục để tạo báo cáo hình VI.8 Tạo sử dụng report từ cửa sổ Design Mục tiêu: - Biết cách tạo report khơng phân nhóm report có phân nhóm từ cửa sổ design 3.1 Tạo báo cáo B1: Chọn tab Create Ribbon, nhóm lệnh Reports, click nút Report Design Xuất cửa sổ thiết kế report cửa sổ Property Sheet (Hình VI.9) Hình VI.9 93 Thơng thường, report trắng xuất có phần Detail, muốn xuất phần Report Header/Footer Page Header/ Footer click chuột vào góc trái Report ngang với phần Detail để xuất lựa chọn Màn hình thiết kế báo cáo với chế độ song song tồn tại, là: - Report View: Xem hình ảnh báo cáo vừa tạo - Design View: Mở báo cáo chế độ tự thiết kế báo cáo - Print Preview: Xem hình ảnh báo cáo với kích thước thật liệu thật để in - Layout Preview: Chỉ xem hình ảnh báo cáo, cịn liệu chưa xác, Access bỏ qua điều kiện chọn, kết nối, … Trên hình thiết kế báo cáo để công cụ Toolbox Fieldlist giống cửa sổ thiết kế biểu mẫu Các thành phần cửa sổ thiết kế báo cáo gồm: - Detail: Lặp lại theo liệu (từng ghi bảng truy vấn nguồn) - Page Header/Page Footer: Lập lại trang lần Phần thường chứa số trang, ngày tháng lập báo cáo, … - Report Header/Report Footer: Mỗi báo cáo lặp lần Phần chứa tiêu đề chung toàn báo cáo dạng tổng cộng - Ngoài báo cáo có phân nhóm cịn chứa Group Header/Footer dùng làm tiêu đề dòng tổng cộng cho nhóm báo cáo B2: Chỉ định Table query làm nguồn liệu cho Report thuộc tính Record Source cửa sổ Property Sheet B3: Nhấn vào biểu tượng Add Existing Fields để xuất cửa sổ Field List, dùng chuột kéo field Field List control nhóm lệnh Controls Ribbon thả vào report Thực hành: Tạo báo cáo Danh Sách Sinh viên dạng: (Hình VI.10) 94 Hình VI.10 Hướng dẫn: Báo cáo thiết kế sau: (Hình VI.11) Hình VI.11 3.2 Thiết kế số dạng báo cáo a) Thiết kế báo cáo dạng văn Gồm văn giống gửi tới đối tượng có thơng tin CSDL Đặc trưng báo cáo dạng văn trộn lẫn với thơng tin CSDL Vì vậy, tồn thiết kế nằm phần Detail Trong báo cáo thường gồm điều khiển: - Nhãn: Chứa đoạn văn với font chữ theo yêu cầu thực tế 95 - Textbox: Có thể chứa thơng tin lấy trực tiếp từ nguồn liệu kết xuất từ thông tin CSDL Do Text box gồm loại: bị buộc tính tốn - Ảnh: Có thể bị buộc không bị buộc b) Thiết kế báo cáo đơn giản dạng bảng - Tiêu đề: Nếu tiêu đề xuất xuất trang đầu chọn Report Header Nếu tiêu đề xuất trang chọn Page Header - Đầu cột: Thường để Page Header (trừ trường hợp dán nối trang đẻ Report Header) - Text box chứa liệu nguyên dạng: Kéo liệu xuất bảng từ Field List vào phần Detail Xóa nhãn kèm điều khiển Việc chỉnh giống chỉnh điều khiển form + Nếu muốn giá trị trùng xuất lần, ví dụ tên người kèm tên ngoại ngữ mà người biết, mở thuộc tính Textbox đặt Hide Duplicate Yes + Để có textbox có độ cao giống nhau, nên chọn cách chép tác động vào thuộc tính điều khiển - Tạo Textbox (điều khiển tính tốn được) chứa liệu kết xuất dạng: = Trong đặc biệt điều khiển số thứ tự Nhưng phải đặt thuộc tín Running Sum Over All - Có Textbox dùng làm trung gian để tính giá trị cho textbox khác Khi phải đặt thuộc tính Visible No - Dịng tổng cộng đặt Report Footer - Số trang ngày lập báo cáo để Page Footer Hàm Page, cho biết số trang thời Hàm Pages, cho biết tổng số trang báo cáo - Muốn kẻ khung dùng điều khiển dạng Line Muốn xác sử dụng thuộc tính left, width, top, height Tại Textbox đặt thuộc tính Border Style chọn Solid/Dashes … - Cuối báo cáo (Report Footer) thường có dịng tổng cộng điều khiển dạng tính tốn với hàm thư viện hàm thư viện có điều kiện, là: 96 = Sum| Avg| StDev| StDevP| Var| VarP () =Count| Min| Max () = DSum| DAvg| DStDev| DStDevP| DVar| DVarP (; ; ) =DCount| DMin| DMax (;;) c) Thiết kế báo cáo thống kê Nguồn liệu báo cáo trường hợp đơn giản truy vấn dạng crosstab, ngồi dùng bảng trắng viết mã lệnh VBA để tính tốn liệu, dồn vào bảng 3.3 Sắp xếp phân nhóm báo cáo Muốn liệu xuất báo cáo xếp theo thứ tự đó, khơng thiết phải xếp truy vấn Có thể xếp báo cáo Để thực công việc này, cần mở hộp thoại Group, Sort & Totals (Có thể mở hộp thoại Group, Sort & Totals cách click nút Group & Sort nhóm lệnh Grouping & Totals) Cửa sổ Group, Sort & Totals xuất bên cửa sổ thiết kế Hình VI.12 − Click khung Add a Sort để chọn field xếp − Click nút Add a group để chọn field kết nhóm, chọn field kết nhóm field list, cửa sổ thiết kế xuất group header Ví dụ: Báo cáo thiết kế hình VI.13: 97 Hình VI.13 (Lưu ý: Nguồn liệu cho report Total query) Kết báo cáo hình VI.13 là: (Hình VI.14) Hình VI.14 Thực hành: Tạo báo cáo dạng có phân nhóm sau: (HÌnh VI.1) 98 Hình VI.15 Hướng dẫn: (Hình VI.16) Hình VI.16 3.4 Báo cáo phụ Cũng form, tạo báo cáo với nguồn liệu lấy từ nhiều bảng phải đảm bảo khuôn dạng thực tế, người ta phải dùng báo cáo chính-phụ, ví dụ phiếu xuất vật tư, lý lịch nhân viên, … Cách tạo báo cáo – phụ giống Form, gồm bước sau: - Tạo báo cáo - Tạo báo cáo phụ báo cáo độc lập 99 - Mở đồng thời cửa sổ thiết kế báo cáo cửa sổ Database Kéo báo cáo phụ từ cửa sổ Database vào - Mở thuộc tính điều khiển Subreport báo cáo Kiểm tra kết nối liệu qua thuộc tính LinkMasterFields LinkChildFields Chú ý thuộc tính LinkMasterFields LinkChildFields cịn xuất biểu đồ (Không cần tạo báo cáo phụ dạng biểu đồ mà nên dùng Insert\Chart) Do liên kết liệu dạng báo cáo liệu biểu đồ Thực thi report Mục tiêu: - Biết cách xem trước report để in Sau thiết kế xong, phải xem Report trước in, hình thức report xem chế độ preview hình thức in giấy Để xem report trước in, chọn cách sau: (HÌnh VI.17) − Chọn Tab File- Chọn Print- Print Preview − Chọn tab Home- View- Print Preview Thực hành: Thực thi báo cáo hình VI.16 Hình VI.17 CÂU HỎI KIỂM TRA Report access gì? Trình bày thành phần report khơng phân nhóm Trong trình tạo Report, để liên kết nguồn liệu với Report, ta sử dụng thuộc tính Report? Để tạo report có xếp phân nhóm, cần gọi đến cửa sổ hộp thoại nào? Khi thiết kế báo cáo, muốn báo cáo in số trang, ngày lập báo cáo, ta cần đặt điều khiển lên báo cáo đặt phần báo cáo? Khi thiết kế báo cáo, muốn đặt điều khiển để thống kê số liệu tính tốn, ta đặt điều khiển phần báo cáo? Với nhãn (label), đặt Report Header Page Header kết khác nào? Trong trường hợp xem trước báo cáo cho kết giống nhau? 100 Để tạo điều khiển textbox thể số thứ tự, cần thiết kế report nào? (đặt điều khiển đâu? Thiết đặt thuộc tính cho điều khiển nào?) BÀI TẬP THỰC HÀNH Mở sở liệu QLSV, Thiết kế report danh sách sinh viên theo lớp, kết nhóm theo lớp Dùng sở liệu QLSV để thiết kế report theo mẫu với yêu cầu sau: - Kết nhóm theo sinh viên - Điểm kết điểm cao điểm lần điểm lần 2, khơng thi lần điểm kết điểm lần - Điểm trung bình dựa vào điểm kết - Xếp loại dựa vào điểm trung bình, cách xếp loại giống query 101 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bùi Thế Tâm Giáo trình Ms Access nâng cao Nhà xuất giao thơng vận tải – Năm 2005 [2] Ơng Văn Thơng Quản trị sở liệu với MS Access Nhà xuất thống kê – Năm 2001 [3] Internet Giáo trình Microsoft Access 2010 102 DANH SÁCH BAN BIÊN SOẠN GIÁO TRÌNH DẠY NGHỀ TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP, CAO ĐẲNG Tên giáo trình: Hệ quản trị sở liệu Microsoft Access Tên nghề: Quản trị mạng Bà Đặng Quý Linh Chủ nhiệm Bà Doãn Thị Ngọc Thi Phó chủ nhiệm Bà Ngơ Thị Thanh Trang Thư ký ... kiện>, ,) Ý nghĩa: Trả giá trị biểu thức điều kiện đúng, trả giá trị biểu thức điều kiện sai Ví dụ: IIF([Diem]>=5, “Đậu”, “Rớt”) 5.1.4 Hàm sở liệu Là hàm xử lý sở bảng liệu, Table... (, ,) so sánh giá trị TOÁN In liệt kê IN Ngược lại cho kết False Between BETWEEN AND Cho kết True giá trị cần .And

Ngày đăng: 04/04/2016, 12:07

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan